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2014 oxando GmbH, Mobile Solutions, 1

Mobile Wartungsprozesse, Checklisten und Inspektionen

Workshop auf dem 14. Unabhängigen Management Circle

Anwenderkongress

Düsseldorf 30.09. – 01.10.2014


Wir machen einfach smarte Lösungen!

Wir machen smarte Lösungen einfach!

Agenda

1 - Vorstellung

2 - Wartungsplanung

3 - Checklisten im SAP

4 - Aufträge und Meldungen

5 - Mobile Bearbeitung

6 - Folgeaktivitäten

7 - Auswertungen

8 - Fazit


Vorstellung

Thomas Holtkotte

Geschäftsführer

Beratung, Implementierung und Optimierung mobiler

Geschäftsprozesse im SAP

PM/CS/MM Umfeld

Beratung und Implementierung SAP MRS

Carl Slowinski

Senior Consultant

Beratung, Implementierung und Optimierung mobiler

Geschäftsprozesse im SAP

PM/CS/MM Umfeld

Implementierung mobiler Lösungen im SAP Umfeld


Vorstellung

• Mobile Instandhaltung / Service (oxando Asset Management)

• Mobile Inventur

• Mobiles Lagermanagement & weitere mobile Apps

Produkte

…steht für…

Kompetenzen

• SAP Instandhaltung & Service Management (PM/CS)

• Solution Manager, IT Service Management

• Mobile Business

• Softwarelösungen & Entwicklungs- und Beratungsleistungen

• langjähriges Know How aus über 100 Kundenprojekten

• SAP Know How seit über 16 Jahren

• innovative Lösungsansätze / Technologien

• Fokus auf einfachen und kostengünstigen Betrieb für den Kunden

• enge Zusammenarbeit mit der SAP

• Kundennähe, Offenheit und Flexibilität, persönliche Verantwortung


Mobile Wartungsprozesse, Checklisten und Inspektionen

Rahmenbedingungen / Prozessanforderungen

• Nutzung der automatisierten PM / CS Wartungsplanung von SAP

• Abbildung der Checklisten mittels SAP Stammdaten

• Checklisten in Abhängigkeit des technischen Objektes (Equipment / Technischer Platz)

• Checklisten in Abhängigkeit der Tätigkeit / des Service-Produktes (auftragsbezogen)

• Mehrere Checklisten pro Auftrag (pro Vorgang bzw. pro Objektlisteneintrag)

• Eine Checkliste pro Auftrag oder Meldung (abhängig vom Bezugsobjekt der Kopfdaten)

Ergebniserfassung

• Nutzung von Standard SAP Belegen

• Erfassung von qualitativen oder quantitativen Ergebnissen je Prüfmerkmal

• Beachtung Toleranzgrenzen

• Automatische Ergebnisklassifizierung nach Annahme / Rückweisung pro Prüfmerkmal

• Automatische Analyse und Bewertung der ganzen Checkliste

• Automatische Folgeaktionen bei negativer Bewertung der Checkliste

• Integrierung der Checklistenprozesse in den Standard PM/CS Lebenszyklus

• Nutzung von SAP Standardprozessen und -belegen

• Auswertung und Reporting nach klassischen PM/CS Fragestellungen

• Intuitive Erfassung in der mobilen Anwendung

• Unterschriftserfassung & PDF Dokument zum Auftrag




Agenda

1 - Vorstellung

2 – Wartungsplanung

Wartungspläne

Arbeitspläne





7 - Auswertungen

8 - Fazit


zeitabhängig leistungsabhängig zustandsabhängig

Planmäßige

Instandhaltung

Temperatur

Dicke

Druck

10

2030 40 50

60

70

80

Druck

Arten planmäßiger Instandhaltung


Vorgänge

1 2Vorgänge

1 2

Wartungs-plan

2002

Auftrag/

Meldung

Terminplan

Vorgänge

1 2

WAS?

