OPOCE-2010-00006-00-00-DE-TRA-00 (EN)

ALLGEMEINE AUSSCHREIBUNG

10249

dienstleistungen im zusammenhang mit veröffentlichungen – broschüren, plakate, postkarten usw. mit einer auflage von mehr als 200 000 exemplaren

LASTENHEFT

INHALTSVERZEICHNIS

41.Allgemeine Angaben zur Ausschreibung

1.1.Präsentation des Amts für Veröffentlichungen4

1.2.Art des Vertrags5

1.3.Gegenstand und Hintergrund des Vertrags6

1.4.Beginn und Dauer der Auftragsausführung/Vertragslaufzeit6

1.5.Preise6

1.6.Zahlungsmodalitäten6

1.7.Sicherheitsleistung6

1.8.Ausführungsort7

1.9.Allgemeine Bedingungen für die Einreichung eines Angebots7

1.10.Bindefrist7

1.11.Ortsbesichtigung7

1.12.Datum und Ort der Angebotsöffnung7

2.Bewertung des Angebots9

2.1.Bewertungsverfahren und Zuschlagserteilung9

2.2.Aufmachung und Inhalt des Angebots9

2.3.Aufbau des Angebots10

2.4.Teil.1: Verwaltungstechnische Angaben11

2.5.Teil 2: Ausschlusskriterien13

2.5.1.Unterlagen im Zusammenhang mit den Ausschlusskriterien13

2.5.2.Ausschlussfälle13

2.5.3.Verwaltungsrechtliche und finanzielle Sanktionen14

2.6.Teil 3: Auswahlkriterien15

2.6.1.Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Bieters15

2.6.1.1.Unterlagen im Zusammenhang mit der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit15

2.6.1.2.Bewertung der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit16

2.6.2.Technische und fachliche Leistungsfähigkeit des Bieters16

2.6.2.1.Unterlagen im Zusammenhang mit der technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit des Bieters16

2.6.2.2.Bewertung der technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit17

2.7.Teil 4: Zuschlagskriterien – technisches Angebot17

2.7.1.Unterlagen im Zusammenhang mit den technischen Zuschlagskriterien17

2.7.2.Bewertung der technischen Zuschlagskriterien18

2.8.Teil 5: Zuschlagskriterien – Preisangebot19

2.8.1.Unterlagen im Zusammenhang mit den finanziellen Zuschlagskriterien19

2.8.2.Bewertung der finanziellen Zuschlagskriterien20

2.9.Abschließende Bewertung20

2.10.Unterrichtung der Bieter21

2.11.Auftragsvergabe21

3.Gemeinsame Angebote und Unteraufträge22

3.1.Einreichung von Angeboten in Zusammenarbeit mit anderen Firmen22

3.1.1.Gemeinsames Angebot22

3.1.2.Untervergabe23

3.2.Einreichung von Unterlagen im Falle eines gemeinsamen Angebots23

3.3.Vorzulegende Unterlagen – Weitervergabe von Aufträgen25

3.4.Bewertung der gemeinsamen Angebote bzw. der Angebote unter Mitwirkung von Subunternehmern26

3.4.1.Ausschlusskriterien26

3.4.2.Auswahlkriterien26

3.4.3.Zuschlagskriterien27

4.Technische Spezifikationen28

4.1.Allgemeine Angaben28

4.1.1.Erscheinungshäufigkeit28

4.1.2.Format des fertigen Produkts28

4.1.3.Sprachfassungen und Auflagen (Richtwerte)28

4.1.3.1.Sprachfassungen28

4.1.3.2.Auflagen28

4.2.Pre-press-Arbeiten28

4.2.1.Gelieferte Datenträger28

4.2.1.1.Umschlag und kartonierte Mappen28

4.2.1.2.Titelbogen, Umschlagseiten 2 und 3, Inhaltsverzeichnis29

4.2.1.3.Innenseiten der Broschüren und Sonderprodukte29

4.2.2.Satz29

4.2.2.1.Pre-press-Arbeiten29

4.2.2.2.Klischeeherstellung29

4.2.2.3.Lieferung elektronischer Dateien29

4.3.Druck30

4.3.1.Umschlag, kartonierte Mappen31

4.3.2.Innenseiten der Broschüren, Faltblätter, Plakate, Karten usw.31

4.4.Material31

4.5.Endverarbeitung31

4.5.1.Buchbinderische Verarbeitung - Falzen31

4.5.2.Einband31

4.5.3.Sonderarbeiten31

4.6.Verpackung32

4.7.Transport, Lieferort32

4.8.Verfahren für die Abnahme von Lieferungen32

4.9.Definition der „schlechten Qualität“ (Mängel)33

4.10.Einzelverträge mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb33

4.11.Fristen (Abnahme durch das Amt für Veröffentlichungen)35

5.Anhänge36

1Preisangebot, Preisaufstellung und Musterangebot37

2AFormular „Finanzangaben“38

2BFormular „Rechtsträger“39

2CVereinbarung/Vollmacht40

3Formular „Angaben zum Bieter“44

4Fragebogen für gemeinsame Angebote und Unteraufträge46

5Liste der vorzulegenden Unterlagen48

6Erklärung im Zusammenhang mit den Ausschlussfällen50

7Fragebogen „Technische Angaben“52

8Fragebogen im Zusammenhang mit den technischen Zuschlagskriterien61

9Erläuterungen zu den Umfangsberechnungen („Calibrages“) sowie zu zu den Musterseiten und zu bestimmten Codes63

10Zusammenfassung als Anlage zu den Musterangeboten70

11ÜBERSETZUNG DER Codes74

12uebersetzung der einheiten88

1. Allgemeine Angaben zur Ausschreibung

Dieses Lastenheft wurde erstellt im Anschluss an die Veröffentlichung:

· der Bekanntmachung der Ausschreibung im ABl. S – 2010/S63-092813 vom 31/03/2010.

Diese Ausschreibung wird vom Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union veröffentlicht, das den Vertrag unterzeichnen und seine Ausführung überwachen wird. Der Vertrag kann jedoch von anderen Europäischen Institutionen oder Einrichtungen genutzt werden.

1.1. Präsentation des Amts für Veröffentlichungen

Das Verlagshaus der europäischen Institutionen

Das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union (2, rue Mercier, L‑2985 Luxemburg) ist das Verlagshaus der europäischen Institutionen im weitesten Sinne. Seine Aufgaben sind Herstellung und Vertrieb der gesamten Bandbreite der Veröffentlichungen der Europäischen Union. Das Amt für Veröffentlichungen, dessen Aufbau und Arbeitsweise auf dem Beschluss 2009/496/EG, EGKS, EURATOM (Amtsblatt der Europäischen Union L 168 vom 30.06.2009, S. 41-47) beruhen, wird von einem Direktorium verwaltet, in dem jedes Organ durch seinen Generalsekretär vertreten ist. Verwaltungstechnisch ist das Amt für Veröffentlichungen an die Europäische Kommission gebunden. Weitere Informationen sind auf folgender Webseite des Amtes verfügbar: http://publications.europa.eu/.

Als Verlagshaus ist das Amt verpflichtet, seinen Auftraggebern, den Autorendiensten der Organe und anderen Einrichtungen der Europäischen Union, und seinen Kunden, den europäischen Bürgern und Interessenten aus anderen Teilen der Welt, qualitativ hochwertige Leistungen anzubieten. Im Bereich der neuen Technologien muss es innerhalb des Verlagsgewerbes eine Vorreiterrolle übernehmen.

Der Vertrag über die Europäische Union schreibt die Veröffentlichung bestimmter Titel vor; dazu gehören u.a. das Amtsblatt der Europäischen Union und der Gesamtbericht über die Tätigkeit der Europäischen Union.

Nützliche Websites:

Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union

http://publications.europa.eu

EU-Bookshop: die Online-Buchhandlung der EU

http://bookshop.europa.eu

EUROVOC: Mehrsprachiger Thesaurus

http://eurovoc.europa.eu

CORDIS: Informationsdienst der Gemeinschaft für Forschung und Entwicklung

http://cordis.europa.eu

Eur-Lex: Portal für den Zugang zum EU-Recht

http://eur-lex.europa.eu

WHOISWHO: interinstitutionelles Verzeichnis der Europäischen Union

http://europa.eu/whoiswho/whoiswho.html

TED: Supplement zum Amtsblatt der EU

http://ted.europa.eu

SIMAP: Informationsportal für das öffentliche Auftragswesen in Europa

http://simap.europa.eu

DG MARKT: GD Binnenmarkt

http://ec.europa.eu/internal_market

Weitere nützliche Links

http://europa.eu/geninfo/info/index_en.htm

1.2. Art des Vertrags

Es handelt sich um einen Ausfall-Rahmendienstleistungsvertrag mit dem Titel: CT 10249: Dienstleistungen im Zusammenhang mit Veröffentlichungen ‑ Broschüren, Plakate, Postkarten usw. mit einer Auflage von mehr als 200 000 Exemplaren.

