Microsoft Access 2010 – Formulare automatisiert entwerfen

Access 2010 - Einführung, 11.06.13 Seite 2

Formulare ...

bieten eine grafische Benutzeroberfläche zur Anzeige und / oder Bearbeitung von Daten.

sind elektronische Masken zum Sammeln und Anzeigen von Informationen zu einem bestimmten Thema.

sind eine Schnittstelle zwischen dem Benutzer und der Anwendung.


Vorteile

Gut gemachte Formulare können vom Benutzer intuitiv genutzt werden.

Fehler bei der Eingabe von Daten können durch Vorgaben oder einer Validierung verhindert werden.

Daten können aus vorhandenen Informationen berechnet und dem Benutzer zur Verfügung gestellt werden.


… in Access

Gebundene Formulare sind an eine Datenquelle (Tabelle / Abfrage) gebunden. Anzeige, Eingabe und Bearbeitung von Daten aus einer Tabellen oder Abfrage.

Ungebundene Formulare, die zum Betrieb der Anwendung nötig sind. Zum Beispiel ein Formular mit Schaltflächen. Jede Schaltfläche verzweigt zu einem bestimmten Arbeitsablauf.

Dialogfelder, um mit den Nutzer zu kommunizieren.


Gebundene Formulare

kapseln die Daten einer Tabelle.

bieten eine gesteuerte Möglichkeit zur Veränderung und Neueingabe von Daten.

können nach Daten suchen und Details anzeigen.


Ungebundene Formulare

sind Dialogfelder zur Kommunikation mit dem Nutzer. kann ein Startformular zur Erläuterung der Datenbank sein. zeigen keine Daten aus Tabellen an.


Gestaltung von Formularen

In welchen Formular befinde ich mich als Benutzer?

Auf welchen Weg kam ich zu dem Formular? Was kann ich in diesem Formular tun? Welche Aufgabe hat

das Formular? Wie kann ich als Nutzer in dem Formular navigieren? Nur mit

der Maus oder auch mit der Tastatur?


Hinweise zum Design

Das Corporate Design des Auftragsgebers ist eine heilige Kuh.

Vorhandene Papierformulare können als Vorlage dienen. Formulare bilden Arbeitsabläufe ab. Für jeden Schritt in einem

Arbeitsablauf wird ein Formular erzeugt. In einem Formular werden so wenig Informationen wie möglich

und soviel wie nötig dargestellt.


Hinweise zur Ausrichtung und Navigation

Pflichtfelder sollten in Abhängigkeit der Leserichtung des Nutzers angebracht werden. D.h. bei einer Leserichtung von links nach rechts und von oben nach unten werden die Pflichtfelder links oben angeordnet.

Eingabefelder sollten bündig angeordnet werden. Zahlen sollten linksbündig ausgerichtet werden Elemente, die eine Gruppe bilden, werden mit einem Rahmen

etc. zusammengefasst.


… automatisiert erstellen

Im Navigationsbereich wird eine Tabelle oder Abfrage als Datenquelle für das Formular markiert.

Das Menüband Erstellen ist aktiv. Mausklick auf den Befehl Formular im Bereich Formulare.


Automatisiert erstelltes Formular


Aufbau

Die Kopfzeile zeigt den Namen der Datenquelle an. Ein Logo wird links von der Titelzeile angezeigt.

Der Detailbereich wird unterhalb der Kopfzeile angezeigt. In diesem Bereich werden in der Layoutansicht Beispiel-Datensätze angezeigt, um das Design des Formulars zu zeigen.


… werden im Registerkartenformat angezeigt

Auf dem Reiter der Registerkarte wird der Name des Objekts angezeigt.

Durch einen Mausklick auf den Reiter wird das dazugehörige Objekt aktiviert. Das momentan aktive Objekt ist orange gekennzeichnet.

Durch einen Mausklick auf das schwarze Kreuz am rechten Rand wird die dazugehörige Registerkarte und damit das Formular geschlossen.