IH-Arbeitspläne

WANN?

zeit- oder zähler-

basierte Strategien

TechnischesObjekt

Auftrag/

MeldungAuftrag/

Meldung

WO?

WIE?

Planmäßige Instandhaltung: Ablauf


Objekte der planmäßigen Instandhaltung


Zuständigkeiten/

Planungsdaten

Bezugsobjekt

Arbeitsplan

3 Monate

Intervall (Zyklus)

Wartungsposition

Wartungsplan

Terminierungsdaten

Wartungsposition

Wartungspläne beschreiben die durchzuführenden Wartungs- und Inspektions-

maßnahmen an Instandhaltungsobjekten. Dabei werden Termine und Umfang der

Maßnahmen festgelegt.

Wartungspläne


Über den Wartungsplantyp wird festgelegt, welches Abrufobjekt ein fälliger Wartungs-

abruf erzeugt. Pro Wartungsposition wird bei Fälligkeit ein Abrufobjekt erzeugt.

ME

Wartungsplan-

typ

PM MM

Wartungsplantypen


Auftrag 901762Auftrag 901761

Zyklusstart Zyklus

Abrufdatum

Aufträge

Auftrag 901760

Wartungsplan

Terminierungsdaten

Wartungsposition

Abrufobjekt Auftrag


Zyklusstart Zyklus

Abrufdatum

Meldungen

Wartungsplan

Terminierungsdaten

Wartungsposition

Meldung

Abrufobjekt Meldung


Meldung 1

Objekt 1

Auftrag 901760

Wartungsplan 1

Terminierungsdaten

Wartungsposition

Wartungsplan 2

Terminierungsdaten

Wartungsposition

Wartungsplan 3

Terminierungsdaten

Wartungsposition

Arbeitspläne

Meldung 1

Objekt 1Meldung 3

Objekt 3

Meldungen

Arbeitsvorrat bei Abrufobjekt Meldung


Einzelzyklusplan – Beispiel


Strategieplan – Beispiel


Tabellarische Wartungsterminübersicht




Agenda

1 - Vorstellung

2 – Wartungsplanung

Wartungspläne

Arbeitspläne





7 - Auswertungen

8 - Fazit


Objekte der planmäßigen Instandhaltung


Instandhaltungsarbeitspläne (IH-Arbeitspläne) beschreiben eine Folge von einzelnen

Instandhaltungsmaßnahmen, die in einem Betrieb immer wieder ausgeführt werden

müssen.

Wartungs-

strategie

0010 Abschalten

Plankopf

Plangruppe/PGZ

Kurz-/Langtext

Planungswerk

Vorgangsliste

Planergruppe

Arbeitsplatz

Status

Verwendung

Arbeitsplatz/Werk

Steuerschlüssel

Komponenten

FHM

Leistungspakete

IH-Arbeitspläne

Wartungsstrategie

Wartungspakete

Vorgang Beschreibung


E Equipmentplan

IH-AnleitungA

T Plan für Techn. Platz

IH-Arbeitsplantypen


0010 Eigen

Plankopf

Vorgangsliste

0020 Fremd

Eigenleistung

Steuerschlüssel PM01

Inhalt: Arbeitsplatz

Vorlagenschlüssel

Arbeitsaufwand

Vorgangsdauer

Lohndaten

Fremdleistung

Steuerschlüssel PM02

Inhalt: Lieferant

Einkäufergruppe

Nettopreis

EK-Organisation

Infosatz

IH-Arbeitsplan – Vorgangsliste


IH-Arbeitsplan – Beispiel: Arbeitsplankopf


IH-Arbeitsplan – Beispiel: Vorgangsliste und -details


IH-Arbeitsplan mit Strategie – Beispiel




Agenda

1 - Vorstellung

2 - Wartungsplanung





7 - Auswertungen

8 - Fazit


Ergebnisanforderungen

Pflege der Checklisten mittels SAP Standard-Stammdatenobjekten

Flexibilität hinsichtlich der Abwicklung:

