Folie 1

Mit ganzheitlicher Einfhrungsstrategie der Microsoft SharePoint Technologie zu wertschpfenden Lsungen Wie die Freie und Hansestadt Hamburg das FHHportal als Informationsmanagement Plattform etabliert Mario ThiessenhusenJan Hambach SharePoint ArchitektLeiter der Fachlichen Leitstelle Microsoft Consulting ServicesFinanzbehrde Hamburg

Folie 2

Anforderungen an Informationsmanagement IT der FHH in ganz kurz 30.000 Bildschirmarbeitspltze, 35 Organisationseinheiten ber 2000 Fachverfahren und -anwendungen Mehr als 10 verschiedene Ablage- und Archivsysteme (z.B. E-Mail, ffentliche Ordner, E-Akte, Fileserver, Intranet) mit ber 50 Terabyte Daten Anforderung an eine Informationsmanagement Plattform Transparente Ablage und Suche, teilweise revisionssicher Plattform fr Zusammenarbeit (Teams, Meetings, Projektarbeit) und Intranet Einheitliche Applikationsframework fr vielfltige Lsungsanforderungen Eine leistungsfhige Plattform von berall fr jeden zu erreichen

Folie 3

Verbreitung und Nutzung von SharePoint Stand heute Produktiv seit August 2008, Sharepoint 2007 Wechsel auf SharePoint 2010 Ende Juni 2010 Anwendungsflle 50 Portale fr Behrden, Landesbetriebe, etc. (SharePoint Standard mit geringen Anpassungen) Erste produktive Anwendungen (EU-Dienstleistungsrichtlinie) Suche ber die zentralen Datenquellen Infrastruktur 3 Webfrontends, Index Server 2 Node DB Cluster 5x10 betreuter Betrieb, hochverfgbar Mehr als 10.000 aktive Nutzer 150 GB aktiv genutzte Daten

Folie 4

Inhalt des Vortrags Was beeinflusst den Projekterfolg? Wie sieht das Vorgehen aus? Welche Lsungen hat die Freien und Hansestadt Hamburg realisiert?

Folie 5

Erfolgs- und Barriere-Faktoren bei der SharePoint Einfhrung Was beeinflusst den Projekterfolg?

Folie 6

SharePoint Einfhrung, eine Herausforderung SharePoint Projekte sind Organisationsprojekte und scheitern regelmssig an der mangelhaften Bercksichtigung und Anpassung der organisatorischen Rahmenbedingungen Das Forschungsprojekt IMPACT, unter Mitarbeit der Freien und Hansestadt Hamburg, entwickelt eine Vorgehensmethode zur Einfhrung von SharePoint Lsungen Diese bildet sowohl die technischen als auch die organisationalen Aspekte integriert ab So entstand ein umfassender Leitfaden, der den Projektmanager bei der Einfhrung von SharePoint erfolgreich untersttzt.

Folie 7

Erfolgs- und Barriere-Faktoren Technische Einfhrung Organisations-Annahme Lernen (MA knnen) Akzeptanz (MA wollen) Akzeptanz (MA wollen) Anwenden (MA tun) Ergebnisse Evaluation Erfolgsfaktoren Projekt-Evaluation Legende Barrierefaktoren Management Kommitment Befhigung Information/ Marketing Konzeption Projekt- Organisation Knowhow- Aufbau Vorgehen Betriebs- organisation Regeln/ Vorgaben Arbeits- weisen Integration Grenzen des Systems Basis- Infrastruktur Quelle: 1. Zwischenbericht des Projektes IMPACT

Folie 8

Erfolgs- und Barriere-Faktoren Herausforderungen bei der SharePoint Einfhrung bei der Freie und Hansestadt Hamburg Erarbeitung einer Vision und Strategie fr die Einfhrung Schaffung einer betriebsfhige und sicher Infrastruktur Etablierung von Betriebsprozesse Verschiebung der Grenzen des Systems; Fehlende Funktionalitten Erarbeitung von Regeln und Vorgaben fr die Nutzung Befhigung der Endnutzer Untersttzung der Vernderung der Arbeitsweise

Folie 9

Projektschritte bei der SharePoint Einfhrung Wie sieht das Vorgehen aus?

