C o m m u n i C a r e – Susanne Lohs PR-Beratung e.U. Albert-Loacker-Straße 8 | A-6960 Wolfurt

Tel.: +43 (0)699 11 86 81 28 www.communi-care.at s.lohs@communi-care.at http://blog.communi-care.at

Richtig einladen (1): Basics – Versandart eMail

Events sind etwas Tolles. Oft gelingt es schon mit der Einladung, beim Empfänger eine

gewaltige Portion an Vorfreude auszulösen. Neben der Angabe von Basisdaten braucht eine

richtig gute Einladung noch ein paar weitere Zutaten, um viele Gäste anzulocken …

Kreativer Überschwang

Einladungen müssen nicht zwangsweise mit der Brieftaube eingeflogen werden oder beim

Öffnen ein „Feuerwerk“ für Augen, Nase und Ohren bieten, um beim Empfänger für einen

guten Eindruck zu sorgen. Angesichts allzu überschäumender Kreativität (seitens des

Grafikers, der Werbeagentur, des Gastgebers …) fallen bei Einladungen leider manchmal

die wirklich wesentlichen Dinge durch den Rost.

Basisdaten

Versetze ich mich in die Lage des Eingeladenen – also des potenziellen Gastes –, sind es

vier Dinge, die ich auf den ersten Blick in der Einladung erfassen können will:

• Wer lädt mich ein?

• Wann findet der Event statt? An welchem Wochentag, Datum, zu welcher Uhrzeit?

• Wo geht die Sause über die Bühne?

• Warum wird eingeladen? Was ist der Anlass?

Die Versandart: eMail

Natürlich gibt es unzählige Möglichkeiten, eine Einladung an die Empfänger zu bringen. Ich

beschränke mich an dieser Stelle auf zwei davon und bringe die dabei wesentlichsten

Punkte zur Sprache.

Einladungen per eMail zu verschicken, spart einerseits Porto und lässt andererseits vielerlei

kreative Spielchen zu: Auf elektronischem Wege können Sie Ihre Einladungen mit allen nur

erdenklichen Animationen bestücken, Attachments wie beispielsweise Bilder, Flyer als PDF-

Dokument oder Anfahrtsskizzen beifügen, auf andere Seiten wie Google Maps, jene der

öffentlichen Verkehrsbetriebe oder die Website der Location verlinken oder gleich eines der

im Internet kostenlos verfügbaren Event-Organisations-Tools nutzen. Damit demonstrieren

Sie Modernität, geben Ihren potenziellen Gästen die Chance zu Interaktivität und wie wir aus

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eigener Erfahrung wissen, ist auf eine Einladung per eMail schneller und einfacher zu- oder

abgesagt als auf eine, die in Papierform in den Briefkasten flattert.

Dennoch sollten Sie einige Dinge bedenken, wenn Sie sich für diese Versandart

entscheiden:

• Nicht jeder Ihrer Empfänger ist technisch so gut ausgerüstet und versiert wie Sie – und

wenn dann statt eines tollen Layouts nur kryptische Zeichen im elektronischen

Posteingang ankommen oder sich angehängte Dateien mangels entsprechenden

Programmes nicht öffnen oder abspielen lassen, ist der ganze Zauber nicht nur

verflogen, sondern kommt gar nicht erst auf.

• Der Absender der eMail muss klar ersichtlich und eindeutig zuordenbar sein – lassen

Sie die Einladungen deshalb nicht vom Account Ihres Praktikanten, den niemand kennt,

oder von Ihrer Werbeagentur verschicken, sondern geben Sie sich zu erkennen à la

ihrname@ihrefirma.com . Auch eigens für den Event eingerichtete eMail-Accounts sind

möglich: event@ihrefirma.com

• Setzen Sie niemals mehrere Empfänger ins „An“-Feld der eMail – das spart zwar Zeit, ist

aber eine Verletzung der Privatsphäre der Angeschriebenen. Das selbe gilt für das „cc“-

und das „bcc“-Feld. Schreiben Sie nämlich viele Empfänger auf einmal an, kann es sein,

dass Ihre eMail nicht nur im übertragenen Sinne „nicht ankommt“, sondern dies auch

tatsächlich der Fall ist: Sind zu viele Empfänger auf einmal adressiert, kann das für

Sicherheitsprogramme Anlass genug sein, Ihre eMail als Spam zu markieren und gleich

auszusortieren – das würde bedeuten, Ihre eMail kommt im wahrsten Sinne des Wortes

nicht an.

• Wählen Sie eine griffige, keinesfalls zu lange Betreffzeile – ideal ist es, wenn Sie mit 25

Zeichen auskommen, das entspricht dann in etwa DIESER ANZAHL AN ZEICHEN. Der

Betreff muss dem Empfänger in aller Kürze klarmachen, worum es in der eMail geht.

• Verschicken Sie niemals eine (Einladungs-)eMail ohne Betreff und/oder nur den

Einladungsflyer als PDF im Anhang – das, eventuell noch in Kombination mit einem

unbekannten Absender löst bei mir immer sofort nur einen einzigen Impuls aus:

LÖSCHEN. Und zwar, ohne die eMail überhaupt geöffnet zu haben.

• Wenn Sie Ihren Einladungsflyer nicht als Anhang beifügen, sondern Inhalt und Layout

direkt in die eMail kopieren: Fehlen auf dem Flyer essenzielle Informationen oder ist

keine klare Struktur zu erkennen oder gibt es keinerlei Handlungsaufforderung, dann ist

auch das keine allzu gute Idee.

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• Investieren Sie ein bisschen Zeit (und gegebenenfalls ein bisschen Geld, wenn Sie

diesen Part outsourcen) und texten Sie ein paar Zeilen für Ihre eMail – dann können Sie

als Begleitung auch gerne den Einladungsflyer als PDF beilegen. Also gesetzt den Fall,

Sie wollen nicht ohnehin die komplette Einladung (mit allen relevanten Basisdaten) in

reiner Textform direkt via eMail versenden.

• Wichtig beim Versand von Einladungen via eMail sind, kurz zusammengefasst: generelle

Aufmachung (technische Details …), Absender, Empfängerkreis, Betreff, Text und

gegebenenfalls Beilagen.

Im nächsten Blogbeitrag geht’s um die gute alte Versandart „Briefpost“ und was Sie dabei

beachten sollten.

© CommuniCare – Susanne Lohs PR-Beratung e.U.