Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik ©...

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Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der PraxisFachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald WehnesProf. Dr. P. Tran-Gia

Professionelles Projekt-Management in der Praxis

Veranstaltung 1 – Teil 2 (14.04.2003):

Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Universität Würzburg

Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Universität Würzburg

Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern

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Agenda Grundlagen des Projektmanagements

Definition „Projekt“ Besonderheiten von Softwareprojekten Definition „Projektmanagement“ Das magische Dreieck Phasenkonzept Wissensgebiete des Projektmanagements „Big Picture“ des Projektmanagements PM-Techniken Weitere Begriffe des Projektmanagements

Erfolgreiches Lösen von Aufgaben im Team Vorgehensmethode Brainstorming und Umkehrmethode To-Do-Liste

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Beispiele für Projekte Große historische Projekte

Bau der ägyptischen Pyramiden (2550 – 1550 v. Chr.)» Z.B. Cheops-Pyramide

• 146 m Höhe, 2,3 Mio. Steinquader• 20 Jahre Bauzeit • ca. 100.000 Arbeiter/Sklaven

Umzug des Flughafens München (1992)

Landung des ersten Menschen auf dem Mond (1969)» Apollo-Programm (1968 – 1972)» Schrittweise Realisierung des Ziels» 2.000 Institutionen und Firmen» 300.000 Beschäftigte; 25 Mrd. $

Turmbau zu Babel (600 v. Chr.)» Stufentempel in den Himmel» Gescheitertes Projekt, wegen babylonischer

Sprachverwirrung

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Beispiele für Projekte - heute Projekte in Unternehmen

Entwicklung eines neuen Produktes Entwicklung einer neuen Serviceleistung Abwicklung eines Kundenauftrags Neuorganisation der Firma / einer Abteilung Aufbau / Schließung einer Organisationseinheit Fusion mit einer anderen Firma Entwicklung / Einführung eines neuen

Informationssystems Private Projekte

Bau eines Hauses Organisation einer Familienfeier

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Merkmale von Projekten

Komplexi-tät

ProjektklareZielsetzung

Inter-disziplinär

begrenzteRessourcen

Risiken

Einmalig-keit

Innovation, Neuartigkeit

Termin

Nutzen > Kosten

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Definition „Projekt“ [DIN 69901]

„[...] ein Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihre Gesamtheit gekennzeichnet ist, z.B.

Zielvorgabe zeitliche, finanzielle, personelle und andere

Begrenzungen Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben projektspezifische Organisation“ [DIN 69901]

„[...] ein Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihre Gesamtheit gekennzeichnet ist, z.B.

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Ist eine Diplomarbeit ein Projekt?

Eindeutiges „JA“ Einmaligkeit des Vorhabens Hohe Komplexität Zeitliche Begrenzung Klare Zielsetzung Begrenzte Ressourcen Besondere Risiken Neuartige, außergewöhnliche Aufgabe

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Wann liegt kein Projekt vor? Immer wieder vorkommende Routinetätigkeiten Standard-Aufgaben,

die von einer Person oder von einem Linienteam vollständig gelöst werden kann

Regelmäßige Betriebsabläufe

Beispiele: Entwicklung eines neuen Auto-Modells: Projekt Serienherstellung des neuen Modells: kein Projekt Optimierung der Klimaanlage: Projekt

Serverbetrieb: kein Projekt Neues Serverkonzept entwickeln und einführen:

Projekt

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Vorteile von Projektarbeit gegenüber Linienarbeit Klare Zieldefinition mit fester Terminierung Sorgfältige detaillierte Planung Feste Ressourcen (Personen aus unterschiedlichen

Fachabteilungen) stehen zur Verfügung und müssen nicht laufend „erkämpft“ werden

Klare Verantwortlichkeiten Flexible, auf die jeweilige Problemstellung

ausgerichtete Organisation Sicherstellung, dass die vorhandenen Ressourcen

optimal eingesetzt werden Schafft einen abteilungsübergreifenden View

=> Permanent hoher Erfolgsdruck auf Projektleiter und Team

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Projektarten Forschungsprojekte

Entwicklungsziel nur grob definiert Pioniercharakter, hoher Änderungsgrad der Projektparameter

