Office integratiOn

Microsoft Dynamics und das 2007 Microsoft Office System: Integrations-Highlights Whitepaper

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Mitarbeiterproduktivität als erfolgsfaktor für Unternehmen ein Unternehmen ist nur dann erfolgreich, wenn seine Mitar-

beiter erfolgreich sind. Und um erfolg zu haben, muss jeder

einzelne produktiv arbeiten können. Dafür braucht jeder Mitar-

beiter einfache, intuitiv zu bedienende Werkzeuge, die ihn bei

seinen aufgaben unterstützen. Wie Software von Microsoft. Mit

einer Unternehmenssoftware, die einfach zu bedienen ist, können

ihre Mitarbeiter Herausforderungen besser meistern, ihre eigene

Produktivität steigern und den erfolg ihres Unternehmens

vorantreiben.

in den vergangenen Jahren hat sich jedoch ein trend entwickelt,

der die Produktivität in Unternehmen nachweislich hemmt:

Mitarbeiter sind gezwungen, verschiedene anwendungen und

Programme zu nutzen, um ihre aufgaben erledigen zu können.

einerseits benötigen sie Zugriff auf Unternehmensdaten und

Prozesse, die in einer strukturierten Lösung für erP (enterprise

resource Planning), ScM (Supply chain Management) oder

crM (customer relationship Management) abgebildet werden,

andererseits nutzen sie für viele unstrukturierte aufgaben ihre

Softwarewerkzeuge für die individuelle Produktivität, um z.B.

mit Kollegen und geschäftspartnern zu kommunizieren oder

einfach, um ihre eigene arbeit zu organisieren. Diese beiden

Welten – die der strukturierten und der unstrukturierten Daten

und Prozesse – existieren in den meisten Unternehmen neben-

einander, ohne dass es nutzbare Verbindungen oder Schnittstel-

len gibt. Die folge sind Wissenslücken, unvollständige Prozesse

und eine fragmentarische Datenbasis.

KUrZBeScHreiBUng

ein weiterer Punkt ist, dass nicht jeder anwender jedes Programm

im gleichen ausmaß nutzt. Mitarbeiter, die vor allem mit der

Unternehmenslösung arbeiten, haben häufig andere arbeitsge-

wohnheiten und benutzen je nach ihrer rolle im Unternehmen

immer nur einen bestimmten Bereich in der Software. Damit

diese anwender wirklich produktiv sein können, muss eine

Unternehmenslösung über eine intuitive Benutzeroberfläche

verfügen, die leicht zu erlernen ist. Diese Oberfläche muss so

gestaltet sein, dass jeder anwender mit nur wenigen Klicks zu

allen aufgaben, die er an einem typischen arbeitstag erledigen

muss, navigieren kann. Und vor allem muss die Benutzerober-

fläche einen rollenbasierten Zugang ermöglichen, damit die

anwender nicht mit informationen überflutet werden. Optimal

ist eine Oberfläche, die Daten und Prozesse rollenspezifisch

anzeigt und die einen direkten Zugriff auf alle strukturierten

und unstrukturierten abläufe und aufgaben bietet.

andere anwender in Unternehmen, vor allem die entscheidungs-

träger und Planer, verbringen einen großteil ihrer arbeitszeit

damit, mit individuellen Produktivitätswerkzeugen neue Dateien

zu erstellen und mit Kollegen und geschäftspartnern zu kom-

munizieren. für diese art von arbeit haben sich Microsoft

Office-anwendungen wie Microsoft® Office Outlook® 2007,

Microsoft® Office Word 2007 und Microsoft® Office excel® 2007

bewährt. Dennoch benötigen auch diese anwender oft infor-

mationen, die in der Unternehmenssoftware gespeichert sind

und denen strukturierte transaktionen zu grunde liegen. für

sie wird deshalb eine Benutzeroberfläche benötigt, auf der die

grenzen zwischen strukturierten und unstrukturierten Daten

und Prozessen verschwinden.

Microsoft liefert Lösungen, die diese beiden ansätze zusammen-

führen. Software von Microsoft ist ihren Mitarbeitern vertraut,

neue funktionen sind leicht zu erlernen. für Unternehmen bieten

wir integrierte Umgebungen an, in denen die anwendungen

einem rollenbasierten Designansatz folgen, so dass die Software

genauso arbeitet wie das gesamte Unternehmen. Dieses Konzept

liefert ihnen ein Mehr an transparenz und ihre Mitarbeiter

können produktiver arbeiten.

02

aufgrund der gemeinsamen technologischen Basis lassen sich

Unternehmenslösungen von Microsoft leicht in ihre it-System-

landschaft integrieren. So erhöhen Sie gleichzeitig den Wert

ihrer bisherigen investitionen in it-Lösungen. rollenbasierte

und prozessorientierte Software bietet ihrem Unternehmen die

folgenden Vorteile:

• Die Software ist ihren Mitarbeitern vertraut, der Lernaufwand

deshalb gering. So können die anwender von anfang an

produktiv arbeiten.

• Die Software ist leicht zu integrieren und fügt sich in beste-

hende Systeme ein.

• Die Software wird Motor der Produktivität in ihrem Unter-

nehmen, da zentrale geschäftsprozesse automatisiert werden.

Das praxisnahe Design sorgt dafür, dass ihre abläufe trans-

parenter werden.

• Die Software wird Basis sicherer entscheidungen, da Sie jeder-

zeit alle aktuellen Daten und Vorgänge einsehen können.

Diese Whitepaper liefert ihnen Beispiele, wie die Microsoft

Dynamics™-Unternehmenslösungen und das 2007 Microsoft®

Office System ineinandergreifen. anhand von typischen

geschäftsszenarien erfahren Sie, welche Vorteile sich aus der

nahtlosen integration dieser Produktfamilien ergeben.

