Leitfaden für die Bereitstellung von Dropbox Business

Sie haben sich für Dropbox Business entschieden – herzlichen Glückwunsch! Dieser Leitfaden hilft Ihnen, die richtigen Entscheidungen bei der Bereitstellung zu treffen und einen reibungslosen Start mit Dropbox Business zu gewährleisten. Mit dem Wechsel zu Dropbox Business helfen Sie Ihrem Team, den Überblick zu behalten, leichter zusammenzuarbeiten und seine Daten sicher zu speichern.

Als Administrator können Sie Teammitglieder mühelos hinzufügen oder entfernen, Freigabeaktivitäten überwachen und Unternehmensdaten schützen. Möchten Sie eine weitere Person hinzufügen, die Ihnen helfen wird, Ihr Team einzurichten?

Erfahren Sie hier, wie Sie einen Administrator hinzufügen bzw. ändern können

Für diesen Leitfaden haben wir die Best Practices wichtiger Kunden zusammengetragen, um Ihnen bei Entscheidungen und dem Einrichtungsprozess zu helfen. Das Einrichten von Dropbox Business kann in ungefähr vier bis zwölf Wochen abgeschlossen werden. Das hängt ganz von Ihren Anforderungen und der Komplexität des Unternehmens ab. Gerne können Sie auch auf unser umfangreiches Supportangebot zugreifen: unser zuverlässiges Hilfecenter, unsere Community-Foren, YouTube-Videos und selbstgeführte Schulungen.

Legen wir los!

Einleitung

Phase 1 Erkennen & planen

Phase 2Entwickeln & steuern

Phase 3Aktivieren & einführen

Inhalt

Dropbox nutzen lernenDesktopanwendung installierenSpeicherplatz sparenKonto sichernTeamweite Berechtigungen festlegenTestnutzer festlegenNutzerbereitstellung planenGruppen einrichtenGemeinsamen Arbeitsbereich für das Team bereitstellenMit Drittanbieter-Apps integrierenCheckliste für Phase 1

Mit dem Team kommunizierenTestnutzer eingliedernTestnutzer schulenFAQ

Endnutzer schulenWeitere Ressourcen

Phase 1Erkennen& planenDie Erkennungs- und Planungsphase ist für die erfolgreiche Nutzung von Dropbox Business in Ihrem Unternehmen unerlässlich. Im ersten Schritt befassen wir uns mit Ihrer derzeitigen Unternehmensarchitektur und Ihrem Konfigurationsbedarf. Anschließend betrachten wir Drittanbieter-Integrationsmöglichkeiten.

Nutzen Sie Dropbox optimal mit Online-Schulungen, bei denen Sie das Tempo selbst bestimmen. Machen Sie sich mit den Grundlagen von Dropbox vertraut und entdecken Sie neue Anwendungsmöglichkeiten für Ihr Team in Dropbox. Sie können jederzeit, überall und von jedem Gerät aus auf die Schulung zugreifen.

Nutzen Sie die selbstgeführte Schulung

In der Administrator- und Hilfecenter-Schulung erfahren Sie, wie Sie Ihr Team verwalten und unterstützen können. Wir raten jedoch dazu, mit der Schulung für Teammitglieder zu beginnen, um sich mit dem Produkt vertraut zu machen. Machen Sie sich Notizen und planen Sie, wie Sie Ihre Test- und Endnutzer mit Ihren neugewonnenen Erkenntnissen unterstützen werden.

Dropbox bietet eine Desktopanwendung für Windows, MacOS und Linux. Klicken Sie auf den Link, um die passende Version für Ihren Rechner herunterzuladen:

https://dropbox.com/downloading

Würden Sie die Desktopanwendung gerne auf den Computern aller Teammitglieder gleichzeitig installieren? Dropbox bietet ein Installationsprogramm, das die SCCM/Gruppenrichtlinien für Unternehmen unterstützt (nur für Windows).