Eine Checkliste pro technisches Objekt

Eine Checkliste pro Auftrag

Eine Checkliste pro techn. Objekt in der Objektliste des Auftrags

Für jedes identifizierte Objekt soll mobil eine Checkliste verfügbar sein,

in der die Befundergebnisse erfasst werden

In Abhängigkeit von der Objektart (oder alternativ von dem Bautyp) des

identifizierten Objekts soll der Inhalt und Umfang der Checkliste

variieren

Die befundete Checkliste soll nach SAP rückübertragen werden

In SAP steht die befundete Checkliste sowohl als SAP-Beleg (Prüflos)

als auch als PDF-Dokument zu Dokumentationszwecken zur Verfügung

Im Folgenden wird die Realisierung dieser Anforderungen auf Basis der mobilen Lösung oxando Asset Management beschrieben


Integrierte Checklistenprozesse im SAP – Gesamtüberblick

Vorgang

Auftrag

Position

Wartungsplan

Vorgang

Arbeitsplan

TP / Equipment

Typ / Art

Baugruppe

Planung Ausführung

TP / Equipment

Baugruppe

Vorgang

Serviceprodukt

„Checkliste“

Checkliste am techn. Objekt

Checklisten pro Objektlisteneintrag

Vorgang

Prüfplan

Vorgang

Prüfmerkmal

Prüfmerkmal

Prüfmerkmal

Prüfmerkmal

Objektliste

TP / Equipment

TP / Equipment

Objektliste

TP / Equipment

TP / Equipment

Typ / Art

Typ / Art


Alternative 1 – Checklisten basierend auf Kopf-Bezugsobjekt

Die Mustermann Facility Management GmbH beabsichtigt, die

Prüfabwicklung von Aufzugsanlagen in SAP abzubilden

Da es sich dabei um wiederkehrende Prüfungen handelt, ist hierfür SAP-seitig ein Wartungsplan anzulegen, der die Zyklusinformation (z.B.

jährlich durchzuführende Prüfung) trägt und bei Fälligkeit automatisch

einen Prüfauftrag erzeugt

Der Auftrag wird für eine jeweils individuelle Aufzugsanlage angelegt.

Das technische Bezugsobjekt befindet sich im Kopf des Auftrags als

Equipment / Technischer Platz

Der Prüfauftrag soll – um eine mobile Prüfabwicklung zu realisieren –

auf ein mobiles Endgerät übertragen werden

Jedes Objekt der Objektliste soll über die Lesung seines RFID-Tags (oder alternativ seines Barcodes) identifiziert werden



Vorgang

Auftrag

Position

Wartungsplan

Vorgang

Arbeitsplan

TP / Equipment

Typ / Art

Baugruppe

Planung Ausführung

TP / Equipment

Baugruppe

Vorgang

Serviceprodukt

„Checkliste“

Checkliste am techn. Objekt

Vorgang

Prüfplan

Vorgang

Prüfmerkmal

Prüfmerkmal


Alternative 2 – Checklisten basierend auf Arbeitsplänen

Die Mustermann Facility Management GmbH beabsichtigt, die

Prüfabwicklung von Sicherheitsbeleuchtungsanlagen in SAP

abzubilden

Da es sich dabei um wiederkehrende Prüfungen handelt, ist hierfür

SAP-seitig ein Wartungsplan anzulegen, der die Zyklusinformation (z.B.

