OK - kommIT

Mit der Fachanwen-

dung Verwaltung

einfach, übersichtlich

und sicher Arbeitsver-

träge verwalten.

Personalmanagement leicht gemachtDas Personalwirtschaftssystem OK.PWS ist eine modular aufgebaute Softwarelö-sung für die operative und strategische Personalarbeit.

Neben der Personalverwaltung und Ab-rechnung (in Verbindung mit AKDB-PERS) bietet das Verfahren auch Lösungen für die Bereiche Fehlzeiten, Organisation und Stellenbewirtschaftung, Personalkosten-hochrechnung, Bewerbermanagement, Personalentwicklung, Reisekostenabrech-nung und Zeitwirtschaft an. Mobile Zu-satzfunktionen, wie das Führungscockpit runden das Angebot ab.

Produktblatt OK.PWS | Stand: 10.2013

OK.PWS

Personal

„In jeder Hinsicht zukunftsweisend“

` Modular aufgebaut ` Frei definierbare Geschäftsvorfälle ` Zahlreiche Muster- und Standardauswertungen ` Berichtsgenerator ` Komfortable Anbindung von Dokumenten- managementsystemen

` Detaillierte Benutzerverwaltung ` Umfangreiche Plausibilitätsprüfungen

kommIT Gesellschaft für Informationstechnik mbH, Hansaring 55, 50670 KölnTelefon +49 221 16059 - 0, Telefax +49 221 16059-79, E-Mail [email protected], www.komm-it.de

Verschiedene Module = individuelle Lösungen

OK.PWS

Personalverwaltung und Information ` Umfangreiche Personalstammdaten ` Vertragsdaten ` Werdegang (intern/extern) ` Qualifikationen ` Bescheinigungswesen (individuell und gem. AWV-Katalog)

` Terminverwaltung, Such- und Filterfunktionen

Stellenbewirtschaftung und Organisation ` Zahlreiche Standardauswertungen, wie z. B. Stel-lenplan nach KommHV, Stellen-besetzungslisten u. v. m.

` Umfangreiche Plausibilitäten, z. B. Stellenober-grenzen

` Ausgabe des Stellenplans als Organigramm (über Microsoft Visio)

Personalkosten ` Ermittlung von Plan- und Prognosewerten ` Überwachung der Aufwandsentwicklung ` Soll-Ist-Vergleich ` Aufklärung und Begründung von Differenzen ` Hochrechnung auf Basis der exakten Werte

Fehlzeitenverwaltung ` Fehlzeiten definieren, erfassen und auswerten

Personalentwicklung/Seminarverwaltung ` Systematische Leistungsbewertungen ` Zielvereinbarungen und Mitarbeitergespräche ` Seminare planen, verwalten und dokumentieren ` Ausbildungsverwaltung

Bewerberverwaltung ` Bewerberdaten effektiv verwalten und Schrift-verkehr automatisieren

` Optimale Unterstützung der Einstellungsent-scheidung

` Automatische Übernahme der Daten in die Per-sonalverwaltung

` Bewerberpool

Reisekosten ` Abrechnung nach Bayrischem Reisekostenrecht ` Weblösung ` Flexible Daten-Schnittstellen zur Personalabrech-nung und zum Finanzwesen der AKDB

Zeitwirtschaft ` Zeitwirtschaft für den öffentlichen Dienst in Bayern

` Ermittlung der Zeitzuschläge nach den Tarifver-trägen TVöD und TV-L

` Workflowgestützte Web-Lösung

Bewerberportal ` Offene Stellen zeitnah im Internet veröffentli-chen

` Bewerberdaten per Mausklick übernehmen

AKDB-PERS

Mit

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rtalOK.PWS Elektronische

Personalakte

Zeit- wirtschaft*

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AuskunftAbrechnungOrganisation

Reisekosten

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AbrechnungVerwaltung Kosten

Personal-entwicklung

* in Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern

Know-how für die EntgeltabrechnungDie Personalabrechnung wird durch vielfältige gesetzliche und tarifliche Regelungen geprägt. Neue Gesetze und Tarifabschlüsse bringen ständig steigende Anforderungen an die Arbeitgeber mit sich. Das Aufgabenspektrum ist mittler-weile so komplex, dass die geforderten Berechnungen, Datenübermittlungen und Statistiken nur mit geeigneter Software - Unterstützung zu bewältigen sind.

Seit 1969 stellt die AKDB ihren Kunden Personalabrechnungsverfahren zur Verfü-gung. Das dadurch gewonnene Know-how ist ein wesentlicher Faktor dafür, dass immer mehr Kunden ihre Entgelt-abrechnung dem Service-Rechenzentrum der AKDB anvertrauen.

