Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg,...

44
Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 1 – Teil 2 (24.04.2006): Projektmanagement – Grundlagen SS 2006

Transcript of Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg,...

Page 1: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

1

Professionelles Projektmanagement in der Praxis

Veranstaltung 1 – Teil 2 (24.04.2006):

Projektmanagement – Grundlagen

SS 2006

Page 2: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

2

Agenda

Grundlagen des Projektmanagements Definition „Projekt“ Besonderheiten von Softwareprojekten Definition „Projektmanagement“ Das magische Dreieck Phasenkonzept Wissensgebiete des Projektmanagements Weitere Begriffe des Projektmanagements Projektziel, Projektantrag und –auftrag Projektorganisation, Projektteam, Stakeholder Projektplanung, Projektdurchführung und Projektabschluss Projektkommunikation, Qualitäts- und Risikomanagement

Erfolgreiches Lösen von komplexen Aufgaben im Team Vorgehensmodell Brainstorming und Umkehrmethode To-Do-Liste

Page 3: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

3

Turmbau zu Babel (600 v. Chr.)» Stufentempel in den Himmel» Gescheitertes Projekt, - wegen

babylonischer Sprachverwirrung

Historische Projekte

Bau der ägyptischen Pyramiden (2550 – 1550 v. Chr.)Z.B. Cheops-Pyramide 146 m Höhe, 2,3 Mio. Steinquader 20 Jahre Bauzeit ca. 100.000 Arbeiter/Sklaven

Landung des ersten Menschen auf dem Mond (1969)» Apollo-Programm (1968 – 1972)» Schrittweise Realisierung des Ziels» 2.000 Institutionen und Firmen» 300.000 Beschäftigte; 25 Mrd. $

WM-StadionMünchen, 04/05

Page 4: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

4

Projekte - heute

Projekte in Unternehmen Entwicklung neuer Produkte Entwicklung neuer Serviceleistungen Entwicklung / Einführung

eines neuen Informationssystems Organisation eines Messeauftritts Abwicklung von Kundenaufträgen Neuorganisation des Unternehmens / einer Abteilung Aufbau / Schließung einer Organisationseinheit Fusion mit einer anderen Firma Verwirklichung komplexer Unternehmensziele

Private Projekte Bau / Umbau eines Hauses Organisation einer Feier oder einer Sportveranstaltung

Page 5: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

5

Warum machen Unternehmen Projekte?

Linienorganisation ausgerichtet auf den

Tagesbetrieb jeder MitarbeiterIn hat seine/

ihre spezifischen Aufgaben

M ita rb e ite r

M ita rb e ite r

M ita rb e ite r

Bereich A

M ita rb e ite r

M ita rb e ite r

M ita rb e ite r

Bereich B

M ita rb e ite r

M ita rb e ite r

M ita rb e ite r

Bereich x

M ita rb e ite r

M ita rb e ite r

M ita rb e ite r

Bereich z

L in ieno rganisation

ungeeignet für komplexe Aufgabenstellungen, die mehrere Unternehmenseinheiten betreffen

Projektorganisation temporäre, auf die Lösung der

jeweiligen Problemstellung ausgerichtete Organisation Spezialisten aus unterschiedlichen Linienbereichen arbeiten für

einen beschränkten Zeitraum für ein Projekt Intensive, qualifizierte Zusammenarbeit erforderlich Wegfallen hierarchischer Schranken

M ita rb e ite r M ita rb e ite r M ita rb e ite r M ita rb e ite r M ita rb e ite r

Pro jek tle iter

Verantwortlicher

Page 6: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

6

Achtung: Der klassische Konflikt zwischen Projekt und Linienorganisation

Projektmitarbeiter sind in der Regel nicht von ihrer Linienmitarbeit entbunden

Sie haben für die Dauer des Projektes zwei Vorgesetzte

Linienvorgesetzter(disziplinarisch)

Projektmitarbeiter

Projektleiterin(fachlich)

Mitarbeiter

Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation!Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation!

LösungLösung

Page 7: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

7

Merkmale von Projekten

Komplexität

ProjektklareZielsetzung

Inter-disziplinäri-

tät

begrenzteRessourcen

Risiken

Einmaligkeit

Neuartigkeit

Termin

Definition (PMBoK/PMI): „Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben zur Schaffung eines einmaligen Produktes, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses.“

Page 8: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

8

Ist eine Diplomarbeit ein Projekt?