Da die genauen Durchführungsbedingungen, der Auftragsumfang und/oder die Liefertermine nicht im Voraus festgelegt werden können, plant die Kommission den Abschluss eines Rahmenvertrags, in dem die grundlegenden Bedingungen für eine Reihe von Einzelverträgen und/oder Auftragsscheinen festgelegt werden, die während seiner Laufzeit abgeschlossen bzw. erstellt werden. Aus Rahmenverträgen entsteht der Kommission also keine unmittelbare Verpflichtung; bindend für die Kommission sind ausschließlich die zur Vertragsdurchführung erstellten Einzelverträge bzw. Auftragsscheine.

Der Rahmenvertrag wird in Form von getrennten, jedoch im Wortlaut identischen Verträgen mit 8 (acht) Wirtschaftsteilnehmern geschlossen, sofern eine ausreichend große Zahl von Wirtschaftsteilnehmern die Auswahlkriterien erfüllt und/oder genügend zulässige Angebote vorgelegt wurden, die die Zuschlagskriterien erfüllen.

Nach der Bewertung der Angebote wird eine Liste erstellt, in der die 8 (acht) Bieter, die die wirtschaftlich günstigsten Angebote eingereicht haben, in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt werden.

Vor der Vergabe eines Auftrags werden vom Amt Kostenvoranschläge für jeden der für den Auftrag in Frage kommenden Auftragnehmer erstellt. Dabei werden die einschlägigen Angaben aus den Preisaufstellungen für die entsprechenden Leistungen herangezogen.

Die Kommission beauftragt den Auftragnehmer mit dem niedrigsten Kostenvoranschlag. Sollte dieser Auftragnehmer aus irgendeinem Grund außer der Kündigung des Vertrags nicht zur Verfügung stehen, wird der Auftrag dem Auftragnehmer mit den nächstgünstigsten Kostenvoranschlag angeboten und so weiter ( siehe Artikel I.4.2 des Vertragsentwurfs).

Im Falle von Leistungen, die Aufgaben umfassen, die nicht in der Preisaufstellung des Rahmenvertrags enthalten sind, sowie bei Aufträgen mit einer sehr hohen Auflage (>1 000 000 Exemplare) ergeht ein erneuter Aufruf zum Wettbewerb an die Auftragnehmer (Einzelheiten sind Ziffer 4.10 und Artikel I.4.3 des Vertragsentwurfs zu entnehmen).

Der geschätzte Auftragswert beträgt 2 Mio. EUR.

1.3. Gegenstand und Hintergrund des Vertrags

Ziel der Ausschreibung ist der Abschluss von Rahmenverträgen über Dienstleistungen im Zusammenhang mit folgenden Veröffentlichungen:

Faltblätter, Plakate, Postkarten usw. mit einer Auflage von mehr als 200 000 Exemplaren.

Nähere Einzelheiten zu den zu erbringenden Leistungen sind Teil 4 (Technische Spezifikationen) zu entnehmen.

1.4. Beginn und Dauer der Auftragsausführung/Vertragslaufzeit

Der Vertrag soll im dritten Quartal 2010 unterzeichnet werden.

Der Vertrag tritt nach seiner Unterzeichnung in Kraft und läuft bis zum 30.04.2012. Er kann zweimal um jeweils 12 Monate verlängert werden. Die Verlängerung bedarf der schriftlichen Zustimmung der Parteien und kann nur vor Ablauf des Vertrags erfolgen. Die Verlängerung bedeutet nicht, dass bestehende Verpflichtungen geändert oder zurückgestellt werden.

1.5. Preise

· Die Preise sind als Pauschalpreise und in EUR anzugeben. Für Bieter aus Ländern, die nicht der Eurozone angehören, ist eine Preisanpassung aufgrund von Wechselkursschwankungen nicht möglich.

· Preisanpassungen dürfen nur in Übereinstimmung mit Artikel I.3 des Vertrags erfolgen. Bitte beachten Sie, dass der Antrag auf Preisanpassung zwingend spätestens drei Monate vor dem Jahrestag des Inkrafttretens des Vertrags eingereicht werden muss. Im Falle eines begründeten und rechtzeitig eingereichten Antrags auf Preisanpassung gelten die neuen Preise ab dem Jahrestag des Inkrafttretens des Vertrags. Die Preisanpassungen werden mit der gleichen Anzahl an Dezimalstellen berechnet wie diejenige, die in der ursprünglichen Preisaufstellung vorgesehen war, und die geänderten Preise müssen ebenfalls die gleiche Anzahl an Dezimalstellen aufweisen (Ziffer 2.8.1).

Nähere Angaben zur Gestaltung des Preisangebots in der Preisaufstellung und im Musterangebot sind Ziffer 2.8.1 und Anhang 1 zu entnehmen.

1.6. Zahlungsmodalitäten

Die Zahlungen erfolgen gemäß Artikel I.5 des Vertragsentwurfs.

1.7. Sicherheitsleistung

Entfällt.

1.8. Ausführungsort

Ausführungsort ist der übliche Arbeitsort des Auftragnehmers oder jeder andere im Angebot angegebene Ort, mit Ausnahme der Räumlichkeiten des Amts für Veröffentlichungen. Sitzungen zwischen dem Auftragnehmer und dem Amt für Veröffentlichungen dürfen jedoch in den Räumen des Amtes stattfinden.

1.9. Allgemeine Bedingungen für die Einreichung eines Angebots

Die Teilnahme an der Ausschreibung steht sämtlichen natürlichen und juristischen Personen aus dem Geltungsbereich der Verträge sowie sämtlichen natürlichen und juristischen Personen aus Drittstaaten, die mit der Europäischen Union ein besonderes Abkommen über öffentliche Ausschreibungen abgeschlossen haben, zu den Bedingungen dieses Abkommens offen.

Mit dem Angebot erkennt der Bieter alle in der Aufforderung zur Angebotsabgabe, im Lastenheft (einschließlich der Anhänge) und im Vertragsentwurf enthaltenen Bestimmungen an und verzichtet auf seine eigenen Geschäftsbedingungen. Der Bieter ist, wenn er den Zuschlag erhält, für die Dauer der Auftragsausführung an sein Angebot gebunden.

Nach Annahme des Angebots durch das Amt für Veröffentlichungen geht es in dessen Eigentum über und wird als vertraulich erachtet.

Das Amt für Veröffentlichungen erstattet keine Ausgaben, die bei der Erstellung und Einreichung des Angebots entstehen.

Das Protokoll über die Vorrechte und Befreiungen oder gegebenenfalls das Wiener Übereinkommen vom 24. April 1963 über konsularische Beziehungen finden auf diese Ausschreibung Anwendung.

1.10. Bindefrist

Die Bindefrist beträgt 6 (sechs) Monate ab dem Schlusstermin für die Angebotsabgabe (siehe Schreiben mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe). Während der Bindefrist muss der Bieter alle Bedingungen seines Angebots aufrechterhalten.

1.11. Ortsbesichtigung

Entfällt.

1.12. Datum und Ort der Angebotsöffnung

Die Angebotsöffnung findet am 18. Mai 2010 um 10.00 Uhr an folgender Anschrift statt:

Anschrift des Amts für Veröffentlichungen:

Amt für Veröffentlichungen

2, rue Mercier

L-2985 Luxemburg

Ein bevollmächtigter Vertreter jedes Bieters darf bei der Öffnung der Angebote anwesend sein. Unternehmen, die bei der Öffnung vertreten sein wollen, müssen mindestens 48 Stunden vorher eine entsprechende Mitteilung per Fax oder E-Mail an die oben genannte Stelle schicken. Die Mitteilung muss von einem bevollmächtigten Mitarbeiter des Bieters unterzeichnet sein und den Namen der Person, die bei der Öffnung in Vertretung des Bieters anwesend sein soll, enthalten.

Fax: (352) 2929-42672

E-Mail: opoce-appels-offres@publications.europa.eu

2. Bewertung des Angebots2.1. Bewertungsverfahren und Zuschlagserteilung

Die Bewertung der Bieter und ihrer Angebote erfolgt in drei Stufen:

Die einzelnen Stufen laufen wie folgt ab:

· In der ersten Stufe wird anhand der Ausschlusskriterien geprüft, ob die Bieter die Voraussetzungen erfüllen, um am Vergabeverfahren teilzunehmen und ggf. den Zuschlag zu erhalten.

