Kurzanleitung - download.bwsyncandshare.kit.edu · 3. Registrieren Seite 5 3 Registrieren Um den...
Transcript of Kurzanleitung - download.bwsyncandshare.kit.edu · 3. Registrieren Seite 5 3 Registrieren Um den...
Seite 1 1. Was ist bwSync&Share
Kurzanleitung Steinbuch Centre for Computing, KIT
Fassung vom 18.07.2018
Inhalt
1 Was ist bwSync&Share .......................................................................................... 2
1.1 Dienstbeschreibung .................................................................................................. 2
1.2 Funktionalität ........................................................................................................... 2
1.2.1 Daten synchronisieren ................................................................................................................. 2
1.2.2 Daten teilen ................................................................................................................................. 2
2 Wer darf bwSync&Share nutzen? ........................................................................... 2
2.1 Shibboleth-Nutzer ..................................................................................................... 4
2.2 Externe Nutzer .......................................................................................................... 4
3 Registrieren ........................................................................................................... 4
3.1 Nutzer der teilnehmenden Hochschulen und Universitäten ........................................ 5
3.2 Registrierung für externe Nutzer ............................................................................... 8
3.2.1 Willkommensmail externe Nutzer ............................................................................................... 8
3.2.2 Passwort vergessen? ................................................................................................................... 9
4 Login Webseite ...................................................................................................... 5
4.1 Login für Shibboleth-Nutzer ...................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.
4.2 Login für externe Nutzer ........................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.
4.3 Logout ...................................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.
4.4 Übersicht über die Funktionsbereiche ..................................................................... 12
5 Gemeinsames Arbeiten ........................................................................................ 14
6 Synchronisieren ................................................................................................... 17
7 Nutzungsbedingungen ......................................................................................... 18
7.1 Leistungen und Nutzerkreis ....................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.
7.2 Datenschutz .............................................................. Fehler! Textmarke nicht definiert.
7.3 Speicherplatz ............................................................ Fehler! Textmarke nicht definiert.
7.4 Datensicherheit ........................................................ Fehler! Textmarke nicht definiert.
7.5 Verfügbarkeit ........................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.
Ein Dienst für Hochschulen und Forschungsinstitutionen zum einfachen Synchronisieren und Teilen von Dokumenten
Seite 2 1. Was ist bwSync&Share
1 Was ist bwSync&Share
1.1 Dienstbeschreibung
Der Dienst bwSync&Share ist ein Online-Speicherdienst für Mitarbeiter und Studierende
der Universitäten und Hochschulen in Baden-Württemberg. Dieser wird seit dem
01.01.2014 am Karlsruher Institut für Technologie (KIT) betrieben. Informationen zum
Landesdienst finden sich auf den Webseiten des ALWR: http://www.alwr-
bw.de/kooperationen/bwsync-share-in-der-dfn-cloud/.
Dieser Dienst wird im Rahmen der DFN-Cloud auch den Mitgliedern des DFN-Vereins
angeboten (https://www.dfn.de/dfn-cloud/).
Der Dienst ist nicht geeignet zur Speicherung personenbezogener Daten.
Nutzer erhalten Support jeweils durch den lokalen Helpdesk ihrer Heimateinrichtung.
1.2 Funktionalität
1.2.1 Daten synchronisieren
bwSync&Share ermöglicht es den Nutzern, ihre Daten zwischen verschiedenen Computern
und mobilen Endgeräten zu synchronisieren bzw. auszutauschen. Es stehen neben der
hardwareunabhängigen Weboberfläche unterschiedliche Clienten zur Verfügung (Windows
und Mac Desktop, Apps für Android und iPhone/iPad).
Abb. 1 Sync
1.2.2 Daten teilen
bwSync&Share bietet die Möglichkeit, gemeinsam auf Daten zuzugreifen und diese mit
verschiedenen Nutzer auszutauschen bzw. sie gemeinsam zu bearbeiten. Dabei stellt ein
Nutzer sein Speicherkontingent zur Verfügung und erteilt weiteren Nutzer detaillierte
Berechtigungen.
Darüber hinaus können Links zum Download von Dateien oder Ordnern versandt werden.
Seite 3 1. Was ist bwSync&Share
Abb. 2 Share
Seite 4 2. Wer darf bwSync&Share nutzen?
2 Wer darf bwSync&Share nutzen?
2.1 Shibboleth-Nutzer
Nutzer der teilnehmenden Hochschulen und Universitäten werden in diesem Handbuch als
Shibboleth-Nutzer bezeichnet. Die Übermittlung der erforderlichen Daten zur Anmeldung
und Berechtigungsabfrage zwischen lokaler Benutzerverwaltung und dem Dienst
bwSync&Sahre übernimmt ein Shibboleth-Identity-Provider.
Ob alle oder nur eine bestimmte Gruppe innerhalb einer lokalen Institution berechtigt sind,
legt die dortige Benutzerverwaltung fest. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihr lokales
Servicedesk/Helpdesk.
Shibboleth-Nutzer müssen sich für den Dienst registrieren. Dabei muss den
Nutzungsbedingungen des Dienstes zugestimmt werden.
2.2 Externe Nutzer
Um die Zusammenarbeit mit Partnern außerhalb der teilnehmenden Institutionen zu
ermöglichen, können weitere Nutzer von Shibboleth-Nutzern zum Dienst eingeladen
werden. Dabei wird ein eigenes Benutzerkonto in bwSync&Share angelegt, das keiner
lokalen Institution zugeordnet wird. Diese eingeladenen Nutzer werden in diesem
Handbuch externe Nutzer genannt. Die initialen Daten sind die Mail-Adresse, an die die
Einladung versandt wird sowie ein vom Nutzer gesetztes Passwort. Auch externe Nutzer
müssen sich registrieren und den Nutzungsbedingungen zustimmen.
Externe Nutzer erhalten keinen eigenen Speicherplatz und dürfen ohne explizite Rechte
des Speicherplatz-Inhabers (eines Shibboleth-Nutzers) keine administrativen Aktionen
ausführen. Die gesperrten Aktionen sind entsprechend ausgegraut bzw. werden nicht
angezeigt.
Seite 5 3. Registrieren
3 Registrieren
Um den bwSync&Share-Dienst verwenden zu können, müssen sich die Nutzer zunächst
für den Dienst registrieren. Dabei müssen sie unter anderem den Nutzungsbedingungen
des Dienstes zustimmen.
3.1 Nutzer der teilnehmenden Hochschulen und Universitäten
Für Studierende und Beschäftigte der teilnehmenden Hochschulen und Universitäten
erfolgt die Registrierung über eine Webschnittstelle.
Öffnen Sie einen Browser und laden Sie die Webseite https://bwidm.scc.kit.edu. Wählen
Sie aus der angezeigten Liste Ihre Heimatorganisation aus und klicken Sie auf Fortfahren.
Abb. 3 Auswahl der Heimatinstitution
Sie werden automatisch auf die Shibboleth-Seite Ihrer Heimatorganisation weitergeleitet.
Shibboleth ist das Authentifizierungsverfahren, mit dem die Zugangsberechtigung von
bwSync&Share bei der Benutzerverwaltung Ihrer Heimatorganisation abgefragt wird.
Geben Sie dort die persönlichen Zugangsdaten Ihres lokalen Nutzerkontos ein und klicken
Sie auf Login.
Seite 6 3. Registrieren
Abb. 4 Shibboleth-Anmeldeseite (Beispiel KIT)
Sollten Sie keine Berechtigung für bwSync&Share haben oder Ihr Benutzerkonto bzw.
Passwort nicht kennen, wenden Sie sich bitte an Ihr lokales Helpdesk/Servicedesk.
Als Mitglied der teilnehmenden Hochschulen und Universitäten wird Ihr Benutzerkonto in
der Benutzerverwaltung von bwSync&Share als „Shibboleth-Nutzer“ bezeichnet.
Bei erfolgreicher Anmeldung werden Sie automatisch auf die Registrierungswebseite für
Landesdienste am KIT weitergeleitet.
In einigen Fällen kommt es bei der Verwendung von Internet Explorer (IE) zu
Anzeigeproblemen. Diese können behoben werden, indem der IE geöffnet und dann die
ALT-Taste gedrückt wird, um das Menü anzuzeigen. Dann unter Extras die Einstellungen
zur Kompatibilitätsansicht wählen und das Häkchen bei Intranetsites in
Kompaktansicht anzeigen entfernen. Oder verwenden Sie einen Firefox Browser.
Klicken Sie in der Navigation bei bwSync&Share auf Dienstbeschreibung, Registrieren.
Seite 7 3. Registrieren
Abb. 5 Registrierungsseite Shibboleth-Nutzer
Lesen und akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen des Dienstes, indem Sie den
Hacken vor Ich habe die Nutzungsbedingungen gelesen und bin einverstanden
setzen. Klicken Sie anschließend auf Registrieren.
Den vollständigen Text der Nutzungsbedingungen finden Sie im entsprechenden Kapitel
des Benutzerhandbuchs.
Nach der Registrierung erhalten Sie eine Willkommensmail an die Ihrem lokalen
Benutzerkonto zugeordneten Mail-Adresse.
Seite 8 3. Registrieren
Abb. 6 Willkommensmail Shibboleth-Nutzer
Sie erhalten eine Speicherquota von 25 GB. Sie können zu den Ordnern Ihres Kontingents
weitere Nutzer einladen und ihnen Zugriffs- und/oder Schreibrechte geben. Wer kein
Shibboleth-Nutzer ist, erhält keine eigene Speicherquota. Er muss von einem Shibboleth-
Nutzer als „Externer Nutzer“ zu dessen Speicherbereich eingeladen werden. Informationen
zum Einladen weiterer Nutzer finden Sie im entsprechenden Kapitel des
Benutzerhandbuchs.
3.2 Registrierung für externe Nutzer
Sie sind kein Mitglied einer teilnehmenden Hochschule oder Universität? Sie können auf
Ordner von Shibboleth-Nutzern zugreifen, wenn diese Sie dazu einladen und Ihnen
Zugriffs- und/oder Schreibrechte geben. Die Einladung erfolgt anhand Ihrer Mail-Adresse,
die dann auch als Benutzerkonto in bwSync&Share dient.
Sie werden per Email über die Einladung sowie über das Anlegen eines Benutzerkontos
informiert.
3.2.1 Willkommensmail externe Nutzer
Abb. 7 Willkommensmail Externe Nutzer
Seite 9 3. Registrieren
Wenn Sie zum ersten Mal eingeladen werden, erhalten Sie zusätzlich eine Willkommens-
Mail. Sie müssen sich im Anschluss registrieren und den Nutzungsbedingungen
zustimmen. Bei der Registrierung vergeben Sie ein Passwort, mit dem Sie sich am Dienst
bwSync&Share anmelden können.
Klicken Sie den mittleren Link, Sie werden auf die Sync&Share Gast Registrierung
weitergeleitet.
Stimmen Sie den Nutzungsbedingungen zu, tragen Sie Vor- und Nachname ein und
vergeben Sie ein Passwort, das Sie zum Anmelden am Dienst bwSync&Share benötigen.
Danach: Speichern.
Abb. 8 Registrierungsseite Externe Nutzer
Den vollständigen Text der Nutzungsbedingungen finden Sie im entsprechenden Kapitel
des Benutzerhandbuchs.
Sie können sich jetzt auf https://bwsyncandshare.kit.edu als Externer anmelden und haben
Zugriff auf den Ordner, zu dem Sie eingeladen wurden. Sie können auch die unter Clients
herunterladen (https://bwsyncandshare.kit.edu/download_client) zur Verfügung gestellten
Clients nutzen.
3.2.2 Passwort vergessen?
Öffnen Sie die Webseite https://bwsyncandshare.kit.edu und wählen Sie aus der
Institutionsliste Externe Nutzer aus.
Seite 10 3. Registrieren
Abb. 9 Auswahl Externe Nutzer
Geben Sie Ihre Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Passwort zurücksetzen.
Abb. 10 Anforderung neues Passwort
Eine Mail wird versandt. Überprüfen Sie Ihr Mail-Postfach und folgen Sie dem Link.
Seite 11 3. Registrieren
Abb. 11 Mail Passwortrücksetzung
Vergeben Sie ein neues Passwort. Sobald Sie ein den Regeln entsprechendes Passwort
eingegeben haben, wird der Button Passwort jetzt neu setzen aktiviert.
Abb. 12 Neues Password
Seite 12 4. Login Webseite
4 Login Webseite
Die Webseite bwSync&Share kann hardware-unabhängig genutzt werden.
Öffnen Sie einen Browser und laden Sie die Webseite https://bwsyncandshare.kit.edu
Abb. 13 Startseite
4.1 Login für Shibboleth-Nutzer
Vor der ersten Nutzung müssen Sie sich einmalig für den Dienst registrieren
(https://bwidm.scc.kit.edu).
Als Studierender oder Beschäftigter der Hochschulen und Universitäten in Baden-
Württemberg melden Sie sich mit Ihrem lokalen Benutzerkonto über Shibboleth an.
Shibboleth ist das Authentifizierungsverfahren, mit dem die Zugangsberechtigung von
bwSync&Share bei der Benutzerverwaltung Ihrer Heimatorganisation abgefragt wird.
Wählen Sie Ihre Institution aus und klicken Sie auf Anmelden.
Abb. 14 Auswahl Institution
Seite 13 4. Login Webseite
Sie werden automatisch auf die Shibboleth-Seite Ihrer Heimatorganisation weitergeleitet.
Abb. 15 Beispiel KIT
Geben Sie dort die persönlichen Zugangsdaten Ihres lokalen Nutzerkontos ein und klicken
Sie auf Login. Nach erfolgreicher Shibboleth-Anmeldung sehen Sie die Übersicht Ihrer
Folder.
Sollten Sie keine Berechtigung für bwSync&Share haben oder Ihr Benutzerkonto bzw.
Passwort nicht kennen, wenden Sie sich bitte an Ihr lokales Helpdesk/Servicedesk.
4.2 Login für externe Nutzer
Wählen Sie Externe Nutzer bei Institution aus.
Abb. 16 Anmeldung Externe
Seite 14 4. Login Webseite
Geben Sie Ihre Mail-Adresse als Nutzerkennung und das Passwort an.
Abb. 17 Anmeldung Externe - Eingabe
Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es hier zurücksetzen. Tragen Sie
als Nutzerkennung Ihre Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Passwort zurücksetzen
(s.o.).
Nach erfolgreicher Anmeldung sehen Sie die Folder, zu denen Sie eingeladen wurden.
4.3 Logout
Zum Abmelden schließen Sie den Browser.
4.4 Übersicht über die Funktionsbereiche
Für jeden Funktionsbereich finden Sie im Handbuch entsprechende Informationen.
Abb. 18 Übersicht Ordner-Ebene
Seite 15 4. Login Webseite
Abb. 19 Übersicht Dokument-Ebene
1 Ordner-Ebene
Zurück zur Auflistung der Ordner (Start-Bildschirm)
2 Übersicht über hergestellte Links zu Ordnern oder Dateien
3 Download-Seite für die derzeit zur Verfügung stehenden Clients
4 Informationen und Einstellungen zum Benutzerkonto
5 Impressum des Dienstbetreibers KIT für die Webseite bwsyncandshare.kit.edu
6 Durch die Shibboleth-Authentifizierung ist ein Abmelden über das Schließen des
Browsers nötig
7 Neuer Ordner anlegen
8 Navigationspfad Ordner/Unterordner
9 Suchfeld für Dateien
10 Ordner der aktuellen Ebene
11 Berechtigungen für den Ordner verwalten
12 Download des Ordners als zip-Datei bzw. Download der Datei
13 Erstellen eines Links für den Zugriff Dritter auf den Ordner bzw. die Datei
14 Umbenennen des Ordners/der Datei
15 Löschen des Ordners/der Datei
16 Neues Unterverzeichnis erstellen
17 Dateien des aktuellen Ordners mit aktuellem Speicherdatum
18 Upload-Bereich
19 Anzeigen gelöschter Dateien dieses Ordners (Archiv)
20 Datei-Ebene - Zurück zur Auflistung der Dateien
21 Galerie-Ansicht für Bilder
22 Mediaplayer
23 Berechtigungen für den Ordner verwalten
24 Einstellungen des Ordners
Seite 16 5. Gemeinsames Arbeiten
5 Gemeinsames Arbeiten
Mit bwSync&Share lässt sich kooperatives Arbeiten je nach Anforderung unterschiedlich
organisieren.
Abb. 20 Gemeinsam Arbeiten - Funktionalität
Sie können auf Ihre Daten Zugriff gewähren, indem Sie Links auf Ordner oder Dateien
versenden. Dabei haben Sie jedoch keine Kontrolle darüber, wer letztendlich die Daten
herunterlädt. Diese Funktionalität kann gut für das Bereitstellen von Informationen wie z.B.
Newslettern genutzt werden. Ein Upload via Link ist nicht möglich.
Um in der Gruppe gemeinsam an den Dateien arbeiten zu können, können Sie weitere
Nutzer einladen. Die Berechtigten und deren Berechtigung kann jederzeit nachvollzogen
und geändert werden.
Zum plattformunabhängigen Bearbeiten von Office-Dokumenten steht die Online-
Anwendung Only Office zur Verfügung. Damit kann ein Dokument über die Weboberfläche
auch von verschiedenen Nutzern gleichzeitig geöffnet und synchron geändert werden. Die
Änderungen werden allen Teilnehmern einer Session live angezeigt.
Seite 17 6. Synchronisieren
6 Synchronisieren
Mit bwSync&Share können Sie mit unterschiedlicher Hardware oder über die Webseite auf
Ihre Daten zugreifen. Der Desktop-Client synchronisiert dabei automatisch die lokale Kopie
Ihrer Dateien.
Abb. 21 Synchronisieren - Funktionalität
Zur Installation und Nutzung der Clients stehen entsprechende Handbücher bereit. Die App-
Stores erreichen Sie über die Download-Seite:
https://bwsyncandshare.kit.edu/download_client
Seite 18 7. Nutzungsbedingungen
7 Nutzungsbedingungen
Nutzungsbedingungen bwSync&Share - bwSync&Share Version 2
7.1 Leistungen und Nutzerkreis
Der Dienst bwSync&Share ist ein Online-Speicherdienst, der Mitarbeitern und
Studierenden der Universitäten und Hochschulen im Land Baden-Württemberg zur
Verfügung steht. Der Dienst ermöglicht es autorisierten Nutzern ihre Daten zwischen ihren
Desktop-Rechnern, mobilen Endgeräten und den Speichersystemen des Karlsruher
Instituts für Technologie (KIT) zu synchronisieren. Darüber hinaus kann ein Nutzer seine
abgespeicherten Daten durch die Vergabe entsprechender Zugriffsrechte anderen Nutzern
zugänglich machen.
Zum Synchronisieren der Daten zwischen Nutzerendgeräten und den Speichersystemen
des KIT stellt das KIT für verschiedene Plattformen (Linux, Windows, Mac OS, Android,
Apple) Klienten-Software zum Download bereit. Der Zugriff auf die Daten kann auch
plattformübergreifend per Webbrowser erfolgen.
Der Dienst ist nicht geeignet zur Speicherung personenbezogener Daten.
7.2 Datenschutz
Wenn Sie sich für den bwSync&Share-Dienst registrieren, werden die folgenden
Nutzerinformationen von der Heimateinrichtung für den Zweck der Authentifizierung an den
Dienstbetreiber KIT verschlüsselt übermittelt und dort zum Zwecke der Diensterbringung
gespeichert:
◾Vor- und Nachname
◾E-Mailadresse
◾Heimateinrichtung
◾Eindeutige Nutzerkennung (EPPN & persistent ID)
◾Status des Nutzers (Student, Mitarbeiter, Gast)
Mit Ihrer Zustimmung willigen Sie ein, dass die oben genannten Daten an KIT für den Zweck
der Authentifizierung und der Diensterbringung übertragen werden.
Wenn Sie nicht am bwSync&Share Dienst teilnehmen, werden diese Daten nicht an den
bwSync&Share Dienst übertragen.
Die Vorschriften des Landesdatenschutzgesetzes (LDSG) und bereichsspezifische
Datenschutzvorschriften (insbesondere TKG, TMG) in den jeweils geltenden Fassungen
werden beachtet.
Es gelten die Regeln der 'Ordnung für die digitale Informationsverarbeitung und
Kommunikation' (IuK) am Karlsruher Institut für Technologie (abzurufen unter
http://www.kit.edu/downloads/AmtlicheBekanntmachungen/2013_AB_036.pdf).
7.3 Speicherplatz
Die Größe des Speicherplatzes, über den ein Nutzer verfügen kann, ist auf 25 GB
beschränkt.
Seite 19 7. Nutzungsbedingungen
7.4 Datensicherheit
Die Kommunikation zwischen den Endgeräten des Nutzers und der Dienstinfrastruktur des
KIT erfolgt verschlüsselt.
Die abgespeicherten Daten werden unverschlüsselt auf den Online-Speichersystemen des
KIT abgelegt. Der Datenzugriff ist beschränkt auf:
◾Denjenigen Nutzer, der die Daten initial abgespeichert hat.
◾Weitere Nutzer, die der Datenbesitzer durch Vergabe von entsprechenden
Zugriffsrechten autorisiert hat.
Eine Datensicherung in Form einer Zweitkopie erfolgt nicht.
7.5 Verfügbarkeit
Die Systeme der Dienstinfrastruktur laufen im Regelbetrieb rund um die Uhr. Während der
Servicezeit (werktags von 09.00 bis 17.00 Uhr) beträgt die Reaktionszeit vier Stunden. Das
KIT strebt generell eine möglichst hohe Dienstverfügbarkeit an. Geplante
Dienstunterbrechungen (z.B. für Wartungsarbeiten) werden im Voraus mit einer Frist von
fünf Tagen angekündigt.