IT Katalogmanagement 4 - syracom.de

IT-Katalogmanagement

Steuerungsinstrument für den internen Hard- & Softwarebestand

Publikation | IT Asset Management | Dr. Christopher Schulz

© 2015 SYRACOM AG Part of Consileon Group

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Heutige Organisationen zeichnen sich durch die intensive Verwendung von Hard- und

Software in ihren Geschäftsprozessen aus. Ein systemgestützter IT-Katalog erlaubt es den

Mitarbeiten, sich über die verfügbaren IT-Produkte und -Services im Vorfeld zu informie-

ren und diese von der IT-Abteilung anzufordern. Doch wie sollte ein solcher Katalog im

Optimalfall strukturiert, technisch entwickelt und prozessual eingebunden werden? An-

hand von Beispielen aus der Praxis gibt der Beitrag Antworten auf diese Fragen.

Es ist nicht zu leugnen, dass sich die IT-Abteilungen von Organisationen mit einer wach-

senden Menge von sich immer weiter diversifizierenden Hard- und Software konfrontiert

sehen. Im Jahrestakt bringen Hersteller neue IT-Produkte hervor, nur kurze Zeit später

werden diese von den Abteilungen als fachlich essenziell eingestuft und mit Nachdruck

eingefordert. Trends wie „Bring-Your-Own-Device“ oder die fortschreitende Mobilität der

Endgeräte tragen mithin dazu bei, dass die Gesamtzahl und Varietät der in einer Orga-

nisation eingesetzten IT-Assets buchstäblich explodiert. Als Konsequenz eines überdi-

mensionierten IT-Produktportfolios fällt es Unternehmen zunehmend schwerer, für jeden

Gerätetyp den passgenauen Rund-um-Service anzubieten bzw. nennenswerte Skalenef-

fekte im Einsatz von IT-Produkten zu erzielen.

Nach meinen Erfahrungen ist nur einem Bruchteil der Belegschaft wirklich bewusst, wel-

cher Aufwand und welche Komplexität hinter den von ihnen eingesetzten IT-Assets stehen.

Um sich über verfügbare Hard- und Software zu informieren und diese anzufordern, nut-

zen die Mitarbeiter als zentrale Anlaufstelle einen – zumeist systemgestützten – IT-Katalog.

Als Herzstück des ITIL-Standardprozesses (IT Infrastructure Library) „Service Catalogue Ma-

nagement“ (vgl. [Lou10]) beinhaltet dieses öffentliche Verzeichnis sowohl IT-Produkte als

auch für den Anwender explizit wahrnehmbare IT-Dienstleistungen. Unabhängig davon

sind aus Sicht einer Service-Abteilung alle IT-Produkte zusätzlich an so genannte implizite

Dienstleistungen gekoppelt. Diese dem Anwender im Regelfall verborgenen Services müs-

sen ebenfalls im Zuge von Beschaffung, Betrieb und Entsorgung des IT-Produkts im Hinter-

grund durch den Dienstleister erbracht werden.

Explodierendes IT-Produktportfolio

Aufbau und Inhalte eines IT-Katalogs

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Kategorie IT Grundgerättypen Ergänzung Business Services

A

rbei

tspl

atz

IT

PC Client

■ Desktop PC

■ Notebook

■ Thin Client/Terminal

■ Workstation

■ Software

■ Zubehör (z.B. Tasche)

■ Beratung

■ Aufbau

■ Konfiguration

■ Training

■ Ersatz

■ Umzug

■ Reparatur

■ Verlust-mel-

dung

■ Diebstahl-

meldung

■ Wartung

■ Erweiterung

■ Abbau

■ ...