jährlich durchzuführende Prüfung) trägt und bei Fälligkeit automatisch

einen Prüfauftrag erzeugt

In der sogenannten Objektliste des Prüfauftrags sind alle zu prüfenden

Sicherheitsbeleuchtungen eines Gebäudes (oder alternativ eines

Stockwerks) als Technische Plätze (oder alternativ als Equipments)

aufgeführt

Der Prüfauftrag soll – um eine mobile Prüfabwicklung zu realisieren –

auf ein mobiles Endgerät übertragen werden

Jedes Objekt der Objektliste soll über die Lesung seines RFID-Tags

(oder alternativ seines Barcodes) identifiziert werden



Vorgang

Auftrag

Position

Wartungsplan

Vorgang

Arbeitsplan

TP / Equipment

Planung Ausführung

TP / Equipment

Baugruppe

Vorgang

Checklisten pro Objektlisteneintrag

Vorgang

Prüfmerkmal

Prüfmerkmal

Objektliste

TP / Equipment

TP / Equipment

Objektliste

TP / Equipment

TP / Equipment

Typ / Art

Typ / Art


Voraussetzungen

Die zu prüfenden Checklistenpunkte werden im IH-Arbeitsplan als

Stammprüfmerkmale hinterlegt

IH-Arbeitsplan

Prüfpunkt: 300

Stammprüfmerkmal0010 Sicherheitsbeleuchtung prüfen

Stammprüfmerkmal

Prüfpunkttyp

Fehlercode


Voraussetzungen


Voraussetzungen

Im Stammsatz zum Technischen Platz bzw. Equipment ist eine

Objektart (oder alternativ Bautyp) gepflegt

Bautyp

Klassifizierung

Dokumente

Adresse/Partner

Objektart1000 - Einzelbatteriesystem

2000 - Gruppenbatteriesystem

Meßpunkte/Zähler0 4 7 1

0 1 2 3

Allgemein

Technischer Platz-/Equipment

Stammsatz

Standort

Organisation

Struktur

3000 - Zentralbatteriesystem

1000 - Einzelbatteriesystem

2000 - Gruppenbatteriesystem

3000 - Zentralbatteriesystem


Voraussetzungen


Voraussetzungen

In der Wartungsposition des Wartungsplans wird der IH-Arbeitsplan

referenziert und die zu prüfenden Objekte in der Objektliste aufgeführt

Wartungsplan

Terminierungsdaten

Wartungsposition

IH-Arbeitsplan

Prüfpunkt: 300

0010 Sicherheitsbeleuchtung prüfen

Allgemein

Techn. Platz-/Equipment

Standort

Organisation

Struktur

276.HS.692….

276.HS.692…..

276.HS.692…..

1

2

3

Objektliste

Allgemein

Techn. Platz-/Equipment

Standort

Organisation

Struktur


Ergebnis

Wartungsplan

Terminierungsdaten

Wartungsposition

Bei Fälligkeit des Wartungsplans wird automatisch ein Prüfauftrag mit

Objektlisteneinträgen erzeugt und eine Checkliste pro Objekt der

Objektliste generiert und auf das mobile Endgerät übertragen

Auftrag 901760

ChecklisteCheckliste

Checkliste

Customizing-Tabelle

Bautyp Objektart Stammprüfmerkmal

1000

1000

Beleuchtungsstärke

Bemessungsbetriebsdauer


Ergebnis Auftrag mit Objektliste


Ergebnis Mobile App – Auftrag/Objektliste


Ergebnis oxando Asset Management Checkliste




Agenda

1 - Vorstellung

2 - Wartungsplanung



Aufträge

Meldungen


6 - Auswertungen

7 - Fazit


Aufträge

Kostentragende Objekte

Definieren die durchzuführende Tätigkeit

WAS Auftragsvorgänge definieren Tasks, die durchzuführen sind

Checklisten definieren Prüfschritte

WIE Kurztexte, Langtexte, Checklisten und Daten aus verknüpften Meldungen definieren richtige Vorgehensweise. Verknüpfte Dokumente können

weitere Informationen vermitteln

WANN Terminierungen am Auftrag, Vorgang oder einer Bedarfszuordnung

WO Kopfobjekte oder Objektlisteneinträge definieren Objekte an denen die Tätigkeit(en) durchzuführen sind