· In der zweiten Stufe werden anhand der Auswahlkriterien die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit derjenigen Bieter überprüft, die den Anforderungen der ersten Stufe genügen.

· In der dritten Stufe werden anhand der Zuschlagskriterien alle Angebote geprüft, die den Kriterien der ersten und zweiten Stufe genügen.

Das Bewertungsverfahren endet mit der Zuschlagserteilung.

Die Bewertung erfolgt anhand des Angebots des Bieters. Im Zusammenhang mit den Ausschluss- und Auswahlkriterien behält sich das Amt für Veröffentlichungen das Recht vor, innerhalb einer bestimmten Frist zusätzliche Auskünfte zur Klärung oder Überprüfung des Angebots anzufordern. Alle Angaben werden anhand der in diesem Abschnitt dargelegten Kriterien bewertet.

Im Zusammenhang mit den Zuschlagskriterien wird darauf hingewiesen, dass das Amt für Veröffentlichungen nur dann Verbindung mit dem Bieter aufnehmen darf, wenn sich bei einem Angebot Klärungsbedarf ergibt oder bei der Abfassung des Angebots aufgetretene sachliche Fehler berichtigt werden müssen. Diese Kontaktaufnahme darf nur zur Klärung von bereits im Angebot genannten Punkten führen; eine Änderung der Angebotsbedingungen ist auf keinen Fall zulässig. Nur die Angebote, die die Erfordernisse einer Bewertungsstufe erfüllen, werden auf der nächsten Stufe berücksichtigt.

2.2. Aufmachung und Inhalt des Angebots

Die Angebote müssen präzise und knapp abgefasst werden. Die Seiten sind zu binden, zu heften oder auf sonstige Weise miteinander zu verbinden. Der Bieter hat eine vollständige Liste (Anhang 5) vorzulegen, in der er angibt, an welcher Stelle im Angebot die einzelnen Dokumente zu finden sind. Besteht das Angebot aus mehreren Teilen, so wird empfohlen, für jeden Teil ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen.

Da der Bieter nach dem Inhalt seines Angebots beurteilt wird, muss aus diesem klar ersichtlich werden, dass er in der Lage ist, die Anforderungen des Lastenhefts zu erfüllen.

Das Schreiben mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe enthält die Angaben zu den einzuhaltenden Bedingungen sowie die Vorgaben für die Einreichung des Angebots.

Bitte beachten Sie, dass das Angebot von einer bzw. mehreren Personen unterzeichnet werden muss, die befugt sind, den Wirtschaftsteilnehmer gemäß den Bestimmungen seiner Satzung und/oder dem Auszug aus dem Handelsregister zu vertreten, oder von einer bzw. mehreren Personen, die eine entsprechende Vollmacht von einer in diesen Dokumenten genannten Person erhalten haben. Die Dokumente, aus denen hervorgeht, dass diese Personen befugt sind, den Wirtschaftsteilnehmer zu vertreten, sind gemäß den Bestimmungen von Ziffer 2.4 vorzulegen.

Die gleiche Regelung gilt für die Personen, die zur Vertragsunterzeichnung vorgesehen sind.

2.3. Aufbau des Angebots

Jedes Angebot muss die folgenden fünf Teile enthalten:

Teil.1: Verwaltungstechnische Angaben

Teil 2: Ausschlusskriterien

Teil 3: Auswahlkriterien

Teil 4: Zuschlagskriterien – technisches Angebot

Teil 5: Zuschlagskriterien – Preisangebot

Die Teile 1 bis 4 einerseits und Teil 5 andererseits sind in zwei getrennte, versiegelte Umschläge einzulegen; diese sind zusammen in einem versiegelten Umschlag gemäß den Vorgaben im Schreiben mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe einzureichen. Auf jedem Umschlag ist deutlich der Inhalt („Technisches Angebot“ bzw. „Preisangebot“) zu vermerken.

Bitte beachten Sie, dass sämtliche Unterlagen in dreifacher Ausfertigung (ein Original und zwei Kopien) einzureichen sind; diese Bestimmung gilt auch für Disketten, CDs und sonstige Datenträger, die Teil des Angebots sind.

Für Teil 5 („Preisangebot“) ist die CD mit den entsprechenden Excel-Dateien in dreifacher Ausfertigung zusammen mit der Papierfassung (ebenfalls in dreifacher Ausfertigung) einzureichen.

Im Falle von Abweichungen zwischen Papierfassung und elektronischer Datei ist die Papierfassung maßgeblich.

2.4. Teil.1: Verwaltungstechnische Angaben

Im Zusammenhang mit Teil 1 hat der Bieter Folgendes vorzulegen:

· Ein ordnungsgemäß unterzeichnetes Begleitschreiben;

· das ausgefüllte Formular „Angaben zum Bieter“ (Anhang 3) mit folgenden Angaben:

· Name des Bieters und/oder Name seiner Firma;

· Genaue Bezeichnung der Rechtsform des Bieters;

· Anschrift des Firmensitzes;

· Telefon- und Faxnummern, E-Mail-Anschrift und gegebenenfalls Internetsite des Bieters;

· Namen der gesetzlichen Vertreter (Geschäftsführer usw.) des Bieters, die zur Vertragsunterzeichnung mit Dritten bevollmächtigt sind;

· Namen, Anschrift, Telefon- und Faxnummern der für verwaltungstechnische und technische Fragen zuständigen Kontaktpersonen;

· Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Handelsregisternummer des Bieters;

· Angaben zur Bankverbindung des Bieters;

· Kontaktpersonen;

· unterzeichnete Erklärung über die Gültigkeit des Angebots;

· das von einem bevollmächtigten Vertreter jedes Bieters und einem Vertreter seiner Bank unterzeichnete, mit dem Stempel der Bank versehene Formular „Finanzangaben“. Falls die Kopie eines vor kurzem erstellten Kontoauszugs beigefügt wird, so sind der Stempel der Bank und die Unterschrift des Vertreters der Bank nicht erforderlich. Ein Musterformular findet sich in Anhang 2A, und ein spezifisches Formular für jeden Mitgliedstaat kann unter folgender Internet-Anschrift abgerufen werden:

http://europa.eu/comm/budget/execution/ftiers_en.htm

Das Formular „Rechtsträger“, das von einem zur Vertretung gegenüber Dritten bevollmächtigten Vertreter des Bieters unterzeichnet werden muss. Dieses Formular gibt es für natürliche Personen, juristische Personen und öffentlich-rechtliche Einrichtungen. Ein Muster findet sich in Anhang 2B. Es kann in allen Sprachen der EU-Mitgliedstaaten unter folgender Adresse abgerufen werden:

http://europa.eu/comm/budget/execution/legal_entities_en.htm

Als Nachweis für die Richtigkeit der verwaltungstechnischen Angaben hat der Bieter dem Formular „Rechtsträger“ folgende Unterlagen beizufügen:

Für juristische Personen:

· ein Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister, wie sie im Land des Geschäftssitzes vorgeschrieben ist, oder ein sonstiges amtliches Dokument, in dem diese Nummer vermerkt ist;

· wenn in diesen Dokumenten die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht vermerkt ist, eine Kopie eines Dokuments, aus dem hervorgeht, dass der Bieter umsatzsteuerpflichtig ist;

· eine lesbare Kopie der Bevollmächtigung der Personen, die berechtigt sind, den/die Bieter bei Verhandlungen mit Dritten und in Rechtsgeschäften zu vertreten, wenn diese nicht in den oben genannten Unterlagen enthalten ist, oder eine Kopie der Bekanntmachung einer solchen Bevollmächtigung, sofern die für die Rechtspersonen geltenden Gesetze eine solche Veröffentlichung vorschreiben. Wenn die Person(en), die das Angebot unterschreiben, bzw. die zur Unterzeichnung des Vertrags vorgesehene Person durch eine Vollmacht der oben genannten Personen bevollmächtigt sind, den Wirtschaftsteilnehmer zu vertreten, so ist diese Vollmacht ebenfalls vorzulegen.

Für natürliche Personen:

· eine lesbare Kopie des Personalausweises oder Passes;

· gegebenenfalls Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister, wie sie im Land des Geschäftssitzes vorgeschrieben ist, oder ein sonstiges amtliches Dokument, in dem diese Nummer vermerkt ist;

· wenn in diesem Dokument die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht vermerkt ist, eine Kopie eines Dokuments, aus dem hervorgeht, dass der Bieter umsatzsteuerpflichtig ist.

