Kundenreferenz: Microsoft IT Business Network...
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Kundenreferenz: Case Study Microsoft IT Business Network Unified Communication Integrierte Teamarbeit für weltweite Projekte Dr. Johannes Hermans, IT-Leiter «Mobilität und internationales Arbeiten ist bei uns Standard. Lync gibt uns die Flexibilität, die wir in unseren Projektteams brauchen.» Land Deutschland Branche: Medien und Kultur Mitarbeiter: 220 Arbeitsplätze: 26-499 PCs Projektdauer: 3 Monate Kundenprofil Die Bertelsmann Stiftung ist eine operative, konzeptionell arbeitende Organisation mit dem Ziel, eine nachhaltige Wirkung auf die Gesell- schaft zu erzielen. Seit der Gründung 1977 wurden 928 Millionen Euro für gemeinnützige Arbeit bereitgestellt. Ausgangslage Die Arbeitsweise der Bertelsmann Stiftung hat sich stark gewandelt. Ausschließlich E-Mail und Telefon waren für die rund 60 laufenden Projekte mit verteilten, internationalen Teams als Kommunikationsweg nicht mehr zeitgemäß. Die Mitarbeiter wünschten sich flexiblere Kommunikations-Tools. Eingesetzte Software und Services Microsoft Lync Server • Microsoft Office 365 • Microsoft Online Services • Lösung Die Bertelsmann Stiftung entschied sich für Lync Online als zusätzliches Kommunikationsmittel. Damit sind VoIP-Telefonie, Videokonferenzen, Text-Messaging und gemeinsames Arbeiten an einem Desktop nahtlos in die vorhandenen Microsoft-Tools integriert. Verbesserungen Lync Online bringt als neue Form der Kommunikation mehr Flexibilität in die Projektarbeit. Das vereinfacht viele Abläufe, denn jeder Mit- arbeiter kann Lync bequem von seinem Arbeitsplatz aus nutzen. Davon profitieren vor allem die verteilten, internationalen Teams. Projektarbeit bestimmt das Tagesgeschäft der Bertelsmann Stiftung. Die aktuell rund 60 laufenden Projekte befassen sich mit Schwerpunkten wie bessere Bildung, gerechtere und effiziente Wirtschaftsordnung, vorsorgendes Gesundheits- wesen, lebendige Bürgergesellschaft und wachs- ende internationale Verständigung. "Unser Projekt- geschäft läuft zunehmend international ab", sagt IT- Leiter Dr. Johannes Hermans. Der Hauptsitz der Stiftung befindet sich zwar in Gütersloh, es gibt aber auch Außenstandorte, etwa in Barcelona, Brüssel oder Washington. Außerdem bilden sich spontan immer wieder Teams mit vielen externen Experten. "Mobilität ist bei uns nicht nur ein Schlagwort, sondern Realität bei der täglichen Arbeit", erklärt Hermans. Die IT-Systeme bildeten diese Mobilität aber nur unzureichend ab. Bei der Bertelsmann Stiftung setzte man bis 2011 hauptsächlich auf die klassischen Kommunikations- mittel Telefon und E-Mail. Das war vielen Mitarbeitern nicht flexibel genug. Mitte 2011 wurde der Wunsch der Mitarbeiter nach neuen Kommunikations-Tools laut. "Viele Mitarbeiter nutzten privat Skype und waren begeistert von Videotelefonie, schnellem Messaging und den Möglichkeiten, sich unkompliziert gemeinsam einen Desktop über das Internet zu teilen ", erklärt Hermans. Diese direkte Art der Kommunikation sollte es bei der Bertelsmann Stiftung auch im Job geben. "Wir haben deshalb gleich 2011 ein Projekt rund um Mobilität aufgesetzt", sagt Hermans. Die Anforderungen an die neue Lösung waren Video-Anrufe und –Konferenzen mit guter Bildqualität, die Möglichkeit mit anderen Nutzern einen Desktop zu teilen und schnelles Text- Messaging. Die Wahl fiel auf Microsoft Lync. Der Grund: Die Bertelsmann Stiftung setzt schon seit Jahren erfolgreich auf Microsoft-Produkte. Lync passt sich dabei sehr gut in einen