Eindeutiges „JA“ Einmaligkeit des Vorhabens Hohe Komplexität Zeitliche Begrenzung Klare Zielsetzung Begrenzte Ressourcen Besondere Risiken Neuartige, außergewöhnliche Aufgabe

Page 9: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

9

Wann liegt kein Projekt vor?

Kein Projekt Regelmäßige Betriebsabläufe (Routinetätigkeiten) Standard-Aufgaben,

die von einer Person oder von einem Linienteam vollständig gelöst werden können

Beispiele: Entwicklung eines neuen Auto-Modells: Projekt Serienherstellung des neuen Modells: kein Projekt Optimierung der Auto-Klimaanlage: Projekt Serverbetrieb: kein Projekt Neues Serverkonzept entwickeln und einführen: Projekt

Page 10: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

10

Vorteile von Projekten gegenüber Linienarbeit

Klare Zieldefinition (Ergebnisse) Klare Verantwortlichkeiten Feste Terminierung und Budgetierung Feste Ressourcen (Personen aus unterschiedlichen

Fachabteilungen) stehen zur Verfügung und müssen nicht laufend „erkämpft“ werden

Flexible, auf die jeweilige Problemstellung ausgerichtete Projektorganisation

Sorgfältige, detaillierte Planung Aufgabe wird aus Unternehmenssicht bearbeitet - nicht

aus „Schubladen-Sicht“ eines Bereiches

Permanent hoher Erfolgsdruck auf Projektleiter und Projektteam

Page 11: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

11

Projektarten

Forschungsprojekte Entwicklungsziel nur grob definiert Pioniercharakter, hoher Änderungsgrad der Projektparameter

Entwicklungsprojekte Klar definiertes Entwicklungsziel: Neues Produkt (Software,

Medikament, Fahrzeug, Werkstoff usw.) Bei Produkten für den Markt hat der Termin oft enorme Bedeutung

Planungsprojekte Zweck: z.B. Vorstudie und Konzept für anschließendes Großprojekt Prüfung von Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit

Organisationsprojekte Neugestaltung der Aufbau- und/oder der Ablauforganisation Häufiges Ziel: Rationellere Abwicklung der Geschäftsprozesse

(Kostenmanagement) Rollout-Projekte (in Großunternehmen)

voran gehen i.a. Entwicklung, Tests und Pilotierungen Beispiele: unternehmensweite Einführung von neuen

Anwendungen/Systemen, neuer Prozesse, neuer Techniken

Page 12: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

12

Projektgröße

Projekt-Kategorie

Personal-aufwand

Finanz-aufwand

Dauer (in Monaten)

AnzahlMitarbeiter

Eigenes Budget

KleinesProjekt

< 0,5 PJ(= Personen-

Jahre)

15.000 bis50.000 €

0,5 bis 3 1 bis 2 Nein

Mittleres Projekt

< 5 PJ < 250.000 € < 6 < 12 Ja

Großes Projekt

> 5 PJ > 250.000 € < 24 > 12 Ja

Für jede Kategorie müssen mindestens drei Kriterien erfüllt sein

Große Projekte sollten die Maximalwerte von 10 PJ, 500.000 €, 2 Jahre, 20 Mitarbeiter nicht überschreiten, um Überschaubarkeit und Planungs-sicherheit zu gewährleisten. Ggf. mehrere Einzelprojekte generieren.

Definition in AOK Bayern

Page 13: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

13

Projektbeispiele (AOK Bayern)

e-Procurement (IT-gestütztes Beschaffungsmanage-ment auf der Basis von Intranet/Internet-Technologie)

Vorstudie, daher zunächst kleines Planungsprojekt mit den Zielen:

• Kosten-/Nutzen-Analyse als Entscheidungsvorlage für Vorstand• Detailliertes Umsetzungskonzept (Projektplan für Folgeprojekt)

Datum 2000 Großprojekt (8 Teilprojekte, 60 lokale Datum 2000-Beauftragte,

260 Mitarbeiter; 21,4 PJ; Kombi-Projekt: Organisation, Roll-out)• Inventarisierung, Check und ggf. Umstellung sämtlicher IT-/TK-

Komponenten im Unternehmen E-Business-Strategie

Mittleres Planungsprojekt mit den Zielen • Optimierung von Kundenservices• Stärkung der Wettbewerbsposition • Kostenreduktion• Basisprojekt für Intranet/Internet-Folgeprojekte:

ODIN, IDA, ARGUS, ...