Telefonie

■ (IP) Festnetztelefon

■ Telefonspinne

■ (IP) Fax

■ Zubehör (z.B. Analog

Telefon- Adapter)

Mobil ■ Handy

■ Smartphone

■ Tablet

■ Mobilfunkvertrag

■ UMTS Kartenvertrag

■ Software

■ Zubehör (z.B. Schutzhülle)

Drucker ■ Drucker

■ Multifunktionsgerät

■ Zubehör (z.B. Duplex-

einheit)

Anzeige-

gerät

■ Monitor

■ Großbildschirm

■ Beamer

■ Videokonferenz

■ Zubehör (z.B. Wandhalter)

Andere ■ Scanner ■ Zubehör (z.B. Papierein-zug)

Indu

strie

IT

PC Client ■ Industrie PC

■ Tough Book

■ Software

■ Zubehör (z.B. Tasche)

Drucker ■ Etikettendrucker ■ Zubehör (z.B. Sprachmo-

dul)

Lesegerät ■ Lesepistole ■ Zubehör (z.B. Speicher)

Tabelle 1 listet typische IT-Produkt und Servicetypen eines IT-Katalogs jeweils für den Büroar-

beitsplatz sowie für das Produktionsumfeld auf. Einer Produktkategorie sind ein oder mehrere

IT-Grundgerättypen zugeordnet, die wiederum durch Zubehör, Software und/oder Vertrags-

werk ergänzt werden. Anwender können nicht für jeden Gerätetyp alle Services anfordern

bzw. werden die IT-Dienste je Typ unterschiedlich ausgeprägt. Die Einweisung für einen im

Office-Umfeld weit verbreitenden PC-Client fällt beispielsweise deutlich kompakter aus als die

Einführungsinformationen zu einem weniger bekannten Etikettendrucker.

Abgesehen von den derzeit populären Gerätetypen wie Smartphones oder Tablets, sind nor-

male Angestellte meiner Ansicht nach mit den – sich in hoher Frequenz ändernden – de-

taillierten technischen Spezifika von IT-Produkten überfordert. Inhaltlich sollte ein lT-Katalog

daher weniger einem technischen Datenblatt als einer für Anwender einfach und schnell

Tabelle 1:

Typische IT-Produkte und

Servicetypen eines IT Katalogs

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Kasten 1: Analyseansatz und Informationsbasis

Basis der in diesem Artikel vorgestellten Erkennmisse ist ein Fallstudien-zentrierter Ansatz,

wie in [Eis07] motiviert. Seit Mitte 2013 ist der Autor Teammitglied in vier sich teilweise

zeitlich und inhaltlich überlappenden Arbeitsplatz-IT-Services-Projekten bei einem interna-

tionalen Automobil-Hersteller. Die Projekteinhalte sind bzw. waren:

■ Ist-Erfassung und Vergleich von gelebten Arbeitsplatz-IT-Services (Organisation, Pro-

zesse, Systeme, Kennzahlen) bei drei Marken des Automobil-Herstellers mir dem Ziel

der Etablierung einer übergreifenden Governance-Funktion.

■ Entwicklung eines Web-Shops auf Basis von „SharePoint 2010“ für jährlich mehr als

6.000 Anforderungen von IT-Produkten und -Services sowie Integration des Shops in

die vorhandene Systemlandschaft.

■ Ablösung einer technologisch veralteten IT-Asset-Management-Applikation, die seit

1984 für die zentrale Verwaltung von mehr als 185.000 aktiv genutzten IT-Assets ein-

gesetzt wird.

Die präsentierten Ergebnisse speisen sich sowohl aus Dokumentenanalyse, Einzelinter-

views und Workshops als auch aus vorangegangenen publizistischen Auseinandersetzun-

gen mit der Domäne (vgl. [Her 14], [Sch 14-a], [Sch 4-bj].

nachvollziehbaren Beschreibung von abgedeckten fachlichen Anforderungen und Funktionen

gleichen. Produktbezeichnungen im Katalog sind hingegen leider nicht nur Schall und Rauch.

ln der Praxis hat sich gezeigt, dass Anwender lieber zu Geräten mit dem Etikett „Classic“ oder

„Business“ greifen, als sich IT-Produkte mit der Bezeichnung „Standard“ oder „Normal“ zu

ordern (siehe Kasten 1).

