Interessensbekundung - Helmholtz Zentrum München€¦ · Des Weiteren soll für das DZD und seine...

Vergabestelle Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH) Abteilung Einkauf Ingolstädter Landstr. 1 85764 München

Interessensbekundung

Sebastian Michl, Abtl. EK, Stand 02/2019

Maßnahme: Rahmenvereinbarung Medienbeobachtung

Leistung: Medienbeobachtung

Vergabenr.: 005-19

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit bekunden wir unser Interesse an der oben genannten Ausschreibung.

Anbei erhalten Sie vollständig die geforderten Unterlagen laut ihrer Bekanntmachung zur Prüfung.

Uns/mir ist bekannt, dass kein Anspruch auf die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes und demnach auch kein Anspruch darauf besteht, ein Angebot abzugeben.

Die Unterlagen werden mit Unterschrift hinsichtlich Vollständigkeit und Richtigkeit bestätigt.

Wir bestätigen ebenfalls, dass keine zwingenden und fakultativen Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB vorliegen.

Folgende Unterlagen liegen als Angang bei:

☐ Formblatt 124 Eigenerklärung

☐ Bestätigten Gesamtumsatz (durch StB. oder WP) der letzten drei (3) Jahre von mind. 1,5 Mio. €

☐ Fünf (5) bestätigte Referenzen (Bitte auf extra Formblatt „Referenzen“)

☐ Nachweis über Berufshaftpflicht mind. 3 Mio. €

___________________________ _______________________________________________

Ort, Datum Unterschrift

Vergabestelle Helmholtz Zentrum München Abteilung Einkauf, Geb. 11 Ingolstädter Landstraße 1 85764 Neuherberg


!! Hinweis zur Interessensbekundung !!

Sehr geehrte Bieterin, sehr geehrter Bieter,

bitte beachten Sie folgenden Hinweis.

Diese Ausschreibung wird im Modus einer „beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb“ abgewickelt. Dieses 2-Stufige Verfahren beinhaltet als 1. Stufe die Interessensbekundung/ Teilnahmewettbewerb und als 2. Stufe die Aufforderung zur Angebotsabgabe.

1. Stufe (Interessensbekundungsphase/ Teilnahmewettbewerb) Bitte reichen Sie in dieser Phase nur das Formular der Interessensbekundung nebst den geforderten Nachweisen/Dokumenten/Zertifikaten/etc. ein. Aus Gründen der Transparenz müssen bereits in dieser Phase alle Vergabe- und Verdingungsunterlagen dem Bewerber zur Verfügung stehen. In dieser Stufe, dienen die Vergabe- und Verdingungsunterlagen lediglich als Information, ob Sie an der Ausschreibung Interesse haben! Nach der Frist des Teilnahmewettbewerbs, werden die eingegangenen Interessensbekundungen gesichtet und ausgewertet. Anhand der Kriterien in der Bekanntmachung, werden dann die in Frage kommenden Bewerber aufgefordert ein Angebot abzugeben. Bitte beachten Sie, dass es keinen Anspruch darauf gibt, zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert zu werden. Bitte reichen Sie in dieser Phase keine Angebote ein, diese werden nicht gewertet und auch nicht als Interessensbekundung klassifiziert, sodass Sie im weiteren Verfahrensverlauf nicht berücksichtigt werden können und dürfen.

2. Stufe (Angebotsphase) In dieser Phase, werden diejenigen Bewerber zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert, welche den genannten Kriterien in der Bekanntmachung am besten entsprochen haben. Bitte beachten Sie das nun die Vergabe- und Verdingungsunterlagen Bestandteil der Ausschreibung werden, und somit auch verbindlich vereinbart sind. Bitte geben Sie Ihr Angebot in dieser Phase vollständig und fristgerecht ab. Bitte achten Sie darauf, dass alle notwendigen Unterlagen mit einer Unterschrift sofern dafür vorgesehen versehen und vollständig sind. Für die Erstellung des Angebotes beachten Sie bitte das Formblatt „Hinweise zur Angebotserstellung“. Bei Fragen zum Ablauf wenden Sie sich bitte an die/den Ansprechpartner/In, welche/r in den Vergabe- und Verdingungsunterlagen genannt wird.


Kennzettel Die Interessensbekundung muss spätestens zum Eröffnungs-/Einrichungstermin verschlossen bei der in den Vergabeunterlagen genannten Stelle vorliegen.

Der hier abgebildete Kennzettel (oder ein eigener Kennzettel mit diesem Inhalt) ist deutlich sichtbar auf den Umschlag zu kleben. Bei verschiedenen Ausschreibungen ist für jedes Angebot/Interessensbekundung ein gesonderter Umschlag zu verwenden. Achtung Interessenbekundung! Erst nach Einreichungsfrist öffnen! Bezeichnung Projekt:

Vergabenummer:

Leistung:

Einreichungstermin: Datum/Uhr:

Eingang: Uhrzeit: Unterschrift

Rahmenvereinbarung Medienbeobachtung

005-19

Medienbeobachtung

08.03.2019 24.00 Uhr

Vergabestelle Helmholtz Zentrum München Abteilung Einkauf, Geb. 11 Ingolstädter Landstr. 1 85764 Neuherberg

Referenzen (Referenzliste für Interessensbekundung in Verfahren mit Teilnahmewettbewerb)

Sebastian Michl, Abtl. EK, Stand 02/2019 Seite 1 von 5

Sehr geehrte Bewerberin, sehr geehrter Bewerber,

für die Teilnahme an unserem Verfahren „Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb“ benötigen wir von Ihnen wie in der Bekanntmachung genannt die entsprechenden Referenzen.

Bitte tragen Sie die Angaben in die dafür vorgesehenen Felder ein. Bitte bestätigen Sie auf der letzten Seite die Referenzen mit Ihrer Unterschrift. Eine fehlende Unterschrift führt zum Ausschluss aus dem Verfahren. Es muss keine Eintragung der Referenzen im Formblatt „124 Eigenerklärung“ erfolgen.

1. Referenz Auftraggeber: Firma:

Auftragsvolumen in €:

Zeitraum von/ bis:

Art der Leistung: Beschreibung:

Vergleichbarkeit der Leistung: Beschreibung:

Ansprechpartner: Name: Tel.: E-Mail:






Zeitraum von/ bis:









Zeitraum von/ bis:




Mit Unterschrift bestätigen wir die Richtigkeit und Vollständigkeit der Referenzen. Alle Angaben sind bei den angegebenen Ansprechpartnern überprüfbar. ____________________________ _____________________________________________ Ort, Datum Unterschrift

Leistungsbeschreibung Rahmenvereinbarung Medienbeobachtung

Präambel: Das Helmholtz Zentrum München verfolgt als Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt das Ziel, personalisierte Medizin für die Diagnose, Therapie und Prävention weit verbreiteter Volkskrankheiten zu entwickeln. Dafür untersucht es das Zusammenwirken von Genetik, Umweltfaktoren und Lebensstil. Der Hauptsitz des Zentrums liegt in Neuherberg im Norden Münchens. Das Helmholtz Zentrum München ist eine Forschungseinrichtung des Bundes und des Freistaats Bayern, beschäftigt rund 2.300 Mitarbeiter und ist Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft. Es dient insbesondere durch Förderung der Wissenschaft und Forschung gemäß § 52 AO ausschließlich und unmittelbar gemeinnützigen Zwecken. Das Deutsche Zentrum für Diabetesforschung (DZD) e.V. ist eines der sechs Deutschen Zentren der Gesundheitsforschung. Es bündelt Experten auf dem Gebiet der Diabetesforschung. Partner sind das Helmholtz Zentrum München – Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (Sitz der Geschäftsstelle), das Deutsche Diabetes-Zentrum DDZ in Düsseldorf, das Deutsche Institut für Ernährungsforschung DIfE in Potsdam-Rehbrücke, das Institut für Diabetesforschung und Metabolische Erkrankungen des Helmholtz Zentrum München an der Eberhard-Karls-Universität Tübingen und das Paul-Langerhans-Institut Dresden des Helmholtz Zentrum München am Universitätsklinikum Carl Gustav Carus der TU Dresden. Das DZD wird gefördert vom Bundesministerium für Bildung und Forschung sowie den Sitzländern seiner Standorte. Das DZD dient insbesondere durch Förderung der Wissenschaft und Forschung gemäß § 52 AO ausschließlich und unmittelbar gemeinnützigen Zwecken. Im Folgenden sind die Anforderungen des Helmholtz Zentrum München und des Deutschen Zentrums für Diabetesforschung an Dienstleister zur Medienbeobachtung/ Ausschnittdienst beschrieben.

Projektziel: Die Medienbeobachtung hat zum Ziel, die Nachrichtenlage zum Helmholtz Zentrum München und seinen rund 50 Instituten und Abteilungen sowie die Aktivitäten definierter Meinungsträger zu erfassen. Zum einen soll dadurch der Erfolg der Pressearbeit des Zentrums messbar sein. Zum anderen soll es so der Kommunikationsabteilung möglich sein, mediale Strömungen sowie Äußerungen externer Meinungsträger zu erfassen und ggf. darauf zu reagieren. Dazu muss der Medienspiegel aktuell und zuverlässig auch über weitere relevante, ausgewählte Themen informieren. Des Weiteren soll für das DZD und seinen fünf Partnern die Medienresonanz zum Thema Diabetes ermittelt werden. Dieses stimmt zu einem großen Teil mit den Anforderungen des Helmholtz Zentrums überein. Dadurch soll ebenfalls der Erfolg der Pressearbeit des DZD messbar gemacht werden. Darüber hinaus gilt es ebenso mediale Strömungen sowie Äußerungen externer Meinungsträger zum Thema Diabetes zu erfassen, um ggf. darauf reagieren zu können. Dazu bedarf es ebenfalls eines aktuellen und zuverlässigen Medienspiegels.

Vertragspartner Die im folgenden genannten Vertragspartner sind ausschließlich zum Abruf und zur Bestellung berechtigt. Es besteht ein Gleichstellungsverhältnis der Vertragspartner untereinander. Die Rahmenvereinbarung wird geschlossen im Namen von: Deutsches Zentrum für Diabetesforschung Geschäftsstelle Deutsches Zentrum für Diabetesforschung e.V. Ingolstädter Landstraße 1 85764 Neuherberg

und Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH) Abteilung Kommunikation Ingolstädter Landstr. 1 85764 Neuherberg

Rechnungsanschrift Die folgende Rechnungsanschrift ist bitte stets bei allen Rechnungen zu verwenden. Die nicht Verwendung dieser Rechnungsanschrift, führt zu erheblichen Verzögerungen und zu Störungen im gesamten Prozess der Rechnungsabwicklung. Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH) Finanzabteilung Ingolstädter Landstraße 1 85764 Neuherberg

Folgende Punkte sollten im Leistungsumfang enthalten sein: 1. Medienbeobachtung (Ausschlusskriterium)

Medienbeobachtung der deutschen Fach-, Publikums- und Tagespresse in: • Online-Medien • Printmedien • Hörfunk • TV • Weblog-Medien

Bitte legen Sie dar, wie viele und welche Medien Sie beobachten.

2. Lektorat und werktäglicher Pressespiegel (Ausschlusskriterium) Zusammenstellung und Lieferung aller Artikel und TV/HF-Medienberichte zu vorher definierten Suchbegriffen in einem täglichen, elektronischen Pressespiegel bis 9.00 Uhr an beliebig viele, definierbare Nutzer. Die Lieferung muss als .pdf, Smartphone-optimiertes HTML sowie via XML für die Integration im Intranet verfügbar sein. Relevante Bild und Ton-Passagen müssen darin als Link zu einer Datei mit dem entsprechenden Mitschnitt mitgeliefert werden, um den Kontext und ggf. Dopplungen nachvollziehen zu können. Bitte legen Sie auch hier Ihre diesbezügliche Expertise dar, geben entsprechende Referenzen an und fügen einen beispielhaften Medienspiegel bei.

3. Online-Portal (Ausschlusskriterium) Zur selbstständigen individuellen Clippingauswertung/ Medienresonanzanalyse sowie zu Management und Archivierungszwecken muss ein passwortgeschütztes Online-Portal für fünf verschiedene Nutzer bereitgestellt werden. Das Portal sollte Filter-, Ranking- und Analyseoptionen sowie die Möglichkeit zur Freitextsuche bieten. Bitte legen Sie Ihre diesbezügliche Expertise dar und geben entsprechende Referenzen an.

4. Social Media Beobachtung Äußerungen im Zusammenhang mit dem Helmholtz Zentrum München müssen auf folgenden Plattformen und Kanälen beobachtet bzw. analysiert (Tonalitätsanalyse) werden: Facebook, Twitter, Youtube, Instagram, Weblogs, Foren, Vimeo, LinkedIn, Snapchat. Zur übersichtlichen Darstellung ist die Aufbereitung als integriertes Dashboard nötig, was auch relevante Kennzahlen enthält. Eine Integration in das Portal zur Medienbeobachtung wäre wünschenswert.

5. Support (Ausschlusskriterium)

Zwingend notwendig ist auch die Möglichkeit, rückwirkend Artikel oder Mitschnitte anzufordern und/oder die Suchbegriffe (ggf. nur temporär) anzupassen. Zudem muss es möglich sein, selbst gefundene Medienbeiträge über das Helmholtz Zentrum München und das DZD nachträglich in den Medienspiegel mit aufnehmen zu lassen.

6. Projektmanagement Eine langfristige Zusammenarbeit mit Lektor und Projektmanager ist eine Voraussetzung, damit sich Rechercheprozesse und Arbeitsabläufe einspielen können. Bitte legen Sie (namentlich) dar, wer das Projekt für welchen Zeitraum betreuen wird und führen fachliche Kenntnisse und Referenzen an.

