7/24/2019 Note 01 06 VAP Definition Sensibler Felder

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NOTE JANUAR 2006

Das Vier-Augen-Prinzip in der Finanzbuchhaltung(Asymmetrische Umsetzung)

In der Finanzbuchhaltung wird es hinlänglich als kritischangesehen, wenn ein Mitarbeiter eine Änderung an einerBankverbindung eines Kreditorenstammsatzes vornehmen

kann und gleichzeitig über die Berechtigung verfügt, für diesenStammsatz Rechnungen zu erfassen. Eine ergänzendeKombination mit dem Recht zum Ausführen des Zahllaufeserhöht den kritischen Anteil. Daher gilt es als notwendig, dassfür diese Tätigkeitsaspekte Funktionstrennungen eingerichtetwerden. Häufig wird dies in der Praxis überUnterschriftenregelungen abgebildet, die außerhalb desbuchführenden Systems Ausprägung finden.

Um eine mögliche Durchlässigkeit dieser Kontrollen gegen„Null“ zu führen, sollte erwogen werden das asymmetrischeVier-Augen-Prinzip im System einzurichten.

Was bedeutet das?Ziel soll sein, dass weiterhin in Abteilungen, in denen nurknappe personelle Ressourcen zur Verfügung stehen, keine

strikte systemseitige Aufgabentrennung erfolgen muss. Dieswiederum bedeutet, dass weiterhin alle Sachbearbeiter ggfs.Stammdaten bearbeiten und Geschäftsfälle abbilden können.Die beteiligten Mitarbeiter werden also hinsichtlich ihrerTätigkeit nicht vollständig eingeschränkt, gleichwohl musskeine strikte Aufgabentrennung eingerichtet werden.

Beim Einsatz des Vier-Augen-Prinzips kann zukünftig der

Mitarbeiter A eine Änderung an den Stammdaten vornehmen.Ab diesem Moment steht der Stammsatz für eine Auswahl anGeschäftsfällen wie dem Zahllauf erst einmal nicht zurVerfügung.

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Ein Mitarbeiter B muss nun die Änderungen prüfen [Originalder Änderungsanzeige mit Änderung und Verifikation

vornehmen, z.B. Telefonat].

Zur Überprüfung, welche Datenanteile wie geändert wurden,kann über die integrierte Druckwertehilfetaste zugegriffenwerden.

Nach erfolgreichem Änderungsabgleich der Daten, wirdMitarbeiter B die Änderungen bestätigen und die Stammsätzestehen für weiterführende Bearbeitungsverfahren wieder zur

Verfügung.Bei Unstimmigkeiten im Rahmen der Datenänderungen, kannMitarbeiter B selbstverständlich auch die Änderungen ablehnen.Dann bleibt der Stammsatz solange von der Weiterverarbeitungausgeschlossen, bis eine bestätigte Änderung abgebildet ist.Der asymmetrische Anteil dieses Verfahrens besteht darin, dassMitarbeiter A seine durchgeführten Stammdatenänderungennicht selbst freigeben kann.

Zu Recht kann man sagen, dass nicht alle Änderungen anStammdaten als kritisch anzusehen sind. Regelhaft ist derHauptfokus auf Änderungen an Bankverbindungsdatengerichtet.Das asymmetrische Vier-Augen-Prinzip bietet die Möglichkeit zubestimmen, welche Felder kritische, also sensible, Daten führen.

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Das Vier-Augen-Prinzip greift dann ausschließlich für dieseFelder.

Änderungen an anderen Datenanteilen, wie beispielsweisedem Straßennamen, können weiterhin ohneBestätigungserfordernis durchgeführt werden.

Wie geht das?

Step 1:Zu Beginn der Einrichtung müssen die sensiblen Felderbestimmt werden, die künftig mit einem Vier-Augen-Prinzipgeschützt werden sollen.Diese trägt man mit ihrem technischen Namen in der TabelleT055F ein.

Die technischen Namen können Sie den Feldeigenschaften,oder direkt dem Repository entnehmen.

In diesem Beispiel sind die Felder LFBK-BANKL  und LFBK-BANKN  ausgewählt (Lieferantenstammsatz Bankleitzahl undLieferantenstammsatz Kontonummer).

Step 2:Im zweiten Schritt muss die Transaktion in denBenutzerstammsätzen eingerichtet werden, mit der Änderungenan Stammsätzen bestätigt werden können.Es handelt sich hierbei um die Transaktion FK08.Die Transaktion FK09  (Listenfreigabe) kann auf Grund desRisikos einer höheren Durchlässigkeit nicht wirklich empfohlenwerden.Ergänzend benötigt der Benutzer auf denBerechtigungsobjekten zum Schutz des Stammsatzes dieAktivitäten 08 (Änderungen anzeigen) und C8 (Änderungen

bestätigen).

Hinweis:Dieser Schutzmechanismus ist selbstverständlich nicht nur denKreditordaten vorbehalten.Der Schutz von Debitordaten kann beispielsweise ebenfalls sehrsinnvoll sein, nämlich dann, wenn regelhaft über Gutschriften einAusgleich größerer Beträge vorgenommen wird.