Entwicklungsprojekte Klar definiertes Entwicklungsziel: Neues Produkt Bei Produkten für den Markt hat der Termin oft enorme Bedeutung

Planungsprojekte Zweck: z.B. Vorstudie und Konzept für anschließendes Großprojekt Prüfung von Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit

Organisations-/Rationalisierungsprojekte Neugestaltung der Aufbau- und/oder der Ablauforganisation Ziel: Rationellere Abwicklung der Geschäftsprozesse

Rollout-Projekte (in Großunternehmen) Ziel: z.B. unternehmensweite Einführung einer bereits erprobten

(pilotierten) Anwendung oder neuen Technik

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Projektgröße (Def. in AOK Bayern)

Projekt-

KategoriePersonal-aufwand

Finanz-aufwand

Dauer (in Monaten)

Anzahl

Mitarbeiter

Eigenes

Budget

KleinesProjekt

< 0,5 PJ(=Personen

Jahre)

15.000 bis50.000 € 0,5 bis 3 1 bis 2 Nein

Mittleres Projekt < 5 PJ < 250.000 € < 6 < 12 Ja

Großes Projekt > 5 PJ > 250.000 € < 24 > 12 Ja

• Für jede Kategorie müssen mindestens drei der fünf Kriterien erfüllt sein.

Große Projekte sollten die Maximalwerte von 10 PJ, 500.000 €, 2 Jahre und 20 Mitarbeiter nicht überschreiten, um Überschaubarkeit und Planungs-sicherheit zu gewährleisten. Ggf. mehrere Einzelprojekte generieren.

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Projektbeispiele (AOK Bayern)

e-Procurement (IT-gestütztes Beschaffungsmanagement auf der Basis von Intranet/Internet-Technologie)

Vorstudie, daher zunächst kleines Planungsprojekt mit den Zielen:» Kosten-/Nutzen-Analyse als Entscheidungsvorlage für Vorstand» Detailliertes Umsetzungskonzept (Projektplan für Folgeprojekt)

Datum 2000 Großprojekt (8 Teilprojekte, 60 lokale Datum 2000-Beauftragte,

260 Mitarbeiter; 21,4 PJ; Kombi-Projekt: Organisation, Roll-out)» Inventarisierung, Check und ggf. Umstellung sämtlicher IT-/TK-

Komponenten im Unternehmen

E-Business-Strategie Planungsprojekt mit den Zielen

» Optimierung von Kundenservices» Stärkung der Wettbewerbsposition » Kostenreduktion

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Projekt-Beispiel: e-Business-Strategie

VorphaseVorphase

07/0007/00 08/0008/00 09/0009/00 10/0010/00 11/0011/00 12/0012/00

Abschlusspräsentation e-business-Strategie27.11.00

MarktanalyseMarktanalyse

e-business Strategie Portfolio(top down)

e-business Strategie Portfolio(top down)

Prozesse und FunktionenProzesse und Funktionen

ControllingControlling

InformationstechnologieInformationstechnologie

e-business Strategie Portfolio(bottom up & Anpassung)

e-business Strategie Portfolio(bottom up & Anpassung)

Definition PrototypDefinition Prototyp

Finale PhaseFinale Phase

Prototyp*)Prototyp*)

Vorstellung Prototypen(Ende Dez.)Termin noch zu benennen

02.10.00

23.10.00

*) ergänzend zur Vorstudie

Abstimmung mit dem Lenkungsausschuß

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Softwareprojekte: Besonderheiten

Schlechtes Imagevgl. „Chaos-Report“ der Standish Group von 1995*:

16,2%

52,7%

31,1%vor Projektabschlußeingestellt

gepantes Budgetdeutlich überschritten(durchschnittlich 189%)

zeitlich und finanziellund vom Funktions-umfang her im Rahmen

*) Quelle: IT Management, 3/2000

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Erfolgsfaktoren für Softwareprojekte*

13,9%

2,4%

2,9%

5,3%

7,2%

7,7%

8,2%

9,6%

13,0%

13,9%

15,9%Einbeziehung der Anwender

Unterstützung des Managements

Genaue Anforderungsbeschreibung

Passende Planung

Realistische Erwartungen

Kleine Projektschritte (Meilensteine)