Laufzeit der Rahmenvereinbarung Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt zunächst ein (1) Jahre vom 01.05.2019 bis 30.04.2020. Die Rahmenvereinbarung kann dreimal um je ein (1) Jahr verlängert werden. Die Laufzeit endet automatisch nach einer maximalen Laufzeit von drei (3) Jahren spätestens jedoch am 30.04.2022. Die Verlängerung der Rahmenvereinbarung erfolgt automatisch ohne eingreifen der Parteien. Die Rahmenvereinbarung kann mit einer Kündigungsfrist von drei (3) Monaten zum Vertragsende gekündigt werden. Es besteht kein Rechtsanspruch auf Verlängerung der Rahmenvereinbarung des Auftragnehmers.

Kostenkalkulation (!!vom Bieter auszufüllen!!)

EP in €/ monatl. GP in € / Jahr Punkt 1: _________________ € _________________ €

Punkt 2: _________________ € _________________ €

Punkt 3: _________________ € _________________ €

Punkt 4: _________________ € _________________ €

Punkt 5: _________________ € _________________ €

Punkt 6: _________________ € _________________ €

Gesamtpreis aller Pos./ Jahr ____________________________ €

Ausschlusskriterien, die Erfüllung dieser Anforderungen sind zwingend erforderlich, Informationskriterien führen nicht zum Ausschluss. (!!vom Bieter anzukreuzen!!)

Ausschlusskriterien

Medienbeobachtung JA NEIN

Lektorat und werktäglicher Pressespiegel JA NEIN

Online Portal JA NEIN

Support JA NEIN

Bewertungsmatrix

1. Preis: 50% 2. Pitch/Präsentation: 50%

Der Schwerpunkt des Pitch respektive der Präsentation liegt insbesondere auf den Punkten 2 u. 3. Die restlichen Schwerpunkte sind in der beigefügten Bewertungsmatrix angegeben. Die Termine für die Präsentationen sind in der Kalenderwoche 15/2019 bzw. 16/2019 vorgesehen. Bitte beachten Sie diese Termine und planen Sie diese ein. Eine Einladung mit dem genauen Termin und der Uhrzeit sowie den genauen Ort am Campus Neuherberg wird Ihnen rechtzeitig mitgeteilt.

Allgemeine/-r Verfahrenshinweise/ Ablauf Die Rahmenvereinbarung wird im Modus einer beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb ausgeschrieben. Dieses 2-Stufige-Verfahren bietet in der ersten Stufe die Möglichkeit, die Vergabeunterlagen zu sichten und anschließend bis zur Frist am 08.03.2019 das Interesse zu bekunden. Bitte beachten Sie das in dieser Phase KEINE Angebote eingereicht werden dürfen. Es ist lediglich ein Interessensschreiben über die Teilnahme am Wettbewerb einzureichen, bitte benutzen Sie dazu unser Formblatt zur „Interessensbekundung“. Hierzu reichen Sie die Interessensbekundung, die Eigenerklärung (Formblatt 124) und die entsprechend geforderten Nachweis/Unterlagen/Dokumente auf dem Postweg in einem verschlossenen und gekennzeichneten Umschlag an die Adresse: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH) Abteilung Einkauf (Fr. Krebs) Ingolstädter Landstraße 1 85764 München ein. Nach Prüfung aller eingegangenen Interessensbekundungen hinsichtlich deren Eignung, erfolgt die Aufforderung zur Angebotsabgabe. Hier erhalten Sie nochmals alle Vergabeunterlagen, diese Sie dann ausgefüllt als Angebot einreichen. Zur Abgabe eines Angebotes werden vier (4) Bewerber aufgefordert. Die Auswahl der Bewerber erfolgt durch den Auftraggeber hinsichtlich der ihm vorliegenden Eignungsnachweise in Form des Formblattes 124 sowie der geforderten Nachweise/Dokumente/Zertifikate/etc. Die Kriterien für die Auswahl der Bieter sind:

- Bestätigter Gesamtumsatz der letzten drei (3) Jahre mind. 1,5 Mio. €uro - Fünf (5) bestätigte Referenzen

Der Auftraggeber wählt vier (4) Bewerber aus, die die Anforderungen am besten, hinsichtlich und insbesondere ihrer finanziellen und beruflichen Leistungsfähigkeit sowie Erfahrung mit öffentlichen Auftraggebern im Bereich der Wissenschaft und Forschung, erfüllen. Nach der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes, ist die Abgabe des Angebotes bis zum 03.04.2019 - 13.00 Uhr möglich. Die Pitches (Präsentationen) sollen in den Kalenderwochen (KW) 15 u. 16/2019 stattfinden. Hierzu erfolgt eine gesonderte Einladung mit den entsprechenden Informationen. Bitte merken Sie sich diese Termine vorab vor. An diesen Terminen sollen speziell die Punkte Pressespiegel und Online-Portal aber auch die allgemeinen personellen und fachtechnischen Voraussetzungen des Dienstleisters präsentiert werden.

Anlage Schutzerklärung

Schutzerklärung

Zum Angebot.........................................................

1. Erklärung zum Vergabeverfahren:

Der Bewerber/ Bieter nimmt Kenntnis, dass die Nichtabgabe der Erklärung nach Nummer 2oder die Abgabe einer wissentlich falschen Erklärung den Ausschluss von diesem Vergabeverfahren zur Folge hat.

2. Erklärung für den Fall der Zuschlagserteilung:

2.1 Der Bewerber/ Bieter versichert,

- dass er gegenwärtig sowie während der gesamten Vertragsdauer die Technologie von L.Ron Hubbard nicht anwendet, lehrt oder in sonstiger Weise verbreitet, er keine Kurse oder Seminare nach dieser Technologie besucht und Beschäftigte oder sonst zur Erfüllung des Vertrags eingesetzte Personen keine Kurse oder Seminare nach dieser Technologie besuchen lässt;

- dass nach seiner Kenntnis keine der zur Erfüllung des Vertrages eingesetzten Personen die Technologie von L. Ron Hubbard anwendet, lehrt oder in sonstiger Weise verbreitet oder Kurse oder Seminare nach dieser Technologie besucht.

2.2 Der Bewerber/ Bieter verpflichtet sich, solche zur Erfüllung des Vertrages eingesetzten Personen von der weiteren Durchführung des Vertrages unverzüglich auszuschließen, die während der Vertragsdauer die Technologie von L. Ron Hubbard anwenden, lehren, in sonstiger Weise verbreiten oder Kurse oder Seminare nach dieser Technologie besuchen.

2.3 Die Abgabe einer wissentlich falschen Erklärung nach Nummer 2.1 sowie ein Verstoß gegen die Verpflichtung nach Nummer 2.2 berechtigt den Auftraggeber zur Kündigung aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Frist. Weitergehende Rechte des Auftraggebers bleiben unberührt.

Ort, Datum …........................................

…....................................................................Stempel und rechtsverbindliche Unterschrift des Bewerbers/ Bieters

Allgemeine Einkaufsbedingungen

© Helmholtz Zentrum München – Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH) Januar 2008

1. Allgemeines:

Diese Allgemeinen Einkaufsbedingungen gelten, soweit nicht zwischen dem Helmholtz Zentrum München – Deutsches Forschungszentrum für Umwelt und Gesundheit (GmbH) (nachstehend AG genannt) und dem Auftragnehmer (nachstehend AN genannt) schriftlich etwas anderes vereinbart wird, für alle vom AG in Auftrag gegebenen Lieferungen und Leistungen. Durch Abgabe eines Angebotes, durch Auftragsbestätigung, durch Annahme oder Ausführung einer Bestellung unterwirft sich der AN diesen Allgemeinen Einkaufsbedingungen, sofern der AG ihm diese, im Zusammenhang mit einer Ausschreibung, einer Anfrage oder einer Bestellung mitgeteilt oder auf andere Weise dergestalt bekannt gemacht hat, dass er mit ihrer Anwendung rechnen musste. Allgemeine Geschäftsbedingungen des AN und von dem Bestellschreiben des AG oder diesen Allgemeinen Einkaufsbedingungen abweichende Bedingungen gelten nur, wenn und soweit sie vom AG ausdrücklich schriftlich anerkannt worden sind. Dies gilt auch dann, wenn der AN im Angebot oder in der Auftragsbestätigung auf seine Allgemeinen Geschäftsbedingungen verweist. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Allgemeinen Einkaufsbedingungen aus irgendwelchen Gründen nicht zur Anwendung kommen können, so bleiben die übrigen Bestimmungen davon unberührt. Im Übrigen gelten die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B). In allen Schriftstücken einschließlich Rechnungen sind Bestell-Nummer, Zeichen und Datum von Schreiben des AG anzugeben. Der AN wird hiermit gemäß § 33 Bundesdatenschutzgesetz informiert, dass die Daten dieses Auftrages gespeichert werden.

2. Angebot, Bestellung und Auftragsbestätigung: Das Angebot ist zweifach und kostenlos abzugeben. Der AN hat sich im Angebot bezüglich Menge, Beschaffenheit und Ausführung an die Anfrage oder an die Ausschreibung zu halten und im Falle einer Abweichung ausdrücklich auf diese hinzuweisen. Er ist an sein Angebot 3 Monate gebunden. Die Bestellung bedarf, um verbindlich zu sein, der Schriftform. Mündliche Vereinbarungen haben nur Geltung, wenn sie vom AG schriftlich bestätigt werden. Bestellungen sind vom AN unverzüglich schriftlich zu bestätigen. Der AG behält sich vor, die Bestellung zurückzuziehen, wenn die Bestätigung nicht innerhalb angemessener Zeit eingeht.

3. Preise: Die vereinbarten Preise sind feste Preise ohne Umsatzsteuer und verstehen sich frei Verwendungsstelle einschließlich Verpackung. Soweit vereinbart wurde, dass der AG Fracht- und Verpackungskosten trägt, sind diese vom AN zu verauslagen und in den Rechnungen gesondert auszuweisen. Bei der Ermittlung der Preise sind die Bestimmungen der Verordnung PR 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen vom 21.11.1953 in der jeweils gültigen Fassung mit den Leitsätzen für die Preisermittlung auf Grund von Selbstkosten (LSP) anzuwenden.

4. Ausführung des Vertrages, Beachtung von Vorschriften: Der AN verpflichtet sich, bei Erfüllung des Vertrages die einschlägigen gesetzlichen und behördlichen Vorschriften und Auflagen zu beachten. Die Lieferung oder Leistung muss den Sicherheits-, Arbeitsschutz-, Unfallverhütungs-, einschlägigen Norm-, DIN-, VDE- und sonstigen Vorschriften entsprechen. Nach solchen Vorschriften erforderliche Schutzvorrichtungen hat der AN innerhalb des vereinbarten Preises mitzuliefern. Hat der AN Bedenken gegen die vom AG gewünschte Art der Ausführung, so hat er dies dem AG unverzüglich anzuzeigen. Alle für Abnahme, Betrieb, Wartung und Reparatur erforderlichen Unterlagen (Prüfprotokolle, Werkszeugnisse, Zeichnungen, Pläne, Bedienungsanweisungen u. ä.) hat der AN, erforderlichenfalls in vervielfältigungsfähiger Form, kostenlos mitzuliefern. Vergibt der AN Unteraufträge, so haftet er für ein Verschulden seiner Unterauftragnehmer wie für eigenes Verschulden.

5. Lieferzeit: Die Lieferzeit beginnt mit dem Datum des Eingangs des Bestellschreibens beim AN. Der AN gerät nach Ablauf der Lieferzeit in Verzug, ohne dass es der Mahnung bedarf. Sind Verzögerungen zu erwarten, so hat der AN dies unter Angabe der Gründe und der mutmaßlichen Dauer unverzüglich schriftlich anzuzeigen.

6. Unterrichtungs- und Prüfungsrecht: Der AG und von ihm Beauftragte sind berechtigt, sich beim AN innerhalb der Betriebsstunden von der vertragsgemäßen Ausführung der Lieferung zu unterrichten, an werkseigenen Prüfungen teilzunehmen und Prüfungen vorzunehmen. Die Kosten für die vom AG veranlassten Prüfungen trägt der AG, soweit das Personal oder Material für die Durchführung der Prüfungen vom AG gestellt wird. Wiederholungsprüfungen durch den AG aufgrund in vorherigen Prüfungen festgestellter Mängel gehen in vollem Umfang zu Lasten des AN. Der AN verpflichtet sich, bei der Vergabe von Unteraufträgen dafür Sorge zu tragen, dass der Unterauftragnehmer dem AG in dem vorgenannten Umfang das Recht zur Unterrichtung und Vornahme von Prüfungen beim Unterauftragnehmer vertraglich einräumt. Die Prüfungen entbinden den AN nicht von seiner Gewährleistung und Haftung.

7. Vertragsänderung, Forderungsabtretung: Der AG kann nachträglich Änderungen in der Beschaffenheit der Lieferung oder Leistung im Rahmen der technischen Leistungsfähigkeit des AN verlangen. Technische Änderungen und deren Auswirkungen auf Preise, Lieferzeit oder sonstige Konditionen bedürfen der Schriftform gemäß Nr. 2 dieser Allgemeinen Einkaufsbedingungen. Der AN kann Forderungen gegen den AG nur mit dessen Zustimmung rechtswirksam abtreten.

8. Versand und Zoll: Der Lieferung sind zwei Lieferscheine beizufügen. Bei Lieferungen aus dem Zollausland hat sich der AN rechtzeitig mit dem AG wegen der Zoll- und Einfuhrabwicklung in Verbindung zu setzen.

