Management digitaler Sammlungen

2. Treffen: „Sammlungen an der Universität Wien“30.11.2007

bettina.kann@onb.ac.atwww.onb.ac.at/about/lza

Bettina Kann

Überblick

1. Was ist eine „digitale Sammlung“?2. Sammelrichtlinien3. Metadaten4. Langzeitarchivierung5. Dokumentenserver / Digitales Archiv6. OAIS-Modell

Was ist eine „digitale Sammlung“ ? | 1

Aspekte: organisierte Sammlung digitaler Objekte bestehend aus z.B. digitalen Text-, Bild-, Ton-, Video- und Multimediaobjekten Die digitalen Objekte werden nach definierten Richtlinien erstellt (z.B. durch Digitalisierung) und/ oder gesammelt. Die (digitalen) Objekte werden nach Standards erschlossen Metadaten Die digitalen Objekte werden über digitale Services einheitlich zugänglich gemacht. Die digitalen Objekte werden langfristig bewahrt.

Was ist eine „digitale Sammlung“ ? | 2

Besteht aus 3 Kategorien digitaler Objekte:

Digitales Originalobjekt Digitalisat

- als Dokumentation zu Original- als Ersatz für (z.B. gefährdetes) Original (Bsp.: analoge Tonträger)- als Servicekopie mit Mehrwert

Digitale Dokumentation: Metadaten

Analoges Original + digitale Dokumentation alleine ist keine digitale Sammlung!

Management digitaler Sammlungen

Wie bei analogen Sammlungen

Sammeln Sammelrichtlinien Erschließen Metadaten Bewahren Langzeitarchivierung Zugänglichmachen Services

Elektronische Hochschulschriften

Sammelrichtlinien | 1 Typen digitaler Objekte

Eprints: Pre-Prints, Post-Prints, Aufsätze, Working Papers, Monographien und Reihen, Tagungsbände,Newsletter und Mitteilungsblätter, Forschungsberichte, Vorlesungsmanuskripte, Retrodigitalisierte Texte

Elektronische Publikationen: Elektronische Zeitschriften,E-Books

Digitalisate: Bilder, Text, Audio, Video

GISE-Learning-Materialien

Digitale Kunst

Wissenschaftliche Primärdaten: Daten aus

Experimenten (z.B. physikalische

Versuchreihen), Beobachtungen (z.B.

Klima-Daten), statistischen Untersuchungen (z.B.

soziologische Erhebungen) uswSoftware

Internet

Sammelrichtlinien | 2

Aufgrund der Vielzahl an digitalen Objekten MUSS eine Auswahl getroffen werden!

Sammelpolitik ergibt sich aus:

Allgemeine Strategie der Institution Bereits bestehender (analoger) Sammlung Zielgruppe Ressourcen (personelle und budgetäre) zusätzlich bei digitalen Objekten: aus technischer Machbarkeit

Metadaten | 1

grundlegender Bestandteil digitaler Sammlungen Ermöglichen Beschreibung, Organisation, Austausch und Gewinnung von Information Einfachste Definition von Metadaten: „Daten über Daten“ „neuer“ Begriff, aber „altes“ Konzept Kataloge in Bibliotheken, Findbücher in Archiven, Inventare in Museen ...

Metadaten | 2 ermöglichen die Beschreibung von Objekten:Vgl. traditionelle Katalogisierung, formale Beschreibung, Beschlagwortung, Erstellung von Indizes, Verwendung von kontrollierten Vokabularen, Thesauri, Normdaten etc. bieten Sucheinstiege für Benutzer

verzeichnen die „Geschichte“ digitaler Objekte („Information Lifecycle“):

– Autorschaft– Herkunft– Änderungen– Nutzung– Verwaltung von Rechten

Metadaten | 3 Sicherstellung der Authentizität digitaler Objekte: (Prüfsummen, digitale Signaturen etc.) Eindeutige und persistente Identifizierung von digitalen Objekten (Beispiele: DOI, URN, PURL) Sicherung der langfristigen Verfügbarkeit digitaler Objekte

– Langfristige Archivierung erfordert Metadaten, die die physischen Charakteristiken der Objekte beschreiben (technische Eigenschaften, erforderliche technische Umgebung etc.)– Dokumentation des Verhaltens digitaler Objekte („Was muss erhalten bleiben?“)– Dokumentation der Veränderungen an digitalen Objekten (z.B. bei Formatmigrationen)

Metadaten | 4: Typen von Metadaten

Deskriptive Metadaten

Administrative Metadaten: Rechtliche Metadaten

Technische MetadatenMetadaten zur

LangzeitarchivierungMetadaten zur Geschichte des

Objekts („Object History Metadata“)

Identifikatoren

Strukturelle Metadaten: Geben an, wie mehrteilige Objekte zusammenhängen (z.B. Seiten bzw. Kapitel eines Buch), bzw. in welcher Beziehung Objekte zueinander stehen

