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myOpenFactory –Potenziale elektronischer Kommunikation (EDI)

EDI – aber einfachSupply Chain Management in der Auftragsfertigung

14. Juli 2011, Festo, Esslingen

Dieser Foliensatz ist ausschließlich für Mitarbeiter des Klienten bestimmt.Die Verteilung, Zitierung und Vervielfältigung – auch auszugsweise – zum Zwecke der Weitergabe an Dritte ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der myOpenFactory Software GmbH gestattet.

OpenFactory ist eine Marke der myOpenFactory eG, alle anderen Marken gehören ihren jeweiligen Besitzern.

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myOpenFactory Software GmbH – Kurzprofil

Ausgründung aus dem Konsortialprojekt „myOpenFactory“ (PTKA/BMBF)

Entwicklung und Betrieb der Koordinationsplattform myOpenFactory zur überbetrieblichen Auftragsabwicklung mit elektronischer Daten Integration (EDI)

Branchenschwerpunkt: Maschinen- und Anlagenbau sowie deren Zulieferindustrien

myOpenFactory Software GmbHPontdriesch 10D-52062 AachenTelefon +49 241 9900030 0Fax +49 241 9900030 17E-Mail info@myopenfactory.comWebseite www.myopenfactory.comGründung: 2005Mitarbeiter: 10

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Potentiale elektronischer KommunikationGliederung

EDI aber einfach mit myOpenFactory – gerechnet, gesehen, getan…

Supply Chain Management in der Auftragsfertigung

Fazit

Prozesseffizienz in der Beschaffung mittels EDI

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Supply Chain Managementgestern – heute – morgen

Aufschwung „Krise“

Auftragsindex

Boom Erholung Aufschwung

In Krisenzeiten: Auftragsbeinbruch, Stornierungen etc.ABER: in jedem Abschwung vglb. Effekte wie: Absatzprognosen erweisen sich als falsch Prognosebestände sind überdimensioniert

Lieferzeiten für Zulieferteile werden länger

Ausweitung der prognose-basierten Beschaffung

Trotz „Kurzarbeit“ kommt es teilw. zu Lieferengpässen…

…noch eine Runde „Bull Whip“? Lager sind nur „vorsichtig“ gefüllt Niemand möchte den Aufschwung verpassen Teilw. sprunghaftes (Wieder-) Auffüllen der Lager….und das Spiel beginnt von vorn…

Gute Ratschläge: „Alle Prozesse müssen auf ihre Effizienz hin

überprüft werden“ (Roland Berger 2009 – Und jetzt?) „Einkauf noch stärker auf Kostenorientierung

trimmen““ (Roland Berger 2009 – Und jetzt?) „Bestände rigoros reduzieren“ (Bain 2009 –

Erfolgreich durch die Krise) …

Ziel: Transparenz und „Synchronisation“ entlang der Lieferkette

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Belege kommen als Fax, Brief, E-Mail etc. an Lange Durchlaufzeiten pro Beleg:

1 – 2,5 Tage vom Eingang bis zu Kontrolle Prüfen und Abklären der Angebote, ABs,

Rechnungen, etc. verschlingen einen Großteil der Arbeitszeit des Einkäufers

Produktion Einkauf/Beschaffung

Innerbetriebliche Planungsgenauigkeit

Permanente Aktualisierung und Fortschreibung mit einem Aufwand von mehreren Stunden täglich

Überbetriebliche Planungsgenauigkeit

Zeit zwischen Auftragsbestätigung und Lieferung ist Black-Box, Liefertermine werden nur selten aktualisiert Planung auf Arbeitsgangebene im Minuten-

oder Sekundenbereich Integrierte CNC-Steuerung MDE/BDE-Erfassung und Anbindung an das

ERP-System Etc.

Das Transparenz-Dilemma – Einkauf/Beschaffung vs. Produktion

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Eingesetzte Kommunikationsmedien für die Bestellabwicklung im Maschinen- und Anlagenbau

Anfrageversenden

Angeboterfassen

Bestellungversenden

Auftragsbestätigungerfassen

Statusabfrageversenden

Statusnachrichterfassen

Rechnungerfassen

Reklamation (Rechnung/Lieferung) versenden

Mahnung (Rechnung)erfassen

0% 20% 40% 60% 80% 100% Anteil36% 18% 39% 7%

6% 12% 79% 3%

83% 16% 1%

3% 44% 47% 6%

5% 42% 44% 9%

55% 5% 35% 5%

12% 4% 79% 4%

5% 23% 62% 10%

7% 21% 65% 8%

Briefpost 44%

Telefon 7%

Fax 45%

E-Mail 3%

Abwicklung1:1 Beziehung

Anbahnung1:n Beziehung

Briefpost 6%

Telefon 21%

Fax 64%

E-Mail 8%

Quelle: FIR, WZL, IPA, 2007, n=80/21

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Vor mehr als 20 Jahren wurde EDIFACT eingeführt, aber die Verbreitung ist noch immer gering

Kein EDI

100%0%

100%

→Firmen, die EDI einsetzen

Kein EDI

100%0%

100%

EDI heute

Kein EDI

100%0%

100%

EDI heute

Firmen < 500 M. Firmen 500 - 5.000 M. Firmen > 5.000 M.