Dropbox für alle Teammitglieder installierenDesktop-Systemanforderungen überprüfen

Dropbox nutzen lernen

Desktopanwendung installieren

Mit dem Dropbox-Element Smart Sync kann Ihr Team vom Desktop aus alle Dateien und Ordner in seiner Dropbox betrachten und darauf zugreifen. Dabei wird kaum Speicherplatz auf der Festplatte belegt. Auf diese Weise gewinnen Sie ganz leicht mehrere Gigabyte Speicherplatz zurück, ohne die Arbeitsabläufe Ihres Teams zu ändern. Aktivieren Sie Smart Sync für Ihr Team und stellen Sie fest, wie viel Zeit und Speicherplatz Sie dadurch sparen können.

Smart Sync aktivieren

Speicherplatz sparen

Erhöhen Sie die Sicherheit Ihres Kontos, indem Sie die zweistufige Überprüfung (auch Zwei-Faktor-Authentifizierung oder 2FA) aktivieren und als Dropbox-Administrator die Kennwortoptionen verwalten. Sie können die 2FA auch durch Integration mit Ihrem Anbieter für das einmalige Anmelden (SSO) aktivieren. Dadurch erhalten Sie zusätzlichen Schutz und ermöglichen es gleichzeitig Teammitgliedern, auf Dropbox zuzugreifen, ohne sich ein weiteres Kennwort merken zu müssen.

Zweistufige Überprüfung aktivierenSSO einrichten (nur mit Advanced- und Enterprise-Abo möglich)

Dropbox ermöglicht eine differenzierte Kontrolle Ihrer persönlichen Einstellungen. Es ist wichtig, die Einstellungen zu überprüfen, bevor Sie die Testphase starten. So stellen Sie sicher, dass diese auf Ihr Unternehmen angepasst sind.

Berechtigungen überprüfen und konfigurieren

Wählen Sie einige Testnutzer aus, um Ihre Einstellungen zu überprüfen, bevor Sie Dropbox im ganzen Team einführen. Sie können z. B. (1) die Konfiguration Ihres Dropbox-Kontos, die Kommunikation und den Schulungsplan zunächst nur innerhalb des IT-Teams testen oder (2) eine Gruppe von Spitzennutzern auswählen oder (3) eine Abteilung Ihres Unternehmens benennen.

Konto sichern

Teamweite Berechtigungen festlegen

Testnutzer festlegen

Bevor Sie die Einladungen versenden, lassen Sie uns herausfinden, wie wir Dropbox den Nutzern bereitstellen. Wählen Sie die geeignete Option für Ihr Umfeld, die Ihrer Vorgehensweise bei der Bereitstellung von IT-Anwendungen in Ihrem Unternehmen entspricht.

Option 1: durch die VerwaltungskonsoleEmpfohlen für Testnutzer und kleine Teams

1.  Melden Sie sich bei dropbox.com an. Verwenden Sie hierfür Ihre Administrator-Anmeldeinformationen.

2. Klicken Sie auf „Verwaltungskonsole“. 3. Klicken Sie auf der Seite „Nutzer“ auf „Nutzer einladen“. 4. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Nutzer ein (höchstens 100 auf

einmal). Dann klicken Sie auf „Ins Team einladen“.

Option 2: durch eine IntegrationEmpfohlen, wenn Sie bereits über einmaliges Anmelden verfügen oder SSO einführen möchten

• Active Directory Connector • Identitätsmanagement-Anbieter (IDP)

Nutzerbereitstellung planen

Bevor Sie Dropbox Business für eine große Anzahl an Teammitgliedern bereitstellen, kann es nicht schaden, sich die neuesten Anleitungen zu Größenordnungen für Ihre Gruppen und Teambereiche anzuschauen. Planen Sie Ihre Gruppen, Ordnerstrukturen und teamübergreifende Einstellungen mit diesen Überlegungen im Hinterkopf.