Interoperabilität - Transferschnittstellen

Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH)

http://www.openarchives.org/ OAI-PMH ermöglicht effizienten Austausch von

Metadaten Minimalstandard für Metadaten: Dublin Core Austausch von beliebigen Metadaten möglich, sofern

sie über ein XML-Schema definiert sind

Langzeitarchivierung | 1: WOZU? Zunehmend ausschließlich digital produziert,

verbreitet, genutzt („born digital“, Aufsätze, Working Papers, Conference Proceedings, Projektberichte, …)

Digitalisierung analoger Ressourcen- Bessere Zugänglichkeit- Dokumentation analoger Bestände- Erhaltung fragiler Dokumente (z.B. Audio- und

Videodokumente auf instabilen Datenträgern) Komplexe Herauforderung für

Gedächtnisinstitutionen: Sicherung dieses „digitalen Erbes“ für die Zukunft

Langzeitarchivierung | 2

Strategien zur Langzeitarchivierung stellen sicher, dass eine integre und authentische Version einer digitaler Ressource auch mit zukünftigen technischen Umgebungen zugänglich und benutzbar ist.

Backup Migration (Umkopieren und Formatkonvertierung) Emulation

Langzeitarchivierung | 3

Herausforderung:

Vielfalt der Formate (Text, Bild, Audio, Video, Multimedia, Datenbanken, Websites ...)

Vielfalt der Transferwege ( unterschiedliche Workflows)

Vielfalt der benötigten Hard- und Software

Ergibt in SummeViele unterschiedliche Migrations- und Konversionsverfahren bei Langzeitarchivierung (evtl. plus Emulation)

Dokumentenserver oder Digitales Archiv ?

Versorgung meiner Zielgruppe mit aktuellen Medien Dokumentenserver

Prämisse: Dokumente dürfen „verloren“ gehen! Mindestens jedoch 5 Jahre verfügbar.

Langfristige Bewahrung für zukünftige Generationen Digitales Archiv, digital repository

Prämisse: Dokumente müssen erhalten werden!

Variante: Dokumente aus Dokumentenservern werden von einer oder mehreren Institutionen, die ein digitales Archiv betreiben, zur langfristigen Erhaltung übernommen.

[Institutionelle] Dokumentenserver | 1 Service meist für Mitglieder der eigenen Institution Meist freier Zugang zu den Dokumenten, Unterstützung

der Open Access Bewegung (Zugangsbeschränkungen mgl.)

Tw. Beschränkungen bezüglicher akzeptierter Dokumenttypen, Formate etc.

OAI-Funktionalität (Metadata Harvesting) „Best Practices“ erst im Entstehen Fokus zunächst auf Technologie erst in jüngster Zeit

treten Fragen wie Planung, Langzeitarchivierung etc. in den Vordergrund

Tw. OAIS-konform

Gute Ressource über Dokumentenserver:SHERPA: http://www.sherpa.ac.uk Guidance

[Institutionelle] Dokumentenserver | 2Distribuiert:

z.B. Massachusetts Institute of Technology (MIT) Wissenschaftler stellen selbst ihre Materialen in das

Systeme (E-Prints, Lernmaterialien, Multimediaobjekte etc.)

Semi-Distribuiert: Z.B. University of California Verantwortung liegt bei Organisationseinheiten (z.B.

Institute), die das Personal beim Upload unterstützt

Semi-Zentralistisch Z.B. California Institute of Technology Institute verantwortlich, aber Upload durch die Bibliothek

[Institutionelle] Dokumentenserver | 3

DINI-Zertifikat für Dokumentenserver:http://www.dini.de/documents/Zertifikat.pdf

Kriterien für DINI-Zertifikat: Leitlinien (Policy) Autorenbetreuung Rechtliche Aspekte Authentizität und Integrität Erschließung Zugriffsstatistik Langzeitverfügbarkeit

Vertrauenswürdige Digitale Archive

Trusted Digital Repositories. Attributes and Responsibilities (Mai 2002), http://www.oclc.org/programs/ourwork/past/trustedrep/repositories.pdf

Konformität mit dem OAIS-Standard Administrative Verantwortlichkeit Gesicherte organisatorische Struktur und

sicherer rechtlicher Status Finanzielle Nachhaltigkeit Technologische und verfahrenstechnische

Eignung Gewährleistung von Daten- und

Systemsicherheit Überprüfbare prozedurale

Verantwortlichkeit

OAIS | 1OPEN ARCHIVAL INFORMATION SYSTEM

Referenzmodell für Digitale Archive Generisches Modell für die Organisation eines digitalen Archivs Über 50 Komponenten und Prozesse Terminologie für digitale Objekte und die mit ihnen assoziiertenMetadaten 1995–2002 vom Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS) entwickelt CCSDS 650.0-B-1: Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS). Blue Book. Issue 1. January 2002. – ISO 14721:2003, http://ssdoo.gsfc.nasa.gov/nost/isoas/ref_model.html Einführung: Brian F. Lavoie: The Open Archival Information System Reference Model: Introductory Guide, 2004http://www.dpconline.org/docs/lavoie_OAIS.pdf