Page 14: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

14

Praxis-Beispiel: e-Business-Strategie

VorphaseVorphase

07/0007/00 08/0008/00 09/0009/00 10/0010/00 11/0011/00 12/0012/00

Abschlusspräsentation e-business-Strategie27.11.00

MarktanalyseMarktanalyse

e-business Strategie Portfolio(top down)

e-business Strategie Portfolio(top down)

Prozesse und FunktionenProzesse und Funktionen

ControllingControlling

InformationstechnologieInformationstechnologie

e-business Strategie Portfolio(bottom up & Anpassung)

e-business Strategie Portfolio(bottom up & Anpassung)

Definition PrototypDefinition Prototyp

Finale PhaseFinale Phase

Prototyp*)Prototyp*)

Vorstellung Prototypen(Ende Dez.)Termin noch zu benennen

02.10.00

23.10.00

*) ergänzend zur Vorstudie

Abstimmung mit dem Lenkungsausschuß

Page 15: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

15

Softwareprojekte: Besonderheiten

Schlechtes Imagevgl. „Chaos-Report“ der Standish Group von 1995*:

16,2%

52,7%

31,1%vor Projektabschlußeingestellt

geplantes Budgetdeutlich überschritten(durchschnittlich 189%)

zeitlich und finanziellund vom Funktions-umfang her im Rahmen

*) Quelle: IT Management, 3/2000

Quelle: www.standishgroup.com

Page 16: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

16

Erfolgsfaktoren für Softwareprojekte*

13,9%

2,4%

2,9%

5,3%

7,2%

7,7%

8,2%

9,6%

13,0%

13,9%

15,9%Einbeziehung der Anwender

Unterstützung des Managements

Genaue Anforderungsbeschreibung

Passende Planung

Realistische Erwartungen

Kleine Projektschritte (Meilensteine)

Kompetente Mitarbeiter

Eigene Leitung

Klare Visionen und Vorgaben

Hart und konzentriert arbeitende Mitarbeiter

Andere Gründe*) Quelle: IT Management, 3/2000

Page 17: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

17

Projektmanagement

Projekt Klares Ziel Einmaligkeit Komplexität Begrenzte Ressourcen Risiko

Management Zielsetzung Führung Organisation Planung Steuerung

+

Projekt-Management

„Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln

für die Abwicklung eines Projektes.“ [DIN 69 901]

Page 18: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

18

„Big Picture“ des Projektmanagements

Projektziel-Definition

Projektziel:Produkt/Ergebnis

PM-Wissen PM-Erfahrungen PM-Techniken PM-Werkzeuge

Initiali-sierung

Pla- nung

Durch- führung

Ab- schluß

Page 19: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

19

Die 9 Wissensgebiete im Projektmanagement*

*) Project Management Body of Knowledge, PMI, 2004, 3. Ausgabe

Integrations-management

Inhalts- und Umfangsmanagement

Termin-management

Kosten-management

Qualitäts-management

Personal-management

Kommunikations-management

Risiko-management

Beschaffungs-management

Page 20: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

20

Das magische Dreieck

Die drei Kernziele (Ergebnis-, Zeit- und Kostenziel) des PMs beeinflussen sich gegenseitig

Beispiel: Eine höhere Qualitätsforderung hat unwillkürlich Auswirkungen auf Termine und Kosten.

Planen

Steuern

Führen

Ergebnis

Zeit Kosten

100 %

Page 21: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

21

Zentrale (Projekt-)Management-Aufgaben

Definition der Projektziele (Was soll erreicht werden?) Erstellung des Projektantrags Aufbau des Projektteams und der Projektorganisation Festlegen von Meilensteinen Durchführung der Kickoff-Veranstaltung Planung: Aktivitäten, Ressourcen, Kosten, Termine Überwachung und Steuerung der Projektdurchführung Projektkommunikation und –dokumentation Qualitäts- und Risikomanagement Projektabnahme Erfahrungssicherung für Folgeprojekte

Page 22: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

22

Klare Projektzieldefinition: Grundstein für den Projekterfolg

Vor Projektbeginn müssen die Projektziele mit dem Auftraggeber festgelegt werden

Diese Ziele müssen Ergebnis-orientiert (Produkte) und messbar sein. Sie werden schriftlich festgehalten

Aus den Zielen leitet sich die Projektplanung sowie die Kontrolle und Steuerung der Zielerreichung ab

Am Projektende wird – im Rahmen der Projektabnahme – geprüft, ob die definierten Ziele erreicht wurden.