KUrZBeScHreiBUng

03

ihren Mitarbeitern vertraut Bekannte Oberfläche

Personalisierte navigation

Datennutzung in Outlook

Unternehmensdaten in Microsoft Office-Dokumenten

Leicht zu integrieren Snap-ins für die Steuerung von geschäftsprozessen aus Microsoft Office

Jederzeit aktuelle Kundeninformationen

individuelle geschäftsberichte mit excel

Zugriff auf Unternehmensdaten aus Microsoft Office

Kommunikation ohne reibungsverluste

Motor der Produktivität rollenbasierte anzeige von informationen und Prozessen über SharePoint

automatisierung von genehmigungsverfahren und Benachrichtigungen

globale Suche über strukturierte und unstrukturierte Daten

gemeinsame arbeit an Prozessen

Basis sicherer entscheidungen alle geschäftszahlen im Blick

Visualisierung von Verkaufschancen

einfacher Datenexport nach Microsoft Office

Kontextuelle Business intelligence mit excel oder excel Services

Kennzahlen (Key Performance indicators)

Zusammenfassung

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inHaLtSVerZeicHniS

04

ihren Mitarbeitern vertrautMicrosoft Dynamics – das ist Unternehmenssoftware, die ihnen

und ihren Mitarbeitern mehr Zeit für das Wesentliche gibt: ihren

erfolg. Microsoft Dynamics funktioniert so, wie Sie arbeiten, und

passt sich ganz einfach an ihr Unternehmen an. Und Microsoft

Dynamics arbeitet genau wie andere Produkte und technolo-

gien von Microsoft, die Sie bereits kennen und schon seit Jahren

einsetzen, zum Beispiel das Microsoft Office System. Deshalb

können Sie ihre Unternehmenslösung vom ersten tag an effektiv

nutzen. ein weiterer Vorteil ist der rollenbasierte ansatz, der dem

Lösungsdesign zu grunde liegt. Damit arbeiten die anwender in

einer individualisierbaren Umgebung, die ihre häufigsten auf-

gaben in den Mittelpunkt stellt und die sie außerdem ganz nach

ihren eigenen gewohnheiten gestalten können. ihre Vorteile:

geringer Schulungsaufwand, kurze entwicklungszyklen und ein

schnellerer return on investment (rOi).

Bekannte OberflächeMicrosoft entwickelt integrierte, anpassbare Unternehmenslö-

sungen, deren Look-and-feel das moderne anwendungsdesign

von Microsoft Office widerspiegelt. Jeder anwender erhält

gemäß seiner rolle Zugriff auf wichtige funktionen, und auch

die grundlegende transaktionserfassung – für manche rollen

im Unternehmen die zentrale aufgabe – wird vollständig auf

dieser neuen Oberfläche abgebildet. Da den anwendern die

Bedienung aus ihrer erfahrung mit Office von anfang an ver-

traut ist, sind keine langen Schulungen notwendig. Jeder Mit-

arbeiter kann sich eigenständig und ohne „Berührungsängste“

im System bewegen und die selbsterklärenden funktionen

optimal nutzen.

eine der grundlegenden Verbesserungen des 2007 Microsoft

Office Systems ist die Multifunktionsleiste, über die jeder an-

wender leichter auf funktionen und eigenschaften zugreifen

kann. Der Microsoft Dynamics-aktionsbereich folgt diesem

Oberflächenkonzept; gleichzeitig verfügen die Microsoft

Dynamics-Lösungen aber auch über einen navigationsbereich

im linken Bereich des Bildschirms und einen Bereich mit den

Benutzerfavoriten. Zudem werden die Verarbeitungssequenzen

von Workflow-Dokumenten transparent abgebildet.

VertraUtHeit

abbildung 1: Direkter Zugriff auf wichtige informationen

und Prozesse und einfache Bedienerführung (Designkonzepte

aus 2007 Microsoft Office System für Microsoft Dynamics)

Personalisierte navigationMit Microsoft Dynamics kann jeder anwender seine ansichten

selbst mit nur wenigen Klicks personalisieren, um seine Prozesse

besser im Blick zu behalten. Die Software bietet eine listenbasierte

navigation mit aufklappbaren Menüs, sodass jeder anwender

einfach eigene favoriten anlegen und so schneller auf häufig

genutzte Bereiche in der Unternehmenslösung zugreifen kann.

Die einfachen anpassungsoptionen und die Personalisierung

des navigationsbereichs tragen dazu bei, dass sich die Produkti-

vität und effizienz ihrer Mitarbeiter nachhaltig erhöhen.

Das rollenbasierte Design von Microsoft Dynamics liefert

jedem anwender über so genannte Homepages alle benötigten

informationen und Prozesse direkt an seinen arbeitsplatz.

Zugleich stellt der rollenbasierte Zugriff sicher, dass irrelevante

Bereiche ausgeblendet werden und nur autorisierte Mitarbeiter

auf sensible Daten zugreifen können. Die Homepages können

mit weiteren informationsquellen bestückt werden, sodass ein

Mitarbeiter beispielsweise alle wichtigen Kennzahlen für seinen

Bereich auf einen Blick einsehen kann – eine wichtige grund-

lage für intelligente und rasche geschäftsentscheidungen.

Weitere informationen zum rollenbasierten Design erhalten

Sie auf folgender Website (in englischer Sprache): http://www.

microsoft.com/dynamics/product/familiartoyourpeople.mspx

05

abbildung 2: Produktiveres arbeiten mit individuellen

Homepages, auf denen funktionen und Daten aus Microsoft

Dynamics und elemente aus Microsoft Office Outlook

angezeigt werden

Datennutzung in Microsoft Office OutlookViele Unternehmen stehen vor dem Problem, dass sich die

Mehrzahl der Mitarbeiter mit neuer Software und neuen

technologien schwertut. investitionen in it-Lösungen können

sich deshalb nur schwer amortisieren. nicht so mit Microsoft

Dynamics: Die Software hilft Unternehmen, das volle Potenzial

ihrer investitionen auszuschöpfen, weil sich die Mitarbeiter

nicht erst lange an neue arbeitsweisen gewöhnen müssen. Mit

den vertrauten Werkzeugen von Microsoft Dynamics werden

die anwender von anfang an unterstützt, produktiv zu arbeiten

und ihre Produktivität im Laufe der Zeit noch zu steigern.