… bieten Navigationselemente an

Der Datensatzmarkierer wird am linken Rand des Detailbereichs eingeblendet. Mit Hilfe des schwarzen Pfeils nach rechts wird der aktuelle Datensatz markiert.

Die Navigationsschaltflächen werden am unteren Rand des Formulars angezeigt. In dem Textfeld wird die Nummer des angezeigten Datensatzes sowie die Gesamtanzahl der Datensätze angezeigt. Mit Hilfe der Schaltflächen kann zwischen den verschiedenen Datensätzen wie bei Tabellen navigiert werden.


… nutzen Steuerelemente

In der Kopfzeile wird ein Bildsteuerelement zur Anzeige des Logos sowie ein Bezeichnungsfeld für den Titel genutzt.

In dem Detailbereich werden Textfelder genutzt, um die Daten aus der Quelle des Formulars anzuzeigen. In den Bezeichnungsfeldern links von den Textfeldern wird eine Erläuterung zu dem Inhalt angezeigt.


… werden in der Layoutansicht geöffnet

Anordnung der Steuerelemente in einem Raster.

Farbgestaltung mit Hilfe von vordefinierten Designs. Steuerelemente hinzufügen und deren Größe ändern. Sicht des Designers auf ein Formular.


Menüband Formularlayouttools

Registerkarte Entwurf: Steuerelemente hinzufügen. Vorgefertigtes Design ändern.

Registerkarte Anordnen. In Abhängigkeit des gewählten Layouts werden Steuerelemente positioniert.

Registerkarte Format. Formatierung der Daten.


Wechsel zwischen den Ansichten

Das Menüband Start ist aktiv.

Klicken auf den Pfeil nach unten unterhalb des Befehls Ansicht in der Gruppe Ansichten.

In dem Menü kann ... die Entwurfsansicht ausgewählt werden, um die Struktur des

Formulars anzupassen. die Layoutansicht ausgewählt werden, um das Design des

Formulars anzupassen.

die Formularansicht ausgewählt werden. Daten aus der Quelle werden angezeigt und können bearbeitet werden.


Formulare speichern

Die Tastenkombination <STRG>+<S> speichert das Formular. Falls das Formular neu erstellt wurde, wird ein Dialogfeld zur Eingabe einer Bezeichnung geöffnet.

Folgende Befehle auf dem Menüband Datei können zur Speicherung von Objekten genutzt werden: Objekt speichern als speichert ein neu erstelltes Objekt. Speichern speichert Änderungen an dem aktuellen Objekt.


Design eines Formulars ...

beschreibt die genutzten Farben und Schriften.

bezieht sich standardmäßig auf die Farben und die Schriftart in der Kopfzeile sowie das Aussehen von Bezeichnungs- und Textfeldern.

ist standardmäßig das Office-Design.


… ändern

Das Formular ist in der Layoutansicht geöffnet.

Das Menüband Formularlayouttools – Entwurf ist aktiv. Klick auf den Befehl Design in der Gruppe Designs.


Design-Galerie


Aufbau

Der Bereich In dieser Datenbank zeigt alle, in der aktuell geöffneten Datenbank, genutzten Designs an.

Der Bereich Integriert enthält alle im Ordner AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes enthaltenen Designs.

Das, in der Datenbank genutzte Design, wird farbig hinterlegt.


Design ändern

Sobald der Mauszeiger über eines der Designs in der Galerie schwebt, wird das Design auf das aktuelle Formular in einer Vorschau angewandt.

Durch einen Mausklick auf eines der Designs wird dieses für das aktuelle Formular sowie alle Formulare und Berichte in der aktuell geöffneten Datenbank übernommen.


Design nur für das aktive Formular ändern

Der Mauszeiger liegt über eines der Designs.

Klick mit der rechten Maustaste. Im Kontextmenü wird der Befehl Design nur auf dieses Objekt

anwenden ausgewählt.


Design für eine Gruppe von Objekten ändern

Der Mauszeiger liegt über eines der Designs.

