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Kanton Basel-Stadt

Finanzplanung mit SAP BPC on HANA im Kanton Basel-Stadt

Manuela Springer und Tarik Benchekmoumou

„Es kommt nicht darauf an, die Zukunft

vorherzusagen,

sondern auf die Zukunft vorbereitet zu sein.“Perikles

03.11.15 PAL Kanton Basel-Stadt

1. Einleitung

2. Ausgangslage und Zielsetzung

3. Fachliche Lösung und Umsetzung im System

4. Stand der Arbeiten

5. Lessons Learned Fachbereich

6. Technische Lösung und Umsetzung im System

7. Lessons Learned SAP CC

8. Ausblick

Agenda


1. Einleitung


Der Kanton Basel-Stadt


Wo der Rhein einen scharfen Knick macht und die Schweiz Richtung Nordsee

verlässt: Basel

- 1833 entstanden

- besteht aus der Stadt Basel selbst sowie den beiden Landgemeinden Riehen

und Bettingen.

- Der am dichtesten besiedelte Kanton der Schweiz

- 190’000 Einwohner

- Dreiländereck: Grenze zu Frankreich und Deutschland

Dienststellencontrolling

Departementscontrolling

Finanzverwaltung Regierungsrat

GD PD

DST1 DST2…

FD JSD BVD

DST1 DST2…

ED WSU

Controllingorganisation beim Kanton


2. Ausgangslage und Zielsetzung


– Excel-Lösungen in der Finanzplanung genügen nicht mehr den

Anforderungen

– Verschiedene Excel-Tabellen für gesamtkantonale Planung

– Viele Akteure

– Schwierige Konsolidierung

– Gefahr fehlerhafter Daten

– Starres Berichtswesen, oft Excel-Berichte

Ausgangslage


Ausgangslage: Verschiedene Excel-Blätter


– Ablösung der Planung auf verschiedenen Excel-Sheets

– Höhere Effizienz im Planungsprozess des Kantons Basel-Stadt

– Kürzere und einfachere Wege durch Optimierung des Planungsprozesses

mit definiertem Workflow

– Risikoverminderung fehlerhafter Daten

– Deutlich kürzere und einfachere Wege der Informationsbeschaffung

– Höhere Effizienz beim Standardberichtswesen

Zielsetzung


3. Fachliche Lösung und Umsetzung imSystem


Planungsposition, Kennzahl und Regel


Regel:

Anzahl * Betrag

Planungs-

position 2

Einzelposten

Kennzahl 1

z. B. Anzahl

Kennzahl 1

z. B. Anzahl

Planungs-

position 1

Planungs-

position 3

Kennzahl 2

z. B. Betrag

Kennzahl 2

z. B. Betrag

- Einzelposten in Höhe von rund 45 Mio. Franken

- Besteht aus verschiedenen Heimen für Jugendliche

- Jedes Heim ist an einen Staatsbeitrag (Subvention) gebunden

- Betrag wird für jeden Staatsbeitrag im Rahmen eines Subventionsvertrags

festgelegt

- Jedes Heim errechnet die Kosten mit Hilfe unterschiedlicher Kennzahlen wie

beispielsweise Art des Platzes und Tarifart

Beispiel Einzelposten Jugendhilfe


14

Einzelposten Jugendhilfe


Einzelposten Jugendhilfe: Heim 1


Planungsmaske BPC


Planversionen


Arbeitsversion

Planversion 1:

Beschluss

Vorgaben

Planversion 2:

Beschluss 1.

Lesung

Planversion 3:

Beschluss 2.

Lesung

t

Mai Juli AugustJan Dez

Planversionen im Vergleich


Planversionen im Zeitvergleich


- Planungsmaske realisiert

- Einzelpostenerhebung bis Ende des Jahres

- Schulung der Departemente im Januar 2016

4. Stand der Arbeiten


- Klare Vorstellung: Wie wird genau geplant?

- Fachkonzept: Detaillierte Definitionen

- Herausforderung: Verschiedene Akteure auf einen Nenner bringen

- Fachbereich gewinnt an Flexibilität

- Weniger Abhängigkeit von Informatikabteilung

- Vereinfachte und klare Kommunikation mit den Departementen

- Effiziente Analysen und Auswertungen

5. Lessons Learned Fachbereich


6. Technische Lösung und Umsetzung imSystem


Anzahl Benutzer: ca. 240

Grösse HANA DB: 500 GB (200 GB genutzt)

Zweisystemlandschaft: Entwicklung / Produktion

SAP BW on HANA: NW 7.40, SPS9

SAP BPC: 10.1, Embedded (Planung), Classic (Konsolidierung)

Frontend: EPM Excel-Add-In 10.0 SP 22

Business Objects: 4.1, Crystal 2013, WebI

SAP BI Systeme im Kanton


Es können technisch beliebig viele, unterschiedlichste Planungsmasken für

Einzelposten mit einer einzigen Funktionalität realisiert werden.

