2Das lernen Sie in diesem KapitelWord – das erste Mal

Eine Einladung erstellen

Dokumente ausgeben und ablegen

Ein Dokument formatieren

Rechtschreibkorrekturen

Word – erste Schritte

Im vorhergehenden Kapitel haben Sie lediglichallgemeinere Hinweise zu Office-Programmen

erhalten. Nun ist es an der Zeit, konkret zu wer-den. In diesem Kapitel finden Sie eine Anleitungfür den Einstieg in das SchreibprogrammMicrosoftWord. DiesesProgramm istauf vielenComputerninstalliert underlaubt es Ih-nen, IhrenSchriftverkehrauf eleganteArt abzuwickeln. Zum Einstieg erstellen Sie eineinfaches Dokument und lernen die wichtigstenFunktionen von Microsoft Word kennen.

Office für Senioren ISBN 3-8272-6251-8

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Word – das erste MalDer Computer lässt sich hervorragend zum Schreiben von Briefen,Einladungen und ähnlichen Schriftstücken verwenden. Sie benöti-gen zu diesem Zweck lediglich ein geeignetes Schreibprogramm.Windows selbst bietet bereits ein einfaches Schreibprogramm mitdem Namen WordPad. Quasi der »große Bruder« von WordPad istdas Programm Microsoft Word. Dieses bietet einen wesentlichumfangreicheren Funktionsumfang sowie einige nette Details. AusKapitel 1 wissen Sie, dass Word sowohl Bestandteil von MicrosoftOffice als auch von Microsoft Works ist. Daher ist die Chancegroß, dass Word auf Ihrem Computer vorhanden ist. Die folgen-den Kapitel befassen sich mit der Frage, wie sich Word für dieverschiedenen Zwecke einsetzen lässt.

Microsoft Word im ÜberblickWord eignet sich dazu, Texte zu verfassen, zu drucken und zurspäteren Verwendung in Dateien zu speichern. Das Programm istaber mehr als ein Schreibmaschinenersatz! Mit dem richtigenKnow-how lassen sich Briefe, Einladungen und andere Dokumentegestalten und mit pfiffigen Effekten versehen. Außerdem könnenSie Bilder in Ihre Texte einfügen. Bevor es aber in die Details geht,sollten Sie zumindest einen kurzen Überblick über das Programm-fenster und dessen Elemente erhalten. Nur keine Scheu, legen Sieeinfach los und starten Sie Word:

Der Umgang mit dem Programm WordPad ist in den Büchern »Com-puter – leichter Einstieg für Senioren« und »Windows – leichter Ein-stieg für Senioren« beschrieben. Wenn Sie mit WordPad umgehenkönnen, beherrschen Sie bereits die Grundlagen zum Arbeiten mitMicrosoft Word. Vieles in den folgenden Abschnitten wird für Siedann eine Wiederholung sein.

HINWEIS

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WORD – DAS ERSTE MAL

Klicken Sie im Start-menü auf Programmeund dann auf den Ein-trag Microsoft Word.

Falls bei Ihrem Computer das nebenstehende Symbolauf dem Desktop zu sehen ist, können Sie es perDoppelklick anwählen.

In beiden Fällen sollte Windows das Programm Microsoft Wordaufrufen. Das Programm meldet sich mit einem Programmfenster,das einen ähnlichen Aufbau wie die anderen Windows-Programmehat. Nachfolgend sehen Sie das (leere) Word-Fenster mit den wich-tigsten Elementen.

Der Name des gerade bearbeiteten Dokuments erscheint in derTitelleiste des Fensters. Bei neuen Dokumenten werden Namen wie»Dokument1«, »Dokument2« etc. benutzt. Laden Sie eine Text-datei, wird deren Name in der Titelleiste eingeblendet. Das Word-Fenster besitzt zusätzlich eine Menüleiste, zwei Symbolleisten,eine Statusleiste und jeweils ein horizontales und ein vertikalesLineal.

Fehlt der Word-Eintrag im Startmenü? Bei neueren Windows-Versionen ist der Eintrag vielleicht bloß verdeckt. KlickenSie im Menü Zubehör auf das am unteren Rand sichtbareSymbol, um das sogenannte personalisierte Menü zuerweitern.

TIPP

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Über die Menüleiste können Sie die einzelnen Befehle zur Gestal-tung des Dokuments abrufen.

Die Symbolleisten enthalten in Word die Schaltflächen und Ele-mente, um häufig benutzte Funktionen abzurufen. Sie könnendamit den Text beispielsweise speichern, drucken und mit Aus-zeichnungen (d.h. Formatierungen wie Schriftarten und -größen)versehen.

Das weiße Fensterinnere, auch als Textbereich oder Dokument-bereich bezeichnet, dient zur Aufnahme des Texts. Beim Aufrufentspricht der Dokumentbereich einem weißen Blatt Papier, aufdem noch kein Text steht.

In der linken oberen Ecke des hier gezeigten Dokumentbereichssehen Sie noch die Einfügemarke und den Textcursor.

horizontales Lineal

Textcursor

vertikales Lineal

Einfügemarke

Anzeigemodi

Tabellen

Statusanzeige

Zeichnen

Formatieren

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In der Statusleiste zeigt Word Ihnen, in welchem Teil des Doku-ments Sie sich befinden. Neben der Seitennummer sowie derGesamtseitenzahl des Dokuments gibt Word auch die aktuelleSpalte der Zeile an. In weiteren kleinen Kästchen, auch als Felderbezeichnet, zeigt Word Ihnen die verwendete Sprache, die Seiten-zahl beim Ausdruck sowie weitere Informationen zum Status an.

Die vier Schaltflächen in der linken unteren Fensterecke (direktoberhalb der Statusleiste) dienen zum Umschalten der Anzeige-modi. Standardmäßig wird in diesem Buch die Seiten-Layoutansichtbenutzt. Die Bedeutung der verschiedenen Elemente in denSymbolleisten lernen Sie im Verlauf des Buchs kennen.

Die Einfügemarke wird als senkrechter blinkender schwarzer Strichdargestellt. Diese Marke zeigt an, wo das nächste eingegebene Zei-chen auf dem Bildschirm eingefügt wird. Sobald Sie ein Zeichen überdie Tastatur eingeben, bewegt sich die Einfügemarke um eine Positionnach rechts (siehe auch folgende Seiten). Einfügemarken werden inWindows überall dort verwendet, wo Texte einzugeben sind.

Zeigen Sie per Maus auf den Textbereich, erscheint anstelle desMauszeigers ein so genannter Textcursor. Dieser lässt sich genausowie der Mauszeiger handhaben. Sie können mit dem Textcursor aufein Wort zeigen, etwas markieren oder klicken. Beim Klicken auf eineTextstelle verschiebt Word die Einfügemarke zu dieser Stelle. Siekönnen dort anschließend Text eingeben oder bestehenden Textbearbeiten.

FACHWORT

WORD – DAS ERSTE MAL

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Fehlen bei Ihnen Symbolleistenoder das vertikale Lineal? ImMenü Ansicht finden Sie denBefehl Symbolleisten, der einUntermenü öffnet. Durch An-klicken der Untermenüeinträgelassen sich die zugehörigenSymbolleisten ein-/ausblenden.Ein Häkchen signalisiert eineeingeblendete Leiste.