9. Abnahme: Ist die Lieferung oder Leistung in vertragsgemäßem Zustand erfolgt, oder sind eventuell festgestellte Mängel vollständig beseitigt, so wird sie abgenommen. Ist ein Probebetrieb vorgesehen, so erfolgt die Abnahme nach einwandfreiem Probelauf durch Ausfertigung und Unterzeichnung eines gemeinsamen Abnahmeprotokolls.

10. Eigentumsverhältnisse: Der AG erwirbt das uneingeschränkte Eigentum am Gegenstand der Lieferung oder Leistung nach dessen Übergabe mit der Abnahme; das gleiche gilt für die vom AN mitgelieferten Unterlagen (Nr. 4 Abs. 2). Durch die Übergabe erklärt der AN, dass er voll verfügungsberechtigt ist und Rechte Dritter nicht bestehen. Materialbeistellungen jeder Art bleiben Eigentum des AG. Sie sind als solches zu kennzeichnen und getrennt zu lagern, zu bezeichnen und zu verwalten. Werden Materialbeistellungen verarbeitet, umgebildet, mit anderen Gegenständen verbunden oder vermischt, so erwirbt der AG das alleinige Eigentum an der neuen Sache. Der AN verwahrt diese unentgeltlich für den AG. Eigentum und Urheberrecht an Unterlagen des AG, die er dem AN überlassen hat, verbleiben beim AG. Die Unterlagen sind auf Verlangen mit allen Abschriften oder Vervielfältigungen unverzüglich herauszugeben. Die Unterlagen des AG dürfen nur für die im Rahmen des Vertrages festgesetzten Zwecke verwendet werden. Bei Zuwiderhandlungen haftet der AN für den gesamten Schaden.

11. Rechnung und Zahlung: Rechnungen sind gesondert per Post zuzustellen und dürfen keinesfalls den Lieferungen beigegeben werden. Die Umsatzsteuer ist gesondert auszuweisen. Zahlungs- und Skontofristen beginnen mit dem Rechnungseingang. Die Zahlung gilt mit Eingang des Überweisungsauftrages an die ausführende Geldanstalt des AG als erfolgt. Durch die Zahlung wird die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen des AN nicht bestätigt; die Zahlung erfolgt unter dem Vorbehalt der ordnungsgemäßen Vertragserfüllung.

12. Mängelhaftung: Der AN haftet nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen für Rechts- und Sachmängel. Er gewährleistet die sorgfältige und sachgemäße Erfüllung des Vertrages, insbesondere die Einhaltung der festgelegten Spezifikationen und sonstigen Ausführungsvorschriften des AG entsprechend dem neuesten Stand von Wissenschaft und Technik, sowie die Güte und Zweckmäßigkeit der Lieferung hinsichtlich Material, Konstruktion und Ausführung und der zur Lieferung gehörenden Unterlagen (Zeichnungen, Pläne u. ä.). Die festgelegten Spezifikationen gelten als vertraglich vereinbarte Beschaffenheit des Gegenstandes der Lieferung oder Leistung. Die bei der Mängelbeseitigung oder Nachlieferung vom AN zu tragenden Kosten umfassen auch die Aufwendungen für Verpackung, Fracht und Anfuhr, die zum Ab- und Einbau aufgewandte Arbeit, Reisekosten und die Durchführung der Mängelbeseitigung beim AG. Die Verjährungsfrist für Mängelansprüche beträgt 24 Monate, soweit nicht durch gesetzliche Vorschriften eine längere Frist vorgesehen ist oder eine solche vertraglich vereinbart wurde. Wird keine schriftliche Abnahmebestätigung ausgestellt, so beginnt die Frist zwei Wochen nach Eingang der Lieferung beim AG. § 377 HGB wird für nicht offenkundige Mängel ausgeschlossen. Für gelieferte Ersatzstücke und Nachbesserungsarbeiten leistet der AN wie für den Gegenstand der Lieferung Gewähr; die Verjährungsfrist der Mängelansprüche beginnt nach Beseitigung der beanstandeten Mängel. Für Lieferteile, die wegen Gewährleistungsmängeln nicht in Betrieb bleiben konnten, verlängert sich eine laufende Verjährungsfrist der Mängelansprüche um die Zeit der Betriebsunterbrechung.

13. Schutzrechte: Der AN haftet dafür, dass bei der Ausführung des Vertrages sowie bei Lieferung und Benutzung des Gegenstandes der Lieferung oder Leistung Schutzrechte Dritter nicht verletzt werden. Er stellt den AG von Ansprüchen Dritter aus etwaigen Schutzrechtsverletzungen frei.

14. Werbematerial: Der AN darf in Werbematerial auf eine geschäftliche Verbindung mit dem AG nur mit dessen ausdrücklicher Zustimmung hinweisen.

15. Kündigung und Rücktritt: Der AG ist unbeschadet sonstiger Kündigungs- und Rücktrittsrechte berechtigt, den Vertrag zu kündigen oder von ihm zurückzutreten, wenn über das Vermögen des AN das Insolvenzverfahren oder ein gerichtliches Vergleichsverfahren eröffnet ist oder der AN seine Zahlungen nicht nur vorübergehend einstellt.

16. Sicherheits- und Ordnungsvorschriften: Bei Lieferungen und Leistungen im Gelände und in den Räumen des AG sind die Sicherheits- und Ordnungsvorschriften des AG zu beachten, die in diesem Falle Vertragsbestandteil sind. In Zusammenhang mit eine Lieferung oder Leistung auf dem Gelände des AG bekannt gewordene Informationen sind vertraulich zu behandeln.

17. Anwendbares Recht, Erfüllungsort und Gerichtsstand: Für die Rechtsbeziehungen zwischen AG und AN gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Die Geltung des UN-Kaufrechts (CISG) wird jedoch ausdrücklich ausgeschlossen. Erfüllungsort für den AN ist der Sitz des AG oder eine andere vom AG bezeichnete Verwendungsstelle. Gerichtsstand ist ausschließlich München.

Helmholtz Zentrum München - Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO 1

Vereinbarung

zur

Auftragsverarbeitung

nach Art. 28 DSGVO

Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)

Ingolstädter Landstr. 1 85764 Neuherberg

- nachstehend „Auftraggeber“ oder „AG“ genannt -

und

_________________________

___________________________

___________________________

- nachstehend „Auftragnehmer“ oder „AN“ genannt –


1. Gegenstand dieser Vereinbarung und Dauer

1.1 Der Auftraggeber (kurz: „AG“) hat den Auftragnehmer (kurz: „AN“) im Rahmen eines Vertrages mit der Erbringung verschiedener Leistungen (auch kurz: „Services“) beauftragt. Die hiesige Vereinbarung („AV-Vereinbarung“) ergänzt den Vertrag um Regelungen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die genaue Bezeichnung des Vertrages findet sich in Anlage 1 zur hiesigen AV-Vereinbarung.

1.2 Soweit der AN im Rahmen der Leistungserbringung (1) personenbezogene Daten, die er vom AG erhält oder erhebt, (kurz: „Daten“) verarbeitet und/oder (2) mit der Prüfung oder Wartung automatisierter Verfahren oder Datenverarbeitungsanlagen des AG beauftragt ist, bei der für den AN die Möglichkeit des Zugriffs auf personenbezogene Daten besteht, erfolgt dies ausnahmslos im Auftrag des AG und im Sinne einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (kurz: „AV“).

1.3 Der AG bleibt insofern datenschutzrechtlich Verantwortlicher, d.h. „Herr der Daten“ und im Verhältnis zu den Betroffenen für die Beurteilung der Zulässigkeit der Datenverarbeitung sowie für die Wahrung der Rechte der Betroffenen verantwortlich.

1.4 Die hiesige AV-Vereinbarung regelt die Details der AV gemäß Art. 28 und Art. 29 DSGVO und geht betreffend der Verarbeitung der Daten durch den AN allen anderen Regelungen zwischen den Parteien vor. Sie ersetzt betreffend der Verarbeitung der Daten im Auftrag zugleich alle gegebenenfalls bestehenden älteren AV-Vereinbarungen (inklusive Vereinbarungen nach § 11 BDSG).

1.5 Beginn, Dauer, Ende und Kündigungsmöglichkeiten der AV-Vereinbarung entsprechen denjenigen des Vertrags. Soweit es dort dazu keine Regelungen gibt, gilt das Folgende: Die AV beginnt mit der Unterzeichnung der hiesigen AV-Vereinbarung und läuft unbefristet; sie kann von beiden Parteien mit einer Frist von vier Wochen zum Ende eines Monats schriftlich gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund (s. Ziff. 9.1) bleibt unberührt. Sofern ein wichtiger Grund zur außerordentlichen Kündigung dieser AV-Vereinbarung vorliegt, begründet dieser zugleich einen wichtigen Grund zur außerordentlichen Kündigung des Vertrages.

2. Einzelheiten zur Datenverarbeitung durch den AN im Auftrag des AG

2.1 Die datenschutzrechtlichen Details betreffend der vom AN zu erbringenden Services sind in Anlage 1 dergestalt festgelegt, dass dort für jeden Service beschrieben ist

(1) Gegenstand, Art und Zweck der im Rahmen der Serviceerbringung erfolgenden Verarbeitung von personenbezogenen Daten,

(2) der Art der dabei verarbeiteten personenbezogenen Daten und

(3) die jeweiligen Kategorien der von dieser Datenverarbeitung Betroffenen.

2.2 Der AN verarbeitet die Daten ausschließlich im Rahmen dieser AV-Vereinbarung, insbesondere im Umfang nach den relevanten Vorgaben der Anlage 1, sowie etwaiger dokumentierter Einzelweisungen des AG nach Ziffer 2.3; Abweichungen sind nicht zulässig.

Zu anderen Verarbeitungen der Daten ist der AN insofern nur berechtigt, soweit er hierzu nach dem Recht der EU oder des EU-Staats, dem er unterliegt, gesetzlich verpflichtet ist; in einem solchen Fall teilt der AN diese rechtlichen Anforderungen dem AG vor der Verarbeitung schriftlich mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Mit Ausnahme vorstehend gesetzlicher Verpflichtungen darf der AN die Daten nicht zu anderen, insbesondere nicht zu eigenen Zwecken verwenden und keine Kopien oder Duplikate hiervon anfertigen.


2.3 Einzelweisungen des AG müssen sich im Rahmen des vertraglich vereinbarten Leistungsumfangs halten. Einzelweisungen hat der AG schriftlich zu erteilen. Bei Gefahr in Verzug kann der AG eine Einzelweisung auch mündlich erteilen, der AG hat diese im Anschluss unverzüglich in Schriftform zu bestätigen. Der AN wird den AG unverzüglich informieren, wenn eine Einzelweisung seiner Auffassung nach gegen gesetzliche Vorschriften verstößt. Der AN ist dann berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den AG nach Überprüfung bestätigt oder geändert wird.

2.4 Der AN darf die Daten nur auf Einzelweisung des AG oder soweit dies Teil der Leistung nach Anlage 1 ist berichtigen, löschen oder deren Datenverarbeitung einschränken. Zum Löschen hat der AN sichere Methoden nach dem Stand der Technik einzusetzen, die der AN dem AG auf Aufforderung nachzuweisen hat.

2.5. Sollte sich ein Betroffener wegen einer datenschutzrechtlichen Auskunft oder anderer ihm zustehenden Betroffenenrechte unmittelbar an den AN wenden, hat der AN den AG darüber unverzüglich zu informieren und vor jeglicher weiterer Tätigkeit und Kommunikation dessen Einzelweisung abzuwarten.

2.6. Der AN sichert zu, dass er Zugang und Zugriff auf die Daten streng auf die Personen begrenzt, die zur Erbringung der Services auf die Daten zugreifen müssen. Der AN sichert ferner zu, dass er die bei der Durchführung der Arbeiten beschäftigten Personen vor Aufnahme der Tätigkeit mit den für sie maßgebenden Bestimmungen des Datenschutzes vertraut gemacht und für die Zeit ihrer Tätigkeit wie auch im Anschluss in geeigneter Weise zur Verschwiegenheit und dazu verpflichtet hat, die Daten nicht unbefugt zu verarbeiten. Zum Nachweis der Erfüllung dieser Pflicht wird der AN dem AG auf dessen Aufforderung entsprechende Nachweise übersenden, insbesondere Kopien der Verpflichtungserklärungen.

2.7 Der AN kontrolliert und dokumentiert bei sich und bei von ihm eingesetzten Unterauftragnehmern regelmäßig die korrekte Verarbeitung der Daten und die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften durch die jeweiligen Mitarbeiter sowie die Erfüllung der Pflichten aus dieser AV-Vereinbarung. Er weist dem AG auf dessen Aufforderung vorgenommene Kontrollen schriftlich nach und legt deren Dokumentation vor. Der AN stellt ferner sicher, dass bei ihm alle Verarbeitungstätigkeiten, die er im Rahmen der AV-Vereinbarung für den AG durchführt, gemäß Art. 30 Abs. 2 DSGVO dokumentiert sind. Auf Anforderung des AG stellt der AN dem AG diese Dokumentation zur Verfügung.

2.8 Der AN erstattet dem AG unverzüglich schriftlich und unter Angabe von Details Meldung bei

(1) Verdacht auf Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten,

(2) Verstöße durch ihn oder seine Mitarbeiter, Unterauftragnehmer oder Dritte gegen Datenschutz-Vorschriften oder gegen die im Auftrag getroffenen Festlegungen,

(3) Abweichungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen des AN von den mit dem AG vereinbarten Anforderungen,

(4) Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung von Daten,

(5) jeglichem unautorisierten Zugriff oder einer unautorisierten Verarbeitung von Daten und/oder

(6) Anfragen, Kontrollhandlungen, Untersuchungen oder anderen Maßnahmen einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz oder einer anderen Behörde (z.B. Polizei oder Gericht) beim AN.

