A B A P R O J E C T L E I S T U N G S -

U N D P R O J E K T A B R E C H N U N G

M A X I M A L E E F F I Z I E N Z

3

Transparenz schafft Synergien

In einem zunehmend komplexer werdenden Umfeld sind umfassende

Informationen und eine ganzheitliche Sicht der Dinge wichtige Erfolgs-

faktoren. Betriebswirtschaftliche Software, die diese Anliegen wirksam unter-

stützen soll, muss darum alle Bereiche eines Unternehmens integrieren.

AbaProject schafft und nutzt mit seiner offenen, ausbaufähigen und flexiblen

Architektur diese Synergien.

Flexibilität auf den Punkt gebracht

Mit einer Vielzahl von branchenspezifischen Lösungen ermöglicht AbaProject

eine gezielte, effiziente Wirtschaftlichkeitskontrolle für Projekte und Aufträge,

Mitarbeiter und Abteilungen sowie Maschinen. Sämtliche relevanten Infor-

mationen stehen jederzeit online zur Verfügung, was erlaubt, schnell und

richtig auf veränderte Gegebenheiten zu reagieren. Erbrachte Leistungen

können dem Kunden in jeder Phase eines Projekts in Rechnung gestellt

werden. AbaProject löst auch komplexe Aufgaben auf bestechend einfache,

geradlinige Weise – Know-how und Innovation zum Nutzen der Praxis.

F Ü R U N T E R N E H M E N

3

A B A C U S I S T M E H R A L S N U R S O F T W A R E

Leistungsfähig und bewährt

ABACUS-Software hat sich in den unterschiedlichsten Branchen und in über

35’000 Betrieben bewährt. Ihre universelle Eignung und Leistungsfähigkeit

beweist sie im täglichen Einsatz sowohl in Kleinbetrieben als auch grösseren

Unternehmen. ABACUS-Software wird auch von den grössten und renom-

mierten schweizerischen Treuhandgesellschaften eingesetzt und empfohlen.

Integriert und flexibel

Der modulare Aufbau und die Möglichkeit, ABACUS-Programme als Ein-

platzlösung oder in Netzwerken integriert einzusetzen, erlauben jederzeit eine

nachträgliche Erweiterung und Anpassung an wachsende Anforderungen. Erst

die Möglichkeit, die Programme in vielen Bereichen den Bedürfnissen der

Anwender anzupassen, gewährleistet den optimal abgestimmten Einsatz der

Standardsoftware.

Moderne Technologien

Funktionen, die im Rahmen des ABACUS <digital erp> auch in AbaProject zum

Tragen kommen:

> Automatisches Erstellen von Auswertungen wie Arbeitszeitübersichten,

Projektcontrollingreports im PDF-Format und Versenden via Mail

> Elektronische Archivierung sämtlicher digital erzeugter Dokumente

> Scanning-Funktion für Digitalisierung von Originaldokumenten auf Papier

mit automatischer Zuordnung zum betreffenden Mitarbeiter

> Digitaler Freigabeprozess für die Kontrolle der Leistungs- und Spesener-

fassung

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Weiterentwicklung

Permanente Weiterentwicklung garantiert den Schutz der in Software und

Ausbildung getätigten Investitionen.

Hotline

Die ABACUS-Hotline unterstützt den Anwender schnell und kompetent.

Vertriebspartner

ABACUS-Vertriebspartner mit langjähriger Erfahrung verfügen über das

betriebswirtschaftliche und technische Know-how für die erfolgreiche

Einführung und den Unterhalt der Software. Qualifizierte Vertriebspartner

erhalten den Status eines Logo-Partners. Sie absolvieren jährliche, obligatori-

sche Kurse, beschäftigen eine Mindestanzahl von ABACUS-Beratern und er-

zielen einen Minimalumsatz mit ABACUS-Software pro Jahr. Software-Partner

unterstützen zudem die gesamte Produktpalette und bieten eine permanente

Hotline an.

Schulungsangebot

Ein umfassendes Schulungsangebot erlaubt ein schnelles, erfolgreiches

Erlernen und den produktiven Einsatz der Programme.

Software-Zertifikat

Die ABACUS-Finanzsoftware wurde durch eine namhafte Buchprüfungsfirma

auf die Einhaltung der Buchführungsnormen überprüft.

E F F I Z I E N T E V E R WA LT U N G , A B R E C H N U N G U N D K O N T R O L L E

V O N P R O J E K T E N U N D L E I S T U N G E N

Mit AbaProject bietet ABACUS eine moderne Software für die Leistungs- und Projektabrechnung,

die durch die nahtlose Integration ins ABACUS-Gesamtsortiment von einer Vielzahl von Synergien

profitieren kann. So werden doppelt geführte Daten vermieden, Schnittstellenverarbeitungen sind

von vornherein ausgeschlossen und eine transparente, durchgängige Datenhaltung von der Leis-

tungserfassung bis zur Kostenrechnung ist garantiert. Durch die Konzeption dieses Programms und

die Flexibilität in verschiedenen Bereichen wie der Leistungsartendefinition, Erfassungs- und

Abrechnungsvarianten etc. wird ein Customizing auf unterschiedliche Branchenbedürfnisse mög-

lich. Branchenspezifische Spezialfunktionen werden für die folgenden Bereiche angeboten:

Dienstleistungs-, Informatik- und Beratungsunternehmen, Ingenieure

> Fakturierung von Projektaufwänden an verschiedene Rechnungsempfänger

> Kontrolle von Erfassungen mit Visum > Verschiedene Tarife für Preisfindung

> Stapelfakturierung > Budgetierung und Kontrolle von Projekten > Produktivitätsüberwachung

> Stundenkontrolle > Integration in Kostenrechnung > Nachkalkulation von Projekten

EW, Gas-, Wasserwerke, Anlagenbauer

> Projekt-/Auftragsüberwachung > Vor-/Nachkalkulation

> Mehrjährige Projektlaufzeiten > Verbindung zur Anlagenbuchhaltung

Treuhand- und Revisionsgesellschaften

> Erfassung, Fakturierung von Dienstleistungen, Spesen und Rechnungen Dritter

> Fakturadruck mit mehreren Abrechnungsschemen und Darstellung > Produktivitätsliste

> Periodenfakturierung von VR-Honoraren etc. > Interne/Externe Stundensätze

> Variable Fakturierung mit Einzahlungsschein > Fristen und Aktivitätenkontrolle

Fürsorgeeinrichtungen, Heime

> Zimmerverwaltung > Ereignissteuerung

Bau

> Nachkalkulation > Inventarvermietung und -verrechnung

Die folgenden Seiten zeigen die vielfältigen Möglich-

keiten, die AbaProject im Detail bietet.

Weitere Informationen und Optionen zu AbaProject

finden sich auf den Zusatzseiten im Anhang.

Die aktuellen Systemanforderungen finden Sie auf der

ABACUS-Homepage www.abacus.ch unter der Rubrik

”Downloads / Dokumentationen”.

> Integration

> Definitionen

> Stammdaten

> Leistungen erfassen und verrechnen

> Auswertungen

> Projektfakturierung

> Fremdwährungen

> Geschäftsbereiche

> Mandanten

> Projektplanung

> Fristen / Aktivitätenkontrolle

> Materialverrechnung

> Kostenstellenverteilung

> Projektindividualisierung

> AbaProject-Server / Synchronisation

> Import-Schnittstelle / Business Object

> AbaView Report Writer

> ABACUS Tool-Kit

> ABACUS-Tools

7

I N T E G R A T I O N

AbaProject, die Leistungs-/Projektabrechnung von

ABACUS ist eine Standardsoftware, die stand-

alone oder in Kombination mit anderen ABACUS-

Programmen eingesetzt werden kann. Sie zeichnet

sich dabei besonders aus durch eine hohe Inte-

gration mit den ABACUS-Programmen für die

Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Debitoren-,

Kreditoren- und Lohnbuchhaltung, Lager- und

Anlagenbuchhaltung, sowie mit den Modulen für

das Adressmanagement, das Service-/Vertragsma-

nagement, die Fakturierung und dem Informa-

tionsmanagement. Zentrale Stammdaten wie Mit-

arbeiter, Adressen etc. sind nur einmal vorhanden

und werden gemeinsam genutzt.

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AbaProject

In AbaProject werden geleistete Stunden von Mitarbeitern wie auch Spesen,

Fahrzeugkilometer etc. erfasst und wahlweise den Projekten zugewiesen. Es

können zusätzlich alle Abwesenheitsstunden wie Krankheit, Ferien oder Wei-

terbildungen erfassen werden.

Lohnbuchhaltung

Spesen und Kilometerentschädigungen für Mitarbeiter können via Lohn-

buchhaltung wahlweise im ordentlichen Lohnlauf oder auch in einem sepa-

raten Spesenlauf zur Auszahlung gelangen.

Der Nachweis der Ferientage ist direkt in die Lohnabrechnung integrierbar.

Arbeitsstunden lassen sich zum Ausweis der Überstunden oder der Gleitzeit in

die Lohnbuchhaltung übertragen und mit der Lohnabrechnung ausdrucken.

Kreditorenbuchhaltung

Sollen Drittrechnungen einem Projekt zugeordnet werden, kann dies in der

integrierten Variante direkt in der Kreditorensoftware erfolgen. In AbaProject

werden diese Buchungen mit der Lieferantennummer und der Belegnummer

der Kreditorenbuchhaltung angezeigt. So ist jederzeit eine einfache und detail-

lierte Verfolgung jedes Belegs bis zu seinem Ursprung möglich.

Wird die Kreditorensoftware nicht eingesetzt, werden Drittrechnungen direkt

in AbaProject erfasst.

I N T E G R A T I O N

Interne Verrechnung

Interne Kosten, die nicht geldwirksam sind, wie beispielsweise Farb- und Plankopien oder

Fahrzeugkilometer von Geschäftsfahrzeugen, lassen sich ebenfalls auf Projekte erfassen. Wird eine

integrierte Kostenrechnung geführt, können diese Buchungen für die Weiterverrechnung in die

Betriebsbuchhaltung verbucht werden.

Gemeinkostenzuschläge werden durch frei definierbare Folgebuchungen automatisch gebucht.

Auftragsbearbeitung

Materialbestellungen für bestimmte Projekte werden in der ABACUS-Auftragsbearbeitungs-

software erfasst und den entsprechenden Projekten direkt zugewiesen. Wird Material ab Lager auf

ein Projekt bezogen, lässt sich dieser Bezug beim Erfassen des Lagerausgangs in der Auf-

tragsbearbeitung dem oder den entsprechenden Projekten zuordnen. Die Verbuchung der

Materialpositionen kann dabei wahlweise detailliert oder verdichtet erfolgen.

Service- und Vertragsmanagement

Auf Serviceaufträgen erbrachte Leistungen in Form von Mitarbeiterstunden, Ersatzteilen,

Verbrauchsmaterial etc. werden online in AbaProject verbucht und stehen dort in den entspre-

chenden Auswertungen zur Verfügung. Wird kein Serviceauftrag erfasst, kann der Mitarbeiter für

Leistungen, die er im Rahmen eines Vertrags erbringt, eine Servicevertragsreferenz und das Service-

objekt zusätzlich erfassen.

Anlagen

In AbaProject ist es möglich, Maschinen- oder Fahrzeugstunden direkt für Anlagen zu erfassen, die

in der Anlagenbuchhaltung geführt werden. So erfasste Leistungen können online in der An-

lagenbuchhaltung als geleistete Stunden gebucht werden. Dadurch wird einerseits eine leistungs-

abhängige Abschreibung dieser Anlagen möglich und andererseits sind in der Anlagenbuchhaltung

pro Anlage die erfassten Stunden ersichtlich und können sogar bis auf jede Buchung aufgeschlüs-

selt werden.

