Nutzen Sie Ablagerichtlinien - Büro-Kaizen · Die eindeutige Nummer kann dann sowohl im Computer...
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25TEIL 4: IHR WEG ZUR FÜR IMMER STRUKTURIERTEN ABLAGE
�� Nutzen�Sie�Ablagerichtlinien
Generell gilt, dass sich die Ablage elektronischer Dokumente am Aktenplan ori-
entieren kann. Das bedeutet: Die Strukturen der Ordner im Computer und die
Strukturen der Ablagemittel sollten sich entsprechen.
Dennoch ist es hilfreich, für die EDV eigene Ablagerichtlinien zu entwickeln.
Dort ist dann geregelt, wo Dateien gespeichert werden, die Sie per E-Mail be-
kommen oder selbst erstellen. Bei tempus haben wir die Ablagerichtlinien auf
einem Blatt zusammengefasst:
Ablagerichtlinien für EDV
Erstellen einer Datei
Wen betrifft es?
Gehört es einem bestimmten Projekt
an?
Nein
Auswahl des betreffenden Ordners bei X:\Allgemein
Auswahl des betreffenden Projektes bei X:\Projekte
Ja
Auswahl des betreffenden
Abteilungsordners bei X:\Abtlg
Abteilung
Abspeicherung in persönlichem Ordner
X:\Mitarbeiter ...
Entwurf an dem nur ich arbeite?
Abspeicherung in persönlichem
Ordner X :\Mitarbeiter ...
Ja
Speicherung im betreffenden
Ordner
Nach Fertigstellung
Nein
AbteilungMich persönlichALLE
Ähnliche�Strukturen Der�Inhalt�wächst�und�wächst
Eigene�Ablagerichtlinien
Beispiel:�Ablagerichtlinien��bei�tempus
26TEIL 4: IHR WEG ZUR FÜR IMMER STRUKTURIERTEN ABLAGE
Ziel der Ablagerichtlinien ist es, bei Bedarf Dokumente schnell zu finden (und
zwar auch in den Ordnern der Kollegen) und das doppelte Speichern von Da-
teien zu vermeiden (denn dann entstünde die Frage, welche Version aktuell ist).
Kurz gefasst sieht die Erläuterung so aus:
Als persönliche Dokumente gelten zum Beispiel
Arbeitsunterlagen, welche noch nicht abge-
schlossen sind. Der Ordner des Mitarbeiters
dient daher als Zwischenspeicher für Unterla-
gen, die zur Bearbeitung von Projekten not-
wendig sind.
Ablagerichtlinien für EDV
Erstellen einer Datei
Wen betrifft es?
Gehört es einem bestimmten Projekt
an?
Nein
Auswahl des betreffenden Ordners bei X:\Allgemein
Auswahl des betreffenden Projektes bei X:\Projekte
Ja
Auswahl des betreffenden
Abteilungsordners bei X:\Abtlg
Abteilung
Abspeicherung in persönlichem Ordner
X:\Mitarbeiter ...
Entwurf an dem nur ich arbeite?
Abspeicherung in persönlichem
Ordner X :\Mitarbeiter ...
Ja
Speicherung im betreffenden
Ordner
Nach Fertigstellung
Nein
AbteilungMich persönlichALLE
In den Allgemein-Ordner kommen Dateien, die
keiner Abteilung zugerechnet werden können
und die Relevanz für die gesamte Firma haben
(z. B. Logos, Mottos, Vorlagen, Infos, Fotos, Mit-
arbeiterabend, Küche)
In den Projekte-Ordner kommen Daten zu
Großprojekten, welche von mehreren Abtei-
lungen bearbeitet werden. Beispiel: Tag der Ge-
lassenheit (eine von uns organisierte Veranstal-
tung, www.tag-der-gelassenheit.de)
Abteilungsrelevante Themen sind zum Beispiel
Projekte, die nur eine Abteilung betreffen. Die
Abteilungen sind verantwortlich für die Schaf-
fung und Einhaltung einer Abteilungsstruktur.
