Aus Anbietersicht Avanade Deutschland GmbH - aus Kundensicht Konrad Kleiner GmbH

Konrad Kleiner GmbH – Das Auswahlprojekt

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Agenda

Die Auswahlentscheidungaus Kundensicht

01Die Auswahlentscheidungaus Anbietersicht

02

2

Thomas Müller

ERP Offering Lead

t.a.mueller@avanade.com

Detlev Mages

IT Leiter

Detlev.mages@kleiner.de

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www.kleiner.de

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Projektziele

Automatisierung und

Digitalisierung

Neue und zielgruppenorientierte

Services für Kunden

Absatzkanäle organisieren und

einfacher messen

Einfacheres Reporting

Product-Lifecycle

Anpassungs-Komplexität

vermindern

Wartungsaufwand verringern

und Verfügbarkeit erhöhen

Updates vereinfachen

Zukunftssicherheit

Skalierung

Modernize IT

Integration und Interoperabilität

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Created in 2000 as a joint venture between Accenture and Microsoft,

Avanade is the leading provider of innovative digital and cloud

services, business solutions and design-led experiences delivered

through the power of people and the Microsoft ecosystem.

38,000Skilled and diverse professionals – 32%

of whom are women

18,500Microsoft Certified

Professionals

10,000Projects with

4,000+ global clients since inception

15Centers of Excellence with specializations in cloud,

O365, D365, digital marketing and more

80Locations across 24 countries

Avanade: 38.000 people, Microsoft focused, global footprint

3,500Dynamics 365

Business ApplicationRessources Worldwide

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Local presence to support our clients

19 locations with more

than 1.000 employees1000 professionals in our

nearshore and offshore

centres work for our German-

speaking clients

6 nearshore development

centers in Poland, Slovakia,

Romania, Hungary and

Latvia

Vienna

Linz

VöcklamarktZurich

St. GallenBasel

DänikenGeneva

Kiel

Hamburg

Muenster

Dusseldorf

Cologne Erfurt

Frankfurt

Mannheim

Stuttgart

Ulm Munich

Wroclaw

Krakow

Bratislava

Budapest

Bucharest

Riga

More than 400 resources

for Dynamics 365

business applications

Avanade has a strong local presence in Austria, Switzerland and Germany and further nearshore capabilities.

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Vom funktionalen Deckungsgrad bis zur Plattformentscheidung

Softwareevaluierung in der Theorie

7

Auswahlentscheidung bisher

• Funktionaler Deckungsgrad hat höchste Priorität.

• Abgleich auf der Basis der Ist Prozesse

• Unterstützung durch Auswahlberater

(Funktionskataloge mit > 1000 bis >5000

Funktionsmerkmalen)

• Auswahlentscheidung unter hohem Zeitdruck

• Vorprojekt vor der Auswahlentscheidung für

interne “Readiness” zu wenig Priorität

Auswahlentscheidung optimiert

• Top 10 Spezialprozesse / wettbewerbs-

differenzierende als Basis für High Level

Funktionsabgleich.

• Prozessmodell der Vorselektierten Standardlösung

ist Grundlage der Sollprozessmodellierung

• Definition von Use Cases prozessorientiert

entlang der Top 10 Prozesse als Grundlage für

Anbieterpräsentationen

• Sorgfältige Projektplanung auch für das

Evaluierungsprojekt mit Vorprojekt vor der

Auswahlentscheidung für interne “Readiness”

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Change, Communication,Training & Adoption

A modular framework for the journey to D365 which will be tailored to your specific needs

The Avanade D365 Readiness Assessment Framework

High-Level Target Design forCRM / D365 DSS

Service Management, Operations& Governance

Technical Foundation

Rollout & Migration

Device Strategy &Mobile Enablement

High-Level Target Design forERP / D365 F&O

Information Security & Data Privacy

Vision & Strategy

Value Drivers & KPIs

Business Process Domains

STEP 1Kick-Off

STEP 2 CMO Analysis

STEP 3 FMO Development

STEP 4 Roadmap

Imp

lem

en

tati

on

STEP 5Closing

▪ Present roadmap & business case

▪ Create Mgmt. presentation for roll-out decision

▪ Develop migration & change mgmt. initiatives

▪ Develop roadmap for initiatives and high-level business case

▪ Finalize work results

▪ Kick-off with project

sponsor and core

team

▪ Logistics definition

▪ Definition of exact

scope

▪ Kick-off and

introduction of

stakeholders

▪ Schedule 1:1

interviews and

workshops with

relevant

stakeholders (dep.

on scope)

▪ Request relevant

documents and data

▪ Screen the available documents and

data

▪ Execute interviews with stakeholders

of Focus Areas

▪ Evaluation of

- Risks and issues

- Business and IT Requirements

- Current architectures

- Operating model & Service Levels

- Current costs

▪ Validate and agree Current Mode of

Operation (CMO) in CMO Workshop

with all stakeholders

▪ Agree and rank risks, issues and

requirements and agree on Guiding

& Design Principles

▪ Draft a D365 Future Mode

of Operation (FMO) target

picture and strategy

▪ Consideration of issues,

risks and requirements to

achieve the FMO target

picture

▪ Validate and agree the

target picture in the FMO

workshop

▪ Include feedback from

workshop in the FMO

picture

Focus Areas

Manage Project & Stakeholders

▪ Track and share decisions▪ Manage risks and issues

▪ Track project status▪ Manage escalation

▪ Manage quality

▪ Assemble full picture

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Spotlight on the focus areaValue Drivers & KPIs