Für selber erstellte Anlagen besteht die Möglichkeit, diese selektiv aus AbaProject im An-

lagenstamm zu aktivieren. Zu welchen Werten dies geschieht und welche Leistungen pro Anlage

jeweils aktiviert werden, kann der Benutzer selber definieren.

Verknüpfung Materialbuchhaltung

Die Integration der Materialbuchhaltung in AbaProject er-

laubt auch bei verdichteter Verbuchung des Materials eine

detaillierte Auflösung der Materialleistungen bis auf die

einzelnen Belegpositionen und die erfassten Artikel.

Zusätzliche Informationen zum Artikel wie technische Be-

zeichnung etc. können wahlweise in den Auswertungen

integriert werden.

Fakturierung mit AbeaLight

Sollen aufgrund der erfassten Leistungen wie Stunden,

Drittrechnungen etc. automatisiert Rechnungen erstellt

werden, kommt die ABACUS-Fakturierung AbeaLight zum

Einsatz. Via integrierten Schnittstellen werden die in Aba-

Project vorbereiteten Rechnungen an die Fakturierung

übertragen.

Offene Posten zeigen

Material, das für Projekte bestellt, aber noch nicht in

Rechnung gestellt wurde, kann in den Auswertungen dar-

gestellt werden. Somit ist es möglich, offene, gelieferte

und abgeschlossene Bestellungen sowie Materialbezüge

auf dem Projekt darzustellen. Wird ohne Materialbuch-

haltung gearbeitet, können die offenen Posten aus der

Kreditorenbuchhaltung dargestellt werden.

Fakturierung mit Auftragsbearbeitung

Ist im Zusammenhang mit der Materialbuchhaltung die

ABACUS Auftragsbearbeitung mit der Option “Lagerver-

waltung” im Einsatz, werden mit AbaProject die Rechnun-

gen aufbereitet und ins Fakturierungsmodul der Auftrags-

bearbeitungssoftware zum Ausdruck der Rechnung

weitergeleitet.

H I G H L I G H T S 11

D E F I N I T I O N E N

Die Stärke von AbaProject zeigt sich insbesondere

in der grossen Flexibilität bei der Definition der

verschiedenen Leistungsarten und der Preisfin-

dung, die sich völlig frei gestalten lassen.

13

Leistungsarten

Der Leistungsartenstamm kann entsprechend den Bedürfnissen des Unternehmens individuell auf-

gebaut oder angepasst werden. Je nach Branche, in der das Unternehmen tätig ist, können die

Leistungsarten die verschiedenen Tätigkeiten flexibel abbilden.

Leistungskategorien

Der Leistungsartenstamm ist in Leistungskategorien und Leistungsarten gegliedert. Die Leistungs-

kategorien ermöglichen eine zusätzliche freie Gruppierung der Leistungen. In verschiedenen

Auswertungen werden Leistungsarten pro Leistungskategorie auch totalisiert ausgewiesen.

Beispiele für Leistungskategorien:

Verrechenbare Stunden, nicht verrechenbare Stunden, Absenzen, Spesen, Fremdleistungen, Fremd-

material, Lagermaterial etc.

Definitionen pro Leistungsart

Pro Leistungsart können diverse Definitionen erfasst werden.

Allgemeine Definitionen:

> Mengeneinheit, Gültigkeit, Fremdwährung

Verknüpfungen:

> Verbuchung in nachgelagerte Applikationen wie die Lohnbuchhaltung

> Definition der Felder, die zwingend oder wahlweise pro Erfassungszeile erfasst werden können

> Kontierung für den Übertrag der Buchungen in die Finanzbuchhaltung

Verrechnung:

> Welche Leistungen zu welchen Ansätzen dem Kunden in Rechnung gestellt werden

> MWST-Angaben

> Änderung interner und externer Ansätze möglich

> Ansatz zeigen

Folgebuchungen:

> Möglichkeit, in Abhängigkeit einer Position automatisiert Folgebuchungen auszulösen, z.B. um

Gemeinkosten zu verbuchen

D E F I N I T I O N E N

Einfachheit

Trotz der grossen Vielzahl von Möglichkeiten, die bei der Definition einer Leistungsart zur Ver-

fügung stehen, ist das Programm dank eingebauten Automatismen und Plausibilitätskontrollen

einfach zu bedienen.

Hilfreich ist auch die Möglichkeit, bestehende Leistungsarten auf neue Nummern zu kopieren. In

diesen Fällen müssen nur noch die Bezeichnungen erfasst und notwendige Anpassungen vorge-

nommen werden.

Mit der Option “Fremdwährung” können Leistungsarten nicht nur in der Leitwährung, sondern

auch in beliebigen Fremdwährungen geführt werden.

Ansätze und Preisfindung

Der Ansatz resp. der Wert pro Einheit für eine bestimmte Leistung kann in Abhängigkeit von ver-

schiedenen Elementen definiert werden, die auch mehrstufig sein können. Wird auf der ersten

Stufe kein Ansatz gefunden, verwendet das Programm automatisch den Ansatz des nächsten

Elements, das in der Preisfindung zugeordnet ist.

Preise können von folgenden Elementen abhängig gemacht werden:

> Kunden

> Mitarbeiter / Mitarbeitergruppen

> Kostenstellen

> Anlagen

> Abrechnungscodes

> Projekte

> Inventar

Welches Element den Ansatz massgebend steuert, wird durch die Leistungsart bestimmt. Bei Aus-

nahmen können Ansätze auch direkt dem Projekt zugeordnet werden. Sämtliche Ansätze werden

auf der Zeitachse geführt und sind somit datumsgesteuert. Dadurch können Preisänderungen

jederzeit vorgenommen werden.

Um sowohl eine interne als auch eine externe Sicht eines Projektes abbilden zu können, werden

zwei verschiedene Ansätze geführt. Der interne Ansatz spiegelt die internen Kosten und mit dem

externen Ansatz wird die Leistung dem Kunden in Rechnung gestellt.

15Basisansatz

Als Basis für die Definition von Ansätzen pro Mitarbeiter oder Kunde etc. kann entweder der

Standard- oder der Basisansatz dienen. Dies hat den Vorteil, dass bei einer Erhöhung der Ansätze

nur der Standard- resp. Basisansatz geändert werden muss. Alle Ansätze, die vom Basisansatz

abhängig sind, werden vom System in diesem Fall automatisch und im gleichen Verhältnis ange-

passt.

Tarif für Kundengruppen

Für eine bestimmte Kundengruppe, z.B. Grosskunden, oder einen einzelnen Kunden kann ein spe-

zieller Tarif definiert werden. Für diesen Tarif werden die Ansätze pro Mitarbeiter, Projekt oder

Anlagen abweichend von den allgemein gültigen Ansätzen erfasst.

Projektspezifische Ansätze

Sollen abweichend von den Standardansätzen für bestimmte Projekte individuelle Ansätze gelten,

können für diese Projekte eigene Ansätze für gewisse Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen erfasst

werden.

D E F I N I T I O N E N

Abrechnungscodes

Der Abrechnungscode bildet eine zusätzliche Struktur, die eine alternative

Gruppierung der Leistungsarten während der Erfassung erlaubt und eine

mehrstufige Verdichtung der Leistungen ermöglicht, da der Abrechnungscode

über mehrere Stufen frei gegliedert werden kann.

Die Rechnungsstellung kann nach dem Abrechnungscode und dessen Verdich-

tungsstufen gegliedert werden und lässt z.B. auch eine Zusammenfassung

nach einem vom Kunden gewünschten Aufbau zu.

Status

Der Status eines Projektes ist frei definierbar. Maximal sind 9 verschiedene

Status möglich. Der Status eines Projektes bestimmt die Art von Buchungen,

welche zulässig sind, beispielsweise:

> Geplant: Leistungsarten dürfen budgetiert werden.

> In Arbeit: Es können alle Leistungen erfasst und verbucht werden.

> Zum Fakturieren frei: Das Projekt darf in diesem Status fakturiert werden.

> Abgeschlossen: Es dürfen keine weiteren Leistungsarten mehr erfasst wer-

den.

Jede Statusänderung wird protokolliert und der Status kann bei Bedarf auch

zurückgesetzt werden.

H I G H L I G H T S 17Projektart

Die Projektart ermöglicht eine zusätzliche Gruppierung

von Projekten und dient als Selektionskriterium vorwie-

gend bei der Fakturierung und auch in allen Auswertun-

gen. Im Übrigen ist die Projektart kein Feld, das zwingend

verwendet werden muss. Weitere freie Guppierungen

stehen zur Verfügung, nach welchen in den Auswer-

tungen sortiert werden kann.

Buchungssets

In Abhängigkeit von einer Leistungsart kann automatisiert

eine weitere Leistungsart ausgelöst werden. So können

beispielsweise Personal- und Verwaltungsgemeinkosten

oder ein Lagerzuschlag auf Materialkosten im Verhältnis

der erfassten Stunden gerechnet und entsprechend auf

den Projekten belastet werden.

Vertragsbuchungen

Für die Verrechnung von wiederkehrenden Leistungen

gemäss Vertrag können “Vertragsbuchungen“ direkt

einem Projekt in seinen Stammdaten zugewiesen werden.

Für jede Vertragsbuchung wird definiert, ob sie jeweils

automatisch oder auf Grund einer manuellen Eingabe ver-

rechnet werden soll.

Erfassungshilfen

Um Fehler bei der Erfassung zu vermeiden, kann ab einer

frei definierbaren Anzahl erfasster Stunden pro Mitar-

beiter und Tag eine Warnung angezeigt werden. Damit

sämtliche Texte ein einheitliches Bild aufweisen, lässt sich

die Standardschrift in Notizblöcken, Positionstexten etc.

vorgeben.

S TA M M D AT E N

In den Stammdaten werden alle Informationen ver-

waltet, die für die Leistungserfassung und die

Verrechnung von Projekten benötigt werden. Diese

Daten können entsprechend den Bedürfnissen des

Unternehmens erfasst werden.

19

Projektstammdaten

Je nach Art des Unternehmens, das AbaProject einsetzt, können die „Pro-

jekte“ ganz unterschiedlich verwendet werden. Zum Beispiel zum Abwickeln

von einmaligen und wiederkehrenden Kundenprojekten, internen Entwick-

lungsprojekten oder auch geplanten Projekten. Unter einem Projekt wird

normalerweise ein Kundenauftrag verstanden; doch je nach Branche kann ein

Projekt auch im weiteren Sinne verstanden und verwendet werden. Zum

Beispiel für die Verwaltung und Erfassung von Leistungen für Bewohner von

Fürsorgeeinrichtungen, Gäste, Schüler, Objekte, Mandate usw.

Vorgegebene Eingabefelder lassen sich aus der Erfassungsmaske der Pro-

jektstammdaten entfernen. Die Datenbank kann auch durch zusätzliche indi-

viduelle Felder erweitert werden, was die Abbildung aller Arten von Projekten

mit den dazugehörenden Informationen erlaubt.

Projektstruktur

Die Gliederung der Projekte in Vorgabe-, Haupt- und Unterprojekte erlaubt

auch die Abbildung komplexer Projektstrukturen.

Projektbaum

Projekte lassen sich kunden- oder spartenorientiert in einer beliebig mehr-

stufigen Baumstruktur anlegen. Eine solche Struktur wird aus verschiedenen

Projekttypen mit entsprechenden Eigenschaften gebildet. Das Unterprojekt

stellt die unterste Stufe der Hierarchie dar und kann über mehrere Stufen in

Hauptprojekte verdichtet werden. Die oberste Stufe bilden die Vorgabe-

projekte.

S T A M M D A T E N

Freie Felder

Datums-, Wert- und Textfelder können durch den Benutzer entsprechend ihrer

Verwendung bezeichnet werden.

Personen

Projekt- oder Mandatsleiter, externe Projektmitarbeiter, Teammitglieder und

Kontaktpersonen des Kunden können jedem Projekt zugewiesen werden.