Für öffentlich-rechtliche Einrichtungen:

· Kopie der Entschließung, des Gesetzes, des Erlasses oder des Beschlusses zur Errichtung der betreffenden Einrichtung oder ersatzweise jedes andere Dokument, das die Schaffung der betreffenden Einrichtung belegt;

· Namen und Funktionen der rechtlichen Vertreter des Bieters (Geschäftsführer usw.), die zur Vertragsunterzeichnung mit Dritten bevollmächtigt sind (obligatorische Vorlage einer Kopie der Bevollmächtigung dieser Personen);

· falls die öffentlich-rechtliche Einrichtung auf dem Formular „Rechtsträger“ eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben hat, ein amtliches Dokument, in dem diese Nummer angegeben ist.

2.5. Teil 2: Ausschlusskriterien2.5.1. Unterlagen im Zusammenhang mit den Ausschlusskriterien

Im Rahmen von Teil 2 müssen die Bieter die Erklärung über die zum Ausschluss vom Verfahren führenden Fälle (Anhang 6) sowie folgende Bescheinigungen oder Unterlagen vorlegen:

· Strafregisterauszug neueren Datums oder ein gleichwertiges Dokument; als Beweis dafür, dass die unter a, b oder e (siehe Punkt 2.5.2) aufgeführten Fälle nicht auf den Bieter zutreffen, oder in Ermangelung eines solchen, eine gleichwertige Bescheinigung neueren Datums einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder Herkunftslandes, aus der hervorgeht, dass diese Anforderungen erfüllt sind;

· eine von der zuständigen Behörde des betreffenden Landes ausgestellte Bescheinigung neueren Datums, aus der hervorgeht, dass der Bieter seiner Pflicht zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen nachgekommen ist oder ein gleichwertiges Dokument;

· eine von der zuständigen Behörde des betreffenden Landes ausgestellte Bescheinigung neueren Datums, aus der hervorgeht, dass der Bieter seiner Pflicht zur Entrichtung von Steuern nachgekommen ist oder ein gleichwertiges Dokument.

Werden solche Bescheinigungen von dem betreffenden Land nicht ausgestellt, so können sie durch eine eidesstattliche oder in Ermangelung einer solchen, eine ehrenwörtliche Versicherung ersetzt werden, die der Bieter vor einer zuständigen Justiz- oder Verwaltungsbehörde, einem Notar oder einer dafür zuständiger Berufsorganisation seines Ursprungs- oder Herkunftslandes abgibt.

2.5.2. Ausschlussfälle

Gemäß Artikel 93 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 (ABl. L 248 vom 16. September 2002, S. 1) können diejenigen Bieter von der Teilnahme am Verfahren ausgeschlossen werden:

a)die sich im Konkursverfahren, in Liquidation oder im gerichtlichen Vergleichsverfahren befinden oder ihre gewerbliche Tätigkeit eingestellt haben oder sich aufgrund eines in den einzelstaatlichen Rechts- und Verwaltungsvorschriften vorgesehenen gleichartigen Verfahrens in einer vergleichbaren Lage befinden;

b)die aufgrund eines rechtskräftigen Urteils aus Gründen bestraft worden sind, welche ihre berufliche Zuverlässigkeit in Frage stellen;

c)denen vom öffentlichen Auftraggeber mit allen zulässigen Mitteln eine schwere Verletzung ihrer Berufspflichten nachgewiesen wurde;

d)die ihrer Pflicht zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen, Steuern oder sonstigen Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Landes ihrer Niederlassung, des Landes des öffentlichen Auftraggebers oder des Landes der Auftragserfüllung nicht nachgekommen sind;

e)die rechtskräftig wegen Betrug, Korruption, Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung oder einer anderen gegen die finanziellen Interessen der Europäischen Union gerichteten Handlung verurteilt worden sind;

f) die derzeit von einer verwaltungsrechtlichen Sanktion nach Artikel 96 Absatz 1 der Haushaltsordnung (Verordnung Nr. 1605/2002 des Rates vom 25.6. 2002 in ihrer geänderten Fassung) betroffen sind.

Von der Auftragsvergabe können gemäß Artikel 94 der Haushaltsordnung zudem Bieter ausgeschlossen werden, die während des Vergabeverfahrens:

g)sich in einem Interessenkonflikt befinden;

h)im Zuge der Mitteilung der vom öffentlichen Auftraggeber verlangten Auskünfte falsche Erklärungen abgegeben haben oder nicht alle Auskünfte erteilt haben.

Das Amt für Veröffentlichungen behält sich das Recht vor, die vorgelegten Angaben zu überprüfen.

2.5.3. Verwaltungsrechtliche und finanzielle Sanktionen

Die Bieter werden zudem auf Folgendes hingewiesen:

· Die Kommission errichtet und betreibt im Einklang mit den EU-Rechtsvorschriften über den Schutz personenbezogener Daten eine zentrale Datenbank. Die zentrale Datenbank enthält Einzelheiten über die Bewerber und die Bieter, die sich in einer der unter Ziffer 2.5.2 genannten Situationen befinden, sowie über die Bewerber bzw. die Bieter, die von den aus dem EU-Haushalt finanzierten Aufträgen und Finanzhilfen ausgeschlossen sind.

· Gemäß Artikel 96 der Verordnung Nr. 1605/2002 über die Haushaltsordnung (ABl. Nr. L 248 vom 16. September 2002, S. 1) kann die Kommission gegenüber Bietern, auf die der in Ziffer 2.5.2 Buchstabe h genannte Ausschlussfall zutrifft bzw. bei denen im Zusammenhang mit aus dem EU-Haushalt finanzierten Aufträgen eine schwere Vertragsverletzung wegen Nichterfüllung ihrer Verpflichtungen festgestellt worden ist, verwaltungsrechtliche oder finanzielle Sanktionen verhängen.

Diese Sanktionen können darin bestehen, dass:

a) der betreffende Bieter oder Auftragnehmer für eine Höchstdauer von zehn Jahren von den aus dem EU-Haushalt finanzierten Aufträgen und Finanzhilfen ausgeschlossen wird;

b) finanzielle Sanktionen gegen den Bieter oder Auftragnehmer bis zur Höhe des jeweiligen Auftragswertes verhängt werden.

Die Sanktionen bestimmen sich nach dem Umfang des Auftrags und der Schwere der Verfehlungen.

Einzelheiten zu diesen Sanktionen sind Artikel 133 der Verordnung Nr. 2342/2002 der Kommission mit Durchführungsbestimmungen zur Haushaltsordnung in ihrer geänderten Fassung (ABl. L 357 vom 31.12.2002, S. 1) zu entnehmen.

2.6. Teil 3: Auswahlkriterien

Die Auswahl des für die Auftragsvergabe in Frage kommenden Bieters erfolgt auf der Grundlage der Bewertung:

· seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit;

· seiner technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit.

Der Bieter kann gegebenenfalls auf die Kapazitäten anderer Unternehmen zurückgreifen, unabhängig davon, in welchem rechtlichen Verhältnis er zu diesen Unternehmen steht. In diesem Fall muss er gegenüber dem Auftraggeber nachweisen, dass er über die für die Ausführung des Auftrags notwendigen Mittel verfügt, beispielsweise durch Beibringung einer Erklärung der betreffenden Unternehmen, in der sie sich verpflichten, ihm diese Mittel zur Verfügung zu stellen.

2.6.1. Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Bieters 2.6.1.1. Unterlagen im Zusammenhang mit der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit

Der erste Abschnitt von Teil 3 muss die Angaben zur finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Bieters enthalten. Folgende Dokumente sind vorzulegen:

1.Bilanzen und Ergebnisrechnungen der zwei letzten Geschäftsjahre;

2.Gesamtumsatz und Umsatz mit den Leistungen, auf die sich der Auftrag bezieht, in den letzten drei Geschäftsjahren.

2.6.1.2. Bewertung der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit

Die Bewertung der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Bieters einschließlich seiner Finanzlage erfolgt auf der Grundlage der oben genannten Dokumente, welche er gemäß Punkt 2.6.1.1 vorzulegen hat.

In Bezug auf den Mindestumsatz gilt Folgendes: Der Betrag, der dem geschätzten Auftragswert für ein Jahr entspricht, darf nicht höher sein als der vom Bieter im letzten Geschäftsjahr erzielte Gesamtumsatz bzw. darf nicht über dem Durchschnittswert der vom Bieter in den letzten drei Geschäftsjahren erzielten Jahresgesamtumsätze liegen. Genaue Angaben zum geschätzten Auftragsvolumen für vier Jahre sind Ziffer 1.2 des Lastenhefts zu entnehmen.