81,2%38,3%

37,4%7,9%

12,3%3,7%

→Firmen, die EDI einsetzen →Firmen, die EDI einsetzen

Quelle: Verband Deutscher Maschinen- undAnlagenbau 2007, Studie myOpenFactory 2009

…aber trotz EDIFACT weist heute fast jede eingesetzte Schnittstelle Besonderheiten auf.

Wird also bisher etwas falsch gemacht...?

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Was sind die wesentlichen Hemmnisse bei der bzw. für die Nutzung von E-Business-Standards?

Quelle: E-Business-Studie 2007/2008, Wegweiser, S.50

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Potentiale elektronischer KommunikationGliederung

EDI aber einfach mit myOpenFactory – gerechnet, gesehen, getan…

Supply Chain Management in der Auftragsfertigung

Fazit

Prozesseffizienz in der Beschaffung mittels EDI

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Beschleunigung des Informationsflusses (Reduktion der Durchlaufzeit) durch AUTOMATISIERUNG mittels EDI

Die Angebote können in den meisten ERP-Systemen gegenübergestellt werden

Diese Übersicht dient als Verhandlungsbasis für den Einkäufer

Angebotsvergleich

Die Angebote werden im ERP-System gespeichert

Der Sachbearbeiter wird per E-Mail über den Eingang der Angebote benachrichtigt

Angebote

Aus dem ERP-System werden Anfragen an die Lieferanten versandt

Anfrage

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Transparenz im Beschaffungsprozess (Status und Rückmeldungen) mittels EDI

Die Abweichungen werden übersichtlich dargestellt

Nur wenn der Sachbearbeiter die Abweichungen akzeptiert, wird der Beleg an das ERP-System weitergeleitet

Transfer ins ERP-System

Alle Angebote und Auftrags-bestätigungen werden geprüft

Beleg ohne Abweichungen werden sofort verbucht

Nur bei relevanten Abweichung wird eine Entscheidung vom Sachbearbeiter benötigt

Angebot oderAuftragsbestätigung

Aus dem ERP-System werden Anfragen und Bestellungen an die Lieferanten versandt

Anfrage oderBestellung

Prüfung

(siehe nächste Seite)

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Eine differenzierte Betrachtung des Wert-Beitrags von EDI zur Prozesseffizienz in der Beschaffung...

Quelle: Studie myOpenFactory 2009

Artikelstamm erzeugen

Bedarf erzeugen

Bestell-vorschlageinsehen

Lieferanten zuordnen

Anfragen erzeugen, drucken,

versenden, archivieren

Angebote an Disponent verteilen

Datenins ERP

einpflegen

Angebote anmahnen

Daten-

aufbereitung

für die Preis-

verhandlungKatalog-

suche

Verhandlung und Auswahl

eines Lieferanten

Einkau

f

Kon

str.A

V

8%

8%6%

5%

2%

2%

5%2%

5%

1%

0%

2%

0%

2%

Einkau

fLag

erK

onstr.

AV

Bestellung auslösen, ausdrucken, unter-schreiben, ablegen

AB an Disponent verteilen

Daten prüfen und ins ERP einpflegen

AB anmahnen

Abstimmung der Termine

AB archivieren

Lieferavisverarbeiten

Lieferung anmahnen

Waren-eingangbuchen

6%

2%

2%

7%

5%

2%

2%

1%

2%

0%

0%0%

1

1

...

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… offenbart ein hohes Einsparpotential durch die „Elektronifizierung“ von Routinetätigkeiten

Bestellvorschlag einsehen 8%

Lieferant zuordnen 2%AB-Daten

prüfen 7%

AB verteilen2%

AB mahnen2%

Bestellungauslösen 6%

Verhandlungvorbereiten 6%

Preisver-handlung 8%

strat.

Beschaffungs-

projekte 20%

Katalogsuche 5%/2%

Rechnung

anlegen 3%

Terminab-stimmung 5%

Angebote intern

verteilen 2%

Anfrage er-zeugen 5%/1%

Angebote anmahnen 2%

AB archivieren2%

Lieferunganmahnen 2%

Klärung mit Fachabteilung 1%

Lieferavisverarbeiten 1%

Rechnungverteilen 2%

Rechnungprüfen 3% Weiterleiten

interne Prüfung1%

ERP-Dateneinpflegen

5%Verhandlung

vorbereiten 2%

Termin-abstimmung 5%

AB anmahnen 2%

Preisver-handlung 8%

Bestellung auslösen 2%

Lieferung anmahnen 2%

Lieferavis verarbeiten 1%

Rechnung anlegen 3%

Weiterleiten

interne Prüfung 1%

Klärung mit Fachabteilung 1%

primäre Tätigkeiten,Wertschöpfung

sekundäreTätigkeiten,„notwendig“

Verschwendung, „nicht notwendig“

38%

Effizienter Prozess„Manueller“ Prozess

Quelle: Studie myOpenFactory 2009

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Nachvollziehbare Einsparpotentiale können für den Einkauf aber auch sehr einfach gerechnet werden