Zugriffsrechte

Für jeden Anwender wird der Zugriff auf einzelne Projekte festgelegt. Somit ist

sichergestellt, dass beispielsweise in Projektübersichtslisten oder Projektdetail-

listen nur diejenigen Projekte gezeigt werden, auf die der Anwender (z.B.

Projektleiter) das Zugriffsrecht besitzt.

Informationen für die Abrechnung

Die Abrechnungsart bestimmt, ob gemäss erfassten Stunden, gemäss Budget

oder pauschal und nach welchem Abrechnungsrhythmus (monatlich, quartals-

weise, jährlich oder am Ende des Projekts) das Projekt verrechnet werden soll.

Jedem Projekt wird auch das Fakturaformular für die Rechnungsstellung zuge-

wiesen. Die Rechnungsgestaltung kann dabei beliebig variieren.

Notizen

Pro Projekt lassen sich Notizen im Umfang von mindestens einer A4-Seite

erfassen. Diese Notizen können z.B. als Kopftext auf der Rechnung ausge-

druckt werden. Die Bedienung des Notizblocks entspricht einer einfachen Text-

verarbeitung mit vordefinierten Textbausteinen.

Leistungsarten

Nicht allgemein gültige Leistungsarten können in Abhängigkeit des Projektes

aktiviert werden. So lassen sich Fehler bei der Erfassung von vornherein aus-

schliessen.

21Gruppierungen

Mehrere, maximal 9-stufige Projektklassierungen mit frei definierbaren Grup-

pierungsebenen erlauben die Abbildung unterschiedlicher Strukturen. So

lassen sich beispielsweise verschiedene Gruppierungen abbilden:

> Firmenstruktur

> Regionen

> Auftragsart

> Sparten

Projektübergreifende Auswertungen können nach Gruppierungsebenen

selektiert und auch verdichtet werden.

Kopieren von Projektstammdaten

Neue Projekte werden durch Kopieren eines bestehenden Projektstamms

(Muster) schnell und sicher eröffnet. Im Normalfall muss dank dieser Kopier-

funktion für ein neues Projekt nur noch der Kunde und der Status zusätzlich

manuell erfasst werden.

Personalstammdaten

Der Personalstamm umfasst alle notwendigen Daten wie Name, Adresse,

Geburtsdatum etc. Ergänzt werden kann der Stamm mit fakultativen

Informationen wie Telefon, Zivilstand, freien Gruppierungen und ähnlichem.

Da AbaProject denselben Personalstamm verwendet wie die Lohnbuchhal-

tung, beinhaltet der Personalstamm auch diverse nationale Informationen, wie

AHV-Nummer, BIGA-Code, Wohn- und Arbeitskanton, welche für die Lohn-

buchhaltung relevant sind.

Kunden- und Adressstamm

Sämtliche Adressen werden in einer zentralen Adressdatei gespeichert. Wird

AbaProject “stand-alone” eingesetzt, werden die Kundendaten im zentralen

Adressstamm geführt.

Beim Einsatz von AbaProject zusammen mit der Debitorenbuchhaltung wird

als Kundenstamm der Debitorenstamm verwendet. Für alle Kunden werden

somit neben den Adressinformationen auch die Konditionen, Mahninforma-

tionen und weitere Daten wie Gruppierungen etc. verwaltet.

S T A M M D A T E N

Listen

Die Auswertung der Stammdaten erfolgt über eine Auswahl von Listen, die

standardmässig integriert sind:

> Projektstammblatt

> Projektliste

> Personalstammliste

> Telefonliste

> Geburtstagsliste

> Adresslisten

> Kundenliste

Diese vordefinierten Listen bieten zudem verschiedene Gestaltungsmöglich-

keiten.

Für individuelle Auswertungen steht zusätzlich der Report Writer AbaView zur

Verfügung, mit dem Daten aus allen ABACUS-Applikationen ausgewertet wer-

den können.

Gestaltbare Masken

Projekterfassungsmasken lassen sich völlig frei an individuelle Wünsche und

Bedürfnisse einzelner Sachbearbeiter und Abteilungen anpassen. Für jeden

Benutzer und zugleich auch abhängig von der Art eines Projektes können

damit massgeschneiderte Masken für die Projekterfassung und -abfrage zur

Verfügung gestellt werden. So lassen sich Erfassungsvarianten optimal ab-

bilden und ein effizientes Arbeiten mit dem Programm wird unterstützt.

Dossierverwaltung

Mit der Dossierverwaltung lassen sich den Projekten beliebige Dokumente wie

Korrespondenz, Verträge, Pläne, Bilder, Animationen etc. zuordnen. Dies er-

möglicht einen schnellen und auch vollständigen Überblick über das Projekt

oder den Kunden zu erhalten. Ein schnelles Auffinden von Dokumenten ist mit

einer Volltextsuche sichergestellt.

23H I G H L I G H T S

Kostenstellen

Für jedes Projekt kann die Verknüpfung zur Kostenrech-

nung definiert werden. Dabei ist es möglich, ein Projekt

auf verschiedene Kostenstellen/Kostenträger zu verteilen.

Diese Kostenstellenzuordnung kann in der Stundener-

fassung vom Benutzer geändert werden.

Aktuelle Zahlen

In der Saldomatrix des Projektstamms können beliebige

Zahlen – Ist, Budget, bereits fakturiert etc. – oder auch

eine verdichtete Auswertung im Projektstamm als Infor-

mation angezeigt werden. Die Zahlen werden für den

gewählten Zeitraum für das selektierte Projekt berechnet,

womit eine schnelle Projektübersicht gegeben ist.

Benutzerfelder

Die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an die spezifi-

schen Kundenbedürfnisse zeigt sich auch in den erweiter-

baren Projektstammtabellen. Wahlweise können dem

Projektstamm zusätzliche Register mit frei definierbaren

Feldern angefügt werden.

Zeitabhängige Benutzerfelder

Individuelle Eigenschaften von Projekten, die sich im Laufe

der Zeit verändern, werden auf zeitabhängigen Benutzer-

feldern abgelegt. Änderungen auf diesen Feldern können

datumsbezogen vorgenommen werden und lassen sich

dadurch jederzeit nachvollziehen.

L E I S T U N G E N E R F A S S E N U N D V E R R E C H N E N

Die Benutzerfreundlichkeit von AbaProject zeigt

sich besonders bei den verschiedenen Erfassungs-

masken und deren Aufbau. Dabei wurde bei der

Konzeption der Erfassungsbildschirme viel Wert

auf eine effiziente Arbeitsweise gelegt. Das Resultat

sind verschiedene gestaltbare Erfassungsmasken,

die sich für unterschiedliche Erfassungsarten und

-rhythmen anbieten.

2525

Wochenansicht für Leistungserfassung

Sämtliche Leistungen werden für jeden Mitarbeiter und pro Woche in tabellarischer Form darge-

stellt und erfasst. Neben der Projektnummer, der Projektbezeichnung, der Leistungsart und der

Leistungsartenbezeichnung können pro Wochentag die geleisteten Stunden, Spesen, Abwesen-

heiten etc. erfasst werden. Pro Tag und Woche wird für jede Mengeneinheit ein Total gebildet, das

dem Mitarbeiter eine einfache Kontrolle über die gearbeiteten Stunden, die Spesen etc. ermög-

licht.

Monatsansicht für Leistungserfassung

Diese Variante der Darstellung zeigt in der Vertikalen die erfassten Leistungen und Projekte und in

der Horizontalen die Tage des selektierten Monats. Im Fuss der Tabelle können individuelle Infor-

mationen wie Gleitzeitsaldo, Ferienkontrolle, Total gearbeitete Stunden etc. dargestellt werden.

Tagesansicht für Leistungserfassung

Werden die Leistungen täglich und sehr detailliert erfasst, eignet sich für diese Art der

Leistungserfassung der Tagesrapport besonders gut. Die Erfassung und Darstellung der Leistungen

erfolgt ebenfalls in einer Tabelle. Neben der Projektnummer, der Projektbezeichnung, der Leis-

tungsart und der Leistungsartenbezeichnung werden die an diesem Tag geleisteten Stunden,

Spesen, Abwesenheiten etc. und ein kurzer Text erfasst. Alle Leistungen mit derselben Mengen-

einheit werden für den jeweils aktiven Tag totalisiert.

Sowohl in der Wochen- als auch in der Tagesansicht können für wiederkehrende Erfassungen

eigene Aufgaben definiert werden. Diese Aufgaben, die sich aus Leistungsarten, Projekten und

Texten zusammensetzen, bleiben stehen und müssen nur noch mit geleisteten Stunden pro Tag

und wahlweise einem Kommentar ergänzt werden.

L E I S T U N G E N E R F A S S E N U N D V E R R E C H N E N

Detaillierte Wochenansicht für Leistungserfassung

Diese Erfassungsmaske ist in einen Erfassungs- und einen Journalteil geglie-

dert, in welchem die letzten Erfassungszeilen angezeigt werden. Im Journalteil

werden für den selektierten Mitarbeiter alle Leistungen der gewählten Woche

dargestellt. Diese Art der Leistungserfassung ist auf eine zentrale Erfassung

der Mitarbeiterstunden ab Papierbeleg ausgerichtet.

Detailliertes Erfassungsjournal

Diese Erfassungsmaske eignet sich vor allem zur Kontrolle und Korrektur be-

reits erfasster Buchungen. Die Reihenfolge der Buchungen im Journalteil ist

nach folgenden Selektionskriterien vom Benutzer frei wählbar, die auch zum

schnellen Auffinden einzelner Buchungen genutzt werden können:

> Buchungsnummer

> Leistungstyp

> Projekt und Datum

> Projekt und Leistungsart

> Datum der Buchung

> Benutzer, der die Leistung erfasst hat

> Herkunft der Buchung

Neben den effektiven Leistungen der Mitarbeiter wie geleistete Stunden,

Abwesenheiten, Spesen gemäss Belegen und Kilometer mit dem Privatfahr-

zeug können auch Maschinen und Fahrzeugleistungen in speziellen Masken

erfasst werden.

27L E I S T U N G E N E R F A S S E N U N D V E R R E C H N E N

Interne und externe Textbausteine

Für jede Erfassungszeile kann neben einem normalen Text ein zusätzlicher

mehrzeiliger Text erfasst werden. Dabei lässt sich bei der Erfassung nach inter-

nen und externen Informationen unterscheiden. Externe Informationen kön-

nen auf der Rechnung ausgewiesen werden.

Listen mit Suchfunktionen

Strukturierte Listen garantieren auch bei umfangreichen Leistungskatalogen

und Projektstämmen einen schnellen Zugriff auf einzelne Leistungsarten und

Projekte.

Erfassungshilfen

Wird beim Erfassen eine vordefinierte Anzahl Stunden pro Tag und Mitarbeiter

überschritten, warnt das System den Benutzer. Soll die Buchung trotzdem

gespeichert werden, markiert das System diese, was spätere Kontrollarbeiten

erleichtert.

Kontrolltotale, die pro Mengeneinheit zur Verfügung stehen, ermöglichen den

Mitarbeitern die Kontrolle der erfassten Stunden, Spesen und Kilometer pro

Tag und Woche.

Journale

Für die Erfassung von Budgets steht ein separates Journal zur Verfügung, in

dem Leistungen in derselben Detaillierung budgetiert werden wie effektive

Leistungen.

Weitere Journale dienen der Erfassung von Akontobeträgen, Pauschalen wie

Wartungsbeträge, Honorare etc. Diese Journale können in der Fakturierung

selektiert werden.

L E I S T U N G E N E R F A S S E N U N D V E R R E C H N E N

Berechtigungen

Erfassungsperioden lassen sich sperren, damit keine neuen Buchungen erfasst

oder bestehende korrigiert werden können.