Ablagerichtlinien für EDV
Erstellen einer Datei
Wen betrifft es?
Gehört es einem bestimmten Projekt
an?
Nein
Auswahl des betreffenden Ordners bei X:\Allgemein
Auswahl des betreffenden Projektes bei X:\Projekte
Ja
Auswahl des betreffenden
Abteilungsordners bei X:\Abtlg
Abteilung
Abspeicherung in persönlichem Ordner
X:\Mitarbeiter ...
Entwurf an dem nur ich arbeite?
Abspeicherung in persönlichem
Ordner X :\Mitarbeiter ...
Ja
Speicherung im betreffenden
Ordner
Nach Fertigstellung
Nein
AbteilungMich persönlichALLE
Jeder Mitarbeiter bekommt einen eigenen Ord-
ner. Diese Ordner sind nach Namen sortiert
(Nachname, Vorname). Praktikanten speichern
unter Mitarbeiter\Praktikanten\Nachname, Vor-
name. Dieser Ordner ist identisch mit dem oben
genannten, der als Zwischenspeicher dient.
Wenn Sie so oder ähnlich vorgehen, haben Sie einen Großteil des Daten chaos
bereits reduziert. Mitarbeiter finden sich auch in den Dateien der Kolleginnen
und Kollegen zurecht. Das Ergebnis: Weniger Frust und mehr Geschwindigkeit
bei der Arbeit.
Ziel:�Schnelles�Finden
Persönliche�Dokumente
Allgemein-Ordner
Ablagerichtlinien für EDV
Erstellen einer Datei
Wen betrifft es?
Gehört es einem bestimmten Projekt
an?
Nein
Auswahl des betreffenden Ordners bei X:\Allgemein
Auswahl des betreffenden Projektes bei X:\Projekte
Ja
Auswahl des betreffenden
Abteilungsordners bei X:\Abtlg
Abteilung
Abspeicherung in persönlichem Ordner
X:\Mitarbeiter ...
Entwurf an dem nur ich arbeite?
Abspeicherung in persönlichem
Ordner X :\Mitarbeiter ...
Ja
Speicherung im betreffenden
Ordner
Nach Fertigstellung
Nein
AbteilungMich persönlichALLE
Projekte-Ordner
Ablagerichtlinien für EDV
Erstellen einer Datei
Wen betrifft es?
Gehört es einem bestimmten Projekt
an?
Nein
Auswahl des betreffenden Ordners bei X:\Allgemein
Auswahl des betreffenden Projektes bei X:\Projekte
Ja
Auswahl des betreffenden
Abteilungsordners bei X:\Abtlg
Abteilung
Abspeicherung in persönlichem Ordner
X:\Mitarbeiter ...
Entwurf an dem nur ich arbeite?
Abspeicherung in persönlichem
Ordner X :\Mitarbeiter ...
Ja
Speicherung im betreffenden
Ordner
Nach Fertigstellung
Nein
AbteilungMich persönlichALLE
Abteilungs-Ordner
Persönlicher�Ordner
Ablagerichtlinien für EDV
Erstellen einer Datei
Wen betrifft es?
Gehört es einem bestimmten Projekt
an?
Nein
Auswahl des betreffenden Ordners bei X:\Allgemein
Auswahl des betreffenden Projektes bei X:\Projekte
Ja
Auswahl des betreffenden
Abteilungsordners bei X:\Abtlg
Abteilung
Abspeicherung in persönlichem Ordner
X:\Mitarbeiter ...
Entwurf an dem nur ich arbeite?
Abspeicherung in persönlichem
Ordner X :\Mitarbeiter ...
