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Projektmanagement: Projektplanung

3.1 Schritte der Planung

Einzelne Schritte der Projektplanung

Projektstrukturplan das Gesamtprojekt in Teilprojekte und Arbeitspakete (Vorgänge) gliedern

Projektablaufplan die zeitlichlogische Folge für die Vorgänge ermitteln mit der Vorgangsliste

Terminplanung Zeitaufwand für die Vorgänge schätzen und zeitlichen Ablauf planen.

Liste mit Zeitangaben Balkendiagramm Netzplan

Ressourcenplanung Bedarf an Personal und Sachmitteln schätzen oder ermitteln

Kostenplanung Geschätzter Personal und Sachmittelbedarf wird mit Preisen oder Verrechnungssätzen bewertet

Budget und Finanzplan Budget: Wie viel Finanzmittel stehen insgesamt zur Verfügung bzw. werden benötigt? Finanzplan: Die Planung der Ein und

3.2 Der Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan gliedert das Projekt – ausgehend von der Projektaufgabe in Teilprojekte und Arbeitspakete. Der Projektstrukturplan ist die Grundlage für die weiteren Planungsschritte.

Ziel des Projektstrukturplans (PSP) ist es, zum einen die komplexe Gesamtaufgaben zu strukturieren, und zum andern dabei zu ermitteln, welche Aktivitäten und Teilaufgaben durchgeführt werden müssen, damit am Ende tatsächlich das gewünschte Projektergebnis steht.Der PSP sollte soweit detailliert werden, bis auf der untersten Ebene alle Aktivitäten zu Arbeitspaketen zusammen gefasst und genau einem Verantwortlichen zugeordnet werden können. Dabei ist es wichtig, alle Aktivitäten zu erfassen und klar voneinander abzugrenzen.

Ziel des Projektstrukturplans ist nur die inhaltliche Zergliederung der Gesamtaufgabe, noch nicht die Ermittlung der zeitlichen Reihenfolge der einzelnen Aktivitäten. Bei Großprojekten ist die Erstellung eines PSP unbedingt erforderlich. Bei Kleinprojekten kann auf einen PSP verzichtet werden, und unmittelbar mit der Terminplanung begonnen werden.

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Die Zergliederung der gesamten Projektaufgabe lässt sich entweder objektorientiert oder funktionsorientiert vornehmen. Meist kommen in einem Projektstrukturplan beide Gliederungsprinzipien vor, man spricht dann von einem gemischtorientierten Projektstrukturplan.

Arbeitspakete werden auch als Vorgänge bezeichnet. Sie stellen die kleinste Planungseinheit dar. Sie sollten für sich disponiert und kontrolliert werden können und somit bestimmten Stellen oder Personen zugeordnet werden können.

3.3 Ablauf und Terminplanung

Ablaufplanung

Als Ergebnis des Projektstrukturplanung erhält man die einzelnen Arbeitspakete. Es ist jedoch noch nicht bekannt, in welcher Reihenfolge die Vorgänge durchzuführen sind. Dies macht die Ablaufplanung. Dazu muss die logische und zeitliche Abfolge der Projektaktivitäten ermittelt werden. Die Abhängigkeiten der einzelnen Vorgänge müssen festgestellt werden: Manche Vorgänge müssen zeitlich nacheinander durchgeführt werden, andere können parallel laufen.

Terminplanung

Für die Terminplanung bildet der Projektablaufplan die Grundlage.

Aufgaben:

Die Dauer der einzelnen Vorgänge ermitteln.Anfang und Ende von Vorgängen ermitteln (Projekttermine).Pufferzeiten: Zeitspanne, um welche die Lage oder die Dauer eines Vorgangs verändert werden kann, ohne dass sich dies auf die Projektdauer auswirkt.Kritischer Pfad: Alle Vorgänge, die nicht verschoben werden können, ohne dass sich der Projektendtermin verändert, liegen auf dem kritischen Pfad.

