Version 0.5

777 Jahre Büttenhardt

Konzept der Feier

777 Jahre Büttenhardt - Version 0.5 Inhalt • 3/19

Versionsnachweis Version Autor Datum Bemerkung 0.1 OK Präsident 07.04.14 Erstellung eines Konzeptdokuments OK Präsident 13.04.14 Budget für Konzept anhand Finanz-Ressort-Budget 0.2 OK Präsident 15.04.14 Zeitplan erstellen 0.3 OK Präsident 18.04.14 Programmpunkte anonymisieren 0.4 OK Präsident 04.05.14 Vervollständigung Konzept (Einleitung, Organisation und

Sponsoring) Anpassung Budget.

0.5 OK Präsident 09.05.14 Anpassungen gemäss Rückmeldungen OK

4/19 • Inhalt 777 Jahre Büttenhardt – Version 0.5

Inhalt

Inhalt 4

Einleitung 5

Ausgangslage ...........................................................................................5 Zielgruppe.................................................................................................5 Rahmenbedingungen................................................................................5 Festdatum.................................................................................................5

Organisation 6

Einleitung ..................................................................................................6 Vorgehen ..................................................................................................6 Organigramm ............................................................................................7 Ressort .....................................................................................................7 Helfer ........................................................................................................8

Programm 9

Inhalt .........................................................................................................9 Programm Freitag „WarmUp“....................................................................9 Programm Samstag – Klassentreffen......................................................10 Programm Samstag - Jubiläumsparty .....................................................11 Programm Sonntag „Familie“ ..................................................................12 Festgelände ............................................................................................13

Kommunikation 14

Festführer................................................................................................14 Werbemittel / -kanäle ..............................................................................14 Sponsoring..............................................................................................15

Finanzen 16

Basis .......................................................................................................16 Budget ....................................................................................................16 Budgetdetails ..........................................................................................17

777 Jahre Büttenhardt Einleitung •••• 5/19

Einleitung

Ausgangslage Im Jahr 2015 feiert die Gemeinde Büttenhardt ihr 777 jähriges Bestehen. Aus der Bevölkerung heraus wurde die Idee an den Gemeinderat herangetragen, ob man dieses Jubiläum nicht feiern sollte. Darauf hin wurden Personen für ein OK gesucht, welches ein solches Fest ausarbeiten, vorbereiten und durchführen soll.

Zielgruppe Die 777-Jahrfeier soll ein regionaler Anlass werden, welcher aber auch für die ansässige Bevöl-kerung etwas bringt. Weitere Zielgruppen sind Anhänger der jeweiligen Showacts (u.a. Wirbelwind), von welchen wir uns entsprechenden Umsatz erhoffen. Die Jubiläumsparty wird für 500 Personen ausgerichtet. Das Klassentreffen für 180 Personen. Am Freitag gehen wir eher von der Bevölkerung von Büttenhardt und allenfalls des Oberen Rei-at aus. Am Sonntag ist die Zielgruppe die Bevölkerung aus dem Oberen Reiat und allfällige Anhänger von Showacts

Rahmenbedingungen • Das Projekt „777 Jahre Büttenhardt“ soll finanziell selbsttragend sein • Die Feier muss im Jahr 2015 stattfinden • Der Umwelt ist entsprechend Rechnung zu tragen • Das Fest muss vom Datum her auf andere Anlässe in der Region abgestimmt sein • Das Fest soll nicht in oder unmittelbar vor bzw. nach den Schulferien stattfinden • Für alle BewohnerInnen von Büttenhardt soll etwas dabei sein.

Festdatum

Freitag 28. August bis Sonntag 30. August 2015

6/19 • Organisation 777 Jahre Büttenhardt – Version 0.5

Organisation

Einleitung Für das Projekt „777 Jahre Büttenhardt“ wird kein expliziter Verein gegründet, sondern wird un-ter dem Patronat der Gemeinde geführt. Damit sind rechtliche und finanzielle Belange optimal abgedeckt. Das Organisationskomitee (OK) setzt sich aus Personen der Bevölkerung zusammen, welche entweder in Büttenhardt selber wohnen oder sonst in einer Beziehung zu Büttenhardt stehen.