Überlegungen für großangelegte Bereitstellungen ansehen

Hinweis: Wir aktualisieren Dropbox Business regelmäßig, also ist es sinnvoll, des Öfteren nach den neuesten Anleitungen zu sehen.

Überlegungen für großangelegte Bereitstellungen

Mit Gruppen können Sie Listen von Mitgliedern erstellen und verwalten, die auf dieselben Informationen zugreifen sollen, beispielsweise Abteilungen oder Projektteams. Gruppenmitglieder werden automatisch zu allen freigegebenen Ordnern hinzugefügt, zu denen die Gruppe eingeladen wurde.

Gruppen überprüfen und konfigurieren

Ein Team-Ordner ist ein leistungsfähiges Werkzeug für den Austausch von Unternehmensinhalten mit Ihrem Team. Mit Team-Ordnern können Sie:

• Automatisch Inhalte im Team-Ordner für alle Gruppenmitglieder synchronisieren

• Einzelne Dateien oder Ordner in einem Team-Ordner freigeben • Den richtigen Zielgruppen auf den richtigen Ordnerebenen Zugriff

gewähren

Team-Ordner überprüfen und konfigurieren

Gruppen einrichten

Gemeinsamen Arbeitsbereich für das Team bereitstellen

Dropbox bietet eine robuste API, die Hunderte von Drittanbietern nutzen, um Anwendungen zu entwickeln, die sich problemlos mit Dropbox integrieren lassen. Wenn Sie Google, Microsoft, Adobe, Slack, Atlassian oder Salesforce verwenden, verfügen wir sehr wahrscheinlich über eine Integration, die Ihrem Team das Wechseln zwischen den Tools und doppelte Arbeiten erspart. Wir arbeiten außerdem mit branchenführenden Sicherheitsanbietern wie Okta, VMware, Symantec und Netskope zusammen.

Drittanbieter-Apps verbinden

Dropbox unterstützt ein stabiles Netzwerk von API-Endpunkten für Teams und Endnutzer, das Ihre administrativen Abläufe beschleunigen und helfen kann, Ihre Apps mit Dropbox zu integrieren.

APIs überprüfen und Apps konfigurieren

Mit Drittanbieter-Apps integrieren

Sind meine Einstellungen für die Kontensicherheit korrekt eingerichtet (2FA, SSO, IDP)?

Habe ich dokumentiert und definiert, welche Anforderungen ich an Dropbox habe?

Habe ich meine Kontoeinstellungen in der Verwaltungskonsole konfiguriert?

Habe ich dokumentiert und definiert, wie meine Nutzer die Dropbox-Anwendung erhalten werden?

Habe ich die Methode und den Onboarding-Prozess neuer Nutzer dokumentiert?

Habe ich die Vorlagen für die Unternehmenskommunikation bereitgestellt?

Habe ich die selbstgeführte Dropbox-Schulung absolviert und erfasst, wie Nutzer geschult werden sollen?

Habe ich die Nutzergruppen für die Bereitstellung bestätigt?

Checkliste fürPhase 1

Phase 2Entwickeln& steuernJetzt, da Sie Ihr Dropbox Business-Konto eingerichtet haben, können Sie die Umgebung testen und mit dem Onboarding einiger Testnutzer beginnen, bevor Sie alle Endnutzer einladen.

Um mit dem Einsatz von Dropbox in Ihrem Unternehmen Erfolg zu haben, sollten Sie den Endnutzern Ihre Erwartungen konkret mitteilen. Im Folgenden finden Sie Beispiele, die an Ihre Organisation angepasst werden und als Ausgangspunkt dienen können. Einige Fragen, über die Sie nachdenken sollten:

• Wann werden meine Endnutzer ein Dropbox-Konto erhalten? • Wie werden sich meine Endnutzer bei Dropbox anmelden? • Welche Erwartungen stelle ich an meine Endnutzer in Dropbox? • Welche Anwendungen sind bei Dropbox zur Unterstützung der Endnutzererfahrung integriert?