Klick mit der rechten Maustaste. Im Kontextmenü wird der Befehl Design auf alle

übereinstimmende Objekte anwenden ausgewählt. Das Design wird auf das aktuell geöffnete Formular

angewendet. Alle nachfolgenden neu erstellten Objekte vom Typ „Formular“ nutzen das gewählte Design.


Designfarbe einstellen

Die Registerkarte Formularlayouttools – Entwurf ist aktiv.

Klick auf den Befehl Farben in der Gruppe Designs.

Mit einem Mausklick wird eine Farbgruppe ausgewählt.

Der Befehl Neue Designfarben erstellen öffnet ein Dialogfeld zur Auswahl von Text- und Hintergrundfarben.


Designfarbe ändern


Design-Schrift auswählen

Die Registerkarte Formularlayouttools – Entwurf ist aktiv.

Klick auf den Befehl Schriftarten in der Gruppe Designs.

Mit einem Mausklick wird eine Schriftart ausgewählt.

Der Befehl Neue Designschriftarten erstellen öffnet ein Dialogfeld zur Auswahl.


Neue Design-Schrift


Benutzerdefiniertes Design speichern


Das Menüband Formularlayouttools – Entwurf ist aktiv. Klick auf den Befehl Design in der Gruppe Designs. Mit Hilfe des Befehls Aktuelles Design speichern wird ein

Speichern-Dialog geöffnet. Das Design wird in einer neuen Datei mit der Endung „.thmx” gespeichert.


Layout ...

verwendet ein Raster zur Anordnung von Steuerelementen im Formular.

ist standardmäßig eine gestapelte Anordnung aller Attribute eines Objekts.

wird nicht in den Kopf- oder Fußzeilen eines Formulars verwendet.

können für Desktop-Datenbanken entfernt werden.


… auswählen


Das Menüband Formularlayouttools – Anordnen ist aktiv.

In der Gruppe Tabelle kann das Layout Gestapelt oder Tabelle gewählt werden.

Das Layout wird auf alle markierten Steuerelemente angewendet.


Layout „Gestapelt”

Standard-Layout.

Die Attribute eines Objekts werden als Stapel dargestellt.

Links von den Textfeldern wird ein Beschriftungsfeld angezeigt.


Layout „Tabelle”

In der Kopfzeile werden die Spaltenüberschriften in Beschriftungsfeldern angezeigt.

Für jedes Attribut des dargestellten Objekts wird eine Spalte angelegt.

In dem Detailbereich werden die Attributwerte in Textfeldern angezeigt.


Hinweise

Layout-Änderungen beziehen sich immer auf die markierten Steuerelemente.

Ein Layout wird durch die gestrichelte Linie begrenzt.

Die Layouts können in einem Formular gemischt werden.


Alle Elemente in einem Layout markieren

Klick auf ein Element in einem Layout-Bereich. Die gestrichelte Linie zur Begrenzung des Layouts wird angezeigt.

Klick auf die Windrose in der linken, oberen Ecke. Alle Elemente in einem Layout-Bereich sind markiert.


Layout-Bereich verschieben


Der Mauszeiger liegt über der Windrose. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird der Layout-

Bereich verschoben. Sobald die Maustaste losgelassen wird, wird der Bereich an der

neuen Position eingefügt.


Zeilen hinzufügen

Klick auf ein Steuerelement.

Das Menüband Formularlayouttools – Anordnen ist aktiv. Klick auf den Befehl Darüber einfügen oder Darunter einfügen

in der Gruppe Zeilen und Spalten.


Spalten hinzufügen

Klick auf ein Steuerelement.

Das Menüband Formularlayouttools – Anordnen ist aktiv. Klick auf den Befehl Rechts einfügen oder Links einfügen in der

Gruppe Zeilen und Spalten.


Zellen teilen

Klick in eine leere Zelle.

Das Menüband Formularlayouttools – Anordnen ist aktiv. Klick auf den Befehl Vertikal teilen oder Horizontal teilen in der

Gruppe Zusammenführen / Teilen.


Zellen verbinden

Klick in eine leere Zelle.

Klick in die zweite leere Zelle bei gleichzeitig gedrückt gehaltener <STRG>-Taste.

