Zielvereinbarung & Leistungsbeurteilung: Wie Führungskräfte konstruktive Gespräche führen.

Leitfaden fürMitarbeitergespräche

2Inhalt

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Gesprächsatmosphäre S. 04

Gemeinsam zurückblicken S. 06

Beurteilung, Beratung und Maßnahmen S. 07

Zielvereinbarung S. 09

Mitarbeiter fördern - Performance - ganz einfach mit Personio S. 12

Weiteres Vorgehen S. 10

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Grund des Gesprächs S. 05

05Fragen an den Mitarbeiter S. 08

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Positives Gesprächsende S. 11

Leitfaden für Mitarbeitergespräche

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Einleitung

Mit Mitarbeitergesprächen assoziieren viele Führungskräfte verkrampfte Diskussionen um Zielvereinbarungen oder den wenig unterhaltsamen Eiertanz um die Leistungsbeurteilung. Dabei ist das Mitarbeitergespräch ein unschätzbar wertvolles Führungsinstrument, das das Vertrauen zwischen Führungskraft und Teammitglied stärken, die Teamzufriedenheit steigern und zu besseren Leistungsergebnissen führen kann.

Doch so locker lässt sich ein konstruktives Mitarbeitergespräch dann doch nicht aus dem Ärmel schütteln: Ein strukturiertes Vorgehen hilft Ihnen dabei, das Gespräch als Führungskraft souverän und zielorientiert zu leiten.

Mitarbeiter- gespräch in 8 Phasen:

Gesprächsatmosphäre schaffen

Grund des Gesprächs klären und motivieren

Gemeinsam auf den vergangenen Leistungszeitraum zurückblicken

Beurteilen, beraten und konkrete Maßnahmen ableiten

Mitarbeitern gezielt Fragen stellen

Neue Zielvereinbarungen definieren

Das weitere Vorgehen planen

Das Gespräch positiv beenden

Das Mitarbeiter- gespräch – Der Grundstein für gute Zusammen- arbeit

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Leitfaden für Mitarbeitergespräche

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Um die Rahmenbedingungen für einen konstruktiven Austausch zu schaffen, sollte Ihre Einladung zum Mitarbeitergespräch eindeutig unzweideutig sein: Lassen Sie die Finger von vagen Formulierungen – es sei denn, Sie wollen bei Ihrem Team unkontrollierte Schnappatmung auslösen.

Möchten Sie die Leistung des Teammitglieds im vergangenen Quartal diskutieren? Oder geht es um die Zielvereinbarungen fürs neue Jahr? Geben Sie Ihrem Mitarbeiter die Gelegenheit, sich genauso gut auf das Gespräch vorzubereiten wie Sie – das ist nur fair.

Übrigens: Schon die Tatsache, wie sich ein Mitarbeiter auf sein Beurteilungsgespräch vorbereitet, verrät Ihnen einiges über dessen Engagement und Arbeitsweise.

Ihr Mitarbeiter geht in der Regel mit einer gewissen Anspannung in ein Gespräch, in dem es um die Beurteilung seiner Leistung geht. Lassen Sie ihn deshalb spüren, dass Sie ihn schätzen und mit dem anstehenden Gespräch Ihre gute Zusammenarbeit pflegen wollen.

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Erster Schritt

Ziel:Ein offenes, transparentes und konstruktives Gespräch ermöglichen.

ANMERKUNG: Dieser

Leitfaden kann

situationsabhängig

verändert und angepasst

werden – jedes Gespräch

hat schließlich seine eigene

Dynamik.

• Gehen Sie nicht gehetzt, sondern ruhig und konzentriert in das Gespräch.

• Nutzen Sie sprachliche und nonverbale Signale, um eine sachliche und entkrampfte Atmosphäre zu erzeugen – etwa durch offene Gesten und Lächeln.