Selten als Stellhebel des strategischen IT-Managements angesehen, muss dem IT-Katalog

und dessen Verwaltung meiner Auffassung nach eine wertvolle Steuerungsfunktion entlang

den folgen den drei Dimensionen beigemessen werden:

■ Fachliche Dimension: Ein IT-Katalog fungiert als Informationsplattform über die für

den Aufgabenbereich eines Anwenders am besten geeignetste IT-Ausstattung. ■ Technische Dimension: Ein IT-Katalog repräsentiert eine Filterfunktion für die im Un-

ternehmen in Breite und Tiefe eingesetzten Hard- und Software sowie deren Grad an

Standardisierung und Kompatibilität. ■ Kaufmännische Dimension: Ein IT-Katalog ist eine Stellschraube für die von einem

Unternehmen einmalig und wiederkehrend zu tragenden IT-Bestandskosten.

strategisches Steuerungsinstrument

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Rollen und Verantwortlichkeiten

Dem IT-Katalogmanagement der IT-Services sollten diese drei – nicht immer den gleichen

Zielen folgenden – Dimensionen bewusst sein und die Aktualisierung am IT-Produkt- und

Service-Portfolio sollte als zentrale Lenkungsaufgabe mit weitreichenden zeitlichen und or-

ganisatorischen Implikationen angesehen werden.

Abbildung 1 illustriert die wichtigsten Rollen im Management von IT-Katalogen. Dreh

und Angelpunkt ist der Anwender. Dieser informiert sich zu den im Katalog aufgeführten

IT-Produkten und -Services und beauftragt deren Bereitstellung respektive Erbringung. Auf

Seiten des Dienstleisters ist es der Katalogmanager, der mit Unterstützung des Katalogre-

dakteurs Informationen des Katalogs auf kontinuierlicher Basis aktualisiert. In Bezug auf

IT Katalogmanager

Koordiniert und pflegt die durch Produkt und Service Ver-antwortlichen genannten IT Artikel inkl. deren Einsatzzeit-raum, Sicht-, Bestellbarbarkeil und Konfiguration

IT Katalogredakteur

Unterstützt den Katalogma-nager bei Import, Eingabe und Pflege von Katalogdaten

IT Service Verantwortlicher

Verantwortet das Design, Tran-sition Ausführung und Ver-besserung von IT Services inkl. Produkte abgestimmt mit IT Be-triebsdienstleister und Produkt Verantwortlichen

IT Produktverantwortlicher

Verantwortet die Auswahl, In-tegration, Anpassung, Betrieb und Ausphasung von IT Produk-ten abgestimmt mit den Her-stellern

IT Betriebsdienstleister

Erbringt operativ die im IT Katalog aufge-führten IT Services abgestimmt mit Anwen-der u. Service Verantwortlichen

IT KatalogAnwender

Informiert sich zu und bestellt die über den IT Katalog Ange-boten und Services

IT Produkthersteller

Entwickelt und produziert die Hardware und/oder Software die im IT Katalog aufgeführt ist

Abbildung 1:

Rollen und Aufgaben im

Katalogmanagement

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die Eigenschaften der angebotenen IT-Dienste interagiert er dazu eng mit dem IT-Service-

Verantwortlichen, welcher sich wiederum mit den (meist externen) IT-Betriebsdienstleister

sowie den Produktverantwortlichen regelmäßig abstimmt. Schließlich ist es die Aufgabe des

IT-Produktverantwortlichen den Lebenszyklus von Hard- und Software in Zusammenarbeit

mit den jeweiligen Produktherstellern zu begleiten.

