Wissens- und Informationsmanagement im ERP-Projektgeschäft

Rudolf Obholzer, Terna Marketing

Inhalt

Unternehmensinformation

Ausgangslage

Zielsetzung

HELIOS – Terna Informationsmanagementplattform

Grundstruktur

Internes Wissens- und Informationsmanagement

HELIOS Intranetportal

Wissens- und Informationsmanagement im Projektgeschäft

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Das Unternehmen

Terna GmbH – Zentrum für Business Software

4 Jahre4 Standorte60 Mitarbeiter

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ternaWien

ternaNürnberg

ternaInnsbruck

ternaZug

Differenzierung

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IT

ERP GPMEnterprise Ressource

Planning

Informationstechnologie

Geschäftsprozess

Management

Terna Struktur

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GeschäftsprozessmanagementAnalyse, Optimierung, Softwareauswahl

IT Beratung

TechnologieHardware, Netzwerke, Datenbanken, kundenspez. Entwicklung in Java, .Net, X++

M3 Dynamics AXSupportWartung

Terna Kernkompetenzen

InformationstechnologieStrategische IT-BeratungImplementierung und Optimierung InfrastrukturSoftwareentwicklung

Geschäftsprozesse Analyse und OptimierungProcess4.biz

International führende ERP-LösungenVertriebImplementierungSupport/Wartung

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Inhalt

Unternehmensinformation

Ausgangslage

Zielsetzung

HELIOS – Terna Informationsmanagementplattform

Grundstruktur

Internes Wissens- und Informationsmanagement

HELIOS Intranetportal

Wissens- und Informationsmanagement im Projektgeschäft

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Ausgangslage

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Papier, Akten File-Server, Gruppenlaufwerke Textverarbeitung, Tabellen

Mensch, Mitarbeiter

Outlook, E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben

Datenbanken

Papierkorb

Software

CRM

Intranet

ERP Extranet

WikiDMS

Internet

BI

Ausgangslage - Arbeitszeitnutzung

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Besprechungen20%

Generieren von Daten40%

Unterbrechungen / Störungen10%

Suchen von Informationen30%

Ausgangslage – Informationspotential

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Quelle: “The Knowledge Worker Investment Paradox” Gartner research Juli 2007

Viele der digitalen Informationen stehen auf individuellen Festplatten oder persönlichen Dateien.

Mitarbeiter bekommen relevante Information direktvon anderen Benutzern

Die einzelnen Menschen sind im Eigentum des Wissens– verlassen sie das Unternehmen, ist auch das Wissenverloren.

Inhalt

Unternehmensinformation

Ausgangslage

Zielsetzung

HELIOS – Terna Informationsmanagementplattform

Grundstruktur

Internes Wissens- und Informationsmanagement

HELIOS Intranetportal

Wissens- und Informationsmanagement im Projektgeschäft

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Zielsetzung von HELIOS

zentrale und umfassende Informations- und Wissensverwaltung im Unternehmen schaffenVereinigung und Integration der Informationen verschiedenster Systeme und Technologien im Unternehmen auf eine Plattformzentrale Portallösung für einfachen, schnellen InfozugangKommunikationsplattform für Mitarbeiter, Kunden und Partner schaffenInformationen zugänglich machen und archivierenWorkflow, Workflowketten und FreigabeprozesseIntegriertes Formularmanagement für die Organisation Launch- und Linkportal für verteilte Anwendungen Gobale Volltext-Suchportale über alle Informationsbereiche

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Zielsetzung von HELIOS

E-Mail Verkehr reduzierenMitarbeiter informieren, motivieren und einbindenDokumentenarchivierung und Ablage Versionierung von Inhalten und DokumentenAktives Informationsmanagement (RSS, Notifications)Reporting auf Basis von eingepflegten Inhalten KPI-Portale und Übersichten

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Inhalt

Unternehmensinformation

Ausgangslage

Zielsetzung

HELIOS – Terna Informationsmanagementplattform

Grundstruktur

Internes Wissens- und Informationsmanagement

HELIOS Intranetportal

Wissens- und Informationsmanagement im Projektgeschäft

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HELIOS - Struktur

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Papier, Akten

File-Server, Gruppenlaufwerk

TextverarbeitungTabellen

MenschMitarbeiter

Outlook, E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben

DatenbankenVernichtet Software

CRM

Intranet

ERP

Extranet

Wiki

DMS

Internet

BI

Sharepoint Portal Server - Bereiche

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Sharepoint Struktur

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Team

Abteilung

Unternehmen

Extranet

Internet

Individuell

Business Applications

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Sharepoint – Projektablauf

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Step-1: Grundstruktur aufbauenAnalyse der Unternehmensinformationen (IST-Analyse)Konzipierung und Definition der InformationsstrukturierungAusarbeitung der Plattformen, Berechtigungen und WorflowsInstallation der Sharepoint Plattform, InfoPath und BackOffice als Basis Anlage der Informationsstrukturen (Plattformen, Portale, Bibliotheken)

Step-2: Informationsabbildung und IntegrationTransfer der Informationen in SharepointAblöse und Erstellung von Formularen und integr. Anwendungen Anbindung von Zusatzdatenbanken über BDC (Definitions)Anbindung von Informationen aus dem ERP-System (WebParts, etc.)ggf. Modifikationen auf individuelle Bedürfnisse