Mit Microsoft Dynamics™ crM kann beispielsweise ein Vertriebs-

mitarbeiter all seine Daten, Kampagnen und Marketinginfor-

mationen mit Microsoft Office Outlook bearbeiten. er kann

seine Kontakte, aktivitäten und Verkaufschancen einsehen,

aktualisieren und mit Kollegen austauschen oder auf aktuelle

Produktinformationen, neue aktionen, Wettbewerbsanalysen

und Verträge zugreifen. Da er all seine aufgaben mit Microsoft

Office Outlook effektiv steuern kann, braucht er nicht mehr

zwischen verschiedenen anwendungen hin- und herzuschalten

oder eine neue Software zu erlernen. gerade in Unternehmen,

die schon technologien und Lösungen von Microsoft einsetzen,

VertraUtHeit

06

macht sich Microsoft Dynamics crM schnell bezahlt, da alle

Prozesse auf einer gemeinsamen Plattform laufen – investiti-

onen in Software und Schulungen sind deshalb doppelt sicher.

in der Vergangenheit scheiterten crM-Projekte häufig an der

mangelnden Benutzerakzeptanz. Hier liegt eine der wesent-

lichen Stärken von Microsoft Dynamics crM: Die Lösung ist

nahtlos in andere Microsoft-Produkte integriert. Die anwender

können ihre aufgaben einfacher als vorher erledigen, da

ihnen die Software von anfang an vertraut ist und sie nicht in

verschiedenen Systemen nach ihren Daten suchen müssen.

abbildung 3: integration von Microsoft Dynamics crM

und Microsoft Office Outlook für eine lückenlose Verfolgung

von Kontakten, Vertriebsdaten, Kampagnen, Wettbewerbs-

informationen und vielem mehr

Unternehmensdaten in Microsoft Office-Dokumentenreporting, Budgetierung und absatzplanung können aufwändig

und zeitraubend sein, sind aber für jedes erfolgreiche Unter-

nehmen unabdingbar. Mit bewährten Werkzeugen, die ihre

Mitarbeiter bereits kennen, können diese aufgaben einfacher

gelöst werden, und die Produktivität steigt. Microsoft Dynamics

ermöglicht die Überprüfung, Bearbeitung und aufbereitung von

Unternehmensdaten mit Microsoft Office excel, sodass wenige

Klicks genügen, um aussagekräftige ergebnisse zu erhalten.

ein weiterer Vorteil der Microsoft Office excel-integration ist

die tatsache, dass auch anwender, die keinen direkten Zugriff

auf die erP- oder crM-Software haben, mit den aktuellen

Unternehmensdaten arbeiten können. Wenn beispielsweise

der Vertriebsleiter eine Liste mit den umsatzstärksten artikeln

an sein team versenden möchte, braucht er nur die export-

funktion für Microsoft Office excel anzuklicken. Mit einem

weiteren Klick hängt er die Liste an eine e-Mail an, die er an

alle teammitglieder schickt. Und jeder Mitarbeiter kann diese

Liste in Microsoft Office excel öffnen und – in abhängigkeit

seiner Zugriffsrechte – von dort in die Ursprungsdaten

verzweigen, indem er die integrierte Smarttags-funktion aus

Microsoft Dynamics verwendet.

abbildung 4: austausch von Unternehmensdaten aus

Microsoft Dynamics mit anwendern, die keine Zugriffslizenz

für die Unternehmenslösung haben (Smarttags-funktion

mit Microsoft Office excel)

VertraUtHeit

07

erfassung und austausch von Unternehmens-daten mit Microsoft® Office infoPath® 2007 und Microsoft® Onenote® 2007Klar definierte Prozesse für die erfassung von informationen

zu neuen interessenten, Verkaufschancen und anderen

zentralen geschäftsdaten gewährleisten, dass jeder Mitarbeiter

in ihrem Unternehmen jederzeit mit den richtigen Daten

arbeitet, dass ihre informationen umfassend und aktuell sind

und dass Sie fundierte entscheidungsgrundlagen schaffen.

Mit Microsoft Office infoPath können Sie eigene formulare

erstellen, die die erfassung wichtiger Details vorgeben und

die jederzeit einen einfachen Zugriff auf ihre wesentlichen

informationen ermöglichen.

abbildung 5: Microsoft Office infoPath-formulare für die

erfassung von crM-informationen und für deren Speicherung

in Microsoft Dynamics; Microsoft Office Onenote-notizen

für Kontakte oder Kampagnen, die mit Microsoft Dynamics-

Datensätzen verknüpft werden können

Leicht zu integrierenMicrosoft Dynamics liefert Unternehmenslösungen, die genauso

funktionieren wie andere Microsoft-technologien, die Sie bereits

in ihrem Unternehmen einsetzen und tagtäglich nutzen. Die

Software fügt sich nahtlos in ihre it-Systemlandschaft ein, ist

leicht zu administrieren und ermöglicht es ihnen, den Wert ihrer

technologie-investitionen zu steigern. ihre Mitarbeiter erleben

die leistungsfähige erP- oder crM-Software in einer vertrauten

arbeitsumgebung.