Produktblatt OK.PWS Personalabrechnung | Stand: 06.2014

OK.PWS – Personalabrechnung

Personal

Fachanwendung Abrechnung

Die abrechnungsrelevanten Daten (Per-sonal- und Kundenstammdaten) für das Personalabrechnungsverfahren können dabei entweder in der Fachanwendung Abrechnung oder alternativ in der Fach-anwendung Verwaltung vorgegeben wer-den. Ein Datenexport übermittelt diese Informationen an das Dienstleistungsre-chenzentrum. Alle weitere Arbeiten, wie das Erstellen und Kuvertieren der Ge-haltsabrechnung oder die Weiterleitung der Informationen an Dritte übernimmt die AKDB für ihre Kunden.

Fachanwendung Auskunft

Die im Rechenzentrum erstellten Aus-wertungen (z. B. Gehaltsabrechnungen, Lohnkonten) werden in Dateiform per Datenfernübertragung an den Kunden übertragen. Sie stehen für Prüfungen, Ausdrucke und zur Archivierung zur Verfügung.





Vorteile auf einen Blick

OK.PWS Personalabrechnung

` maximale Daten- und Rechtssicherheit ` sofortige Umsetzung von gesetzlichen und tariflichen Änderungen (z. B. Al-tersteilzeit, Wertguthaben, Entgeltum-wandlung)

` Berücksichtigung aller gängigen Tarif-verträge im öffentlichen Dienst (TVöD, TV-L, BBesG, Fleischbeschauer) sowie weiterer Tarifverträge (IKK, TV-V etc.), Haustarife, Versorgungsempfänger

` Test (Sofort-) -abrechnungen und fikti-ve Berechnungen

` Erstellen und Weiterleiten der erfor-derlichen Meldungen (u.a. ZVK, VBL, DEÜV, Elster, Schwerbehindertenstatis-tik)

` Datenaustausch mit Sozialversiche-rungsträgern, Banken, Zusatzversor-gungskassen, Finanzämtern und statis-tischen Landesämtern bzw. Bundesamt

` Umfangreiche Auswertungen (z. B. Lohnkonto, Überwachungs- und Ergebnislisten), wobei die Ausgabe und Archivierung auch in Dateiform möglich ist

` Integration der Personalabrechnungs-daten in verschiedene Finanzbuchhal-tungssysteme

` kompetenter Beratungsservice ` komfortables Handling

AKDB-PERS

Mit

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Personalakte

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260002 ->0111725<- JANUAR 2014 273+1/030114/23.18/20*BLATT 001

KRANKENHAUS MUSTER Seite 1

KRANKENHAUS MUSTER B WERNERWERKSTR. 5 93049 REGENSBURG 2 ________________________________________0

GEHALTSABRECHNUNG

Bescheinigung nach § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO

lfd. Nr./Jahr für Monat/Jahr Rückrechnung bis 1/2014 01/2014 Frau GABRIELE ACHTER VILLASTR. 34 Personalnummer Eintrittsdatum Austrittsdatum 84130 DINGOLFING 011172.5 15.05.1992

Geburtsdatum Arbeitsstunden Steuer-ID 01.11.72 39,00/ 39,00

St.kl./Faktor Ki. Freibetrag Konfession 3 0,5 AN: rk

Freibetrag mtl./jährl. SV-Nummer 55011172M513

SV-Tage Steuertage Beitragsgruppen 30,00 30,00 1111

Einzugsst. SV PV-Zuschlag berufsst. Vers. BARMER GEK NEIN

ZVK-Nummer Gleitz./mfB Versorgungsbezug 000001245569 NEIN/ NEIN

B e z ü g e E/L ZV-Brutto SV-Brutto ST-Brutto EBV-Brutto Betrag

ENTGELTGRUPPE 6 Stufe 5 2.619,63 2.619,63 2.619,63 2.619,63 2.619,63

TDK BESITZSTAND KINDER L 104,51 104,51 104,51 104,51 104,51TDS STRUKTURAUSGLEICH L 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00TDZ INDIVID. ZWISCHENSTUFE L 97,36 97,36 97,36 97,36 97,36VAG VER.LEISTG.D.AG. L 6,65 6,65 6,65 6,65 Zukunftssicherung 61,64 11,73

** Brutto Monat 01/14 2.841,50 2.909,79 2.859,88 2.848,15 2.848,15

G e s e t z l i c h e A b z ü g e AG / AN Bemess.werte Abzüge gem. EBV Betrag

Krankenversicherung 7,300 % / 8,200 % 2.909,79 238,61- 238,61- einmaliger Bezug 0,00 0,00 Rentenversicherung 9,450 % / 9,450 % 2.909,79 274,98- 274,98- einmaliger Bezug 0,00 0,00 Arbeitslosenversicherung 1,500 % / 1,500 % 2.909,79 43,65- 43,65- einmaliger Bezug 0,00 0,00 Pflegeversicherung 1,025 % / 1,025 % 2.909,79 29,83- 29,83- einmaliger Bezug 0,00 0,00 Lohnsteuer 191,16- 191,16- Kirchensteuer 9,81- 9,81-

