Nutzen und Lösungsszenarien der Erweiterung von … · Der Markt How is you organization currently...

Nutzen und Lösungsszenarien der Erweiterung von Sharepoint 2010 um OS|ECM BTC NetWork Forum ECM Andreas Hepfner

Agenda

29.09.2010 Andreas Hepfner

• Der Markt

• Szenarien für SharePoint und OPTIMAL SYSTEMS im Zusammenspiel

• Wo optimiert Optimal Systems den SharePoint

• Wie sehen die Produkte dazu aus

• Vorstellung Optimal Systems Gruppe

Der Markt

How is you organization currently using SharePoint?

Laut aktueller Studien (PentaDoc GmbH & HP) nutzen mehr als jedes zweite Unternehmen SharePoint.

not deployed

on small projects

departmental document management

enterprise wide

How is you organization currently using SharePoint?

25%

30%

20%

25%

HP Umfrage May 2010


Welche Probleme hat der Kunde

20,90%

2,30%

11,60%

18,60%

4,70%

11,60%

30,20%

27,90%

27,90%

20,90%

7%

18,60%

Probleme mit der Preformancw

Probleme mit der Skalierung der Serverfarm

Probleme mit der Architektur

Probleme mit dem Brechtigungen

Probleme mit den Objektmodellen

Probleme mit den Schnittstellen

Organisatorische Probleme

Probleme mit der Nutzerakzeptanz

Probleme mit dem Benutzerverständnis

Konflikte mit der IT-Strategie

Sonstiges

Ohne Probleme

Mehrfachnennungen möglich, n=43, Pentadoc Radar 2010


Positionierung SharePoint zu ECM

• SharePoint 2010 als Werkzeugkasten verstehen • SharePoint 2010 zentrale Integrations-Plattform

für den Endanwender

OPTIMAL SYSTEMS optimiert den SharePoint für Ihr Business


SharePoint als ECM?

n=82, Pentadoc Radar 2010

4,90%

39,00%

11%

2,40%

42,70%

voll umfänglich geeignet

nur bedingt geeignet

in Ausnahmefällen geeignet

absolut ungeeignet

ohne Angabe


SharePoint optimiert durch OS|ECM

• Neue ECM Funktionalität in SharePoint 2010: • Managed Metadata • Document IDs • Document Sets • Records-Management • Remote Blog Storage (SQL-Server)

• Wo ergänzt OS|ECM SharePoint: • Strukturierte und komplexe Workflows • Rudimentäre Verwaltung nach Aufbewahrungsfristen • Preserve-Komponente mit Single-Instance-Archivierung • Rendition Management • Kein Speichermanagement • Capture und Deliver • Qualifiziertes Records Management (OS)


Welche Kundenszenarien gibt es?

• Kunde hat ein ECM und denkt über den Einsatz von SharePoint nach

• Kunde hat ein ECM und SharePoint schon im Einsatz

• Kunde hat SharePoint als ECM Plattform

• Kunde hat SharePoint als Kollaborationsplattform

DMS-Funktionalität wichtig? (Ja/Nein)

• Kunde hat keine Plattform, sucht nach einer Lösung

Analyse der gesuchten Lösung


Szenarien/Kundenbeispiele

• Vorgangsbearbeitung • Öffentlicher Sektor

• Informationsportal • Pharma

• Archivierung • Finanz

• Vertriebsportal • Logistik

• Collaboration und OS|ECM • Pharma

• Workflow Integration systemübergreifend • Luft- & Raumfahrt


Status des Record Management in SharePoint

• Ca. 20% der SharePoint-Nutzer verwenden Records Management-Funktionalität in SharePoint

• 25% werden RM in SharePoint 2010 nutzen – 33% der SharePoint-Verwender nehmen aktuell hierfür ein Add-on/Zusatzprodukt

• Ca. 75% der SharePoint-User schreiben dem Records Management in SharePoint Mängel zu, mehr als 40% sogar gravierende Mängel

• Keine Medienverwaltung

• Metadaten und Dateien werden nicht gemeinsam gespeichert

• Transparenter Zugriff auf Metadaten und Dateien nicht möglich

• RecordsCenter für Archivierungslösungen nicht einsetzbar

Quelle: AIIM, 2010


Aufbau und Struktur

Schränke

Mandant A Mandant B

Ordner

Entwicklung Kunden

Register

Vertrieb Support

Dokumente/ Informationen

E-Mail Angebot

Ablagestruktur und Datenmasken sind frei konfigurierbar!

Qualifiziertes Records Management mit OS|ECM


Ein Kunde (Ordner) realisiert …

… mehrere Projekte (Register), die …

… ihrerseits unterschiedliche Vertragswerke (UnterRegister) enthalten können, die wiederum …

… verschiedene Verträge einschließen.




Lückenlose Dokumentation der Bearbeitung von Records: Erstellung, Bearbeitung, endgültige Löschung

2

Flexibilität bei Ordnern und Registern: Aktenstrukturen

nach Kundenwunsch

1

Automatische Erstellung von Aktenplänen

3 Ablage von Dokumenten an mehreren Standorten ohne Kopien: Aktuelle Akten, keine Redundanz

4

Änderungen von Metadaten auf Ordnern oder Registern müssen nicht aufwändig und zeitversetzt auf Dokumente übertragen werden

5 Pflege von Metadaten auf Objekten zur Realisierung von Statusinformationen

und Fachlogik

6


Archiv Schnittstelle


WebParts

Ribot HitList DropBox

Server API REST 6.2

Saved Query

FullText Query

Preview Notifi-cations

WebServices

OS|ECM Data Access Layer Business

Connectivity Services


Wechselwirkung OS|ECM & SharePoint

• SharePoint um ECM – Funktionalität erweitern

• Compliance (rechtsichere Archivierung)

• Rendition

• Ausliefern von Dokumenten

• Mail Management

• OS|ECM um Kollaborationfunktionalität des SharePoint erweitern

• Social Network

• MS Office Integration

• MS Project Integration

• Offline-Funktionalität


Produkt Vision

Ribot Nearco

Pharma Personal Projekte Vorgang

OS|Scan OS|Rend.