Anmerkung:Um Ziele messbar zu machen, werden Kennzahlen verwendetDiese Kennzahlen müssen i.a. vor Projektbeginn und am Projektende, ggf. auch während der Projektdurchführung, gemessen werden.

Page 23: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

23

Genehmigung

Kein Projekt ohne Projektantrag und –auftrag

Projektziele Beginntermin Endtermin Projektnutzen Projektkosten Wirtschaftlichkeits- betrachtung Projektorganisation Meilensteinplan ...

Projektantrag

Projektziele Beginntermin Endtermin Projektnutzen Projektkosten Wirtschaftlichkeits- betrachtung Projektorganisation Meilensteinplan ...

Projektauftrag

Page 24: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

24

Kein Projekt ohne vorherige Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

Projekte sind Investitionsvorhaben

Es werden grundsätzlich nur solche Projekte durchgeführt, die sich wirtschaftlich rechnen

Bei konkurrierenden Projekten werden die mit der besten Wirtschaftlichkeit priorisiert

Standardisiertes transparentes Vorgehen mit dem Produkt WiBe21* (Methodik und Software)

Dringlichkeitswert Qualitativ-strategischer Wert

• Projektkosten• Betriebskosten • Einmalige Erlöse

• Betriebsnutzen

Kapitalwert (€)

*) empfohlen vom BMI

Page 25: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

25

Aufbau des Projektteams und der Projektorganisation

Projek t-C on troller

T e ilpro jek t 1 T e ilpro jek t 2 T e ilpro jek t 3 T e ilpro jek t 4

Projektleiter

Lenkungsausschuß

Projektorganisation Zeitlich begrenzt Aufwandsabhängig Ergebnisorientiert

Stakeholder Projektbeteilige: Auftraggeber, Projektleitung, Projektteam,

Lieferanten usw. Projektbetroffene: zukünftige Anwender, Linienbetrieb usw.

Projektteam Teamzusammensetzung

entscheidend für Projekterfolg dem Projekt zugeordnete

MitarbeiterInnen

Page 26: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

26

Meilensteine: Die wichtigsten Kontrollpunkte auf dem Weg zum Projekterfolg

Um Projekte überschaubar und steuerbar zu gestalten, werden Meilensteine (Milestones) gesetzt

Meilensteine sind wesentliche Projektergebnisse oder Zwischenergebnisse, die zu bestimmten (Meilenstein)-Terminen vorliegen müssen

MS 1 MS 2 MS 3 MS 4

A

AuftragProjekt-Ergebnis

Beispiel: Meilensteinplan31.01.2006: Grobkonzept abgeschlossen

31.03.2006: Feinkonzept abgeschlossen

30.06.2006: Prototyp erstellt

31.07.2006: Testsystem eingerichtet und Funktionstests durchgeführt

31.10.2006: Produktivsystem abgenommen

Page 27: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

27

Kickoff-Veranstaltung: Auftaktveranstaltung für das Projektteam

Kick-off Veranstaltung: formaler Projektstart Erstes Treffen des Projektleiters mit dem gesamten Team

Gemeinsames Verständnis und Klarheit schaffen Jeder kennt das Projekt als Ganzes Jeder kennt und steht hinter den Projektzielen Jeder kennt das geplante Vorgehen Jeder kennt seine Rolle im Projekt

Kennen lernen der Teammitglieder Vorstellung des Projektauftrags Rahmenbedingungen der Projektarbeit „Spielregeln“ für die Zusammenarbeit Erwartungen, Vorschläge und Wünsche der

Teammitglieder aufnehmen

Page 28: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

28

Projektplanung: Arbeitspakete, Termine, Ressourcen, Kosten

Projektstrukturplan (PSP) zerlegt das Projekt in über- schaubare Arbeitspakete (AP)

Zeitplan KostenplanRessourcenplan

Nr.

1

2

3

4

5

6

7

8

28.05.

08.06.

