LEISTUNGSÜBERSICHTErfolgreiches Kommunizieren und Vermarkten Ihres Events über die eigene Website

Individuelle und schnelle Anpassung an Ihre Veranstaltungsorganisation

Automatisierte Teilnehmerkommunikation

Zeit und Energie sparen durch Verlagern der Teilnehmer-Betreuung auf die Support Angels von meetingmasters.de

meetingmasters.demeetings meisterhaft managen

SO PRAKTISCH IST EIN WEBBASIERTES TEILNEHMERMANAGEMENT

TO-DO LISTE OHNE DAS TEILNEHMER-MANAGEMENT MIT SYSTEM

TO-DO LISTE MIT DEM TEILNEHMER-MANAGEMENT MIT SYSTEM

Veranstaltungs-Website durch Agentur unter hohem Zeit- und Kostenaufwand erstellen lassen

Extra-Aufwand für die Mobiloptimierung – weitere Kosten!

Koordination des Einladungsversands mit dem Lettershop

Teilnehmereinladungen per Post und E-Mail versenden

Eingegangene Anmeldungen händisch in Excel übertragen

Daten über alle willkürlich entstandenen Excel-Tabellen abgleichen

Kurz vor Feierabend eingegangene Buchungsänderungen noch schnell in Excel einpflegen

Teilnehmerdaten an Vorgesetzten weiterleiten

Broschüren-Gestaltung mit Agentur

Druckfehler in Broschüre überkleben

Agentur- und Teilnehmerrechnungen an die Finanzbuchhaltung weiterleiten

Agenturangebote für die nächste Eventreihe einholen

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Veranstaltung anlegen

Veranstaltungs-Website erzeugen

Webformular zur Anmeldung einrichten

Einladung gestalten und per E-Mail versenden

Teilnehmermanagement mit System

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MIT UNS PLANEN SIE IHR PERFEKTES EVENT

ERFOLGREICHES EVENTMARKETINGEgal ob Desktop-PC, Smartphone oder Tablet – Ihr Eventauftritt wird auf jedem Endgerät gemäß Ihres Corporate Design in das richtige Licht gerückt. Mit nur wenigen Klicks erzeugen Sie selbstständig eine neue Website. Programmierkenntnisse benötigen Sie keine. Ihre Teilnehmer können sich auch bequem mit einem Mobilgerät für die Veranstaltung anmelden.

ZEIT IN DER PROZESSORGANISATION SPARENBestätigungs-E-Mails für eine Anmeldung tippen Sie nicht mehr per Hand! Das System erledigt für Sie die Arbeit automatisch. Ihre Teilnehmer erhalten eine Einlasskarte mit QR-Code sowie eine Rechnung. Ihr Teil-nehmer hat vergessen zu zahlen? Auch der Reminder für die Zahlungs-erinnerung geht automatisch raus. Praktisch!

EVENTS PASSGENAU PLANEN UND STETS DEN ÜBERBLICK BEHALTENVorstand, Presse oder die Mitarbeiter der ausländischen Vertriebs-niederlassung: mit unserem Teilnehmermanagementsystem können Sie Sprachen, Ansprüche und Bedürfnisse der unterschiedlichsten Gruppen ganz einfach abbilden und steuern.

PASSGENAUE ANMELDEFORMULAREGenerieren Sie im Handumdrehen den passgenauen Anmeldeprozess mittels konfigurierbaren Formularfeldern. Sie möchten besondere Essenswünsche in der Eventplanung berücksichtigen? Fragen Sie diese einfach ab!

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TICKETSErzeugen Sie auf Knopfdruck verschiedene Preis- und Ticketkategorien für Ihre angelegten Teilnehmergruppen. Das System generiert E-Tickets mit individuellen QR-Codes und sendet diese, inkl. eines Namenschil-des, an Ihre Teilnehmer. So einfach geht das!

GÄSTEFEEDBACK AUTOMATISCH SAMMELNLernen Sie direkt von Ihren Kunden und Teilnehmern! Die Veranstal-tungs-Website bietet Ihnen die Möglichkeit, ein systematisches Teilnehmer-Feedback mittels individueller PINs zu sammeln. Auf dieser Basis können Sie Verbesserungspotenziale Ihrer Events ana-lysieren und für Ihre kommenden Veranstaltungen verbessern.

INFORMATIONSSICHERHEIT – WIR SIND IHR ZUVERLÄSSIGER PARTNERNicht erst seit der Einführung der DSGVO im Jahr 2018 stehen IT-Security und der Schutz von personenbezogenen Daten weit oben auf der Agenda von Veranstaltungsplanern. Deshalb werden unsere Server in einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland gehostet. Unsere Prozesse werden fortlaufend durch eine unabhängige Datenschutzbeauftragte analysiert. Unser Teilnehmer-managementsystem erfüllt alle technischen Voraussetzungen, um der EU-DSGVO zu entsprechen. Als kompetenter Partner sichern wir die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit Ihrer Daten!

