IPT-Modul: Klassenkassenführung mit ERPaas Adressen 1

1 Modul Adressen

1 Modul Adressen ............................................................................................................ 1

1.1 Adressen erfassen .................................................................................................. 2

1.2 Serienbrief .............................................................................................................. 5

Abbildung 1: Adresseneingabe ............................................................................................ 2

Abbildung 2: Dokumentensteuerung .................................................................................... 3

Abbildung 3: Zusätzliche Fakturaadresse eingeben ............................................................ 4

Abbildung 4: Adressen selektieren ...................................................................................... 5

Abbildung 5: Excelexport für Serienbrief .............................................................................. 5

Abbildung 6: Excelexport Dateistruktur ................................................................................ 6

Abbildung 7: Pfad für die Synchronisation ........................................................................... 7

Abbildung 8: Lokaler Pfad .................................................................................................... 8

Abbildung 9: Erzeugte Excelliste ......................................................................................... 9

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1.1 Adressen erfassen

Die SchülerInnen-Adressen sind gemäss den ECO-Open-Klassenlisten zu erfassen.

Die Klasse ist als Abteilung zu erfassen. Bei den Zusatzinfo sind die Informationen für die Serienbrieferstellung korrekt zu setzen: R Herr Frau Für SchülerInnen, die minderjährig sind, sind auch noch die Elternadressen zu erfassen. Bei notwendigen Elternadressen mit getrennten oder geschiedenen Eltern wird die korrek-te Faktruraadresse durch die Lehrpersonen mitgeteilt. (Volle Vornamen nach Erweiterung des Datenbankfeldes Vorname noch nachträglich eingeben) Achtung: Im Modul Debitoren müssen die Adressen dann auch als Debitoren angemeldet werden.

Abbildung 1: Adresseneingabe

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Zudem ist in der Dokumentensteuerung unter E:\data\client001\data\documents\brief_vorlage.docx zu wählen.

Abbildung 2: Dokumentensteuerung

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Für SchülerInnen, die minderjährig sind, sind auch noch die Elternadressen zu erfassen.

Bei notwendigen Elternadressen mit getrennten oder geschiedenen Eltern wird die korrek-

te Faktruraadresse durch die Lehrpersonen mitgeteilt.

Im Adressmodul kann die vorgängig erfasst Elternadresse bei der fakturaadresse einge-

ben werden.

Abbildung 3: Zusätzliche Fakturaadresse eingeben

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1.2 Serienbrief

Serienbriefe können mit Word erfasst werden. Im Adressmodul von ERPaas können über den Menüpunkt „Adressen drucken / Standardlisten / Adressliste (detailliert) die ge-wünschten Adressen selektiert werden.

Mit der Aktivierung des „Weiterpfeils“ kann die Ausgabeart festgelegt werden. Hier ist (3) Datei zu wählen. Danach ist der voreingestellte Excelexport zu wählen.

Abbildung 4: Adressen selektieren

Abbildung 5: Excelexport für Serienbrief

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Die erzeugte Exceldatei wird dann in das eingerichtete Verzeichnis abgelegt. Achtung: Lokal ist in ein Verzeichnis einzurichten. Dort hinein muss eine leere Exceldatei kopiert werden. Der Pfad ist dann genau zu wählen, damit beim Export die Exceldatei überschrieben wird und die Daten in der Exceldatei abgebildet werden..

Abbildung 6: Excelexport Dateistruktur

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Abbildung 7: Pfad für die Synchronisation

In meinem lokalen Laufwerkt C befindet sich das Laufwerk IPT mit der Datei adres-sen.xlsx. C:\ipt\adressen.xlsx

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Abbildung 8: Lokaler Pfad

Den Ordner habe ich zur Synchronisation im Datenverzeichnis des Mandanten abgebildet. Nun wird ERPaas die Exceldatei adressen.xlsx im Serververzeichnis \data\client.000\data\ipt ablegen. Gleichzeitig wird die Exceldatei dann auf meinem loaklen Laufwerk synchronosiert, so dass ich dann die Exceldatei als Datenquelle für Serienbriefe nutzen kann.

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Obige Excelliste kann dann als Datenquelle für die Serienbreife genutzt werden.

Abbildung 9: Erzeugte Excelliste