Im Weiteren kann pro Benutzergruppe die Berechtigung gezielt für folgende

Tätigkeiten erteilt werden:

> Freigeben

> Leistungen erfassen

> Budgetieren

> Erfassen von Akontobeträgen

> Erfassen von Pauschalbeträgen

> Zugriff auf alle Mitarbeiter

Individuelle Masken

Die Erfassungsmasken können mit selbst definierten Feldern erweitert und

individualisiert werden. Neben den gängigen Feldtypen können auch weitere

Textfelder definiert und verwendet werden. Das individuelle Maskendesign

erlaubt das Anpassen der Erfassungsmaske an die Wünsche der Anwender.

Zeitkontrolle

Die Zeitkontrolle ermöglicht die Eingabe der Kommen/Gehen-Zeiten pro Tag.

Der Benutzer erhält so eine Kontrolle über seine Präsenzzeit und sieht pro Tag

die Differenz zwischen bereits erfassten Leistungen und seiner Präsenzzeit.

Wird mit der Zeitkontrolle gearbeitet, kann beim Erfassen die Differenz zwi-

schen den erfassten Leistungen pro Mitarbeiter und der Präsenzzeit automa-

tisch gebucht werden.

Fertigmelden

Ist diese Funktion aktiv, müssen die Mitarbeiter jeweils eingeben, bis wann sie

ihre Leistungserfassung abgeschlossen haben. Wird in der abgeschlossenen

Periode gebucht, erscheint eine Warnung. Für Kontrollen zeigt die Tabelle

“Fertigmeldungen“ eine Übersicht aller Mitarbeiter mit den Abschlussdaten

für “Visum fertig melden“ und “Leistungserfassung fertig melden“.

29H I G H L I G H T S

Datensynchronisation (Option)

Das Erfassen von Leistungen kann dezentral erfolgen, d.h.

extern auf einem Laptop. So erfasste Daten werden via

Internet auf das zentrale Server-System übertragen resp.

synchronisiert. Dadurch brauchen extern tätige Mitarbeiter

nicht mehr am Sitz ihres Unternehmens die Leistungen zu

erfassen, sondern können dies ortsunabhängig vorneh-

men.

Gestaltung der Erfassung

Erfassungsmasken lassen sich an die Bedürfnisse des Be-

nutzers anpassen, d.h. der Anwender kann für die Erfas-

sung der Leistungen die Darstellung des Tages-, Wochen-

oder Projektrapportes selber gestalten. Ebenfalls lässt sich

definieren, welche Spalten dargestellt werden sollen und

in welcher Reihenfolge. Um Fehler zu vermeiden, können

zwingende Spalten nicht gelöscht werden.

Gleitzeitkontrolle

Der Gleitzeitsaldo und die Gleitzeitvorträge lassen sich

automatisch buchen. Die Vorträge können dabei mit einer

Regel verknüpft werden – zum Beispiel “nie mehr als 80

Stunden vortragen”. Manuelle Überarbeitungen können

selektiv vorgenommen werden. Die laufende Gleitzeit und

auch der Gleitzeitvortrag werden beim Rapportieren oder

auf den Auswertungen auf Wunsch angezeigt.

Freigabe

Für jede Leistungsart lässt sich eine maximal 3-stufige Frei-

gabepflicht definieren. Damit müssen alle Buchungen mit

dieser Leistungsart visiert werden und sind erst dann zur

weiteren Verarbeitung freigegeben. So erfassen z.B. alle

Projektbeteiligten ihre Leistungen im System selber und

der Abteilungsleiter kontrolliert diese und gibt sie frei.

A U S W E R T U N G E N

Die ABACUS Leistungs-/Projektabrechnung unter-

stützt optimal die unterschiedlichsten Informa-

tionsbedürfnisse durch eine Vielzahl von Standard-

auswertungen. Diese lassen sich durch den An-

wender mit Definitionen so konfigurieren, dass die

gewünschten Informationen auf einfache Weise

gewonnen werden können.

31

Freie Gestaltung

Bei sämtlichen Listen kann der Anwender die Darstellung der Auswertung durch vielfältige

Funktionen zusätzlich gestalten. Dabei lässt sich der Inhalt der Spalten oder der Zeilen weitgehend

frei bestimmen. Diverse Sortiermöglichkeiten erlauben Auswertungen von Projekten nach unter-

schiedlichen Reihenfolgen und die Auswertungsperiode kann vom Benutzer frei bestimmt werden.

Durch individuell definierbare Systemvorschläge, die der Anwender selber erfasst und als Vorgabe

speichert, ist es möglich, auf Tastendruck die gewünschte Auswertung sofort und ohne Para-

metrisierungen zu erstellen und am Bildschirm anzeigen zu lassen oder via Mail zu versenden.

Journale und Auswertungen

Diverse Auswertungen geben einen schnellen Überblick über die erfassten Leistungen. Listen, nach

unterschiedlichen Reihenfolgen aufbereitet, ermöglichen so eine detaillierte Darstellung von Pro-

jekten, Kunden, Lieferanten, Leistungen und Mitarbeitern.

Mitarbeiterliste

Mit dieser Liste lässt sich für den Mitarbeiter ein Arbeitsnachweis pro Periode detailliert nach

Projekten darstellen. Welche Leistungen in den Spalten dargestellt werden ist vom Unternehmen

abhängig und kann deshalb vom Anwender selber bestimmt werden. Im Weiteren lassen sich die

Leistungen getrennt nach fakturierten und nicht fakturierten Leistungen darstellen. Dies ermög-

licht auch die Berechnung von Produktivitätskennzahlen auf Basis der in der Auswertung ausge-

wiesenen Daten.

Kombinierte Auswertungen

Projektinformationen können gezielt ausgewertet werden. Bis zu drei Kriterien lassen sich dabei

miteinander kombinieren:

> Projekt > Mitarbeiter

> Leistungsart > Abrechnungscode

> Kunde > Lieferant

A U S W E R T U N G E N

Verdichtete Projektlisten

Pro Leistungsart kann der Benutzer frei die Verdichtung und die Darstellung der Buchungen

definieren. Dabei stehen folgende Auswertungsreihenfolgen zur Verfügung:

> Nach Projekt und Projektgruppierung

> Nach Kunde und nach Gesamtunternehmung

> Nach Kontaktperson

Die Auswertungen lassen sich selektiv für geplante, laufende und abgeschlossene Projekte erstellen.

Projektübersicht

Diese Auswertung bietet eine verdichtete Übersicht über ein bestimmtes oder mehrere Projekte. In

den Spalten können die Leistungen frei gruppiert dargestellt werden und in den Zeilen werden ver-

schiedene Totalisierungen wie fakturierte Beträge, noch zu fakturierende Beträge, nicht verre-

chenbare Beträge etc. gezeigt. So kann beispielsweise auch eine Spalte mit der Über- oder

Unterdeckung pro Projekt definiert werden. Die Liste kann nach folgender Reihenfolge erstellt wer-

den, wobei pro Sortierkriterium ein Total gebildet wird:

> Nach Projekt und Projektklassierung

> Nach Kunde und nach Gesamtunternehmung

> Nach Kontaktperson

Projektübergreifende, verdichtete Auswertungen nach Abteilung, Filiale etc. lassen sich mit der

Standardklassierung oder einer alternativen Klassierung erstellen.

Saldoliste

Für einen schnellen Überblick über Kunden, Mitarbeiter, Projekte und das gesamte Unternehmen

steht eine Saldoliste zur Verfügung, welche direkt auf die online geführten Saldodaten zugreift.

Damit werden Kostenkontrollen resp. Budgetvergleiche auf der Stufe Projekt/Leistungsart und

Mitarbeiter/Leistungsart möglich. Ergänzend zu den Standardauswertungen besteht die Mög-

lichkeit, mit dem ABACUS-Report Writer AbaView individuelle Listen zu erstellen.

33H I G H L I G H T S

Kontrollliste

Diese Liste gibt den Nachweis, welcher Mitarbeiter für die

selektierte Monatsperiode seine Sollzeit oder eine gewisse

Anzahl Stunden noch nicht erfasst hat. Diese Auswertung

kann mittels AbaNotify automatisch erstellt und verschickt

werden.

Projektübersicht

Sämtliche wesentlichen Informationen werden pro Projekt

zusammengefasst und ausgewiesen. Besonders sind dies:

eine frei definierbare Deckungsbeitragsrechnung, alle am

Projekt beteiligten Mitarbeiter mit Anzahl gearbeiteter

Stunden, bereits fakturierte Rechnungen. Auswertungen

lassen sich auch auf der Stufe der Klassierung vornehmen.

Kennzahlen

Frei definierbare Kennzahlen ermöglichen im Anschluss an

die Auswertung die Darstellung von unterschiedlichen Pro-

zentzahlen auf der Basis von Mitarbeitern und beliebigen

Klassierungsstufen. Basis für die Kennzahlenberechnung

sind sämtliche Daten, die in der Auswertung angezeigt

werden können.

Fakturaliste

Eine schnelle Übersicht über die fakturierten Belege und

deren Offene Posten nach Gruppierung, Kunde, Projekt,

Hauptprojekt, Kontaktpersonen gibt die Fakturaliste. Die

MWST-Informationen der Rechnung oder auch Faktura-

details können wahlweise ausgedruckt werden. Ob die

Auswertung auf definitiven und/oder provisorischen Rech-

nungen basiert, definiert der Anwender selber.

I N T E G R I E R T E S O F T W A R E F Ü R A L L E A N S P R Ü C H E

Fremdprodukte / Individual-Lösungen

Mail-ProgrammeIntranetInternet

E-BusinessEBPP

Workflow

Zeiterfassungs-Systeme

Auftrags-bearbeitung

Produktionsplanung und -steuerung

Debitoren-buchhaltung

FinanzbuchhaltungKostenrechnung

Adressmanagement CRM

Anlagen-buchhaltung

Electronic Banking

Lohnbuchhaltung

Archivierung /Digitale Signatur

Informations-management

Leistungs- / Projektabrechnung

Service- undVertrags-

management

Human Resources

E-CommerceSuchmaschineMeldesystem

Formular-Scanning

Standard-Schnittstellen

Kreditoren-buchhaltung

Pro

jektfa

ktu

rieru

ng

Die grosse Flexibilität von AbaProject zeigt sich besonders bei den Möglichkeiten der Rechnungsstellung.

Beliebig viele Arten von Abrechnungsdefinitionen, d.h. Fakturen, können mit AbaProject erstellt werden. So

wird jedem Projekt schon bei der Eröffnung die entsprechende Abrechnungsdefinition resp. Faktura-Art zuge-

ordnet. Unterschiedliche Projekte lassen sich somit auch unterschiedlich abrechnen, wobei die Rechnungs-

gestaltung beliebig variieren kann.

Fakturierungsprogramm

Für die Verrechnung der Leistungen kommt alternativ

> die ABACUS-Fakturierung AbeaLight oder

> die ABACUS Auftragsbearbeitung

zum Einsatz.

Das heisst: eine dieser beiden Applikationen muss für die Fakturaerstellung installiert sein. Die Gestaltung des

Rechnungsformulars, der definitive Ausdruck der Rechnung sowie die Weiterverarbeitung – beispielsweise der

Übertrag in die Debitorenbuchhaltung – wird ebenfalls in dieser Applikation vorgenommen.

Unabhängig vom Programm, in dem die Rechnungsstellung erfolgt, stehen in AbaProject sämtliche Funk-

tionen zur Rechnungsaufbereitung zur Verfügung:

> Selektion der zu fakturierenden Positionen

> Ansätze festlegen / ändern

> Felder und Informationen selektiv ausdrucken

> Beilageblatt mit Details zur Rechnung

Abrechnungsdefinition

In welchem Programm die Rechnung gestellt wird und wie die Positionen auf der Rechnung dargestellt wer-

den, bestimmt die Abrechnungsdefinition. Dabei ist der Verdichtungsgrad der Rechnungspositionen ein

wesentliches Element. Der Anwender kann den Verdichtungsgrad pro Abrechnungscode frei wählen. So kön-

nen Fremdrechnungen beispielsweise detailliert dargestellt werden, das Honorar für geleistete Stunden

jedoch verdichtet nach Stundenansatz oder Mitarbeiter. Weiter lassen sich auch mehrere Projekte pro Kunde

in einer Rechnung zusammenfassen.