Snap-ins für die Steuerung von geschäfts- prozessen aus Microsoft Officeein wesentliches Ziel von Microsoft ist die entwicklung von Unter-

nehmenslösungen, die einfach in die vorhandenen it-Systeme

unserer Kunden integriert werden können. Dazu wurde bei-

spielsweise Microsoft Dynamics Snap entwickelt, ein Set von

kleinen Programmen, die eine einfache Schnittstelle zwischen

Microsoft Dynamics und Microsoft Office schaffen. So können

anwender direkt auf ihrer vertrauten Microsoft Office-Ober-

fläche arbeiten und zugleich alle relevanten Daten aus der

Microsoft Dynamics-Lösung abrufen, bearbeiten, verwalten

und systemweit aktualisieren.

Die ersten Microsoft Dynamics Snap-Lösungen, die kostenlos

zum Download zur Verfügung stehen, sind: timesheet Manage-

ment Snap-in, Vacation Management Snap-in, customer Jour-

nal Snap-in, customer report generator Snap-in und Business

Data Lookup Snap-in.

Diese Lösungen wurden in erster Linie für anwender entwickelt,

die viel mit Microsoft Office arbeiten und Zugriff auf die Unter-

nehmensinformationen und -prozesse benötigen, die im Backend

(d.h. in Microsoft Dynamics) gespeichert sind. Mit den Snap-ins

müssen diese anwender nicht mehr zwischen verschiedenen

applikationen wechseln, Daten manuell von einem System

in ein anderes kopieren oder mühsam den ganzen funktions-

umfang einer erP-Lösung erlernen.

integratiOn

ein Kundenberater zum Beispiel kann all seine termine und

aktivitäten mit seinen Kunden in Microsoft Office Outlook

planen. Diese Kalendereinträge werden über das timesheet

Management Snap-in mit den Zeitposten in Microsoft Dynamics

verknüpft, sodass aufgaben nicht mehr manuell abgestimmt

werden müssen. Die fehlerquote, die üblicherweise aus dem

Kopieren und doppelten erfassen von Daten resultiert, sinkt

erheblich. Zudem werden die Posten in echtzeit aktualisiert

und fließen so automatisch in die zentrale abrechnung ein,

ohne dass der Kundenberater seine Zeiten separat in der Unter-

nehmenslösung erfassen muss.

abbildung 6: Verknüpfungen zwischen Microsoft Office

Outlook-Kalendereinträgen und Microsoft Dynamics-Zeitposten

mit dem timesheet Management Snap-in

Jederzeit aktuelle KundeninformationenMit einer weiteren Snap-anwendung, dem customer Journal

Snap-in, lässt sich auch die Produktivität ihrer Vertriebsmitar-

beiter steigern. alle Daten zu einem Kunden, der in Microsoft

Dynamics gespeichert ist, können in einer zentralen ansicht

bearbeitet und immer auf den neuesten Stand gebracht werden.

Die Bearbeitungen können auch im Offlinemodus erfolgen,

wenn beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter bei einem Kunden

vor Ort ist und neue einträge erfasst. Sobald sich der Mitarbeiter

wieder mit dem System verbindet, werden die Änderungen mit

Microsoft Dynamics synchronisiert.

08

Das Snap-in basiert auf einer formularvorlage aus Microsoft

Office infoPath. Diese Vorlagen werden in einer zentralen

Bibliothek gespeichert, sodass jeder Vertriebsmitarbeiter

individuell auf sie zugreifen kann. Wenn sich ein anwender

die Vorlage herunterlädt, kann er damit ein customer Journal-

formular erstellen, um neue informationen zu einem Kunden

zu sammeln. Sobald er das formular ausgefüllt hat, kann er

eine lokale Kopie auf seinem notebook speichern und diese in

einem Kundenmeeting nutzen. alle notizen und Änderungen

an den Vertriebsinformationen, die er während des Meetings

einträgt, werden später mit nur einem Klick in die Microsoft

Dynamics-Lösung übertragen und mit den dort vorhandenen

Datensätzen abgestimmt.

abbildung 7: Microsoft Office infoPath-Vorlagen für eine

360-grad-ansicht ihrer Kunden

integratiOn

individuelle geschäftsberichte mit excelMicrosoft Office excel ist für viele anwender zu einem unent-

behrlichen Werkzeug geworden und unterstützt sie täglich

dabei, Berichte zu erstellen, ergebnisse grafisch aufzubereiten

und ihre transaktionsdaten auszuwerten.

Doch wie kommen die Unternehmensdaten in die tabellen-

kalkulation? Da es meist keine direkte Verknüpfung mit der

Unternehmenssoftware gibt, wissen sich viele anwender nur

mit einer manuellen neuerfassung der Daten zu helfen.

Die finanzabteilung muss beispielsweise kontinuierlich Budgets,

cashflow und ausstehende Kundenzahlungen überwachen, um

die Liquiditätslage des Unternehmens im Blick zu behalten. Das

custom report generator Snap-in kann so eingerichtet werden,

dass aktuelle Daten aus Microsoft Dynamics auf Knopfdruck in

Microsoft Office excel angezeigt werden. Diese können vom

finanzteam nach verschiedenen Kriterien ausgewertet und

bei Bedarf aktualisiert werden. Änderungen werden dabei auto-

matisch in Microsoft Dynamics übernommen.

abbildung 8: Beispiel für ein Budget-Dashboard,

das mit dem custom report generator Snap-in erstellt wurde

09

Zugriff auf Unternehmensdaten aus Microsoft OfficeDas Business Data Lookup Snap-in ist eine anwendung, mit der

jeder Benutzer einfach aus seinen Microsoft Office-Dokumenten

auf die Daten der Microsoft Dynamics-Lösung zugreifen kann.

außerdem kann jeder die Microsoft Office-Dokumente in die

Microsoft Dynamics-Datenbank speichern. So führen Sie bei-

spielsweise alle aspekte ihrer Kundenkommunikation – nämlich

strukturierte und unstrukturierte Daten – an einem zentralen

Ort zusammen und schaffen eine optimale grundlage für pro-

duktiveres und effizienteres arbeiten.

