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© AVENTUM innovations GmbH 2016 e-NORM Smart-User

e-NORM Smart-User

Benutzerhandbuch zur Version septa R2 (2016-04)

AVENTUM innovations GmbH

Burggrafenstraße 6

10787 Berlin

© AVENTUM innovations GmbH 2016 Anleitung e-NORM Smart-User Version septa R2 Seite: 2/31

bearbeitet am: 02.05.2016

Inhaltsverzeichnis

Einstieg in e-NORM als Smart-User.

1 SCHNELLEINSTIEG AUF 2 SEITEN ............................................................................. 4

2 EINLEITUNG ........................................................................................................... 6

3 TIPPS ZUR BEDIENUNG ........................................................................................... 7

3.1 Kontextmenü ................................................................................................ 7

3.2 Auslösen der Suche durch <Enter>. ............................................................. 8

3.3 Sprungmarken .............................................................................................. 8

3.4 Zurücksetzen ................................................................................................ 9

3.5 Navigieren durch Datensätze mit den Pfeilbuttons. ...................................... 9

4 ERSTE SCHRITTE IN E-NORM ............................................................................... 10

4.1 Login .......................................................................................................... 10

4.2 System gesteuerter Passwort-Wechsel ...................................................... 10

4.3 e-NORM nach dem Login ........................................................................... 11

4.3.1 Logout/Abmelden ................................................................................ 12

4.4 Menü des Smart-User ................................................................................ 12

4.4.1 Öffentliche Kataloge ............................................................................ 12

4.4.2 Dokumentsuche .................................................................................. 13

4.4.3 Begriffe ................................................................................................ 19

4.4.4 Abkürzungen ....................................................................................... 19

4.4.5 Schnellsuche ....................................................................................... 19

5 KOMPLEXE RECHERCHE ....................................................................................... 20

5.1 Dokumentnummer+ .................................................................................... 20

5.2 Mehrfachsuche ........................................................................................... 20

5.3 Dynamische Suchfelder und Suchvorlagen ................................................ 24

6 DATENHISTORIE ................................................................................................... 27

7 ARBEITEN MIT LISTEN ........................................................................................... 28

8 ANFORDERN VON NORMEN ................................................................................... 29

8.1 vorhandener Datensatz .............................................................................. 29



8.2 noch nicht vorhandener Datensatz ............................................................. 29



1 Schnelleinstieg auf 2 Seiten

Dokumentensuche: Aufruf von Dokumenten in der Suchmaske:

Schnellsuche: Über die Schnellsuche kann nach Dokumentnummer+ gesucht werden.

Bei mehreren eingegebenen Suchbegriffen in verschiedenen Feldern werden diese automatisch mit „UND“ verknüpft.

Im Beispiel müssen bei der Suche die folgenden Kriterien gleichzeitig zutreffen:

„Dokumentnummer“ enthält din UND 13 UND „Aktuell“ = Ja UND „Titel“ enthält ISO-Gewinde

Dokumentnummer+: 3 Suchstrategien sind möglich:

Fragmentsuche: Suche nach din en 9001 findet auch DIN EN ISO 9001

Exakte Suche mit Anführungszeichen: Suche nach „DIN 13-1“ nur die Dokumentnr DIN 13-1

Wildcardsuche: Suche nach *en*0170* findet auch die DIN EN 60079-30-1, VDE 0170-60-1

Ausgabedatum - Bis: Suche lässt sich auf einen bestimmten Zeitraum einschränken; Eingabe als Jahr (2000), nach

Monat.Jahr (2000-05) oder nach Tag.Monat.Jahr (2000-05-01).

Aktuell: JA/NEIN-Auswahl

Dokumenttyp: Geben Sie den Typ direkt ins Eingabefeld ein. Nach Eingabe jedes Buchstabens werden die

möglichen Dokumenttypen angezeigt. Die Suche findet ausschließlich Dokumente des

ausgewählten Typs. Die Lupe hinter dem Feld hilft bei der Auswahl.

Beispiel: Eine Suche nach „DIN“ findet keine DIN EN oder DIN ISO.

Titel: Geben Sie hier gewünschte (Teil-)Begriffe ein, die im Titelfeld des Dokuments enthalten sein

müssen. Das Suchwort „Gewinde“ führt z.B. auch zu „Gewindeprofile“ oder „Trapezgewinde“.