In der Praxis werden IT-Produkte mit großem Einsatzvolumen (z.B. Notebooks, Monitore,

Smartphones) häufig von einem Leasinggeber für eine Regellaufzeit von 36 Monaten an-

gemietet. Mittelbar hat dieser Akteur ebenfalls Einfluss auf die im Katalog aufgeführten

Einträge – speziell auf die angegebenen Leasingpreise. Wird der IT-Katalog durch Software

abgebildet muss zudem ein Plattform-Verantwortlicher für den Lebenszyklus des IT-Systems

hinzugezogen werden. Schließlich ist der Einkauf ebenfalls ein wichtiger Spieler, der durch

seine kaufmännische Freigabe mittelbar Einfluss auf einen Kataloginhalt hat.

In großen Organisationen mit einem umfangreichen Portfolio an Hard- und Software sind

die Verantwortlichkeiten für IT-Produkte und -Services sowie die Redaktion des Kataloges

meist auf mehreren Schultern verteilt. So erfolgt der Schnitt des Aufgabenbereichs meist

anhand der Produkte, z.B. nach Grundgerätetypus wie PC Client, Mobilität oder Drucker. Im

Gegensatz dazu sollte nur eine einzelne Person die „Gate-Keeper“-Aufgabe des IT-Katalog-

managers innehaben, d.h. koordinieren und verantworten, welche Produkte und Services

für wen, wann sowie in welcher Ausprägung und Güte bestellbar sind oder nicht.

Da ein Mitarbeiter im Normalfall nicht mehr als zwei bis drei neue Hard- oder Softwarepro-

dukte pro Jahr anfordert, sollte die Bedienung des IT-Katalogs grundsätzlich einfach und

selbsterklärend sein. Anders als seine Verwandten aus dem E-Commerce-Umfeld hat ein

unternehmensinterner IT-Katalog nicht das Ziel, eine Kaufentscheidung für IT-Produkte

oder -Services auf Seiten des Anwenders zu induzieren. Von Interesse ist es vielmehr, einen

Mitarbeiter mit dem richtigen IT-Equipment auszustatten bzw. mittels IT-Diensten best-

möglich zu unterstützen. Somit kann sich dieser auf seine fachlichen Aufgaben konzentrie-

ren und diesen effizient nachgehen.

Navigationsstruktur im IT-Katalog

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Einsatzbereich Linie Typ Formfaktor Zusatz

Office Business Desktop Klein Bildschirmgröße

CAX Notebook Farbe

Premium Mittel

Mobility Workstation Gewicht

Non-office Performance Thin-Client Groß Akkulaufzeit

Tabelle 2 visualisiert beispielhaft die Navigationsstruktur für den Produkttyp „PC Client“

gemäß den für einen Anwender wahrnehmbaren verwendungsspezifischen Gesichtspunk-

ten:

■ Der Einsatzbereich definiert den Verwendungskontext des Produktes. Office steht hier

für Geräte im Bürobereich, CAX für Hardware aus der Konstruktion/Simulation/Mess-

und Versuchstechnik, Mobility für tragbare PC-Clients sowie Non-Office für Computer

aus dem Produktionsumfeld.

■ Die Linie gibt Auskunft über die technische Ausstattung des Produktes (z.B. Prozessor-

taktfrequenz, Arbeitsspeichergröße, Datenspeicherkapazität). Business steht hier für eine

„Brot-und-Butter“ Konfiguration, ausreichend für einen Großteil der Anwender. Geräte

aus der Kategorie Premium und Performance richten sich an Nutzer mit einem Bedarf

nach hoher bzw. bester verfügbarer technischer Ausstattung, z.B. für CAD Applikatio-

nen sowie für Systeme für die technische Berechnung.

■ Der Typ beschreibt die Art des PC-Clients, d.h. stationärer Desktop-Computer, mobiler

Laptop, leistungsstarke Workstation oder als Terminal fungierender Thin-Client.

■ Der Formfaktor definiert die Größe (und damit auch das Gewicht) des PC-Clients, insbe-

sondere relevant für mobile Artikel wie Laptop und Workstation.

