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Intelligente, SAP-integrierte Lösungen für Ihre Geschäftsprozesse

It‘s simple. It‘s digital.

xSuite for SAP Eine starke Basis für Ihren Erfolg

Gute Beratung fängt mit Fragen anAm Anfang eines jeden Projektes steht die intensive Bedarfsprüfung in Ihrem Unternehmen. Bereits in dieser Phase erhalten Sie durch unsere erfahrenen Berater unterstützend Informationen und Vorschläge zur Vorgehensweise.

Aus Fragen werden AntwortenUnser Portfolio beinhaltet hochgradig standardisierte Lösungspakete. Diese erfüllen bereits im Auslieferungs-standard, dank des starken Leistungsumfangs, einen Großteil der häufig gestellten Anforderungen. Werden in der Bedarfsprüfung bei Ihnen zusätzliche Leistungsmerk-male festgestellt, werden diese im Rahmen der Konzept-phase konkretisiert und mit Ihnen detailgenau doku-mentiert.

Antworten werden zu LösungenIn der Projektumsetzung ensteht Ihre passgenaue Lösung. Unsere Consultants fügen die WMD-Standard-lösungen mit Ihrem individuellen Anforderungskatalog zusammen. Sehr viele Spezialkonfigurationen werden dabei über Customizing erreicht. Zusätzlich besteht bei Bedarf die Möglichkeit der Erstellung von User Exits.

Durchdachte Lösungen bringen ErfolgUnsere Lösungspakete greifen ineinander und lassen sich funktionsübergreifend miteinander kombinieren. Nach dem Baukastenprinzip starten Sie mit einem Modul und erweitern nach Bedarf.

• Starke Basis mit großem Funktionsumfang

• Benutzerfreundliche, leicht bedienbare Oberflächen

• Transparenz über alle Prozesse

• Lösungsmodule lassen sich funktional verknüpfen

• Option einer revisionssicheren Archivierung aller Dokumente

• Förderung abteilungsübergreifender Zusammenarbeit

• Umfassende Anwendungsberatung

• Eigenes Support-Team am Standort Ahrensburg für den DACH-Bereich

• Internationaler Support wird durch WMD-Teams in Europa und Asien gewährleistet

Ihre Vorteile auf einen Blick

Wir bieten Ihnen mit der Produktfamilie xSuite for SAP automatisierte, leistungsfähige und intuitive Lösungspakete zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse innerhalb von SAP. Die WMD bietet seit 1994 eine vollständige Bandbreite an Dienstleistungen und Produkten für anspruchsvolle Kunden. Zur Erreichung einer hohen Kundenzufriedenheit gehen wir konsequent lösungsorientiert vor.

PROCUREMENT ORDERCONFIRMATION INVOICE

PUBLIC SECTOR

BASIC MODULE

ORDERS

xFlow Procurement bietet die optimale Ergänzung zu xFlow Invoice. Zielgruppe für die Anwendung ist Ihre Einkaufsabteilung und alle Bedarfsmelder. Der gesamte Bestell- prozess kann ideal auf Ihre Unternehmens- anforderungen abgestimmt werden. Sie optimieren Ihren internen Beschaffungspro-zess, gestalten ihn transparenter und wirken so auf eine hohe Anwenderakzeptanz hin. Sie können mit xFlow Procurement SAP-Bestellanforderungen und SAP-Bestellungen erstellen, prüfen und freigeben. Nicht SAP- affine Anwender können per Web-Zugang

xFlow-eigene Beschaffungsanträge erstellen. Sämtliche Einkaufsdokumente können sowohl in SAP – über das xFlow Web – als auch über die SAP Portal Integration geprüft und freigegeben werden. Lieferantenkata- loge werden an den xFlow Beschaffungsan-trag gekoppelt und Materiallisten stehen in SAP und im xFlow Web zur Verfügung. Alle Dokumente wie z. B. Preisanfragen, Angebote und Lieferantenschriftverkehr werden über SAP ArchiveLink im xFlow Archive oder wahl- weise in einem anderen Archiv revisions- sicher und vorgangsbezogen abgelegt.