Einzelne Suchfragmente lassen sich durch logische Operatoren verbinden: Die Anforderung „Im

Titel muss Gewinde UND Trapez enthalten sein.“ wird als Suchbegriff umgesetzt durch „Gewinde

AND Trapez“. Die Anforderung „Im Titel muss Gewinde ODER Trapez enthalten sein.“ wird als

Suchbegriff umgesetzt durch „Gewinde OR Trapez“

Stichwort: Die Suche funktioniert analog zum Feld „Titel“.

Volltextsuche: In diesem Feld eingegebene Suchbegriffe führen zu einer Suche über die Inhalte der Volltexte

(pdf-Dateien). Die Suche funktioniert analog zum Feld Titel, als logische Operatoren werden die

Begriffe „AND“ und „OR“ verwendet. Beispieleingabe: „Gewinde OR Trapez“.

ICS Klassifikation: Ein Klick auf die Lupe ermöglicht die Suche über vorgegebene Klassifizierungen.



Suchvorlage: Die eingegebenen Suchkriterien können abgespeichert („Suchvorlage“) und wieder aufgerufen werden. Dazu geben Sie eine Bezeichnung ein und betätigen die Diskette. Die Suchvorlage erscheint damit in der DropDown-Liste.

Start der Suche: Führen Sie die Suche über die Suchmaske durch, so betätigen Sie nach Eingabe der Suchkriterien <ENTER> oder klicken Sie auf den Button <Suchen>. Eine neue Suche in einer leeren Suchmaske starten Sie über das Menü „Datensatz – Zurücksetzen“ oder „Leere Suche“.

Suchergebnis:

Die wichtigsten Felder sind in der Tabelle dargestellt. Durch Anklicken des Pfeils rufen Sie die gesamten bibliografischen Daten des Dokumentes in der Hauptdatenmaske auf. Die Symbole in der Spalte Dok haben verschiedene Bedeutungen: Datei vorhanden: Dokument verfügbar (in Papier): Benutzerbemerkung vorhanden (öffentlich/privat):

Die Tabelle mit dem letzten Suchergebnis erreichen Sie über das Symbol

Die zuletzt eingegebenen Suchkriterien erreichen Sie über Klick auf dieses Symbol:

Ob Vorgänger, Nachfolger oder weitere Beziehungen zum ausgewählten Dokument vorhanden sind, erkennen Sie an den Symbolen: Durch Anklicken werden die verbundenen Dokumente aufgelistet.

Die Beziehungen werden ebenso unter dem „Verweise“-Menü angezeigt: Im Bereich „Benutzerdaten“ können Sie eine private oder eine öffentliche Information hinterlegen:



2 Einleitung

e-NORM ist eine leistungsfähige Software zur Verwaltung, Bereitstellung und

Aktualisierung von Daten zu QS- oder Normendokumenten sowie der Verknüpfung mit

zugehörigen Dateien (Volltexten).

Dabei überwacht e-NORM die hinterlegten Unternehmens- oder Einzelplatzlizenzen auf

diese Dateien und gewährt oder verweigert den Zugriff.

Anwender recherchieren über e-NORM in den strukturiert abgelegten Daten, greifen auf

zugeordnete Dokumente zu (z.B. im pdf-Format) und informieren sich über die Aktualität

bzw. die Änderungshistorie einzelner Dokumente. Zusätzlich ist die Verknüpfung

zwischen Dokumenten möglich, um gegenseitige Beziehungen oder Abhängigkeiten

auszudrücken (z.B. Vorgänger/Nachfolger).

Anwender der Rolle „Power-User“ können darüber hinaus Normenordner

(Favoritenordner) definieren, die automatisch überwacht werden. Somit registriert der

Power-User frühzeitig Änderungen an für ihn relevanten Dokumenten. Dies wird optional

durch einen eMail-Service unterstützt.

Die flexiblen Suchmöglichkeiten erleichtern die Arbeit mit e-NORM. Export- und

Druckfunktionen ermöglichen die Aufbereitung von Datenselektionen. Die

Weboberfläche erlaubt den problemlosen Einsatz in Unternehmensnetzwerken, auch

über Standortgrenzen hinweg.