■ Unter Zusatz werden weitere fachlich relevante Eigenschaften – z.B. Farbe, Gewicht,

Größe der Bildschirmdiagonale in Zoll oder Akkulaufzeit – aufgeführt.

Bei der Auswahl eines passenden Gerätes legt ein Anwender zunächst den Einsatzbereich

fest. Die Auswahl bestimmt die möglichen Ausprägungen der Linie, die wiederum Auswir-

Tabelle 2:

Beispielhafte Navigations-

struktur für PC-Clients

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Pflege- undFreigabeprozesse

IT KatalogmanagerIT Katalogredakteur IT Service Verantwortlicher

Einkauf

Anlage Freigabe 1 Freigabe 2 Freigabe 3

kungen auf den Typ haben, usw. Per Regellogik wird sichergestellt, dass nicht jede Kom-

bination ausgeprägt werden kann. Aus technischen Gründen kann ein Anwender somit

beispielsweise keinen „CAX Premium Thin Client“ anfordern. Kaufmännisch wiederum wird

die Navigation zu einem kleinen, leichten, aber zugleich teuren Notebook untersagt. Neben

dem Auffinden eines passenden IT-Produkts und -Services per Kategorie sollte der IT-Kata-

log auch eine klassische Freitextsuche für versierte Anwender enthalten. Sollte ein Anwender

keine passende Hard- und Software oder Dienstleistung finden, empfiehlt es sich, für diese

Fälle so genannte Joker-Bestellelemente bereitzustellen. Das sind im IT-Katalog auswählbare

Einträge, die ein Mitarbeiter per Auswahl von Eigenschaften und zusätzlichen Texten kon-

figurieren kann. Der Betriebsdienstleister erhält auf diese Weise bereits einen vollständig

definierten IT-Bedarf und kann diesen dann mit dem Service-Owner strukturiert abstimmen.

Im Regelfall bedingen drei Ursachen die Neuanlage eines IT-Produkts oder Services im

Katalog: ■ Ein Produkthersteller offeriert ein völlig neues bzw. ein Nachfolgerprodukt, das der

Produktverantwortliche als organisationsrelevant einstuft. ■ Eine wachsende Zahl von Anwendern fordert die Listung eines am Markt erhältlichen

IT-Produkts bzw. weiterer Services. ■ Der Einkauf besteht auf dem Wechsel zu einem günstigeren IT-Produkt oder auf dem

Wegfall eines kostspieligen Services.

Abbildung 2 zeigt den Freigabeprozess für Katalogeinträge, wie er in mehreren Projekten

zu beobachten war. Nach Anlage des Katalogeintrags durch den Redakteur überprüft der

IT-Katalogmanager die inhaltliche Qualität der Ergebnisse, d.h. die Beschreibung und Prä-

sentation des Produkts oder Services. Nach der Freigabe liegt in einer zweiten Stufe dem

IT-Service-Verantwortlichen der Eintrag vor, der diesen in Absprache mit dem Produktver-

antwortlichen aus fachlicher und technischer Perspektive validiert. Die finale Genehmigung

Abbildung 2:

Dreistufiger Freigabeprozess

für neue IT-Katalogeinträge

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Kasten 2: Systemtechnische Unterstützung eines IT-Katalogs

Die systemtechnische Umsetzung eines IT-Katalogs sollte sich an den fachlichen Anforde-

rungen der Nutzer, dem Organisarionskontext, der Anzahl der IT-Produkte und -Services

sowie den zu erwartenden Verwendungsmengengerüsten orientieren. Wo für Organisa-

tion A ein im Intranet abgelegtes Informationsblatt ausreicht, benötigt Organisation B ein

auf Web 2.0 basierendes Katalogverwaltungsportal, das die Anwender ebenfalls per Smart-

phone und Tablet erreichen können. In der Praxis bestätigt sich dieser Umstand: In unseren

Projekten sind uns neben selbstentwickelten Java- und IBM Lotus-Notes-Katalogen Lösun-

gen aus den Häusern Microsoft, ServiceNow und Atlassian begegnet.