** Nettoentgelt gem. EBV 2.060,11

** Nettoentgelt 2.060,11

E r s t a t t u n g e n Kindergeld Bem-Grundl Betrag

KI- BUNDESKINDERGELD 184,00 KAROLINE geb. 12.12.98 184,00

A b z ü g e Empfänger SV-Brutto Restsch./AG-Ant. Betrag

6L- DIREKTVERSICH. BERLINER BANK (DIREKTVERSIC) 300,00-82- VL POSTBANK INVEST. (147258369) 40,00-

Fortsetzung auf Seite - 2 -

Offene Stellen zeitnah im Internet veröffentlichen und Bewerberdaten per Mausklick übernehmen

Zunehmend erreichen Stellenangebote, die nur in den Printmedien veröffentlicht werden, bestimm-te Bewerbergruppen (z.B. Auszubildende) nicht mehr. Dieser Personenkreis informiert und bewirbt sich ausschließlich über das Medium „Internet“. Und häufig sind gerade diese Bewerber interessant für Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes. Deshalb gibt es nun basierend auf der Fachanwendung Bewerberverwaltung die Zusatzfunktion „Bewer-berportal“. Mit Hilfe dieser neuen Fachanwendung wird die Stellenausschreibung mit den Angaben,

die in OK.PWS bereits hinterlegt sind, auf der Internetseite des Arbeitgebers publiziert. Änderun-gen des Ausschreibungstextes können schnell und unkompliziert ohne zusätzliche Kosten durchge-führt werden. Der Bewerber kann sich direkt auf die Stelle bewerben und gibt seine Daten selbst ein. Die Bewerbung erhält der Sachbearbeiter sofort und vollständig, da die Pflichtfelder durch den Bewer-ber ausgefüllt und Bewerbungsunterlagen hochge-laden werden.

Produktblatt OK.PWS Fachanwendung Bewerberportal | Stand: 10.2013

OK.PWS – Bewerberportal

Personal


Vorteile für Bewerber

OK.PWS Bewerberportal

` komfortable, ortsungebundene Suche nach offenen Stellen im Portal bzw. über die Bewerber-App

` Online-Erfassung der Bewerberdaten

` schnelle und kostengünstige Übermittlung der Bewerbungs-unterlagen

Vorteile für Arbeitgeber ` medienbruchfreie Sichtung und Entgegennahme der erfassten Bewerberdaten einschließlich der hochgeladenen Unterlagen

` Freigabe und Übernahme der Bewerberdaten in die Fachan-wendung BEWERBER per Mausklick

` Bewerbungsdaten können nachbearbeitet oder verworfen werden

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Bewerberdaten effektiv verwalten und Schriftverkehr automatisieren

Mit der professionellen Bewerberverwal-tung in OK.PWS werden offene Stellen schneller und effektiver (wieder-) besetzt. Schneller, weil der Schriftverkehr automa-tisiert wird. Effektiver, weil der gesamte Prozess von der Stellenausschreibung bis zur Auswahl unterstützt und dokumen-tiert wird.

Die Softwareunterstützung beginnt be-reits bei der Planung und Durchführung der Stellenausschreibung. In einem ersten Schritt werden die wichtigsten Informati-onen zur ausgeschriebenen Stelle erfasst. Bei Einsatz der Fachanwendung Organi-sation können die Stellendaten übernom-men werden.

Nach Eingang der Bewerbungen werden die persönlichen Daten der Bewerber und die wichtigsten organisatorischen Zuordnungen in einer einfachen und übersichtlichen Maske eingegeben. Diese Stammdaten liefern die Grundlage für alle weiteren Aktionen. Dazu gehören das Erstellen unterschiedlichster Schrei-ben und Auswertungen, die Planung von Vorstellungsterminen, aber auch die Prüfung auf Mehrfachbewerbungen und Dubletten.

Im Auswahlprozess helfen frei definier-bare Bewertungskriterien und Profil-abgleiche bei der Selektion geeigneter Bewerber. Standardberichte erleichtern das Bewerbercontrolling.

Produktblatt OK.PWS Bewerberverwaltung | Stand: 10.2013

OK.PWS – Fachanwendung Bewerberverwaltung

Personal

„In jeder Hinsicht zukunftsweisend“ ` Modular aufgebaut ` Frei definierbare Geschäftsvorfälle ` Zahlreiche Muster- und Standardauswertungen ` Berichtsgenerator ` Komfortable Anbindung von Dokumenten- managementsystemen




OK.PWS Bewerberverwaltung

` Dokumentation des Ausschreibungs-verlaufs (Kosten, Medien, Aktivitäten, Status der Ausschreibung etc.)