Das vertikale Lineal wird nur im Anzeigemodus Seiten-Layoutansichtangezeigt (den Modus können Sie z.B. auch im Menü Ansicht überden Befehl Seitenlayout wählen). Fehlt das Lineal in diesem Modusnoch immer, wählen Sie im Menü Extras den Befehl Optionen. Aufder Registerkarte Ansicht ist das Kontrollkästchen Vertikales Linealdurch einen Mausklick zu markieren. Schließen Sie die Registerkarteüber die OK-Schaltfläche.

HINWEIS

Ein neues Dokument holenBeim Aufrufen von Microsoft Word legt das Programm automa-tisch ein neues Dokument an. Um später gezielt ein neues Doku-ment zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

Wenn Sie die Tastenkombination S+n drücken, wird ebenfallsein neues Dokument angelegt.

Weitere Möglichkeiten, ein auf einer Vorlage basierendes Doku-ment zu holen, lernen Sie später kennen.

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Eine Einladung erstellenZum Einstieg bietet es sich an, einen einfachen Text in Word zuerstellen. Dabei lernen Sie die ersten Schritte, wie man einen Texteingibt, Schreibfehler korrigiert, das Ganze speichert und druckt.Ich schlage vor, es mit einer einfachen Einladung zu versuchen.Dieser Text ist nicht allzu kompliziert und sollte auch von absolu-ten Einsteigern bewältigt werden. Hier sehen Sie einen entspre-chenden Einladungsbrief, in dem ich absichtlich ein paar Fehleruntergebracht habe.

Alternativ lässt sich der Befehl Neu im Menü Datei wählen. Hierhängt aber die Reaktion etwas von der Word-Version ab. Bei Workskönnen Sie in Word 2000 anschließend im Untermenü des BefehlsNeu die Option Leeres Dokument oder Weitere Word-Vorlagenwählen. Je nach Auswahl öffnet Word dann ein Dialogfeld zur Aus-wahl einer so genannten Dokumentvorlage. Auf diesen Sachverhaltwird später noch eingegangen.

HINWEIS

Für die nächste Schritte benötigen Sie den obigen Einladungstext.

1 Tippen Sie einfachden Text ein.

2 Klicken Sie abschließendauf diese Schaltfläche.

EINE EINLADUNG ERSTELLEN

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Der letzte Schritt bewirkt, dass die Schaltfläche optisch hervorge-hoben (hier als »eingedrückt«) dargestellt wird – sie ist aktiv.Dadurch zeigt Word für den Zwischenraum der Wörter sowie fürdie Zeilenenden spezielle Zeichen an. Hier sehen Sie denDokumentausschnitt, wie er nun durch Word angezeigt wird.

Einige Wörter werden dabei von Word durch eine geschlängelterote Linie unterstrichen. Diese Linie ist eine Markierung der vonWord gefundenen Schreibfehler – die Sie erst einmal im Text belas-sen.

Tipps zur TexteingabeFalls Sie noch mit der Tastatur auf »Kriegsfuß« stehen, hier einigeHinweise, was es zu beachten gilt.

Der Zwischenraum zwischen den Wörtern wird durch die K-Taste am unteren Rand der Tastatur eingefügt.

Großbuchstaben erhalten Sie, wenn Sie gleichzeitig mit derBuchstabentaste die H-Taste drücken. Auf diese Weise können Sieauch Sonderzeichen wie § oder % über der obersten Tastenreiheabrufen.

Wenn Sie eine Taste länger festhalten, schaltet die Tastatur in denWiederholmodus. Dann wird das Zeichen automatisch wiederholt.

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Manche Tasten sind mit drei Symbolen versehen. Drücken Sie nurdie Taste, erscheint das erste Zeichen. Für die beiden anderen Zei-chen müssen Sie zwei Tasten gleichzeitig drücken; die H-Tasteruft das zweite Zeichen ab und mit der Taste G erhalten Sie dasdritte Zeichen. Die Tilde ~ wird also beispielsweise mit der Tasten-

kombination G+~ eingege-ben. Die TastenkombinationG+e erzeugt dagegen dasEuro-Währungszeichen. MitH+4 erzeugen Sie das $-Zeichen.

Fangen Sie noch nicht an,sich an der Gestaltung zuverkünsteln, das erledigen Sie

später. Noch gleicht die Texteingabe dem Schreiben eines Briefsauf der Schreibmaschine. Wer schon Erfahrung mit der Schreibma-schine hat, soll bitte noch an eine Besonderheit denken: GelangenSie beim Schreiben eines Absatzes an den rechten Zeilenrand,drücken Sie keinesfalls die [-Taste, sondern tippen Sie einfachweiter. Word »schreibt« automatisch den Text in der nächstenZeile weiter. Nur bei Einzelzeilen wie Adressangaben oder Listenmüssen Sie mit der [-Taste zum nächsten Absatz weiter-schalten. In obigem Text werden die Absatzwechsel durch dasSymbol gekennzeichnet. Um den Abstand zwischen zwei Absät-zen zu vergrößern, wurden an den betreffenden Stellen einfachLeerzeilen durch zweimaliges Drücken der [-Taste eingefügt.

Liefern plötzlich alle Tasten Großbuchstaben und beim Drücken derH-Taste erscheinen Kleinbuchstaben? Dann haben Sie versehentlichdie F-Taste gedrückt und die Tastatur auf Großschreibung umge-stellt. Um den Modus aufzuheben, tippen Sie kurz die H-Taste an.

Ein irrtümlich eingegebenes Zeichen lässt sich durch Drücken derR-Taste sofort löschen.

TIPP

Im Anhang finden Sie eine Über-sicht über die Tastatur. Dort wer-den die wichtigsten Tasten vorge-stellt. Mit etwas Übung kriegen Sieschnell Routine und bringen auchlängere Texte flott zu »Papier«.

HINWEIS

EINE EINLADUNG ERSTELLEN

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Fehler im Text korrigierenSofern Sie meinen Vorgaben gefolgt sind, haben sich beim Ein-tippen einige Fehler im Text eingeschlichen. Diese Fehler solltenSie jetzt manuell berichtigen – auf die Korrektur eines Schriftstücksmit Hilfe der Rechtschreibprüfung komme ich noch zurück.

Bei Word ist die nachträgliche Korrektur eines Texts kein Problem.Sie können mit wenigen Handgriffen Text löschen oder ergänzen.Beim Namen »Herrmann« fehlt das zweite »n« am Ende. DieserBuchstabe soll jetzt an den Namen angehängt werden.

Haben Sie Probleme, die eingetippten Texte zu lesen, weil dieAnzeige auf dem Bildschirm zu klein ist? Dann passen Sie inder Standard-Symbolleiste den Zoomfaktor an(indem Sie z.B. den Wert von 100 auf 110 oder120 Prozent erhöhen).

TIPP

1 Klicken Sie im Text hinterdas zu korrigierende Wort.

2 Tippen Sie denBuchstaben »n« ein.

Word fügt jetzt das neue Zeichen ein undrückt die Einfügemarke sowie den Text derrestlichen Zeile nach rechts.

Gleichzeitig verschwindet die geschlängelte Linie, mit der Worddie fehlerhafte Schreibweise bemängelte. Korrigieren Sie nun dasfehlerhaft geschriebene Wort »meinem«.

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1 Klicken Sie im Textzwischen die Buchstaben »n«und »m«. Das Ganze musswie hier gezeigt aussehen. 2 Tippen Sie den

Buchstaben »e« ein.