Es gibt drei Methoden der Terminplanung.

1. die Vorgangsliste2. das Balkendiagramm3. die Netzplantechnik

In der Praxis kommt vor allem das Balkendiagramm und bei umfangreicheren Projekten die Netzplantechnik zur Anwendung.

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Die Vorgangsliste

Eine Darstellungsform für die logischzeitliche Reihenfolge der Vorgänge (oder Arbeitspakete) ist die Vorgangsliste.

Nr.Kurz

bezeichnung

Vorgang Vorgänger Nachfolger Dauer

1 A vermessen B 1 Tag

2 B planieren A C 3 Tage

3 C Grube ausheben B F, G 2 Tage

Die Dauer für die Vorgänge kann an dieser Stelle schon geschätzt und in die Liste eingetragen werden. Diese Arbeit kann aber auch noch in der Terminplanung gemacht werden.

Das Balkendiagramm

Das Balkendiagramm ist eine relativ einfache und übersichtliche Art Ablauf und zeitliche Struktur eines Projektes darzustellen. Damit eignet es sich auch für eine Terminkontrolle während der Durchführungsphase.

Beispiel:

Nr.

Vorgang 1

Vorgang 2 Puffer

Vorgang 3

Vorgang 4

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Zeit (Wochen)

Logischzeitliche Abhängigkeit: Vorgang 2 und 3 können erst beginnen, wenn Vorgang 1 abgeschlossen ist. Vorgang 4 kann erst beginnen, wenn sowohl Vorgang 2 und 3 abgeschlossen sind.

Durch entsprechende Markierungen lassen sich Abhängigkeiten deutlich machen. Pufferzeiten lassen sich als gestrichelte oder farbig markierte Balken kenntlich machen. Im Bild oben ist der Puffer gelb dargestellt.

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3.4 Netzplantechnik

Laut DIN 69900 umfasst die Netzplantechnik „alle Verfahren zur Analyse, Beschreibung, Planung, Steuerung, Überwachung von Abläufen auf der Grundlage der Graphentheorie, wobei Zeit, Kosten, Einsatzmittel und weitere Einflussgrößen berücksichtigt werden können“. Mit der Einführung des PCs erlebte die Netzplantechnik eine Renaissance und wird heute auch für kleinere Projekte eingesetzt. Heutige Softwarepakete unterstützen neben den Funktionen zur Ablauf, Termin, Ressourcen und Kostenplanung auch die Projektsteuerung sowie die Teamkommunikation. Abhängig vom Funktionsumfang gibt es auf dem Markt Programme von wenigen Hundert € bis hin zu 50.000 €.

Vorteile der NPTechnik

Das Erarbeiten des Netzplanes zwingt alle Projektbeteiligten zum logischen Durchdenken des Projektverlaufs.Komplizierte Abhängigkeiten der Abläufe werden übersichtlich dargestellt.

Zeitkritische Vorgänge und drohende Terminverschiebungen werden erkannt. „Dominoeffekte“ können so verhindert werden.

Die Zeitplanung lässt sich durch die Einbeziehung der Einsatzmittel und der Kosten erweitern.

Ein Netzplan ist bei der Projektsteuerung in der Durchführungsphase sehr hilfreich.

Es gibt zwei Haupttypen von Netzplänen. Im Vorgangsknotennetzplan (VKN) werden die Vorgänge als Knoten („Kasten“) und die Anordnungsbeziehungen als Pfeile dargestellt. (in MSProject: PERT Project Evaluation and Review Technique). Der VorgangspfeilNetzplan ist in der Praxis wenig gebräuchlich.