Business-Arbeitsplatz mit Microsoft Office ein. Außerdem bietet Lync Business- Funktionen, die z. B. Skype fehlen: So kann man etwa nicht nur den ganzen Desktop, sondern auch einzelne Programme gemeinsam nutzen. Für Hermans und sein Team war eine große Frage, ob Lync auf eigenen Servern betrieben werden sollte oder ob man zur Cloud-Variante Microsoft Lync Online greifen sollte. "Wir haben uns aus zwei Gründen für Lync Online entschieden: Erstens hätten wir für die Lösung im eigenen Rechenzentrum neue Hardware anschaffen müssen, was recht hohe Investitionen bedeutet hätte und zweitens waren wir davon überzeugt, dass Betrieb und Administration von Lync durch Microsoft eine klasse Sache sind", sagt Hermans. Dementsprechend kurz fiel die Projektdauer aus. Das IT-Personal richtete lediglich die Nutzer-Accounts über das Admin-Portal von Lync Online ein und installierte die Clients auf den Mitarbeiter-PCs. Danach gab es für
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Kundenreferenz:
Case StudyMicrosoft IT Business Network
Unified Communication
Integrierte Teamarbeit fürweltweite Projekte
Dr. Johannes Hermans, IT-Leiter
«Mobilität und internationales Arbeiten ist bei uns Standard. Lync gibt unsdie Flexibilität, die wir in unseren Projektteams brauchen.»
LandDeutschland
Branche:Medien und Kultur
Mitarbeiter:220
Arbeitsplätze:26-499 PCs
Projektdauer:3 Monate
KundenprofilDie Bertelsmann Stiftung ist eine operative, konzeptionell arbeitendeOrganisation mit dem Ziel, eine nachhaltige Wirkung auf die Gesell-schaft zu erzielen. Seit der Gründung 1977 wurden 928 Millionen Eurofür gemeinnützige Arbeit bereitgestellt.
AusgangslageDie Arbeitsweise der Bertelsmann Stiftung hat sich stark gewandelt.Ausschließlich E-Mail und Telefon waren für die rund 60 laufendenProjekte mit verteilten, internationalen Teams als Kommunikationswegnicht mehr zeitgemäß. Die Mitarbeiter wünschten sich flexiblereKommunikations-Tools.
Eingesetzte Software und ServicesMicrosoft Lync Server•Microsoft Office 365•Microsoft Online Services•
LösungDie Bertelsmann Stiftung entschied sich für Lync Online als zusätzlichesKommunikationsmittel. Damit sind VoIP-Telefonie, Videokonferenzen,Text-Messaging und gemeinsames Arbeiten an einem Desktop nahtlosin die vorhandenen Microsoft-Tools integriert.
VerbesserungenLync Online bringt als neue Form der Kommunikation mehr Flexibilitätin die Projektarbeit. Das vereinfacht viele Abläufe, denn jeder Mit-arbeiter kann Lync bequem von seinem Arbeitsplatz aus nutzen.Davon profitieren vor allem die verteilten, internationalen Teams.
Projektarbeit bestimmt das Tagesgeschäft derBertelsmann Stiftung. Die aktuell rund 60 laufendenProjekte befassen sich mit Schwerpunkten wiebessere Bildung, gerechtere und effizienteWirtschaftsordnung, vorsorgendes Gesundheits-wesen, lebendige Bürgergesellschaft und wachs-ende internationale Verständigung. "Unser Projekt-geschäft läuft zunehmend international ab", sagt IT-Leiter Dr. Johannes Hermans. Der Hauptsitz derStiftung befindet sich zwar in Gütersloh, es gibtaber auch Außenstandorte, etwa in Barcelona,Brüssel oder Washington. Außerdem bilden sichspontan immer wieder Teams mit vielen externenExperten. "Mobilität ist bei uns nicht nur einSchlagwort, sondern Realität bei der täglichenArbeit", erklärt Hermans. Die IT-Systeme bildetendiese Mobilität aber nur unzureichend ab. Bei derBertelsmann Stiftung setzte man bis 2011
hauptsächlich auf die klassischen Kommunikations-mittel Telefon und E-Mail. Das war vielen Mitarbeiternnicht flexibel genug.