Word fügt das neue Zeichen ein und rückt die Ein-fügemarke sowie den rechts davon stehenden Textnach rechts.

Im Wort »Geburtstag« ist ein »h« zuviel. Dieser Buchstabe soll jetztaus dem Text gelöscht werden.

1 Klicken Sie imText vor das zu korri-gierende Zeichen.

2 Drücken Siedie Taste _.

Word entfernt jetzt das rechts von der Einfüge-marke stehende Zeichen.

Auf diese Weise können Sie aufrecht bequeme Art Tippfehlerim Text korrigieren. Sie müssenlediglich die Einfügemarke andie betreffende Stelle bringen.Hierzu klicken Sie die Textstelleper Maus an oder Sie bewegendie Einfügemarke über dieCursortasten (siehe auch folgen-

Mit der Taste _ löschen Sieimmer Zeichen, die rechts vonder Einfügemarke stehen. Um einZeichen links von der Einfüge-marke zu entfernen, drücken Siedagegen die R-Taste.

ACHTUNG

EINE EINLADUNG ERSTELLEN

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der Abschnitt) der Tastatur. Aber es gibt noch komfortablereKorrekturmöglichkeiten!

Im Einladungstext wird noch der Name »Edit« als falsch geschrie-ben bemängelt. Nun, wie wäre es, diesen Namen gleich in»Hanna« abzuwandeln? Der Text »Edit« soll dabei direkt über-schrieben werden.

Haben Sie irrtümlich etwas gelöscht, etwas ungewollt überschriebenoder falsch eingetippt? Falls einmal eine Korrektur schief gegangen ist,bietet Word (wie viele Windows-Programme) die Möglichkeit, dieletzte(n) Änderung(en) rückgängig zu machen.

Klicken Sie im Word-Fenster auf die nebenstehend gezeigteSchaltfläche oder drücken Sie die Tastenkombination S+Zbzw. wählen Sie den Befehl Rückgängig im Menü Bearbeiten.

TIPP

1 Klicken Sie imText vor das zu korri-gierende Wort.

2 Drücken Siejetzt die Taste *.

Word zeigt in der Statusleiste über das nebenstehende Feld,dass der Überschreibmodus aktiv ist.

3 Tippen Sie denneuen Namen»Hanna« ein.

Wenn alles geklappt hat, sollte der alte Namedurch den neuen Text überschrieben worden sein.

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Um den Überschreibmodus aufzuheben, drücken Sie erneut dieTaste *. Die Anzeige »ÜB« sollte in der Statusleiste des Word-Fensters verschwinden.

Positionieren im TextDie Einfügemarke können Sie an jeder Stelle im Text positionieren,indem Sie mit der Maus vor den jeweiligen Buchstaben klicken. Siekönnen aber auch die so genannten Cursortasten sowie weitereTasten benutzen, um die Einfügemarke im Text zu bewegen. Nach-folgend finden Sie eine Auflistung der wichtigsten Tasten undTastenkombinationen, mit denen Sie die Einfügemarke im Textbewegen.

Tasten Bemerkung

Y Verschiebt die Einfügemarke im Text eine Zeile nach oben.

V Verschiebt die Einfügemarke im Text eine Zeile nach unten.

I Verschiebt die Einfügemarke im Text ein Zeichen nach linksin Richtung Textanfang.

W Verschiebt die Einfügemarke im Text ein Zeichen nachrechts in Richtung Textende.

S+I Verschiebt die Einfügemarke im Text um ein Wort nachlinks.

S+W Verschiebt die Einfügemarke im Text um ein Wort nachrechts.

P Drücken Sie diese Taste, springt die Einfügemarke an denZeilenanfang.

: Mit dieser Taste verschieben Sie die Einfügemarke an dasZeilenende.

S+P Mit dieser Tastenkombination springt die Einfügemarke anden Textanfang.

S+: Die Tastenkombination verschiebt die Einfügemarke an dasTextende.

EINE EINLADUNG ERSTELLEN

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Markieren von TextenBei bestehenden Texten kommt es häufiger vor, dass ganze Sätzeoder Textteile gelöscht werden müssen, z.B. wenn Sie einen Rund-brief schreiben, den Sie individuell an die Empfänger anpassenmöchten. Sie können hierzu die Einfügemarke an den Anfang desTextbereichs setzen und dann die _-Taste so lange drücken, bisalle Zeichen gelöscht sind. Eleganter ist das Löschen oder Über-schreiben aber, wenn Sie den Text vorher markieren. Dann reichtein Tastendruck auf _, um den markierten Textbereich zu lö-schen. Tippen Sie dagegen ein Zeichen ein, löscht Word den mar-kierten Text und fügt das eingetippte Zeichen zum Dokumenthinzu.

Sie können die Einfügemarke übrigens nur auf die Stellen imDokumentfenster positionieren, die Text enthalten, und beiLeerzeilen an den Zeilenanfang vor die Absatzmarke.. Beieinem neuen Dokument gibt es nur eine einzige Leerzeile amoberen Blattrand.

HINWEIS

Das Markieren lässt sich mit dem farbigen Auszeichnen eines Textsauf einem Blatt Papier vergleichen. In Word benutzen Sie hierzuden Textcursor, den Sie über den zu markierenden Text ziehen.

Das Markieren werden Sie in Windows und in den zugehörigen Pro-grammen häufiger gebrauchen können. Sie können Dateien, Symbole,Ordner, Textbereiche oder Bildausschnitte in einem Grafikprogrammper Maus (durch Anklicken oder Ziehen) markieren. Je nach Programmzeigt Windows den markierten Bereich mit einem farbigen Hintergrundoder durch eine gestrichelte Linie an. Haben Sie etwas markiert, wirkensich alle Befehle auf den Inhalt der Markierung aus.

FACHWORT

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Nehmen wir an, Sie möchten in der obigen Einladung einen Text-teil löschen. Dann gehen Sie folgendermaßen vor:

1 Klicken Sie mitder Maus an denAnfang des zu markie-renden Textbereichs.

2 Halten Sie die linke Maust-aste gedrückt und ziehen Sie dieMaus zum Ende des Bereichs, dermarkiert werden soll.

Der markierte Textbereich wird farbig her-vorgehoben.

3 Drücken Sieanschließend die_-Taste.

Word löscht den markierten Text. Alternativ können Sie aucheinfach einen neuen Text eintippen. Der markierte Text wirddurch das erste eingetippte Zeichen ersetzt, dann werden die restli-chen eingetippten Zeichen eingefügt. Diese Technik können Sie anvielen Stellen einsetzen.

Und hier noch einige Tipps zum eleganteren Markieren: Ein Wortlässt sich per Doppelklick markieren. Halten Sie die S-Taste beimKlicken mit der Maus auf den Text gedrückt, markiert Word denaktuellen Satz. Klicken Sie auf eine Textstelle, halten dann die H-Taste gedrückt und klicken dann auf eine zweite Stelle im Text, mar-kiert Word den dazwischen liegenden Text. Klicken Sie auf den Randvor einer Zeile, markiert Word die Zeile. Ein Doppelklick auf denlinken Rand vor der Zeile markiert den zugehörigen Absatz, einDreifachklick markiert das gesamte Dokument.