nB Anzahl Bestellungen pro Monat

pB Prozentsatz EDI-Bestellungen

pAB Prozentsatz EDI-B. mit AB

pLief Prozentsatz EDI-B. mit Lieferavis

pRech Prozentsatz EDI-B. mit Rechnungen

tAB Zeitersparnis bei einer AB

tLief Zeitersparnis bei einem Wareneingang

tRech Zeitersparnis bei einer Rechnung

Kh Zugrunde gelegter Stundenkostensatz

Im Internet: http://myopenfactory.com/de/calc.html

= nB • pB • ( pAB • tAB + pLief • tLief + pRech • tRech ) • Kh

= 3.000 • 25% • ( 80% • 5min + 50% • 3min + 50% • 5min ) • 60€ /h

Nutzen

Nutzen

= 6.000€/MonatNutzen

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Fazit

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Durch die Reduzierung auf die wesentlichen Inhalte ist myOpenFactory vergleichsweise schlank und einfach

Anzahl verschiedener Elemente55

0

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Anzahl verschiedener Felder

183

~ 5

000

16100

Anzahl verschiedener Nachrichtentypen

EDIFACT

Es können auch weniger moderne ERP-Systeme angeschlossen werden Die XML-Nachrichten sind auch ohne Handbuch zum größten Teil verständlich

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Mit myOpenFactory wird die ad-hoc-Kommunikation möglich

PAS 1074: „myOpenFactory“erhältlich im Beuth-Verlag

MeinUnternehmen

AnfrageBestellung

ÄnderungsauftragStatusabfrage

BestandsnachrichtAbruf

WareneingangsbelegGutschrift

Reklamation

AngebotAuftragsbestätigung

StatusnachrichtBestandsabfrageLieferavis

RechnungZahlungserinnerung

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MeinUnternehmen

Liefer-anten ohne ERP

Viele Lieferanten sind heute schon über myOpenFactory erreichbar

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Nachvollziehbare Einsparpotentiale können für den Einkauf aber auch sehr einfach gerechnet werden

nB Anzahl Bestellungen pro Monat

pB Prozentsatz EDI-Bestellungen

GMonat myOpenFactory Grundgebühr GDok Gebühr pro versendetem Dokument

Im Internet: http://myopenfactory.com/de/calc.html

= 60€ + 3.000 • 25% • 0,20€Kosten

= 6.000€ - 210€Einsparpotentialpro Monat

= GMonat + nB • pB • GDokKosten

= 210€

= 5.790€

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Potentiale elektronischer KommunikationGliederung

EDI aber einfach mit myOpenFactory – gerechnet, gesehen, getan…

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Fazit

Prozesseffizienz in der Beschaffung mittels EDI

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Die technischen Möglichkeiten sind gegeben, aber…„Es gibt nichts Gutes, außer man tut es…“

Auswahl angeschlossener Lieferanten:Adolf Würth GmbH & Co. KG, Balluff GmbH, Festo AG & Co. KG, DK-Metalltechnik GmbH, Gebelein GmbH, Hoffmann GmbH Qualitäts-werkzeuge, KTR Kupplungstechnik GmbH, SEW Eurodrive GmbH & Co. KG, F. Reyher Nchfg. GmbH & Co. KG, Siemens AG, Wago Kontakttechnik GmbH & Co. KG, ZitecIndustrietechnik GmbH, ZTS-Schwedler etc.

„Aktuell 50,3% Transaktionsvolumen werden bereits mit gut 20 Lieferanten realisiert – eine lösbare Aufgabe...“Wolfgang Sticht, Leiter Organisation, IT und Materialwirtschaft bei der Burkhardt GmbH

50,3% Bestellvolumen

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EDI-integrierte Prozesse sparen nicht nur bares Geld – sie erhöhen auch Transparenz und Effektivität…

Neben dem quantifizierbaren Nutzen entstehen auch qualitative Vorteile: Größere Sicherheit, z.B. durch

Geringere Fehleranfälligkeit Elektronische Dokumentation der gesamten Vorgänge Möglichkeit zur Beweiskrafterhaltenen Speicherung der Dokumente Sicherheit, das die Daten auch richtig im ERP-System des Geschäftspartners verbucht sind

Höhere Transparenz ... und damit schnellere Reaktionsfähigkeit

Mehr Zeit …für Tätigkeiten, die das Können des Mitarbeiters fordern

Elektronischer ProzessHerkömmlicher Prozess

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EDI - aber einfach

Elektronische Kommunikation mit myOpenFactory

Vielen Dank für IhreAufmerksamkeit.

Carsten SchmidtDr.-Ing., Geschäftsführer

myOpenFactory Software GmbHAddress Pontdriesch 10D-52062 AachenPhone +49 241 9900030 0E-Mail info@myopenfactory.comWebsite www.myopenfactory.com