Fachliche Anforderungen und technische

Umsetzung

erfolgt durch den Einkauf mir kaufmännischem Fokus. Eine Ablehnung durch eine der drei

Instanzen kann nur begründet erfolgen und bewirkt, dass der Katalogredakteur den zu-

rückgewiesenen Eintrag im IT-Katalog anpassen muss. Mir der letzten Freigabe erfolgt die

automatische Freischaltung des IT-Produkts bzw. der Services im Katalogsystem (siehe „Sys-

temlösungen“ in Kasten 2).

Zur operativen Erleichterung der Anpassung von bestehenden Katalogeinträgen sollte vorab

für jedes einzelne Datenfeld eines IT-Grundgerättyps und IT-Services entschieden werden,

welche Kritikalität dieses besitzt und welche Rolle Änderungen vornehmen darf. Sind die

Auswirkungen bei leichten textuellen Anpassungen einer Produktbeschreibung durch den

Redakteur noch überschaubar und ist die Operation damit ohne Review zulässig, so müssen

Modifikationen am Preis, an der Sichtbarkeit und Bestellbarkeit, am Lieferanten oder an der

Finanzierungsart eines Katalogeintrages erneut den Freigabeprozess durchlaufen.

Ein IT-Katalog enthält Produkte und damit verbundene Dienstleistungen. Beides sind so ge-

nannte Bestellelemente, die ein Anwender anfordern kann. Im Klassendiagramm der Unified

Modeling Language (UML) in Abbildung 3 ist dies mittels Vererbung zwischen der gene-

rellen Klasse „Bestellelement“ und den spezielleren Klassen „IT-Produkt“ und „ IT-Service“

0..1

1 1

1

2

1.. 1..Bestellelement Verwendung Bundle

EinsatzterminIT ServiceIT Produkt

Abbildung 3:

Konzeptionelles UML

Klassendiagramm für

einen IT-Katalog

10



illustriert. Neben diesen grundsätzlichen Eigenschaften haben Nutzer und Dienstleister an

die Kataloginhalte folgende Anforderungen: ■ Sichtbarkeit: IT-Produkte sind nur für einen definierten Zeitraum im IT-Katalog sichtbar.

Während des Zeitfensters sind die Produkte nicht unbedingt bestellbar. Katalogmanager

und Redakteur haben so die Möglichkeit, bereits Einträge im Vorfeld im IT-Katalog ein-

zupflegen.

■ Bestellbarkeit: Sichtbare IT-Produkte können nur während eines definierten Zeitraumes

im IT-Katalog angefordert werden. Somit wird sichergestellt, dass keine Hard- oder Soft-

ware angeboten wird, deren Lebenszyklus bereits überschritten ist.

■ Vorgänger/Nachfolger-Beziehungen: Ein Anwender kann für IT-Produkte Vorgänger und

Nachfolger einsehen und somit gezielt Folge-Equipment seiner aktuell eingesetzten IT-

Assets bestellen.

■ Bundeling: Ein Anwender kann Bündel (Bundles) bestellen, die eine definierte Menge an

optionalen, verpflichtenden oder auswählbaren IT-Produkten und Services enthalten, die

kompatibel zueinander sind. Dies erleichtert dem Mitarbeiter die Bestellung von tech-

nisch kompatiblen und fachlich sinnvollen Kombinationen von IT.

Konträr zu Web-Vertretern wie Amazon und Co. sind Assoziationsanalysen (z. B. für Cross-

Marketing-Zwecke, vgl. [Ban08]) für die Optimierung organisationsinterner IT-Kataloge weni-

ger von Bedeutung. Wie bereits angesprochen, steht im Zentrum des Katalogmanagements

die rollenspezifische Ausstattung mit IT-Equipment und nicht der Verkauf von Produkten.