S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M14. Mai '01 21. Mai '01 28. Mai '01 04. Jun '01 11. Jun '01

0

1.000.000

2.000.000

3.000.000

4.000.000 BudgetansatzMrz 03Feb 04Jan 04Dez 03Nov 03Okt 03Sep 03Aug 03Jul 03Jun 03Mai 03Apr 03Mrz 03Feb 03Jan 03Dez 02Nov 02Okt 02Sep 02Aug 02Jul 02

Zuordnung der Arbeitspakete zu Personen Feststellung von Abhängigkeiten der APs Aufwands- und Kostenschätzungen der APs Planungsergebnisse:

AP 1

AP 2

Teilaufgabe

AP 3

Teilaufgabe

AP 4

AP n

Teilaufgabe

Projekt

Page 29: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

29

Gute Planung ist die halbe Projektarbeit

Page 30: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

30

Projektcontrolling: Messung und Steuerung der Projektdurchführung

Hauptaufgaben Frühzeitiges Erkennung von Abweichungen (Ergebnisse,

Termine/Meilensteine, Kosten) und deren Ursachen Durchführung von Steuerungsmaßnahmen Überwachung der Wirksamkeit der Steuerungsmaßnahmen

Nr.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Methodix

Methodix

Methodix

24.05.

Installix

Installix

Schulix[50%]

Schulix[50%]

28.05.

S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M03. Mai '04 10. Mai '04 17. Mai '04 24. Mai '04 31. Mai '04 07. Jun '04

Nr. Vorgangsname

1 Vorbereitungen

2 Anforderungen definieren

3 Angebote einholen

4 Auswahl der PM-Software

5 Präsentation und Mittelfreigabe

6 Durchführung

7 Installation der SW auf Servern

8 Installation der SW auf Clients

9 Schulung vorbereiten

10 Schulung der Anwender

11 Feier

Methodix

Methodix

Methodix

24.05.

Installix

Installix

Schulix[50%]

Schulix[50%]

28.05.

26.05.04

S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M03. Mai '04 10. Mai '04 17. Mai '04 24. Mai '04 31. Mai '04 07. Jun '04

Projektplan (SOLL) Tatsächlicher Projektverlauf (IST)

Vergleich

Page 31: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

31

Information- u. Kommunikationskonzept

Zielgruppen

Inhalte

Form/Maßnahmen

Verantwortlich

Termine

Für wen?

Was?

Wie?

Wer?

Wann?

Page 32: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

32

Durch pro-aktives Risiko-Management Risken und deren Auswirkungen reduzieren

1. Risiko-Identifikation

2. Risiko-Analyse

3. Risiko-Behandlung

4. Risiko-Controlling

„You can‘t manage, what you don‘t know about“

Page 33: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

33

Durch Qualitätsmanagement wird die Qualität der Projektergebnisse sichergestellt

Qualitätsplanung Festlegung der Qualitätsmerkmale

- mit dem Auftraggeber! Qualitätsplan erstellen

Qualitätssicherung Durchführung der geplanten QS-Maßnahmen

Qualitätskontrolle Durchführung von Qualitätschecks, Reviews Feststellung der Wirksamkeit der QS-Maßnahmen Identifikation von Qualitätsverbesserungen

Page 34: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

34

Projektabschluss: Projektabnahme und Erfahrungssicherung für Folgeprojekte

Auch der Projektabschluss ist zu gestalten, dazu gibt es eine eigene Projektphase

Wesentliche Aktivitäten der Projektabschlussphase Formaler Projektabschluss

• Abschluss der Projekt-Dokumentation• Abschlusspräsentation• Projektabnahme durch den Auftraggeber• Freigabe der Projektmitglieder und -ressourcen

Nachbetrachtung (Review) der Projektarbeit • Sicherung der im Projekt gesammelten

Erfahrungen für Folgeprojekte

Page 35: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

35

Projekte, Programme, Portfolio

TeilprojekteBei großen Projekten erfolgt eine Untergliederung in sog. Teilprojekte (klar abgegrenzte Aufgabenkomplexe)

PortfolioPortfolio

ProgrammeProgramme

ProjekteProjekte

Alle Projekte und Programme eines

Unternehmens

Gruppe von Projek-ten, die koordiniert gemanagt werden

StrategischeStrategischeUnternehmens-Unternehmens-

zieleziele

Page 36: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

36

Bewährte Methode zur Findung der bestenLösung für ein Problem - in 6 Schritten

Zieldefinieren

Zieldefinieren

Lösungs-alternativen

Lösungs-alternativen

Bewertung der Alternativen

Bewertung der Alternativen

Commitment Commitment

Vereinbarung der nächsten SchritteVereinbarung der nächsten Schritte

Entscheidungs-kriterien

Entscheidungs-kriterien

1

2

3

4

5

6

Page 37: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

37

Brainstorming

Grundregeln Jeder soll so viele Ideen wie möglich entwickeln Jeder darf die Ideen anderer aufgreifen und weiterentwickeln Jede noch so wilde Idee ist erlaubt Kritik und Diskussion: verboten! Jeder Vorschlag ist als Leistung des Teams – und nicht die