Kompetente Mitarbeiter

Eigene Leitung

Klare Visionen und Vorgaben

Hart und konzentriert arbeitende Mitarbeiter

Andere Gründe *) Quelle: IT Management, 3/2000

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Projekt-Management

Projekt Einmaligkeit Komplexität Klares Ziel Begrenzte Ressourcen Risiko

Management Führung Zielsetzung Organisation Planung Kontrolle & Steuerung

+

Projekt-Management

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Definition „Projektmanagement“

„Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln

für die Abwicklung eines Projektes.“

[DIN 69 901]

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Projektmanagement Führungsaufgaben Zielsetzung

Personalführung Kontrolle und Steuerung

Führungsorganisation Projektorganisation Projektabwicklung

Führungstechniken Motivation der Projektmitarbeiter Besprechungs- und

Präsentationstechniken Entscheidungsfindungstechniken

Führungsmittel Projektplanungs- und Steuerungssysteme(Arbeitspakete, Kapazitäten, Termine/Meilensteine, Kosten)

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Das magische Dreieck des PM

Die drei Kernziele des PMs beeinflussen sich gegenseitig. Beispiel: Eine höhere Qualitätsforderung hat unwillkürlich

Auswirkungen auf Termine und Kosten.

Zeit/Termine

Kosten/Ressourcen

Qualität/Funktionalität

Steuerung

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Projektverlauf: Phasenkonzept Projekt läuft in mehreren Phasen ab Hauptphasen

=========== Projekt-Prozeß =========

Initiali-sierung Planung Durch-

führung Abschluß

Aufgaben des Projektleiters ändern sich stark während der Laufzeit des Projektes

Projekt-Ergebnis

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„Big Picture“

Projektziel-Definition

Initiali-sierungInitiali-sierung Planung Planung Durch-

führung Durch- führung

Ab- schluß

Ab- schluß

Projektziel:Produkt/Ergebnis

PM-Wissen PM-Erfahrungen PM-Techniken PM- Werkzeuge

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PM-Wissensgebiete (nach PMBoK)*

Koordinationsmanagement in Projekten Umfangsmanagement in Projekten Terminmanagement in Projekten Kostenmanagement in Projekten Qualitätsmanagement in Projekten Personalmanagement in Projekten Kommunikationsmanagement in Projekten Risikomanagement in Projekten Beschaffungsmanagement in Projekten

*) Project Management Body of Knowledge; PMBOK-Guide 2000

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PM-Techniken (Arbeitstechniken) Kreativitätstechniken

Brainstorming Umkehrungstechnik 6-Hüte-Methode Mind Mapping Brainwriting

Ist-Analyse-Techniken Interview Fragebogen Selbstaufschreibung Stichprobenverfahren

Problemlösungstechniken Delphi-Methode Pro und Kontra

Entscheidungstechniken Punktebewertungsverfahren Nutzwertanalyse Portfolioanalyse

Kommunikationstechniken Moderation Präsentation Verhandlungstechniken

Planungstechniken Zeitplanung Ressourcenplanung

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Weitere PM-Grundbegriffe (1)

Meilensteine (milestone, checkpoint) Meilenstein-Inhalt: Definierte (Teil-)Ergebnisse

» Wichtig, wesentlich für Projekterfolg» Im Voraus definiert » Überprüfbar» Eindeutig festgelegt

Meilenstein-Termin: Fertigstellungstermin» Wird im Rahmen der Projektplanung festgelegt

Projektorganisation ProjektleiterIn / ProjektmanagerIn / Projektleitung

» Verantwortliche(r) für das Projekt Projektteam

» ProjektleiterIn und Projektmitarbeiter Lenkungsausschuß

» Entscheidungsgremium zur Steuerung des Projektes

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Weitere PM-Grundbegriffe (2) Programm

Reihe von zusammengehörenden Projekten, um eine übergeordnete Zielsetzung zu verwirklichen (Beispiele: Apollo-Programm, SAM (SAP-AOK-Master)

Teilprojekt Bei großen Projekten erfolgt eine Untergliederung in sog.