Weitere geplante Produkte

• Enterprise Search (FAST) Anbindung durch OS|ECM Daten Container

• Tool-Kit zur individuellen Anbindung von SharePoint an OS|ECM

• Workflow Integration SharePoint und OS|ECM

• Formularanbindung (InfoPath) an OS|ECM Formulargenerator

SharePoint Lösungen:

• Lieferantenportal zum einbinden von externen Kunden

• Projektportal zum einbinden von externen Projektteilnehmen

• Vertragsmanagement

• etc.

SharePoint Integration:


Workflows in SharePoint

Workflows

Kollaborativ

Ad-Hoc

Administrativ

Produktions- Prozesse

Informationsorientiert Prozessorientiert

Un

stru

ktu

rier

t St

rukt

uri

ert

Nach WFMC


Weniger selber tun: Workflows in OS|ECM


Weniger selber tun: Workflows in OS|ECM

OS|ECM Version 6 bietet Unterstützung für

Unstrukturierte Workflows (Ad-hoc-Workflows) Strukturierte Workflows

„Smart-structured-Workflows“ (Ad hoc-Bereiche innerhalb von strukturierten Workflows)


Workflow-Management mit OS|ECM

• Grafische Modellierung und WF-Engine

• Strukturierte, Ad-hoc- und smart-structured-Workflows

• Vollständiges Aktivitätenmanagement: Inkl. Stellvertreter, Mahn- und Sperrfristen

• Business Intelligence: Reports und Statistik helfen Prozesse zu verbessern und Ressourcenengpässe zu ermitteln

• Workflow-Management ist nicht Dokumentenrouting!


Wege zur Optimierung

ERP Fach-

applikation ECM ….

SharePoint 2010

SharePoint Anbindung ECM • WebParts • Archiv-Schnittstelle

SharePoint Lösungen

• Vorgangsbearbeitung • Vertragsmgmt. • etc.

OS|Strategie &

ViaLysis GmbH


OS|ECM in Microsoft-zentrierten IT-Landschaften

OS|ECM und…

5. …DYN NAV/AX:

Zentrales Rechnungseingangs-

szenario

3. …MS Office:

Zeitsparende ECM-Nutzung in gewohnter

Umgebung

6. …MS CRM: Abbildung

zentraler Kunden- und Vorgangsakten

4. ...MS SharePoint:

Erweiterung von SharePoint zur Enterprise-Anwendung

1. …SQL Server:

Einfache Installation, Bedienung und Updates

2. …MS Exchange/Outlook:

Compliance, Produktivitätssteigerung und gemeinsame Wissensbasis im E-Mail-Mgt.


Gründe für die Optimierung von Sharepoint um OS|ECM

• ECM-Anforderungen bei vorhandener Sharepoint-Infrastruktur

• Einbindung Gelegenheitsnutzer

• Unternehmensübergreifende Zusammenarbeit

• EAI auch in heterogenen Landschaften (SAP, Notes, SIEBEL)

• Einfache Office Integration

• Offline – Funktionalität


Business Nutzen

• Vereinfachung der Prozesse

• Intuitives Arbeiten in der gewohnten Umgebung

• Geringere Investitionskosten

• Anbindung externer Nutzer an das Unternehmens ECM

• Verringerung von Systembrüche

• Niedrige Aufwände bei der Integration von Business-Anwendungen (EAI, SOA, Webservices)

• Verbesserte Kommunikation, Wissensmanagement intern/extern,

• Einbindung Information Worker in die ECM-Welt

• Schnelles Implementieren neuer Prozesse: Erhöhte Wettbewerbsfähigkeit

• OS|ECM ist das bessere ECM weil bessere Funktionen und Komponenten aus einer Hand + Consulting und ECM-Erfahrung: OPTIMAL > „good enough“

Vorstellung OPTIMAL SYSTEMS-Gruppe


Konstanz

Hannover

München

Bielefeld

Hüfingen

Berlin

Stuttgart

Die OPTIMAL SYSTEMS Gruppe Firmengründung: 1991 Geschäftsform: GmbH Hauptsitz: Berlin Mitarbeiter: 230 Umsatz (2009): 21,8 Mio. Installationen: 1.100 Partner: > 30

Tochtergesellschaften: Berlin, Konstanz, Hannover, Bielefeld, München, Hüfingen, Stuttgart

Standorte europ. Partner: Österreich, Schweiz, Polen, Lettland, Ungarn


OS|ECM

PENTADOC Radar ECM-Kundenmonitor 2009

Kundenzufriedenheit


100 % ECM-Zertifizierungen

GMP-konform

ISO 9000:2001 konform

DOMEA-zertifiziert

ZTG Archivzertifikat


Andreas Hepfner

Leiter Competence Center SharePoint

[email protected]

OPTIMAL SYSTEMS GmbH Unternehmenszentrale

Cicerostraße 26 D – 10709 Berlin Telefon: +49 30 895708-0

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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