TIPP

EINE EINLADUNG ERSTELLEN

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Ausschneiden, Kopieren und VerschiebenUm umfangreichere Textstellen im Dokument zu verschieben oderzu kopieren, benötigen Sie weitere Funktionen. Vielleicht habenSie sich entschlossen, den in der Einladung als »PS:« angehängtenSatz mit in den Haupttext zu übernehmen. Statt jetzt den Satz zumarkieren, zu löschen, an die gewünschte Dokumentstelle zuklicken und dann den Text erneut einzugeben, wählen Sie diefolgenden Schritte:

Texte lassen sich auch mit der Tastatur markieren – was häufig einfa-cher als das Markieren per Maus ist. Verschieben Sie die Einfügemarkean den Anfang des zu markierenden Bereichs. Anschließend halten Siedie H-Taste gedrückt und verschieben die Einfügemarke durch dasDrücken der oben beschriebenen Cursortasten im Text. Zum Aufhebender Markierung klicken Sie auf eine Stelle außerhalb des markiertenBereichs oder drücken eine der Cursortasten W bzw. I.

TIPP

1 Markieren Sie den Text, den Sie ausschneidenoder verschieben wollen.

2 Wählen Sie denBefehl zum Ausschnei-den oder Kopieren.

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Diese Befehle lassen sich auf verschiedenen Wegen aufrufen:

Die nebenstehende Schaltfläche mit dem Scherensymbol,der Befehl Ausschneiden im Menü Bearbeiten oder die Tasten-kombination S+x schneiden den markierten Bereichaus. Der markierte Bereich verschwindet im Dokumentfenster.

Die nebenstehende Schaltfläche, der Befehl Kopieren imMenü Bearbeiten oder die Tastenkombination S+c kopie-ren den markierten Bereich aus dem Dokumentbereich andie gewünschte Stelle.

In beiden Fällen wird der vorher markierte Bereich in dieWindows- Zwischenablage übertragen.

3 Klicken Sie in die Zeile, ander der Inhalt der Zwischenab-lage eingefügt werden soll.

Die Zwischenablage ist ein Speicherbereich, der durchWindows bereitgestellt wird. Ein Programm kann dort ausge-schnittene oder kopierte Dokumentteile hinterlegen undwieder entnehmen. Der Inhalt der Zwischenablage geht beimBeenden von Windows verloren.

FACHWORT

Hier sehen Sie einenAusschnitt des Ein-ladungstexts, in demdie alte Zeile ausge-schnitten und dieneue Einfügepositionmarkiert ist.

EINE EINLADUNG ERSTELLEN

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4 Klicken Sie auf die Schaltfläche oder wählen Sie im Menü Bearbeiten denBefehl Einfügen oder drücken Sie die Tas-tenkombination S+v.

Word fügt jetzt denText aus derZwischenablage ander Einfügemarkeim Dokument ein.

Sie haben mit diesen Schritten den vorher markierten Text an dieneue Position verschoben (oder kopiert, falls der Befehl Kopierengewählt wurde). Jetzt sollten Sie noch den überflüssigen Absatz-wechsel sowie den Text »PS:« löschen.

1 Klicken Sie aufdie Textstelle vordem Absatzwechsel.

2 Drücken Sie einmaldie _-Taste, um denAbsatzwechsel zu löschen.

3 Drücken Sie dannmehrfach die _-Taste, bis der Text »PS:«gelöscht ist.

Das Word-Fenster mit dem Einladungstext könnte dannfolgendermaßen aussehen.

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Sie können nicht nur einzelne Wörter, sondern ganze Sätze, Abschnit-te oder auch einen Text insgesamt markieren und in die Zwischenab-lage übernehmen. Anschließend lässt sich der Inhalt der Zwischenab-lage beliebig oft im Dokument einfügen. Der Datenaustausch überdie Zwischenablage funktioniert auch zwischen verschiedenen Fens-tern (also z.B. zwischen zwei Word-Dokumenten oder zwischenWord und Excel).

HINWEIS

Dokumente ausgeben und ablegenMit den vorhergehenden Schritten haben Sie die wichtigsten Tech-niken zum Eingeben von Texten in Word kennen gelernt undkönnen nun einfache Textdokumente eintippen und korrigieren.Allerdings ist das nur die halbe Miete. Vermutlich möchten Sie

DOKUMENTE AUSGEBEN UND ABLEGEN

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diese Texte auch mit dem Drucker zu Papier bringen. Weiterhinbietet es sich an, diese Texte für eine spätere Verwendung aufzuhe-ben, d.h., Sie müssen die Möglichkeiten zum Speichern und späte-ren Laden der Textdokumente kennen. Auch das ist nicht sonder-lich schwer und soll jetzt gezeigt werden.

So wird gedrucktDas Drucken eines Dokuments ist mit Word sehr einfach. Wieviele andere Programme weist Word in der Symbolleiste eine eige-ne Schaltfläche mit dem Druckersymbol auf.

1 Klicken Sie einfachin der Symbolleiste aufSchaltfläche mit demDruckersymbol.

Das war’s schon. Word bereitet das Dokument zur Ausgabe an denDrucker vor. Bei dem hier benutzten sehr kurzen Dokument be-kommen Sie das gar nicht mit. Bei eingeschaltetem Drucker wirdder Text gleich auf einem Blatt ausgegeben werden.

Drucken Sie ein längeres Dokument, zeigt Word wäh-rend der Aufbereitung der Druckdaten kurzzeitig einstilisiertes Druckersymbol in der Statusleiste.

Durch einen Doppelklick auf dieses Symbol lässt sich der Ausdruckabbrechen. Falls die Ausgabe der Daten an Windows bereits abge-schlossen ist, müssen Sie den Ausdruck ggf. am Windows-Druck-manager abbrechen (Details hierzu finden Sie in der Windows-Hilfeoder in den im Markt+Technik-Verlag zu den verschiedenenWindows-Versionen erschienenen Easy-Titeln).

HINWEIS

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Um gezielt die Einstellungen zum Ausdrucken wählen zu können,müssen Sie etwas anders vorgehen – das funktioniert übrigens beiden meisten Windows-Programmen gleich.

1 Wählen Sie im Menü Datei denBefehl Drucken oder drücken Sie dieTastenkombination S+p.

Word öffnet dasDialogfeldDrucken. DiesesDialogfeld siehtzwar bei denverschiedenenWindows-Versi-onen leichtunterschiedlichaus, aber diewichtigstenElemente ent-sprechen sich.

Die SchaltflächeEigenschaften erlaubt es, Druckereinstellungen wie das Papierformatanzupassen. Um einzelne Seiten eines Dokuments zu drucken, kli-cken Sie auf das Optionsfeld Seiten und tippen die gewünschten Sei-tenzahlen in die zugehörigen Textfelder ein. Benötigen Sie mehrereKopien, klicken Sie auf das mit Anzahloder einem ähnlichen Namen bezeich-nete Drehfeld. Dann können Sie ent-weder die Kopienzahl per Tastatur eintippen oder den Zähler durchAnklicken der beiden Schaltflächen erhöhen oder erniedrigen.

2 Um den Ausdruck zu starten,klicken Sie auf die mit OK bzw.Drucken bezeichnete Schaltfläche.

DOKUMENTE AUSGEBEN UND ABLEGEN

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Sie müssen übrigens nicht warten, bis der Drucker die Seiten aus-gegeben hat. Windows speichert vielmehr die Druckausgaben derProgramme zwischen, d.h., Sie können sofort weiterarbeiten.