UNSER SUPPORT-SERVICEUnser Eventservice ist jederzeit für Sie da! In der Veranstaltungs-vorbereitung unterstützen wir Sie beim Aufsetzen Ihrer Website und in der Teilnehmerkommunikation. Zum Veranstaltungstag bieten wir Ihnen die Möglichkeit weitere Zusatzleistungen, wie Vor-Ort-Betreuung durch einen Projektmanager, Bereitstellung von Hardware, etc. zu buchen. In der Nachbereitung zu Ihrer Veranstaltung helfen wir Ihnen gerne beim abschließenden Reporting und der finalen Abwicklung.

PROFITIEREN SIE NACHHALTIG VON UNSEREM SERVICE

UNSERE LEISTUNGEN UND PREISE AUF EINEN BLICK

Sie möchten mehr erfahren?Schauen Sie auf unserer Website vorbei: www.meetingmasters.de/moreevent

Teilnehmermanagement mit System

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Nach der einmaligen Einrichtung erhalten Sie ein leistungsfähiges System, das Ihr Teilnehmer-management in den kommenden Jahren stark vereinfacht.

WUSSTEN SIE, DASS ...

... wir Ihnen bei hohen jährlichen Teilnehmerzahlen Sonderkonditionen bieten? Sprechen Sie uns gerne an.

... meetingmasters.de Ihnen jederzeit und kostenfrei das passende Tagungshotel vermittelt? Unsere erfahrenen Support Angels stehen Ihnen gerne zur Verfügung.

EINRICHTUNGEinmalige Einrichtung Ihres Teilnehmer managementsystems inklusive Content pflege für die ersten 5 Stunden

950,00 €einmalige Einrichtungsgebühr

SUPPORT-SERVICE 18,00 €je 15 Minuten

ABRECHNUNGSSERVICEKomplette Rechnungsabwicklung für Ihre Veranstaltung

4,00 €pro angemeldeten Teilnehmer

REGISTRIERUNGOnline Registrierung für Ihre Teilnehmer

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nur 0,99 €pro angemeldeten Teilnehmer

(+ 1 % der Teilnehmergebühr bei kostenpflichtigen Veranstaltungen)

Vermittlungsservice

Leistungsmerkmale

Teilnehmermanagementsystem

Einrichtung

Bereitstellung des webbasierten Teilnehmermanagementsystems, angepasst an Ihre Corporate Design-Vorgaben.

Unbegrenzte Anzahl an Veranstaltungen möglich.

Inklusive kostenfreier und regelmäßiger Updates.

Veranstaltungsmanagement

Mit Ihrem nun aufgesetzten System können Sie beliebig viele Veranstaltungs-Websites mit eigenen Subdomains erstellen. Diese können Sie ganz individuell anpassen: vom Veranstaltungslogo bis hin zu den Hintergrundbildern.

Lassen Sie sich Ihre Teilnahmebedingungen in Verbindung mit der Registrierung genehmigen. Laden Sie Ihre dafür vorgesehenen Dokumente in Ihrer Veranstaltung hoch.

Unterscheidung einzelner Teilnehmer durch entsprechende Gruppen. Dazu können auch jeweils einzelne Menüpunkte, Formularfelder und Tickets für eine bestimmte Gruppe angezeigt und abgefragt werden.

Hinterlegen einer Datenschutzerklärung sowie des eigenen Impressums über die Toolbox.

Editierbarkeit aller Texte und Dokumente per What-you-see-is-what-you-get-Editor.

Verwaltung verschiedener Ticketkategorien (z. B. Frühbucher-Ticket) und Ticketkontingente.

Einzel- und Mehrfachregistrierungen möglich.

Für eine Registrierung ist neben einer Standardanmeldung eine Warteliste – ebenso wie eine Voranmeldefunktion möglich. Es kann zwischen einer offenen oder geschlossenen Veranstaltung gewählt werden. Bestimmen Sie bei einer geschlossenen Veranstaltung, wer eine Einladung und einen damit verbundenen personalisierten PIN erhält.

Personalisierter Datenimport mit Informationen wie Name, E-Mail, Firma, etc.

Passend dazu können alle hinterlegten Daten jederzeit über einen Report auch wieder exportiert werden.

Automatischer E-Mail-Versand von Anmeldebestätigungen, Rechnungen, Buchungsänderungen und Stornierungsbestätigungen. Zusätzlich ist die Gestaltung von individuellen E-Mails, wie zum Beispiel Einladungen oder Zahlungserinnerungen, über unseren Editor möglich.