WER Zuordnung zu Arbeitsplätzen, Planergruppen, oder Personalnummern

WOMIT Geplante Komponenten, Mitarbeiter oder Hilfsmittelzuordnungen

Rückmeldungen dokumentieren die Tätigkeit

Zeiten

Materialien

Meldungs -Positionen, -Aktionen, -Maßnahmen, -Ursachen

Pauschalen


Aufträge

Verknüpfung der Instandhaltungs-/Servicewelt mit der Kostenrechnung

und dem Vertrieb

Zuweisung von Abrechnungsvorschriften

SD-Aufträgen

Partner

Profitcenter

Kostenstelle

Anlagenwirtschaft

Aufträge ermöglichen eine Planung, Erfassung und Kontrolle der Kosten

der Instandhaltung und des Service




Agenda

1 - Vorstellung

2 - Wartungsplanung



Aufträge

Meldungen


6 - Auswertungen

7 - Fazit


Meldungen

Zustandsbeschreibende Objekte

Strukturierte Informationen in Form von Codes vereinheitlichen die

Datenerfassung und optimieren die Auswertbarkeit

Schadenspositionen

Beschreiben festgestellter Schäden

Definieren über Objektteile, wo genau der Schaden auftritt

Ursachen beschreiben

Aktionen

Dokumentieren, was getan wurde

Maßnahmen

Dokumentieren, was getan werden soll




Agenda

1 - Vorstellung

2 - Wartungsplanung




6 - Auswertungen

7 - Fazit


Mobile Applikationen…

… vereinfachen und beschleunigen die Dokumentation der Tätigkeiten

… reduzieren die Fehlerquote

… optimieren den Wissenstransfer

… verkürzen Wege

… ermöglichen transparente Datenerfassung

… beteiligen die Mitarbeiter

… reduzieren die Bearbeitungs- und Stillstandzeiten

… reduzieren Kosten

… automatisieren Folgeprozesse


Adressen

Kalender

Mobile Prozesse und Daten

Wege-

zeiten

Arbeits-

zeitenFotos und

Dokumente

Checklisten

Status

RFID

Integration

Materialien

Objekt-

listen

Aufträge

MeldungenMaterialien

CATS

Integration

Unter-

schriften

Disposition

Steuerung

Texte

Geschäfts-

partner RFID

Integration

Messwerte

Stamm-

daten

Anlagen-

inventurFotos und

Dokumente

Checklisten

Status

Klassifi-

zierungen

Ein- /

Ausbau

Objekt-

hierarchie

Mess-

dokumenteStücklisten

Historische

DatenTexte

Geschäfts-

partner

Aktionen

Störungs-

datenFotos und

Dokumente

Checklisten

Code-

kataloge

Ein- /

Ausbau

Schadens-

bilder

UrsachenStatus

MaßnahmenTexte

RFID

Integration

Geschäfts-

partner

Benutzer

Admini-

stration

Prozess-

steuerungBerechti-

gungen

InventurBANF

Serial-

nummern

InventurLagerorte

Bestände

Vorab-

versandt

Waren-

bewegungen

Technische

Objekte

Versions-

verwaltungArchivierung


Mobile Auftragsbearbeitung

Übertragung der Aufträge aus SAP PM/CS

nach mobil

Verteilkriterien sind per Customizing definierbar

Mobile Auftragsliste

Filter- und Sortierfunktion sowie Statusanzeige

Auftragskalender

Verschieben von Aufträgen per Drag & Drop

Identifikation des Auftrags durch RFID

Scan des Objektes

Mobile Auftragserfassung

Inkl. mehrerer Vorgänge und Komponenten

Mobile Auftragsänderung

Hinzufügen von Daten z.B. benötigte Komponenten

Ändern von Daten z.B. Termine

Mobile Rückmeldung von Aufträgen

Zeitrückmeldungen

CATS-Rückmeldung

Materialrückmeldungen

Zuschläge, Pauschalen…

Statusrückmeldungen


Mobile Checklisten

Übertragung der Prüfvorgaben aus SAP nach

mobil

Vorgaben werden mittels SAP QM Prüfpläne / QM

Prüflose zentral in SAP gepflegt