eines Einzelnen – zu betrachten

Bekannteste Methode der Ideenfindung

Basis und Ablauf Gruppe mit 4-8 Teilnehmern; Moderator Flipchart, Tafel und/oder Medien-/Pinwand für Vorschläge Angenehme, offene Atmosphäre Ideenfindungsphase: ca. 15 – 20 Minuten; anschließend Pause Bewertungsphase: ca. 30 – 40 Minuten

» Ergebnis: Rangfolge oder Auswahl einer einzigen Idee

Page 38: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

38

Umkehrungstechnik

Methode

Vgl. Marchand, Rene; Boethius, Stefan:Das Vorsprungsprinzip. 2001, 24,90ۆberreuther, Frankfurt, ISBN 3-7064-0759-0

Beispiel

Bisherige bekannte Lösung

Umkehrung eines einzelnen Wortes in das Gegenteil

Schlittschuhe für den Winter

Schlittschuhe für den Sommer

Page 39: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

39

To-Do-Liste = Handlungs-orientierte Aufgabenliste

Aktivität Verantwort-licher

Beteiligte Termin

Festlegung der durchzuführenden Aktivitäten:Wer? - macht was? – mit wem? - bis wann?

Erfolgreiches Arbeiten mit To-Do-Listen erfordert ein wirkungsvolles Controlling (PL bzw. dessen Assistenz): - Werden die vereinbarten Termine eingehalten? ...

Page 40: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

40

Anwendungsbeispiel

siehe separaten Foliensatz:Vorgehensmodell zum Projekt „Korfu“

Page 41: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

41

Aufgabe 1: Projektidee

Das Team soll einen Vorschlag für ein innovatives und erfolgreiches Internet-Unternehmen erarbeiten Vorgehen/Methodik anwenden

6-Schritte-Methode zur Findung der optimalen Lösung Kreativitätstechniken (Brainstorming und Umkehrungstechnik) To-do-Liste

Aufgaben der Projektleiter1. Vortrag erstellen:

Idee-Team_x.ppt2. Versand an Dozenten bis

04.05.2006 3. Vortrag am 08.05.2006:

nur PLs der Teams 3 + 4

Gliederungsvorschlag für ppt-Vortrag 6-Schritte-Methode

1. Zieldefinition2. Erarbeitete Lösungsalternativen3. Entscheidungskriterien4. Bewertung der Alternativen5. Commitment6. Vereinbarung der nächsten Schritte

Erfahrungen in der Projektarbeit

Page 42: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

42

Projekte vom SS 03

Aufgabe: Bereitstellung einer innovativen sozialen Dienstleistung im Internet

WUERM – Portal für Minijob-Vermittlung < Necway > - City Guide Termin@tor - Terminplaner für Interessengruppen NaSE – Nachbarschaftshilfe-online Internet-Fit – Bereitstellung von Übungen für die Bereiche

Krankengymnastik und Fitness Tutorama – Portal für Nachhilfevermittlung Just do Sports – Sportportal für Freizeitsportler

Page 43: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

43

Projekte vom SS 04 / 05

Aufgabe: Gründung eines innovativen und erfolgreichen Internet-Unternehmens

Kochtopf24 – Inverse Rezepte SpaM – Sports and More handwerkersitter.de uni-made.de – Uni-Portal TheTimeIsNow MeltingPot – Integrationsportal für die Uni Würzburg Web-Friedhof iRent – Jobportal für Informatik-Studenten pm-forschung.de – Portal „Projektmanagement-Forschung“ Meet4sport – Portal für Sportaktivitäten LORELEI – LOtto-REihen-LEIcht-gemacht Hanuda – Handwerker- und Dienstleistungsauktionen J.u.r.a – Portal für juristische Dienstleistungen e-FORGE – Plattform für kollaborative Hardwareentwicklungen

Page 44: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia

44

Von der Vision zur Realität

Was immer Du tun kannst odererträumst zu können, beginne

es.Kühnheit besitzt Genie, Macht

und magische Kraft. Beginne es jetzt.

Johann Wolfgang von Goethe