Vorgehen Das OK erstellt ein Konzept für das Fest. Dieses Konzept wird dem Souverän zur Genehmigung der finanziellen Ausstattung bzw. Risikoübernahme an der Gemeindeversammlung (Mai/Juni 2014) unterbreitet. Wird die finanzielle Ausstattung an der Gemeindeversammlung abgelehnt, so gilt das ausgear-beitet Projekt als nicht mehr realisierbar. 2013 2014 2015

10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11

Vernehmlassung / Genehmigung

Grobplanung

Durchführung

Abschluss

Detailplanung

Konzeption

777 Jahre Büttenhardt Organisation •••• 7/19

Organigramm

Ressort Ressort Aufgabenbereiche Präsidium Das Präsidium führt die Mitglieder des OK im Sinne eines

Projektes und vertritt das OK gegen aussen. Ist für den reibungslosen Ablauf des Projektes „777 Jahre Büttenhardt“ verantwortlich.

Administration Führt das Büro des OK und stellt die Projektdokumentation (Protokolle, Pendenzen, …) sicher. Terminplanung des OK Verantwortlich für den gesamten externen Schriftverkehr. Einholen und verwalten der Bewilligungen

Finanzen / Verträge Erstellt Budget und Abschlussrechnung und hat jederzeit den Finanziellen Überblick. Während dem Fest verantwortlich für die finanzielle Ausstat-tung, sofern notwendig. Prüfung und/oder Erstellung von Verträgen mit Drittpersonen.

Public Relations / Sponsoring / Festführer

Werbemittel definieren, gestalten und platzieren Definition Sponsoringmöglichkeiten Schnittstelle zu den Medien. Planung und Erstellung eines Festführers

Unterhaltung / Events Erstellt das komplette Festprogramm und ist für die Ausstat-tung (Ausgestaltung und Mitteldefinition) der einzelnen Pro-grammpunkte verantwortlich. Ist primärer Ansprechpartner für Künstler und andere Perso-nen, welche eine Rolle im Festprogramm spielen.

Gastronomie Plant und stellt die Verpflegung für die Festbesucher während des gesamten Festes bereit. Ausgestaltung, Mitteldefinition und Mittelorganisation.

Infrastruktur / Bau Ist für die Organisation und das Stellen sämtlicher Bauten verantwortlich, welche für das Fest benötigt werden.

Helfereinsatz / Personal Erstellt Einsatzpläne für Helfer und organisiert eben diese Helfer. Betreut die Helfer vor und während dem Anlass.

Sicherheit / Verkehr Trifft alle notwendigen Sicherheitsvorkehrungen zum rei-

Präsidium

Michel Brandenberger

PR Medien Sponsoring Peter Bernhard

Unterhaltung Events

Vreni Gruber Nicole Gäggeler

Gastronomie

Robert Fisler

Administration

Marlise Waldvogel

Finanzen Verträge Albert Hirt

Infrastruktur Bau

Martin Lehmann

Helfereinsatz Personal

Christa Brütsch

Sicherheit Verkehr

Peter Gruber

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bungslosen Verlauf des Festes und erstellt allfällige Notfall-pläne und Dispositiv. Plant entsprechende Regelungen für den privaten und öffent-lichen Verkehr und setzt diese während des Festes durch. Stellt den Kontakt zu den entsprechenden Ämtern und Institu-tionen her.

Helfer Um dieses Projekt in dieser Grösse zu organisieren, sind wir auf zahlreiche Helfer aus der Be-völkerung angewiesen.

777 Jahre Büttenhardt Programm •••• 9/19

Programm

Inhalt Um zu gewährleisten, dass für alle etwas dabei ist, haben wir uns entschlossen das Fest auf drei Tage zu verteilen. Am Freitag findet das „WarmUp“ statt. Das ist vor allem für das junge Publikum gedacht. Am Samstag folgen dann die Klassenzusammenkunft und die „Jubiläumsparty“. Am Sonntag schliesslich ist das Thema „Familie“. Da sollte es für jede und jeden etwas haben.