2.6.2. Technische und fachliche Leistungsfähigkeit des Bieters2.6.2.1. Unterlagen im Zusammenhang mit der technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit des Bieters

Im zweiten Abschnitt von Teil 3 hat der Bieter anhand des Fragebogens „Technische Angaben“ (Anhang 7) Angaben über seine technische und fachliche Leistungsfähigkeit zu machen. Dabei hat er die Möglichkeit, die einzelnen Seiten des Fragebogens durch zusätzliche Unterlagen zu ergänzen. Der Fragebogen „Technische Angaben“ muss folgende Angaben enthalten:

1. Eine kurze Beschreibung der wirtschaftlichen Tätigkeit des Bieters im Zusammenhang mit den ausgeschriebenen Leistungen und eine Liste von 5 (fünf) vergleichbaren, in den letzten 36 Monaten ausgeführten Aufträgen mit Angaben zu Produktionsdaten, Titeln der Veröffentlichungen, Sprachen, Seitenzahlen pro Sprachfassung, Gesamtauflagen sowie Namen der privaten oder öffentlichen Auftraggeber;

2. Erklärung über den durchschnittlichen jährlichen Personalbestand des Auftragnehmers und die Zahl der Führungskräfte in den letzten drei Jahren;

3. Fähigkeit zur Ausführung von Satzarbeiten in den 23 (dreiundzwanzig) Amtssprachen der Europäischen Union (Nachweis der Verfügbarkeit eines Silbentrennungsprogramms in diesen Sprachen) sowie Fähigkeit, sich auf Satzarbeiten in den Sprachen der Kandidatenländer einzustellen, falls diese Sprachen Amtssprachen werden.

4. Fähigkeit zur Verarbeitung elektronischer Dateien, zur Erstellung von PDF-Dateien und Verfügbarkeit von Verbindungen für elektronischen Schriftverkehr (E-Mail, ISDN, FTP, ADSL usw.);

5. Verbindliche Beschreibung des Materials (Hardware und Software), über das der Dienstleister im Bereich zur Auftragsausführung in den Bereichen Pre-Press, Druck und Endverarbeitung verfügt;

6. Angaben über den Teil des Auftrags, den der Dienstleister ggf. an Subunternehmer zu vergeben gedenkt, sowie alle Auskünfte über die technische Leistungsfähigkeit dieser Subunternehmer;

7. Beschreibung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung und Vorlage einer Qualitätssicherungsbescheinigung einer Einrichtung, die dem Regelwerk der europäischen Normen entspricht (z. B. ISO 9001 Version 2000) oder einer gleichwertigen Bescheinigung einer Zertifizierungseinrichtung mit Sitz in einem Mitgliedstaat.

Für diese Kriterien gelten folgende Mindestschwellen:

Liste der vergleichbaren Aufträge: Der Bieter muss 5 Referenzen von Aufträgen mit einer Auflage von jeweils mindestens 200 000 Exemplaren vorlegen.

Mit der Einreichung eines Angebots akzeptiert jeder daran beteiligte Rechtsträger, dass das Amt für Veröffentlichungen seine technische Leistungsfähigkeit und falls erforderlich seine Untersuchungs- und Forschungsmittel sowie die Maßnahmen zur Qualitätssicherung überprüft.

Die Bieter werden ferner davon in Kenntnis gesetzt, dass sie aufgefordert werden können, den Nachweis zu erbringen, dass sie nach geltendem nationalem Recht zur Vertragsausführung befugt sind: Eintrag in das Berufs- oder Handelsregister, eidesstattliche Versicherung, Bescheinigung, Mitgliedschaft in einer einschlägigen Organisation, ausdrückliche Vollmacht, Eintrag in das Umsatzsteuerregister.

Wichtiger Hinweis: Jede von einem oder mehreren am Angebot beteiligten Rechtsträgern zu verantwortende vollständige oder teilweise Auslassung von Angaben kann dazu führen, dass das Amt für Veröffentlichungen das Angebot vom Verfahren ausschließt.

2.6.2.2. Bewertung der technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit

Die Bewertung der technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit der Bieter erfolgt auf der Grundlage ihrer Fachkenntnisse im Bereich der ausgeschriebenen Leistungen, vor allem unter den Gesichtspunkten Know‑how und Erfahrung.

2.7. Teil 4: Zuschlagskriterien – technisches Angebot

Den Zuschlag erhält der Bieter, der das wirtschaftlich günstigste Angebot auf der Grundlage der nachfolgend genannten Kriterien einreicht.

2.7.1. Unterlagen im Zusammenhang mit den technischen Zuschlagskriterien

Dieser Teil muss den Fragebogen „Technische Zuschlagskriterien“ (Anhang 8) enthalten, aus dem die technischen Vorzüge des Angebots ersichtlich werden, um die Bewertung nach Maßgabe der technischen Zuschlagskriterien zu ermöglichen.

2.7.2. Bewertung der technischen Zuschlagskriterien

Die Zuschlagskriterien sollen es ermöglichen, eine Auswahl zwischen den Angeboten derjenigen Bieter zu treffen, auf die keiner der Ausschlussfälle zutrifft und die sämtliche Auswahlkriterien erfüllen.

Ziel der Zuschlagskriterien ist die Bewertung der Qualität des Angebots anhand der Angaben des Bieters. Kriterien wie Fachkenntnis oder Leistungsfähigkeit des Bieters, einschlägige Erfahrung, Berufsausbildung und Referenzen, die bei der Bewertung der Auswahlkriterien zum Tragen kommen, werden bei der Bewertung der Zuschlagskriterien nicht berücksichtigt. Die technische Bewertung erfolgt anhand der nachfolgenden Kriterien.

Nr.

Technische ZuschlagskriterienQualität des Produktionsverfahrens

Maximale Punktezahl

1.

Qualität der Organisation des Produktionsverfahrens, das für die Ausführung der ausgeschriebenen Leistungen zum Einsatz kommt, und insbesondere Angemessenheit und Qualität der Kontroll- und Follow-up-Verfahren. Der Bieter hat ausführlich zu beschreiben, wie er den Ablauf der Arbeiten zur Auftragsausführung zu organisieren gedenkt.

50

2.

Qualität der zur Einhaltung der Produktions- und Lieferfristen vorgeschlagenen Maßnahmen in Übereinstimmung mit den Technischen Spezifikationen, sowie der einschlägigen Incident-Management-Verfahren und des Notfallplans

50

Insgesamt

100

Das Ergebnis der technischen Bewertung ist die Summe der Punkte, die bei der Bewertung der einzelnen Kriterien erzielt wurden. Bei der Auftragsvergabe werden nur die Angebote berücksichtigt, die bei jedem Kriterium mindestens die Hälfte der Punkte und insgesamt mindestens 65 Punkte erzielt haben.

Bei der Bewertung der Angebote liegt der Schwerpunkt auf der Qualität der angebotenen Leistungen. Daher sollten die Bieter alle in diesem Lastenheft genannten Punkte sorgfältig ausarbeiten, um eine möglichst hohe Punktezahl zu erreichen. Bieter, die lediglich die Mindestanforderungen dieses Lastenhefts wiedergeben, ohne dabei ins Detail zu gehen oder einen Wertzuwachs einzubringen, erhalten nur eine sehr geringe Punktezahl.

2.8. Teil 5: Zuschlagskriterien – Preisangebot

2.8.1. Unterlagen im Zusammenhang mit den finanziellen Zuschlagskriterien

Das Preisangebot ist anhand der beigefügten Vordrucke für Preisaufstellung und Musterangebot zu erstellen.

Das Preisangebot muss folgende Vorgaben erfüllen:

· Die Preise sind in EUR anzugeben.

· Die Preise sind bis zu maximal 2 (zwei) Dezimalstellen hinter dem Komma anzugeben.

· Die Preise sind ohne Abgaben, Steuern und sonstige Gebühren, also auch ohne Umsatzsteuer anzugeben, da die Europäische Union auf dem Gebiet der EU von solchen Abgaben gemäß Artikel 3 und 4 des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union (ABl. C 115, 9.5.2008) befreit ist. Die Mitgliedstaaten nehmen aufgrund von Belegen nachträgliche Erstattungen an die Kommission vor oder gewähren ihr unmittelbare Befreiungen.