ein Vertriebsmitarbeiter kann einfach geschäftsbriefe und e-Mails

an die Kundendatensätze in Microsoft Dynamics anhängen,

sodass er bei späteren Kontakten mit einem Kunden alle infor-

mationen mit nur einem Klick findet. So können aufträge

schneller abgeschlossen werden, da ihre Mitarbeiter nicht mehr

verschiedene Programme und Ordner nach Detailinformationen

durchsuchen müssen. Und wenn ein Mitarbeiter einmal ab-

wesend ist, können seine Kollegen aufgrund der gemeinsam

genutzten Datenbasis genauso souverän mit dem Kunden

verhandeln – eine wesentliche Verbesserung im Kundenservice.

abbildung 9: Verknüpfung von strukturierten und unstrukturier-

ten Daten mit Microsoft Office Word und Microsoft Dynamics

integratiOn

Kommunikation ohne reibungsverlusteDie neuen funktionen von Microsoft exchange Server 2007

Unified communications ermöglichen es, Voicemails direkt

im Microsoft Office Outlook-Posteingang zu speichern. Von

dort können sie mit Microsoft Dynamics crM – genau wie ihre

e-Mails – nachverfolgt werden, sodass ihnen ihre schriftliche

und mündliche Kommunikation mit Kunden und Kollegen

zentral zur Verfügung steht.

abbildung 10: Speicherung von Voicemails und der gesamten

schriftlichen Kommunikation in Microsoft Dynamics crM

mit Microsoft exchange Server 2007 Unified communications

10

Motor der ProduktivitätMicrosoft Dynamics hilft ihnen, die Produktivität in ihrem

Unternehmen zu steigern. Zentrale geschäftsprozesse werden

durchgängig automatisiert und die Software lässt sich leicht an

ihre speziellen anforderungen anpassen. Diese eigenschaften,

gepaart mit der rollenbasierten Benutzerführung und der engen

integration in die vertrauten Produktivitätswerkzeuge der

Microsoft Office-familie, tragen dazu bei, dass sich die transpa-

renz im Unternehmen unmittelbar erhöht.

rollenbasierte anzeige von informationen und Prozessen über Microsoft Office SharePoint ServerDie Microsoft® Office SharePoint® Server 2007-technologien

vereinfachen die Zusammenarbeit innerhalb eines Unterneh-

mens sowie mit Kunden und geschäftspartnern. Die anwender

können einfach eigene Websites mit wichtigen Daten erstellen

und verwalten und diese den Kollegen zur Verfügung stellen.

Websites eignen sich auch für die Koordination von Projektin-

halten und Mitarbeiteraktivitäten, da teamleiter ganze arbeits-

bereiche auf Onlineportalen einrichten können. Die Microsoft

Office SharePoint Server 2007-Umgebung wurde besonders für

einfache und flexible installation, administration und anwen-

dungsentwicklung konzipiert.

PrODUKtiVitat

Mit Microsoft Office SharePoint Server 2007, dem neuen

Serverangebot mit funktionen für Zusammenarbeit, enterprise

content Management, Suchen und Business intelligence, können

anwender nun leichter auf strukturierte und unstrukturierte

Daten zugreifen. Microsoft Dynamics macht sich viele dieser

neuen funktionen zu nutze:

• Suche über inhalte aus Microsoft Office SharePoint Server

2007 und aus Microsoft Office-Dokumenten sowie über ihre

Microsoft Dynamics-Daten, z.B. Verkaufstransaktionen.

• flexiblere Bereitstellung von reportings, sodass Berichte

aus Microsoft Dynamics zusammen mit anderen Berichten,

z.B. aus den SQL reporting Services, in einer gemeinsamen

Kategoriestruktur veröffentlicht werden.

• Kürzere implementierungszyklen mit neuen, vorkonfigurierten

Seiten aus Microsoft Office SharePoint Server 2007 und auto-

matischer einrichtung von Microsoft Dynamics-Webservices

und Suchkatalogen.

• Stabile und einheitliche arbeitsabläufe mit der Windows Work-

flow foundation, sodass die erledigung von zugewiesenen

aufgaben durch erinnerungen in Microsoft Office Outlook

unterstützt wird. für Berichtszwecke wird außerdem ein lücken-

loses Protokoll der Benutzerinformationen mitgeführt.

• rollenbasierte Sicherheitsfunktionen und Datenverbindung

in echtzeit für einfachen austausch von Microsoft Office excel-

Berichten mit Microsoft Dynamics-Daten unter mehreren

Benutzern.

11

automatisierung von genehmigungsverfahren und Benachrichtigungengenehmigungsverfahren und Benachrichtigungen werden in

Microsoft Dynamics mit der Windows Workflow foundation

abgebildet, dem Werkzeug für stabile und einheitliche Work-

flows in Unternehmen. Sie können einfach eigene Workflow-

elemente einrichten, um beispielsweise ihre Prozesse für die

freigabe von rechnungen, die genehmigung von Bestellungen

oder die Überprüfung von Stundenzetteln zu automatisieren.

Zu jedem arbeitsschritt können Benachrichtigungen hinterlegt

werden, sodass jeder betroffene Mitarbeiter eine nachricht mit

den anstehenden aufgaben in seinem Microsoft Office Outlook-

Posteingang vorfindet. Statusmeldungen informieren abtei-

lungsleiter und andere entscheidungsträger über den fortschritt

von Stapelbuchungen oder auch wichtige geschäftskennzahlen

– wie beim Überschreiten von Kostenlimits oder für überfällige

Kundenrechnungen. Zudem bietet ein lückenloses Protokoll alle

informationen zu Änderungen und Benutzerdaten.

neben dieser automatisierung ist die integration zwischen

Microsoft Dynamics und Microsoft Office auch ein wesent-

licher faktor für ihre flexibilität, da ihnen ihre Daten in jeder

gewünschten anwendung vollständig zur Verfügung stehen.

