B T� Magazin für Geschäftsprozess- und Output-Management

2-2015

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Oliver Frese,CeBIT-Vorstand,DeutscheMesse,über denMegatrendDigitalisie-rung.

Image-Access-Scanner zwischen Aachen und Tausend und einer Nacht

Vielseitig, robust, flexibel

Ulrich Kromer, Geschäfts-führer,MesseStuttgart:Neuausrich-tung der IT & Business.

Jürgen Pakosch, Senior Consultant,Alegri:GelungeneIntranet-Projekte mitSharePoint.

RüdigerKlepsch, Geschäfts-führer,Image Access,über Scannerund extremeProjektanfor-derungen.

www.bit-news.de

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BITINHALT

Office-Systeme

Canon: Grund für Zuversicht 8

Sharp: Radikaler Turnaround in Richtung B2B 10

Samsung: Intuitiv und intelligent 12

Ricoh: Ausgzeichnetes Portfolio 14

CeBIT

CeBIT: Interview mit CeBIT-Vorstand Oliver Frese 16

Bitkom: Ideeller Träger – Interview mit Prof. Dieter Kempf 19

BIT-Umfrage zur CeBIT: Zurück zum alten Glanz 20

BCT Deutschland: Konzept ist voll aufgegangen 21Callas Software: Kongressprogramm ausbauen 21Docuware: Mehr Entscheidungsfreude 22ELO: Zu altem Glanz verhelfen 22Francotyp-Postalia: Networking-Aspekt fokussieren 23HSM: Rückkehr wegen Neuausrichtung 24Konica Minolta: IT ist Rückgrat von Unternehmen 24Kodak Alaris: An alte Erfolge anknüpfen 25Inotec: Mehr qualifizierte Besucher 25Kühn & Weyh: Interpretatorisches Rätsel 26Pitney Bowes: CeBIT als Chance wahrnehmen 26Seal Systems: Überzeugendes Konzept 27Signotec: Kompetentes Fachpublikum 27Samsung: Klarer Business-Fokus 28TA Triumph-Adler: Lieber Qualität als Quantität 28

Francotyp-Postalia: Digitale Poststelle 29

Bitkom: ECM digitalisiert Economy 30

HSM: Sicher und wirtschaftlich 32

Konica Minolta: Let documents flow 33

Scopevisio: Absolut flexibel 34

Enterprise-Content-Management

IT & Business: Ganzheitliches Konzept 36

Fachforum Dialog: Die Zukunft mit EIM 39

ELO: Digitale Arbeitsformen 40

Kofax: Effiziente Interaktion 46

Procad: Struktur und Ordnung 48

Sharp: Workflow auf Knopfdruck 50

Geschäftsprozesse in Unternehmen und Verwaltungen

Image Access: Scannerzwischen Aachen und Tausend und einer Nacht –im Internationalen Zeitungs-museum wird der größtebislang gebaute Bookeye-Scanner eingesetzt, wäh-rend über hundert kleinereSysteme für ein Digitalisie-rungsprojekt in den Na henOsten geliefert wurden.

Titelstory ab Seite 74.

TR-Resiscan

BIT-Umfrage: Endlich Rechtssicherheit? 64

Francotyp-Postalia: Beweiswert bleibt erhalten 65Letterscan: Richtige Antwort 65SRZ: Orientierungshilfe für Projekte 66Intarsys: Einheitliches Verständnis 66Governikus: Bedenken ausräumen 67Ceyoniq: Nachvollziehbarkeit wichtig 67Alpha Com: Kein Mehrwert erkennbar 68Open Limit Signcubes: Es braucht noch etwas Zeit 68PDF Association: Pragmatisch herangehen 69FMI: Individuelle Entscheidung 69