Die Meldung hat durch den AN beim AG spätestens binnen 24 Stunden zu erfolgen, nachdem dem AN die Verletzung, Abweichung oder Unregelmäßigkeit bekannt wurde.

Vorstehende Meldepflichten gelten vor allem auch im Hinblick auf eventuelle eigene Melde- und Benachrichtigungspflichten des AG nach Art. 33 und Art. 34 DSGVO. Der AN sichert zu, den AG insofern bei seinen Pflichten nach Art. 33 und 34 DSGVO angemessen zu unterstützen, wie zum Beispiel dem AG sachkundige Ansprechpartner zur Seite zu stellen, relevante Unterlagen zugänglich machen und Fragen des AG beantworten.


Meldungen nach Art. 33 oder 34 DSGVO für den AG darf der AN nicht vornehmen, es sei denn, es liegt insofern eine ausdrückliche Einzelweisung des AG vor.

2.9 Meldungen des AN nach Ziffer 2.8. enthalten

(1) eine Beschreibung der Art der Verletzung, Abweichung oder Unregelmäßigkeit, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze;

(2) eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Verletzung, Abweichung oder Unregelmäßigkeit; und

(3) eine Beschreibung der vom AN ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung, Abweichung oder Unregelmäßigkeit und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

2.10 Name und Kontaktdaten des betrieblichen Datenschutzbeauftragten („DSB“) des AN sowie weitere Angaben des AN zu seiner Datenschutz-Organisation sind in Anlage 2 festgelegt. Besteht keine Pflicht zur Bestellung eines DSB, hat der AN eine andere Anlaufstelle für den Datenschutz beim AN zu benennen. Ein Wechsel des DSB, der Anlaufstelle oder sonstige Änderungen der Angaben in Anlage 2 hat der AN dem AG unverzüglich in Schriftform mitzuteilen.

2.11 Der AN unterstützt betreffend der Daten den AG mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen, den Betroffenenrechte nach Art. 12 bis 23 DSGVO nachzukommen sowie bei der Einhaltung der in Art 32 bis 36 DSGVO genannten Pflichten des AG hinsichtlich der Sicherheit personenbezogener Daten sowie einer ggf. erforderlichen Datenschutz-Folgenabschätzung und vorherigen Konsultationen der Aufsichtsbehörden. Der AN hat dem AG darüber hinaus auf dessen Anforderung alle Auskünfte und Informationen zur Verfügung zu stellen, die der AG zur Erfüllung sonstiger ihn treffender gesetzlichen Vorgaben benötigt (etwa zur Erstellung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten).

2.12 Der AN sichert zu, dass die Daten von sonstigen Datenbeständen (eigene des AN oder von anderen Kunden des AN) strikt getrennt werden; weitere Details dazu sind in der Anlage 5 unter dem Stichwort „Vertraulichkeit – Trennungskontrolle“ beschrieben. Datenträger, die vom AG stammen bzw. für den AG genutzt werden, kennzeichnet der AN besonders und dokumentiert deren Eingang und Ausgang sowie die laufende Verwendung.

3. Ort der Datenverarbeitung durch den AN

3.1 Der AN verarbeitet die Daten nur in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union (EU) oder einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR); maßgeblich ist dabei der Status des Landes im Zeitpunkt der jeweiligen Verarbeitung. Dies gilt auch für bloße Zugriffe auf die Daten von solchen Ländern aus.

3.2 Soweit der AN (siehe zu Unterauftragnehmern Ziffer 4.) dagegen die Daten nicht im Gebiet der EU/ EWR verarbeitet oder von außerhalb dieses Gebiets auf die Daten zugreift, ist dies nur zulässig, wenn

- die besonderen Voraussetzungen der Artt. 44 ff DSGVO erfüllt sind (siehe dazu Anlage 3) und der AN dies dem AG nachweist; und

- der AG dem ausdrücklich zugestimmt hat, entweder dadurch, dass Anlage 3 zum Zeitpunkt des Abschlusses der AV-Vereinbarung vollständig und korrekt ausgefüllt ist oder bei späterer Verlagerung der Datenverarbeitung in ein Gebiet außerhalb der EU/ EWR durch gesonderte Ausfertigung der Anlage 3 und der dort schriftlich vom AG erklärten vorherigen Zustimmung zu dieser Verlagerung.


3.3 Die Daten dürfen vom AN nur in dessen Geschäftssitz sowie dessen geschäftlichen Niederlassungen verarbeitet werden. Ein Zugriff auf die Daten von außerhalb (etwa bei Telearbeit, Homeoffice, mobile Arbeiten, o.Ä.) ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des AG zulässig und setzt voraus, dass der AN auch am Ort des externen Zugriffs Zutritt zur Durchführung von Kontrollen, wie nach dieser Vereinbarung vorgesehen, hat sowie für die Einhaltung der Vorgaben dieser AV-Vereinbarung inkl. deren Anlagen sorgt. Dies hat der AN mit seinen Mitarbeitern vertraglich sicherzustellen.

4. Einschaltung von Unterauftragnehmern

4.1 Der AN darf sich bei der Leistungserbringung Unterauftragnehmern nur mit vorheriger und schriftlicher ausdrücklicher Zustimmung des AG bedienen.

4.2 Mit den in Anlage 4 genannten Unterauftragnehmern besteht seitens des AG Einverständnis.

Weitere Unterauftragnehmer, deren Einsatz der AG nach den Regelungen dieser AV-Vereinbarung zugestimmt hat, hat der AN in die Anlage 4 aufzunehmen und dem AG als aktualisierte Fassung zu übersenden.

4.3 Soweit mit entsprechender Zustimmung des AG der AN ausnahmsweise Unterauftragnehmer mit Sitz außerhalb der EU bzw. des EWR einschalten darf, muss der AN dabei zwingend die Voraussetzungen der Art. 44 bis 49 DSGVO einhalten und dies dem AG nachweisen. Soweit der AG aufgrund aktueller Datenschutzvorgaben dabei gegebenenfalls Standarddatenschutzklauseln direkt mit dem Subunternehmer abzuschließen hat, unterstützt der AN den AG dabei und tritt diesen Klauseln gegebenenfalls selbst mit bei.

4.4 Der AN hat in jedem Fall seine Verträge mit Unterauftragnehmern so zu gestalten, dass sie datenschutzrechtlich mindestens den Datenschutzbestimmungen der hiesigen AV-Vereinbarung und Art. 28 und Art. 29 DSGVO entsprechen, die Verantwortlichkeiten zwischen AN und dem jeweiligen Unterauftragnehmer klar voneinander abgegrenzt sind und der AG dieselben Rechte auch direkt gegenüber dem jeweiligen Unterauftragnehmer hat, wie er sie nach dieser AV-Vereinbarung gegenüber dem AN hat. Dies umfasst insbesondere direkte Kontrollrechte des AG bei dem jeweiligen Unterauftragnehmer. Der Vertrag zwischen dem AN und einem Unterauftragnehmer muss außerdem hinreichende Garantien dafür bieten, dass vom jeweiligen Unterauftragnehmer die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung entsprechend den Anforderungen dieser AV-Vereinbarung und der einschlägigen Datenschutzgesetze erfolgt.

4.5 Der AN ist im Verhältnis zum AG für die bestmögliche und datenschutzkonforme Auswahl von geeigneten Unterauftragnehmern sowie die jeweils dort erfolgende datenschutzkonforme Verarbeitung der Daten verantwortlich. Der AN muss seine Unterauftragnehmer unter besonderer Berücksichtigung der Eignung der von diesem getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen im Sinne von Art. 32 DSGVO sorgfältig auswählen. Der AN ist ferner verpflichtet, die Einhaltung der Pflichten bei sämtlichen Unterauftragnehmern regelmäßig zu prüfen und zu dokumentieren. Auf Anfrage des AG hat der AN ihm die für die Auswahlprüfung und die regelmäßige Prüfung relevanten Prüfunterlagen zu übersenden.

4.6 Kommt ein Unterauftragnehmer seinen Datenschutzpflichten nicht nach, so haftet der AN gegenüber dem AG für die Einhaltung der Pflichten jenes Unterauftragnehmers wie für eigene Pflichtverletzungen. Die Haftung des AN für seine eigenen Verpflichtungen im Zusammenhang mit dem Unterauftragnehmer bleibt davon unberührt.

4.7 Die Weiterleitung von Daten an Unterauftragnehmer oder deren Zugriff darauf ist erst dann zulässig, wenn der AN die Voraussetzungen nach dieser Vereinbarung sowie Art. 28 DSGVO geschaffen hat sowie der jeweilige Unterauftragnehmer seinen Verpflichtungen nach Art. 29 und Art. 32 Abs. 4 DSGVO bezüglich seiner Mitarbeiter nachgekommen ist.

4.8 Die Regelungen dieser Ziffer 4 gelten auch für sämtliche von Unterauftragnehmer eingeschalteten weiteren Unterauftragnehmer, ebenso wie von diesen wiederum eingeschalteten weiteren Unterauftragnehmern (usw.) in der gesamten Kette.


5. Vom AN getroffene technische und organisatorische Schutzmaßnahmen

5.1 Der AN hat die Sicherheit der Verarbeitung gem. Art. 32 DSGVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DSGVO herzustellen. Der AN gewährleistet insofern für die Erbringung der Leistungen ein dem Risiko für die Rechte und Freiheiten der von der Verarbeitung betroffenen natürlichen Personen angemessenes Schutzniveau. Dazu berücksichtigt der AN die Schutzziele von Art. 32 DSGVO, wie Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Systeme und Dienste sowie deren Belastbarkeit in Bezug auf Art, Umfang, Umstände und Zweck der Verarbeitungen derart, dass durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen das Risiko auf Dauer möglichst ausgeschlossen wird.

5.2 Das in Anlage 5 beschriebene Datenschutzkonzept legt die Auswahl der technischen und organisatorischen Maßnahmen (kurz: „TOMs“) passend zum ermittelten Risiko unter Berücksichtigung der Schutzziele nach dem Stand der Technik detailliert und unter besonderer Berücksichtigung der eingesetzten IT- Systeme und Verarbeitungsprozesse beim AN fest. Der AN ist verpflichtet, die TOMs während der Laufzeit dieser AV-Vereinbarung aufrecht zu erhalten. Er beachtet zudem die Grundsätze der ordnungsgemäßen Datenverarbeitung.

5.3 Im Rahmen des technischen Fortschritts und der Weiterentwicklung ist es dem AN gestattet und er zugleich im Falle technischer Notwendigkeit verpflichtet, einzelne TOMs anzupassen, soweit es sich um adäquate Maßnahmen handelt und zugleich das Sicherheitsniveau der in Anlage 5 festgelegten TOMs nicht unterschritten wird. Auf Aufforderung des AG informiert der AN den AG über solche Änderungen, wesentliche Änderungen sind dagegen vor ihrer Einführung einvernehmlich festzulegen.

6. Kontrollen des AG

6.1 Der AN erklärt sich damit einverstanden, dass der AG jederzeit berechtigt ist, die Einhaltung der Vorschriften über den Datenschutz, dieser AV-Vereinbarung samt ihrer Anlagen, insbesondere auch der vereinbarten TOMs nach Anlage 5, selbst oder durch Dritte zu kontrollieren, insbesondere durch Einholung von Auskünften und die Einsichtnahme in gespeicherte Daten und die Datenverarbeitungsprogramme sowie Kontrollen beim AN vor Ort. Der AG ist insofern verpflichtet, alle erlangten Kenntnisse von Geschäftsgeheimnissen und Datensicherheitsmaßnahmen des AN vertraulich zu behandeln. Diese Verpflichtung bleibt auch nach Beendigung dieses Vertrages bestehen.

6.2 Der AN sichert zu, dass er, soweit erforderlich, bei Kontrollen des AG jeweils mitwirkt und den AG unterstützt, ihm insbesondere Zutritt gewährt sowie Unterlagen zur Verfügung stellt (Protokolle, Berichte des Datenschutzbeauftragten, Zertifizierungen, etc.).

7. Beendigung der AV

7.1 Auf jederzeit mögliche Aufforderung des AG, spätestens aber mit Beendigung der AV, hat der AN unverzüglich dem AG dessen Daten in einem für den AG lesbaren gängigen elektronischen Format herauszugeben oder auf gesonderte Einzelweisung diese Daten bei sich datenschutzkonform physikalisch zu löschen. Der AN hat den AG spätestens binnen 2 Wochen nach Beendigung der AV aufzufordern, vorstehendes Wahlrecht auszuüben. Vorstehende Regelungen gelten entsprechend für personenbezogenes Test- und Ausschussmaterial.

7.2 Löschungen nach vorstehenden Absatz hat der AN zu protokollieren und das Löschprotokoll dem AG unverzüglich zuzusenden und dort die Vollständigkeit der Datenlöschung sowie die Richtigkeit der Angaben schriftlich zu bestätigen.

7.3 Dokumentationen des AN, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung durch den AN dienen, sowie Unterlagen, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des AN unterliegen, sind im jeweils erforderlichen Umfang von vorstehenden Regelungen ausgenommen. Soweit dort Daten enthalten sind, hat der AN den AG spätestens mit Beendigung der AV-Vereinbarung zu informieren.


8. Haftung und wechselseitige Information

8.1 Der AN haftet nach den gesetzlichen Haftungsregelungen für Schäden, die beim AG durch Verstöße des AN gegen diesen Vertrag und/ oder der gegen die ihn treffenden gesetzlichen Datenschutzbestimmungen entstehen. Bußgelder gelten auch als solche Schäden.

Etwaige Haftungsbegrenzungen aus dem jeweiligen Vertrag über die Erbringung der betroffenen Services finden keine Anwendung.