So können Sie schneller und flexibler auf Veränderungen im

Markt reagieren und ihre Verkaufschancen optimieren.

abbildung 11: Benachrichtigungen zu anstehenden

aufgaben und einfache erledigung mit den vordefinierten

genehmigungsverfahren von Microsoft Dynamics,

basierend auf der Windows Workflow foundation

globale Suche über strukturierte und unstrukturierte DatenDie Suchfunktionen in Microsoft Office SharePoint Server 2007

bieten ihren Mitarbeitern mehr Möglichkeiten, alle strukturierten

und unstrukturierten Daten gleichzeitig nach Kontakten und

informationen zu durchsuchen. Die Suchen nehmen weniger

Zeit in anspruch, da alle informationen zu einem Kunden – wie

transaktionen, offener Saldo, aufzeichnungen aus gesprächen

sowie Produktionsskizzen und Vertragsdaten – mit einem Klick

aufgerufen werden können und direkt auf dem Portal angezeigt

werden. auch die einzelnen Verkaufsschritte lassen sich auf

demselben Portal überprüfen und freigeben.

abbildung 12: Zusammenspiel der Search engine aus

Microsoft Office SharePoint Server 2007 mit Webservices aus

Microsoft Dynamics für die zentrale Suche in strukturierten

und unstrukturierten Daten

12

PrODUKtiVitat

gemeinsame arbeit an ProzessenMicrosoft Dynamics nutzt Dokumentenarbeitsbereiche, die mit

Microsoft Office SharePoint Server 2007 erstellt werden, um

Mitarbeitern eine effiziente und produktive Zusammenarbeit

an gemeinsam genutzten Prozessen zu ermöglichen, z.B. bei

der Bearbeitung von eingangsrechnungen, der Verfolgung von

Kundenaufträgen und beim Berichtswesen. Vertriebsmitarbeiter

können beispielsweise einfach auf die Kundenstammdaten und

die Verkaufshistorie zugreifen und selbst aufträge erfassen.

Mitarbeiter im einkauf können die Lagerbestände und Vorlauf-

zeiten überprüfen, um eine zuverlässige Disposition zu erstellen

und Produktionsleiter können Stücklisten direkt über ein Web-

portal aktualisieren.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 ist die ideale Lösung,

um unternehmensweit verfügbare intranets zu erstellen, auf

denen jeder Mitarbeiter gemäß seinen rollendefinitionen Zu-

griff auf die Unternehmensdaten erhält. ihre Mitarbeiter können

produktiver arbeiten, und Verzögerungen durch fehlende infor-

mationen gehören endgültig der Vergangenheit an.

Zudem können diese Werkzeuge von jedem Mitarbeiter von

anfang an effektiv genutzt werden: Da jeder anwender mit der

Bedienung von Webbrowsern vertraut ist, sind keine Schulungen

notwendig, und die intranets können selbsterklärend gestaltet

werden. So braucht ein Lagerarbeiter nur ein Häkchen im Portal

zu setzen und alle Kollegen erfahren automatisch, dass eine

Lieferung an einen Kunden das Lager verlassen hat. aus der

Kombination von Microsoft Dynamics und Microsoft Office

SharePoint Server 2007 ergeben sich gleich mehrere Vorteile:

Sie spart Zeit und Kosten, ermöglicht fundiertere geschäftsent-

scheidungen und erhöht die integrität ihrer Daten.

Die folgende abbildung zeigt, wie Mitarbeiter auf dem Web-

portal einfach auf einen Verkaufsauftrag und die zugehörigen

Kundeninformationen aus der Microsoft Dynamics-Datenbank

zugreifen können. indem Sie ihre abläufe aus finanzmanage-

ment, Supply chain Management und customer relationship

Management auf einer Onlineoberfläche zusammenführen,

steigern Sie die effizienz innerhalb ihres Unternehmens sowie

in der Zusammenarbeit mit geschäftspartnern, und Sie können

weitere einsparpotenziale realisieren.

abbildung 13: einfacher Zugriff auf Vertriebsinformationen

mit Microsoft Dynamics und Microsoft Office SharePoint

Server 2007

13

PrODUKtiVitat

Basis sicherer entscheidungenWer ein Unternehmen führt, hat täglich mit vielen komplexen

Herausforderungen und chancen zu tun. Damit Sie heute und

in Zukunft erfolgreich agieren können, müssen Sie schneller

handeln, produktiver arbeiten und externe anforderungen

von Kunden und Behörden exakt erfüllen können. Microsoft

Dynamics unterstützt Sie dabei, diese Herausforderungen zu

meistern: Mit den integrierten Business intelligence-Werk-

zeugen aus z.B. Microsoft Office erhöhen Sie den grad an

transparenz in ihrem Unternehmen, sodass Sie stets fundierte

geschäftsentscheidungen treffen können.

alle geschäftszahlen im BlickWichtige Kennzahlen helfen ihnen zu verstehen, wie sich ihr

Unternehmen entwickelt. Sie zeigen ihnen trends auf und

signalisieren ihnen, ob Sie ihre strategischen Ziele erreichen

oder wo sich neue Verkaufschancen auftun. Die Kennzahlen

werden aus den Daten ihrer Unternehmenslösung gewonnen,

und damit Sie sie stets im Blick behalten, wurde Microsoft

Dynamics eng in Lösungen wie Microsoft Office SharePoint

Server, Microsoft Office excel und Microsoft Office Business

Scorecard Manager integriert. So erhalten Sie mit vertrauten

Werkzeugen mehr transparenz und können ihre Daten in ein

leicht verständliches format umwandeln.