Zöller & Partner: Hoher Aufwand 70

Governikus: Prüfungen standhalten 73

Elektronische Akte

Aconso: Planen, prüfen, aber nicht sparen 60

Top Flow: Schlanke Prozesse 62

Elektronische Rechnung

PDF Association: Interview zu ZUGFeRD 42

Dvelop: Das Verständnis ist da 45

SharePoint

IPI: Der Highway zur Cloud 52

Alegri: Intranet-Einführung in Unternehmen 54

Pentadoc: Stark im Team 56

Alegri: SharePoint-Lösungsszenarien 58

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Titelstory

Geschäftsprozesse

Image-Access-Scanner zwischen Aachen und Tausend und einer Nacht

Heute Großformat,morgen GroßauftragDas Wuppertaler Unternehmen Image Access schreibt zwei neue Kapitel der Erfolgsstory seines

Bookeye 4. In Aachen, der Stadt Karl des Großen, hält der größte bislang gebaute Buch-Scan-

ner dieses Typs der Bookeye-Familie im Internationalen Zeitungsmuseum Einzug. Viele kleinere

Schwestergeräte sind in diversen anderen Digitalisierungsprojekten weltweit im Einsatz. Über

hundert davon wurden im Dezember letzten Jahres in den Nahen Osten geliefert, um in einem

umfangreichen Digitalisierungsprojekt zum Aufbau eines kompletten natio nalen Meldewesens

diese einzigartige Herausforderung unter schwierigsten Rahmenbedingungen anzunehmen.

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Dieser komplexe Großauftrag brauchtefünf Jahre Vorlauf. Das Projekt wurde2009 international ausgeschrieben mitdem Ziel, die auf 900 Standorte imganzen Land dezentral verteilten Per-sonenstandsinformationen vor Ort zuerfassen, abzugleichen und zu digita -lisieren, um daraus ein vollständigesaktuelles Meldewesen zu entwickeln.Bookeye-Buch-Scanner haben sich inden letzten Jahren bereits bei Projek-ten mit vergleichbarer Größenord-nung in Südamerika, Nordafrikaund Spanien bewährt.

Neben den häufig teilweisezerstörten oder stark in Mitleiden-schaft gezogenen Dokumenten sindunterschiedlichste Formate des vor-handenen, zum Teil uralten Daten-bestands zu bewältigen. Manchmalgehört es zu den regionalen Beson-derheiten, dass die Personenangabenzum großen Teil nicht nach Namen ge-ordnet sind, sondern nach Straßen undHäusern. Wo Verwandte nicht zusam-men wohnen, fordertdas neue System fürden späteren Work-flow Querver-weise – Links inden Images – zuFamilienmitglie-dern. Das bedeu-tet ein großes Maß an spezifischem Fachwissen, dasdie Bediener schon beim Einlesen deranalogen Register benötigen. Die Folgesind ganz spezielle Software-Anforde-rungen, die von Image Access in nurvier Monaten umgesetzt wurden.

Wiederverwendbare VerpackungEine weitere Herausforderung in die-sem Großprojekt sind die Umweltbe-dingungen und die Logistik. Hier ver-wies der Bookeye seine Konkurrentenauf die Plätze. Robust, staubdicht,schnelle und mehrfache Installation(Auf- und Abbau), modularer System-aufbau etc. waren unabdingbare Anfor-derungen, die der Bookeye als einzigerso liefern konnte.

Auch auf längere Transporte perSeefracht mit mehreren Umlade-Statio-nen und weitere Transporte an Landüber unbefestigte Straßen hat sichImage Access vorbereitet und ent -wickelte dafür eine spezielle, wieder-verwendbare Verpackung aus sieb-druckbeschichtetem Plattenmaterial.Wiederverwendbar deshalb, weil dieBuch-Scanner während dieses Digitali-sierungsprojektes vier bis fünf Mal zwi-

schen verschie-denen Standor-ten umgesetztwerden müs-

sen, da die Origi-naldokumenteaus rechtlichenGründen anihren jeweiligenAufbewahrungs-

orten verbleiben müssen.Ganz anders wurde dies

Der Bookeye 4 V1A Professional eignet sich für Digitalisierungspro-jekte, die hohe Qualität und maximale Produktivität auch im 24/7-Betrieb erfordern.