Für den Anwender interessante Informationen wie aktuelle Lagerbestände oder voraus-

sichtliche Bereitstellungszeit sind in einem kommerziellen Umfeld von großer Bedeutung. In

Unternehmen lohnt es sich jedoch meiner Meinung nach nur selten, das interne IT-Katalog-

system aufwändig mir den Warenwirtschaftssystemen des externen Betriebsdienstleisters

zu verknüpfen. Sinnvoll ist hingegen eine Schnittstelle zum IT-Asset Managementsystem

als Datenspeicher für die vom Anwender eingesetzte Hard- und Software. Dem Anwender

können somit die zu seinen Gerätetypen kompatiblen Ergänzungen angezeigt werden. Zur

Erfüllung der oben formulierten Anforderungen müssen die Entitäten Bestellelemente, IT-

Produkte und IT-Services um eine Assoziationsklasse „Verwendung“, eine reflexive Assozi-

ation für Produkte sowie um eine Klasse „Bundle“ und „Einsatztermin“ erweitert werden

(siehe Abbildung 3).

11



Verwendung Nachfolger

Bestellelement

Einsatztermin

Bundle

Bundlenr. Bestellelementnr.

Bestellelementnr. Bezeichnung Hersteller

Bestellelement_1

Bestellelement_2Bestellelement_1

Bestellelement_n Bestellelement_n+1

Bestellelement_2

Bestellelement_1

Bestellelement_n

Bestellelement_2

Bestellelement_1

Bestellelement_2

Bestellelement_3

Bestellelement_4

Bundle_1

Bundle_1

Bundlenr.

Vorgänger Nachfolger

Start Ende

Bundle_1 Termin_1 Termin_2

Bundle_2 Termin_3

Termin_1

Terminnr. Sichtbar

01.01.15

15.01.16

01.03.15

15.01.15

31.12.15

15.03.15

Bestellbar

Termin_2

Termin_3

Termin_n

Bundle_n

Bundle_2

Bundle_2 M

O

W1

W1

...

Typ

Abbildung 4 zeigt beispielhaft, wie ein auf dem UML-Klassendiagramm basierendes Objekt-

modell in der Praxis auf ein relationales Datenschema abgebildet werden kann.

Die Relation „Bestellelement“ enthält dabei die IT-Produkte und -Services sowie deren

Stammdaten, wie die Eigenschaften „Hersteller/Dienstleister“, „Modell“, „Typ“ usw. Sowohl

Produkte als auch Services sind durch eine einmalige Nummer eindeutig identifiziert. Mit

Hilfe dieser Kennung erfolgt in der Tabelle „Nachfolger“ eine Verknüpfung zwischen min-

destens einem Bestellelement und genau einem Nachfolger.

Darüber hinaus werden die Bestellelemente durch die Relation „Verwendung“ einem oder

mehreren Bundles zugeordnet. Ist dabei in der Spalte „Typ“ ein „O“ angegeben, so sind die

IT-Produkte bzw. -Services für das Bundle optional und können daher fakultativ hinzuge-

fügt werden (z. B. Bildschirmsicht-Schutzfolie für ein Notebook). Konträr zu diesen Kann-

Positionen steht ein „M „ für „Muss“, d. h. ein verpflichtendes Bestellelement (z. B. Netzteil

für ein Notebook). Stehen in der Spalte „Typ“ hingegen ein „W“ sowie eine Nummer, muss

der Nutzer aus einer Auswahl von mindestens zwei Bestellelementen wählen (z. B. entweder

Standardtasche oder Tragerucksack für ein Notebook).

Abbildung 4:

Beispielinstanz für ein

relationales Katalog-

Datenmodell

12



Schließlich verweisen die in der Relation aufgeführten Bundles auf Einsatztermine für die

Sicht- und Bestellbarkeit, wobei eine Unterscheidung zwischen Start- und Enddatum erfolgt.