• Eröffnen Sie das Gespräch, indem Sie dem Mitarbeiter eine Frage über eine außerberufliche Angelegenheit stellen. Damit lockern Sie nicht nur die Situation auf, der Mitarbeiter startet auch mit einem positiven Gefühl ins Gespräch.

Hilfestellung !

In Unternehmen, deren Mitarbeitern regelmäßig Feedback zu ihren Stärken erhalten, ist die Fluktuation um 14,9 % geringer als bei Organisationen, die kein Feedback abgeben (Quelle: Gallup).

Gesprächsatmosphäre

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5Zweiter Schritt

02Ziel:Motivation für neue Projekte und Zielsetzungen schaffen

In Phase zwei legen Sie den Grundstein für einen transparenten und interaktiven Austausch. Verdeutlichen Sie einerseits, welche Kernpunkte Sie mit Ihrem Mitarbeiter besprechen wollen. Auf der anderen Seite sollten Sie eine Prise Motivation einstreuen. Zeigen Sie auf, inwiefern Ihr Teammitglied von diesem Gespräch profitiert, etwa weil es:

HilfestellungSie sind gewissermaßen der Kapitän und behalten das übergeordnete Ziel im Auge. Überlassen Sie es jedoch Ihrem Mitarbeiter, einen Plan vorzuschlagen, wie er dieses Ziel ansteuern will – und geben Sie, wenn nötig, Hilfestellung. Introvertierte und sehr unsichere Mitarbeiter können Sie bei der Ausarbeitung eines zielführenden Vorgehens fester an die Hand nehmen.

• Feedback über seine Arbeit erhält und Verbesserungspotenziale erkennt.

• Rückmeldung zu persönlichen Stärken bekommt, um diese weiter auszubauen.

• Seine berufliche Weiterentwicklung diskutieren und Fördermaßnahmen vereinbaren kann.

• Die Anforderungen und zugehörigen Erwartungen an seine Position versteht.

• Eigene Anregungen einbringen und seine berufliche Entwicklung mitgestalten kann.

• Sich offen mit seiner Führungskraft austauschen kann, was die Zusammenarbeit fördert.

Ihre Aufgabe als Führungskraft ist es, Mitarbeiter in die richtige Richtung zu navigieren, damit sie ihre Ziele erfüllen und ihr Potenzial voll ausschöpfen.

Grund desGesprächs

69 % der Mitarbeiter würden engagierter arbeiten, wenn sie das Gefühl hätten, dass ihr Einsatz auch gewürdigt wird (Quelle: Harvard Business Review).

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Blicken Sie mit Ihrem Mitarbeiter gemeinsam auf den vergangenen Leistungszeitraum und die hierfür vereinbarten Ziele zurück. Halten Sie den Status der Zielerreichung fest und besprechen Sie, was im Zielerreichungsprozess gut gelaufen ist und in welchen Bereichen sich der Mitarbeiter noch verbessern und weiterentwickeln kann.

Hilfestellung: Egal, ob alle Ziele erreicht wurden oder nicht: Sprechen Sie Ihrem Mitarbeiter Ihre Anerkennung und Wertschätzung aus und verweisen Sie darauf, wie dessen Leistung die Unternehmensziele und -visionen stützt. Ermutigen Sie Mitarbeiter, die ihre Ziele erreicht haben, ihre Erfolgsstrategien mit dem Team zu teilen.

Dritter Schritt

03Ziel:Leistungen der vergangenen Periode besprechen

Halten Sie fest, welche Lehren Sie daraus ziehen können und überlegen Sie, wie Hürden zukünftig zu überwinden sind.

Besprechen Sie, weshalb Ziele nicht erreicht werden konnten und wo die Stolpersteine lagen.

Analysieren Sie, ob Probleme rechtzeitig kommuniziert wurden und vereinbaren Sie Signale, um bei Bedarf unterstützend eingreifen zu können.