Um sich mehrere Druckversuche zu ersparen, können Sie dienebenstehend gezeigte Schaltfläche Seitenansicht wählen.

Word wechselt dann zur Seitenansicht, in der Sie eine Vorschau desAusdrucks erhalten. Über die Symbolleiste lässt sich der Zoomfaktoreinstellen (oder Sie klicken auf das Dokument, um die Seite vergrö-ßert bzw. verkleinert anzuzeigen).

TIPP

Über die Schaltfläche Schließen der Symbolleiste gelangen Sie zurnormalen Word-Anzeige zurück.

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So funktioniert das SpeichernIn Word können Sie den getippten Text für eine spätere Verwen-dung aufheben, indem Sie ihn in einer Datei speichern.

1 Klicken Sie in derSymbolleiste auf dieSchaltfläche Speichern.

Ein vorher aus einer Datei geladenes Dokument (siehe folgendeSeiten) wird dann einfach in der bestehenden Datei gesichert.

Bei einem neuen Dokument erscheint des Dialogfeld Speichern unter,in dem Sie den Dateinamen angeben müssen. Der genaue Aufbaudes Listenfelds hängt von der Windows- und der Word-Version ab.

Neuer Ordner

Ordnerauswahl

Speicherorte

Die Schritte zum Speichern eines Dokuments entsprechen sichaber weitgehend.

DOKUMENTE AUSGEBEN UND ABLEGEN

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2 Stellen Sie den Speicher-ort im Dialogfeld ein.

Bei neueren Versionen können Sie hierzu die Symbole wie EigeneDateien in der linken Spalte anklicken. Oder Sie verwenden das mitSpeichern bzw. Speichern in bezeichnete Listenfeld, um ggf. dasLaufwerk und den Ordner, in dem Sie die Datei speichern wollen,auszuwählen.

Das Listenfeld Speichern lässt sichdurch einen Mausklick auf denPfeil öffnen. Einen Ordner öff-nen Sie durch einen Doppelklickauf das zugehörige Symbol (sieheauch folgende Seiten).

Es stellt sich die Frage, wo Sie das Dokument speichern können.Einmal bietet es sich natürlich an, Briefe auf Diskette zu hinterle-gen. Sie könnten z.B. eine Diskette für private Post und eine fürgeschäftliche Korrespondenz führen. Alternativ lässt sich das Do-kument in einem Ordner der Festplatte hinterlegen. Dann lässtsich das Dokument später direkt laden und Sie müssen nicht ersteine Diskette heraussuchen. In den meisten Windows-Versionengibt es einen speziellen Ordner mit dem Namen Eigene Dateien.Dort können Sie Ihre Dokumente hinterlegen. Falls Sie häufigerDokumente erstellen und speichern, lassen sich auch Unterordnerwie Briefe, Rundschreiben, Einladungen etc. unter Eigene Dateien

Möchten Sie ein bereits aus einer Datei geladenes Dokument untereinem neuen Namen speichern, wählen Sie einfach im Menü Dateiden Befehl Speichern unter. Dieser Befehl öffnet das Dialogfeld Spei-chern unter und Sie können den neuen Dateinamen wählen. DerBefehl Speichern im Menü Datei oder die Tastenkombination S+swirkt dagegen wie die Schaltfläche Speichern.

TIPP

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anlegen. Für unsere Zwecke soll das Dokument im Ordner EigeneDateien/Einladungen hinterlegt werden. Falls dieser UnterordnerEinladungen noch nicht existiert, sind einige zusätzliche Schritteerforderlich. Diese Schritte hängen zum Teil von der Windows-bzw. Word-Version ab. Hier die prinzipielle Vorgehensweise.

1 Stellen Sie im Dialogfeld Speichern unterden Ordner Eigene Dateien als Speicherziel ein(entweder über das Listenfeld oder über dieSchaltfläche in der linken Spalte).

2 Sobald der Ordner Eigene Dateien im Dialogfeldangezeigt wird, wählen Sie in der Symbolleiste desDialogfelds die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen.

Im Dialogfeld Speichern unter wird ein neuer Ordner angelegt oderes erscheint ein Dialogfeld mit der Abfrage des Ordnernamens.

3 Tippen Sie jetzt den Ordner-namen Einladungen ein und bestätigenSie dies durch Drücken der [-Taste.

DOKUMENTE AUSGEBEN UND ABLEGEN

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4 Wird der neue Ordner noch imDialogfeld Eigene Dateien angezeigt,wechseln Sie durch einen Doppelklick aufdas Ordnersymbol zu diesem Ordner.

Damit haben Sie den Zielordner für das neue Dokument erreicht.Jetzt gilt es, den Namen für die neue Datei sowie deren Dateitypfestzulegen.

1 Wählen Sie bei Bedarf den Dateityp imgleichnamigen Listenfeld (den Pfeil des Listen-felds anklicken und den Eintrag Word-Dokument(*.doc) wählen).

2 Geben Sie jetzt denDateinamen im FeldDateiname an.

Standardmäßig ist der Dateityp Word-Dokument eingestellt, d.h.,Sie brauchen den Dateityp nicht umzustellen und müssen auchdie Dateinamenerweiterung im Dateinamen nicht unbedingt ange-ben. Word ergänzt diese Erweiterung automatisch in Abhängigkeitvom Dateityp.

3 Klicken Sie auf dieSchaltfläche Speichern.

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Word schließt das Dialogfeld und legt das Dokument in einerDatei im gewünschten Ordner ab. Die Datei erhält den von Ihnengewählten Namen und die zugehörige Dateinamenerweiterung(bei der obigen Auswahl wird die Erweiterung .doc verwendet).Nach dem Speichern eines neuen Dokuments wird der Name derbetreffenden Dokumentdatei in der Titelleiste des Word-Fensterseingeblendet. Wenn Sie jetzt Word beenden (z.B. über dieSchaltfläche in der rechten oberen Fensterecke bzw. durchAnwahl des Befehls Beenden im Menü Datei), bleibt die Datei erhal-ten. Sie können das Dokument später wieder im Programm laden.

Wie kann ich ein Dokument laden?Gespeicherte Textdokumente lassen sich in Word laden (d.h. aus derDatei lesen) und anschließend anzeigen, bearbeiten oder drucken.

1 Klicken Sie imWord-Fenster auf dieSchaltfläche Öffnen.

Word öff-net diesesDialogfeld.

DOKUMENTE AUSGEBEN UND ABLEGEN

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2 Wählen Sie, wie auf den vorhe-rigen Seiten beim Speichern ge-zeigt, den Ordner aus, der die zuladende Datei enthält (einfach aufdie Ordnersymbole doppelklicken,bis der Unterordner Eigene Dateien/Einladungen erscheint).

3 Klicken Sie aufdie Datei, die Sieöffnen möchten.

4 Klicken Sie auf dieSchaltfläche Öffnen.

Word lädt anschließend die Datei und zeigt das Ergebnis imDokumentfenster an. Das ist doch ganz einfach, oder? Die einzigeSchwierigkeit besteht vielleicht darin, den Ordner zu finden, indem die Datei gespeichert ist.