Programm Freitag „WarmUp“ Zeit LG-Schopf Festzelt Festgelände Schulhaus 20:00

Sponsoren-Apèro

22:00 24:00 01:00 02:00

WarmUp

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Programm Samstag – Klassentreffen Zeit LG-

Schopf Festzelt Festgelände Schulhaus

13:00 Eintreffen der Ehemaligen 14:00 Offizieller Eröffnungsakt Apéro 15:00

16:00

Besichtigung Schulhaus

„So war’s damals und so heute“ 17:00 „So tönts bi üs" uno

Abschluss Klassenzusammenkunft 18:00 19:00

Nachtessen

Aus

stel

lung

en

20:00 21:00 22:00 23:00 24:00 01:00 02:00 03:00

Gratiseintritt für die „Jubiläumsparty“

777 Jahre Büttenhardt Programm •••• 11/19

Programm Samstag - Jubiläumsparty Zeit LG-

Schopf Festzelt Festgelände Schulhaus

13:00

14:00 Offizieller Eröffnungsakt 15:00

16:00

17:00

„So war’s damals und so heute“

„So tönts bi üs" uno 18:00

Kin

derp

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„Lan

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19:00

Aus

stel

lung

en

20:00 21:00 22:00

23:00 24:00

Fes

twirt

scha

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Jubiläumsparty „Wirbelwind“ und Showeinlagen

01:00 02:00 03:00

Bar

12/19 • Programm 777 Jahre Büttenhardt – Version 0.5

Programm Sonntag „Familie“ Zeit LG-

Schopf Festzelt Festgelände Schulhaus

10:00 11:00

Gottestdienst

12:00

13:00

Festakt mit „Tradition“

14:00 15:00

„Für alli öppis“ uno

16:00

Aus

stel

lung

en

17:00

Kin

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„Für alli öppis“ due

18:00

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777 Jahre Büttenhardt Programm •••• 13/19

Festgelände Bei der Suche nach dem optimalen Festgelände standen mehrere Varianten zur Diskussion. Auf Grund des Platzbedarfes, der Zentralisierung der Festivitäten und der „Abgeschiedenheit“ fiel der Wunsch auf das Gelände zwischen Ömligarten und Braatistrasse. Dieses Gelände hat sich bereits bei früheren Anlässen bewährt. Weiter können wir so die Belastung des Dorfes auf ein Minimum reduzieren. Auch ist die Zufahrt zum Dorf für den ÖV und die Rotlichtorganisationen nicht tangiert.

Zudem kann der LG-Schopf in das Festgelände integriert werden, was ebenfalls enorme Vortei-le mit sich bringt. Einzig die Zufahrt zum Braatihof kann über die Braatistrasse nicht gewährleistet werden, da vor dem LG-Schopf ein Zelt gestellt wird und die ab Parkplatzeinfahrt bis zum LG-Schopf für den Verkehr gesperrt wird.

14/19 • Kommunikation 777 Jahre Büttenhardt – Version 0.5

Kommunikation

Festführer Es wird ein Festführer (Auflage 1'200 Stück) erstellt. Dieser Umfasst circa 64 Seiten. Der Fest-führer wird unter anderen folgende Punkte umfassen:

� Grussbotschaften � Festprogramme der einzelnen Tage � Übersichtsplan � Allgemeine Hinweise und Informationen � Eventuell Chronik 777-Jahre Büttenhardt � Sponsoreninserate

Der Festführer sollte rein durch das Sponsoring finanziert werden können.

Werbemittel / -kanäle Folgende Werbung für das Jubiläumsfest werden wir voraussichtlich benutzen:

� Plakate � Radio Munot � Zeitung � Spezielle Seite auf der Homepage www.buettenhardt.ch � Festführer

777 Jahre Büttenhardt Kommunikation •••• 15/19

Sponsoring Es gibt zwei Kategorien von Sponsoren: Gold- und Silbersponsoren Goldsponsor Silbersponsor Betrag 1’500 < 1’000 Festführer

Inserat

Ganze Seite

¼ Seite

Logoprint Titelseite

-

Festgelände Werbebanner platzierbar

-

Speaker - Nennungen

-

Sponsorenliste

Sponsorenliste mit Logo

-

16/19 • Finanzen 777 Jahre Büttenhardt – Version 0.5

Finanze n

Basis Als Grundlage für die Budgetierung dienten alle aktuellen Kosten- und Einnahmepunkte zum Zeitpunkt der Grobkonzeption (Erstellung des Vorliegenden Dokumentes). Auf dieser Basis wur-den sowohl die Ausgaben, also auch die Einnahmen pessimistisch budgetiert. Das Vorliegende Budget soll die Grundlage für die Gemeinde (Gemeinderat und Gemeindever-sammlung) bilden, damit diese einen allfälligen Entscheid für die Durchführung bzw. Nichtdurch-führung fällen kann.