` Automatisierter Schriftverkehr u.a. für Eingangsbestätigungen, Zwischenbe-scheide, Absagen und Einstellungsent-scheidungen

` Planung und Dokumentation der Vor-stellungsgespräche

` Kundenindividuelle Definition von Bewertungskriterien zur Bewerberaus-wahl

` Prüfung auf Mehrfachbewerbungen ` Bei Einsatz der Fachanwendung Or-ganisation: Profilabgleiche zwischen Bewerber und Stelle

` Übernahme von Beschäftigten als interne Bewerber

` Nach erfolgter Einstellungsentschei-dung können die Daten des ausge-wählten Bewerbers „per Knopfdruck“ in die Personalverwaltung übernom-men werden

` Führen von Bewerberpools ` Standardberichte für das Bewerbercon-trolling

` Vordefinierte Geschäftsvorfälle z. B. zur Bewerbererfassung

` Einschränkung der Zugriffsrechte auf einzelne Ausschreibungen möglich

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Personalakte

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mit OK.PWSDokumente bestimmen die Prozesse im Personalmanagement. Von der Einstel-lung über die monatliche Gehaltsab-rechnung bis hin zum Arbeitszeugnis beginnen und enden alle Arbeitsschritte in der Personalverwaltung mit einem Dokument.

Die Personalakte ist somit die zentrale In-formationsquelle. Studien belegen, dass bei der Arbeit mit Dokumenten, min-destens die Hälfe der Arbeitszeit für das Suchen der benötigten Unterlage aufge-wendet wird. Dies können Sie ändern!

Mit wenigen Mausklicks zu den ge-wünschten Informationen

Verwalten und Archivieren Sie Ihre Personalakten mit dem Personalmanage-mentsystem OK.PWS und der Dokumen-tenmanagementsoftware komXwork von LivingData.

Die Integration von Personalmanage-ment- und Dokumentenmanagementsys-tem vermeidet doppelte Datenerfassung, verkürzt durch den direkten autorisierten Zugriff den Suchprozess und macht das Vervielfältigen und manuelle Versenden von Dokumenten überflüssig. Die Kosten für Registratur und Archivierung sinken.Ob Bewerbungsunterlagen, eingehende

Produktblatt Elektronische Personalakte mit OK.PWS | Stand: 10.2013

Elektronische Personalakte

eGov

E-Mails, elektronische Dateianhänge, gescannte Papierdokumente oder aus OK.PWS erstellte Dokumente, wie Be-scheinigungen oder Arbeitsverträge: Alles findet schnell und unkompliziert seinen Platz in der klar strukturierten, elektro-nischen Personalakte jedes einzelnen Mitarbeiters. Das Ablegen der Dokumen-te erfolgt aus der gewohnten OK.PWS-Umgebung heraus, komXwork arbeitet im Hintergrund. Und sollte bisher für den Mitarbeiter noch keine Personalakte existieren, wird automatisch eine neue angelegt.

Gehört mit der elektronischen Personalakte der Vergangenheit an!


Vorteile auf einen Blick ` Optimierung von Arbeitsprozessen ` Informationsbereitstellung in Echtzeit ` Revisions- und zugriffssichere Archivie-rung

` Reduzierung der Recherchezeiten ` Ablagestruktur frei gestaltbar ` Übersichtliche Suchfunktion unter einheitlicher Oberfläche, separates Anmelden der Nutzer entfällt

` rollenbasierter Zugriffsschutz gewähr-leistet geschützten Zugriff auf sensible Personaldaten

` Kurze Zugriffs- und Ablagezeiten, besonders bei dezentral organisierten Einrichtungen

` Basistechnologie für Self-Services, auch Mitarbeiter können in ihre Personalakte jederzeit Einsicht nehmen


Elektronische Personalakte mit OK.PWS

` Optimierung von Arbeitsprozessen` Informationsbereitstellung in Echtzeit` Revisions- und zugriffssichere Archivie-

rung` Reduzierung der Recherchezeiten` Ablagestruktur frei gestaltbar` Übersichtliche Suchfunktion unter

einheitlicher Oberfläche, separates Anmelden der Nutzer entfällt

` rollenbasierter Zugriffsschutz gewähr-leistet geschützten Zugriff auf sensible Personaldaten

` Kurze Zugriffs- und Ablagezeiten, besonders bei dezentral organisierten Einrichtungen

` Basistechnologie für Self-Services, auch Mitarbeiter können in ihre Personalakte jederzeit Einsicht nehmen

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Personalakte

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Personalentwicklungsmaßnahmen planen, strukturieren und dokumentieren

Fordern und fördern der Beschäftigten durch systematische Leistungsbewertun-gen, Beurteilungen, Zielvereinbarungen, Seminare und andere Personalentwick-lungsmaßnahmen. IT-gestütztes Perso-nalmanagement nimmt den Führungs-kräften diese Aufgabe nicht ab, aber der Prozess wird durch die Fachanwendung Entwicklung strukturiert und optimiert. Komfortable Standardberichte, Profil-abgleiche und Diagramme runden den Leistungsumfang ab.