Vorgangspfeiltechnik Vorgangsknotentechnik

Der Knoten symbolisiert ein Abhängigkeit einen Vorgang

Ein Pfeil symbolisiert einen Vorgang eine Abhängigkeit

Beispiel für ein Vorgangsknotennetzwerk

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Beispiel für ein Vorgangspfeilnetz

3.5 Einsatzmittelplanung

Bei der Einsatzmittelplanung (man spricht auch von Ressourcenplanung) sind die folgenden Einsatzmittel zu planen:

Personal Material BetriebsmittelSonstige Leistungen (z.B. externe Dienstleitungen)

Einsatzmittel: „Personal und Sachmittel, die zur Durchführung von Vorgängen, Arbeitspaketen oder Projekten benötigt werden. Einsatzmittel können wiederholt oder nur einmal einsetzbar sein. Sie können in Wert oder Mengeneinheiten beschrieben und für einen Zeitpunkt oder Zeitraum disponiert werden.“ (DIN 69902)

Die Einsatzmittelplanung muss den für die Erstellung der Projektleistung notwendigen Bedarf ermitteln, mit den verfügbaren Kapazitäten abstimmen und eventuelle Engpässe feststellen. Zeichnen sich bei der Planung Über und Unterdeckungen an Einsatzmitteln ab, müssen sie ausgeglichen werden. Unter Umständen muss dazu die Terminplanung noch einmal überarbeitet werden.

Aufgaben der Einsatzmittelplanung

BedarfsermittlungErmittlung der verfügbaren Kapazität Ermittlung der Engpässe

Personalplanung

Nicht nur Personalbedarf ermitteln, sondern auch die Einsatzdauer des einzelnen Mitarbeiters für jeden Projektschritt. Dies wird auch als Personalbedarfsplanung oder Personalaufwandsschätzung bezeichnet. Diese Verfahren zielen auf die Ermittlung des Personalbedarfs für die einzelnen Vorgänge. Im Ergebnis steht beispielsweise, dass der Vorgang X einen Bedarf von 10 Mitarbeitertagen (MT) hat.

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Wird ein Mitarbeiter eingesetzt, dauert der Vorgang voraussichtlich 10 Tage; stehen zwei Mitarbeiter zur Verfügung nur 5 Tage.

Vorgangsdauer = Kapazitätsbedarf / MAZahl

Beispiel: Planung eines Umbaus

Qualifikation Kapazitätsbedarf (MT)Ingenieur (Entwurf) 6

Ingenieur (Detailplanung) 11

Installateur 3

Monteur 1

Elektriker 22

Mechaniker 4

Personalgesamtbedarf 47

Ziel: Mitarbeiter auswählen. Kriterien:

MAQualifikation MA-Eigenschaften MA-Verfügbarkeit

MAZustimmung

Ergebnis:

Mitarbeiterliste

Planung der Betriebs und Sachmittel

Betriebsmittel Sachmittel und MaterialMaschinen Rohstoffe

Anlagen Hilfsstoffe

Räume Betriebsstoffe

EDVAnlagen Zukaufteile

etc.

Schätzmethoden

Voraussetzungen für eine gute Schätzung des voraussichtlichen Einsatzmittelbedarfs an Personal, Maschinen und Materialien und damit auch der Zeit und der Kosten ist ein solide erarbeiteter Projektstrukturplan. Die einzelnen Arbeitspakte müssen so genau wie möglich beschreiben sein. Um möglichst alle Arbeiten zu erfassen, sollten alle Beteiligten mit einbezogen werden. (BottomUp statt TopDownSchätzung)

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Methoden:

1. Vergleichs oder Analogiemethoden

2. Kennzahlenmethoden

3. Expertenschätzung (Einzelschätzung, Mehrfachbefragung, z.B. Schätzklausur)

4. Spezialmethoden bei Softwareentwicklung (FunctionPoint Methode, COCOMOVerfahren)

Allgemeine

Schätzregeln

1. Von normalen Bedingungen ausgehen2. Nicht von bestimmten Mitarbeitern ausgehen3. Möglichst auf Ebene der

Arbeitspakete schätzen4. Alle Arbeitspakete miteinbeziehen5. Sich nicht von Terminvorgaben unter Druck

setzen lassen6. Bei Unsicherheit die Meinung von

Expertenrat einholen