8.2 Soweit im Zusammenhang mit der nach dieser AV-Vereinbarung erfolgenden Datenverarbeitung gegen AN oder AG Schadensersatzansprüche (Art. 82 DSGVO), Geldbußen (Art. 83 DSGVO) oder andere Sanktionen (Art. 84 DSGVO) angedroht oder geltend gemacht werden, haben sich AN und AG darüber jeweils unverzüglich wechselseitig zu informieren. Ohne vorherige Abstimmung mit der jeweils anderen Partei darf die jeweils betroffene Partei keine Stellungnahmen sowie kein Anerkenntnis oder eine vergleichbare Erklärung abgeben; werden sich AN und AG betreffend der Art und Weise der Abwehr nicht einig, liegt das Letztentscheidungsrecht beim AG als „Herr der Daten“. Zudem haben sich beide Parteien bei der Anspruchsabwehr zu unterstützen.

9. Sonstige Bestimmungen

9.1 Der AG kann die AV-Vereinbarung und den zugrundeliegenden vertraglichen Auftrag jederzeit außerordentlich ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn der AN schwerwiegend gegen Datenschutzvorschriften oder die Bestimmungen dieser AV-Vereinbarung verstößt, eine nach dieser AV-Vereinbarung zu befolgende Weisung des AG trotz Mahnung nicht ausführt oder dem AG Kontrollrechte vertragswidrig verweigert.

9.2. Die Einrede des Zurückbehaltungsrechts nach § 273 BGB an den Daten, Teilen davon sowie Datenträgern des AG wird ausgeschlossen.

9.3 Soweit die Daten beim AN durch Beschlagnahme oder Pfändung, durch ein Insolvenzverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, hat der AN den AG unverzüglich darüber zu informieren. Der AN hat alle in diesem Zusammenhang Beteiligten zu informieren, dass ausschließlich der AG Verantwortlicher und „Herr der Daten“ ist.

9.4 Eine gesonderte Vergütung für Tätigkeiten des AN, insbesondere Unterstützungsleistungen, nach dieser AV-Vereinbarung fällt nicht an, diese ist vielmehr mit der Vergütung aus dem Vertrag abgegolten.

9.5 Änderungen oder Ergänzungen der AV-Vereinbarung oder ihrer Bestandteile und Anlagen – einschließlich etwaiger Zusicherungen des AN – bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung oder Ergänzung dieser Vereinbarung handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis. Schriftform im vorstehenden Sinne bedeutet die Form des § 126 BGB

9.6 Gesetzliche Regelungen im Sinne dieser AV-Vereinbarung umfassen auch Verordnungen der EU.

9.7 Mit Ausnahme von Ziffer 9.5 genügt zur Einhaltung der Schriftform im Sinne dieser AV-Vereinbarung auch die Textform (wie etwa E-Mail)

9.8 Für die AV-Vereinbarung gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland, soweit nicht die DSGVO vorrangige Regelungen enthält. Soweit im Vertrag ein Gerichtsstand vereinbart wurde, gilt diese Vereinbarung auch für alle Ansprüche oder Angelegenheiten, die sich aus oder im Zusammenhang mit dieser AV-Vereinbarung ergeben.

9.9 Sollten einzelne Teile dieser AV-Vereinbarung unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der AV-Vereinbarung im Übrigen nicht.


10. Anlagen

Folgende Anlagen sind verbindlicher Teil dieser AV-Vereinbarung:

Anlage 1: Details zur Auftragsverarbeitung

Anlage 2: Angaben zur Datenschutz-Organisation des AN

Anlage 3: Ort der Datenverarbeitung durch AN außerhalb EU/ EWR

Anlage 4: Liste von genehmigten Unterauftragnehmern

Anlage 5: Beschreibung der vom AN zum Schutz der Daten des AG getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen

10. Unterschriften

Auftraggeber Auftragnehmer

_______________________________ ___________________________________

Ort, Datum Ort, Datum

________________________________ ___________________________________

Funktion und Name in Druckbuchstaben Funktion und Name in Druckbuchstaben

________________________________ ___________________________________

Unterschrift Auftraggeber Unterschrift Auftragnehmer


ANLAGE 1: Details zur Auftragsdatenverarbeitung

1. In Bezug genommener Vertrag für die Services der nachfolgenden Tabelle Bezeichnung des Vertrags: ___________________________ Ggfls. Abschlussdatum ___________________________

2. Tabelle zu den Services und der damit verbundenen Verarbeitung von Daten des AG

Lfd. Nr.

Kurzbeschreibung der Leistungen/ Services, die

der AN für den AG erbringt

(In Kurzform)

Gegenstand, Art und Zweck der diesbezüglichen Verarbeitung von

personenbezogenen Daten

(welche Leistungen betreffend die personenbezogenen Daten

sind im Einzelnen zu erbringen: Erheben?

Speichern? Übermitteln? Wie? Etc.)

Speichert der AN bei sich die

Daten des AG?

Wann erfolgt Löschung?

Kreis der Betroffenen

(=die Personengruppen, deren Daten verarbeitet

werden)

(Beispiele: Mitarbeiter des AG, Endkunden des AG,

Azubis des AG, etc.)

Art der personenbezogenen Daten, die der AN erhält/ verarbeitet

(=Kategorie der Daten, wie etwa

„Adressdaten“ oder „Bestelldaten“, etc.

Ort (Stadt/ Land),

an dem der AN die Daten

verarbeitet

Weisungsberechtigte Funktionen auf Seiten des AG

Weisungsempfänger auf Seiten AN

BEISPIEL:

Druck von Visitenkarten von Mitarbeitern des AG

BEISPIEL:

Es sind die zu druckenden personenbezogenen Daten vom AN entgegenzunehmen und aus technischen Zwecken zwischenzuspeichern. Diese werden dann für den Druck der Visitenkarten verarbeitet und gedruckt.

BEISPIEL:

Ja.

Löschung erfolgt nach Übersendung der gedruckten Visitenkarten an den AG und dessen Freigabe der Karten

BEISPIEL:

Mitarbeiter des AG

BEISPIEL:

Name und berufliche Kontaktdaten der Mitarbeiter

BEISPIEL:

München

Beispiel:

Direktor HR

Beispiel:

Key Account Manager


ANLAGE 2: Angaben zur Datenschutz-Organisation des AN

a. Datenschutzbeauftragter

O Beim AN ist ein Datenschutzbeauftragter bestellt (DSB). Name und Kontaktdaten _______________________________________

O Es ist kein DSB bestellt. Grund _______________________________

b. Verschwiegenheit u.a.

Sind alle Mitarbeiter des ANs, die mit personenbezogenen Daten des AGs in Berührung kommen können, über die für sie maßgebenden Bestimmungen des Datenschutzes vertraut gemacht, zur Verschwiegenheit und dazu verpflichtet, die Daten nicht unbefugt zu verarbeiten.

O Ja O Nein, Grund: ___________________________

c. Datenschutz-Schulungen

In welcher Weise werden die Mitarbeiter des ANs, die mit personenbezogenen Daten des AGs in Berührung kommen können, im Datenschutz geschult?

Art der Schulung: O Präsenzschulung O Web-based Training O Sonstiges: _____________

Datum der letzten Schulung: ________________________ Inhalt der letzten Schulung: ________________________

d. Interne Datenschutz-Kontrollen

Der AN führt die folgenden internen Datenschutz-Kontrollen durch:

Was wird kontrolliert? ________________________ In welcher Weise? ________________________

Wie häufig? ________________________

Wann erfolgte die letzte Kontrolle: ___________ Was war deren Ergebnis? ____________________________

_


e. Zertifizierungen

Der AN verfügt über die folgenden Zertifikate / Testate (zum Beispiel ISO 27001 Zertifikat), welche auch oder im speziellen die Verfahren zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung der Daten des AGs betreffen.

O Keine

O Folgende: __________________ O Ja, Kopie anbei O Nein, keine Kopie, da ____________________

__________________ O Ja, Kopie anbei O Nein, keine Kopie, da ____________________

__________________ O Ja, Kopie anbei O Nein, keine Kopie, da ____________________

f. Löschkonzept

Es liegt betreffend der Daten des AG ein Löschkonzept des AN bei.

O Ja O Nein, Grund: ___________________________

g. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 Abs. 2 DSGVO)

Es liegt betreffend der vom AN gegenüber dem AG zu erbringenden Leistungen und dabei erfolgenden Datenverarbeitungen ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO als Anhang bei:

O Ja O Nein, Grund: ___________________________


Anlage 3: Ort der Datenverarbeitung durch den AN außerhalb der EU/ EWR

Erfolgt die Datenverarbeitung durch den AN in oder aus einem Mitgliedstaat der EU oder EWR:

O Ja O Nein

Wenn „Nein“:

Aus welchem Land ansonsten: ____________________________

Name und Anschrift des vom AN für die EU benannten Vertreters: _________________________

Ein ausreichendes Datenschutz-Niveau in diesem Nicht-EU/ Nicht-EWR-Land

O ist festgestellt durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 Abs. 3 DS-GVO);

O wird hergestellt durch verbindliche interne Datenschutzvorschriften beim AN (Artt. 46 Abs. 2 lit. b iVm 47 DS-GVO);

O wird hergestellt durch genehmigte Verhaltensregeln des AN (Artt 46 Abs. 2 lit. e iVm 40 DS-GVO);

O wird hergestellt durch einen genehmigten Zertifizierungsmechanismus (Artt. 46 Abs. 2 lit. f i.V.m. 42 DS-GVO).

O wird hergestellt durch die EU-Standarddatenschutzklauseln (Art. 46 Abs. 2 litt. c und d DS-GVO);

Diese liegen in Form der controller-to-processor-Variante als Kopie samt deren Anhänge anbei. Die EU-Standardverträge gehen bei Widersprüchen und Zweifeln stets den Regelungen der hiesigen AV-Vereinbarung vor.

O Es liegt für den AN – soweit er seinen Sitz in den USA hat - eine gültige Privacy-Shield-Zertifizierung bei, die angehängt ist.

Der AN ist insofern verpflichtet, diese für die Dauer dieser AV-Vereinbarung aufrechtzuerhalten.


Anlage 4: Liste von genehmigten Unterauftragnehmern

Werden Unterauftragnehmer eingesetzt? O Nein

O Ja, siehe dann im Folgenden

Soweit Unterauftragnehmer eingesetzt werden, sind diese abschließend in folgender Tabelle aufzulisten; gleiches gilt für Unter-Unterauftragnehmer (usw.):

Lfd. Nr.

Name des Unterauftragnehmers

Anschrift des Unterauftragnehmers

Aufgabe des Unterauftragnehmers

(=welche Personenbezogene

Daten des AG verarbeitet der

Unterauftragnehmer/ hat Zugriff aus

welchen Gründen?

Dortiger Datenschutzbeauftragter:

Name und Kontaktdaten

Ort, an dem der Unterauftragnehmer

die Daten verarbeitet

Audits:

Wann erfolgte durch den AN das letzte Audit des AN?

Was war dessen Ergebnis?

Wann erfolgt das nächste Audit?

Setzt der Unterauftragnehmer „Unter-Unterauftragnehmer“

ein?

Wenn ja:

Bitte hier die entsprechenden (siehe die Spalten links) Angaben pro Unter-Unterauftragnehmer eintragen (Name,

Adresse, Aufgabe, DSB, Ort)

Gleiches gilt, wenn der Unter-Unterauftragnehmer weitere „Unter-Unter-Unterauftragnehmer“ (usw.)

einsetzt.


Anlage 5:

Beschreibung der vom AN zum Schutz der Daten des AG getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen

Kurzbezeichnung Erläuterung und Beispiele

Beschreibung der konkret vom AN getroffenen Maßnahmen

Wichtiger Ausfüll-Hinweis:

Der AN hat konkret und im Detail (nur) die Maßnahmen zu beschreiben, die er zum Schutz der Daten getroffen hat, die er vom AG erhält/ auf die er Zugriff erhält:

- Die Nennung nur von Schlagworten, wie etwa „Videoüberwachung“ o.Ä., reicht nicht aus.

- Es ist die Nennung von Details nötig, also im Beispiel: „Videoüberwachungssystem, bestehend aus X Kameras, die den Empfangs, Eingangs- und Serverraum-Bereich überwachen, aufzeichnen und regelmäßig ausgewertet werden“ o.Ä.)

Werden die Daten des AG beim AN auf mehreren Systemen gespeichert, etwa auf dessen Server gespeichert und auf Desktop-PCs/ Clients verarbeitet, sind vom AN sowohl für die Server wie auch die Desktops die jeweils dazu getroffenen Maßnahmen zu beschreiben, etwa „a. Maßnahmen betreffend Server (…), b. Maßnahmen betreffend Clients (…)“. Soweit Daten auf Notebook oder anderen mobilen Devices verarbeitet werden, ist dies aufgrund dort zu treffender erhöhter Maßnahmen eine dritte Kategorie (c. Maßnahmen auf mobile Devices).

1. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

Zutrittskontrolle Kein unbefugter Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, z.B.: Magnet- oder Chipkarten, Schlüssel, elektrische Türöffner, Werkschutz bzw. Pförtner, Alarmanlagen, Videoanlagen;

Zugangskontrolle Keine unbefugte Systembenutzung, z.B.: (sichere) Kennwörter, automatische Sperrmechanismen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung von Datenträgern;

Zugriffskontrolle Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen innerhalb des Systems, z.B.: Berechtigungskonzepte und bedarfsgerechte Zugriffsrechte, Protokollierung von Zugriffen;

Trennungskontrolle Getrennte Verarbeitung von Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden, z.B. Mandantenfähigkeit, Sandboxing;

Pseudonymisierung (Art. 32 Abs. 1 lit. a DSGVO; Art. 25 Abs. 1 DSGVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr


einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und entsprechende technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen

2. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

Weitergabekontrolle Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen bei elektronischer Übertragung oder Transport, z.B.: Verschlüsselung, Virtual Private Networks (VPN), elektronische Signatur

Eingabekontrolle Feststellung, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind, z.B.: Protokollierung, Dokumentenmanagement;

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

Verfügbarkeitskontrolle Schutz gegen zufällige oder mutwillige Zerstörung bzw. Verlust, z.B.: Backup-Strategie (online/offline; on-site/off-site), unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV), Virenschutz, Firewall, Meldewege und Notfallpläne;

Rasche Wiederherstellbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. c DSGVO);

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DS-GVO; Art. 25 Abs. 1 DS-GVO)

Datenschutz-Management;

Incident-Response-Management;

Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 Abs. 2 DSGVO);

Auftragskontrolle

Keine Auftragsdatenverarbeitung im Sinne von Art. 28 DSGVO ohne entsprechende Weisung des Auftraggebers, z.B.: Eindeutige Vertragsgestaltung, formalisiertes Auftragsmanagement, strenge Auswahl des Dienstleisters, Vorabüberzeugungspflicht, Nachkontrollen.

Informationen gemäß Art. 13 DSGVO zur Datenverarbeitung im Rahmen von Vergabeverfahren I. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH), Ingolstädter Landstr. 1, 85764 Neuherberg Tel.: 089 3187 – 0, E-Mail: [email protected]

II. Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter Datenschutzbeauftragter des Helmholtz Zentrum München Ingolstädter Landstr. 1, 85764 Neuherberg E-Mail: [email protected]

III. Zwecke der Datenverarbeitung Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zweck der Vertragsanbahnung im Rahmen von öffentlichen Vergabeverfahren sowie zum Vertragsschluss und zur Vertragsdurchführung.

IV. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung Art. 6 Abs.1 lit.b DSGVO

V. Empfänger und Kategorien von Empfängern Eine Weitergabe an Dritte erfolgt im Rahmen der Durchführung des Vergabeverfahrens, zur Vertragsdurchführung und zur Erfüllung der vertraglichen und vorvertraglichen Rechte und Pflichten an die jeweils vom Helmholtz Zentrum München zur Unterstützung bzw. im Zusammenhang mit der Leistungserbringung zusätzlich Beauftragten (insbesondere: Berater im Rahmen von Vergabeverfahren, Anwälte, andere Wirtschaftspartner, soweit sie an der Leistungserbringung mitwirken, Planer). Weiterhin werden – soweit erforderlich - im Rahmen der Eignungsprüfung Daten zur Überprüfung der Eignung an Dritte übermittelt (insbesondere: Bundesamt für Justiz für Einholung von Auskünften gem. § 150a GewO, Referenzgeber zur Überprüfung von Referenzen) sowie im Rahmen von Prüfungen an die jeweiligen Prüfbehörden.

VI. Übermittlung der personenbezogenen Daten an ein Drittland Die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an ein Drittland ist nicht vorgesehen.

VII. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlich oder sich aus dem Zuwendungs- bzw. Förderverhältnis ergebenden Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. Dies ist in der Regel 10 Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung.

VIII. Betroffenenrechte Sie haben das Recht auf Auskunft der beim Helmholtz Zentrum München über Sie gespeicherten Daten, das Recht, bei Unrichtigkeit der Daten die Berichtigung oder bei unzulässiger Datenspeicherung die Löschung der Daten zu fordern sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Ihnen steht weiterhin ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde zu. Die zuständige Aufsichtsbehörde für das Helmholtz Zentrum München ist die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Husarenstr. 30, 53117 Bonn, Tel.: 0228-997799-0, E-Mail: [email protected].


Hinweis zur Angebotserstellung

Beachten Sie bitte folgende Hinweise bei der Angebotsabgabe:

- Füllen Sie alle Formulare / Unterlagen an den dafür vorgesehenen Stellen aus und unter-schreiben Sie diese.

- Das Angebotsschreiben (Formblatt 213) bedarf unbedingt einer Unterschrift, andernfalls muss es zwingend ausgeschlossen werden. Siehe auch Erläuterung auf diesem Form-blatt.

- Der Skonto wird bei der Prüfung der Preise sowie bei der Wertung der Preise nicht be-rücksichtigt. Der Skonto wird aber Vertragsbestandteil und nach VOL/B bei Zuschlag ver-einbart.

- Überprüfen Sie sorgfältig, ob das von Ihnen erstellte Angebot alle geforderten Erklärun-gen/Nachweise und Angaben enthält. Bitte achten Sie auch auf Plausibilität der Angaben.

- Ändern Sie keine vorgegebenen Angaben innerhalb der Ausschreibungsunterlagen, da dies zum Ausschluss führt. Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) der Bieter sind aus-geschlossen. Mit der Angebotsabgabe erklärt der Bieter, dass eventuell eingereichte (etwa auf der Rückseite des Kopfbogens) abgedruckte eigene Geschäftsbedingungen und/oder Vertragsbedingungen als nicht abgegeben gelten und nicht Vertragsbestandteil werden. Ein Ausschluss vom Verfahren erfolgt hingegen, wenn der Bieter explizit auf die Geltung seiner AGB hinweist.

- Das Angebot ist in einem verschlossenen und gekennzeichneten (Kennzettel) Umschlag einzureichen. Der entsprechende Kennzettel dafür liegt bei.

- Bei Fragen oder Unklarheiten wenden Sie sich bitte rechtzeitig vor Angebotsabgabe schriftlich an die ausschreibende Stelle bzw. an den zuständigen Ansprechpartner (Kon-taktdaten siehe Unterlagen).

- Aufgrund der Vergaberechtsänderung zum 18.04.2016 sind die Bewerber verpflichtet, sich selbstständig über Änderungen bei laufenden Vergaben bzw. Ausschreibungen zu Infor-mieren. Die entsprechenden Änderungen und Informationen erhalten Sie auf unsere Homepage unter: https://www.helmholtz-muenchen.de/ek/index.html

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Vergabestelle Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH) Ingolstädter Landstraße 1 85764 München-Neuherberg


Kennzettel Das Angebot muss spätestens zum Eröffnungs-/Einrichungstermin verschlossen bei der in den Vergabeunterlagen genannten Stelle vorliegen. Werden Muster/Proben mit dem Angebot abgegeben, sind diese auch verschlossen und gekennzeichnet einzureichen.

Der hier abgebildete Kennzettel (oder ein eigener Kennzettel mit diesem Inhalt) ist deutlich sichtbar auf den Umschlag zu kleben. Bei verschiedenen Ausschreibungen ist für jedes Angebot ein gesonderter Umschlag zu verwenden. Achtung Angebot! Erst bei Submission öffnen! Bezeichnung Projekt:

Vergabenummer:

Leistung:

Einreichungstermin: Datum/Uhr:

Eingang: Uhrzeit: Unterschrift

Rahmenvereinbarung Medienbeobachtung

005-19

Medienbeobachtung

03.04.2019 13.00 Uhr

L 611 (Rahmenvereinbarung UVgO - Aufforderung zur Abgabe eines Angebots)

© VHL Bayern - Stand Juni 2018 1 von 5

Vergabestelle

Datum der Versendung Vergabeart

Öffentliche Ausschreibung Beschränkte Ausschreibung Beschränkte Ausschreibung

nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb Verhandlungsvergabe

Verhandlungsvergabe nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb

Ablauf der Angebotsfrist Datum Uhrzeit Bindefrist endet am

Aufforderung zur Abgabe eines Angebots für eine Rahmenvereinbarung (Vergabeverfahren gemäß UVgO) Bezeichnung der Leistung Maßnahmennummer Bereich / Liegenschaft(en)

gemäß beigefügtem Verzeichnis der Liegenschaften / Betriebsstrecken Vergabenummer Leistung

Anlagen

A) die beim Bieter verbleiben und im Vergabeverfahren zu beachten sind: L 612 Bewerbungsbedingungen Verzeichnis der Auftraggeber L 2492 Online-Vergaben

B) die beim Bieter verbleiben und Vertragsbestandteil werden: Teile der Leistungsbeschreibung: Baubeschreibung, Pläne, sonstige Anlagen L 614 Besondere Vertragsbedingungen L 615 Zusätzliche Vertragsbedingungen L 244 Datenverarbeitung Verzeichnis der Liegenschaften / Betriebsstrecken



C) die, soweit erforderlich, ausgefüllt mit dem Angebot einzureichen sind: L 613 Angebotsschreiben Teile der Leistungsbeschreibung: Rahmen-Leistungsverzeichnis L 124 Eigenerklärung zur Eignung L 234 Erklärung Bieter-/Arbeitsgemeinschaft L 235 Verzeichnis der Leistungen von Unterauftragnehmern bzw. anderer Unternehmen L 248 Erklärung zur Verwendung von Holzprodukten L 2481 Erklärung zur Lieferung und Verwendung von gebietseigenen Pflanzen L 2491 Erklärung zur Vermeidung des Erwerbs von Produkten aus ausbeuterischer Kinderarbeit

D) die ausgefüllt auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle einzureichen sind:

L 236 Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen

1 Es ist beabsichtigt, eine Rahmenvereinbarung über die in der beigefügten Rahmen-Leistungsbeschreibung bezeichneten Leistungen im Namen und für Rechnung folgender Auftraggeber

dieser/diese/dieses vertreten durch: mit nur einem Auftragnehmer abzuschließen. mit mehreren Auftragnehmern abzuschließen, die Einzelaufträge werden wie folgt erteilt:

2

Die Rahmenvereinbarung ist ein für die in den Besonderen Vertragsbedingungen genannte Laufzeit abgeschlossener Vertrag, der den/die Auftragnehmer verpflichtet, die mit Einzelaufträgen abgerufenen Leistungen zu den in der Rahmenvereinbarung und dem jeweiligen Einzelauftrag festgelegten Bedingungen auszuführen.

Diese Einzelaufträge werden ausschließlich durch die unter Nummer 1 genannten Auftraggeber an das(die)jenige(n) Unternehmen erteilt, das(die) zu diesem Zeitpunkt Vertragspartner der Rahmenverein-barung ist(sind).



3 Das geschätzte Auftragsvolumen pro Jahr in Höhe von € teilt sich voraussichtlich wie folgt in Einzelaufträge

bis 5.000 € % über 5.000 € bis 15.000 € %

über 15.000 € bis 30.000 € % Dieses Auftragsvolumen wird hiermit nicht festgelegt, d.h. es kann höher oder geringer ausfallen.

4 Kommunikation

Die Kommunikation erfolgt elektronisch über die Vergabeplattform in Textform unter nachstehender Anschrift: Stelle Tel. Fax E-Mail Straße PLZ/Ort

5 Vorlage von Nachweisen/Angaben/Unterlagen

5.1 Folgende Nachweise/Angaben/Unterlagen sind mit dem Angebot einzureichen:

siehe Auftragsbekanntmachung L 124 - Eigenerklärung zur Eignung L 248 - Erklärung zur Verwendung von Holzprodukten L 2481 - Erklärung zur Lieferung und Verwendung von gebietseigenen Pflanzen L 2491 - Erklärung zur Vermeidung des Erwerbs von Produkten aus ausbeuterischer Kinderarbeit 5.2 Folgende Nachweise/Angaben/Unterlagen sind auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle

vorzulegen: siehe Auftragsbekanntmachung Vorname, Name, Geburtsdatum und Geburtsort aller Geschäftsführer und Prokuristen Zertifikat bzw. Einzelnachweis entsprechend der Erklärung im Formblatt 248 L 236 - Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen

6 Losweise Vergabe

nein ja, Angebote sind möglich nur für ein Los

für ein oder mehrere Lose

siehe Auftragsbekanntmachung nur für alle Lose (alle Lose müssen angeboten werden)



Bei zugelassener Angebotsabgabe für mehr als ein Los: Beschränkung der Zahl der Lose, für die ein Bieter den Zuschlag erhalten kann. Höchstzahl: siehe Auftragsbekanntmachung

Bedingungen zur Ermittlung derjenigen Lose, für die ein Bieter den Zuschlag erhält, falls sein Angebot in mehr Losen das wirtschaftlichste ist als der angegebenen Höchstzahl an Losen:

7 Nebenangebote sind nicht zugelassen.

8 Angebote können abgegeben werden:

elektronisch in Textform elektronisch mit fortgeschrittener/m Signatur/Siegel elektronisch mit qualifizierter/m Signatur/Siegel schriftlich

9 Angebotsabgabe

Falls Sie nicht die Absicht haben, ein Angebot abzugeben, werden Sie gebeten, die Vergabestelle baldmöglichst davon zu unterrichten (entfällt bei Öffentlicher Ausschreibung).

Bei elektronischer Angebotsübermittlung in Textform ist der Bieter und die natürliche Person, die die Erklärung abgibt, zu benennen; falls vorgegeben, ist das Angebot mit der geforderten Signatur/dem geforderten Siegel zu versehen. Das Angebot ist zusammen mit den Anlagen bis zum Ablauf der Angebotsfrist über die Vergabeplattform der Vergabestelle zu übermitteln.