Produktblatt OK.PWS Fachanwendung Entwicklung | Stand: 10.2013

OK.PWS – Fachanwendung Entwicklung

Personal






OK.PWS Fachanwendung Entwicklung

` Planung und Dokumentation von Per-sonalentwicklungsmaßnahmen Ì Systematische Leistungsbewertun-

gen und -beurteilungen Ì Zielvereinbarungen und Mitarbeiter-

gespräche Ì Fortbildungen Ì Sonstige Personalentwicklungsmaß-

nahmen, z.B. Rotation, Hospitation Ì Hinterlegung individueller Beurtei-

lungsschemata ` Seminarverwaltung

Ì Seminare planen, verwalten und dokumentieren

Ì Seminarbeurteilungen erfassen und auswerten

Ì Ermittlung und Überwachung von Fortbildungskosten

Ì Seminarbelegung Ì Wartelisten

` Ausbildungsverwaltung Ì Ausbildungspläne und Ausbildungs-

abschnitte dokumentieren Ì Ausbilder und Ansprechpartner

verwalten Ì Ausbildungsunterlagen, z.B. Ausbil-

dungsvertrag erstellen ` Profilabgleiche ` Standardauswertungen zu Personalent-wicklungsmaßnahmen, Bewertungser-gebnissen und Seminarverwaltung

` Erstellung von Dokumenten (Teilneh-merlisten, Urkunden, Bewertungsbö-gen etc.)

Bruttoarbeitsentgelt 2012 Mitarbeiter(in) Gesamtbrutto Alt, Petra 9.483,84 Appel, Diana 11.334,43 Arbeiter, Elisabeth 10.504,80 Bauer, Ferdinand 20.777,76 Engel, Karin 11.425,60 Fass, Dieter 25.867,56 Finecker, Christian 32.210,50 Fischer, Bianca 13.649,54 Frassl, Erwin 15.121,94 Fuchs, Anita 12.949,84 Grau, Anja 9.760,30 Händel, Gabriela 10.087,34 Jahrmann, Frank 37.319,98 Plechinger, Alfred 20.174,74 Rauscher, Annemarie 12.041,86 Rust, Edwin 17.144,96 Weich, Christine 7.910,22 Wurz, Beate 11.283,40 Zunft, Achim 12.850,58 Summe 2012 301.899,19

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Verwaltung und Auswertung von FehlzeitenDie Fachanwendung Fehlzeiten als integraler Bestandteil des Personalma-nagementsystems OK.PWS sorgt für die korrekte Berechnung der Urlaubsan-sprüche und macht die Verwaltung und Auswertung von Fehlzeiten zur schnell erledigten Nebensache. Ausgangsbasis für die Ermittlung des Urlaubsanspruches sind die in der Fachanwendung Verwal-tung gespeicherten Informationen zum Beschäftigten (z. B. Tarifbereich, Angaben zur Schwerbehinderung).

Weitere Faktoren wie Resturlaub, Zusatz-urlaub für Wechselschicht,- Schicht- und Nachtarbeit, Wechsel des Arbeitszeitmo-dells während des Jahres, Zwölftelung oder der Mindesturlaub nach dem BUrlG werden selbstverständlich mit berück-sichtigt. Neben der Berechnung und Verwaltung der Fehlzeit „Urlaub“ werden auch bei anderen Fehlzeitenarten Fristen maschinell ermittelt und überprüft, z. B. die Lohnfortzahlungsfristen im Krank-heitsfall.

Produktblatt OK.PWS Fachanwendung Fehlzeiten | Stand: 10.2013

OK.PWS – Fachanwendung Fehlzeiten

Personal






OK.PWS Fachanwendung Fehlzeiten

` Urlaubsanspruchsberechnung

Ì Urlaubsplanung

Ì Urlaubsberechnungen für Tarifverträge des öffentlichen Dienstes

Ì Berücksichtigung Zusatzurlaube

Ì Übertragung des Resturlaubs

Ì Taggenaue Urlaubsübersicht

Ì Kalenderdarstellung

Ì Berechnung der Zwölftelung

Ì Mindesturlaubsberechnung nach Bundesur-laubsgesetz

Ì Umrechnung des Urlaubsanspruches bei Ab-weichung von 5-Tage Woche

` Überprüfung Lohnfortzahlungsfristen im Krankheitsfall

` Definition zusätzlicher Fehlzeitenarten ` Einschränkung der Zugriffsrechte auf einzelne Fehlzeitenarten möglich

` Höchstgrenzenberechnungen bei Frei-stellungen, z. B. Erkrankung des Kindes

` Individuelle Feiertagsregelungen ab-bildbar

` Berechnung von Urlaubs- und Krank-heitsaufschlägen

` Berechnung der Urlaubsrückstellungen ` Fehlzeitenauswertungen ` Plausibilitätsprüfungen und Hinweislis-ten verhindern Fehleingaben

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Fehlzeiten


Reisekosten

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Plan-, Ist- und Prognosewerte ermittelnPrognosen über die Entwicklung der Personalkosten sind zur Steuerung eines Unternehmens/einer Behörde unerläss-lich geworden. Hochrechnungen unter Berücksichtigung unterschiedlicher Plan-annahmen bilden dafür die Grundlage. Durch Soll-Ist-Vergleiche werden Ab-weichungen ermittelt und die Ursachen analysiert. Je nach Informationsbedürfnis können die prognostizierten Werte (z. B. Arbeitgeberaufwand, Vollkraftzahlen) variabel aufbereitet, verdichtet und sum-miert werden.