Freie Texte, wie der Notizblock, können ebenfalls auf der Rechnung ausgewiesen werden.

Beliebig viele verschiedene Abrechnungsdefinitionen lassen sich erstellen. Pro Projekt wird für die Rechnungs-

stellung und für die Akontorechnung je eine Abrechnungsdefinition zugewiesen.

P R O J E K T F A K T U R I E R U N G

Erstellen einer Rechnung

Diverse Selektionskriterien ermöglichen es dem Anwender, mehrere Projekte gleicher Art in einem einzigen

Lauf zu fakturieren.

Folgende Selektionen sind unter vielen anderen möglich:

> Projektart

> Periodizität

> Kunde

> Projektnummernbereich

Nach dem Erstellen der Rechnungsvorschläge lassen sich diese bearbeiten. So können Rechnungspositionen

beliebig geändert werden. Dazu stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

> Erfassen von Zu- und Abschlägen

> Ändern der Rechnungspositionen

Zu- und Abschläge

Pro Position, die im Rechnungsvorschlag gezeigt wird, kann manuell ein Zuschlag oder ein Abschlag erfasst

werden. Dies erlaubt eine Mehr- oder Minderfakturierung.

Die so erfassten Zu- und Abschläge werden pro Rechnung laufend kumuliert und können wahlweise auf meh-

rere Mitarbeiter, Leistungsarten und Projekte verbucht werden. Dadurch lassen sich in Mitarbeiter-

Produktivitätslisten auch Zu- und Abschläge berücksichtigen.

Positionen ändern

Jeder Rechnung können weitere bereits erfasste Buchungen hinzugefügt werden, genauso wie sich auch

Buchungen, die noch nicht fakturiert werden sollen, aus einer Rechnung wieder entfernen lassen. So gelösch-

te Positionen werden somit erst beim nächsten Fakturierungslauf in Rechnung gestellt. Falls gar keine

Verrechnung erfolgen soll, kann der Status von “zu fakturieren“ auf “nicht verrechenbar“ geändert werden.

Abklären

Ist beim Erfassen von Positionen noch unklar, ob diese dem Kunden in Rechnung gestellt werden können,

erhalten diese den Status “Abklären”. Sämtliche derartigen Positionen können in einen erstellten Rechnungs-

vorschlag hinzugefügt werden, indem der Status auf “zu fakturieren“ geändert wird oder es wird diesen

Positionen der Status “nicht verrechenbar“ zugewiesen.

Ändern der gebuchten externen Beträge

Wird beim Fakturieren festgestellt, dass ein externer Ansatz falsch erfasst war, kann dieser individuell korri-

giert werden, solange das Projekt nicht definitiv abgerechnet worden ist.

Frem

dw

ähru

ngen

Mit der Option “Fremdwährungen” können Projekte und Buchungen in verschiedenen Währungen erfasst

werden.

Fremdwährungstabelle

In der zentral für alle ABACUS-Applikationen geführten Fremdwährungstabelle sind mehr als 170 Fremd-

währungen nach ISO-Code definiert und können wahlweise aktiv gesetzt werden.

Kurstabelle

Die Kurstabelle enthält datumsabhängige Buch- und Bewertungskurse aller aktiven Währungen. Bei mehreren

Mandanten kann die Kurstabelle mandantenspezifisch oder zentral geführt werden. Neben den globalen

Buch- und Bewertungskursen sind für die verschiedenen Bereiche auch spezifische Kurse möglich.

Projektstamm

Einem Projekt kann eine beliebige Währung für die Rechnungsstellung zugeordnet werden. Somit ist es mög-

lich, die Rechnung in der Währung des Kunden zu stellen.

Ansätze

Soll bereits bei der Erfassung von Leistungen mit unterschiedlichen Währungen gearbeitet werden, können

die Ansätze pro Fremdwährungs-Code definiert werden, wobei auf den Leistungsarten definiert werden kann,

ob eine Buchung nur in Leitwährung oder auch in einer oder mehreren Fremdwährungen erfasst werden

kann.

Leistungserfassung in Fremdwährung

Die Leistungserfassung kann in der Leit- oder einer beliebigen Fremdwährung erfolgen. Pro Buchung muss

nur der entsprechende Fremdwährungs-ISO-Code gewählt werden und das Programm verwendet automa-

tisch auch die externen und internen Ansätze in der entsprechenden Währung. Der daraus resultierende

Leitwährungsbetrag wird aufgrund des aktuellen Kurses berechnet. Der Kurs kann bei der Erfassung manuell

geändert werden.

Fakturierung in Fremdwährung

Jedes Projekt kann in einer beliebigen Währung fakturiert werden. In diesem Fall werden sämtliche Rech-

nungspositionen in die gewählte Fremdwährung umgerechnet, entweder per Stichtag oder per Buchungs-

datum.

Auswertungen

Alle Bewegungen und Stammdaten, die in Fremdwährungen erfasst worden sind, lassen sich entsprechend

auswerten:

> Projekte in Fremdwährungen

> Rechnungen in Fremdwährungen

> Ansätze in Fremdwährungen

F R E M D W Ä H R U N G E N

Gesch

äftsb

ere

iche

G E S C H Ä F T S B E R E I C H E

Mit der Option “Geschäftsbereiche” lassen sich auch komplexere Organisationsstrukturen abbilden, da dieses

Element erlaubt, einen Mandanten nach rechtlichen Gesichtspunkten weiter aufzugliedern. Diese Organi-

sationsstruktur eignet sich insbesondere auch, um mehrere Betriebe als Geschäftsbereiche im selben

Mandanten zu führen. Der Geschäftsbereich ist somit als eine selbständig bilanzierende Einheit definiert.

Filialen oder Nebenbetriebe

Betriebe mit Filialen oder Nebenbetrieben können für jede Einheit einen Geschäftsbereich führen und somit

auch Auswertungen nach Geschäftsbereich erstellen. Wird AbaProject in Verbindung mit der Finanzbuch-

haltung eingesetzt, kann pro Geschäftsbereich eine Bilanz und Erfolgsrechnung erstellt werden.

Selbstverständlich können die Auswertungen auch auf der Stufe “Mandant“ erstellt werden, was in vielen

Fällen einer automatischen Konsolidierung entspricht.

Projekte

Projekte können in mehreren rechtlich selbständigen Einheiten, d.h. Geschäftsbereichen, bebucht werden.

Damit ist eine gesamtheitliche Überwachung der Projekte sichergestellt.

Einem Projekt kann aber auch ein bestimmter Geschäftsbereich als Vorschlag zugewiesen werden, der bei der

Erfassung vorgeschlagen wird und so den Benutzer hilfreich unterstützt. Dadurch können falsche Zuweisun-

gen weitgehend ausgeschlossen werden.

Kostenrechnung

Ähnlich wie die Projekte lässt sich die integrierte Kostenrechnung über mehrere Geschäftsbereiche zentral

führen, wobei die Kostenstellen sowohl pro Geschäftsbereich als auch über die gesamte Unternehmung aus-

gewertet werden können.

Zentrale Stammdaten

Der Mandant ist die höchste Hierarchieebene. Stammdaten auf dieser Ebene gelten für alle Geschäfts-

bereiche. Die zentrale Pflege dieser Daten garantiert einen einheitlichen Datenbestand.

Beispiele für zentral verwaltete Stammdaten:

> Geschäftsjahre

> Leitwährung des Mandanten

> Fremdwährungstabelle

> Kurstabelle

> MWST-Tabelle

> MWST-Methode

> Leistungsarten und Leistungskategorien

> Abrechnungscodes

> Projektstamm

> Konten- und Kostenstellenpläne

> Mitarbeiter-, Kunden-, Lieferanten- und Adressstämme

> Anlagenstammdaten

> Zahlungskonditionen

> Mahnwesen

> Passwortschutz

Leistungserfassung mit Geschäftsbereichen

Jede Erfassungszeile wird bei der Erfassung einem Geschäftsbereich eindeutig zugeordnet. Werden die er-

fassten Buchungen in die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung übertragen, werden die daraus erzeugten

Buchungen für die Soll- und Habenseite auch im betreffenden Geschäftsbereich verbucht. Damit wird die

Konsistenz der Auswertungen auf der Stufe “Geschäftsbereich“ sichergestellt.

Erfassung von Drittrechnungen

Bei der Erfassung von Drittrechnungen wird pro Position der entsprechende Geschäftsbereich und wahlweise

auch das Projekt eingegeben. Die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung und in die Projektrechnung erfolgt

in diesem Geschäftsbereich.

Rechnungsvorschlag

In AbaProject erfolgt der Rechnungsvorschlag pro Projekt und Geschäftsbereich. Dadurch werden Projekte,

für die in mehreren Geschäftsbereichen Leistungen erfasst wurden, auch pro Geschäftsbereich abgerechnet.

Konsequenterweise sind in der Debitorenbuchhaltung diesen Belegen wie auch den dazugehörigen Zahlun-

gen ebenfalls der Geschäftsbereich eindeutig zugeordnet. So wird eine eindeutige Buchführung für jede

rechtlich selbständige Einheit resp. Geschäftsbereich gewährleistet.

Wird der Geschäftsbereich als Gliederung verwendet und nicht als selbständig bilanzierende Einheit, kann

auch eine Rechnung pro Projekt erstellt werden, unabhängig vom Geschäftsbereich, in dem die Buchungen

erfasst worden sind. Die Rechnung wird in diesem Fall auf den Geschäftsbereich gebucht, der auf dem Projekt

als Standard definiert ist.

Auswertungen

Folgende Auswertungen können in AbaProject getrennt pro Geschäftsbereich oder zentral pro Mandant

erstellt werden:

> Detailliste nach Projekt

> Journal nach Mitarbeiter

> Journal nach Lieferant

> Journal nach Kunde

> Listen nach Leistungsarten und Abrechnungscode

> Saldolisten nach Mitarbeiter oder Projekt

Mandante

n

Mit der Grundversion der Leistungs-/Projektabrechnung können zwei Mandanten geführt werden. Die

Option “Mandanten” ermöglicht maximal 9’999 Mandanten zu verwalten. Jeder Anwender kann auf ein-

fache Weise selbständig neue Mandanten eröffnen. Mit Hilfe von standardisierten Kopierfunktionen werden

bestehende Definitionen in neue Mandanten übernommen.

Übernahme von Stammdaten

Stammdaten können nach der Eröffnung eines neuen AbaProject-Mandanten via Schnittstellen von einem

bestehenden Mandanten übernommen werden. Diese nützliche Schnittstellenfunktion eignet sich vor allem

für Betriebe mit mehreren Filialen, die AbaProject selbständig führen oder für Betriebe, die vordefinierte,

branchenabhängige Standard-Stammdaten übernehmen möchten.

Wechsel zwischen Mandanten

Alle Mandanten werden in einer Liste angezeigt, die nach Nummer oder Name sortiert werden kann.

Dadurch können die Mandanten auch nach Name oder Nummer gesucht werden, was vor allem bei einer

grossen Anzahl aktiver Mandanten eine wertvolle Erleichterung ist.

Der Wechsel zwischen den verschiedenen Mandanten erfolgt nach entsprechender Prüfung der Zugriffs-

rechte einfach und schnell.

M A N D A N T E N

Pro

jektp

lanung

Die Planung als ein wesentlicher Teil des Controllings wird auch auf der Stufe der Projekte immer wichtiger.

Die Option “Planung” in AbaProject unterstützt dabei diese Aufgabe, sei es für kleinere oder auch für gros-

se, sprich langjährige Projekte. Neben der Kostenplanung und -überwachung ist auch die Disposition der ein-

zelnen Arbeitsschritte und der Ressourcen eine wesentliche Funktion dieser Option.

