IT-Projektmanagement, Vorlesung Sommersemester 2013 Prof. Dr. Herrad Schmidt SS 13 Kapitel 6 Folie 2...

Kapitel 6

Informationsmanagement im Projekt

IT-ProjektmanagementSS 2013Prof. Dr. Herrad Schmidt

IT-Projektmanagement, Vorlesung Sommersemester 2013

Prof. Dr. Herrad SchmidtSS 13

Kapitel 6Folie 2

6 Informationsmanagement im Projekt

Informationsmanagement befasst sich mit der Gestaltung und Steuerung der Kommunikation, der Informationsverarbeitung und-dokumentation.

Es ist zu regeln, wer, wann, welche Information in welcher Form zugestellt bekommt und wie sie weiterzuleiten ist (formelle Informationswege).

Das Informationsmanagement ist ziel- und entscheidungsorientiert.

Begriffe:

Informationsart: schriftlich oder mündlich

Informationsträger: Telefon, Tonträger, Email, Fax, Brief, Bericht, WWW-Seiten, Bücher, etc.

Allgemeine Information: keine Reaktion des Empfängers erforderlich

Berichterstattende Information: veranlasst eine Reaktion

Anweisende Information: kommuniziert Entscheidungen.



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Festlegungen zur Informationserstellung:

Form der Weitergabe

Art der Darstellung

Vollständigkeitsgrad

Detaillierungsgrad

Aktualität

Periodizität

Informationsart

Tooleinsatz

2 Aspekte sind im Rahmen des Projektmanagements relevant:

Die Aufgabenträger benötigen Informationen (zweckgerichtetes Wissen), um ihr Aufgabenpaket erledigen zu können.

Der Projektablauf und das Produkt bzw. die Entwicklung müssen dokumentiert werden.



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Projekt-Informationssysteme

Zur professionellen Projektdurchführung und –kontrolle gehören die im folgenden beschriebenen Projekt-Informationssysteme, die beim Projektanfang definiert und institutionalisiert werden müssen. Sie sind mit den Beteiligten abzustimmen und als Bringschuld zu verstehen.

Projektdokumentation Berichtswesen

Abwicklungs-dokumentation

System- bzw. Produktdokumentation

Besprechungen

Projekt-Informationssysteme

Benutzer-dokumentation

Wartungs-dokumentation

Konfigurations-management

Betriebs-dokumentation

Projektsitzungen PräsentationenDialoge



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Projektdokumentation

Im Rahmen der Projektarbeit fallen eine Vielzahl von Dokumenten an:Konzepte, Pläne, Berichte, Protokolle, Spezifikationen, Listen, Muster, Programmbeschreibungen, etc.

Deren Dokumentation dienen

der Kontrolle

der rechtlichen Absicherung

der Nachweispflicht

der laufenden Informationsbereitstellung

der Sicherung des Wissens und der Auswertung.

Ein Teil der Dokumentation gehört zum Vertragsgegenstand bzw. Projektergebnis.

http://www.projectcartoon.com/cartoon/3

http://www.projectcartoon.com/cartoon/3



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Voraussetzung für ein effizientes Dokumentenmanagement ist eine praktikable Dokumentationsordnung, die das Einordnen und Finden erleichtert und den Verlust von Informationen verhindert. Der Normenausschuss Informationsverarbeitung des deutschen Instituts für Normung hat eine Reihe von Dokumentationsnormen erarbeitet, die den Inhalt und Aufbau beschreiben.

Beispiele:

DIN 66230 beschreibt den Inhalt und den Aufbau der Dokumentation von Software-Programmen.

DIN 66231 beschreibt den Inhalt und den Aufbau einer Programmentwicklungsdokumentation in Form eines phasenorientierten Projektablaufs.

DIN 66232 dient der Beschreibung von Datenobjekten.



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Festlegungen im Rahmen des Dokumentenmanagements:

die Ordnungskriterien und Gliederung

die Darstellungstechniken

Gegenstände der Dokumentation

Aufbewahrungsform

Änderungsdienst

Aktualisierung und Dauer

Aufbewahrungsort

Es empfiehlt sich der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), siehe z.B. http://www.easy.de/:

http://www.easy.de/



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Abwicklungsdokumentation:

Dazu gehören Dokumente, die die Projektplanung, -führung,-durchführung, Fortschritts- und Qualitätskontrolle betreffen sowie Strategie- und Entscheidungspapiere, Aufträge etc., d.h. Dokumente, die nicht das Produkt selbst betreffen, die aber dauerhaft den Projektverlauf dokumentieren. Sie sind im wesentlichen statischer Natur.

Im einzelnen gehören dazu: Projektauftrag, Phasendokumente, Pflichtenheft, Zielbeschreibung, Budgetanträge, Pläne, Arbeitsaufträge, Protokolle, etc.