Über 100 Buch-Scanner des Bookeye 4gingen im Dezember letzten Jahresauf die Reise, um in einem umfang-reichen Digitalisierungsprojekt denAufbau eines kompletten nationalenMeldewesens anzunehmen.

Die eigens für diesen Großauftragaufwendig gefertigten Transportver-packungen aus siebdruckbeschichte-tem Plattenmaterial sind wiederver-wendbar, weil die Geräte währenddes Projekts vier bis fünf Mal zwi-schen verschiedenen Standorten umgesetzt werden müssen.

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Titelstory

Geschäftsprozesse

beispielsweise beim peruanischen Meldewesen gehandhabt, wo sämt -liche Akten aus allen Teilen des Lan-des – 7,6 Millionen Originaldoku-mente – in der Hauptstadt Lima zen-tral zusammengeführt wurden.

Von Großaufträgen zurück zuGroßformaten, die eine Spezialität des internationalen ZeitungsmuseumsAachen sind. Es hütet seit 1854 Origi-nalausgaben aus allen Kontinenten, darunter bis zu 400 Jahre alte Rari-täten zur Pressegeschichte. Die welt-weit größte Sammlung dieser Art besteht inzwischen aus weit über200000 Exemplaren, von denen je-weils nur ein Bruchteil aktuell im„Großen Haus von Aachen“, dem re-präsentativen Standort gleich nebendem berühmten Marktplatz im Herzender Stadt, gezeigt werden kann. DieSchätze werden nicht nur in wechseln-den Sonderausstellungen gehoben,sondern sind für einzelne Recherchenan den Arbeitsplätzen der Bibliothekim ersten Stock nutzbar.

raubender Hebearbeit entlastet. Denngebundene Zeitungsjahrgänge sinddurchaus allein physisch schwer imHandling. Hier erweist sich die einzig-artige motorgesteuerte Buchwippe alsSegen. Sie ruht auf zwei höhenverstell-baren Säulen und bewältigt 35 Zenti-meter dicke Bücher – optional sogar 50 Zentimeter. Besonders buchscho-nend werden die Originale beim Scan-nen auf 140 Grad aufgeschlagen. Alter-nativ kommt die motorisch betriebeneGlasplatte zum Einsatz, wenn die Vor-lage flach aufliegt oder automatisch auf45 Grad geöffnet wird.

Spezialist für große Formate

Hier kommt der A1+-Buch-ScannerBookeye 4 V1A-C35 zum Einsatz. Erist die professionelle Lösung für die Digitalisierung von Vorlagenformaten,die bis zu 8 Prozent größer sein kön-nen als DIN A1. Dieser neue Buch-Scanner-Spezialist wurde im Juni 2014während des deutschen Bibliothekar -tages und auf internationalem Parkettim August 2014 auf der 80. IFLA Ge-neralkonferenz, dem Weltkongress Bibliothek und Information, erstmalsöffentlich gezeigt. Dort hat diese pro-fessionelle Lösung für Digitalisierungs-projekte im Großformat aus dem Standhohe Aufmerksamkeit erreicht.

Der Bookeye 4 V1A-C35 beein-druckt neben hoher Qualität nicht zu-letzt damit, dass er Bediener von kraft-

Internationales Zeitungsmuseum inAachen: Auf einer Weltkarte lassensich Zeitungen aus (fast) allen Ländern der Welt digital abrufenund das unterschiedliche Leseverhaltenerkunden.

Abb.: Stadt Aachen / Peter Hinschläger

Das Große Haus von Aachen ist dasvermutlich älteste erhaltene Wohn-haus in der Stadt Aachen und be -herbergt heute das InternationaleZeitungsmuseum.

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Besonders praktisch ist die Auto-mode-Funktion, bei der Drucksensorenin den beiden Buchwippentellern denAndruck vollautomatisch steuern. DassBediener hier nur noch umblätternund die Seiten glattziehen müssen,steigert die Produktivität erheblich.Den einzelnen A1-Scan schafft derBookeye in weniger als drei Sekundenbei 200 dpi, selbst nur sieben Sekun-den bei 400 dpi. Das Ergebnis ist so-gleich präzise auf einem 22 Zoll gro-ßen Monitor zu sehen.