Ja
Speicherung im betreffenden
Ordner
Nach Fertigstellung
Nein
AbteilungMich persönlichALLE
Weniger�Frust,��mehr�Geschwindigkeit
27TEIL 4: IHR WEG ZUR FÜR IMMER STRUKTURIERTEN ABLAGE
�� Wie�Sie�die�Ablagerichtlinien�weiter�differenzieren�können�(Abteilung)
Vor kurzem begleitete ich ein Projekt, bei dem vier Controller Planungsgesprä-
che für eine strukturierte EDV-Ablage geführt haben. Interessanterweise hatte
jeder einzelne dieser Controller sein eigenes Ablagesystem, das er durchaus gut
beherrschte. Allerdings waren die Ablagesysteme sehr unterschiedlich. Es war
faktisch nicht möglich, dass einer auch die Dateien des anderen hätte finden
können – obwohl dies zu deutlichen Verbesserungen geführt hätte.
Auch hier war es relativ einfach möglich, gemeinsame Lösungen zu finden.
Wichtig war für die Diskussion wieder der Hinweis, dass es nicht falsch oder
richtig gibt. Es gibt unterschiedlichste Möglichkeiten, wie die Ablage im Compu-
ter aussehen kann. Entscheidend ist, dass man sich einmal auf ein System einigt
und dieses dann auch konsequent beibehält.
Im beschriebenen Fall sah der Lösungsweg so aus:
�� Ausgehend von den gleichartigen Tätigkeiten wurde überlegt, wo ein
guter Platz für die jeweilige Information wäre.
�� Die Struktur wurde dann gemeinsam am Laufwerk umgesetzt und ent-
sprechend auch mit den bestehenden Dateien gefüllt.
�� Praktisch wurden virtuelle Ordner angelegt, wo gleichartige Tätigkeiten
und Informationen abgelegt waren. Die Ordner bekamen Namen wie
»Vorbereitungsdateien«, »Statistik«, »Sonderauswertungen«, »Planung«.
�� Für jeden Controller wurden in den jeweiligen Unterverzeichnissen eigene
Verzeichnisse angelegt.
Ergebnis: Jeder konnte seine individuellen Informationen leicht wiederfinden.
Weil er nur in das nächste Unterverzeichnis gehen musste, konnte sich jeder
auch im Nacharbereich zurecht finden – beispielsweise im Vertretungsfall.
Beispiel:�Ablage�von�Controllern
Auf�ein�System�einigen
Der�Lösungsweg
Das�Ergebnis
28TEIL 4: IHR WEG ZUR FÜR IMMER STRUKTURIERTEN ABLAGE
�� Wie�Sie�die�Ablagerichtlinien�weiter�differenzieren�können�(Projekte)
Wenn Sie häufig mit Projekten zu tun haben, müssen Sie dafür eine gute Ord-
nung finden. Eine Möglichkeit besteht darin, dass Sie mit einer Kombination
von Kunden- und Projektnummern arbeiten. Der erste Teil der Nummer be-
zeichnet den Kunden, der zweite die Nummer des Auftrags.
Angenommen, Sie haben maximal 1.000 Kunden und maximal 1.000 Projekte
bzw. Aufträge pro Kunde. Die Nummer könnte dann sechs Stellen haben, die
durch einen Punkt getrennt sind. Die Nummer 023.004 zeigt dann an, dass es
sich um das vierte Projekt bzw. den vierten Auftrag des Kunden Nr. 023 handelt.
Die eindeutige Nummer kann dann sowohl im Computer wie auch auf den Ord-
nungsmitteln für Ihre Papiere verwendet werden:
Beschreiben Sie, auf welche Richtlinien
für die Ablage von Dateien Sie sich ge
einigt haben und dokumentieren Sie die
Ergebnisse.
Öffnen Sie dazu das Kapitel »4. Umgang
mit dem Computer – Unsere Ablagerichtli
nien« in der Datei Handbuch.doc und er
gänzen Sie die Seiten entsprechend.
Dokumentieren Sie Ihre Ablagerichtlinien im Handbuch
Nummern�kombinieren
Ein�Beispiel
Nummer�für�Dateien�und�Papiere