Mobile Checkliste

Inklusive Langtexten zu den Vorgaben

Einfaches Ausfüllen mit Fingerbedienung

Erfassung von Messwerten in der Checkliste

Absprung zur Eingabe von festgestellten Schäden

Unterschriftenerfassung oder Einlesen des

Ausweises (RFID) zum Abschluss der

Ergebnisse

Generierung eines Einsatzberichtes als PDF

Dokument

Dokumentation der Ergebnisse

Ablage in SAP zum Nachweis

Verbuchung der Ergebnisse in SAP als Prüflos

mit Prüfergebnissen

Strukturierte, zentrale Ablage der Ergebnisse in SAP

Verknüpfung mit PM Meldung oder Auftrag

Daten stehen auswertbar zur Verfügung


Mobile Meldungsbearbeitung

Übertragung der Meldungen aus

SAP PM/CS nach mobil

Verteilkriterien sind per Customizing definierbar

Mobile Meldungsliste

Filter- und Sortierfunktion sowie

Statusanzeige

Identifikation der Meldung durch

RFID Scan des Objektes

Mobile Meldungserfassung

Mobile Rückmeldung von Meldungen

Schadensbilder, Ursachen, Aktionen, Maßnahmen über Kataloge / Codes

Statusrückmeldungen


Mobile Zeitrückmeldung

Erfassung

Zeitrückmeldungen und

Pauschalen

Sammelrückmeldung

Zuordnung einer

Leistungsart

Leistungsarten sind per

Customizing definierbar

Langtexterfassung

Hinzufügen eines

Berechnungsmotivs


Mobile Materialrückmeldung

Übertragung der Stücklisten

und Bestände aus SAP

PM/CS nach mobil

Sammelrückmeldung

(serialisierter) Materialien

Filter und Sortierfunktion

nach Lagerort und

reservierten Beständen

Erfassung nicht vorhandener

Materialien


Stammdaten für die mobilen Prozesse

Technische Plätze & Equipments

mit Klassifizierung, Langtext, Messpunkten, Historie, Dokumente,

Einbau / Ausbau / Anlage

Mobile Datenänderung möglich

Materialien und Ersatzteile

Inklusive Stücklisten und Bestände aus SAP

Prüfpläne als Inspektionsvorgaben

für die Checklisten

Leistungsarten zum Arbeitsplatz

Für die Rückmeldung

unterschiedlicher Tätigkeiten

Geschäftspartner

z.B. Kundenstamm, Ansprechpartner


Administrationsübersicht oxando Mobile Connector

Administration direkt im SAP Backend System über eine Transaktion

Keine technische Fehlersuche in der Middleware mehr erforderlich

Übersichtliche Darstellung mit einfachen Überwachungs- und

Korrekturmöglichkeiten




Agenda

1 - Vorstellung

2 - Wartungsplanung




6 - Auswertungen

7 - Fazit


Auswertung am Beispiel von Inspektionschecklisten

Wie sind die letzten Prüfergebnisse einer bestimmten

Anlage ausgefallen?

Welche Checklisten wurden in einem bestimmten

Zeitraum fehlerhaft abgeschlossen?

Welche ihrer Anlagen sind am kritischsten?

etc.


Auswertung am Beispiel von Inspektionschecklisten

Integrierte

Auswertungen der SAP

PM/CS- und QM-Daten

Übersichtliche

Ergebnisdarstellung

analysiert nach Anlage

/ Zeitraum /

Schadensbild

Identifizierung

kritischer Anlagen




Agenda

1 - Vorstellung

2 - Wartungsplanung




6 - Auswertungen

7 - Fazit


Fazit

Durch geschickte

Optimierung des SAP

Standards und sinnvoll

definierte Prozesse können

selbst komplexe Funktionen

wie die Checklisten-

bearbeitung im SAP sauber

und mittels Standard-

belegen einfach auswertbar

abgebildet werden.


Wir freuen uns auf Ihr Feedback

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