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Leistungsmerkmale

Teilnehmermanagementsystem

Veranstaltungsmanagement

QR-Code und E-Ticket – es stehen verschiedene Formate zur Auswahl, diese können frei über den HTML-Editor gestaltet werden. Ein erstelltes Zugangsdokument wird automatisch als PDF an die E-Mail-Anmeldebestätigungen angehangen.

Jede Veranstaltung kann mehrsprachig dargestellt werden.

Verwaltung von Zugriffsrechten für den Eventplaner. Schreib- und Leseberechtigungen können an einzelne Mitarbeiter vergeben werden.

Bei den Optionen sämtlicher Abfragen können unterschiedliche Kontingente hinterlegt werden. Eine Überbuchung wird so verhindert.

Individuelle Kundenfelder. Hinterlegen Sie dort relevante Informationen Ihrer Teilnehmer, ohne dass diese im Buchungsprozess angezeigt werden.

Beschriftungen anpassen. Sämtliche Hinweistexte und Oberflächenelemente können geändert und individuell umbenannt werden.

Responsive Design – egal ob Smartphone, Tablet oder Desktop-PC. Eine ideale Darstellung ist auf jedem Endgerät möglich.

Abrechnungsservice

Erstellung einer finanzamtfähigen Rechnung auf Basis der vom Teilnehmer bei der Anmeldung bereitgestellten Rechnungsdaten.

Rechnungstexte können individuell auf die jeweilige Veranstaltung angepasst werden.

Automatischer Rechnungsversand in der Anmeldebestätigung.

Individuelle Zahlungsmethoden: Rechnung, PayPal und Kreditkarte.

Auf Wunsch regelmäßige Prüfung der eingehenden Beträge, Zahlungen werden im System hinterlegt und können eingesehen werden.

Teilnehmer erhalten die Rechnung mit der Anmeldebestätigung. Bei Buchungsänderungen erfolgt automatisch eine Gutschrift sowie eine neue, geänderte Rechnung.

Zusatzleistungen

Vor-Ort-Betreuung, Bereitstellung von Hardware und zusätzlichem Personal.

Teilnehmermanagement mit System

7

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Facebook

Instagram

Twitter

Xing

meetingmasters.de e.K.Dipl.-Kfm. Christoph SchwindRudi-Schillings-Straße 17 54296 Trier

Tel +49 (0)651 145789-00Fax +49 (0)651 145789-400info@meetingmasters.de www.meetingmasters.de

Der hier angegebene Ansprechpartner erhält auch die Zugangsdaten für das Teilnehmermanagementsystem.

Stand: Februar 2019Alle früheren Unterlagen und Angebote verlieren ihre Gültigkeit.

Preis pro angemeldeten Teilnehmer 2 einmalige Gebühr 2

Firma Land

Straße PLZ, Ort

Ansprechpartner (Anrede, Vorname, Nachname) Position

E-Mail Telefon Telefax

Bezeichnung Telefon Telefax

Datum Stempel / Unterschrift

Rechnungsanschrift (falls abweichend)

Straße PLZ, Ort, Land

mm

19-0

6.02

meetingmasters.de e.K.Dipl.-Kfm. Christoph SchwindRudi-Schillings-Straße 17, 54296 Trier

Finanzamt TrierSteuernummer 42/160/3510/5USt-IdNr. DE230247069

Volksbank TrierIBAN DE33 5856 0103 0002 4336 19BIC GENODED1TVB Amtsgericht Wittlich HRA 41376

Fax +49 (0)651 145789-702eventservice@meetingmasters.de

ich möchte das Teilnehmermanagementsystem für meine Veranstaltungsorganisation nutzen und bestelle verbindlich:

EINRICHTUNG

Servicepaket 1

REGISTRIERUNG

SUPPORT-SERVICE

ABRECHNUNGSSERVICE

950,00 €

0,99 €

18,00 €

4,00 €

(+ 1 % der Teilnehmergebühr bei kostenpflichtigen Veranstaltungen)

je 15 Minuten

TEILNEHMERMANAGEMENTSYSTEM

1 Leistungen wie in der anliegenden Leistungsübersicht (Stand: Februar 2019) angegeben. Mit der Unterschrift erkennen Sie unsere Allgemeinen Geschäfts- bedingungen und die Datenschutzbestimmungen (Stand: 20.02.2015) an. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Datenschutzbestimmungen stehen auf www.meetingmasters.de/moreEvent als PDF zum Download bereit.

2 Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Die Abrechnung erfolgt pro angemeldeten Teilnehmer sieben Tage nach Ende der Veranstaltung und die Zahlung wird somit unmittelbar nach Veranstaltungsende fällig.

Veranstaltungsname

Veranstaltungsdatum