xFlow Procurement 01 |

Unternehmen erwarten grundsätzlich die exakte Auslieferung ihrer bestellten Waren und Dienstleistungen, Beispiel „Just in time“. Dazu ist ein Abgleich der von den Lieferanten eingehenden Auftragsbestäti-gungen mit den versendeten Ausgangsbe-stellungen des Unternehmens notwendig.Genau diesen Arbeitsschritt innerhalb von SAP führen Sie mit unserer leistungsfähigen Workflow-Lösung xFlow Order Confirmation durch. Eingehende Auftragsbestätigungen können entweder manuell erfasst oder idealerweise vollautomatisch durch eine Datenextraktion ausgelesen werden. Direkt nach diesem Arbeitsschritt wird der Work-flowprozess gestartet und alle verantwort-

lichen Bearbeiter werden fristgerecht in den Prozess involviert, um eine schnelle Prüfung und Bearbeitung sicherzustellen. Über Abweichungen, z. B. im Lieferdatum, in der Menge oder im Preis wird aktiv hingewie-sen, ebenso stehen weitere Funktionen im System bereit, um bei Abweichungen unmit-telbar weitere Aktivitäten einleiten zu können: z. B. E-Mail an Lieferanten mit Textvorlagen, Weiterleitung an Gruppe oder Mitarbeiter, Wiedervorlage, Absprung auf Bestellung, etc. Nach Eintreffen der Auf-tragsbestätigungen, erhält der Einkauf automatisch einen vollständigen Überblick über alle offenen Vorgänge, also über alle Bestellungen mit Abweichungen, die noch in weiterer Bearbeitung sind.

Zeitkritische Vorgänge, bei denen die Bearbeitung z. B. zu lange dauert, können über das Auftragsbestätigungsbuch jederzeit eingesehen werden. Dabei sorgen automatisierte Erinnerungen und Eskalati-ons-E-Mails für einen reibungslosen Ablauf. Durch diese und weitere Funktionen – wie Wiedervorlage, visuelle Hervorhebung durch z. B. „Ampeln“, automatische Weiterleitung, etc. – wird sichergestellt, dass alle im Prozess involvierten Personen frühzeitig informiert sind und somit wichtige Fristen beachtet und auf Abweichungen rechtzeitig reagiert werden kann. Über einfaches Customizing kann der Prüfungsprozess optimal auf die Unternehmensanforderun-gen abgestimmt werden.

xFlow Order Confirmation02 |

Feeder anlegen (Antrag auf Bestellung)

Mit xFlow Invoice stellen wir Ihnen eine leistungsfähige Lösung zur Verarbeitung sämtlicher Eingangsrechnungen zur Verfügung. Über einfaches Customizing kann der Prüfungsprozess optimal auf Unternehmensanforderungen abgestimmt werden. Es werden sowohl Kostenrech- nungen (FI) als auch Rechnungen mit SAP-Bestellbezug (MM) unterstützt. Neben beliebigen Prüfungsschritten verfügt xFlow Invoice auch über die Möglichkeit einer positionsgenauen Freigabe von Rechnungen. Sie erhalten von uns alle Komponenten für eine effektive Verarbeitung von Eingangs-rechnungen. Mit xFlow Capture scannen Sie Ihre Rechnungsbelege und lesen automati-siert alle rechnungsrelevanten Informatio-nen aus. Die ausgelesenen Daten werden

mit SAP Stamm- und Bewegungsdaten plausibilisiert, um Ihnen eine hohe Erken-nungsqualität zu gewährleisten. Die „SAP NetWeaver“-zertifizierte Schnittstelle xFlow Interface überführt die Rechnungsimages und -daten an SAP und prüft diese ebenfalls auf Vollständigkeit. Rechnungsimages werden revisionssicher über SAP ArchiveLink im Archiv abgelegt. Der Prüfungs- und Freigabeprozess auf vorerfassten oder gebuchten Belegen wird automatisch in xFlow Invoice initiiert. Die revisionssichere Archivierung von Rechnungsimages und -anlagen sowie von prozessrelevantem Schriftverkehr kann entweder im SAP-zertifizierten xFlow Archive erfolgen oder in jedem anderen, bereits vorhandenem Archiv-System.

xFlow Invoice03 |

Validierung einer Rechnung in xFlow Invoice

xFlow Public Sector 04 |

• Vollständig SAP integriert auf Basis des SAP Business Workflows

• Vollständig SAP-zertifiziert inklusive des Prozesses

• Automatische Beleglesung mit SAP-integrierter Validierung

• Sachliche bzw. rechtliche Prüfungen und Freigaben bzw. Anordnungen können von Anwendern ohne SAP-GUI über SAP-Web durchgeführt werden

• Integrierte Bearbeiterfindungstabelle ermöglicht einfache Änderung des Prozes-ses ohne Anpassung des Workflows