Dieses Handbuch gewährt einen Einblick in die Funktionsweise von e-NORM. Die

Erläuterungen sind durch zahlreiche Abbildungen unterstützt und beschreiben die

mögliche Vorgehensweise des Anwenders.



3 Tipps zur Bedienung

3.1 Kontextmenü

In e-NORM ist es an vielen Stellen möglich, über ein Kontextmenü (rechte Maustaste)

die zur Verfügung stehenden Funktionen abzufragen und auszuführen. Der Aufruf über

die Menüleiste ist in diesen Fällen nicht erforderlich. Somit kann z.B. Scrollen entfallen

und die Arbeit effizienter werden.

Das Kontextmenü findet sich z.B. auf dem Suchergebnisgrid oder in der

Dokumentmaske oberhalb der Kopflinie in jedem Panel.

Abb. 1: Kontextmenü im Suchergebnisgrid

Abb. 2: Kontextmenü im Dokument



3.2 Auslösen der Suche durch <Enter>.

Die Suche nach Datensätzen lässt sich immer auch durch <Enter> ausführen. Dies gilt

für Suchen über die Schnellsuche, aus der Suchmaske oder aus einem Detailfeld in

einem Panel im Dokumentformular. Der Weg über das Menü ist nicht erforderlich.

3.3 Sprungmarken

Zwischen den Panels (Klassifizierungen / Standort / Benutzerdaten / Genehmigungen)

lässt es sich einfach durch Anklicken der Sprungmarken navigieren (s. Abb. 3). Und zum

Suchergebnis zurück wird durch Anklicken des Detailrahmens am linken Fensterrand

gesprungen (s. Abb. 4).

Abb. 3: Sprungmarken

Abb. 4: Detailrahmen



3.4 Zurücksetzen

Um eine neue Suche innerhalb eines Panels zu beginnen, sollte zunächst über die

Funktion „Zurücksetzen“ die Maske geleert werden (s. Abb. 5). e-NORM bleibt dann an

der aktuellen Stelle, leert alle Felder und eine neue Suche ist möglich.

Abb. 5: Maske zurücksetzen für neue Suche

Im Gegensatz dazu navigiert e-NORM zur Suchmaske, wenn die Funktion „leere Suche“

ausgeführt wird.

3.5 Navigieren durch Datensätze mit den Pfeilbuttons.

Ein Suchergebnis lässt sich durch Betätigen der Pfeilbuttons oberhalb der Kopflinie ganz

rechts im Panel „Hauptdaten“ sukzessive durchblättern.

Abb. 6: Blättern durch Suchergebnis



4 Erste Schritte in e-NORM

4.1 Login

Durch Eingabe des User-Namens sowie des Passworts gelangt der Smart-User nach

Klicken des ‚Login’-Buttons (s. Abb. 7) in die Anwendung. Die zur Verfügung stehenden

Oberflächen-Sprachen sind nach der Abmeldung im Kopfbereich durch Flaggensymbole

gekennzeichnet.

Abb. 7: Anmeldung in e-NORM

4.2 System gesteuerter Passwort-Wechsel

Diese optionale Funktion erfordert, wenn sie aktiviert ist, die regelmäßige Änderung des

eigenen Passwortes. Nach der Eingabe der Login-Daten wird in einer Folgemaske die

Eingabe eines neuen Passwortes gefordert. Nach dem Speichern (Button „OK“) des

neuen Passwortes wird in der Standard-Login-Maske das Login mit den neuen Daten

durchgeführt (s. Abb. 8).



Abb. 8: Passwortänderung bei Login

4.3 e-NORM nach dem Login

Nach der Anmeldung sieht der Smart-User die folgende Maske ‚Dokumentsuche’ (s.

Abb. 9).

Abb. 9: Dokumentsuche

Die Menüleiste zeigt die vom Smart-User wählbaren Masken. Die Funktionsleiste zeigt

die verfügbaren Funktions-Hauptpunkte. Die ausführbaren Funktionen zeigen sich, wenn

der Mauszeiger über den Hauptpunkt geführt wird. Der Smart-User befindet sich nach

Funktions- leiste

Menü- leiste



der Anmeldung automatisch in der Maske ‚Dokumentsuche’. Hier ist die Suche über die

wichtigsten Suchfelder möglich.

4.3.1 Logout/Abmelden

Die Funktion zum Abmelden aus e-NORM befindet sich in der Kopfleiste.