Das Menüband Formularlayouttools – Anordnen ist aktiv. Klick auf den Befehl Zusammenführen in der Gruppe

Zusammenführen / Teilen.


Zeilen entfernen

Klick auf ein Steuerelement in der Zeile, die gelöscht werden soll.

Formularlayouttools – Anordnen – Zeile auswählen. Rechter Mausklick. Zeile löschen im Kontextmenü.


Spalten entfernen

Klick auf ein Steuerelement in der Spalte, die gelöscht werden soll.

Formularlayouttools – Anordnen – Spalte auswählen. Rechter Mausklick. Spalte löschen im Kontextmenü.


Layout-Bereich entfernen


Klick auf die Windrose in der linken, oberen Ecke. Alle Elemente in einem Layout-Bereich sind markiert.

Rechter Mausklick innerhalb des Layout-Bereichs. Layout – Layout entfernen im Kontextmenü. Das Layout wird

nur für die markierten Steuerelemente entfernt. Anschließend müssen häufig die Steuerelemente per Hand

positioniert werden.


Steuerelemente

zeigen Informationen innerhalb eines Formulars an.

sind Platzhalter für die Eingabe, Anzeige und Auswahl von Daten.

starten Aktionen. gestalten ein Formular.


Gebundene Steuerelemente ...

beziehen sich auf ein Feld in der Datenquelle des Formulars.

zeigen Daten aus einer Tabelle oder Abfrage an. sind zum Beispiel Textfelder, die an einem Feld gebunden sind.


Ungebundene Steuerelemente ...

sind zum Beispiel Bezeichnungsfelder, die die Aufgabe eines Formulars oder Textfeldes erklären.

sind Gestaltungselemente in einem Formular. sind Schaltflächen, die eine Aktion starten.


Ein Steuerelement markieren

Der Mauszeiger schwebt über ein Steuerelement.

Mausklick in das Steuerelement. Das markierte Steuerelement wird farbig gekennzeichnet.


Steuerelemente zeilenweise markieren


Rechter Mausklick in das Steuerelement. Befehl Gesamte Zeile auswählen im Kontextmenü. Oder: Formularlayouttools – Anordnen – Zeile auswählen.


Steuerelemente spaltenweise markieren


Rechter Mausklick in das Steuerelement. Befehl Gesamte Spalte auswählen im Kontextmenü. Oder: Formularlayouttools – Anordnen – Spalte auswählen.


Gruppe von Steuerelementen

Klick mit der Maus auf das erste Element.

Mausklick bei gedrückt gehaltener Hochstelltaste auf das letzte Element.

Alle dazwischen liegenden Elemente werden automatisch markiert.

Oder: Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird ein Rahmen um die zu markierenden Steuerelemente gezogen. Sobald die Maustaste losgelassen wird, werden alle Steuerelemente innerhalb des Rahmens farbig markiert.


Mehrere Steuerelemente markieren

Klick mit der Maus auf das erste Element.

Mausklick bei gedrückt gehaltener <STRG>-Taste auf das nächste zu markierende Steuerelement.


… positionieren

Der Mauszeiger schwebt über die zu verschiebenden Steuerelemente.

Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste werden die markierten Steuerelemente verschoben.

Sobald die Maustaste losgelassen wird, werden die Steuerelemente an der neuen Position eingefügt. Die Anordnung in einer Gruppe von Steuerelementen wird nicht verändert.


Größe ändern

Ein Steuerelement ist farbig markiert.

Der Mauszeiger schwebt über dem Rahmen. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste kann der Rahmen

entsprechend der Pfeilrichtung des Mauszeigers gezogen werden.

Sobald die Maustaste losgelassen wird, wird die Größe angepasst.


Größenänderungen in einem Layout an der

Höhe: Alle Elemente in der gleichen Zeile werden an die neue Höhe automatisch angepasst.

Breite: Alle Elemente in der gleichen Spalte werden an die neue Breite automatisch angepasst.


.. löschen

Die zu löschenden Steuerelemente sind markiert.