Grundlage dieser INNOVATION:

- konsequente Umsetzung des Entitätenmodells in BW Objekte

- nur eine universelle Planungsquery und Planungsmaske für Einzelposten

- eine einzige Planungsquery zum Customizing des Layouts für Einzelposten

- Ablage der fachlichen Planungsinformation und der strukturell das Layout

bestimmenden Informationen für Planungsmasken im Planungs-InfoCube

INNOVATION – Realisierung Einzelposten


Kennzahlensystem


Entitätenmodell


Departement

Dienststelle

Buchungskreis

Einzelposten

(Planungsebene)Kostenart

KostenstelleStatistischer

AuftragProfitcenter

Einzelposten-

anträge

Kanton

Zeittyp (befristet,

wiederkehrend,

einmalig)

Bindungstyp (neu,

gebunden)

Einzelposten

(Aggregations-

stufe)

ZBE

KennzahlentypExterne

Kennzahlen

null oder ein

ein

null oder mehrere

mehrere

Legende

Frau Kind

Datenfluss im SAP BW


InfoCube Daten enthalten:

• Zentrales InfoObjekt Planungsposition

• Universelle dimensionslose Kennzahl in

Verbindung mit InfoObjekt «Kennzahlen»

� Kennzahl: «Zahl»

• Fachliche Werte für Reporting mit

Dimension (Währung, Mengeneinheit)

� Kennzahlen: «Betrag», «Menge»

• Strukturelle Layout-Information für

Planungsmaske zur Auswahl der

planungsrelevanten Kennzahlen

� Kennzahl: «Layout»

• Statusinformationen zur Planposition

� Kennzahl: «Status Antrag»

InfoCube «Planung Einzelposten»


– Infoobjekt «Planungsposition» - Infoobjekt «Kennzahl»

Zentrale Infoobjekte «Planungsposition» und «Kennzahlen»


– InfoObjekt «Regel»

Steuerung des Layout über Planungsmaske


BW Query für Layout-Steuerung

Zeilenaufriss � «Planungsposition»

Spaltenaufriss � «Kennzahl»

Einstellung:

«Werte in Stammdatentabelle»

Planungsmaske zur Layout-Steuerung

Planungsmaske Einzelposten


Spalte «Planbar» für den Anwender ausgeblendet.

Enthält die Information basierend auf InfoObjekt «Layout».

- Foxformel der Planungsfunkton

«EP Regel»

Steuerung der Rechenregeln über InfoObjekt«Regel» und Planungsfunktion


• EPM (10.0, SP19/SP22/SP23) Frontendinstallation ist komplexer als erwartet

(Produktfehler). Neben den Abhängigkeiten der Software mit den

Serverversionen gab es Probleme im Zusammenhang mit der Citrix-

Umgebung.

• Gewählte enge Zusammenarbeit zwischen Fachbereich, SAP CC und Novo

ist sehr effizient und effektiv.

• Gewähltes Strukturiertes Projektvorgehen, z.B. gemäss HERMES 5.1, ist

entscheidend für Projekterfolg:

• Fachanforderungen ermitteln

• dann fachliches Lösungskonzept definieren

• dann technisches Design darauf aufbauen

• dann Lösung implementieren und einführen

7. Lessons Learned SAP CC


- Erarbeitung der Auswertungen, insbesondere AdHoc-Abfragen für den

Analysten in der Finanzverwaltung

- Ausgestaltung Workflow, mehrstufig entlang der Hierarchie

- Erster Finanzplanungsprozess mit SAP BPC für das Budget 2017 und die

Planjahre 2018-2020 (Produktivsetzung Januar 2016)

8. Ausblick


Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!


Fragen


Geplanter Workflow


Detail-planungHeime

Planung Stufe EP

Prüfen & Geneh-migen

Konsoli-dieren &

Validierung

Beschluss und

Freigabe

Finanzplanung des Kantons Basel-Stadt

- Planungen der Departemente aufgeteilt in verschiedene Einzelposten

- Jeder Einzelposten besteht aus verschiedenen Elementen

- Planungsposition (unterste Planungsebene)

- Kennzahlen: z. B. Anzahl, Betrag

- Regel: z. B. Anzahl * Betrag

Vorstellung der Lösung: fachliches Modell


Planungsmaske BPC


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