Ein Dokument formatierenIn den vorhergehenden Abschnitten haben Sie Word lediglich alssimplen Schreibmaschinenersatz eingesetzt (wenn auch mit prakti-scher Korrekturfunktion). Möchten Sie Ihre Einladungen undBriefe besonders schön gestalten, indem Sie bestimmte Textstellenfett hervorheben oder Überschriften in der Zeilenmitte anordnen?Das wird als Formatieren bezeichnet und lässt sich in Word mitwenigen Mausklicks erreichen.

Ein mit Word erstelltes Dokument lässt sich auch in einem Ordner-fenster durch einen Doppelklick auf die betreffende Datei direkt in derAnwendung laden. Weiterhin können Sie das Menü Datei im Word-Fenster öffnen. Word zeigt in diesem Menü die Namen der vier zuletztbearbeiteten Dokumente an. Ist das Dokument dort aufgeführt, reichtes, zum Laden den betreffenden Eintrag im Menü Datei anzuwählen.

TIPP

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Absätze ausrichtenDas Ausrichten der Absätze lässt sich am Beispiel der Einladungdemonstrieren. Wie wäre es damit, die Überschriftzeile zentriertauszurichten?

1 Klicken Sie in die ersteZeile mit der Überschrift.

Die Einfügemarke wird in dieser Zeile bzw. im betreffenden Absatzpositioniert. Das ist notwendig, da sich Absatzformate immer aufeinen Absatz beziehen – Word muss daher wissen, welchen Absatzbzw. Textabschnitt Sie bearbeiten möchten.

2 Klicken Sie in derWord-Symbolleiste auf dieSchaltfläche Zentriert.

Das nachfolgende Word-Fenster zeigt die bereits zentrierte ersteZeile mit dem senkrechten Strich der Einfügemarke. Auf die Schalt-fläche zum Zentrieren in der Symbolleiste wird mit einem Maus-zeiger hingewiesen.

Word hebt die Schaltfläche, die dem aktuellen Absatzformatentspricht, optisch hervor (bei Word 2000 wird die Schalt-fläche als »eingedrückt« dargestellt). Zeigen Sie auf eineSchaltfläche der Symbolleiste, blendet Word übrigens ein Feld,die so genannte QuickInfo, mit dem Namen der Schaltflächen-funktion ein.

TIPP

EIN DOKUMENT FORMATIEREN

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Hier noch einmal die Schaltflächen der Absatzformate zum Aus-richten.

Die Schaltfläche Linksbündig sorgt dafür, dass die Zeilen amlinken Rand ausgerichtet werden. Erreicht der Text denrechten Rand, rutscht das nächste Wort automatisch in die

Folgezeile (umbrochen). Weil die Zeilen am rechten Rand unter-schiedlich lang sind, bezeichnet man dies auch als Flattersatz. Einelinksbündige Ausrichtung ist die übliche Art der Texterfassung.

Verwenden Sie die Schaltfläche Zentriert, um Texte in derMitte zwischen dem linken und rechten Rand auszurichten.Diese Anordnung eignet sich zum Beispiel zur Gestaltung

von Überschriften.

Über die Schaltfläche Rechtsbündig enden die Textzeilen amrechten Seitenrand, während der Flattersatz sich auf denlinken Rand bezieht.

Die Schaltfläche Blocksatz bewirkt, dass Word die Textzeileneines mehrzeiligen Absatzes an den Seitenrändern ausrichtet.Die Zeilen beginnen und enden damit – ähnlich wie meist

beim Buch- und Zeitungsdruck – jeweils an der gleichen Position.

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Die Art der Ausrichtung erkennen Sie an den Linien des Schalt-flächensymbols. Außerdem blendet Word eine Quickinfo mit demNamen der Funktion ein, sobald Sie auf eine dieser Schaltflächen

zeigen. Die Schaltfläche, die demModus des aktuellen Absatzesentspricht, wird dabei optischmarkiert (z.B. als »eingedrückt«dargestellt). Experimentieren Siedoch einmal mit den Schaltflächenund richten Sie den Hauptabsatzder Einladung zentriert, rechts-

bündig und dann mit Blocksatz aus! Hier sehen Sie den Text, beidem der Hauptabsatz im Blocksatz-Modus wiedergegeben wird.

Text vergrößern und verkleinernBei der Eingabe verwendet Word immer die gleiche Größe für dieTexte. Sie haben aber die Möglichkeit, Texte etwas größer oderkleiner auszuzeichnen. Der Fachmann bezeichnet so etwas als»Anpassen des Schriftgrads«. Wie wäre es, die Schriftgröße derzentrierten Titelzeile der Einladung zu erhöhen?

Das Ausrichten bezieht sichauf den markierten Text-bereich oder den aktuellenAbsatz.

HINWEIS

1 Markieren Sie die erste Zeile der Einla-dung (einfach vor den ersten Buchstabenklicken und dann die Maus bei gedrückterlinker Maustaste zum Ende der Zeile ziehen).

EIN DOKUMENT FORMATIEREN

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2 Klicken Sie in derSymbolleiste auf dasListenfeld Schriftgrad.

3 Stellen Sie in der angezeigtenListe einen Wert von 20 Punkt fürden Schriftgrad ein (oder tippenSie die Zahl 20 im Feld ein).

4 Klicken Sie auf eineStelle neben dem Text,um die Markierungaufzuheben.

Zur Darstellung von Texten werden so genannte Schriftarten (wieTimes Roman, Courier, Arial etc.) benutzt. Eine Schriftart charakteri-siert die Form der einzelnen Lettern (z.B. gerade oder verschnörkelt).Sie kennen dies sicherlich: Die Schrift einer Zeitung sieht meistanders aus als das Werbeplakat Ihres Lebensmittelhändlers. Undvielleicht erinnern Sie sich noch an die Steckbriefe mit dem Schrift-zug Wanted aus alten Wildwestfilmen, die mit einer besonderenSchriftart gestaltet waren. Auch das Logo auf den Flaschen einesbekannten Cola-Herstellers weist eine markante Schriftart auf.

FACHWORT

Die Schriftart ändern

Die Größe der Zeichen wirdals Schriftgrad bezeichnet;die Zahlen geben den Schrift-grad in Punkt an, was eineMaßeinheit wie mm ist.

FACHWORT

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Die Schriftart lässt sich direkt über das betreffende Listenfeld inder Format-Symbolleiste wählen. Probieren Sie doch gleich mal,wie die Überschrift der Einladung in anderen Schriftarten aussieht.

1 Markieren Sieerneut die erste Zeileder Einladung.

2 Öffnen Sie das Listen-feld mit den Schriftartenund wählen Sie eine ande-re Schriftart.

3 Klicken Sie aufeine Stelle neben demText, um die Markie-rung aufzuheben.

Jetzt sollte das Schriftstück in der betreffenden Schriftart darge-stellt sein. Hier sehen Sie den Ausschnitt aus der Einladung, beider die Überschrift mit einem Schriftgrad von 20 Punkt und in derSchriftart Arial formatiert wurde. Es ist deutlich zu erkennen, dassdie Buchstaben der Überschrift eine etwas andere Form als dieBuchstaben des übrigen Texts (der mit der Schriftart Times NewRoman verfasst wurde) aufweisen.

EIN DOKUMENT FORMATIEREN

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Welche Schriftarten bei Ihrem System angezeigt werden, hängt vonden installierten Programmen ab. Achten Sie beim Verfassen vonSchriftstücken darauf, nicht zu viele Schriftarten zu mischen. Beieiner Einladung können Sie beispielsweise die Schriftarten Times NewRoman und Arial verwenden. Bei Briefen etc. sollte aus gestalteri-schen Gründen durchgängig nur eine Schriftart benutzt werden.