4.4 Menü des Smart-User

Dem Smart-User stehen verschiedene Menüpunkte zur Verfügung, z.B.:

Dokumentsuche / öffentliche Kataloge / Begriffe / Abkürzungen / Schnellsuche. Die

Verfügbarkeit der Menüpunkte kann individuell unterschiedlich konfiguriert sein, im

Folgenden werden die genannten Punkte erläutert. Darüber hinaus bietet der Punkt

‚Historie‘ einen schnellen Zugriff auf die 10 zuletzt aufgerufenen Datensätze. Auch hier

ist am Icon zu erkennen, ob diese mit einem Dokument (pdf) verbunden sind (s. Abb.

10).

Abb. 10: Verlauf

4.4.1 Öffentliche Kataloge

Ein Katalog bzw. Projekt stellt die Zusammenfassung verschiedener

Dokumente/Normen zu einem Projekt bzw. Thema dar. Ist dieser Katalog als „öffentlich“

deklariert, so kann jeder Nutzer die zugeordneten Daten einsehen. Eine Besonderheit

spiegelt sich in der Gültigkeit der Dokumente in Projekten wider. Projektbezogene

Dokumente können von der eigentlichen Norm abweichende Gültigkeiten erhalten. Dies

wird durch die Symbole verdeutlicht. Der gelbe Hintergrund drückt immer eine

abweichende Gültigkeit aus. Der grüne Haken bedeutet dann „gültig im Projekt“, das

rote Kreuz bedeutet „zurückgezogen im Projekt“ (s. Abb. 11).



Abb. 11: öffentliche Projekte

4.4.2 Dokumentsuche

Hier kann über den in e-NORM verwalteten Datenbestand gesucht werden. Über den

Button ‚Datensatz\Suchen’ wird eine Suche gestartet. Ebenso kann die Suche durch das

Betätigen von <ENTER> gestartet werden. Der Button ‚Datensatz\Leere Suche’ leert die

Maske für eine erneute Suche. Ein Zurücksetzen bewirkt ebenso das Leeren der Maske,

allerdings verbleibt der Fokus im Anschluss im zuvor angezeigten Panel. Über alle

Felder der Maske auf den verschiedenen Panels (‚Suchmaske‘, ‚Hauptdaten‘,

‚Klassifizierungen‘ und ggf. weitere) kann eine Suche definiert werden (s. Abb. 12). In

diesem Beispiel werden die Normen unter drei Kriterien durchsucht:

Dokumenttyp ‚DIN’

Dokumentnummer+ enthält ‚13’

Dokumenttitel enthält die Begriffe ‚dichte Verbindungen’

Abb. 12: Definition einer Suche



Das Suchergebnis wird in einer Auswahlliste (s. Abb. 13) oberhalb der Dokumentmaske

angezeigt. Die Suchkriterien lassen sich so weiter verfeinern bzw. ändern.

Abb. 13: Auswahlliste zum Suchergebnis

In der Auswahlliste ist bereits zu erkennen, ob ein Dokument gültig oder ungültig ist und

ob ein Verweis auf eine elektronisch hinterlegte Datei (z.B. pdf-Dokument) vorhanden

ist. Durch einen Klick auf das Icon in der Spalte ‚DokInfo’ kann bereits hier diese Datei

aufgerufen werden. Ist das Dokument zwar verfügbar, nicht jedoch als elektronisch

aufrufbare Datei, so erscheint ein anderes Icon. Ist der Standort hinterlegt, so wird

dieser im Tooltipp angegeben.

Abb. 14: Dokument verfügbar (Papier)

Die detaillierten Informationen zum gesuchten Dokument werden durch Anklicken des

Pfeils in der ersten Spalte in die Maske übernommen (s. Abb. 15).



Abb. 15: Dokumentdaten

Die Informationen zur ausgewählten Norm sind auf verschiedene Panels verteilt:

‚Hauptdaten’, ‚Klassifizierungen’, ‚Standort‘, ‚Benutzerdaten’ und ‚Genehmigungen‘. Im

Funktionenmenü unter ‚Verweise’ können Beziehungen zu anderen Dokumenten

hinterlegt sein. Über die zugehörigen Hyperlinks ist ein Wechsel zu den entsprechenden

Datensätzen möglich (s. Abb. 19). Unter ‚Extras’ befindet sich die Datenhistorie (s. dazu

auch Kap. 6) zu den Änderungen an den Feldinhalten des aktuellen Dokuments.