Produktblatt OK.PWS Fachanwendung Kosten | Stand: 10.2013

OK.PWS – Fachanwendung Kosten

Personal






OK.PWS Fachanwendung Kosten

` Ermittlung von Plan-, Ist- und Progno-sewerten

` Hochrechnung auf Basis der exakten Werte der Personalabrechnung, wobei Rechengrößen, wie z. B. Beitragsbe-messungsgrenzen und/oder Beitrags-sätze kundenindividuell veränderbar sind

` Planungsvorgaben können pro Mitar-beiter, pro Mitarbeitergruppe und/oder kundenbezogen vorgegeben werden

` Hochrechnung fiktiver Personalfälle ` Berücksichtigung individueller Plan-maßnahmen (Arbeitszeit, Entgelt, Zahlungsunterbrechungen etc.)

` Unterschiedliche Szenarien können erstellt und verglichen werden

` Überwachung der Aufwandsentwick-lung durch Soll-Ist-Vergleiche

` Aufklärung und Begründung von Dif-ferenzen

` Berechnung unterschiedlicher Vollkraft-faktoren

` Periodenvergleiche ` Auswertungen nach Mitarbeiter, Buchungsstellen, Dienststellen, Kos-tenstellen, Kostenträger, Konten etc. möglich

` Einfache Weitergabe der Ergebnisse an Microsoft Excel

` Doppelte Datenerfassung wird vermie-den

` Hohe Planungssicherheit durch verläss-liche und belastbare Prognosewerte

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Personalakte

Zeit- wirtschaft*

Fehlzeiten


Reisekosten

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Personalakte

Zeit- wirtschaft*

Fehlzeiten


Reisekosten

Bewerber




Stellenplan einfach erstellen und verwaltenDie Fachanwendung Organisation bietet mehr als nur die Erstellung des haushalts-rechtlichen Stellenplans für die öffent-lichen Verwaltungen. Neben gängigen Stellenplaninformationen, wie Stellen-plannummer oder Besetzungsvermerke können einer Stelle weitere Attribute zugeordnet werden. Durch Aufgabenbe-schreibungen, Vertretungsregelungen, Definition von Qualifikations- und Ausbil-dungsvoraussetzungen sowie Darstellung von Befugnissen werden Bewerbungs- und Stellenbesetzungsprozesse systema-tisiert und vereinfacht.

Einer Stelle können mehrere Beschäftigte zugeordnet werden, einem Beschäftigten auch mehrere Stellen. Jede Änderung/Be-setzung einer Stelle wird mit Beginn und Endedatum festgehalten. Diese historisch gespeicherten Informationen sind die Voraussetzung dafür, dass Zeitraum- und Zeitpunktanalysen „per Knopfdruck“ abrufbar sind.

Produktblatt OK.PWS Fachanwendung Organisation | Stand: 10.2013

OK.PWS – Fachanwendung Organisation

Personal






OK.PWS Fachanwendung Organisation

` Definition beliebig vieler Hierachieebe-nen

` Umfangreiche Stelleninformationen

Ì Stellenplannummer, Stellenbezeichnungen, Stellenbefristungen

Ì Haushaltsvermerke, Buchungsinformationen

Ì Alternative Stellenbewertungen

Ì Vertretungen, Befugnisse

Ì Qualifikationen, Aufgaben

Ì Punktebewertung nach KGSt

Ì Anbindung von Stellenbeschreibungen

` Zahlreiche Standardauswertungen, wie z. B. Stellenplan nach KommHV, Stellen-besetzungslisten, Stellenkartei

` Plausibilitäten, z. B. Stellenobergren-zenberechnungen

` Visualisierung der Organisations-struktur (Organigrammerstellung mit Microsoft Visio)

` Profilabgleiche ` Ausschluss von Stellen vom haushalts-rechtlichen Stellenplan

` Flexible Zuordnung Stellen zu Beschäf-tigten und Beschäftigte zu Stellen

` Auslastungsberechnungen ` Mehrdimensionale Darstellung (Stellen-sicht, Stellenbesetzungssicht, Organisa-tionssicht)

Stellenplan Arbeitnehmer (Anzahl der Stellen) (nach dem Muster zu § 5 KommHV-Doppik bzw. § 6 KommHV-Kameralistik)