Mitte 2011 wurde der Wunsch der Mitarbeiter nachneuen Kommunikations-Tools laut. "Viele Mitarbeiternutzten privat Skype und waren begeistert vonVideotelefonie, schnellem Messaging und denMöglichkeiten, sich unkompliziert gemeinsam einenDesktop über das Internet zu teilen ", erklärt Hermans.Diese direkte Art der Kommunikation sollte es bei derBertelsmann Stiftung auch im Job geben. "Wir habendeshalb gleich 2011 ein Projekt rund um Mobilitätaufgesetzt", sagt Hermans. Die Anforderungen an dieneue Lösung waren Video-Anrufe und –Konferenzenmit guter Bildqualität, die Möglichkeit mit anderenNutzern einen Desktop zu teilen und schnelles Text-Messaging. Die Wahl fiel auf Microsoft Lync. DerGrund: Die Bertelsmann Stiftung setzt schon seitJahren erfolgreich auf Microsoft-Produkte. Lync passtsich dabei sehr gut in einen Business-Arbeitsplatz mitMicrosoft Office ein. Außerdem bietet Lync Business-Funktionen, die z. B. Skype fehlen: So kann man etwanicht nur den ganzen Desktop, sondern auch einzelneProgramme gemeinsam nutzen.
Für Hermans und sein Team war eine große Frage, obLync auf eigenen Servern betrieben werden sollte oderob man zur Cloud-Variante Microsoft Lync Onlinegreifen sollte. "Wir haben uns aus zwei Gründen fürLync Online entschieden: Erstens hätten wir für dieLösung im eigenen Rechenzentrum neue Hardwareanschaffen müssen, was recht hohe Investitionenbedeutet hätte und zweitens waren wir davonüberzeugt, dass Betrieb und Administration von Lyncdurch Microsoft eine klasse Sache sind", sagt Hermans.Dementsprechend kurz fiel die Projektdauer aus. DasIT-Personal richtete lediglich die Nutzer-Accounts überdas Admin-Portal von Lync Online ein und installiertedie Clients auf den Mitarbeiter-PCs. Danach gab es für
© 2012 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Namen und Produkte anderer Firmen können eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Rechteinhaber sein.
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jeden Mitarbeiter eine Einführung in Lync und beiBedarf klärten die IT-Verantwortlichen nochzusätzliche Fragen. Bei der Bertelsmann Stiftungwar die Nutzung von Lync auf freiwilliger Basisgeplant, mittlerweile hat sie sich zum Standardgemausert. Gestartet wurde 2011 mit rund 50Usern, bis heute nutzen von den rund 300 Mit-arbeitern 220 Lync.
Den größten Vorteil sieht Hermans bei der Verein-fachung vieler Abläufe bei der Kommunikation undZusammenarbeit. Statt Einzeltelefonaten undlangen Mails an große Verteiler beschleunigt diedirekte Kommunikation via Lync die Zusammen-arbeit in verteilten Teams erheblich. "Mit Lync ist esbeispielsweise sehr viel einfacher, auch externeMitarbeiter schnell in Teamkonferenzenaufzunehmen", sagt Hermans. Statt vielen Mailsund Anrufen gibt man direkt aus Word oderPowerPoint heraus ein Dokument frei undbearbeitet es mit anderen Teammitgliedern, dasspart Zeit. Das Thema Mobilität wird von Lync sehrgut abgedeckt, denn die Erreichbarkeit ist überalldort gegeben, wo es eine Internet-Verbindung gibt.Das spart natürlich unter dem Strich auch Kostenfür Reisen oder Fahrten ins Büro. Auch um dieSicherheit muss man sich keine Sorgen machen, diekomplette Lync-Kommunikation läuft automatischverschlüsselt ab.
Das Hauptgebäude der Bertelsmann Stiftung in Gütersloh
Ist man in einem Lync-Meeting, sorgt ein einge-tragener Outlook-Termin dafür, dass der Erreichbar-keitsstatus im Tool geändert wird. "Ob unsereMitarbeiter in Gütersloh, in einer Außenstelle oder imHome-Office sitzen, hat auf die Kommunikation keinenEinfluss mehr", sagt Hermans. Für das IT-Team war dasLync-Projekt ein voller Erfolg, denn die Akzeptanzdurch die Mitarbeiter ist sehr hoch und die Umsetzungwar wenig aufwändig.
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