Das Panel ‚Benutzerdaten’ ermöglicht es, individuelle Informationen in einem Textfeld zu

hinterlegen, die nur für den aktuell angemeldeten Anwender einsehbar sind (s. Abb. 17).

Anmerkung: Ihr Maskenaufbau kann vom gezeigten abweichen, da Masken häufig

individuell angepasst werden. Dies ändert selbstverständlich nichts am grundsätzlichen

Aufbau.



Auf den zusätzlichen Panels (z.B. Klassifizierungen, s. Abb. 16) sind weitere

Informationen zum aktuellen Datensatz hinterlegt. Dieses und weitere Panels sind ggf.

ausgeblendet, falls mit weniger Informationen gearbeitet wird. Über die Felder in den

Panels lässt sich ebenfalls eine Dokumentsuche durchführen. Falls z.B. auf eine

interessante ICS-Klassifikation gestoßen wird, so lässt sich die Maske über

‚Datensatz\zurücksetzen‘ im aktuellen Panel leeren, um die Suche über dieses Feld

durchzuführen.

Abb. 16: Zusatzdaten



Abb. 17: Private Bemerkung

Über das Panel ‚Benutzerdaten’ hinterlegt der Anwender individuelle Informationen, die

auch nur von diesem Anwender eingesehen und verändert werden können.

Informationen werden mit ‚Speichern’ in die Datenbank geschrieben.

Hat der Anwender eine Notiz eingegeben, so erscheint diese durch das blaue Info-

Symbol gekennzeichnet sowohl in der Icon-Leiste als auch in Suchergebnissen.

Dabei wird der hinterlegte Text als Tooltipp angezeigt.

Abb. 18: Notiz des Anwenders

Anmerkung: Ihr Maskenaufbau kann vom gezeigten abweichen, da Masken häufig

individuell angepasst werden. Dies ändert selbstverständlich nichts am grundsätzlichen

Aufbau.



Abb. 19: Dokumentverweise

Unter ‚Verweise’ -> ‚Vorgänger’ wird der Vorgänger zur ausgewählten Norm ‚DIN 13-1’

schnell gefunden (s. Abb. 20).

Abb. 20: Vorgängerdokumente

Auch hier wird das Dokument durch Anklicken des Pfeils vor ‚Dokumentnummer’ in die

Dokument-Maske übernommen.

Oberhalb der Panels („Suchmaske“, „Hauptdaten“) ist über die angezeigten Icons ein

Schnellzugriff auf verschiedene Funktionen möglich. Folgende Icons können zur

Verfügung stehen:

1.) Zurück zur zuletzt aufgerufenen Ergebnisliste

2.) Zurück zu den zuletzt eingegebenen Suchkriterien



Abb. 21: Zurück zur Suche - Icons

Außerdem zeigen weitere Icons an, ob Beziehungen der ausgewählten Norm zu

anderen Datensätzen vorhanden sind. Der Tooltipp über dem jeweiligen Icon listet die in

Beziehung stehenden Dokumente auf.

1.) Anzeige der Vorgänger

2.) Anzeige der Nachfolger

3.) Dokument Ändert

4.) Dokument wird geändert

5.) Dokument zitiert

Abb. 22: Schnellzugriff-Icons

Abb. 23: Tooltipp zur Beziehung

4.4.3 Begriffe

Vom Administrator verwaltete Begriffe, z.B. zur ergänzenden Erläuterung (s. Abb. 24).

4.4.4 Abkürzungen

Vom Administrator verwaltete Abkürzungen (s. Abb. 24).

4.4.5 Schnellsuche

Der schnellste Weg zur Norm: Nach Eingabe eines Teils der Normnummer und

Anklicken der Lupe bzw. <ENTER> wird die Suche gestartet (s. Abb. 24).

Abb. 24:Begriffe – Abkürzungen – Schnellsuche



5 Komplexe Recherche

Wie bereits in Kap. 4.4.2, Abb. 12 kurz dargestellt, werden im folgenden Abschnitt die

Möglichkeiten zur kombinierten Suche vertieft beschrieben.