Alle vier Werte sind in der gleichnamigen Tabelle „ Einsatztermin“ abgelegt, im Beispiel in

Abbildung 4 fungiert „Termin_1“ als Beginn und „Termin_2“ als Ende der Sicht- und Bestell-

barkeit von Bundle 1. Vorteil dieses Verfahrens ist die direkte Verkettung von Einsatzzeiten.

Über den IT-Katalog ist ein Produkt solange bestellbar, bis der Termin erreicht ist, zu dem

das Lager gemäß der Prognose leer sein sollte. Direkt im Anschluss an diese Periode ist ein

Alternativprodukt verfügbar, das nahtlos an den Einsatzzeiten des Vorgängers anknüpft

In Zeiten technologischer Vielfalt und einer stetig wachsender Anzahl von IT-Assets pro

Mitarbeiter müssen Organisationen das IT-Katalogmanagement als strategischen Stellhebel

begreifen und zu ihrem Vorteil nutzen. Als internes Fenster zu den von einer Organisation

angebotenen IT-Produkten und -Services erfüllt ein IT-Katalog eine fachliche, technische und

kaufmännische Filterfunktion. Dieser sollten Unternehmen hohe Bedeutung zumessen. Ein

Katalog von hoher Qualität führt zu gut informierten Mitarbeitern, korrekten Bestellungen,

kontrollierten Hard- und Softwareausgaben sowie einem standardisierten IT-Produktport-

folio.

Fazit

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Mein Dank geht an Michael Günther, Mirarbeiter der MAN Truck & Bus Deutschland. In sei-

ner Rolle als IT-Karalogmanager half er, mit seinem kritischen Review und seinen Fragen die

Qualität des Beitrags zu verbessern.

Danksagung

Der AutorDr. Christopher Schulz ist Senior Consultant bei der SYRACOM

Unternehmensgruppe. Zu seinen Schwerpunkten gehören das IT-

Service-Management und das Requirements-Engineering. ln bei-

den Disziplinen hat er langjährige Projekterfahrung, deren Erkennt-

nisse er regelmäßig publiziert.

Dieser Artikel beleuchtete den Aufbau, die Inhalte, Pflegeprozesse sowie die konzeptionelle

Realisierung von IT-Katalogen. Als erstes Glied in der Kette eines Anforderungsprozesses

legt er damit einen Grundstein für die intra-organisatorische Anforderungserfüllung, d.h.

das Nachkommen von durch die Anwender gestellten Serviceanforderungen.

[Ban08] U. Bankhofer, J. Vogel, Datenanalyse und Statistik, Kapitel 17: Assoziationsanalyse,

Springer, 2008

[Eis07] K.M. Eisenhardt, M. E. Graebner, Theory Building from Cases: Opportunities And

Challenges, in: Academy of Management Journal, 50 (1), 2007

[Her14] J. Herzberg, C. Schulz, A. Tannert, IT-Asset-Management: Schlüssel-Service zum

Umgang mit der Arbeitsplatz IT, in: Wirtschaftsinformatik & Management 4/2014

[Lou10] M. O‘Loughlin, The Service Catalog: A Practioner Guide, Van Haren Publishing, 2010

[Sch 14-a] C. Schulz, IT-Asset-Management: Große Hard- und Softwarevolumen richtig pla-

nen und managen, in: OBJEKTspektrum 3/2014

[Sch14-b] C. Schulz, Kennzahlen für das Management von Arbeitsplatz IT-Assets-Bericht aus

der Praxis, in: MetriKon, Stuttgart 2014

Literatur und Links

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Kontakt:

Christopher Schulz

SYRACOM AG

Otto-von-Guericke-Ring 15

65201 Wiesbaden

Tel: +49 6122 9176 - 0

www.SYRACOM.de

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