Wenn Sie mit Microsoft Dynamics, Microsoft Office und

Microsoft SQL Server arbeiten, können Sie ihre Unternehmens-

daten einfach in einen Daten-cube oder in eine tabellenkal-

kulation exportieren und diese auf einer Portalseite veröffent-

lichen, z.B. als Scorecard, Pivottable oder Bericht. So können

ihre entscheidungsträger immer dann auf die auswertungen

zugreifen, wenn sie sie brauchen – alle Daten werden in echtzeit

aktualisiert. Mit den excel Services aus Microsoft Office Share-

Point Server ist es außerdem möglich, eine webbasierte Version

einer tabellenkalkulation oder einer Pivottable ohne Microsoft

Office excel-client zu öffnen und zu bearbeiten. Wenn eine

tiefer gehende analyse notwendig ist, kann die Pivottable

einfach wieder mit dem Microsoft Office excel-client geöffnet

werden; alle Live-Links zu den Daten werden beibehalten.

entScHeiDUngen

ihre entscheidungsträger können sich jeweils auf die informa-

tionen konzentrieren, die für ihre Bereiche wesentlich sind, und

alle vertrauten Microsoft Office excel-Werkzeuge für analysen

und reporting nutzen, auch z.B. für ad-hoc-auswertungen

von Daten und tabellen. es ist dabei nicht notwendig, Daten-

cubes zu erstellen. außerdem können Sie Microsoft Dynamics-

Daten auch für Microsoft Office Visio verfügbar machen, um

Diagramme zu erstellen, oder für Microsoft MapPoint, um die

Lage z.B. von Kundenadressen anzuzeigen. ebenso können

Sie die Daten in grafiken für Microsoft Office PowerPoint und

Microsoft Office excel nutzen und in Berichte der SQL repor-

ting Services einbinden. Und auch diese ergebnisse können Sie

wiederum auf einer SharePoint-Portalseite veröffentlichen. ihr

Mehrwert: Sie nutzen auch weiterhin alle vertrauten Lösungen

und anwendungen, wie Microsoft Dynamics und Microsoft

Office, und stellen mit dem Onlinezugriff zugleich sicher, dass

die informationen unternehmensweit effizient ausgetauscht

und verwendet werden können.

eine weitere Möglichkeit, um mit Microsoft Dynamics und

Microsoft Office zu fundierteren geschäftsentscheidungen

zu kommen, ist das Scorecarding aus Microsoft® Office Perfor-

mancePoint™ Server 2007 (früher bekannt als Business Score-

card Manager). tägliche aktivitäten aus Microsoft Dynamics

werden mit den übergeordneten Zielen des Unternehmens

verknüpft und transparent aufbereitet. auf diese Weise ver-

schaffen Sie ihren Mitarbeitern ein umfassenderes Verständnis

des gesamten geschäfts. Scorecards können so eingerichtet

werden, dass Soll- und ist-Zahlen gegenübergestellt werden,

oder ist-Zahlen und strategische Werte oder prognostizierte

Werte. außerdem zeigen ihnen die ampelwarnungen auf einen

Blick, ob ein Wert zu große abweichungen aufweist. So können

ihre Mitarbeiter schneller reagieren, z.B. um ein Problem zu

beheben oder um eine neue Verkaufschance zu nutzen.

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Wenn Sie mit Microsoft Office arbeiten, können Sie Daten aus

Microsoft Dynamics direkt in Microsoft Office Outlook bear-

beiten und mit Kollegen austauschen oder auch als teil einer

Webseite in Microsoft Office SharePoint Server verwenden. Mit

dem schnellen und einfachen Zugriff erhöht sich das Wissen

über ihre abläufe, sodass Sie fundiertere entscheidungen

treffen können. Langfristig verhilft jeder Mitarbeiter ihrem

Unternehmen zu mehr erfolg.

auch die geschäftsführung profitiert direkt von dem rollen-

basierten Unternehmensportal, da sie online und ohne die

Hilfe des finanzteams eigene auswertungen erstellen und die

Unternehmensleistung bestimmen kann. Die Kennzahlen aus

den transaktionen lassen sich mit den Zielen vergleichen, und

jeder Datensatz kann bis ins Detail aufgeschlüsselt werden,

wenn in der Scorecard eine abweichung festgestellt wird. Mit

nur wenigen Mausklicks wird die Pivottable in den excel Ser-

vices gefiltert und neu ausgegeben. So erhält die geschäfts-

führung mehr transparenz in allen Unternehmensbereichen

– und jeder aspekt kann mit den Business intelligence-Werk-

zeugen (Berichten, Diagrammen) genauer untersucht werden,

z.B. die Lagerbestände oder Krankheitstage von Mitarbeitern.

abbildung 14: Scorecards für ein umfassendes Verständnis

der Unternehmensleistung, mit Microsoft Office SharePoint

Server 2007, Microsoft Office Business Scorecard Manager

und Microsoft Dynamics

entScHeiDUngen

Visualisierung von VerkaufschancenDie integration von Microsoft Dynamics crM und Microsoft

Office bietet ihnen viele Möglichkeiten, um Daten genauer

zu analysieren und eine bessere entscheidungsgrundlage zu

schaffen. Wenn Sie beispielsweise ihre Microsoft Dynamics

crM-Daten in excel anzeigen, können Sie Vertriebsinforma-

tionen auch visuell mit Diagrammen und farblichen Markie-

rungen aufbereiten und so trends noch leichter erkennen.

abbildung 15: Visualisierung von Verkaufschancen

mit Microsoft Dynamics crM und Microsoft Office excel

für ein besseres Verständnis von trends und Mustern

15

einfacher Datenexport nach Microsoft OfficeDer kombinierte einsatz von Microsoft Dynamics mit den an-

wendungen aus 2007 Microsoft Office System, die ohnehin im

gesamten Unternehmen von nahezu jedem Mitarbeiter genutzt

werden, birgt den wesentlichen Vorteil, dass wichtige geschäfts-

informationen automatisch an jeden arbeitsplatz geliefert

werden – und das dazu in einem format, das jeder anwender

bereits kennt. Mit dem Microsoft Office XML-format können

z.B. Daten aus Microsoft Dynamics-formularen unternehmens-

weit ausgetauscht und gemeinsam genutzt werden. Sie können

außerdem einfach in excel, Word und andere Microsoft Office-

Programme eingebunden werden, z.B. für effiziente analysen

oder einfache Weiterleitung.