Change, Communication,Training & Adoption

High-Level Target Design forCRM / D365 DSS

Service Management, Operations & Governance

Technical Foundation

Rollout & Migration

Device Strategy &Mobile Enablement

High-Level Target Design forERP / D365 F&O

Information Security & Data Privacy

Vision & Strategy

Value Drivers & KPIs

Business Process Domains

Strategic

Objectives

Strategic

Value

Decrease Costs

Valu

e T

ree

Increase Efficiency

Value Drivers

Increase Revenue

Sell More to Existing Customers

Retain Profitable Customers Longer

Acquire New Profitable Customers

Sell Ongoing Service/Maintenance

Reduce Customer Acquisition Costs

Decrease Direct Selling Costs

KPIs

• Lead generation (#)

• Lead conversion (%)

• Opportunity close rate (%)

• Opportunity pipeline (€)

• First Time Right (%)

• Average Handling Time (sec)

• SLA’s (%)

• Call avoidance (%)

• Web conversion (%)

• Automated services (%)

Generic Value Tree Logic… ... applied to manage overall Business Value.

Design Principles for Implementation

Monitoring/Steering Metrics for Operations

(both in Business and IT)

KPI

KPI

KPI

KPI

KPI

KPIKPIKPI

KPI

KPI

Decrease Sales Operations Costs

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Der Auswahlprozess in der Praxis

2016

09/2017-

06/2018

07/2018 -

06/2019

08/2019 –

12/2019

Unterbrechnung des Auswahlprozesses durch den

Tod eines Gesellschafters und die anschließende

Gründung einer Stiftung und Neuausrichtung

Ausgangssituation

Cloud Ready für die technische infrastruktur

MS Office / Exchange migriert zu M365 / O 365

MDM-/PIM, Cloud / SaaS

Erarbeitung Use Case für ERP Anbieter

Vorselektion 12 ERP Anbieter mit Fokus auf integrierte Systeme

Shortlist 4 Anbieter, Präsentation der Use Cases

„One ERP“ Projekt Evaluierung

3 Anbieter, Bewertung Betriebsmodelle,

Prozessabdeckung, Usability und TCO

Finale Auswahl

10

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Der Auswahlprozess in der Praxis

MDM / PIM im Scope? OnPremise vs. Cloud / SaaS

11

Ausgangslage

2016 Tod des Gesellschafters hat das gerade gestartete IT-Modernisierungsprojekt

beeinflusst. Die zeitliche Abfolge wurde angepasst, um die Verzögerungen durch

die Stiftungsgründung und Neuausrichtig zu kompensieren.

• Um die Zeit optimal zu nutzen

wurde Vorprojekt gestartet.

• Ziel: Zu untersuchen, welche

Vor- und/oder Nachteile eine

vorgezogenen MDM/PIM-

Einführung hätte.

Zu diesem Zeitpunkt war auch noch nicht

klar, ob

• reine SaaS/Cloud-Lösungen reif sind,

oder

• irgendein Betriebsmodell dazwischen

o IaaS

o PaaS

o Co-Location/Hosting, etc.

zum Einsatz kommen wird.

"Dieses Foto" von Unbekannter Autor ist lizenziert gemäß CC BY-SA

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Der Auswahlprozess in der Praxis

„One ERP“ Projekt Finale Auswahl

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Paralleles “Cloud-ready-Projekt

• Technische Infrastruktur Cloud-Ready machen

• Migration der MS Office/Exchange-Umgebung zu M365/ O365

• Vorgaben der GL

• Zieldesign

• Betriebsmodell

• Prozessabdeckung

• Use Cases

• In der Vorauswahl von 12 auf 4,

dann 3 Anbieter

• Erfüllungsgrad:

• Vorgaben der GL

• Anwendungsumgebung

• Betriebsmodell

• Prozessabdeckung

• Akzeptanz

• TCO 5 / 10 Vergleich

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Lessons Learned - Auswahlprozess

Betriebsmodell

Use Cases

Finale Auswahl

„One ERP“

Festlegung VOR Auswahlprozess verringert

die Komplexität (SaaS, Paas, IaaS, etc.)!

„Project Scope“

definieren ist immens

wichtig! Nachträgliche

Erweiterungen erhöhen

Aufwand enorm!

Konzentration auf die TOP 10

Sonderprozesse mit höchster

Wertschöpfung!

Maximale Transparenz schon bei der

Erstellung der „Use Cases“ unter

Einbeziehung aller „Stakeholder“

schafft Akzeptanz!

Q&A

Konrad Kleiner GmbH – Das Auswahlprojekt