Bei schriftlicher Angebotsabgabe ist das beigefügte Angebotsschreiben zu unterzeichnen und zusammen mit den Anlagen in verschlossenem Umschlag bis zum Ablauf der Angebotsfrist an folgende Anschrift zu senden oder dort abzugeben:

siehe Briefkopf Stelle: Straße: PLZ/Ort: Der Umschlag ist außen mit Namen (Firma) und Anschrift des Bieters und der Angabe „Angebot für Rahmenvereinbarung“ Maßnahmennummer: Bereich Liegenschaft(en) Vergabenummer: Leistung:

„ zu versehen, ggf. unter Verwendung eines bereit gestellten Kennzettels. 10 Stelle, an die sich der Bewerber oder Bieter zur Prüfung behaupteter Verstöße gegen die

Vergabebestimmungen wenden kann: 11 Bei der Vergabe von Aufträgen werden Werkstätten für behinderte Menschen, Inklusionsbetriebe und

anerkannte Blindenwerkstätten als bevorzugte Bieter berücksichtigt. Bei der Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von Angeboten wird der von einem bevorzugten Bieter angebotene Preis mit einem Abschlag von 10 Prozent gewertet.



Falls das Angebot von einer Bietergemeinschaft abgegeben wird, wird der Ermittlung des Abschlags auf den Preis nur derjenige Anteil zugrunde gelegt, den bevorzugte Bieter an dem Gesamtangebot der Bietergemeinschaft haben. Ist das Angebot eines bevorzugten Bieters ebenso wirtschaftlich wie das eines sonstigen Bieters, so ist dem bevorzugten Bieter der Zuschlag zu erteilen.

12

L 612 (Rahmenvereinbarung UVgO – Bewerbungsbedingungen)


Bewerbungsbedingungen für die Vergabe von Leistungen mit Rahmenvereinbarung Das Vergabeverfahren erfolgt nach der “Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (Unterschwellenvergabeordnung – UVgO)“

1 Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Unternehmens Unklarheiten, Unvollständigkei-ten oder Fehler, so hat er unverzüglich die Vergabestelle vor Angebotsabgabe in Textform darauf hin-zuweisen.

2 Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen. Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen hat der Bieter auf Verlangen Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art der Bieter wirtschaftlich und rechtlich mit Unternehmen verbunden ist.

3 Angebot 3.1 Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. 3.2 Für das Angebot sind die von der Vergabestelle vorgegebenen Vordrucke zu verwenden. Das Angebot

ist bis zu dem von der Vergabestelle angegebenen Ablauf der Angebotsfrist einzureichen. Ein nicht form- oder fristgerecht eingereichtes Angebot wird ausgeschlossen.

3.3 Eine selbstgefertigte Kopie oder Kurzfassung des Leistungsverzeichnisses ist zulässig. Die von der Vergabestelle vorgegebene Langfassung des Leistungsverzeichnisses ist allein verbindlich.

3.4 Unterlagen, die von der Vergabestelle nach Angebotsabgabe verlangt werden, sind zu dem von der Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt einzureichen.

3.5 Alle Preise sind in Euro mit höchstens drei Nachkommastellen anzugeben. Die Preise (Einheitspreise, Pauschalpreise, Verrechnungssätze usw.) sind ohne Umsatzsteuer an-zugeben. Der Umsatzsteuerbetrag ist unter Zugrundelegung des geltenden Steuersatzes am Schluss des Angebotes hinzuzufügen. Es werden nur Preisnachlässe gewertet, die - ohne Bedingungen als Vomhundertsatz auf die Abrechnungssumme gewährt werden und - an der im Angebotsschreiben bezeichneten Stelle aufgeführt sind. Nicht zu wertende Preisnachlässe bleiben Inhalt des Angebotes und werden im Fall der Auftrags-erteilung Vertragsinhalt.

4 Unterlagen zum Angebot Der Bieter hat auf Verlangen der Vergabestelle Unterlagen zur Preisermittlung zu dem von der Verga-bestelle bestimmten Zeitpunkt vorzulegen. Dies gilt auch für Unterauftragnehmerleistungen.

5 Nebenangebote 5.1 Nebenangebote müssen die geforderten Mindestanforderungen erfüllen; dies ist mit Angebotsabgabe

nachzuweisen.

5.2 Der Bieter hat die in Nebenangeboten enthaltenen Leistungen eindeutig und erschöpfend zu be-schreiben; die Gliederung des Leistungsverzeichnisses ist, soweit möglich, beizubehalten.

Nebenangebote müssen alle Leistungen umfassen, die zu einer einwandfreien Ausführung der Leistung erforderlich sind. Soweit der Bieter eine Leistung anbietet, deren Ausführung nicht in den Ergänzenden Vertragsbedin-gungen oder in den Vergabeunterlagen geregelt ist, hat er im Angebot entsprechende Angaben über Ausführung und Beschaffenheit dieser Leistung zu machen.

5.3 Nebenangebote sind, soweit sie Teilleistungen (Positionen) des Leistungsverzeichnisses beeinflussen (ändern, ersetzen, entfallen lassen, zusätzlich erfordern), nach Mengenansätzen und Einzelpreisen aufzugliedern (auch bei Vergütung durch Pauschalsumme).

5.4 Nebenangebote, die den Nummern 5.1 bis 5.3 nicht entsprechen, werden von der Wertung ausge-schlossen.

L 612 (Rahmenvereinbarung UVgO – Bewerbungsbedingungen)


6 Bietergemeinschaften 6.1 Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine Erklärung aller Mitglieder abzugeben,

- in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist, - in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte

Vertreter bezeichnet ist, - dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich

vertritt, - dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.

Auf Verlangen der Vergabestelle ist eine von allen Mitgliedern unterzeichnete in Schrift- oder Textform bzw. fortgeschritten oder qualifiziert signierte Erklärung abzugeben.

6.2 Sofern nicht öffentlich ausgeschrieben wird, werden Angebote von Bietergemeinschaften, die sich erst nach der Aufforderung zur Angebotsabgabe aus aufgeforderten Unternehmen gebildet haben, nicht zu-gelassen.

7 Unterauftragnehmer Beabsichtigt der Bieter, Teile der Leistung von Unterauftragnehmern ausführen zu lassen oder sich bei der Erfüllung des Auftrages im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische und berufliche Leistungsfähigkeit Unterauftragnehmern zu bedienen (Eignungsleihe), so muss er die dafür vorgesehenen Teilleistungen/Kapazitäten in seinem Angebot benennen. Der Bieter hat auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle zu einem von ihr bestimmten Zeitpunkt nachzuweisen, dass ihm im Falle der Eignungsleihe die erforderlichen Mittel der benannten Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen und diese Unternehmen geeignet sind. Er hat den Namen, den gesetzlichen Vertreter sowie die Kon-taktdaten dieser Unternehmen anzugeben und entsprechende Verpflichtungserklärungen dieser Unter-nehmen vorzulegen.

Nimmt der Bieter in Hinblick auf die Kriterien für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit im Rahmen einer Eignungsleihe die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch, müssen diese ent-sprechen dem Umfang der Eignungsleihe haften; die Haftungserklärung ist mit der „Verpflichtungserklä-rung wirtschaftliche Eignungsleihe“ abzugeben.

Der Bieter hat Unterauftragnehmer, bei denen Ausschlussgründe vorliegen oder die das entsprechende Eignungskriterium nicht erfüllen, innerhalb einer von der Vergabestelle gesetzten Frist zu ersetzen.

8 Eignung (Öffentliche Ausschreibung, Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb)

Unternehmen haben als vorläufigen Nachweis der Eignung für die zu vergebende Leistung mit dem Angebot - entweder die ausgefüllte „Eigenerklärung zur Eignung“ - oder eine einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)

ggf. ergänzt durch geforderte auftragsspezifische Einzelnachweise vorzulegen.

Beim Einsatz von Unterauftragnehmern im Rahmen einer Eignungsleihe sind auf gesondertes Verlan-gen die Eignungsnachweise auch für diese abzugeben ggf. ergänzt durch geforderte auftragsspezifi-sche Einzelnachweise.

Gelangt das Angebot in die engere Wahl, sind die Eigenerklärungen (auch die der benannten Unterauf-tragnehmer) auf gesondertes Verlangen durch Vorlage der in der „Eigenerklärung zur Eignung“ bzw. in der EEE genannten Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen. Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen.

9 Bevorzugte Bewerber Bieter, die als „Bevorzugte Bewerber“ berücksichtigt werden wollen, müssen dies im Angebot erklären und auf Verlangen den Nachweis für das Vorliegen der Voraussetzungen rechtzeitig vor Auftragsertei-lung führen. Wird der Nachweis nicht geführt, so wird das Angebot wie die Angebote nicht bevorzugter Bewerber behandelt. Bietergemeinschaften, denen bevorzugte Bewerber als Mitglieder angehören, haben zusätzlich den An-teil nachzuweisen, den die Leistungen dieser Mitglieder am Gesamtangebot haben.

L 613 (Rahmenvereinbarung UVgO - Angebotsschreiben)


Name und Anschrift des Bieters (Name und Anschrift der Vergabestelle)

Ort: Datum: Tel.: Fax: e-mail: USt.-ID-Nr.: HR-Nr.:

Angebotsschreiben Bezeichnung der Leistung: Maßnahmennummer Bereich / Liegenschaften

Gemäß Verzeichnis der Liegenschaften / Betriebsstrecken

Vergabenummer Leistung

Anlagen1, die Vertragsbestandteil werden

Leistungsverzeichnis/Leistungsprogramm (Kurz- oder Langfassung) mit den Preisen sowie den geforderten Angaben und Erklärungen

L 234 Erklärung Bieter- /Arbeitsgemeinschaft L 235 Verzeichnis der Leistungen von Unterauftragnehmern bzw. anderer Unternehmen L 248 Erklärung zur Verwendung von Holzprodukten L 2481 Erklärung zur Lieferung und Verwendung von gebietseigenen Pflanzen L 2491 Erklärung zur Vermeidung des Erwerbs von Produkten aus ausbeuterischer Kinderarbeit

Anlagen1, die der Angebotserläuterung dienen, ohne Vertragsbestandteil zu werden

L 124 Eigenerklärung zur Eignung Einheitliche Europäische Eigenerklärung

1 Vom Bieter anzukreuzen und beizufügen

L 613 (Rahmenvereinbarung UVgO - Angebotsschreiben)


1 Ich/Wir biete(n) die Ausführung der oben genannten Leistung zu den von mir/uns eingesetzten Preisen an. An mein/unser Angebot halte(n) ich/wir mich/uns bis zum Ablauf der Bindefrist gebunden.

2 Die Angebotsendsumme des Hauptangebotes gemäß

Leistungsbeschreibung einschl. Umsatzsteuer beträgt € 3 Preisnachlass ohne Bedingung auf die Abrechnungssumme % 4 Bestandteil meines/unseres Angebotes sind neben diesem Angebotsschreiben und seinen Anla-

gen:

- Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B), Ausgabe 2003, - Unterlagen gem. Aufforderung zur Angebotsabgabe, Anlagen – Teil B

5 Ich/Wir erkläre(n), dass ich/wir alle Leistungen im eigenen Betrieb ausführen werden(n).

ich/wir die Leistungen, die nicht im „Verzeichnis der Leistungen von Unterauftragnehmern bzw. anderer Unternehmen“ aufgeführt sind, im eigenen Betrieb ausführen werde(n).

6 Ich/Wir erkläre(n), dass

− ich/wir die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistung erfülle(n).

− ich/wir den Wortlaut der vom Auftraggeber verfassten Langfassung des Leistungsverzeichnis-ses als alleinverbindlich anerkenne(n),

− mir/uns zugegangene Änderungen der Vergabeunterlagen Gegenstand meines/unseres Ange-botes sind.

−

das vom Auftraggeber vorgeschlagene Produkt Inhalt meines/unseres Angebotes ist, wenn Teilleistungsbeschreibungen des Auftraggebers den Zusatz „oder gleichwertig“ enthalten und von mir/uns keine Produktangaben (Hersteller- und Typbezeichnungen) eingetragen wurden.

Unterschrift (bei schriftlichem Angebot)

Ist - bei einem elektronisch übermittelten Angebot in Textform der Name der natürlichen Person,

die die Erklärung abgibt, nicht angegeben, - ein schriftliches Angebot nicht an dieser Stelle unterschrieben oder - ein elektronisches Angebot, das signiert werden muss, nicht wie vorgegeben signiert,

wird das Angebot ausgeschlossen.

L 614 (Rahmenvereinbarung UVgO – Besondere Vertragsbedingungen)


BESONDERE VERTRAGSBEDINGUNGEN 1 Rahmenvereinbarung 1.1 Diese Rahmenvereinbarung ist ein Vertrag für die Zeit von 01.05.2019 bis 30.04.2022 1.2 Dieser Vertrag verlängert sich jeweils um ein Jahr, wenn er nicht drei Monate vor Ablauf der Vertragszeit von einer Partei gekündigt wird. Die maximale Gesamtlaufzeit beträgt drei (3) Jahre und endet danach automatisch. 2 Einzelaufträge 2.1 Zur Erteilung von Einzelaufträgen sind folgende Stellen der in der Rahmenvereinbarung genannten Auftraggeber berechtigt: Helmholtz Zentrum München (HMGU) Deutsches Zentrum für Diabetesforschung e.V. (DZD) Abteilung Kommunikation Geschäftsstelle Ingolstädter Landstr. 1 und Ingolstädter Landstr. 1 85764 Neuherberg 85764 Neuherberg 3 Kleinstaufträge 3.1 Der Zuschlag für Kleinstaufträge entsprechend Nummer 2.1 der Zusätzlichen Vertragsbedingungen beträgt --- Euro (Betrag ohne Umsatzsteuer). 4 - 9 – frei – 10 Weitere Besondere Vertragsbedingungen Vertragsbestandteil werden:

- Das Leistungsverzeichnis - Die VOL/B - Die übrigen Vergabe- und Verdingungsunterlagen dieser Ausschreibung

Vergabenummer 005-19

Maßnahme Rahmenvereinbarung Medienbeobachtung

Leistung Medienbeobachtung

L 615 (Rahmenvereinbarung UVgO - Zusätzliche Vertragsbedingungen)


Zusätzliche Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen mit Rahmenvereinbarung

1 Leistungspflicht 1.1 Die Rahmenvereinbarung ist ein für die in den Besonderen Vertragsbedingungen genannte Laufzeit

abgeschlossener Vertrag, der den Auftragnehmer verpflichtet, die mit Einzelaufträgen abgerufenen Leistungen zu den in der Rahmenvereinbarung und dem Einzelauftrag festgelegten Bedingungen auszuführen. Art und Umfang der Leistung sowie die Ausführungs- bzw. Lieferfrist, werden durch Einzelaufträge näher bestimmt.