Teilprojekte (klar abgegrenzte Aufgabenkomplexe)

Projektportfolio Alle Projekte eines Unternehmens oder eines

Geschäftsbereichs

Kickoff Startveranstaltung zu Beginn eines Projektes

» Kennlernen und Motivation der Mitarbeiter» Klärung der Ziele

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Weitere PM-Grundbegriffe (3) Projektziel Auftraggeber eines Projektes Projektantrag / Projektauftrag Projektportfolio Aufwandsschätzung Projektbudget Projektrisiko Projektcontrolling Projektbesprechungen Projektberichtswesen Produktabnahme

Projektziel Auftraggeber eines Projektes Projektantrag / Projektauftrag Projektportfolio Aufwandsschätzung Projektbudget Projektrisiko Projektcontrolling Projektbesprechungen Projektberichtswesen Produktabnahme

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Bewährte Methode zur Findung der bestenLösung für ein Problem - in 6 Schritten

Zieldefinieren

Zieldefinieren

Lösungs-alternativen

Lösungs-alternativen

Bewertung der Alternativen

Bewertung der Alternativen

Commitment Commitment

Vereinbarung der nächsten SchritteVereinbarung der nächsten Schritte

Entscheidungs-kriterien

Entscheidungs-kriterien

1

2

3

4

5

6

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Brainstorming Grundregeln

Jeder soll so viele Ideen wie möglich entwickeln Jeder darf die Ideen anderer aufgreifen und weiterentwickeln Jede noch so wilde Idee ist erlaubt Kritik ist grundsätzlich verboten Jeder Vorschlag ist als Leistung des Teams, und nicht die

eines Einzelnen, zu betrachten

Bekannteste Methode

der Ideenfindung

Basis und Ablauf Gruppe mit 4-8 Teilnehmern; Moderator Flipchart, Tafel und/oder Medienwand für Vorschläge Angenehme, offene Atmosphäre Ideenfindungsphase: ca. 15 – 20 Minuten; anschließend Pause Bewertungsphase: ca. 30 – 40 Minuten

» Ergebnis: Rangfolge oder Auswahl einer einzigen Idee

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Umkehrungstechnik Methode

Vgl. Marchand, Rene; Boethius, Stefan:

Das Vorsprungs-Prinzip. 2001, 49,90 DM

Überreuther, Frankfurt, ISBN 3-7064-0759-0

Beispiel

Bisherige bekannte Lösung

Umkehrung eines einzelnen Wortes in das Gegenteil

Schlittschuhe für den Winter

Schlittschuhe für den Sommer

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To-Do-Liste

Aktivität Verantwort-licher Beteiligte Termin

Festlegung der durchzuführenden AktivitätenWer? - macht was? – mit wem? - bis wann?

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Beispiel für Vorgehensmodell

siehe separaten Foliensatz

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Aufgabe 1: Projektidee

Das Team soll einen Vorschlag für eine innovative soziale Dienstleistung im Internet erarbeiten Vorgehen/Methodik

6-Schritte-Methode zur Findung der optimalen Lösung Kreativitätstechniken (Brainstorming und Umkehrungstechnik) To-do-Liste

Gliederungsvorschlag für ppt-Vortrag (MS-Office 2000) 6-Schritte-Methode

1. Zieldefinition2. Erarbeitete Lösungsalternativen3. Entscheidungskriterien4. Bewertung der Alternativen5. Commitment6. Vereinbarung der nächsten Schritte

Erfahrungen in der Projektarbeit

Aufgaben Projektleiter1. Vortrag erstellen2. Datei

Idee-Team_x.ppt3. Versand an Dozenten bis

25.04.2003 4. Vortrag am 28.04.2003

(nur Teams 5-7)

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Projekte vom SS 02

Aufgabe: Gründung eines innovativen und erfolgreichen Internet-Unternehmens

Hard to get – Onlineshop für seltene Produkte Home Bay – Online-Wohnungsvermittlung pharmaNet – Internet-Apotheke Bring.me – Internet-Lieferservice star-trip – Weltraum-Tourismus-Unternehmen e-Flyer.net – webbasierte Werbedatenbank Projekt X – Webdesign-Unternehmen Quasimodo – internationale Partnervermittlung VGHW – Virtuelles Gotteshaus Würzburg

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Von der Vision zur Realität

Was immer Du tun kannst oder

erträumst zu können, beginne es.

Kühnheit besitzt Genie, Macht

und magische Kraft. Beginne es jetzt.

Johann Wolfgang von Goethe

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