Kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald Wehnes Universität...

kubus ITProfessionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1

Veranstaltung 3 – Teil 2 (18.05.2009):Projektplanung 1 mit MS Project 2007

SS 2009

Professionelles Projektmanagement in der Praxis


IT-Unterstützung im Projektmanagement

Vielfältige Toolunterstützung möglich/notwendig

Typische PM-Software-Funktionen Planung: Projektstruktur, Arbeitspakete, Projektablauf, Termin-,

Kapazitäts- und Kostenplanung Ressourcenmanagement Projektüberwachung und -steuerung: Projektfortschritt,

Ressourcen-/ Kostenentwicklungen Dokumentenmanagement Kommunikationsmanagement / Collaboration Multiprojekt-/ Portfolio-Management Unterstützung von Arbeitstechniken, z.B. Mind-Mapping Software für spezielle Aufgaben, z.B. Risiko- oder Qualitäts-

Management Zeiterfassung der Projektarbeit


Enterprise Projektmanagement-System

Multi-Projektmanagement-Systeme

planungsorientiert prozessorientiert ressourcenorientiert

Kategorisierung der PM-Tools

Einzel-PM-Software

PortfoliomanagementRessourcenmanagement

(unternehmensweit)

ProgrammmanagementProgrammcontrolling

ProjektplanungProjektcontrolling

Collaboration Projektteamkommunikation:PM-Portale mit Groupware, Dokumentenmanagement


PM-Tool-Markt

Produktmarkt: sehr intransparent Marktprodukte

Augeo5 (Augeo) Artemis Views (Artemis) Collinor IRP (Collinor) GanttProject (Open Source-Tool) MS Office Project 2007 (Microsoft) Open Plan (Welcon) P3 (Primavera) PHProjekt (Open Source-Tool) Planview (Planview) Project Scheduler (Scitor) projektplace.de Results Management (ABT) Superproject (CA)


MS Project 2007

Am meisten verwendete Projektmanagement-Software: > 3 Millionen Anwender

Versionen Früher:

MS Project 98, MS Project 4.0, MS Project 2000 / 2002, MS Office Project 2003

Seit Anfang 2007:MS Project Standard 2007MS Project Professional 2007MS Project Server 2007

Aufbau ähnlich MS Excel leicht erlernbar;Aufgabenlisten-Import von Outlook/Excel möglich

Projektberater: interaktiver Planungsleitfaden zur Projektunterstützung, geeignet für schnellen Einstieg

Unternehmensweites PM mit Rollen-basiertem Ansatz


Möglichkeiten von MS Project

Projektdaten Erfassung Verwaltung Veränderung Auswertung

Verschiedenste Möglichkeiten der Projektdarstellung Gliederungen Diagramme Netzpläne Berichte

Von MS Project unterstützte Projektphasen:

Planung AbschlussDurchführung


Anwendungsfenster von Microsoft Project

Teilungsbalken

Zeitskala

Grafik-AnsichtTabellen-Ansicht

Aktive Zeile

Menue-LeisteSymbol-Leiste


Arbeiten mit dem „Projektberater“

Der Projektberater gibt Hilfestellungen in der Projektarbeit:• Neuanlage eines Projektes• Überwachung eines laufenden Projektes• Erstellung von Projektberichten

Ein-/Ausblenden Projektberater

Grafik-AnsichtTabellen-AnsichtProjektberater


Vorgehensschritte

1. MS Project startenNeue Project-Datei „Projekt1“ wird erzeugt

2. Anfangs- oder Endtermin eintragen3. Grundeinstellungen vornehmen

Standardvorgangsart: Feste Dauer Neue Vorgänge sind leistungsgesteuert: deaktivieren

4. Projektkalender einrichten5. Vorgänge und Meilensteine

eingeben, gliedern, mit Dauer versehen, verknüpfen6. Sammelvorgänge festlegen7. Ausdruck der Projektpläne, Diagramme und Übersichten8. Speichern der Projekt-Datei 9. Beenden von MS Project


Beispiel: Einführung einer PM-Software

Arbeitspakete Dauer Vorgänger1. Anforderungen definieren 2t2. Angebote einholen 1w 13. Auswahl der PM-Software 4t 24. Präsentation und Mittelfreigabe 0t 35. Installation der Software auf Server 1t 4

6. Installation der Software auf Clients 3t 4

7. Schulung vorbereiten 2t 48. Schulung der Anwender 2t 5;6;79. Abschluss mit Feier 0t 8

Achtung: 1w = 5t (Arbeitstage)


2. Anfangstermin festlegen

Projekt -> Projektinfo

Anfangstermin: 05.05.2009; alle Folgetermine und der Endtermin werden automatisch berechnet


3. Grundeinstellungen vornehmen

Extras -> Optionen -> Terminplan

Einstellungen werden auch für zukünftige Projekte gespeichert

Häkchen entfernen


4. Projektkalender einrichten1. Menuepunkt Extras2. Arbeitszeit ändern3. Termin wählen und unter Reiter

Ausnahmen dessen Name eingeben

Ergänzend kann man zu jeder Ressource einen eigenen Ressourcen-Kalender einrichten


5. Eingabe der Vorgänge und Meilensteine

Balkendiagramm wird automatisch generiert


Darstellung des kritischen Pfades

1. Menuepunkt Ansicht2. Weitere Ansichten3. Balkendiagramm: Einzelheiten


6. Ergänzung durch Sammelvorgänge/Phasen


7. Aktuelle Ansicht drucken (Hardcopy)

1. Symbol Foto anklicken2. Zeitraum auswählen


Aufgabe 3: Projektplanung I (1)