OAIS | 2

Rahmen für grundlegendes Verständnis der für digitale Langezeitarchivierung erforderlichen Konzepte Rahmen zum Vergleich von Architekturen und Funktionalitäten von Archivsystemen Basis für die Entwicklung von zusätzlichen Standards Beinhaltet umfassende Zusammenstellung von Archivfunktionen Anwendbar für alle Archive, (Digitale) Bibliotheken etc. Spezifiziert KEINE konkrete Implementierung!

OAIS | 3

„Open“bezieht sich auf offenen Prozess, in dem der Standard entwickelt wurde

„Archival Information System“:Definiert als: „Organisation von Menschen und Systemen, die verantwortlich istfür die Erhaltung von Information über lange Zeiträume unddie Bereitstellung dieser Information für eine bestimmte Nutzergemeinschaft“

OAIS | 4: Umwelt

Producer ConsumerOAIS(Archive)

Management

• Producer: Personen, Institutionen oder Systeme, die die zu bewahrende Information zur Verfügung stellen

– Informationsobjekte werden über einen definierten „Ingest Process“ (=Datenaufnahme) in das Archiv aufgenommen

– Interaktion meist durch ein „Submission Agreeement“ geregelt (Archivierungs- und Benutzungsvereinbarung)

• Management: Rolle der Personen, die für die generellen OAIS-Strategien und -Richtlinien verantwortlich sind

• Consumer: Personen, Institutionen oder Systeme, die mit den OAIS-Services interagieren, um Information zu finden und zu nutzen „Designated Community“ („Nutzergemeinschaft“)

OAIS | 5: Funktionales Modell

OAIS

SIP

DIP

Administration

PRODUCER

CONSUMER

queriesresult sets

MANAGEMENT

Ingest Access

DataManagement

ArchivalStorage

Preservation Planning

orders

SIP = Submission Information PackageAIP = Archival Information PackageDIP = Dissemination Information Package

AIP

Descr.Info

OAIS | 6: Funktionales Modell

Ingest

Prozesse und Funktionen, die mit der Aufnahme von Informationsobjekten in das Archiv verbunden sind: Interface zwischen Institution und Datenproduzent: „Erwerbung“

Archival Storage

Prozesse und Funktionen zur langfristigen Speicherung von Informationsobjekten im Archiv

OAIS | 7: Funktionales ModellData Management

Verwaltung der Metadaten zur Identifizierung und Beschreibung der archivierten Information Verwaltung der administrativen Daten des OAIS (z.B. Zugriffstatistiken)Prozesse:

Verwaltung der Datenbank Datenbankabfragen Erzeugung von (statistischen) Reports Aktualisierung der Datenbank

OAIS | 8: Funktionales ModellAccessVerwaltung der Prozesse und Services, durch die Benutzer Informationsobjekte finden, anfordern und benutzen können – OAIS-Interface mit Konsumenten Prozesse:

Durchführung von Datenbankanfragen Koordination der Zugriffsprozesse Zugriffskontrolle Präsentation der Suchergebnisse Bereitstellung des „Dissemination Information Package“

OAIS | 9: Informationsmodell

Generalisierte Beschreibung der Informationsobjekte, die ineinem OAIS verwaltet werden Konzept des „Information Package“ Konzeptualisierung der Struktur wie Information in das Archiv, durch das Archiv und aus dem Archiv fließt Information Package besteht aus einem „Paket“ aus dem zu archivierenden digitalen Objekt PLUS den Metadaten, die für die Langzeitarchivierung und die Bereitstellung erforderlich sind Modell unterscheidet drei unterschiedliche Information Packages

OAIS | 10: Informationsmodell

OAISArchival Information Package

Producer

Consumer

Submission Information Package

query

result set

orderDissemination Information Package

OAIS | 11: Informationsmodell

1. Submission Information Package (SIP)– vom Produzenten in das OAIS transferierte Dateninformation– häufig entsprechend einer Vereinbarung zwischen Produzent und OAIS– nicht notwendigerweise bereits archivierbare Struktur undkomplette Metadaten2. Archival Information Package (AIP)– langfristig archivierte Version des Information Package (z.B. nach Migration in ein Archivformat)– komplette Metadaten3. Dissemination Information Package (DIP)– dem Benutzer zur Verfügung gestellte Version (z.B.AIP = TIFF-Image, DIP = JPEG-Image)– in Form und Metataten vom AIP eventuell verschieden