Da es sich um ein Spezialproduktfür einen Nischenmarkt handelt, er-wartet der Hersteller Image Access zu-nächst zwar nur 25 bis 30 Bestellun-gen pro Jahr, sieht aber vor allemwegen der optimalen ergonomischenLösung sehr gute Zukunftsperspekti-ven. Schließlich wird Inklusion ein imArbeitsleben immer wichtigeresThema, und das höhenverstellbareGerät eignet sich hervorragend für dieAusstattung behindertengerechter Ar-beitsplätze. Hinzu kommt die Steue-rung über ein separates Bediengerätmit integriertem Touchscreen.

Neben der Qualität besticht freilichauch der Preis. Während vergleichbareModelle anderer Hersteller gut undgerne das Doppelte kosten, ist derBook eye 4 V1A-C35 schon für unter40000 Euro zu haben. Hier profitiertder größte bislang gebaute Bookeye-4-Buch-Scanner eindeutig davon, dass erTeil einer Scanner-Familie ist: Ohne dieSynergieeffekte und Erfahrungen mitden bewährten, tausendfach gebautenBookeyes der bisherigen Produktlinieließe sich so hohe Qualität zu einemderart günstigen Preis überhaupt nichtkalkulieren. Selbstverständlich verfügt„der Große“ über alle Vorzüge seinerGeschwister: Jeder Bookeye-4-Buch-Scanner lässt sich nicht nur in jedesNetzwerk mit jedem beliebigem Be-triebssystem integrieren, sondern auchüber die Scan2Net-Technologie flexibelansteuern. So sind zudem Fernwar-tung, Fernanalyse und Firmware-Updates per Web-Interface jederzeit gesichert. (www.imageaccess.de)

Der Buch-Scanner Bookeye 4V1A-C35entlastet den Bediener von kraft -raubenden Tätigkeiten. Die motorischangetriebene V-förmge Buchwippebewältigt einen Hub von 35 cm –alternativ 50 cm.

Interview mit Rüdiger Klepsch

Extreme BedingungenFür ein ganz besonderes Projekt hat der Scanner-Spezialist

Image Access im letzten Jahr über hundert Bookeye-Scanner

in den Nahen Osten geliefert. Mit diesem Digitalisierungs -

projekt soll ein komplettes Meldewesen aufgebaut werden.

BIT sprach mit Geschäftsführer Rüdiger Klepsch über die

extremen Anforderungen und Bedingungen dabei.

eines jeden modernen Registerwesens.Wie so oft bei Projekten mit sensiblenDaten war die Anforderung, dass dieScanner mobil sind. Das heißt, gescanntwird in über 600 Melderegisterämternund die Scanner müssen dorthin gebracht werden.

BIT Was war ausschlaggebend fürdie Entscheidung der Auftraggeberzugunsten von Bookeye 4?

Rüdiger Klepsch,Vertriebsleiter undGeschäftsführer der Image AccessGmbH: „Nur dieVerpackung wurdevon Image Accessdiesmal neu ent -wickelt, um härtesteAnforderungen fürden langen Wegper Seefracht undüber unbefestigteLandstraßen mit Sicherheit zu bestehen.“

BIT Herr Klepsch, Image Access hat104 Scanner in den Nahen Ostengeliefert, die als Hardware das Fun-dament eines modernen Meldewe-sens liefern sollen. Was war die Be-sonderheit dieses Großauftrags? Rüdiger Klepsch An dezentralenStandorten werden Familienbücher inunterschiedlichen Formaten gescannt.Aus diesen Millionen Images entstehteine landesweite Datenbank, Basis

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Titelstory

Geschäftsprozesse

Bookeye 4 V1A: Der weltweit einzigeA1+-Aufsichts-Scanner, der sowohlflache Dokumente aufnehmen (wahl-weise unter Nutzung der Glasplatte),als auch in der besonders schonendenV-Stellung von 140 bis 180 Grad arbeiten kann.

orten umgesetzt werden müssen. AmScanner selbst wurde lediglich dasTouchpanel zur Bedienung in arabi-scher Sprache angepasst. Vergleichba-res ist allerdings auch bei anderen Lie-ferungen ins In- und Ausland je nachspezifischer Kundenanforderung stan-dardmäßig üblich.