5.1 Dokumentnummer+

Eine tolerante Logik ermöglicht das Finden von Normen auch dann, wenn die exakte

Schreibweise nicht bekannt ist. Dadurch werden auch komplexe Dokumentnummern

gefunden.

Beispiele:

- Suche nach csa c600442 findet u.a. die CAN/CSA-C60044-2:07

- Suche nach ansi c384 1985 findet u.a. die ANSI/ASTM C384-1985

- Suche nach bpvc 1 ne findet u.a. die ASME BPVC Section 3 Division 1 Subsection

NE

- Suche nach din en 9001 findet u.a. die DIN EN ISO 9001

Die Logik wird auch bei der manuellen Verwaltung von Werk- und Kundennormen

verwendet, so dass Dokumentnummern leichter zu finden sind. Beispiel:

- Suche nach 2614 12 findet die KS 26.14-7 TC 12/A

Des Weiteren ist die exakte Suche möglich, wenn die Dokumentnummer bekannt ist. So

findet z.B. die Suche nach „DIN 13-1“ nur die DIN 13-1. Der Anwender kann zusätzlich

selbst entscheiden, ob er mit Wildcards arbeiten möchte. Das Setzen des Sternchens

als Wildcard ist vor, innerhalb und hinter dem Suchbegriff möglich. Die Suche nach

*en*0170* findet demnach auch die DIN EN 60079-30-1, VDE 0170-60-1

5.2 Mehrfachsuche

Die Möglichkeiten zur Suche sind abhängig von der Art des Feldes, über welches

gesucht werden soll. Es gibt dabei Textfelder, Listenfelder, Optionsfelder und

Datumsfelder.

Textfelder:

In Textfelder kann nach mehreren Einzelbegriffen gleichzeitig gesucht werden.

Die Einzelbegriffe werden mit einem ‚AND’ verbunden (UND-Verknüpfung). Eine

ODER-Verknüpfung ist mit ‚OR’ möglich. Groß- und Kleinschreibung wird nicht

unterschieden und die eingegebenen Suchbegriffe werden automatisch mit

Wildcards versehen (*metrisch*).

Listenfelder:

Aus der Liste der angebotenen Begriffe im Listenfeld kann ein Begriff ausgewählt

werden.

Optionsfelder:

Die Suche kann durch eine Ausprägung der angebotenen Optionen weiter

eingeschränkt werden (z.B. gültig (ja/nein)).

Datumsfelder:

Die Datumsfelder ermöglichen eine Suche nach genauen Tagen (z.B. 1981-10-



01), dem Monat eines Jahres (z.B. 1981-10) oder einem Jahr (z.B. 1999).

Eine Besonderheit stellt die Volltextsuche dar (s. Abb. 25). Ist diese Funktion aktiviert, so

befindet sich auf der Suchmaske das Suchfeld ‚Volltextsuche’. Wird in diesem Feld ein

Suchwort eingegeben, so werden die Inhalte der vorhandenen pdf-Dateien durchsucht.

Abb. 25: Volltextsuche

Beispiel für eine komplexe Suche:

Der Titel des gesuchten Dokuments soll ‚gewinde’ beinhalten.

Abb. 26: Suche, Schritt 1



Abb. 27: Ergebnis 1, 655 passende Dokumente

Zusätzlich soll ‚68 mm’ enthalten sein. Es ist wichtig, ein Leerzeichen zwischen den

Suchbegriffen und dem logischen Operator einzugeben.





Es soll sich zusätzlich um eine DIN-Norm aus 1999 handeln.





Auf diese Art können sehr einfach bestimmte Dokumente gefunden werden.

5.3 Dynamische Suchfelder und Suchvorlagen

Eine zusätzliche Option bei der Suche stellen die dynamischen Suchfelder dar. Eine

Suche über die Standardfelder auf der Suchmaske lässt sich somit erweitern um Felder,

die nicht auf der Suchmaske zur Verfügung stehen. Die dynamischen Suchfelder lassen

sich mit logischen Operatoren (UND/ODER/NICHT) in die Suche einbinden. Im Beispiel

(s. Abb. 32 und Abb. 33) wird nach Normen gesucht, die nicht den Begriff „DIN“ im Feld

„Dokumentnummer+“ enthalten.



Abb. 32: Auswahl des dynamischen Suchfeldes

Abb. 33: dynamische Suche mit "NOT"

Handelt es sich bei der aufgebauten Suche um eine Information, die häufiger benötigt

wird, so lässt sie sich als Suchvorlage abspeichern.