1.2 Die Einzelaufträge werden von den in den Besonderen Vertragsbedingungen L 614 Nummer 2 bezeichneten Stellen in Textform erteilt. Für unaufschiebbare Arbeiten können Einzelaufträge in Notfällen mündlich oder fernmündlich erteilt werden; sie werden nachträglich in Textform bestätigt.

1.3 Der Auftragnehmer hat die im Einzelauftrag geforderten Leistungen fristgemäß auszuführen.

1.4 Die vereinbarten Preise enthalten auch die Kosten für Verpackung, Aufladen, Beförderung bis zur Anlieferungs- oder Annahmestelle und Abladen, wenn in der Leistungsbeschreibung nichts anderes angegeben ist.

1.5 Der Auftragnehmer hat Packstoffe zurückzunehmen und ggf. auf seine Kosten zu beseitigen. Etwaige Patentgebühren und Lizenzvergütungen sind durch den Preis für die Leistung abgegolten.

2 Vergütung Verlangt der Auftraggeber die Ausführung eines Einzelauftrages, dessen Vergütung ohne Umsatz-steuer 500 Euro (Kleinstauftragswertgrenze) nicht überschreitet, und kann die Ausführung nicht mit anderen Leistungen zusammengefasst werden, so wird der in den Besonderen Vertragsbedingungen L 614 Nummer 3 vereinbarte Zuschlag gewährt. Dies gilt auch bei Stundenlohnarbeiten.

3 Anordnungen Anordnungen dürfen nur von der Stelle getroffen werden, die den jeweiligen Einzelauftrag erteilt hat. Anordnungen Dritter dürfen nicht befolgt werden.

L 234 (Erklärung Bieter-/Arbeitsgemeinschaft)

© VHL Bayern - Stand April 2016 1 von 1

Bezeichnung der Leistung:

Maßnahmennummer Vergabenummer

Maßnahme

Leistung

Erklärung der Bieter- /Arbeitsgemeinschaft Wir, die nachstehend aufgeführten Unternehmen einer Bietergemeinschaft,

Bevollmächtigter Vertreter

Mitglied

USt-ID:

Weitere Mitglieder

Mitglied

USt-ID:

Mitglied

USt-ID:

Mitglied

USt-ID:

beschließen, im Falle der Auftragserteilung eine Arbeitsgemeinschaft zu bilden.

Wir erklären1, dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt und alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.

(Ort) (Datum) (Stempel und Unterschrift)




1 Die Bietergemeinschaft hat mit ihrem Angebot eine Erklärung aller Mitglieder in Textform abzugeben.

Auf Verlangen der Vergabestelle ist eine von allen Mitgliedern unterzeichnete bzw. fortgeschritten oder qualifiziert signierte Erklärung abzugeben.

L 235 (Verzeichnis der Leistungen Unterauftragnehmer /

anderer Unternehmen)

© VHL Bayern - Stand Dezember 2017 1 von 2

Bieter Vergabenummer Datum

Maßnahme

Leistung

Verzeichnis der Leistungen von Unterauftragnehmern bzw. anderer Unternehmen Ergänzung des Angebotsschreibens Zur Ausführung der im Angebot enthaltenen Leistungen benenne(n) ich/wir Art und Umfang der Teilleistun-gen, für die ich mich/wir uns der Kapazitäten anderer Unternehmen bedienen werde(n).

OZ/Leistungsbereich Beschreibung der Teilleistungen Name des Unternehmens

(erst nach gesonderter Anforderung der Vergabestelle)

Eignungs- leihe ∗)

(Ja/Nein)

∗) Sofern für die von einem Unterauftragnehmer zu erbringende Teilleistung der Bieter nicht geeignet ist, liegt ein Fall der Eignungsleihe hinsichtlich der technischen oder beruflichen Leistungsfähigkeit vor.

L 235 (Verzeichnis der Leistungen Unterauftragnehmer /

anderer Unternehmen)

© VHL Bayern - Stand Dezember 2017 2 von 2

Eignungsleihe im Hinblick auf die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Bei der Ausführung des Auftrags beabsichtige(n) ich mich/wir uns im Rahmen der wirtschaftlichen und finanzi-ellen Leistungsfähigkeit der Kapazitäten anderer Unternehmen zu bedienen. Hierzu benenne(n) ich/wir nach-folgend die Namen, den gesetzlichen Vertreter und die Kontaktdaten der hierzu vorgesehenen Unternehmen. Name, gesetzlicher Vertreter, Kontaktdaten des

Unternehmens Angabe zu der von diesem Unternehmen

überlassenen Eignung

L 236 (Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen)

© VHL Bayern - Stand April 2016 1 von 1

Bewerber/Bieter Vergabenummer Datum

Maßnahme

Leistung

Name, gesetzlicher Vertreter, Kontaktdaten des sich verpflichtenden Unternehmens

Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen Ich/Wir verpflichte(n) mich/uns gegenüber dem Auftraggeber, im Falle der Auftragsvergabe an den o.g. Bewerber/Bieter diesem mit den erforderlichen Kapazitäten meines/unseres Unternehmens für den/die nachfolgenden Leistungsbereich(e) zur Verfügung zu stehen.

OZ/Leistungsbereich Beschreibung der (Teil)Leistungen

(Ort, Datum, Unterschrift)

Der Bewerber bzw. Bieter nimmt zum Nachweis seiner Eignung die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit meines/unseres Unternehmens in Anspruch. Ich/Wir verpflichte(n) mich/uns gegenüber dem Auftraggeber, im Falle der Auftragsvergabe an den o.g. Bewerber/Bieter mit diesem gemeinsam für die Auftragsausführung zu haften. 1

(Ort, Datum, Unterschrift) Anmerkung: Sofern Verpflichtungserklärungen in Kopie oder als Telefax vorgelegt werden, behält sich die Vergabestelle vor, die Originale zu verlangen.

1 Diese Erklärung muss abgegeben werden, wenn sie in den Bewerbungsbedingungen gefordert ist.

L 244 (Datenverarbeitung)


Vergabenummer

Maßnahme

Leistung

Ergänzung der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots

Bearbeitungsphasen, Datenaustausch, allgemeine Regelungen

1 Bearbeitungsphasen Datenaustausch ist von der ausschreibenden Stelle / dem Auftraggeber vorgesehen für folgende Be-arbeitungsphasen: - Angebotsanforderung - Angebotsabgabe - Abrechnung .

2 Datenaustausch Werden Angebotsdaten elektronisch ausgetauscht, erfolgt dies nach den Regelungen des Gemein-samen Ausschusses Elektronik im Bauwesen

GAEB DA 90. GAEB DA XML.

Der Datenaustausch für die Abrechnung ist nach den Verfahrensbeschreibungen der Regelungen für Elektronische Bauabrechnung durchzuführen. Der Datenaustausch nach anderen Regelungen (z.B. Edifact) ist im Einzelfall zu vereinbaren. Die Datenträger sind so zu kennzeichnen, dass eine eindeutige Zuordnung zum Vergabeverfahren bzw. zum Vertrag gewährleistet ist.

3 Abweichungen zwischen Datenaustauschdateien und schriftlicher Fassung Die Datenaustauschdateien gelten als Arbeitsmittel, es sei denn, sie werden im Rahmen eines elekt-ronischen Vergabeverfahrens über eine Vergabeplattform ausgetauscht. Bei Abweichungen zwischen den Datenaustauschdateien und der schriftlichen Fassung der Abrech-nungsunterlagen gilt die schriftliche Fassung. Inhaltliche Unterschiede gegenüber dem Datenträger sind vom Unternehmer in der schriftlichen Fassung zu kennzeichnen.

14.02.2019 Seite 1 von 1

Bewertungsmatrix

Verg.-Nr.: 006-19 - UVgO - Medienbeobachtung

!! H I N W E I S !!

Kriterium Benotung Benotung Benotung Benotung Pkt. Benotung Pkt.Max.

PunkteErreichte

Pkt.

Ausschlußkriterium (zwingend erforderlich)

Medienbeobachtung JA NEIN

Lektorat und werktäglicher Pressespiegel (Beschreibung lt. Leistungsbeschreibung) JA NEIN

Online Portal (Beschreibung lt. Leistungsbeschreibung) JA NEIN

Support (Beschreibung lt. Leistungsbeschreibung) JA NEIN

Preis

Gesamtpreis p. a.

Pitch 1500

Personelle Besetzung (persönliche Vorstellung, Darstellung der Erfahrung, etc.) 300

Projektleiter Note 1 Note 2 Note 3 Note 4 40 Note 5 0

Stellvertretender Projektleiter Note 1 Note 2 Note 3 Note 4 40 Note 5 0

Lektor Note 1 Note 2 Note 3 Note 4 40 Note 5 0

Fachtechnische Lösungsansätze 200

Ablauforganisation im Projektteam Note 1 Note 2 Note 3 Note 4 40 Note 5 0

Terminsicherung und Effizienz (Moderne Arbeitsmittel) Note 1 Note 2 Note 3 Note 4 40 Note 5 0

Pressespiegel und Lektor 500

Umfang der beobachteten Medien Note 1 Note 2 Note 3 Note 4 50 Note 5 0

Kapazität des Lektors Note 1 Note 2 Note 3 Note 4 5 Note 5 0

"Stamm-"Lektor oder wechselnde Lektoren Note 1 Note 2 Note 3 Note 4 5 Note 5 0

Umfang des Pressespiegels Note 1 Note 2 Note 3 Note 4 5 Note 5 0

Wert der Informationen des Pressespiegels Note 1 Note 2 Note 3 Note 4 5 Note 5 0

Online Portal 400

Übersichtlichkeit Note 1 Note 2 Note 3 Note 4 40 Note 5 0

Intuitivität Note 1 Note 2 Note 3 Note 4 40 Note 5 0

Bedienbarkeit/Nutzerfreundlichkeit Note 1 Note 2 Note 3 Note 4 40 Note 5 0

Auswertungsmöglichkeiten (Suchbegriffe, Zeitraum, Darstellung als PDF oder Grafik etc.) Note 1 Note 2 Note 3 Note 4 40 Note 5 0

Präsentation (Gesamteindruck) 100 Note 1 Note 2 Note 3 Note 4 40 Note 5 0

Leistungspunkte 0

Note 2: Gute Darstellung bzw. Beantwortung, in der auf die Frage eingegangen wurde und im hohen Maße unter Angabe von nachprüfbaren und vertraglich verbindlichen Fakten geantwortet wurde.

60

Die Wertung erfolgt durch die einfache Richtwertmethode. Es entsteht eine Gewichtung im Verhältnis von 50:50 also 50% Leistung und 50% Preis. Bei der einfachen Richtwertmethode wird eine Kennzahl aus dem Quotienten der Leistungspunkte des Angebotes und dem Angebotspreis berechnet. Im Zähler stehen also die Leistungspunkte (LP) und im Nenner steht der Angebotspreis (P). Nach der Division, wird der Quotient mit dem Skalierungsfaktor 100.000 multipliziert. Es bildet sich die Kennzahl, anhand derer der Bieter eine Platzierung (Rang) erhält. Der Bieter mit der besten Platzierung (Rang) erhält den Zuschlag. Gerundet werden die Kennzahlen bis vier Stellen hinter dem Komma. Bitte beachten Sie das der Skalierungsfaktor lediglich dazu dient, die sich ergebenden Zahlen von fünfstelligen Zahlen hinter dem Komma in "ganze" Zahlen zu verwandeln, um anschließend eine leichtere und übersichtlicherere Vergleichbarkeit zu erzielen. Durch den Skalierungsfaktor werden weder Leistungspunkte, Preise oder das Ranking verändert. Formel: (LP / P) x 100.000 = Ergebnis bzw. Rang

LegendeNote 1: Hervorragende Darstellung bzw. Beantwortung, in der auf die Frage präzise und ausführlich eingegangen wurde. In der Antwort wurden nachprüfbare und verbindliche Angaben gemacht, die als Vertragsbestandteil ein Erreichen der genannten Ziele des Auftraggebers in einem besonders hohen Maße gewährleisten.

Note 3: Befriedigende Darstellung bzw. Beantwortung, in der auf die Frage eingegangen wurde und überwiegend unter Angabe von nachprüfbaren und vertraglich verbindlichen Fakten geantwortet wurde.Note 4: Unzureichende Darstellung bzw. Beantwortung, in der auf die Frage nur teilweise eingegangen wurde bzw. in wesentlichen Teilen nur unverbindlich oder ohne Fakten zu benennen beantwortet wurde.Note 5: Unzureichende Darstellung bzw. Beantwortung mit erheblichen Mängeln; auf die Frage wurde nicht oder nur allgemein (unverbindlich, ohne Fakten zu benennen) eingegangen.

100 80 60

75 40 20

100 80 60

100 80 60

100 80 60

80

100 80 60

75

75 40 20

40 2075

100 80 60

100 80 60

Bewertungsskala Pitch (Skalierungsfaktor 100.000)

60

100 80 60

100 80

Pkt.Pkt.Pkt.

Bitte in den farbigen Feldern ankreuzen

100

40 20

200 150 100

Interessensbekundung - Helmholtz Zentrum München€¦ · Des Weiteren soll für das DZD und seine...

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