Information Management Strategie Leitfaden

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1Montag, 19. September 2011

© Wildhaber Consulting, Zürich 2011

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UNSERE UNTERNEHMEN

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Wildhaber Consulting berät Unternehmer und Manager, wie Sie Ihre kritischen Daten in den Griff bekommen können. Dies beginnt bei grundsätzlichen Überlegungen zum Umgang mit Informationen und der Datenflut, führt zu Themen wie Information Management (IM/ECM/Records Management), Risk Management und Informationssicherheit und letztendlich zur richtigen Umsetzung (IT Governance, ITG). Unser Angebot umfasst u.a.:

‣# Konzepte zu Records/Information Management/ECM‣# Gutachtertätigkeit zu Compliance & Governance sowie IT-Recht mit Schwerpunkt Technologie-Compliance‣# Übernahme von Projektleitungen für Projekte aus unseren Fokusthemen (Sicherheit, ECM/IM/RM, Compliance, Datenschutz)‣# Grundlagenstudien und Whitepapers‣# Audits (auch im Auftrag von GL/VR oder streng vertraulich)‣# ISMS Aufbau und Audits‣# Organisation der jährlich statt findenden Records Management/Information Governance Konferenz - dem wichtigsten Treffpunkt der Fach- und Entscheider-Community

Weitere Informationen: www.wildhaber.com [email protected] Tel. 044 826 21 21 Adresse: Wildhaber Consulting Glatt Tower 8301 Glattzentrum

Kompetenzzentrum Records Management. Das Kompetenzzentrum Records Management (KRM) ist aus den Arbeiten an der Revision der handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten (Art.957 ff OR) und der Geschäftsbücherverordnung («GeBüV») hervorgegangen. Es versteht sich als Plattform für die Vermittlung von Know-how und Dienstleistungen für die ECM und RM Anbieter und Kunden.Das KRM ist zudem Herausgeber des Praxisleitfadens Records Management – gesetzeskonforme elektronische Dokumentenführung und -archivierung, mit Mustern, Vorlagen und Checklisten unter Einbezug des revidierten Datenschutzrechts; 2. Auflage, ISBN 978-3-033-01801-3; www.aufbewahrung.ch


http://www.wildhaber.com/

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mailto:[email protected]


http://www.aufbewahrung.ch/

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INHALT

• Motivation

• Herausforderungen

• Begriffe

• IM und Strategisches Management

• Phasenmodell

• Wie weiter?

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BACKGROUND

• Entstanden 2010/2011 als Gemeinschaftswerk von Bankenvertretern, die sich an der RM Konferenz 2009 getroffen hatten

• Motivation: Partikulärer Umgang mit Information, der zu unzähligen Problemen führt.

• Die Strategie ist mit Beispielen primär auf FI fokussiert, die Inhalte sind aber universell einsetzbar

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WIESO EIN LEITFADEN FÜR DEN UMGANG MIT INFORMATION?• Die Datenmengen explodieren („Digital Landfill“), trotzdem ist ein Löschen der

Daten kaum möglich.

• Es entstehen unüberschaubare Datensilos. Wo die Daten gehalten werden, wird zunehmen intransparent; dadurch steigen die Risiken

• Die Suche nach Informationen wird aufwendig und teuer.

• Rechtliche Anforderungen können nicht mehr erfüllt werden, wodurch massive Risiken entstehen.

• Management und Mitarbeiter verlieren das Vertrauen in die Qualität der Informationsverarbeitung und die IT.

• Die Betriebskosten explodieren, weil die Suche nach Daten zeitlich und personell unkontrollierbar wird bzw. sich zum Generalstabsmanöver auswächst.

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ZIEL DES LEITFADENS

•Kombination von Strategischer Unternehmensführung (MANAGEMENT) und Informationssicht (IM)

➡Sensibilisierung des Managements für die Bedeutung des Wertschöpfungsfaktors Information

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WAS IST MANAGEMENT?

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Performanceleistungsorientiert

offensiv

defensiv Conformancerisikoorientiert

Wertgewinnorientiert

Kostenkostenfokussiert

Kostenfokus Gewinnfokus

Risk-Management-FokusCompliance-Fokus



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INFORMATIONSMANAGEMENT (IM)

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Archivierung

Knowledge Management

Dokumenten Management

Wissen

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ung:

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ung:

Sol

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Information

Daten

Information Management / Electronic Content Management



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ZIELVORSTELLUNG

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Eingeben Ablegen

Management der Information: Gestalten, verwalten, kommunizieren und kontrollieren; Regeln unterwerfen

Sicherheit: Rechteverwaltung und Zugriffsschutz / Legal Hold

Ausgeben

Erfassen

Generieren

Vernichten

Suchen & Finden

Beschaffen

Ausliefern

intern

manuell

strukturiert

extern

automatisiert

unstrukturiert

Daten

Speichern

Archivieren

Datenautobahn

Workflow

BPM

Klassieren



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BEISPIEL: TWITTER

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Eingeben Ablegen

Management der Information: Gestalten, verwalten, kommunizieren und kontrollieren; Regeln unterwerfen

Sicherheit: Rechteverwaltung und Zugriffsschutz / Legal Hold

Ausgeben

Erfassen

Generieren

VernichtenTWITTER

Suchen & Finden

Beschaffen

Ausliefern

intern

manuell

strukturiert

extern

automatisiert

unstrukturiert

Daten

Speichern

Archivieren

Datenautobahn

Workflow

BPM

Klassieren



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VORGEHENSMODELL

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Vorphase: Erstanalyse und Basis

1: Vision & Orientierung 2: Analyse

4: Blueprint & Roadmap 5: Implementierung & Change Management

3: Strategie



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RESULTAT• Die Resultate der IM-Strategie müssen kundengerecht aufgearbeitet werden; Beispiel für das

Top-Management:

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1. Elektronische Kundendossiers 2. B2B -Kommunikation (ZV), vollelektronisch 3. Archivlösung für Kundendokumente im E-Banking 4 Konsolidierung der HR-Plattformen 4. Cash Management durch elektronische Konsolidierung des Procurements 5. Jederzeitiger elektronischer Zugriff auf alle VR-& GL- Akten 6. Nachrichtenlose Vermögen (NALO)

Performanceleistungsorientiert

offensiv

defensiv Conformancerisikoorientiert

Wertgewinnorientiert

Kostenkostenfokussiert

Kostenfokus Gewinnfokus

Risk-Management-FokusCompliance-Fokus

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Dienst / Angebot



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NUTZEN DER IM-STRATEGIE

• Sensibilisierung des Managements für die Bedeutung des Wertschöpfungsfaktors Information

• Reduzierte Betriebskosten

• Einfache Wiederverwendbarkeit von Information

• Reduktion der Risiken

• Vertrauen in die eigene Organisation

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WEITERENTWICKLUNG

• Der Leitfaden wird jetzt in der Praxis seine ersten Anwendungen finden

• Feedback wird mit Spannung erwartet

• Beschluss über das weitere Vorgehen Ende 2011

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DANKE FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT!

• Bestellinformationen:

• Sie können uns direkt eine Bestellung senden an: [email protected]

• Preis: CHF 28.50 zzgl. Versandspesen

• Nächster Treffpunkt:

• RM/IM Konferenz 7./8. März 2012 in Zürich

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POSTFACH 115

8603 SCHWERZENBACH

+4144 826 21 [email protected]

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TWITTER: BRWILDHABER

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