System- bzw. Produktdokumentation:

Dazu gehören Dokumente, die für Wartung, Betrieb, Nutzung und Weiterentwicklung des neuen Systems/Produkts notwendig sind. Bei externen Projekten werden diese Dokumente dem Auftraggeber bei Projektabschluss ausgehändigt.



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Benutzerdokumentation:

Anforderungen an das Systemumfeld

Systembeschreibung

Benutzerhandbuch

Online-Hilfe

Fehlerhandbuch

Betriebsdokumentation:

Sie dient der Aufrechterhaltung des Betriebs.

Sie besteht aus:

Installationshandbuch

Konfigurationshandbuch

Notfallplan



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Wartungsdokumentation:

Sie dient als Basis für die Weiterentwicklung, den Änderungsdienst und die Fehlerbeseitigung.

Sie enthält:

Architektur- bzw. Konstruktionsdarstellung

Modul- bzw. Funktionsbeschreibungen

Schnittstellen

Listings

Testkonzepte und -protokolle



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Berichtswesen

Das Berichtswesen beinhaltet die Erstellung des schriftlichen Rapports. Es regelt den Informationsfluss während des Projektverlaufs.

Kennzeichen:

Grundlage für Kontroll- und Steuerungsmaßnahmen

dient der Kommunikation zwischen Teammitgliedern und zur Umwelt

knapp und ergebnisbezogen

einheitlicher Aufbau

Objektivität

Dokumentarten des Berichtswesens:

Projektfortschrittsbericht

Pendenzenbericht (unerledigte Arbeiten)

Planungsbericht

Qualitätsbericht

…



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Quelle: Burghardt [1997]



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Praxisbeispiele:



Kapitel 6Folie 14

Praxisbeispiele:



Kapitel 6Folie 15

Praxisbeispiele:



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Besprechungen

Projektsitzungen: Sie dienen der gegenseitigen Kommunikation. Sie werden turnusmäßig oder ad hoc einberufen.

Einladung der Betroffenen

Traktandenliste

Zielsetzung

Ergebnisse

Protokoll

Sitzungsarten:

Kick-off-Sitzung

Kontrollsitzungen

problem- bzw. lösungs-bezogene Sitzungen

Krisensitzungen

ProjektabschlusssitzungQuelle: http://roydelgadoblog.blogspot.com/2007/10/medical-economics-cartoon.html

http://roydelgadoblog.blogspot.com/2007/10/medical-economics-cartoon.html





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Dialoge:

Einzelgespräche

Telefonate

informelle Gespräche

gesellschaftliche Anlässe

Präsentationen:

Ergebnisdarstellung

Informationsvermittlung

Meinungsbildung/Überzeugung

Entscheidungsfindung© D. Bernstein: “Die Kunst der Präsentation”



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Änderungsmanagement

Änderungsanträge während des Projektablaufs werden über das Änderungsmanagement (Change Control) verwaltet, durchgeführt und gesteuert.

Das Änderungsmanagement beschreibt Prozesse und Aufgaben, um Änderungen an Produkten kontrolliert und dokumentiert vorzunehmen.

Es dient der Transparenz und der Kontrolle von Kosten, Zeit und Ergebnis.

Ursachen für Änderungsanforderungen:

Anforderungsänderungen vom Auftraggeber

Fehlplanungen

Fehler in der Durchführung

technische Probleme oder technologischer Fortschritt

Gesetzesänderungen

Marktsituation, u.v.m.



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Prozess:

Erfassen und kategorisieren eingehender Änderungen

Change Request erstellen

Betroffene Funktionen identifizieren

Auswirkungen neuer Anforderungen analysieren

Change Request bewerten (Budget, Termin, Risiko)

Über Annahme oder Ablehnung entscheiden

In die Releaseplanung integrieren (priorisieren)

Bearbeitung veranlassen und Änderung durchführen

Versionen kontrollieren

Praxisbeispiel: siehe Seite 52 und 53 aus: http://swt.cs.tu-berlin.de/lehre/seminar/ss07/folien/RequirementsManagement_Gruppe7.pdf

Es folgen Praxisbeispiele von viadee:

http://swt.cs.tu-berlin.de/lehre/seminar/ss07/folien/RequirementsManagement_Gruppe7.pdf



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Kapitel 6Folie 24

Konfigurationsmanagement

Dem Konfigurationsmanagement kommt besonders bei Software-Projekten bzw. technischen Projekten große Bedeutung zu.

Das Ziel besteht darin, jederzeit eine aktuelle Version (Konfigura-tion) des Produktes zu verwalten und allen Beteiligten zur Verfügung zu stellen.

Eine Konfiguration ist die Beschreibung und der Zustand eines Systems durch die Definition und Realisation seiner Komponenten, der Eigenschaften, der Schnittstellen und die Dokumentation.

Im Entwicklungsprozess ist die Konfiguration ständigen Änderungen unterworfen. Einen bestimmten Zustand der Konfiguration nennt man Version.

Das Konfigurationsmanagement wird i.d.R. toolunterstützt durchgeführt.

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