HINWEIS

Texte – fett, kursiv und unterstrichenGelegentlich ist es erwünscht, dass bestimmte Stellen in einemText fett hervorgehoben, mit schrägen Buchstaben ausgezeichnetoder unterstrichen dargestellt werden. Auch dies ist in Word keinProblem. Als Erstes soll die Überschrift fett hervorgehoben werden.

1 Markieren Sieerneut die erste Zeileder Einladung. 2 Klicken Sie in der

Symbolleiste des Word-Fens-ters auf diese Schaltfläche.

3 Klicken Sie auf eine Stelleneben dem Text, um dieMarkierung aufzuheben.

Wenn alles geklappt hat, sollte Word den markierten Teil der Über-schrift in fetten Buchstaben wiedergeben.

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Word bietet Ihnen drei Schaltflächen, um markierte Textstellenfett, kursiv oder unterstrichen zu formatieren:

Diese Schaltfläche formatiert den markierten Text mit fettenBuchstaben.

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, erscheint der markierteText mit schräg gestellten Buchstaben. Man bezeichnet dasauch als kursiv.

Um einen markierten Text zu unterstreichen, klicken Sie aufdiese Schaltfläche.

Klicken Sie eine solche Schaltfläche an, wird ein markierter Textoder der anschließend eingetippte Text in der entsprechendenWeise formatiert. Sie können auch mehrere Zeichenformate kom-binieren.

Sie können dies beispielsweise nutzen, um Teile der Einladungbesonders hervorzuheben. Gehen Sie wie in obigen Schritten vorund weisen Sie bestimmten Teilen die Formate kursiv und unter-strichen zu. Hier sehen Sie ein Beispiel für diese Formatierungen –die Datums- und Uhrzeitangaben wurden fett, kursiv und unter-strichen hervorgehoben.

Auf diese Weise können Sie Ihr Dokument etwas ansprechendergestalten. Drucken Sie das Ergebnis und speichern Sie den neuenText ggf. in eine Datei.

Sie erkennen an einer »eingedrückt« (oder anders hervorgehoben)dargestellten Schaltfläche, welcher Formatmodus für den markiertenText gerade eingeschaltet ist. Klicken Sie auf eine solche optischhervorgehobene Schaltfläche, hebt Word die Formatierung für denmarkierten Text wieder auf. Sind mehrere Zeichenformate zugewie-sen, löschen Sie alle Zeichenformate des markierten Bereichs überdie Tastenkombination S+K.

TIPP

EIN DOKUMENT FORMATIEREN

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RechtschreibkorrekturenWenn Sie die obigen Abschnitte durchgearbeitet haben, beherr-schen Sie bereits die Word-Grundfunktionen zum Erfassen undBearbeiten von Textdokumenten. In den nächsten Kapiteln zeigeich Ihnen weitere Feinheiten zum Erstellen von Dokumenten.Dabei wenden Sie auch die bereits gelernten Techniken an. Bevores jedoch auf zu »neuen Ufern« geht, möchte ich Ihnen nochweitere ganz nützliche Word-Funktionen – die AutoKorrektursowie die Rechtschreibprüfung – vorstellen. Eingangs hatten Sie jadie absichtlich eingebrachten Tippfehler manuell korrigiert. Beieiner kurzen Einladung oder einem einfachen Brief ist das dieeinfachste Alternative. Sie kennen aber vermutlich das Problem,dass bei einem längeren Text häufig Schreibfehler enthalten sind.Selbst beim Korrekturlesen wird das eine oder andere noch überse-hen. Kaum ist der Brief ausgedruckt, fällt noch ein übersehenerSchreibfehler auf. Damit dies seltener passiert, lassen Sie sich dochvon Word bei der Korrektur der Texte unter die Arme greifen.

Seien Sie sparsam mit der Auszeichnung von Textstellen mit mehrerenFormaten wie Kursiv, Fett und Unterstrichen. Häufig genügt eineFormatierung (z.B. das Unterstreichen von Textstellen), um dieseoptisch herauszustellen. Wenn zu viele Formate verwendet werden,leidet häufig die Lesbarkeit des Dokuments.

TIPP

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Was leistet die AutoKorrektur?Eine beliebte Fehlerquelle sind verdrehte Buchstaben, vergesse-ne Großschreibung am Satzanfang etc. Hier greift Word bereitsbeim Eintippen des Textes korrigierend ein. Das soll Ihnen aneinem trivialen Beispiel demonstriert werden.

1 Holen Sie ein neuesWord-Dokument überdie Schaltfläche Neuesleeres Dokument.

2 Tippen Sie jetztversuchsweise Wörter wie»dei«, »edr«, »enu« und»Erflg« ein.

Das Ergebnis ist hier zu sehen. Aber huch, wasist denn da passiert?

Wenn alles geklappt hat, sehen Sie im Word-Fenster plötzlich dieWörter »die«, »der«, »neu« und »Erfolg«. Das erste Wort der Zeilewird sogar automatisch mit einem Großbuchstaben eingeleitet.Verantwortlich hierfür ist die in Word und vielen Office-Program-men integrierte Funktion AutoKorrektur. Diese Funktion über-wacht Ihre Eingaben und korrigiert häufige Tippfehler automa-tisch. Das ist auch der Grund, warum das erste Wort im Satz miteinem Großbuchstaben beginnt.

Falls die Autokorrektur einen von Ihnen eingegebenen Begriff um-setzt, Sie aber die eingegebene Schreibweise behalten wollen, hilftein kleiner Trick: Drücken Sie einfach die Tastenkombination S+z,um die letzte Änderung rückgängig zu machen. Word hebt dann dieAutoKorrektur für die Eingabe auf und zeigt den Text in der von Ihneneingetippten Form.

TIPP

RECHTSCHREIBKORREKTUREN

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Die Rechtschreibprüfung nutzenBeim Ausführen der ersten Schritte am Kapitelanfang haben Siebereits gesehen, dass Word die Texteingaben automatisch aufSchreibfehler prüft und die betreffenden Stellen durch eine rotegeschlängelte Linie unterstreicht. Dies soll jetzt einmal etwasgenauer untersucht werden.

Beim Eintippen bestimmter Begriffe zeigt Word Ihnennach wenigen Buchstaben bereits einen Textvorschlagals QuickInfo.

Drücken Sie die [-Taste, wird das Wort von der FunktionAutoVervollständigen im Text eingefügt. Die Wörter lassen sich aufden Registerkarten AutoKorrektur bzw. AutoText (Menü Extras, BefehlAutoKorrektur) festlegen.

HINWEIS

1 Erstellen Sie einen einfachen Text,der einige kleine Schreibfehler enthält.

2 Klicken Sie mit der rechtenMaustaste auf ein als falschgeschrieben markiertes Wort.

3 Klicken Sie imKontextmenü aufden Vorschlag mitder richtigenSchreibweise.

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Dann wird das Wort entsprechend korrigiert. Auf diese Weise lässtsich der Schreibfehler bereits bei der Eingabe korrigieren. MöchtenSie den kompletten Text einer Rechtschreibprüfung unterziehen(hilfreich bei längeren Dokumenten)?