Funktionen der Option “Planung” auf einen Blick

> Integrierte Projektplanung basierend auf Kosten und Mengen.

> Mehrstufiges Planungsvorgehen erleichtert den Planungsprozess.

> Das Verschieben der geplanten Werte auf der Zeitachse unterstützt die projektbezogene Planung von

Mitarbeitern, Maschinen, Material und Fremdleistungen, d.h. alle Leistungstypen.

> Die grafischen Darstellungen der verfügbaren Kapazitäten erleichtern die Ressourcenplanung. So werden

beispielsweise die freien Kapazitäten oder zu wenig Kapazitäten übersichtlich dargestellt.

> Verschiedene Zoom-Funktionen erleichtern dem Anwender die Arbeit.

> Abweichungen zwischen effektiven und geplanten Werten lassen sich grafisch und tabellarisch darstellen.

> Zukunftsgerichtete Auswertungen, z.B. Hochrechnungen auf Grund des Fertigstellungsgrads, zeigen

frühzeitig Budgetabweichungen auf.

> Tabellarische und grafische Auswertungsmöglichkeiten am Bildschirm wie Soll-Ist-Vergleiche,

Hochrechnungen auf Grund der budgetierten Werte oder individueller Bewertungen.

Bei der Planung von Projekten werden zwei Schritte unterschieden: Die Grobplanung und die Detailplanung.

Das Planen von Projekten ist auf jeder Stufe der Projektstruktur möglich. So kann eine Grobplanung auf der

Stufe ”Hauptprojekte” erfolgen, die Detailplanung dann auf der Stufe der ”Unterprojekte”.

Grobplanung

In der Grobplanung können pro Projekt eine beliebige Anzahl Planungselemente wie Material, Fremd-

leistungen und auch Stunden der Projektmitarbeitergruppe erfasst werden.

> Kopierfunktion für Planungselemente

Planungen resp. Planungselemente können mit einer Kopierfunktion zeitsparend von einem Projekt auf

andere Projekte übertragen werden, was die Planungsarbeit erheblich erleichtert. Ergeben sich auf Grund

von Terminverschiebungen Änderungen bei der Ausführungsperiode, kann die gesamte Planung ebenfalls

zeitlich verschoben werden. Um die Grobplanung grafisch übersichtlich in zeitlicher Abfolge darzustellen,

steht ein entsprechendes Programm zur Verfügung.

> Aufteilung in Arbeitsschritte

Wesentlich in einer Grobplanung ist die Möglichkeit, verschiedene Arbeitsschritte, die nacheinander aus-

geführt werden müssen, in der entsprechenden zeitlichen Abfolge planen zu können. Das Grobplanungs-

element wird dazu in beliebige Arbeitsschritte aufgeteilt. Für jeden Arbeitsschritt kann der Fortschritt zeit-

abhängig in Prozent oder als Betrag definiert werden.

> Arbeitsfortschritt

Der effektive Arbeitsfortschritt kann auch auf der Ebene der Planungselemente (Stunden, Material, Fremd-

leistungen) als Prozentsatz oder Betrag erfasst werden. Dies ermöglicht dann eine Hochrechnung auf

Grund der effektiven Zahlen und des Fortschritts.

P R O J E K T P L A N U N G

Detailplanung

In der Detailplanung werden die einzelnen Grobplanungselemente genauer geplant. Dabei kann ein Grob-

planelement in diverse Detailelemente aufgeteilt werden, die ihrerseits von einem Projekt auf andere Projekte

kopiert werden können. Die Detailplanbeträge werden laufend vom entsprechenden Grobplanbetrag abge-

zogen. So kann kontrolliert werden, ob der Detailplan den Grobplan nicht übersteigt. Die Detailplanung kann

nach Anzahl, Betrag oder nach Prozent der Sollstunden vorgenommen werden. Auf Grund des Ansatzes, der

in den Stammdaten definiert ist, wird entweder die Anzahl oder der Betrag berechnet. Auch die Detail-

planungselemente können grafisch dargestellt und bearbeitet werden.

> Einsatzplan

Sich wiederholende Einsätze von Mitarbeitern können diesen in der Detailplanung zugewiesen werden.

Aufgrund der vorgenommenen Einsatzplanung werden die Einträge in der Detailplanung automatisch

erstellt, mit der Möglichkeit, diese jederzeit anzupassen. Diese Funktion ist an die Optionen “Planung“ und

“Fristen und Aktivitäten“ gebunden.

> Detailplan in Leistungserfassung übernehmen

Um die Leistungserfassung für die Mitarbeiter möglichst zu vereinfachen, kann die Detailplanung wahl-

weise mit oder ohne Werte als Vorschlag in die Leistungserfassung übernommen werden. In der Erfas-

sungsmaske der Leistungen wird die Detailplanung angezeigt, so dass der betreffende Mitarbeiter nur

noch die gearbeiteten Stunden bestätigen oder ergänzen muss.

Archivieren

Grob- und Detailpläne können archiviert werden. Einmal archivierte Pläne können nicht mehr verändert wer-

den. Werte aus archivierten Grobplänen lassen sich auch als Budgetzahlen speichern und stehen so nach der

FIBU-Verbuchung auch in der Kostenrechnung als Plandaten zur weiteren Verfügung.

Ressourcen-Kapazität

Die verfügbare Kapazität pro Mitarbeitergruppe und Mitarbeiter kann ebenfalls dargestellt werden. Bereits

geplante Arbeiten und Abwesenheiten wie Ferien, Militär lassen sich grafisch oder tabellarisch darstellen.

Folgende Darstellungsformen sind verfügbar:

> Ist-/Soll-Stunden grafisch/tabellarisch

> Freie resp. verfügbare Stunden grafisch/tabellarisch

In der Auslastungsansicht kann mittels Zoomfunktion sofort ermittelt werden, für welche weiteren Projekte

ein bestimmter Mitarbeiter bereits eingeplant ist. Im Weiteren kann auch eine Grundauslastung definiert

werden, die in der Kapazitätsberechnung ebenfalls mitberücksichtigt wird.

Auswertungen

Um die geplanten Werte den effektiven gegenüber zu stellen und so Abweichungen vom Plan frühzeitig zu

erkennen, steht die Funktion ”Ist/Budget” zur Verfügung. Das Programm bietet dem Anwender dazu diverse

Auswertungen und Möglichkeiten:

> Hochrechnungen

> Geschichte der Planung

> Einzelne archivierte Pläne miteinander vergleichen

> Ist- und Grobplan vergleichen oder Ist- und Detailplan vergleichen

Wahlweise kann ein Ist-Plan-Vergleich auf der Ebene der Mengen oder auf der Ebene der Beträge vorge-

nommen werden. Dies ermöglicht einerseits Mengenabweichungen aufzuzeigen, lässt andererseits aber auch

die Möglichkeit offen, Preisabweichungen zu berechnen.

Mit dieser Option lassen sich verschiedene wiederkehrende aber auch einmalige Ereignisse automatisieren.

Aktivitäten

Eine Aktivität ist in AbaProject eine standardisierte Tätigkeit, die für Projekte innerhalb einer bestimmten Frist

und mit einer frei definierten Priorität erledigt werden muss. Beispiele dazu sind: Offerte einreichen, telefoni-

schen Kontakt aufnehmen etc.

Leistungen, die erfasst werden, können einer Aktivität zugewiesen werden. Solange die Aktivität nicht erle-

digt ist, werden diese Leistungen auch nicht fakturiert. Wird eine einzelne Aktivität erledigt, können die

Leistungen, die dieser Aktivität zugeordnet sind, direkt fakturiert werden.

Fristen

Fristen sind einmalige oder wiederkehrende Ereignisse, die standardisiert werden können und Aktionen wie

zu erledigende Tätigkeiten, Briefe, Dokumente oder Leistungen auslösen können. Ein Beispiel dazu sind die

Steuerfristerstreckungen für Treuhandmandate.

Fällige Fristen können dem verantwortlichen Benutzer automatisch beim Start des ABACUS-Programms

gemeldet werden, damit dieser die mit der Frist verbundene Tätigkeit erledigen kann.

Wiederholungen

Es können frei definierbare Wiederholungen für Vertragsbuchungen, Einsatzpläne, Fristen und Aktivitäten

erfasst werden.

Für die Abrechnung wiederholender Vertragsbuchungen kann die Periodizität der Wiederholung frei definiert

werden. So lassen sich beispielsweise für Sonderschulheime die Schulbeiträge, die pro Quartal in Rechnung

gestellt werden müssen, als Vertragsbuchungen hinterlegen und quartalsweise fakturieren. Auch vertraglich

vereinbarte Abonnementsbeträge werden so automatisiert in Rechnung gestellt.

Bei solchen Wiederholungen können auch beliebige Einsatzpläne definiert werden. Diese können pro Projekt

den Mitarbeitern zugewiesen werden. Aufgrund dieser Zuweisung werden im Programm 39 “Projekt-

planung“ im Detailplan automatisch Buchungen pro Mitarbeiter und Projekt erzeugt.

Fristen /

Aktiv

itäte

nkontro

lle

F R I S T E N / A K T I V I T Ä T E N K O N T R O L L E

Mate

rialv

erre

chnung

M A T E R I A LV E R R E C H N U N G

Mit der Option “Materialverrechnung” lassen sich Materialeinkäufe und Materialbezüge ab Lager für be-

stimmte Projekte direkt in der Auftragsbearbeitungssoftware erfassen und den entsprechenden Projekten zu-

weisen.

Diese Option ist nur erforderlich, wenn auch die Kosten resp. der Aufwand aus der Auftragsbearbeitungs-

software auf die Projekte gebucht werden sollen.

Materialbezug ab Lager

Produkte, die für ein Projekt verbraucht werden, können als Projektmaterialbezug in der Auftragsbearbeitung

erfasst und ins AbaProject verbucht werden. In der Regel werden die Positionen mit Anzahl, Ansatz und

Betrag ins AbaProject übernommen. Als interner Ansatz wird der durchschnittliche Einkaufspreis verwendet

und als externer Ansatz dient der Verkaufspreis. Die Leistungsart für die Verbuchung wird pro Produkt in den

Stammdaten definiert und kann in der Erfassung mutiert werden. Die Kostenstelle kann vom Projekt oder vom

Produktstamm vorgeschlagen werden und lässt sich je nach Definition abändern.

Zusätzliche Informationen wie Mitarbeiternummer, Anlagennummer und freie Felder werden ebenfalls bereits

auf der Materialposition erfasst und verbucht.

Wahlweise können die Materialbezüge beim Abschluss des Materialauftrags oder bereits beim Speichern jeder

Position auf das Projekt verbucht werden. Das Buchungsdatum kann entweder dem Rechnungsdatum oder

dem Lieferdatum entsprechen.

Wird ein Materialauftrag, der einem Projekt belastet wird, gleichzeitig auch dem Kunden in Rechnung

gestellt, werden die Materialpositionen auf dem Projekt als bereits fakturiert gekennzeichnet und neben den

Materialkosten wird der fakturierte Betrag als Erlös dem Projekt gutgeschrieben.

Materialeinkauf auf Projekt

Material kann nicht nur ab Lager bezogen, sondern auch direkt für ein bestimmtes Projekt eingekauft werden.

In diesem Fall wird in der Auftragsbearbeitungssoftware ein Projekteinkauf erfasst. Dabei wird die Kostenstelle

und die Leistungsart wie beim Materialbezug ab Lager durch den Produktstamm resp. den Projektstamm

bestimmt. Als interner Ansatz wird der Einkaufspreis verwendet und als externer Ansatz der im Produktstamm

definierte Verkaufspreis. Ist kein Verkaufspreis definiert, kann der externe Ansatz mittels Faktor zum

Einkaufspreis ermittelt werden.