Für die Länder, in denen laut nationalem Recht eine Befreiung in Form einer Rückerstattung vorgesehen ist, ist die Umsatzsteuer getrennt aufzuführen. Im Falle eines Zweifels bezüglich des geltenden Umsatzsteuerrechts obliegt es dem Bieter, mit den Behörden seines Landes Kontakt aufzunehmen, um zu klären, in welcher Form die Europäische Union von der Umsatzsteuer befreit ist.

Beim Ausfüllen der Preisaufstellung und des Musterangebots ist Folgendes zu beachten:

· In der Preisaufstellung ist der Name der Firma anzugeben; jede Seite ist vorschriftsmäßig auszufüllen und von einem der ordnungsgemäß bevollmächtigten Vertreter der Firma zu unterzeichnen (Anhang 1). Änderungen an der Preisaufstellung sind nicht zulässig. Alle Fragen sind vollständig zu beantworten.

Das Fehlen einer Antwort wird als negative Antwort bewertet. Jede Auslassung oder Änderung der ursprünglichen Preisaufstellung führt zum Ausschluss des Angebots vom Verfahren.

· Die Musterangebote sind ordnungsgemäß auszufüllen und zu unterzeichnen (siehe Anhang 1). Sie sind auf der Grundlage der in der Preisaufstellung angegebenen Einheitspreise zu erstellen. Bei Abweichungen zwischen Musterangebot und Preisaufstellung ist letztere maßgeblich. Das Musterangebot ist unverbindlich. Aus ihm können in Streitfällen keine Rechte abgeleitet werden. Nur die tatsächlich ausgeführten Arbeiten dürfen auf der Grundlage der in der Preisaufstellung angegebenen Einheitspreise in Rechnung gestellt werden.

2.8.2. Bewertung der finanziellen Zuschlagskriterien

Die Bewertung der finanziellen Zuschlagskriterien erfolgt auf der Grundlage der Gesamtbeträge der im Musterangebot enthaltenen Fälle (Szenarien); dabei werden diese Beträge mit der geschätzten Häufigkeit des Auftretens dieser Fälle während der gesamten Laufzeit des Vertrags multipliziert. Die geschätzte Häufigkeit des Auftretens der einzelnen Fälle ist der folgenden Tabelle zu entnehmen:

Fall 1

20

Fall 2

10

Fall 3

15

Fall 4

6

Fall 5

3

Fall 6

6

Fall 7

2

Fall 8

3

Fall 9

15

Fall 10

2

2.9. Abschließende Bewertung

Bei der abschließenden Bewertung werden nur die Angebote berücksichtigt, die die vorangehenden Bewertungsphasen erfolgreich abgeschlossen haben.

Zur Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebots wird die Qualität mit 30 % und der Preis mit 70 % gewichtet; dabei werden nur die Daten der Angebote berücksichtigt, die die Phase der abschließenden Bewertung erreicht haben.

Der Zuschlag ergeht an die 8 (acht) Bieter, deren Angebot das jeweils höchste Ergebnis erzielt hat, wobei folgende Formel zur Anwendung kommt:

R=

(30x

Q

Qmax

) + (70x

Pmin

P

)

Darin ist:

R

Preis-Leistungs-Verhältnis

Q

Qualitätspunkte des betreffenden Angebots

QmaxQualitätspunkte des Angebots, das die höchste Qualitätsnote erzielt hat

PminGesamtbetrag des niedrigsten Musterangebots

PGesamtbetrag des betreffenden Musterangebots

2.10. Unterrichtung der Bieter

Das Amt für Veröffentlichungen informiert die Bieter über Entscheidungen bezüglich der Auftragsvergabe und nennt gegebenenfalls die Gründe, warum es auf die Vergabe eines ausgeschriebenen Auftrags verzichtet oder die Einleitung eines neuen Verfahrens beschlossen hat.

Auf schriftliche Anfrage teilt das Amt für Veröffentlichungen den Bietern, deren Angebot abgelehnt wurde, die Gründe für die Ablehnung mit, unterrichtet die Bieter, die ein annehmbares Angebot eingereicht hat, über die Merkmale und Vorteile des ausgewählten Angebots und teilt ihnen den Namen des erfolgreichen Bieters mit.

Das Amt kann jedoch beschließen, bestimmte Angaben nicht mitzuteilen, wenn die Offenlegung dieser Angaben den Gesetzesvollzug behindern, dem öffentlichen Interesse zuwiderlaufen, den berechtigten geschäftlichen Interessen öffentlicher oder privater Wirtschaftsteilnehmer schaden oder den lauteren Wettbewerb zwischen den Wirtschaftsteilnehmern beeinträchtigen würde.

2.11. Auftragsvergabe

Das Vergabeverfahren wird mit der Unterzeichnung von Verträgen durch die Vertragsparteien oder mit der Entscheidung, den Auftrag nicht zu vergeben, abgeschlossen.

Nach Ablauf der Bindefrist kommt die Vergabe nur zustande, wenn der Bieter schriftlich sein Einverständnis erklärt.

3. Gemeinsame Angebote und Unteraufträge

Dieser Abschnitt gilt nur für Bieter, welche beabsichtigen, ein gemeinsames Angebot abzugeben oder im Rahmen der Vertragsausführung Unteraufträge zu vergeben. Trifft dies nicht auf Sie zu, gehen Sie bitte gleich zu Abschnitt 4 (Technische Spezifikationen) über.

3.1. Einreichung von Angeboten in Zusammenarbeit mit anderen Firmen

Beteiligen sich mehrere Rechtsträger an einem Angebot, so können sie:

ein gemeinsames Angebot einreichen; in diesem Falle sind alle Wirtschaftsteilnehmer als Bieter und, wenn ihr Angebot den Zuschlag erhält, als Auftragnehmer zu betrachten (in diesem Fall muss einer der Bieter zum Koordinator bestimmt werden, um im Falle der Auftragsvergabe die Vertragsabwicklung zu gewährleisten); oder

ein Angebot einreichen, in dem nur ein Bieter genannt wird. Dieser Bieter ist, wenn das Angebot den Zuschlag erhält, alleiniger Auftragnehmer; die übrigen Rechtsträger werden als Subunternehmer betrachtet.

Unabhängig von der Aufmachung des Angebots (gemeinsames Angebot oder Angebot, in dem nur ein Bieter genannt wird) müssen der bzw. die Bieter zwingend Angaben zu Rolle, Qualifikationen und Erfahrung jedes Rechtsträgers sowie ggf. zu den gegenseitigen Kontrollmechanismen machen.

3.1.1. Gemeinsames Angebot

Bieter, die ein gemeinsames Angebot einreichen, haften gegenüber dem Amt für Veröffentlichungen gesamtschuldnerisch für die Ausführung des gesamten Auftrags. Klauseln, die beispielsweise besagen:

· dass einer der Partner, die das gemeinsame Angebot vorlegen, für einen Teil des Auftrags haftet und ein anderer für den Rest, oder

· dass, wenn das gemeinsame Angebot den Zuschlag erhält, mehrere Verträge unterzeichnet werden sollen,

verletzen somit den Grundsatz der gesamtschuldnerischen Haftung.

Das Amt für Veröffentlichungen wird eine eventuell in einem gemeinsamen Angebot enthaltene derartige Klausel außer Acht lassen und behält sich vor, solche Angebote ohne weitere Prüfung vom Vergabeverfahren auszuschließen, weil sie nicht den Bestimmungen des Lastenhefts entsprechen.

Im Fall eines gemeinsamen Angebots ist einem der am Angebot beteiligten Partner (Koordinator) eine Vollmacht zur Vertretung der übrigen Partner bei der Unterzeichnung und Verwaltung des Vertrags zu erteilen.

Erhält das gemeinsame Angebot den Zuschlag, können die Bieter aufgefordert werden, nach der Auftragsvergabe eine bestimmte Rechtsform anzunehmen, wenn dies für die ordnungsgemäße Erfüllung des Vertrags erforderlich ist.

3.1.2. Untervergabe

Werden einzelne im Auftrag vorgesehene Aufgaben an Subunternehmer weitervergeben, so trägt der Hauptauftragnehmer weiterhin gegenüber dem Amt für Veröffentlichungen die volle Haftung für die Ausführung des gesamten Auftrags. Dementsprechend:

· regelt das Amt für Veröffentlichungen sämtliche Vertragsangelegenheiten (z. B. Zahlungen) ausschließlich mit dem Hauptauftragnehmer, unabhängig davon, ob Aufgaben von einem Subunternehmer ausgeführt werden oder nicht;

· darf der Hauptauftragnehmer unter keinen Umständen die Haftung gegenüber dem Amt für Veröffentlichungen mit der Begründung ablehnen, für einen Mangel sei ein Subunternehmer verantwortlich.