Bei Teil- oder Nichterreichung der Ziele:

Dokumentieren & reflektieren

Sprechen & erkennen

Analysieren & vereinbaren

Gemeinsamzurückblicken

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7Vierter Schritt

Arbeiten Sie in dieser Phase systematisch Ihre internen Beurteilungskriterien ab und gehen Sie bei jedem Kriterium wie folgt vor:

• Beurteilung (erst bewerten Sie Ihren Mitarbeiter, dann er Sie),

• Beratung und das Ableiten konkreter Maßnahmen.

In dieser Phase ist ein konstruktiver Dialog besonders wichtig. Achten Sie darauf, dass der Mitarbeiter ausreichend Gelegenheit bekommt, seine Sichtweise einzubringen.

04Ziel:Stärke ausbauen - Potenziale

Mitarbeiter, deren Vorgesetzte sich hauptsächlich auf ihre Schwächen konzentrieren, sind mit einer 26 % geringeren Wahrscheinlichkeit motiviert (Quelle: Gallup, 2016).

Hilfestellung• Lassen Sie Ihren Mitarbeiter zu jedem

Bewertungskriterium zunächst Stellung nehmen, bevor Sie Ihre Beurteilung abgeben. So fördern Sie seine Fähigkeit zur Selbstkritik und stellen einen ausgewogenen Dialog sicher.

• Unterstreichen Sie ähnliche Einschätzungen und machen Sie, falls nötig, Abweichungen in Ihrer Bewertung deutlich. Begründen Sie diese.

• Schließen Sie die Beratung direkt an die Beurteilung an. Damit unterstützen Sie Ihren Mitarbeiter dabei, Stärken auszubauen und Schwächen zu verringern.

Beurteilung, Beratungund Massnahmen

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Geben Sie Ihrem Mitarbeiter nach der Leistungsbeurteilung die Chance, Vorschläge und Anliegen anzusprechen. Zeigen Sie Interesse an dessen Sichtweise und seien Sie außerdem offen für Feedback zu Ihrem eigenen Auftreten und Führungsstil. Auch Sie profitieren von einer Bewertung, mit der Sie die Zusammenarbeit im Team verbessern können.

Executive Manager, die häufiger nach Feedback fragen als ihre Kollegen, werden als die besseren Führungskräfte wahrgenommen (Quelle: Forbes).

05Ziel:Vorschläge und Anliegen des Mitarbeiters ergründen

Fünfter Schritt

Fragen anden Mitarbeiter

Hilfestellung Stellen Sie offene Fragen zu Aspekten, die sich auf die Zufriedenheit, Motivation und Leistung des Mitarbeiters auswirken. Besonders hilfreich ist es, die Phase mit einer positiven Frage einzuleiten, etwa mit „Was war Ihr schönster Moment im letzten Quartal / Halbjahr / Jahr?“. Die Antwort kann Ihnen bereits viel über den Mitarbeiter, dessen Motivationen und die Teamatmosphäre verraten.

Auch folgende Fragen eignen sich:

• „Wie gefällt Ihnen Ihr Arbeitsplatz?“

• „Wie zufrieden sind Sie mit Ihren Entwicklungsmöglichkeiten?“

• „Wie bewerten Sie das für Sie verfügbare Weiterbildungsangebot?“

• „Wo sehen Sie Verbesserungspotenziale in der Zusammenarbeit mit Ihrem Team?“

• „Wie empfinden Sie unsere Zusammenarbeit?“

• „Wie kann ich Sie unterstützen?“

Leitfaden für Mitarbeitergespräche

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Leiten Sie aus Ihrem Gespräch mit dem Mitarbeiter nun die neuen Zielvereinbarungen ab. Beachten Sie, dass Ziele nur dann motivieren, wenn Ihr Mitarbeiter sich mit ihnen identifiziert und einen Sinn darin erkennt. Gestalten Sie diese Phase also als Zielvereinbarung und nicht als Zielvorgabe!