Im Unterschied zum Materialbezug ab Lager wird der Materialeinkauf erst mit dem Abschluss des Einkaufs

auf das Projekt verbucht und nicht bereits beim Erfassen der Position.

Auswertungen

Materialpositionen – Materialeinkauf und Materialbezüge ab Lager – die erst erfasst, aber noch nicht defini-

tiv aufs Projekt verbucht worden sind, können in den Auswertungen von AbaProject als Offene Posten aus

der Auftragsbearbeitung dargestellt werden. Für bereits verbuchte Materialpositionen lassen sich zusätzliche

Informationen aus der Auftragsbearbeitung – wie z.B. Produktspezifikationen – ergänzend anzeigen.

Fakturierung

Materialleistungen, die via Auftragsbearbeitung erfasst und auf das Projekt verbucht worden sind, werden

wie andere Leistungen fakturiert, sofern sie nicht direkt via Auftrag bereits verrechnet worden sind.

Koste

nste

llenverte

ilung

K O S T E N S T E L L E N V E R T E I L U N G

Leistungen von Mitarbeitern, Anlagen etc., die für ein Projekt erfasst werden, können in die Kostenrechnung

verbucht werden. Die Kostenstellenkontierung wird entweder manuell erfasst oder durch das Projekt vorge-

geben. Damit unterschiedliche Kostenstellenverteilungen möglich sind, kann diese Option eingesetzt werden.

Projektstamm

Die Kostenstelle kann als Vorschlag auf dem Projekt in den Stammdaten erfasst werden. Wahlweise wird dem

Projekt eine oder mehrere Kostenstellen zugeordnet. Falls die Projektkosten auf mehrere Kostenstellen auf-

geteilt werden sollen, erfolgt die Verteilung prozentual.

Ist die Kostenstelle nicht nur vom Projekt, sondern auch von der Leistung abhängig, kann die Zuordnung der

Kostenstellen pro Projekt und Leistungskategorie erfolgen. Auch auf der Ebene der Leistungskategorie

können via prozentualer Verteilung mehrere Kostenstellen definiert werden.

Leistungen erfassen

Beim Erfassen von Leistungen auf Projekte, die mehrere Kostenstellen zugewiesen haben, erfolgt die Auf-

teilung auf die Kostenstellen gemäss dem prozentualen Verteilschlüssel automatisch.

Die angefangenen Arbeiten können ebenfalls auf die Kostenstellen, die im Projektstamm definiert oder

manuell erfasst worden sind, verbucht werden, damit diese in der Kostenrechnung sichtbar sind.

Auswertung

Verschiedene Auswertungen zeigen neben den projektrelevanten Informationen wahlweise die Kostenstellen.

Das ermöglicht beispielsweise, die auf einem Projekt aufgelaufenen Kosten nach Kostenstellen gruppiert dar-

zustellen oder Zusammenzüge nach Kostenstellen über mehrere Projekte anzuzeigen.

Fakturierung

Die Erlöse werden prozentual auf die dem Projekt zugewiesenen Kostenstellen verteilt. Eine andere Mög-

lichkeit besteht darin, die Erlöse denselben Kostenstellen gutzuschreiben, welchen auch die Kosten belastet

werden.

Pro

jektin

div

idualisie

rung

Die Option “Projektindividualisierung” setzt sich aus zwei unabhängigen Teilen zusammen, der individuali-

sierten Erfassung und den variablen Abrechnungsschemen.

Individualisierung der Erfassung

Die individualisierte Erfassung wird eingesetzt, wenn abhängig vom Projekt zusätzliche Informationen pro

Buchung erfasst werden müssen. Damit die Informationen erfasst werden können, kann der Benutzer die

Buchungstabelle und die Leistungsartentabelle mit zusätzlichen individuellen Feldern ergänzen. Abhängig von

der Leistungsart kann für diese individuellen Felder bestimmt werden, für welches Projekt sie erfasst werden

müssen.

Variable Abrechnungsschemen

Die variablen Abrechnungsschemen werden eingesetzt, falls ein Projekt an mehrere Kunden gemeinsam in

Rechung gestellt werden soll. Die aufgelaufenen Leistungen sollen prozentual den am Projekt beteiligten

Kunden in Rechnung gestellt werden. Der Verteilschlüssel kann pro Element der Abrechungscodestruktur defi-

niert werden.

z.B. Kunde Meier AG 20% des Abrechnungs-Code 10 Löhne

Kunde Müller AG 80% des Abrechnungs-Code 10 Löhne

Bei der Rechnungsstellung wird die Projektrechnung nach dem definierten Schema auf die beteiligten Kunden

verteilt, damit jeder Kunde für seinen Anteil eine separate Rechnung erhält.

P R O J E K T I N D I V I D U A L I S I E R U N G

AbaPro

ject-S

erv

er

A B A P R O J E C T- S E R V E R /

S Y N C H R O N I S A T I O N

Mit dem Programmmodul “Synchronisation” lassen sich Leistungen, die mit dem ABACUS Offline-Erfassungs-

programm von AbaProject lokal erfasst werden, periodisch mit der auf einem zentralen Server installierten

ABACUS-Software abgleichen. Diese Arbeitsweise eignet sich für Mitarbeiter, die oft unterwegs sind und

nicht immer eine stabile Internetverbindung zur Verfügung haben, um online via Web die Leistungen zu erfas-

sen.

Clientprogramm für Offline-Erfassung

Mit dem Clientprogramm werden die Leistungen dezentral zum Beispiel auf einem Laptop erfasst und später

via Internet auf das zentrale Server-System synchronisiert. Gleichzeitig können neu eröffnete Leistungsarten,

Projekte und bei Bedarf auch Buchungen vom Server auf den Client übertragen werden.

Die Leistungen lassen sich auf dem dezentralen PC oder Laptop erfassen, ohne dass eine permanente

Internet-Verbindung zum Server bestehen muss. Nur um die Daten mit dem Server anschliessend abzu-

gleichen, muss der Client-Rechner mit dem Server via Internet verbunden sein.

Das AbaProject-Offline-Erfassungsprogramm kann auf den lokalen PC oder Laptop via Internet von der

zentralen ABACUS-Installation heruntergeladen werden. Dieses Clientprogramm bietet im Vergleich zur

Online-Erfassung eine leicht reduzierte Funktionalität, da auf dem Clientprogramm nicht alle Definitionen und

Stammdaten zur Verfügung stehen.

Stammdaten

Als Basis für die Offline-Erfassung müssen die Stammdaten vom Server auf den lokalen PC übertragen

werden. Folgende Stammdaten werden dabei synchronisiert:

> Projekte inkl. Zeitachsenfelder

> Leistungsarten

> Abrechnungscodes

> Teamdefinitionen

> Ansätze

> Adressen inkl. Informationen

> Währungen

Um bei der Synchronisation jeweils nur die neuen Projekte und die neuen Leistungsarten zu übernehmen,

kann der Benutzer bei wiederholtem Synchronisieren die Einschränkung “nur geänderte Projekte“ resp. “nur

geänderte Leistungsarten“ aktivieren.

Erfassungsmasken des Offline-Erfassungsprogramms

Im Clientprogramm für die Datenerfassung stehen folgende Erfassungsvarianten zur Verfügung:

> Wochenansicht

> Tagesansicht

> Erfassung in der Detailansicht

Erfasst werden können das Datum, Projekt, die Leistungsart, Anzahl und der Text.

Auf den Feldern Projektnummer, Projektbezeichnung, Leistungsartennummer und Leistungsartenbezeichnung

stehen auch Auswahllisten zur Verfügung.

Buchungen synchronisieren

Periodisch werden die mit dem Offline-Erfassungsprogramm erfassten Leistungen mit den zentral geführten

Daten in der AbaProject-Software synchronisiert. Wahlweise können dabei sämtliche Buchungen oder auch

nur Buchungen bis zu einem bestimmten Datum übertragen werden.

Im Weiteren lassen sich auch Buchungen vom Server auf das lokal installierte Offline-Erfassungsprogramm

übernehmen. Dies ist dann nützlich, wenn in der zentral installierten AbaProject-Software allenfalls

Mutationen von Offline-Buchungen erfolgt sind oder im zentralen Mandanten für den betreffenden

Mitarbeiter auch Buchungen erfasst wurden. Dabei können einerseits sämtliche Buchungen für den betref-

fenden Mitarbeiter oder auch nur Buchungen einer bestimmten Periode übertragen werden. Letzteres emp-

fiehlt sich bei grossen Datenmengen.

Daten aus vorgelagerten Fremdsystemen wie z.B. Zeiterfassungen können über die Standardschnittstelle in

AbaProject übernommen werden. Im Weiteren lassen sich auch Stammdaten wie Leistungsarten, Leistungs-

kategorien, Projekte, Ansätze etc. via Schnittstelle importieren und exportieren.

Office-Integration

Im Rahmen projektbezogener Arbeiten gibt es immer wiederkehrende Korrespondenz mit Kunden: Auftrags-

bestätigungen versenden, Verträge ausstellen, Projektberichte senden, Protokolle zur Verfügung stellen. Alle

diese Dokumente haben Eines gemeinsam: Sie verwenden Daten aus dem Projektstamm von AbaProject. Für

die Office-Integration solcher Daten ist die Option “Import-Schnittstelle / Business Object” erforderlich.

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Die Lösung für praktisch alle Auswertungsansprüche heisst AbaView

AbaView ist ein Report Writer, der beinahe allen Anforderungen gerecht wird und vielfältige Funktionen für

Anfänger, Fortgeschrittene und Profis bietet. AbaView ist ein Werkzeug, das nicht nur für die Ansprüche der

Leistungs-/Projektabrechnung konzipiert worden ist, sondern Auswertungen aus allen ABACUS-Applikationen

(ausser Finanzbuchhaltung) und sogar auch Fremdprogrammen erlaubt.

Mehr als 25 Datenbanken

In AbaProject können über 25 Datenbanken für Auswertungen miteinander verknüpft werden, so zum

Beispiel:

> Bewegungen

> Saldotabelle

> Projektstammdaten

> Mitarbeiterstamm

Eigene Zugriffsschlüssel

AbaView kann die vorhandenen Schlüssel der ABACUS-Dateien benutzen oder wenn nötig für diese Dateien

temporäre Indexe erzeugen.

Relationen

Bestehende ABACUS-Dateiverknüpfungen lassen sich bearbeiten. Menügeführt können neue Relationen er-

stellt oder bereits vorhandene aufgehoben werden, womit sich Daten aus unterschiedlichsten ABACUS-Pro-

grammen in derselben Report-Auswertung darstellen lassen. Ebenso können Verknüpfungen zwischen

Tabellen aller unterstützten Datenbanktypen und zu ABACUS-Tabellen erstellt werden, ohne dass die Daten

zuerst konvertiert werden müssen.

Datenselektionen

Die auszugebenden Daten lassen sich über frei definierbare Selektionen beliebig eingrenzen. Die Selektionen

können untereinander mit “UND“ und “ODER“ verknüpft werden.

Um die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen, können während der Reportdefinition individuelle Eingabemasken

erstellt werden. Der Benutzer ruft aus dem gewohnten ABACUS-Umfeld die gewünschte Auswertung auf,

tätigt seine Selektionseingaben und erhält die Auswertung, ohne sich um die Reportdefinition von AbaView

kümmern zu müssen.

Gestaltungsfunktionen

Zusätzlich zu den gestalterischen Elementen wie Bilder, Schattierungen, frei wählbare Spaltentitel und

automatische Rahmenfunktionen können verschiedene Reportbausteine verwendet werden wie:

> Reportkopf und -fuss

> Spaltentitel und Totalisierungen

auf beliebigen Ebenen

> Detailpositionen

> Adressstamm

> Kundenstamm

> Lieferantenstamm

> Benutzerdefinierte Bausteine, die mit frei definierbaren

Bedingungen miteinander verknüpft werden können

> Kontrolle über Seitenvorschub, Schusterjungen etc.