Es ist auf keinen Fall zulässig, dass ein Bieter, der allein oder als Mitglied einer Bietergemeinschaft ein Angebot für einen Auftrag einreicht, gleichzeitig als Subunternehmer für einen anderen Bieter oder eine andere Bietergemeinschaft fungiert. In diesem Fall schließt das Amt für Veröffentlichungen die Angebote vom Verfahren aus.

Der Bieter hat den/die Subunternehmer darüber zu unterrichten, dass Artikel II.17 des Vertrags auf sie Anwendung findet. Nach Unterzeichnung des Vertrags unterliegt die Weitervergabe von Aufträgen den Bestimmungen von Artikel II.13 des o. g. Vertrags. Um während der Vertragsausführung einen Subunternehmer auszuwechseln oder Arbeiten an Subunternehmer zu vergeben, die er laut ursprünglichem Angebot selbst ausführen wollte, bedarf der Auftragnehmer der ausdrücklichen Genehmigung des Amts für Veröffentlichungen.

3.2. Einreichung von Unterlagen im Falle eines gemeinsamen Angebots

Im Falle eines gemeinsamen Angebots sind folgende Unterlagen vorzulegen:

Teil 1: Verwaltungsinformationen und vorzulegende Nachweise

1. Eine Erklärung auf der Grundlage der Muster-Vollmachtvereinbarung (Formular in Anhang 2C), unterzeichnet von den bevollmächtigten Vertretern aller am Angebot beteiligten Partner, in der:

· alle am gemeinsamen Angebot beteiligten Partner die gesamtschuldnerische Haftung für die Ausführung des Auftrags übernehmen;

· einem der am gemeinsamen Angebot beteiligten Partner (Koordinator) eine Vollmacht zur Vertretung der übrigen Partner bei der Unterzeichnung und Verwaltung des Vertrags gegeben wird.

2. Wenn die Bieter bereits eine Bietergemeinschaft oder eine ähnliche Einrichtung gebildet haben, müssen sie dies in ihrem Angebot angeben und alle sachdienliche Angaben und Unterlagen dazu beifügen.

3. Der Fragebogen für gemeinsame Angebote und Unteraufträge (Anhang 4) ist von einem gesetzlichen Vertreter des Koordinators zu unterzeichnen und vorzulegen.

4.Das Formular „Angaben zum Bieter“ ist von jedem am gemeinsamen Angebot beteiligten Partner vorzulegen.

5. Ferner ist für jeden Bieter das Formular „Rechtsträger“ mit allen Belegen gemäß Ziffer 2.4 vorzulegen.

Das Formular „Finanzangaben“ ist nur vom Koordinator vorzulegen.

Teil 2: Unterlagen im Zusammenhang mit den Ausschlusskriterien

6.Jeder Bieter muss die Erklärung über die zum Ausschluss vom Verfahren führenden Fälle (Anhang 6) ausfüllen und zurückschicken und bereit sein, jederzeit die unter Ziffer 2.5 aufgeführten Belege zu liefern.

Teil 3: Unterlagen im Zusammenhang mit den Auswahlkriterien

7.Jeder an einem gemeinsamen Angebot beteiligte Bieter muss die Unterlagen zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit vorlegen:

· Bilanzen und Ergebnisrechnungen der letzten zwei Jahre;

· Gesamtumsatz und Umsatz mit den Dienstleistungen, auf die sich der Auftrag bezieht, in den letzten drei Geschäftsjahren;

Der Fragebogen „Technische Angaben“ im Zusammenhang mit den Auswahlkriterien ist nur einmal für alle an einem gemeinsamen Angebot beteiligten Partner auszufüllen, wobei jedoch anzugeben ist, welchem Partner die jeweils beschriebenen Kapazitäten zuzuordnen sind.

Teil 4 und Teil 5: Unterlagen im Zusammenhang mit den Zuschlagskriterien

Die Unterlagen im Zusammenhang mit den Zuschlagskriterien sind vom Koordinator, der die Bietergemeinschaft vertritt, vorzulegen.

3.3. Vorzulegende Unterlagen – Weitervergabe von Aufträgen

Sieht das Angebot die Weitervergabe von Aufträgen vor, so muss es folgende Unterlagen enthalten:

Teil.1: Verwaltungsinformationen und vorzulegende Nachweise

1. Der Fragebogen für gemeinsame Angebote und Unteraufträge (Anhang 4), unterzeichnet von einem gesetzlichen Vertreter des Bieters. Die dritte Seite dieses Fragebogens ist für jeden einzelnen Subunternehmer einzureichen und muss folgende Angaben enthalten:

· die Gründe für die Weitervergabe von Aufträgen an Subunternehmer;

· die Aufgaben, Tätigkeiten und Zuständigkeitsbereiche der einzelnen Subunternehmer

· Angaben zu Umfang bzw. Anteil der auf jeden Subunternehmer entfallenden Arbeiten;

2.

eine Erklärung jedes einzelnen Subunternehmers, dass er zur Zusammenarbeit mit dem Bieter bereit ist, wenn dieser den Zuschlag erhält.

Teil 2: Unterlagen im Zusammenhang mit den Ausschlusskriterien

3.

Subunternehmer müssen die ordnungsgemäß unterzeichnete Erklärung über die zum Ausschluss vom Verfahren führenden Fälle (Anhang 6) vorlegen. Wenn im Rahmen eines Angebots 20 % oder mehr des Auftrags an einen Subunternehmer vergeben werden sollen, so muss der Subunternehmer in der Lage sein, alle Unterlagen im Zusammenhang mit den Ausschlusskriterien gemäß Ziffer 2.5 vorzulegen. Machen die Unteraufträge weniger als 20 % des Auftrags aus, so ist der Subunternehmer von der Verpflichtung zur Vorlage der Belege befreit. Das Amt für Veröffentlichungen behält sich jedoch das Recht vor, Belege anzufordern, wenn es dies für notwendig erachtet.

Teil 3: Unterlagen im Zusammenhang mit den Auswahlkriterien

4. Wenn im Rahmen eines Angebots 20 % oder mehr des Auftrags an einen Subunternehmer vergeben werden sollen, so muss der Subunternehmer alle Belege zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit gemäß Ziffer 2.6 vorlegen. Machen die Unteraufträge weniger als 20 % des Auftrags aus, so ist der Subunternehmer von der Verpflichtung zur Vorlage der Belege über seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit befreit. Führt der Bieter jedoch die Leistungsfähigkeit der Subunternehmer als Beleg dafür an, das er selbst die Auswahlkriterien gemäß dem Fragebogen für gemeinsame Angebote und Unteraufträge erfüllt, so wird das Amt für Veröffentlichungen die entsprechenden Unterlagen anfordern (Anhang 4). Das Amt für Veröffentlichungen behält sich grundsätzlich das Recht vor, Belege anzufordern, wenn es dies für notwendig erachtet.

5. Der Subunternehmer hat im Fragebogen „Technische Angaben“ die Fragen zu beantworten, die die von ihm zu erbringenden Leistungen betreffen.

Teil 4 und Teil 5: Unterlagen im Zusammenhang mit den Zuschlagskriterien

Die Dokumente im Zusammenhang mit den Zuschlagskriterien sind nur vom Bieter vorzulegen.

3.4. Bewertung der gemeinsamen Angebote bzw. der Angebote unter Mitwirkung von Subunternehmern3.4.1. Ausschlusskriterien

Die Ausschlusskriterien werden für jeden Bieter und jeden Subunternehmer individuell bewertet.

3.4.2. Auswahlkriterien

Gemeinsames Angebot

Sind mehrere Bieter als Partner an einem gemeinsamen Angebot beteiligt, so muss jeder Einzelne von ihnen den Nachweis erbringen, dass er über die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit verfügt. Muss bei den Kriterien jedoch ein bestimmtes Volumen erreicht werden, so ist eine konsolidierte Bewertung durchzuführen.

Die Auswahlkriterien für die technische und fachliche Leistungsfähigkeit werden für die Bietergemeinschaft als Ganzes bewertet.

Unteraufträge

Falls das Amt für Veröffentlichungen es angesichts der Rolle eines Subunternehmers und des Umfangs der an ihn vergebenen Leistungen für erforderlich hält, werden die Auswahlkriterien für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit in Bezug auf den Bieter und die vorgeschlagenen Subunternehmer getrennt bewertet. Muss bei den Kriterien jedoch ein bestimmtes Volumen erreicht werden, so ist eine konsolidierte Bewertung durchzuführen, die sich danach richtet, in welchem Umfang der Subunternehmer dem Bieter seine Ressourcen für die Auftragsausführung zur Verfügung stellt.