Budget Die Verschiedenen Unterhaltungselemente werden zwar im Budget einzeln ausgewiesen, je-doch können nicht einfach einzelne Teile davon gestrichen werden. Durch ein Streichen würden die Basiskosten der Anderen Teile einfach erhöht. Ertrag Aufwand PR/Medien/Sponsoring/Festführer 10000 11370 Unterhaltung - Klassenzusammenkunft 9000 11729 Unterhaltung - Freitag "WarmUp" 3000 2464 Unterhaltung - Samstag "Party" 30200 20850 Unterhaltung - Sonntag "Familie" 7000 10506

Total 59200 56919

Ertrags-/Aufwandüberschuss 2281

777 Jahre Büttenhardt Finanzen •••• 17/19

Budgetdetails Für die Budgetierung wurden globale Ausgaben und Einnahmen der Ressort Gastronomie, Inf-rastruktur, Helfer und Sicherheit entweder direkt den Unterhaltungselementen zugeordnet oder aber über einen definierten Schlüssel intern Weiterverrechnet. Bei Bands oder anderen Engagements werden die Nebenkosten ausgewiesen. Diese Umfassen Getränke, Essen, Swisa, …), welche neben dem normalen Preis anfallen. PR/Medien/Sponsoring/Festführer Ertrag Aufwand Hauptsponsoren 5'000 Restliche Sponsoren 5'000 Apéro 750 Festführer - Arbeit / Erstellung 1'500 Festführer - Druck 4'000 Plakate 1'000 Radio Munot 300 Zeitung 2'000 Homepage 500 Logo 820 Andere Werbung 500

10'000 11'370 Die Idee ist, dass die Werbung und der Festführer durch das Sponsoring getragen werden kann. Infrastruktur Ertrag Aufwand Festzelt 4'800 Toiletten 700 Ausgleich Ertragsausfall Grundstücke 3'000 Energie (inkl. Infrastruktur) 2'000 Absperrmaterial 1'000 Sonstiges / Unvorhergesehenes 1'000 LG-Schopf 800 Kühlwagen / Kühlschrank 280 Barausstattung 300 Sicherheit / Verkehr - Absperrungen / Signalisation 500 Sicherheit / Verkehr - Samariter 400 Präsidium / Büro 500 Kostenanteil Klassenzusammenkunft (20%) 3'056 Kostenanteil Freitag (5%) 764 Kostenanteil Samstag (45%) 6'876 Kostenanteil Sonntag (30%) 4'584

15'280 15'280

18/19 • Finanzen 777 Jahre Büttenhardt – Version 0.5

Helfer Ertrag Aufwand Helferbons 400 Helferfest 1'000 Helferbekleidung 2'250 Kostenanteil Klassenzusammenkunft (25%) 913 Kostenanteil Samstag (50%) 1'825 Kostenanteil Sonntag (35%) 912

3'650 3'650 Unterhaltung - Klassenzusammenkunft Ertrag Aufwand Teilnehmerbeitrag Klassenzusammenkunft 9'000 Eintritt Abendunterhaltung 1'800 Apéro 2'700 Nachtessen 2'000 Festbändeli 130 Porto, Druck, … 500 Showact „So war’s damals und so heute“ 530 Showact „So tönts bi üs" uno 100 Anteil Infrastruktur 3'056 Anteil Helfer 913

9'000 11'729

777 Jahre Büttenhardt Finanzen •••• 19/19

Unterhaltung - Freitag "WarmUp" Ertrag Aufwand Dekoration 500 Showact "WarmUp" 500 Gastronomie Bar 3'000 700 Anteil Infrastruktur 764

3'000 2'464 Unterhaltung - Samstag "Party" Ertrag Aufwand Kinderparadies 850 Dekoration 500 Showact "Wirbelwind" 3'893 Tombola 2'200 56 Ausstellungen 150 Eintritt Abendunterhaltung 5'000 Gastronomie Festzelt 20'000 6'000 Gastronomie Bar 3'000 700 Anteil Infrastruktur 6'876 Anteil Helfer 1'825

30'200 20'850 Unterhaltung - Sonntag "Familie" Ertrag Aufwand Kinderparadies 850 Dekoration 400 Showact "Tradition" 470 Showact "Landmaschine grande" 700 Showact "Für alli öppis" uno 420 Showact "Für alli öppis" due 420 Showact „So tönts bi üs" due 100 Ausstellungen 150 Gastronomie 7'000 1'500 Anteil Infrastruktur 4'584 Anteil Helfer 912

7'000 10'506