Dazu wird ein Name gewählt und die Suche unter dieser Bezeichnung durch Betätigen

des Speichern-Symbols abgespeichert (s. Abb. 34). Sie lässt sich im Anschluss jederzeit

aus der Drop-Down-Liste wieder auswählen. Die Suchfelder werden dann entsprechend



der Vorgabe gefüllt. Die eigenen Suchvorlagen können nicht von anderen Nutzern

eingesehen werden. Allerdings ist es möglich, durch den Administrator Suchvorlagen zu

erzeugen, die allen Nutzern zur Verfügung stehen. Diese sind in der Auswahlliste der

Vorlage oberhalb der Trennlinie dargestellt (s. Abb. 35). Gewählte, eigene Suchvorlagen

lassen sich durch Betätigen des roten Kreuzes wieder löschen.

Abb. 34: Suchvorlage definieren

Abb. 35: Suchvorlagen auswählen



6 Datenhistorie

Die Datenhistorie (Menü ‚Extras’) zeigt auf Datenfeldebene die protokollierten

Änderungen am aktuellen Datensatz (Dokument). Es werden das Datum der Änderung,

der Feldname, vorheriger und neuer Inhalt und der Anwender, der die Änderung

durchgeführt hat, angezeigt.

Abb. 36: Dokumenthistorie

Durch ‚close‘ wird die Maske geschlossen.

Diese Funktion kann je nach Systemeinrichtung nicht verfügbar sein.



Über den Filter kann die Historie nach Änderungen an bestimmten Feldern durchsucht

werden. Dazu wird das zu filternde Feld gewählt. Die Filterung ist auch über den

Benutzer der Änderung möglich (s. Abb. 37).

Abb. 37: Filter über Historie

7 Arbeiten mit Listen

Unterstützend zu den Auflistungen in e-NORM können diese auch ausgedruckt oder

exportiert werden. Sobald eine Liste angezeigt wird (z.B. als Ergebnis einer

Suchabfrage), bietet die Funktions-Leiste im Menü ‚Extras’ die Buttons ‚Liste Drucken’

und ‚Liste exportieren’.

Drucken

In einem neuen Browser-Fenster wird die Liste so aufbereitet, dass sie

ausgedruckt werden kann.

Export

Der Export erzeugt eine csv-Datei, die i.d.R. durch MS-Excel automatisch

geöffnet wird.

Zusätzlich kann jede tabellarische Darstellung durch Anklicken der zwei Icons im

Kopfbereich als pdf-Liste oder Excelliste ausgegeben werden.

Abb. 38: Tabellen drucken/exportieren



8 Anfordern von Normen

Mit dem Anfordern von Dokumenten wird dem Verantwortlichen für die

Normenbeschaffung die Information über den Bedarf an nicht vorhandenen Normen

übermittelt. Dieser versteht dies als Aufforderung zu Beschaffung und Ergänzung in

e-NORM. Markiert der Beschaffer die Norm als „geliefert“, so erhält der Anfordernde bei

Verwendung des eMail-Moduls in e-NORM eine entsprechende Nachricht.

8.1 vorhandener Datensatz

Ist ein Dokument zwar als Datensatz vorhanden, nicht jedoch als elektronisches

Dokument, so kann dieses vom Power-User angefordert werden. Es wird über den

Button ‚Datensatz\Anfordern’ (oder über rechte Maustaste) eine Information an die

entsprechende interne Stelle übermittelt (s. Abb. 39).

Abb. 39: Dokument anfordern aus der Detailansicht

Ebenso lassen sich einzelne Dokumente aus dem Suchergebnis anfordern (rechte

Maustaste).

8.2 noch nicht vorhandener Datensatz

Stellt ein Power-User fest, dass er eine Norm benötigt, diese allerdings nicht als

Datensatz in e-NORM vorhanden ist, so kann diese Norm angefordert werden. Dazu

muss der Power-User in der leeren Detailmaske auf „Anfordern“ oder in einem

Suchergebnis ohne markierten Datensatz auf den Einkaufswagen klicken.



Abb. 40: Anfordern einer Norm zu einem nicht vorhandenen Datensatz

Im anschließenden Schritt gibt der Anwender zumindest die Dokumentnummer und das

Ausgabedatum der gewünschten Norm an.