Der von Ihrem Team in Aufgabe 2 erstellte „Projektantrag“ wurde vom Auftraggeber (Dozent) mit der Auflage genehmigt, dass das innovative Internet-Unternehmen spätestens zum 30.06.2009 online30.06.2009 online geht Die Projektplanung ist an diesem Termin auszurichten!1. Erstellen Sie einen objektorientierten, einen funktionsorientierten und einen gemischt-

orientierten Projektstrukturplan in Organigrammform. 2. Erarbeiten Sie zu dem gemischt-orientierten PSP alle Arbeitspakete

Bitte beachten Sie bei der Aufgabenverteilung, dass die Arbeitsleistung jedes Teammitglieds klar erkennbar wird und die Zeitvorgaben (mindestens 78 h für Informatiker; mindestens 39 h für Nicht-Informatiker) eingehalten werden. Die Informatiker sollen in etwa gleichgroße Programmieranteile übernehmen

3. Geben Sie die Planungsdaten mit den Meilensteinen in MS Project 2007 ein und speichern Sie den Basisplan (BP) unter BP1-Team_x.mpp

4. Die Ergebnisse von 1. - 3. sind zusammen mit den Erfahrungen aus der Projektarbeit und mit den Erfahrungen aus dem Arbeiten mit MS Project in der Präsentations-Datei Plan1-Team_x.ppt darzustellen

5. Erstellen Sie die Kapitel 5 und 6 des Projektberichtes (Transferprojekt)6. Präsentation durch PL der Teams 1 und 2 am 25.05.2009



Um den vorgegebenen Termin 30.06.2009 einzuhalten, ist nach Freigabe des Projektplanes umgehend mit der Projektdurchführung zu beginnen. Ab sofort ist ein wöchentlicher „jour fixe“ mit Protokoll durchzuführen

Der jeweils verantwortliche PL erstellt das wöchentliche Protokoll. Bitte folgende Namenskonvention beachten:

„P_n-Team_x.doc“ ist das n-te Protokoll von Team x Die jour fixe-Protokolle werden Bestandteile der Projektdokumentation

Die Arbeitszeiten jedes Teammitglieds sind mit dem Zeiterfassungsformular zu erfassen

22.05.2009: Abgabetermin für die drei Dateien: BP1-Team_x .mpp, Plan1-Team_x .ppt, P_1-Team_x.doc

Die offizielle Planabnahme (Meilenstein) erfolgt am Montag, 25.05.09 im Windows-Lab (L3) vor der Vorlesung:

12:00 Team 1 12:15 Team 2 12:30 Team 312:45 Team 4 13:00 Team 5

Hierzu sind vom PL oder einem Teammitglied die folgenden Planungen vorzulegen: Phasenplan, Meilensteinplan Grafische Darstellung des Phasenplans mit den Meilensteinen Projektstrukturplan mit der Aufgabenverteilung (APs) der Teammitglieder


Aufgabe 3: Gliederungsvorgabe für die Präsentation (3)

Projektsteckbrief Datei: Plan1-Team_x .ppt Phasenplan Meilensteinplan Projektstrukturpläne

Objektorientierter PSP Funktionsorientierter PSP Gemischter PSP

Arbeitspakete (Einzelbeschreibungen) Basisplan in MS Project (Screenshot) Erfahrungen

Projektarbeit MS Project 2007

Präsentationen der PL des Teams 1 und 2 in der nächsten Vorlesung


zu Aufgabe 3: Projektbericht (4)

5. Phasenplanung5.1 Beschreibung der ProjektphasenErläuterungen zum Inhalt der Projektphasen.5.2 MeilensteinlisteBeschreibung, Terminierung und Status der Meilensteine.5.3 Veranschaulichung der ProjektphasenGrafische Darstellung der Phasen und Meilensteine

6. Projektstrukturplan6.1 Darstellung und Codierung des PSPBeispiel eines grafischen PSP mit Codierung inklusive Wurzelelement und

Begründung der gewählten Orientierung/Art.6.2 PM im PSPBeschreibung der im PSP dargestellten PM-Aufgaben6.3 ArbeitspaketbeschreibungBeschreibung der Arbeitpakete des PSP (nicht PM-Aufgaben)

Inhaltliche Anforderungen kursiv



Wichtige Tipps zur Durchführung von Aufgabe 3: Durchgängigkeit: PSP – AP-Beschreibungen – Basisplan! APs sind „Blätter“ des PSP und gehen als Vorgänge in den

Basisplan ein Zur Basisplanerstellung (MS Project)

• Beginn mit den frühesten Vorgängen• Sammelvorgänge erhöhen die Übersichtlichkeit• Meilensteine nicht vergessen!• Meilensteine i.a. nur zu den wichtigsten Sammelvorgängen• Nicht mehrere Meilensteine zum gleichen Termin• Meilensteine sind keine Inseln; sie setzen voraus, dass bestimmte

zugehörige Vorgänge abgeschlossen sind Dateien immer an Dozenten und Assistenten schicken Folien immer mit Fußzeile: Name/Team, Datum, Titel, Seitenzahl


Jour fixe-Protokolle und Zeiterfassung

Jour fixe-Protokolle Besprechung der Vorlage Ein am Jour fixe verhinderter Teilnehmer muss die Ergebnisse

anhand des (Ergebnis-)Protokolls nachvollziehen können

Arbeitszeitnachweise Besprechung der Vorlage Für jeden Monat sind die geplanten Soll-Stunden einzutragen;

Vergleich Ist/Soll erfolgt am Projektende

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