Entgeltgruppe Sondervergütung

Zahl der Stellen 2013

Zahl der Stellen am 31.12.2012

Zahl der tatsächlich besetzten Stellen am 30.06.2012

Erläuterungen

1 2 3 4 5 Muster Landratsamt Arbeitnehmer, soweit nicht Sozial- oder Erziehungsdienst

EG 15 Ü 1 1 1

EG 15 0 0 0

EG 14 2 1 2

EG 13 2 1 2

EG 12 1 1 1

EG 11 1 0 0

EG 10 0 1 1

EG 9 3 3 2

EG 8 1 1 1

EG 7 4 4 2

EG 6 2 2 1

EG 5 2 2 1

EG 4 0 0 0

EG 3 0 0 0

EG 2 Ü 0 0 0

EG 2 0 0 0

EG 1 0 0 0

Sonderfall 0 0 0

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Dienst- und Fortbildungsreisen beantragen, genehmigen und abrechnen

Reisen werden in vielen Kommunen und öffentlichen Unternehmungen noch ohne ausreichende Softwareunterstützung beantragt, genehmigt und abgerechnet. Hausinterne papiergebundene Geneh-migungsabläufe und die komplexen Abrechnungsvorschriften des Reisekos-tenrechts verursachen aber einen hohen Kosten- und Zeitaufwand pro Reise.

Gerade die Geschäftsprozesse in der Reisekostenbearbeitung können durch Softwareunterstützung sehr einfach effi-zienter gestaltet werden. So kann durch die Fachanwendung Reisekosten der Be-antragungs- und Genehmigungsprozess entbürokratisiert und beschleunigt wer-den (Webworkflow). Die rechtskonforme Abrechnung „per Knopfdruck“ verringert die Fehlerquote durch Plausibilitätsprü-fungen und erhöht somit die Mitarbeiter-zufriedenheit. Schnittstellen zur Übernah-me der Personaldaten und zur Übergabe der zu versteuernden Reisekostenanteile entlasten die Sachbearbeiter in der Reise-kostenstelle von Routinetätigkeiten. Der gesamte Prozess kann vollständig und medienbruchfrei abgebildet werden. Der Status der Reise (z.B. offen, weitergeleitet zur Genehmigung, genehmigt, abge-lehnt, Storno, Festsetzung, festgesetzt, angeordnet, verjährt) ist für alle Berech-tigten sofort erkennbar. Umfassende Berichtsfunktionen sorgen jederzeit für Transparenz.

Produktblatt OK.PWS Fachanwendung Reisekosten | Stand: 10.2013

OK.PWS – Fachanwendung Reisekosten

Personal






OK.PWS Fachanwendung Reisekosten

` Kostengünstige Basislösung für die Reisekostenabrechnung ohne Genehmigungsworkflow verfügbar

` Abrechnung nach Bayrischem Reisekostenrecht alternativ ` Abrechnung nach Bundesreisekostenrecht ` Weblösung ` stringente Workflow - Prozessüberwachung mit Reporting ` Berechnung auf „Knopfdruck“ ` automatische Generierung von E-Mails (auch an den Stellvertreter) ` automatische Generierung von „Mahn E-Mails“ für jeden Reisestatus ` flexible Daten-Schnittstellen zur Personalabrechnung und zum Finanzwesen der AKDB ` Hinweistexte für das Ausfüllen von Belegdaten ` Medienbruchfreie, papierlose Bearbeitung ` Standardberichte

Reisekostenmanagement für den öffentlichen Dienst

Administrator Ì Gesetzesregelungen Ì Genehmigungsgrenzen Ì Reisekostenrichtlinien

Reisender Ì Reiseantrag Ì Reisedurchführung Ì Reisedaten-/Belegeingabe Ì Weiterleitung an

Vorgesetzten/Abrechner

Vorgesetzter Ì Benachrichtigung Ì Genehmigung Ì Ablehnung Ì Weiterleitung an Beschäftigten

Zentrale Reisekostenstelle Ì Belegnachverfolgung Ì Korrekturen Ì Abrechnungsverfolgung Ì Statistiken Ì Analysen

Finanzwesen Ì Übergabe an AKDB Finanzwesen Ì Übergabe an Fachanwendung

Abrechnung OK.PWS Ì Auszahlungen

Internet/Intranet

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Personalakte

Zeit- wirtschaft*

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Reisekosten

Bewerber




Optimierung der personalwirtschaftlichen ProzesseViele Informationen zum Beschäftigten (z.B. Name, Adresse) werden in Insel-lösungen mehrfach vorgehalten. Das integrierte Personalmanagementsystem OK.PWS mit der zentralen Fachanwen-dung Verwaltung ist hier die Alternative, die personalwirtschaftlichen Prozesse zu optimieren. Die Informationsbasis bilden die Daten aus der Lohn- und Gehaltsab-rechnung. Ergänzt um weitere Angaben, wie z.B. Vertragsinformationen, Wer-degänge, Nebentätigkeiten, Befugnisse entsteht ein umfassendes Personalinfor-mationssystem. Diese Datenbasis dient der Erstellung von Auswertungen und Dokumenten.