Die Auswahlkriterien für die technische und fachliche Leistungsfähigkeit werden für jeden vorgeschlagenen Subunternehmer bewertet, soweit sie die an ihn zu vergebenden Leistungen betreffen.

Nur in dem Fall, in dem der Bieter die Absicht hat, die Leistungsfähigkeit des Subunternehmers als Beleg dafür anzugeben, dass er selbst die Auswahlkriterien gemäß dem Fragebogen für gemeinsame Angebote und Unteraufträge erfüllt (Anhang 4), werden die Auswahlkriterien im Zusammenhang mit der technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit nach Maßgabe der kombinierten Kapazitäten des Bieters und des Subunternehmers bewertet; diese Bewertung richtet sich danach, in welchem Umfang der Subunternehmer dem Bieter seine Ressourcen für die Auftragsausführung zur Verfügung stellt.

3.4.3. Zuschlagskriterien

Die Bewertungs-(Zuschlags-)Kriterien werden für das Angebot als Ganzes bewertet.

4. Technische Spezifikationen 4.1. Allgemeine Angaben4.1.1. Erscheinungshäufigkeit

Variabel.

4.1.2. Format des fertigen Produkts

1.) A4(21 x 29,7 cm) und A4+ (21,5 x 30,5 cm)

2.) B5(17,6 x 25 cm)

3.) C5(16,2 x 22,9 cm)

4.) A5(14,8 x 21 cm)

5.) A6(10,5 x 14,8 cm)

Anmerkung:Zwischenformate werden auf der Grundlage des nächsthöheren Formats berechnet, die größeren Formate als Vielfaches eines Standard-Grundformats.

4.1.3. Sprachfassungen und Auflagen (Richtwerte)

4.1.3.1. Sprachfassungen

Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, Satzarbeiten in allen Amtsprachen der Europäischen Union und gelegentlich auch in anderen Sprachen auszuführen. Er verpflichtet sich, am Produktionsmaterial die nötigen Anpassungen für Satzarbeiten in den Sprachen der Kandidatenländer vorzunehmen. Die Preisangebote müssen alle mit diesen eventuellen Anpassungen zusammenhängenden Kosten beinhalten.

4.1.3.2. Auflagen

Mehr als 200 000 Exemplare für alle Sprachfassungen zusammen.

4.2. Pre-press-Arbeiten4.2.1. Gelieferte Datenträger 4.2.1.1. Umschlag und kartonierte Mappen

1. Filme oder kamerafertige elektronische Dateien (eventuell Einfügen der Katalognummer, des Strichcodes, des Logos des Amts für Veröffentlichungen und der ISBN/ISSN/DOI).

2. Texte als elektronische Dateien oder zu erfassende Texte; Abbildungen als elektronische Dateien oder zu scannende Originale (Layout anhand eines Modells, eines Musters, von Designvorgaben, von Anweisungen usw.).

4.2.1.2. Titelbogen, Umschlagseiten 2 und 3, Inhaltsverzeichnis

Filme, elektronische Dateien (Änderungen sind möglich), zu erfassende Texte.

4.2.1.3. Innenseiten der Broschüren und Sonderprodukte

Original auf Papier (schwarz-weiß oder farbig), Filme, kamerafertige Dateien mit Retuschen sowie ggf. Einfügung der Pagina und des lebenden Kolumnentitels.

Elektronische Dateien und/oder zu erfassende Texte und zu scannende Abbildungen (Layout anhand eines Modells, eines Musters, von Designvorgaben, von Anweisungen usw.).

4.2.2. Satz4.2.2.1. Pre-press-Arbeiten

Satz anhand von Dokumenten, die in handschriftlicher oder maschinenschriftlicher Form oder in der Regel als elektronische Dateien geliefert werden, ggf. mit Erfassung der Tabellen und Schaubilder [Autorkorrekturen bis zu 15 % () sind im Grundpreis enthalten], Seitenumbruch aller Sprachfassungen (nach einer gedruckten Vorlage, Musterseiten, Formatvorlagen, einem Modell, Designvorgaben, den mit der ersten Sprachfassung gelieferten Satzanweisungen), Ausgabe, Hauskorrektur und Lieferung von bis zu 3 Abzügen(),Korrektur der Abzüge (Autorkorrekturen bis zu 15 %), Ausbelichten; auf Verlangen Lieferung von Lichtpausen, Lieferung von Farbabzügen vom Typ Cromalin oder in vergleichbarer Qualität.

Anmerkung: Auf Anforderung hat die Druckerei dem Amt den für die Hauskorrektur verwendeten Abzug zur Verfügung zu stellen.

4.2.2.2. Klischeeherstellung

Reproduktion in Schwarz/Weiß oder in Farbe der Originale (Papier oder Diapositive) oder der elektronischen Dateien (ein „Scan“ pro Bild), Herstellung von Abzügen, Retuschen/Autorkorrekturen.

4.2.2.3. Lieferung elektronischer Dateien

Format der Abzüge

Vor der Druckfreigabe liefert der Auftragnehmer systematisch und innerhalb der vertraglich festgelegten Fristen:

eine weboptimierte Datei im Format Adobe PDF sowie eine Datei im Format Adobe InCopy oder vergleichbar. Diese Formate können sich nach Maßgabe der technischen Entwicklungen ändern.

Der Auftragnehmer liefert systematisch 3 Tage nach Druckfreigabe:

a) eine druckoptimierte PDF-Datei und eine weboptimierte Datei

Der Dateiname besteht aus der Kennnummer der Veröffentlichung (= Katalognummer, die auf Seite IV des Umschlags aufgedruckt ist, jedoch ohne die Bindestriche).

Beispiel: Katalognummer: DX-27-99-007-IT-C

PDF: DX2799007ITC.pdf

Falls die Veröffentlichung ein Inhaltsverzeichnis enthält, müssen interaktive „Bookmarks“ in die PDF-Datei eingefügt werden.

Besteht ein Register, so ist es mit „interaktiven Links“ zu versehen, die auf die entsprechenden Textteile verweisen.

Wird das zum Druck vorgesehene Material auf Papier geliefert, so behält sich das Amt das Recht vor, nach dem Scannen der vom Auftragnehmer erhaltenen Dokumente eine PDF-Bilddatei zu verlangen.

Für die weboptimierte Datei müssen die Schnittmarken maskiert werden.

Die Dateien sind auf elektronischem Wege und/oder auf CD-ROM oder DVD-ROM zu liefern, wobei für letztere die Verwaltungsnummer, der Titel, die Sprachen und die Liste der auf der CD-ROM enthaltenen Dateien anzugeben sind.

b) Eine Abbildung der Umschlagseite im Format jpg

- Auflösung 72 dpi

- Größe 150 x 212 Pixels.

Der Name der Datei entspricht der Katalognummer ohne Bindestriche (z. B. DX2799007ITC.jpg).

Der Auftragnehmer liefert auf Verlangen 4 Tage nach Druckfreigabe:

eine Datei im Quellformat nach Druckfreigabe (Indesign oder vergleichbar ) und/oder gegebenenfalls eine Datei im Format HTML/XML und/oder eine Bilddatei des Umschlags und/oder anderer Seiten; auf Verlangen liefert der Auftragnehmer eine Datei der zum Druck freigegebenen Fersion des Textes im Format Word mit Markierungen der Titel und Absätze (nach Konvertierung aus der für den Seitenumbruch verwendeten Software).

Anmerkung: Diese Liste ist nicht erschöpfend; die Formate können sich während der Vertragslaufzeit nach Maßgabe der technischen Entwicklung ändern.

4.3. Druck

Anmerkung:

- Die Druckfarben und Drucklacke müssen auf Basis pflanzlicher Rohstoffe hergestellt werden.

- Das Material muss chlorfrei gebleicht sein.

- Die Aufgliederung der Preisaufstellung in einzelne Arbeitsschritte findet unabhängig vom eingesetzten Druckverfahren Anwendung.

4.3.1. Umschlag, kartonierte Mappen

Schwarz, schwarz + 1 bis 5 Farben (und mehr); vollständige oder teilweise Änderung der Farben in jeder Sprachfassung; ggf. Maschinenlackierung, Lichtschutzlack (bei Bedarf nur ein Teil), Kunststoffüberzug (Kaschierung).

4.3.2. Innenseiten der Broschüren, Faltblätter, Plakate, