Dr. Klaus Erlach

© Fraunhofer IPA 2016 LeanAroundTheClock –

Wertstromdesign Folie 1

www.wertstromdesign.de

lean for refugees:

Unterstützung

administrativer

Bereiche in

Einrichtungen für

Flüchtlinge

Prof. Dr. Roser Christine Gebler Manfred Beuchert

Karlsruhe Stadt Mannheim Landes -

University erstaufnahme-

of Applied stelle

Sciences Mannheim

Unterstützung administrativer Bereiche in

Einrichtungen für Flüchtlinge

Prof. Dr. Christoph Roser

Christine Gebler

Manfred Beuchert

26. Februar 2016 Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser 4

Quelle: Die Welt

26. Februar 2016 Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser 5

Bildquellen: Refugees Welcome: Ilias Bartolini auf Flickr CC-BY-SA 2.0; Multikulti stoppen: Kalispera Dell auf Wikimedia CC-BY-SA 3.0

Der Weg eines Flüchtlings

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Abschiebung

Asyl Asylantrag Erstaufnahme Unterkunft

Ankunft in Deutschland

Flucht

Weiterreise in andere Länder

Weiterreise in andere Unterkünfte

Animiert!

LEA

M

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he

im

Situation in der LEA Mannheim

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Manfred Beuchert Polizeidirektor, Referatsleiter

LEA Mannheim

8

FLÜCHTLINGE IN MANNHEIM

750 Plätze in der LEA (Landes-

Erstaufnahme-einrichtung)

EHC, Caritas und Diakonie

ca. 450 Kommunale Flüchtlinge

Stadt Mannheim, Caritas und

Diakonie

12.000 Plätze in den Bedarfsorientierten Erstaufnahmeeinrichtungen

EHC, DRK, CIBORIUS sowie einige Freie Träger und Freundeskreis Asyl

Quelle/© Fachbereich Soziales, Stadt Mannheim

Was bisher geschah…

Workshop 1 • Erfassung Ist-Stand • Prozessmapping Workshop 2 • Analyse von

Potential • Erstellung Soll-

Ablauf Workshop 3 • Umsetzung

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Foto Roser

Nur Papier, keine PowerPoint Sides

Überblick : Prozess der „Registrierung“

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Optio-nierung

Aufnahme Erkennungs- dienstliche Erfassung

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Registrierung: 1. Optionierung

• Bilden von Familiengruppen

• Analyse von Alter, Verwandtschaftsgrad und Dokumenten

• erstes Portraitfoto

• Bearbeitung und Speicherung des Fotos

• Ausdruck des Laufzettels aus System „EASY“

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Foto Roser

26. Februar 2016

Registrierung: 2. Erfassung Personen

• je Person Erfassen von Personendaten (Name, Herkunft, Geburtsdatum, …)

• Prüfung Polizeidatenbank

• Eingabe in Datenbank

• Ausdruck von 17 Seiten (Ausweis, Belehrung, Einverständniserklärung)

• 24 mal stempeln

• 17 Unterschriften

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Foto Roser

26. Februar 2016

Registrierung: 3. Erkennungsdienstliche Erfassung

• Stempeln des Ausweises

• 2 Fotos (mit/ohne Registrierungs-Nummer)

• Fingerabdrücke

• Übergabe der „BüMA“ (Nachweis der Meldung als Asylsuchender)

• Rückkehr zum Bus zur Notunterkunft

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Foto Roser

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Ansätze und Ideen

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Fotos: Gebler

Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser

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Was können wir ändern – Was nicht?

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Das können wir NICHT ändern

Das können wir ändern

• Asylgesetze • Verwaltungsvorschriften • Vielzahl der Beteiligten • Computersysteme • Datenbanken

• Reihenfolge der Teil-Prozesse

• Details der Abläufe • Anzahl der Kontakte mit

den Flüchtenden

Fluss in das System bringen! • Aufteilung Front Office und Back Office Flüchtenden

nicht mehr 4-5x aus Warteraum holen, sondern nur noch 2x

• Division of Labor – Kleinere, einfachere Schritte: Weniger Parallel, mehr hintereinander

• Weniger Wartezeit für Mitarbeiter

• Voraussichtlich mindestens 50% mehr Erfassungen

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Foto Roser

26. Februar 2016

Weitere Potentiale • Besetzung der Busse in der

Unterkunft mit Flüchtlingen, die tatsächlich zur Registrierung wollen

• Visualisierung der Abläufe – Mehrsprachig oder „ohne Worte“

• automatisch zoomende Kamera

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Nächste Schritte • Workshop 22.02 (Montag diese Woche )

• Umzug in neue Gebäude

• Umsetzung der Ideen

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Die Initiative…

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http://lean-for-refugees.de/

Prof. Dr. Constantin May Hochschule Ansbach

CETPM

Prof. Dr. Christoph Roser Hochschule Karlsruhe

AllAboutLean.com

Prof. Dr. Andreas Syska Hochschule Niederrhein

www.faszination-produktion.de

Herzlichen Dank an die Teilnehmer • F. Furukawa-Caspary (Lean Experte)

• F. Gebler (Lean Experte Stadt Mannheim)

• H. Roth (Student)

• F. Dasenbrock (LEA Mannheim)

• F. Kadouri (LEA Mannheim)

• … sowie 3 weiteren, welche anonym bleiben wollen.

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