<ENTF> entfernt die Steuerelemente ohne Rückfrage. Die Löschung kann rückgängig gemacht werden.


Bezeichnungsfelder ...

sind immer ungebundene Steuerelemente.

zeigen Informationen für den Benutzer an. beziehen sich häufig auf ein Textfeld. Falls das assoziierte

Textfeld mit einem Feld verbunden ist, wird der Feldname angezeigt. Falls die Feldeigenschaft Beschriftung in der Entwurfsansicht einer Tabelle gesetzt ist, wird dieser angezeigt.


Angezeigten Text ändern

Doppelklick in ein Bezeichnungsfeld.

Die Einfügemarke wird angezeigt. An der Position der Einfügemarke kann Text mit Hilfe der

Tastatur eingefügt werden. Der angezeigte Text kann mit der Maus markiert und überschrieben werden.

Mit Hilfe der <RETURN>-Taste wird die Eingabe beendet.


Hinweise zum Inhalt

Beschriftungen sollten aus der realen Welt des Nutzers kommen.

Gleiche Bezeichnungen für den gleichen Inhalt. Zum Beispiel werden Telefonnummern von Lieferanten sowohl als auch Kunden erfasst. In beiden Formularen bekommt das Textfeld die Beschriftung „Telefonnr.“.

Titelzeilen sollten so kurz wie möglich die Aufgabe des Formulars beschreiben.

Der Text sollte mir einem Großbuchstaben beginnen.


Hinweise zum Gestaltung

Die Positionierung (linksbündig, rechtsbündig, oben) in einem Formular ist einheitlich.

Der Inhalt wird nicht fett formatiert. Die Hintergrundfarbe des Bezeichnungsfeldes entspricht der

Hintergrundfarbe des Formulars. Unterlängen wie zum Beispiel des Buchstabens g werden nicht

abgeschnitten.


Textfelder ...

sind Eingabefelder für Texte, Zahlen und Datums- sowie Zeitwerte.

können berechnete Werte anzeigen. können formatiert werden. haben eine Beschriftung, die die Eingabe erläutert.


Bild-Steuerelemente ...

zeigen grafische Elemente an.

zeigen Bilder zum Beispiel in dem Format „.jpeg“, „.bmp“, „.gif“ oder „.tif“ an.


Ansicht des Formulars wechseln

Das Menüband Start ist aktiv.

Klicken auf den Pfeil nach unten unterhalb des Befehls Ansicht in der Gruppe Ansichten.

In dem Menü kann ... die Entwurfsansicht ausgewählt werden, um die Struktur des

Formulars anzupassen. die Layoutansicht ausgewählt werden, um das Design des

Formulars anzupassen.

die Formularansicht ausgewählt werden. Daten aus der Quelle werden angezeigt und können bearbeitet werden.


Formularansicht

Standardmäßig wird ein Datensatz in einem Formular angezeigt.

Die Daten werden angezeigt und können bearbeitet werden. Neue Datensätze können hinzugefügt werden.


Formular in der Formularansicht


Navigationsschaltflächen nutzen

Welcher Datensatz von wie vielen wird angezeigt? Mit Hilfe der Pfeil-Schaltflächen zwischen den Datensätzen

blättern. Einen neuen Datensatz anlegen. Suche nach einem bestimmten Datensatz.


Schaltflächen zur Navigation nutzen

aktueller Datensatz


Datensatzmarkierer ...

wird standardmäßig am linken Rand des Formulars angezeigt.

ist ein grauer Balken am linken Rand. Die Länge des Balkens bezieht sich auf die Länge des gesamten Datensatzes in der Formularansicht.

blendet ... einen schwarzen Pfeil zur Kennzeichnung des aktiven

Datensatzes ein. einen Stift zur Kennzeichnung des momentan bearbeiteten

Datensatzes ein.


Kennzeichnung im Datensatzmarkierer

Eine schwarzer Pfeil zeigt mit seiner Spitze auf den aktiven Datensatz.

Ein Stift kennzeichnet einen Datensatz, der bearbeitet wird, aber noch nicht in der Quelle gespeichert ist.

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