Die effiziente Abwicklung der personal-wirtschaftlichen Geschäftsvorfälle und die Ermittlung von Kennzahlen werden so zum Kinderspiel. Die Mehrfacherfassung/pflege von Personaldaten entfällt. Das flexible Datenschutzkonzept verhindert den unbefugten Zugriff auf die Personal-daten. In Verbindung mit einem Archi-vierungssystem (z.B. KomXwork) kann OK.PWS zur elektronischen Personalakte ausgebaut werden.

Produktblatt OK.PWS Fachanwendung Verwaltung | Stand: 10.2013

OK.PWS – Fachanwendung Verwaltung

Personal






OK.PWS Fachanwendung Verwaltung

` Umfangreiche Personalstammdaten können verwaltet werden u.a.

Ì Vertragsdaten

Ì Nebentätigkeiten

Ì Befugnisse und Verpflichtungen

Ì Betriebliche Funktionen

Ì Qualifikationen, Fortbildungen

Ì Sachmittel

Ì Arbeitsmedizinische Untersuchungen

` Pfändungsberechnung ` Bescheinigungswesen (individuell und gem. AWV-Katalog)

` Lichtbilder ` Definition eigener Geschäftsvorfälle ` Integriertes Dokumentenmanagement ` Terminverwaltung/Wiedervorlagen

AKDB-PERS

Mit

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Personalakte

Zeit- wirtschaft*

Fehlzeiten


Reisekosten

Bewerber




Kostenreduktion und Effizienz durch professionelle Zeitwirtschaft für den öffentlichen Dienst

In Zeiten des demographischen Wandels und des damit verbundenen Fachkräf-temangels sind individuelle Arbeits-zeitmodelle ein entscheidender Wett-bewerbsvorteil für die Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes.

Individuelle Arbeitszeiten zu verwalten, dazu bedarf es einer leistungsstarken Software. Egal ob Gleit- und Teilzeit, flexible Arbeitszeiten, Pausendefinitionen, Schichtbetrieb oder Arbeitszeitkonten, die OK.PWS Fachanwendung Zeitwirt-schaft - ZEUS© bietet jeden Anwender eine vollkommen freie Gestaltung seiner Arbeitszeiten. Zeitzuschläge, z.B. bei Mehrarbeit werden nach den Tarifverträ-gen TVöD und TV-L automatisiert berech-net. Übersichtliche Kalenderdarstellungen und vielfältige Informationsmöglichkeiten sorgen für Transparenz. Der Abruf kann online an Terminals, PC-Clients, per Web oder per E-Mail erfolgen.

Die integrierte Kommunikation mit den OK.PWS Fachanwendungen Abrechnung, Verwaltung und Fehlzeitenverwaltung sorgt für einen reibungslosen Daten-austausch von Personalstammdaten, Fehlzeiten und abrechnungsrelevanten Zeitzuschlägen.

Bei Einsatz der Zusatzleistung „Fehlzeiten Webworkflow“ werden zu genehmigende Abwesenheiten, wie z.B. Urlaub, über das Web beantragt und an den Genehmi-gungsberechtigten weitergeleitet. Dieser wird per E-Mail über den Antrag infor-miert. Die Genehmigung oder Ablehnung erfolgt ebenfalls per „Knopfdruck“. Der Beantragungs- und Genehmigungsprozess kann vollständig papierlos und medien-bruchfrei abgebildet werden.

Für Mitarbeiter mit Heimarbeitsplatz oder Beschäftigte in einer Außenstelle bietet die Zusatzleistung „Webterminal“ an, die zu buchenden Zeiten über das Internet zu erfassen.

Produktblatt OK.PWS Fachanwendung Zeitwirtschaft ZEUS© | Stand: 10.2013

OK.PWS – Fachanwendung Zeitwirtschaft ZEUS©

Personal

Komfortable

Beantragung

von Urlaub über

Webformular



OK.PWS Zeitwirtschaft ZEUS©

` Webbasierte Zeitwirtschaft reduziert die Kosten

` Ermittlung der Zeitzuschläge nach den Tarifverträgen TVöD und TV-L

` Transparenz für Beschäftigte und Arbeitgeber

` Daten-Schnittstellen zur Personalab-rechnung, zur Personalverwaltung und zur Fehlzeitenverwaltung der AKDB

` Medienbruchfreie, papierlose Bearbei-tung von genehmigungsrelevanten Fehlzeiten durch Webworkflow

` Übersichtliche und umfassende Managementinformationen

` Single-Sign-on wird unterstützt ` Maximaler Datenschutz durch umfas-sende Benutzerberechtigungen

` Anbindung von Heimarbeitsplätzen und Außenstellen über Webterminals

` Intuitive Bedienung

Übersichtlicher Jahreskalender mit Fehlzeiten

AKDB-PERS

Mit

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Zeit- wirtschaft*

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