• Freigaberichtlinie kann bis auf Fachamt-ebene spezifisch eingestellt werden

• Einbindung des Rechnungsprüfungsamtes ist Standard

• Unterstützung der EU-Richtlinie 2014/55/EU

Lösung speziell für kommunale Verwaltun-gen und Eigenbetriebe zur elektronischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Diese integriert sich nahtlos in SAP und arbeitet mit der Logik der Module SAP PSCD (Public Sector Collection and Distribution) und SAP PSM (Public Sector Management). Wir sprechen damit sowohl das kommunale Finanzwesen mit Geschäftspartnerbuch-haltung (PSCD) als auch das Finanzwesen mit Kreditorenbuchhaltung (PSM) an und können beide Finanzbuchhaltungskonzepte und die dahinter liegenden Buchungstrans-aktionen in einem System bedienen. Bei Einsatz des SAP DZ-Kommunalmasters ist das Lösungspaket der WMD darauf vorbereitet, vollständig in diesen integriert zu werden.

Besonders im vielfältigen Auftragseingangs-prozess auf Basis des SAP Moduls SD ist viel Flexibilität innerhalb des Prozesses gefragt. Häufige interne Rückfragen oder Prüfungen verlangsamen den Prozess der Kundenauf-träge. xFlow Orders sorgt für die notwendige Transparenz und eine schnelle workflow-gestützte Bearbeitung. Über das xFlow Auftragseingangsbuch werden Auftragsein-gänge ganz einfach ermittelt (aktuelle und vergangene). Die Prüfung und Freigabe ist jederzeit per SAP, xFlow Web und SAP Portal möglich.

Mit der xFlow Bearbeiterfindung werden die vorhandenen Prüfungs- und Freigabe-richtlinien berücksichtigt und nahtlos in die Anwendung integriert. Der Auftrags- eingang kann jederzeit als Papierdokument über xFlow Capture eingescannt oder als elektronisches Dokument, Fax oder als Web-Formular mit xFlow Interface direkt in das System überführt und automatisiert verarbeitet werden. Über xFlow Orders erfolgt workflowgestützt automatisch die weitere Verarbeitung und sämtliche Doku-mente werden – ganz gleich ob in Papierform oder elektronischen Ursprungs – direkt im xFlow Archive oder in einem anderen, vorhandenen Archiv revisionssicher abgelegt.

Freigabe einer PS-M Anordnung

Übersicht SD Auftragsbuch

xFlow Orders05 |

BASIC MODULE – Eine starke Basis für komplexe GeschäftsprozesseJedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen an die Digitalisierung komplexer Geschäftsprozesse. Wir begegnen diesen Heraus-forderungen mit einem breiten Spektrum an Komponenten, die eine homogene Basis für alle SAP-integrierten Projekte der WMD bilden.

Diese Komponenten setzen auf dem SAP-Standard auf und erweitern diesen um zahlreiche praktische Funktionen. Sie unterstützen technisch und inhaltlich die Anwender unserer xSuite for SAP-Lösungen bei der täglichen Arbeit.

Beispiel Indexmaske xFlow Interface Office+

MailDie Erweiterung xFlow Interface Mail wurde entwickelt um vordefinierte E-Mail-Postfächer wie z. B. rechnung@meinefirma.de zu überwachen und eingehende Nachrichten vollautomatisch einer weiteren Verarbeitung zuzuführen.

WebScanDer xFlow Interface WebScan ist eine sehr intuitive Web-basierte Anwendung zum scannen von Dokumen-ten. Durch die einfache Handhabung und die serverge-steuerte Konfiguration bietet sich diese Anwendung als Ergänzung von Scan-Arbeitsplätzen an.

ArchiveLinkÜber xFlow Interface ArchiveLink können Dokumente direkt aus SAP in einem Archiv, wie z. B. xFlow Archive, revisionssicher abgelegt werden. Neben den standardi-sierten SAP-Szenarien „Spätes Ablegen mit/ohne Barcode“ kann auch eine direkte Zuordnung zu SAP Business-Objekten vorgenommen werden. Während der Übergabe an das Archiv können Quelldateien beliebiger Dateitypen in das Archivformat PDF/A konvertiert werden.