alle Daten und formulare aus Microsoft Dynamics können über

die Listenseiten und aufgabenseiten nach Microsoft Office excel

und Word exportiert werden. Dazu müssen Sie z.B. in einem

Verkaufsauftrag einfach nur auf die Word-Schaltfläche klicken

– und schon wird er in ein Microsoft Office Word-Dokument

konvertiert. Dank der Definition mit OfficeXML können Sie ver-

schiedene Stylesheets auf dieselben informationen anwenden.

abbildung 16: einfacher Datenexport von Microsoft Dynamics

nach Microsoft Office

entScHeiDUngen

Kontextuelle Business intelligence mit Microsoft Office excel oder excel Services Mit Microsoft Office excel können Sie die Konsistenz und die

genauigkeit ihrer finanzinformationen ganz einfach erhöhen.

tabellenkalkulationen, Pivottables und Pivotcharts sind aktua-

lisierbar, da automatisch echtzeitdaten in die Dateien geladen

werden. Microsoft Office SharePoint Server 2007 stellt dazu die

Plattform bereit, auf der Mitarbeiter ihre excel-Kalkulationen

einfach über einen Browser aufrufen und mit Kollegen gemein-

sam nutzen können. Die Dateien werden automatisch direkt aus

Microsoft Dynamics exportiert, sodass Sie stets mit den aktu-

ellen Daten arbeiten können. Unabhängig von der anwendung,

mit der ihre Mitarbeiter die informationen nutzen, können alle

Änderungen einfach in ein Microsoft Office excel- oder excel

Services-format zurückgespielt werden, sodass sie unterneh-

mensweit zur Verfügung stehen.

abbildung 17: eine konsistente und präzise informations-

grundlage mit echtzeitdaten aus Microsoft Dynamics in einem

Microsoft Office excel-format, das automatisch aktualisiert wird

16

Kennzahlen (Key Performance indicators)Mit der integration von Microsoft Dynamics in die technologien

von Microsoft Office SharePoint Server 2007 wird die Zusam-

menarbeit ihrer Mitarbeiter untereinander sowie mit Lieferanten

und Kunden gestärkt. indem Sie ihre Prozesse aus finanzma-

nagement, customer relationship Management und Supply

chain Management in Webportale einbinden, verbessern Sie

ihre effizienz, senken ihre Kosten und steigern ihre Unterneh-

mensleistung.

ein controller benötigt beispielsweise alle aktuellen Details zur

Liquiditätslage des Unternehmens oder periodenspezifische

Übersichten zu allen ausgaben. Mithilfe von Microsoft Office

SharePoint Server 2007 und Microsoft Dynamics erhält er

eine Zusammenfassung aller Live-Kennzahlen (KPis) auf seinem

Dashboard für führungskräfte, auf das er über einen Web-

browser zugreift.

So erhält der controller auf einen Blick alle wesentlichen infor-

mationen, die seine geschäftsentscheidungen unterstützen.

für weitere Details kann er in die einzelnen transaktionen

verzweigen, aus denen sich seine KPis auf dem Dashboard

zusammensetzen. Microsoft Office SharePoint Server 2007

und Microsoft Dynamics sind damit die ideale Lösung, um alle

finanz- und transaktionsdaten zentral zusammenzuführen und

auf einer übersichtlichen Oberfläche zur Verfügung zu stellen.

entScHeiDUngen

17

abbildung 18: Darstellung aller transaktionsdaten

aus Microsoft Dynamics auf Dashboards von Microsoft

Office SharePoint Server 2007

Mit Microsoft Dynamics können Sie innerhalb kurzer Zeit die

Produktivität ihrer Mitarbeiter unternehmensweit steigern. auf

der bereits vertrauten Benutzeroberfläche des Microsoft Office

Systems, die nur minimale Schulung erfordert, arbeiten ihre

angestellten mit den leistungsfähigen funktionen aus Microsoft

Dynamics und können alle Unternehmensdaten nutzen, die sie

für ihre täglichen aufgaben benötigen. Der Zugriff ist rollenba-

siert, so dass ihre Mitarbeiter nicht mit informationen überladen

werden. Jeder anwender kann die Oberfläche darüber hinaus

an seine eigenen arbeitsgewohnheiten anpassen und abläufe

weiter automatisieren. Microsoft Dynamics – das ist Unterneh-

menssoftware, die ihre Mitarbeiter wirklich nutzen, weil sie

einfach und nachvollziehbar funktioniert. Und für ihr gesamtes

Unternehmen heißt das: Mehr flexibilität und effektivität und

letztlich auch mehr rentabilität.

Die integration von Microsoft Dynamics und Microsoft Office

gibt ihren Mitarbeitern einen direkten und sicheren Zugriff

auf all das, was sie für ihre arbeit brauchen. Sie profitieren von

mehr transparenz, können produktiver arbeiten und sich auf

das konzentrieren, was wirklich zählt: ihren erfolg.

Microsoft Dynamics steht für integrierte, anpassungsfähige

Unternehmenslösungen, die zur langfristigen Sicherung ihres

erfolgs beitragen und Sie darin unterstützen, schnell fundierte

geschäftsentscheidungen zu treffen. Microsoft Dynamics folgt

in Design und funktion den bekannten Microsoft-Standards

und ist eng mit den Microsoft-Produkten verzahnt. täglich

anfallende aufgaben und zentrale geschäftsprozesse in den

Bereichen finanzmanagement, customer relationship Manage-

ment und Supply chain Management können durchgängig

automatisiert und optimiert werden

ZUSaMMenfaSSUng

18

MicrOSOft DeUtScHLanD gMBH

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