> Sehr einfache Übersetzung aller konstanten Texte der Reports in verschiedene Sprachen, ohne dass dafür

verschiedene Reports erstellt werden müssen. Je nach Einstellung kann sogar jede Seite eines Reports in

einer anderen Sprache ausgegeben werden.

Die Gestaltung wird durch folgende Funktionen zusätzlich unterstützt:

> TrueType und Druckerschriften

> Schriftattribute (verschiedene Schrift-

grössen, fett, kursiv etc.)

> Feldausrichtung (links, rechts, zentriert)

> Felder löschen, einfügen, verschieben

> Felder vergrössern, verkleinern

> Bildung von Expressions

> Umbenennung von Feldern

Unterstützte Dateiformate

Folgende Formate können bearbeitet und untereinander verknüpft werden:

> Dataflex

> Pervasive.SQL

> ODBC

Unterstützte Ausgabeformate

Zusätzlich zu den oben erwähnten Formaten können bei der Ausgabe der Daten folgende Formate verwen-

det werden:

> Drucker

> Druckdatei

> PDF

> ADF – ABACUS Document Format

> HTML – HyperText Markup Language

> DHTML – Dynamic HTML

Via ODBC, ADO bzw. BDE kann auf alle heute üblichen Datenbanken und andere Datenquellen zugegriffen

werden. Insbesondere können damit online MS Access, MS SQL Server, Oracle, Informix, Sybase, dBase, Para-

dox verwendet werden.

> RTF – Rich Text Format

> WMF – Windows Meta File

> XML – Extensible Markup Language

> ASCII/ANSI (diverse Variationen)

> Excel

> ADO – ActivX Data Objects

> BDE – Borland Database Engine

> ASCII (diverse Variationen)

> Freie Titel- und Totalzeilen

> Beliebige Summenfelder, mit denen die horizontale Position

mit dem Ursprungsfeld verknüpft werden kann

> Automatische mehrsprachige Spaltentitel

> Verwendung von Systemvariablen wie Seitennummer, Datum

etc.

> RTF-Felder und andere mehrzeilige Datenbankfelder können

einfach eingefügt werden

ABA

CU

S To

ol-K

it

A B A C U S T O O L - K I T

Das ABACUS Tool-Kit ist das Basis-Runtime für die ABACUS-Applikationen. Die Benutzerfreundlichkeit und

Effizienz der tausendfach bewährten ABACUS-Programme wird durch modernste Technologien für Sie ge-

winnbringend ergänzt:

ABACUS-Menüsystem

Mit dem modernen AbaMenu verfügen die ABACUS-Programme über ein Hauptmenü, das einen schnellen

und übersichtlichen Wechsel zwischen den verschiedenen Applikationen wie auch Fremdprogrammen ermög-

licht.

> Mandantenspezifische Programmauswahl

Pro Mandant werden nur die ABACUS-Applikationen mit den entsprechenden Programmen im Menü ange-

zeigt, die für den betreffenden Mandanten eröffnet sind.

> Benutzerspezifische Programmauswahl

Dem Benutzer werden im AbaMenu nur die Programme angezeigt, für die er gemäss der Zugriffsberechtigung

entsprechende Rechte besitzt.

> Rollenbasierte Programmmenüs

Der Benutzer kann einer oder mehreren so genannten Rollen zugeordnet werden. Sie bestimmen die ange-

zeigten Programme, wenn der Benutzer sich in der Software anmeldet. Damit erhält er genau diejenigen

Programme zur Auswahl, die er gemäss der gewählten Rolle für die Erledigung seiner Aufgaben benötigt.

> QuickSearch-Funktion

Programme und auch Daten aus ABACUS-Datenbanken lassen sich mit Hilfe von Stichworten suchen und ab-

fragen.

> Suche in Handbüchern

Mit Suchbegriffen kann online in den Handbüchern gesucht werden.

> Favoriten

Häufig benutzte Programme lassen sich vom Benutzer als Favoriten in der Menüleiste positionieren.

> Dossierverwaltung

Die Dossierverwaltung ermöglicht alle ABACUS-Auswertungen, Originalbelege wie zum Beispiel Lieferscheine,

Rechnungen oder auch Word-Dokumente, Excel-Reports usw. automatisch in einem Dossier zu archivieren

und jederzeit passwortgeschützt schnell und gezielt aufzurufen und darzustellen.

AbaVision

AbaVision ist ein Add-On, das ABACUS-Software und Microsoft Excel vollständig integriert. Aufbauend auf

den ABACUS Business Objects wird Excel zum umfassenden Management-Informationssystem mit Online-Zu-

griff bis auf Transaktions- respektive Buchungsebene.

Informationen müssen nicht mehr von der Finanzsoftware ins Office übertragen werden und umgekehrt.

Dank der neuen bidirektionalen Integration (Zwei-Weg-Kommunikation) können beispielsweise Budgets wahl-

weise im Excel oder im ABACUS erfasst werden. Die Daten werden immer sofort automatisch aktualisiert.

Der praktische Nutzen für Anwender von AbaVision:

> Kostengünstiges und flexibles Management-Informationssystem (MIS) mit Excel und ABACUS realisierbar

> Neue Möglichkeiten zur Aufbereitung, Darstellung und zum Austausch von Daten und Informationen

> Vermeiden von Datenredundanzen zwischen Excel und ABACUS, da Excel-Tabellen automatisch aktualisiert

werden. Somit entfallen Fehlerquellen bei manueller Erfassung oder bei der Datenübertragung.

> Online-Zugriff auf ABACUS-Daten

Smart Job: Auswertungen automatisieren

Mit Smart Job wird die Arbeit für die Erstellung wiederkehrender

Auswertungen vereinfacht. Listen und Reports aus den verschiedensten

ABACUS-Programmen lassen sich in einem einzigen Arbeitsgang automati-

siert aufbereiten.

In Verbindung mit dem Tool “AbaNotify” kann ein Smart Job auch zu einem

beliebigen Zeitpunkt durch das System selbständig gestartet werden.

> Automatische Abläufe

Mehrere Menüpositionen mit Auswertungsprogrammen können automatisch

nacheinander gestartet und ausgeführt werden. Damit lassen sich ganze Programmabläufe automatisieren,

ohne dass der Benutzer die einzelnen Programme manuell starten muss.

In einen Smart Job lassen sich auch AbaView-Reports einbinden. Da zudem die Resultate von AbaView-

Reports als Basis für die nachfolgende Verarbeitung durch weitere AbaView-Reports verwendet werden

können, steht mit Smart Job ein mächtiges Instrument für die Datenaufbereitung zur Verfügung.

> Vorprozess

Für die Aufbereitung von Daten aus der Finanzbuchhaltung lassen sich erforderliche Selektionen wie bei-

spielsweise, für welche Periode oder welchen Geschäftsbereich die Auswertung erstellt werden soll, im

Vorprozess festlegen. Zusätzlich kann auch das Ausgabeformat vorgegeben werden.

ABA

CU

S-To

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A B A C U S - T O O L S

Archivierung

Zusätzlich zur Dossierverwaltung, die kostenlos im Rahmen des ABACUS Tool-Kit verfügbar ist, bietet das

Modul “ABACUS Archivierung” eine vollständige und lückenlose elektronische Ablage von Auswertungen

und Dokumenten – erstellt mit den verschiedenen ABACUS-Programmen oder auch mit Fremdprogrammen.

> Nahtlos integriert in ABACUS-Software

Die ABACUS Archivierung ist vollumfänglich in die ABACUS-Programme integriert. Beim Ausdruck einer Aus-

wertung kann automatisch eine elektronische Kopie des Dokuments in das entsprechende Archiv gespeichert

werden. Definitive MWST-Abrechnungen, Bilanzen, Lohnabrechnungen etc. werden so vom System automa-

tisch archiviert, unabhängig davon, welcher Benutzer die Auswertung erstellt hat. Einfach und sicher – eine

umfassende Datenintegrität ist damit gewährleistet.

> Archivierung aus Office-Programmen

Die Integration der ABACUS Archivierung in die Microsoft Office-Programme bietet die Möglichkeit, direkt aus

der Office-Umgebung Word-Dokumente, Excel-Tabellen und PowerPoint-Vorträge in ein ABACUS-Archiv ab-

zuspeichern.

> Scannen und Archivieren von Originaldokumenten

Die Option ”AbaScan” bietet die Möglichkeit, sämtliche papiergebundenen Dokumente wie z.B. Liefer-

scheine, Lieferantenrechnungen, Werkstattzeichnungen etc. zu scannen. Die so digitalisierten Dokumente

können anschliessend im gewünschten Archiv abgelegt werden. Auch diese gescannten Dokumente werden

automatisch volltextindexiert und ermöglichen so ein schnelles Auffinden mit der Suchmaschine AbaSearch.

> Vollständigkeit, Unveränderbarkeit

Alle in Archiven abgespeicherten Auswertungen, Dokumente und Daten bleiben unveränderbar gespeichert.

Sie können also auch nicht mehr selektiv gelöscht oder geändert werden.

> Verschlüsselung, Zugriffsberechtigung

Daten werden verschlüsselt abgespeichert und der Zugriff auf die Daten ist so geregelt, dass nur Berechtigte

Informationen abfragen können und niemand Daten aus dem Archiv löschen kann.

Die Sicherheit ist zudem durch einen Passwortschutz auf den einzelnen Archiven und auch durch Zugriffs-

rechte der Benutzerverwaltung gewährleistet.

> Komfortables Suchen von Informationen

Durch eine leistungsfähige Volltextsuch- und Indexiermaschine kann innerhalb weniger Augenblicke das ge-

suchte Dokument auch aus Tausenden von Daten gefunden werden. Sie bietet dazu:

- Suche nach Wortfragmenten

- Kombination von verschiedenen Textelementen

AbaPilot: Such- und Navigationssystem

Mit AbaPilot erhält der autorisierte ABACUS-Anwender einen

schnellen und direkten Zugriff auf alle Daten und Informatio-

nen, die in der ABACUS-Software gespeichert sind.

Durch die Eingabe eines Suchbegriffs werden sofort alle ent-

sprechenden Datensätze mit allen verknüpften Informationen,

Daten und auch Dokumenten (Word, Excel, gescannte Origina-

le) angezeigt.

Ein Mausklick genügt, um Detailinformationen über einen

Datensatz zu erhalten. Im Falle von ABACUS-Daten kann das entsprechende ABACUS-Erfassungsprogramm

direkt gestartet werden, damit gegebenenfalls sogar Mutationen vorgenommen werden können.

AbaNotify:

Informations- und Benachrichtigungssystem

Mit AbaNotify wird der zeitgesteuerte Versand per E-Mail oder

Speicherung von ABACUS-Listen und AbaView-Reports an be-

liebige Personen möglich. Die Aufbereitung von Listen und

Reports kann pro Objektverantwortliche inkl. Versand oder

Speicherung erfolgen. Unterstützt werden verschiedene Datei-

Formate wie PDF, XLS, DOC, HTML, TXT.

Bei Ereignissen wie ein neuer, geänderter oder gelöschter Da-

tensatz erfolgt durch das Programm eine sofortige Information.

Auch der Export und die Sammlung von Datenbankänderungen in den Datei-Formaten XML, HTML, TXT, DAT

ist möglich.

AbaNotify kann diverse applikationsspezifische Automatismen übernehmen wie z.B. Meldungen bei Ände-

rungen bestimmter Felder im Produktstamm wie Preisänderungen etc. Ebenfalls kann die Benachrichtigung

der Verkaufsleitung über AbaNotify erfolgen, wenn ein bestimmter Offertbetrag oder Auftragswert über-

schritten wird.

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ABACUS Research AG, Betriebswirtschaftliche SoftwareZiegeleistrasse 12, CH-9301 Wittenbach-St. GallenTelefon 071 292 25 25, Fax 071 292 25 00www.abacus.ch info@abacus.ch

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