Abb. 41: Details zum bisher nicht vorhandenen Datensatz

Mit „OK“ wird auch hier eine Information an die entsprechende interne Stelle übermittelt,

welche dies als Aufforderung zur Normbeschaffung ansieht.



Abbildungsverzeichnis

ABB. 1: KONTEXTMENÜ IM SUCHERGEBNISGRID .......................................................................................... 7 ABB. 2: KONTEXTMENÜ IM DOKUMENT ........................................................................................................ 7 ABB. 3: SPRUNGMARKEN ............................................................................................................................ 8

ABB. 4: DETAILRAHMEN .............................................................................................................................. 8 ABB. 5: MASKE ZURÜCKSETZEN FÜR NEUE SUCHE ....................................................................................... 9 ABB. 6: BLÄTTERN DURCH SUCHERGEBNIS.................................................................................................. 9 ABB. 7: ANMELDUNG IN E-NORM ............................................................................................................. 10 ABB. 8: PASSWORTÄNDERUNG BEI LOGIN.................................................................................................. 11

ABB. 9: DOKUMENTSUCHE ........................................................................................................................ 11 ABB. 10: VERLAUF ................................................................................................................................... 12

ABB. 11: ÖFFENTLICHE PROJEKTE ............................................................................................................ 13 ABB. 12: DEFINITION EINER SUCHE ........................................................................................................... 13 ABB. 13: AUSWAHLLISTE ZUM SUCHERGEBNIS .......................................................................................... 14 ABB. 14: DOKUMENT VERFÜGBAR (PAPIER) ............................................................................................... 14

ABB. 15: DOKUMENTDATEN ...................................................................................................................... 15 ABB. 16: ZUSATZDATEN ........................................................................................................................... 16 ABB. 17: PRIVATE BEMERKUNG ................................................................................................................ 17

ABB. 18: NOTIZ DES ANWENDERS ............................................................................................................. 17 ABB. 19: DOKUMENTVERWEISE ................................................................................................................ 18

ABB. 20: VORGÄNGERDOKUMENTE ........................................................................................................... 18 ABB. 21: ZURÜCK ZUR SUCHE - ICONS ...................................................................................................... 19 ABB. 22: SCHNELLZUGRIFF-ICONS ............................................................................................................ 19

ABB. 23: TOOLTIPP ZUR BEZIEHUNG ......................................................................................................... 19

ABB. 24:BEGRIFFE – ABKÜRZUNGEN – SCHNELLSUCHE ............................................................................. 19 ABB. 25: VOLLTEXTSUCHE ....................................................................................................................... 21 ABB. 26: SUCHE, SCHRITT 1 ..................................................................................................................... 21

ABB. 27: ERGEBNIS 1, 655 PASSENDE DOKUMENTE .................................................................................. 22 ABB. 28: SUCHE, SCHRITT 2 ..................................................................................................................... 22

ABB. 29: ERGEBNIS 2, 8 PASSENDE DOKUMENTE ...................................................................................... 23 ABB. 30: SUCHE, SCHRITT 3 ..................................................................................................................... 23 ABB. 31: ERGEBNIS 3, 2 PASSENDE DOKUMENTE ...................................................................................... 24

ABB. 32: AUSWAHL DES DYNAMISCHEN SUCHFELDES ................................................................................ 25 ABB. 33: DYNAMISCHE SUCHE MIT "NOT" ................................................................................................. 25

ABB. 34: SUCHVORLAGE DEFINIEREN ........................................................................................................ 26 ABB. 35: SUCHVORLAGEN AUSWÄHLEN ..................................................................................................... 26 ABB. 36: DOKUMENTHISTORIE .................................................................................................................. 27

ABB. 37: FILTER ÜBER HISTORIE ............................................................................................................... 28 ABB. 38: TABELLEN DRUCKEN/EXPORTIEREN ............................................................................................. 28 ABB. 39: DOKUMENT ANFORDERN AUS DER DETAILANSICHT ....................................................................... 29 ABB. 40: ANFORDERN EINER NORM ZU EINEM NICHT VORHANDENEN DATENSATZ ........................................ 30

ABB. 41: DETAILS ZUM BISHER NICHT VORHANDENEN DATENSATZ .............................................................. 30

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