Folie 10

Projektschritte Erstellung einer Vision und Zielvorstellung Festlegung der Nutzungsszenarien Abgrenzung zu bestehenden Systemen und Fachverfahren Erstellung eines Aktivitten-Plans Schaffung einer SharePoint Betriebs-Infrastruktur Implementierung einer SharePoint Server Farm Entwicklung fehlender Funktionalitten Erarbeitung von Betriebsprozessen Erstellung eine Informationsarchitektur mit den notwendigen unternehmensweiten Vorgaben Festlegung der bergreifenden Strukturen und Prozessen Erarbeitung von Nutzungsrichtlinien Erarbeitung von Schulungskonzepten Wissensaufbau rund um das Thema SharePoint Aufbau eines SharePoint Competence Centers Durchfhrung von Endanwender- und Administrator Schulungen Laufende Information und Kommunikation an die Anwender

Folie 11

Projektschritte Aufgaben Fachbereich Fachliche Leitstelle SharePoint Competence Center SharePoint Development Center SharePoint Development Center SharePoint Betrieb SharePoint Betrieb Entscheidung, ob Entwicklung notwendig Geprfter Auftrag Geprftes Konzept Bewertung der Anfragen Prfung und Genehmi- gung der Weiterentwick- lungen auf SharePoint SharePoint Beratung mit Prozess- und Business Skills Erstellung von Lsungen mit SharePoint-Standardfunk- tionen ohne Development Abstimmung ber Weiterent- wicklungen mit der Fachlichen Leitstelle Code Review Erstellte SharePoint Lsung durch Customizing und Konfiguration mit dem Kunden Spezifikation und Konzeption von notwendigen Entwicklungen QS Code Entwicklung von SharePoint Komponenten nach Spezifikation Funktionstest Abwicklung des Deployment Prozesses Entwickelte Komponenten Funkt. getestet Paketiert Ergebnis

Folie 12

Projektschritte SharePoint-Technologie Prozesse Strukturen Regeln Befhigung Marketing Informationen Menschen Umwandlung von Informationen in Wissen Transparenz verfgbarer Daten & Informationen Hhere Produktivitt durch Prozesseffizienz Qualitativ hherwertige Ergebnisse durch Fehlervermeidung Umwandlung von Informationen in Wissen Transparenz verfgbarer Daten & Informationen Hhere Produktivitt durch Prozesseffizienz Qualitativ hherwertige Ergebnisse durch Fehlervermeidung

Folie 13

Projektschritte

Folie 14

Folie 15

Microsoft SharePoint Technologie als Lsungsplattform fr Informationsmanagement Lsungen Welche Lsungen hat die Freien und Hansestadt Hamburg realisiert?

Folie 16

ERP SystemDatenbankenDatei SystemeVerzeichnisseDiv. Apps Was ist SharePoint? Suche Access Services Excel Services Metadaten Service Form Services Profil Service Navigationsprovider Benutzeroberflche Rechteverwaltung BCS Performance Point Services Web Content Management Tagging Service Rule Service Logging Service Workflow Service Offline Client Object Model Projekt Management Framework Such Erweiterungen Berechtigungsbersichten Workflow Erweiterungen Daten und Inhalte in Listen, Dokumenten und Webseiten Lsungen als Dienste und Anwendungen IntranetInternetExtranet

Folie 17

Die Lsungsbausteine der FHH Suche Intranet Zugriff von Extern Workflow und Umlaufmappe Anwendungen & Brgerdienste Metadaten & Nutzerinteraktion Besprechungen Zusammenarbeit an Dokumenten FHHportal

Folie 18

Die Oberflche

Folie 19

HIM Workflow - Mitzeichnungslsung

Folie 20

Folie 21

Nutzung von Access Services Access ClientAccess Services