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Inhalt

Unternehmensinformation

Ausgangslage

Zielsetzung

HELIOS – Terna Informationsmanagementplattform

Grundstruktur

Internes Wissens- und Informationsmanagement

HELIOS Intranetportal

Wissens- und Informationsmanagement im Projektgeschäft

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Informationen im Marketing/Sales

Informationsinput Internet:Eigene Website

AnfragenAnalyse

NewsletterNews-RSS-FeedsAuswahlportaleBlogsForenSoziale Netzwerke(z.B. XING, Twitter, …)

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Informationen im Marketing/Sales

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Informationsinput Mensch:TelemarketingMarketingEvents/KampagnenMessenPersönliche Kontakte

Informationen im Marketing/Sales

Inputfaktoren

Internet Mensch sonstige

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ERP/CRM System

Inhalt

Unternehmensinformation

Ausgangslage

Zielsetzung

HELIOS – Terna Informationsmanagementplattform

Grundstruktur

Internes Wissens- und Informationsmanagement

HELIOS Intranetportal

Wissens- und Informationsmanagement im Projektgeschäft

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HELIOS - Intranet

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„HELIOS“ steht für eine zusammenfassende, um einen gemeinsamen zentralen Kern strukturierte Umgebung für Wissens- und Informationsmanagement im Unternehmen.

HELIOS - Übersicht

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HELIOS

HELIOS/operativ

Interne Projekte Administration

IT Marketing/Sales

Dynamics AX Lawson M3

HELIOS/central

Kunden Projektmanagement

externer Zugriff

HELIOS/management

BI/KPI

Statistiken

Mitarbeiterinfo

HELIOS/mySite

Social Network

Mitarbeitermatrix

Search Workflows

DMS

Aufbau HELIOS Portale

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Ankündigungen und Neuigkeiten (neue Mitarbeiter,Geburtstage, usw.)Persönliche Aufgaben (über alle Portale hinweg)

Projektportal

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ProduktentwicklungsportalÜbersicht und Planung der in Entwicklung befindlicher interner Projekte und neuer Produkte

jeder MA hat die Möglichkeit den Stand der Entwicklung der verschiedenen Produkte zu verfolgen und kann sich einbringen

Administrationsportal

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Administrationsportal

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HELIOS Administration

Mitarbeiterportal

Reisekostenabrechnung

Dokumente/Vorlagen

Urlaubsantrag

Mitarbeiter Wiki

Kundenportal

Projektanträge

Gutschriftenantrag

Dokumente/Vorlagen

Kunden Wiki

Partnerportal

Dokumente/Vorlagen

Partner Wiki

Logodatenbank

Mitarbeiter WIKI

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IT Portal

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Sales/Marketing Portal

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Sales/Marketing Portal

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Outlook Integration

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Veranstaltungsplanung

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Produktportal

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Alle Informationen zur ERP Lösung und sämtliche Projekterfahrungen

Modifikationsübersicht

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Direkte Integration ins Ticketsystem

Inhalt

Unternehmensinformation

Ausgangslage

Zielsetzung

HELIOS – Terna Informationsmanagementplattform

Grundstruktur

Internes Wissens- und Informationsmanagement

HELIOS Intranetportal

Wissens- und Informationsmanagement im Projekt

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Wissen im Projektmanagement

Wissen ist in Kontext gebrachte, handlungs- und entscheidungsrelevante Informationen

Praktische Wissen = Wissen allgemein und die Anwendung des WissensErfahrung = Anwendung des Wissens aus früheren Erfahrungen

Wissen ist dabei meist an Personen gebundenweil es von der Person entwickelt, angewandt und transferiert wirdweil Wissen Macht darstellt

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Wissen im Projektmanagement

Aufgabe des Wissensmanagement in Projektmanagement:Individuelle Zugänge zu Wissen schaffenGrundwissen dokumentierenSpezialwissen über die Projektbeteiligten weiterzugebenMöglichkeiten/Anreize zur Wissensteilung schaffen

Voraussetzungen:Technologische Plattform mit Tools

Einfach zu bedienen und zu lernenIntegrationsmöglichkeiten anderer Systeme

Motivation und Wille der beteiligen PersonenVerankerung auf Führungsebene

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Wissen im Projektmanagement

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Projektauftrag Projektstart Projektcontrolling Projektkriese Projektabschluss Projektevaluierung

Projektstart erfordert am meisten WissenAm Ende des Projektes kann sehr viel Wissen für die nächsten Projekte gewonnen werden.

Lessons learnedEvaluierung der Ziele

Wissen im Projektmanagement

MultiprojektmanagementDurch HELIOS/central PlattformLernen von vorherigen ProjektenIntegration von Projektmanagementerfahrungen in die unternehmensweite HELIOS/operative Basis.

Strategische Nutzung von projektübergreifenden WissenVernetzung vom „Know How“ aller ProjektmitarbeiterSchneller Zugang zu Informationen und Lösungen

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Wissen im Projektmanagement

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Wissen im Projektmanagement

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Wissen im Projektmanagement

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AllgemeinesProjektmanagementmaterial:ProjektorganisationProjektplanProjekthandbuch

sämtliche Projektprotokolle

Wissen im Projektmanagement

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Prozessdefinitionen (mit Integration ins Process4biz)

Wissen im Projektmanagement

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Wissen im Projektmanagement

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HELIOS/management

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HELIOS/mySite

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