• Spezifisch: Das Ziel ist klar definiert

• Messbar: Fortschritte lassen sich anhand von Zahlen festmachen

• Attraktiv: Das Ziel ist für den Mitarbeiter erstrebenswert

• Realistisch: Es ist durchführbar

• Terminiert: Das Ziel hat eine feste zeitliche Vorgabe

Formulieren Sie Ziele so, dass sie SMART sind, das heißt:

Sechster Schritt

06Ziel:Identifikation mit definierten Zielen schaffen

Im Normalfall ergeben sich Ziele aus:

• Persönlichen und fachlichen Stärken und Entwicklungspotenzialen des Mitarbeiters.

• Unternehmerischen und übergreifenden strategischen Zielen.

• Vorschlägen, Entwicklungswünschen, Ideen, Initiativen.

Hilfestellung

Zielvereinbarung

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Zeigen Sie Ihrem Mitarbeiter, dass Ihnen viel an der reibungslosen Umsetzung der Gesprächsergebnisse liegt.

Geben Sie klare Fristen für die vereinbarten Maßnahmen vor und planen Sie Statusbesprechungen, um den Fortschritt gemeinsam zu überprüfen.

Halten Sie die wichtigsten Punkte des Gesprächs fest und stellen Sie sicher, dass Ihr Mitarbeiter die Zusammenfassung jederzeit einsehen kann.

Siebter Schritt

07Ziel:Umsetzung der Gesprächsergebnisse planen

Natürlich wollen Sie Ihren Mitarbeitern nicht bei jeder Kleinigkeit auf die Finger schauen, doch als Führungskraft ist es für Sie wichtig, über die Entwicklungen im Bilde zu sein:

• Sie wollen sicherstellen, dass Ihr Mitarbeiter mit den neuen Zielen zurecht kommt.

• Wenn Ihr Mitarbeiter Hilfe benötigt, möchten Sie ihn rechtzeitig unterstützen.

• Sie wollen sehen, ob die getroffenen Vereinbarungen eingehalten werden.

HilfestellungWeiteresVorgehen

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Achter Schritt

08Ziel:Motivieren und Selbstbewusstsein stärken

Anerkennung von ihrem Vorgesetzten motiviert Mitarbeiter mehr als alles andere dazu, hervorragende Arbeit zu leisten. (Quelle: Forbes)

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Mitarbeiter das Gespräch mit einem guten Gefühl verlässt – selbst, wenn Sie Kritik geäußert haben.

Hilfestellung

• Falls Sie Entwicklungspotenziale bei sich selbst erarbeitet haben, bedanken Sie sich für das ehrliche Feedback des Mitarbeiters.

• Legen Sie mit Ihrem Mitarbeiter Maßnahmen zur Verbesserung Ihrer Potenziale als Führungskraft fest. Damit zeigen Sie, dass Sie nicht nur Leistung von anderen erwarten, sondern auch an sich selbst arbeiten.

Bedanken Sie sich für den positiven Gesprächsverlauf, die guten Ideen oder die Offenheit des Mitarbeiters.

Zeigen Sie, dass Sie ihm vertrauen und er sich seinerseits bei Problemen auf Ihre Unterstützung verlassen kann.

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PositivesGesprächsende

Leitfaden für Mitarbeitergespräche

12Personio

Halten Sie Zielvereinbarungen festLegen Sie monatliche, quartalsweise oder jährliche Mitarbeiterziele über beliebig viele qualitative und quantitative Kennzahlen fest.

Behalten Sie den Überblick über LeistungenDie regelmäßige, einheitliche Erfassung von Leistungsdaten macht Entwicklungen im Zeitverlauf erkennbar.

Legen Sie individuelle KPIs festDefinieren Sie für jeden Mitarbeiter individuelle Ziele oder greifen Sie auf bereits er stellte Ziele zurück.

Variabler Bonus, automatisch berechnetPersonio berechnet flexible Gehaltsbestandteile, die auf Zielvereinbarungen basieren, und überträgt sie in die monatliche Gehaltsabrechnung.

09Ziel:Vereinfachen Sie Ihr Performance Management.

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