Kommunikation ist wichtig, wann immer Sie etwas verändern. Wir möchten Ihnen dabei helfen. In diesen E-Mail-Vorlagen geben wir daher einige Tipps, wie Sie mit Ihrem IT-Team, dem Führungsteam, den Nutzern der Testphase und den Endnutzern kommunizieren können.

Fertigen Sie eine Liste der Nutzer an, die Sie zu Dropbox einladen möchten. Laden Sie diese Nutzer mithilfe Ihrer bevorzugten Methode zur Nutzerbereitstellung aus Phase 1 und der oben genannten Kommunikationsvorlagen ein, Ihrem Team beizutreten.

Es wird empfohlen, dass Sie Ihren Testnutzern ein paar Tage Zeit geben, sich die Testfälle anzusehen und zu bestätigen, dass die Bedürfnisse den Erwartungen an den Onboarding-Prozess entsprechen. Testen Sie dafür die gesamte Nutzererfahrung und den Onboarding-Prozess einschließlich der Kommunikation und der nachfolgenden Schulung, um festzustellen, ob Änderungen erforderlich sind, bevor das System allen Endnutzern zugänglich gemacht wird.

Mit dem Team kommunizieren

Testnutzer eingliedern

Indem Sie Ihre Testnutzer schulen, können Sie die Lernfähigkeiten in einem kleineren Team testen und ggf. Änderungen an der Kommunikation und dem Schulungsprozess vornehmen, bevor Sie Dropbox für eine größere Gruppe bereitstellen.

Wir empfehlen Ihnen, Ihre Nutzer in verschiedene Gruppen zu unterteilen, um ihren Lernbedürfnissen und ihrem Lernstil gerecht zu werden.

Schulen Sie Ihr Team

Was passiert, wenn der Nutzer ein Basic- oder Plus-Konto besitzt, mit dem seine E-Mail-Adresse verknüpft ist?

Was passiert, wenn der Nutzer ein privates Konto hat, das er getrennt von seinem Arbeitskonto behalten möchte?

Was passiert, wenn ein anderes Team bereits bei Dropbox ist? Können wir es mit unserem neuen Team zusammenführen?

Wie kann ich Daten von einem Server in Dropbox migrieren?

Testnutzer schulen

FAQ

Phase 3Aktivieren & einführenNachdem die Nutzer der Testphase Dropbox getestet haben – einschließlich Kontokonfiguration, Nutzer-Onboarding, Kommunikation und Schulung – ist es an der Zeit, Dropbox der gesamten Organisation zugänglich zu machen.

Um Dropbox erfolgreich einzuführen ist es wichtig, die Nutzer während dieses Prozesses mit Schulungen zu begleiten und zu unterstützen. Bieten Sie Ihren Endnutzern diese Unterstützung direkt an, um den IT-Aufwand gering zu halten und die Nutzer bereits vor der umfassenden Bereitstellung einzubeziehen. Nutzen Sie diese Zeit, um Ihre Nutzer anhand des Abos zu schulen, das Sie in der Testphase getestet haben.

Wir empfehlen Ihnen, Ihre Nutzer in verschiedene Gruppen zu unterteilen, um ihren Lernbedürfnissen und ihrem Lernstil gerecht zu werden.

Schulen Sie Ihr Team

Endnutzer schulen

Sie haben die Einrichtung abgeschlossen und können Dropbox jetzt in Ihrem Team nutzen.

Es ist wichtig, auf dem neuesten Stand zu bleiben, was Veränderungen bei Dropbox betrifft. Hier finden Sie daher weitere Ressourcen:

Mehr über Dropbox im HilfecenterZum Dropbox-SupportDropbox-Funktion prüfen

Herzlichen Glückwunsch!