1 Klicken Sie in der Word-Symbolleiste auf die SchaltflächeRechtschreibung und Grammatik.

Word ruft das Modul zur Rechtschreibprüfung auf und analysiertden Text auf Fehler. Gefundene Schreibfehler werden dann ineinem Dialogfeld angezeigt.

2 Markieren Sie ggf. in der Liste Vorschläge den korrek-ten Begriff oder korrigieren Sie das falsch geschriebeneWort direkt im Textfenster Nicht im Wörterbuch.

3 Klicken Sie auf dieSchaltfläche Ändern.

RECHTSCHREIBKORREKTUREN

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Ist das betreffende Wort Ihrer Meinung nach richtig geschrieben,wählen Sie die Schaltfläche Ignorieren. Die Rechtschreibprüfungkorrigiert bzw. ignoriert das fehlerhaft geschriebene Wort und setztdie Analyse fort. Auf diese Weise lässt sich der gesamte Text über-prüfen.

Was ist mit Fremdwörtern?Word arbeitet mit einem vordefinierten Wörterbuch. Dieses Wör-terbuch besitzt aber nur einen bestimmten Umfang. Die Recht-schreibprüfung wird daher unbekannte Wörter, Fremdwörter etc.als unbekannt anzeigen. Über die Schaltfläche Ignorieren belassenSie solche Begriffe unverändert im Text. Alternativ können Sieneue Begriffe in das Benutzerwörterbuch aufnehmen lassen.Klicken Sie im Dialogfeld der Rechtschreibprüfung auf die Schalt-fläche Hinzufügen (bzw. Zum Wörterbuch hinzufügen in Word 2002).

Der genaue Aufbau des Dialogfelds zur Rechtschreibkorrektur hängtdabei von der jeweiligen Word-Version ab. Hier wurde die Versionvon Word 2000 benutzt. Je nach Word-Version sind die Schaltflächendes Dialogfelds abweichend beschriftet. Mit der Schaltfläche Immerändern (bzw. Alle ändern in Word 2002) erreichen Sie, dass dieRechtschreibprüfung ein mehrfach im Text vorkommendes Wortautomatisch korrigiert. Um alle Textstellen mit dem Begriff im Doku-ment zu ignorieren, wählen Sie die Schaltfläche Nie ändern (bzw.Alle ignorieren in Word 2002).

HINWEIS

Machen Sie einen Schreibfehler häufiger, klicken Sie auf die Schalt-fläche AutoKorrektur. Dann werden der fehlerhafte und der korrekteBegriff zur Liste mit den automatisch zu korrigierenden Wörternhinzugefügt. Word korrigiert solche Begriffe anschließend direkt beider Eingabe.

TIPP

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Bei Begriffen aus Fremdsprachen können Sie die Wörterbuch-sprache über das Listenfeld Wörterbuchsprache umschalten. Sinddie betreffenden Wörterbücher (z.B. für Englisch oder Französisch)installiert, überprüft Word den Text anhand dieser Wörterbücher.

Was ist mit der Grammatikprüfung?Die Rechtschreibprüfung verfügt auch noch über ein Grammatik-modul, welches fehlende Wörter oder andere sinnentstellendeFehler aufdecken kann. Diese Grammatikprüfung wird bei derRechtschreibprüfung ausgeführt, sofern das KontrollkästchenGrammatik überprüfen im Dialogfeld markiert (und das Modulinstalliert) ist.

In diesem Fall wird Ihnen auch das Ergebnis der grammatikali-schen Analyse angezeigt. Sie erhalten zusätzlich Korrekturvor-schläge.

Bei fremdsprachigen Wörtern sollten Sie Word bereits bei der Eingabemitteilen, aus welcher Sprache der Text stammt. Markieren Sie hierzuden betreffenden Text und wählen im Menü Extras den Befehl Spra-che/Sprache bestimmen. Dann lässt sich die Sprache in einemDialogfeld wählen. Anschließend kann Word bei der Rechtschreib-prüfung automatisch zwischen den Wörterbüchern umschalten.

TIPP

Über den Befehl Optionen des Menü Extras lässt sich die RegisterkarteRechtschreibung und Grammatik aufrufen. Auf dieser Registerkartefinden sich die Optionen zur Steuerung der Rechtschreibprüfung.

HINWEIS

RECHTSCHREIBKORREKTUREN

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Korrigieren Sie die bemängeltenTextstellen im Feld Grammatikfehleroder markieren Sie den Vorschlagund bestätigen Sie die SchaltflächeÄndern, um die Korrektur vorzu-nehmen. Über die restlichenSchaltflächen können Sie entwederdie Korrektur ignorieren, die

Grammatikregel übergehen oder den nächsten Satz überprüfen. Dadie Grammatikprüfung für deutsche Texte noch recht schwach ist,schalte ich diese Option allerdings ab (durch Löschen der Markie-rung des Kontrollkästchens Grammatik überprüfen).

Über den Abschluss der Rechtschreibprüfung informiert Word Siedurch ein entsprechendes Dialogfeld, das Sie über die OK-Schalt-fläche schließen.

Während Rechtschreibfehlermit roter Farbe markiert wer-den, zeigt die Grammatik-prüfung die kritischen Stellenmit grüner Schrift an.

HINWEIS

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Aus Platzgründen bleiben in diesem Buch viele Optionen der Recht-schreibprüfung ausgespart. Mit dem obigen Wissen kommen Sie aberrecht weit. Weitere Details zur Rechtschreibprüfung entnehmen Sie derProgrammhilfe oder schlagen sie im Markt+Technik-Titel »MicrosoftOffice 2000 Easy« bzw. »Microsoft Office XP Easy« nach. Dort wirdauch gezeigt, wie Sie die Einträge der AutoKorrektur pflegen.

HINWEIS

ZusammenfassungDieses Kapitel hat Ihnen die grundlegenden Techniken zum Ver-fassen von Texten und deren Bearbeitung bzw. Formatierung mitMicrosoft Word vermittelt. Im folgenden Kapitel zeige ich Ihnen,wie Sie mit Word Briefe schreiben und diese mit weiteren Word-Funktionen gestalten.

LernkontrolleZur Überprüfung Ihres Wissens können Sie die folgenden Aufga-ben lösen. Die Antworten sind in Klammern angegeben.

Wie können Sie einen Text mit Word fett und kursiv auszeich-nen?(Den Text markieren und dann die Schaltflächen Fett und Kursiv inder Symbolleiste anklicken.)

Wie heben Sie eine Formatierung auf?(Bei Zeichenformaten den Text markieren und die betreffendenFormatschaltflächen erneut anklicken oder die Tastenkombina-tion S+K drücken. Bei Absatzformaten einfach ein anderesFormat über die Schaltflächen wählen.)

Wie laden Sie eine Textdatei in Word?(Word starten, die Funktion Öffnen aufrufen und dann die ge-wünschte Dokumentdatei auf Diskette, im Ordner Eigene Dateienoder auf der Festplatte suchen, anklicken und auf die SchaltflächeÖffnen klicken.)

RECHTSCHREIBKORREKTUREN

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Wie lässt sich in Word der Schriftgrad verändern?(Den Text markieren und dann den Schriftgrad im betreffendenFeld der Format-Symbolleiste wählen.)

Wie lässt sich in Word ein Absatz rechtsbündig ausrichten?(In den Absatz klicken und dann die Schaltfläche Rechtsbündigwählen.)