Office+ Das Modul xFlow Interface Office+ ist ein Add-On für die gängigsten Büroanwendungen und das Dateisystem von Microsoft Windows. Es Bietet dem Benutzer eine einfache Möglichkeit, Informationen direkt aus der Anwendung heraus an ein auszuwählendes System zu senden.

xFlow Interface Das xFlow Interface stellt eine besonders flexible Lösung zur Handhabung unterschiedlich eingehender Informa-tionen dar. Es verwaltet beliebige Eingangskanäle (z. B. Scanner, E-Mail-Postfächer, Verzeichnisse, etc.) und verfügt sowohl über komplexe Prüfmechanismen als auch über zahlreiche Konvertierungsoptionen. So können die eingegangenen Daten parallel über verschiedene Aus-gangskanäle ausgegeben werden. Eine gescannte Rechnung kann z. B. parallel in einem Archiv gespeichert und an eine Datenextraktion weitergegeben werden.

Mail WebScan ArchiveLink

E-Mail

Office+

xFlow Interface

SIC MODUBA LE

Protokoll

Textsystem

Workflow-Builder

Mobiler Zugriff

Web-Komponente

Buchungsstempel

Web-Zugang

Cockpit

Benutzerverwaltung

Rechnungseingangsbuch

Rollen

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Die Workflow-Lösungen der xSuite for SAP bieten nicht nur einzigartige Funktionen zur Verbesserung der Prozesseffizienz – die einzelnen Lösungen bieten jedem Mitarbei-ter genau die Oberfläche, die am besten für ihn geeignet ist. Je nach Wunsch erhält der Nutzer Zugang über das SAP GUI, das SAP Portal, über Fiori Apps, das WMD xFlow Web oder dediziert über xFlow Mobile.

Die ideale Lösung für jeden Mitarbeiter

ADD-ONs für die xSuite for SAP

Capture Mit der Lösung xFlow Capture bieten wir Unternehmen die Möglichkeit, die Validierung der Rechnungsdaten vollständig innerhalb von SAP durchzuführen. Komponenten für die Visualisierung und Kommunikation sorgen dafür, dass für die Buchhaltung alle prüfungsrelevanten Informationen sofort im Zugriff sind. Der Absprung aus der Rechnungsbearbeitung in die dazugehörige Bestellung ist ebenso einfach möglich, wie die Anzeige von z. B. Wareneingangsbelegen. Die Bestellentwicklung kann komfortabel nachvollzogen werden, ebenso die Korrektur oder das Neuanlegen von Kreditorstammdaten. Mit unserer Capture-Lösung wird das Szenario „Bestellen und Bezahlen“ jetzt komplett durchgängig in SAP abgebildet.

Mobile Über xFlow Mobile können Rechnungen, eingehende Aufträge und Beschaffungs-anträge bequem über jedes beliebige Smartphone geprüft und freigegeben werden. Alternativ zum xFlow Web unterstützt xFlow Mobile diejenigen Anwen-der, die häufig unterwegs sind und ein fester Internetanschluss grundsätzlich oder in bestimmten Situationen nicht gegeben ist. Die benutzerfreundlichen Oberflächen, die speziell an die kleinen Bildschirmauflösungen mobiler Geräte angepasst wurden, ermöglichen bspw. das Akzeptieren, Ablehnen, Freigeben oder Weiterleiten von Rechnungen, Aufträgen und Beschaffungsanträgen. Sie ermöglichen ebenso die Anzeige von Kopf- und Positionsdaten und natürlich auch die Anzeige der archivierten Dokumente.

Process Analyzer Der Process Analyzer bietet detaillierte Auswertungs-möglichkeiten. IST-Werte können übersichtlich mit Werten vergangener Perioden verglichen, grafisch dargestellt und lieferantenbezogen ausgewertet werden. Dabei können durchschnittliche Bearbeitungszeiten, Anzahl von z.B. verarbeiteten Rechnungen, Bestellungen, Skontoerträge/-verluste oder offene Beträge per Knopf-druck ausgewertet werden.

Recurring Documents Für Rechnungen, die sich über eine definierte Periode erstrecken, wie z.B. Mieten oder Rechnungen von Energieversorgern, gibt es in SAP die sogenannten Dauerbuchungen. xFlow Recurring Documents ergänzt die vorhandene Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP um die einfache, workflowgestützte Bearbeitung dieser Dauerbuchungen. Damit ist es möglich, sie anzulegen, zu bearbeiten und zu prüfen.

Mobile Freigaben, z. B. per Web, Tablet oder Smartphone

BPO Consult GmbHNiedersachsenweg 3127299 LangwedelTel: 04232 380 200 50vertrieb@bpo-consult.de

www.bpo-consult.de

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