BIT Wie werden die Mitarbeitergeschult, die mit der Digitalisierungbeschäftigt sind? Klepsch Das läuft nach dem Prinzip„Train the Trainer“. Zehn Mitarbeiterunseres Kunden waren zum Scanner-Training eine Woche lang in der Wup-pertaler Zentrale von Image Access. Im Mittelpunkt stand neben der Hard-ware insbesondere die Workflow-Schu-lung. Dabei herrschte eine sehr kon-struktive Arbeitsatmosphäre, die Teil-nehmer waren stark motiviert. Sie wer-den die Scanner allerdings nicht selbstbedienen, sondern ihrerseits vor OrtMitarbeiter für die Scanner-Bedienungschulen.

BIT Hat Image Access schon einmalein Digitalisierungsprojekt dieserGrößenordnung abgewickelt? Klepsch Es gab durchaus vergleich-bare Aufträge, aber was die extremlange Planungsphase – immerhin fünfJahre –, die schwierigen Rahmenbedin-gungen im Einsatzland und die Zahlder einzelnen Arbeitsplätze angeht, istdas für uns ein neuer Rekord. Das Pro-jekt wird bei uns im Hause von einemTeam aus Hardware-Ingenieuren, Soft-ware-Entwicklern und Vertriebsmitar-beitern betreut.

Diese Team-Orientierung versetztuns in die Lage, solche Projekte profes-sionell zu stemmen, beginnend mit der Angebotsphase bis hin zur Realisie-rung. Deshalb ist Image Access bei solchen Großprojekten der bevorzugtePartner der Industrie.

BIT Vielen Dank für dieses Gespräch, Herr Klepsch.

(www.imageaccess.de)

Klepsch Besonders wichtig ist bei die-sem Projekt, dass die Scanner einfachzu installieren, zu transportieren, zubedienen und ausreichend robust fürdas teilweise extreme Wüstenklima imNahen Osten sind. Jede einzelne Scan-Station besteht im Wesentlichen ausScanner, PC und unterbrechungsfreierStromversorgung – also UPS: Uninter-ruptable Power Supply. Kurz gesagthaben wir uns mit unserer Produkt-qualität und unserem Service-Konzeptdurchsetzen können.

BIT Mussten die Scanner im Hin-blick auf die Anforderungen spe-ziell modifiziert werden? Klepsch Die Scanner im Wesentli-chen nicht, was ein weiterer Grund fürdie Entscheidung für den Bookeye 4war. Unsere hochempfindlichen opto-elektronischen Komponenten im Scan-ner sind von Hause aus staubdicht ver-siegelt und sehr robust aufgebaut. Sofindet man in unserem Scanner fastkeine beweglichen Teile; einzig einDrehspiegelmotor, der gegen Erschüt-terungen völlig unempfindlich ist.

Nur die Verpackung wurde vonImage Access diesmal neu entwickelt,um härteste Anforderungen für denlangen Weg per Seefracht und über unbefestigte Landstraßen mit Sicher-heit zu bestehen. Diese aufwendig gefertigten Transportverpackungen aus siebdruckbeschichtetem Platten-material sind wiederverwendbar – und zwar deshalb, weil die Gerätewährend des Projekts vier bis fünf Mal zwischen verschiedenen Stand -

„Besonders wichtigist bei diesem Projekt, dass dieScanner einfachzu installieren, zutransportieren, zubedienen und aus-reichend robust für das teilweiseextreme Wüsten-klima im NahenOsten sind.“

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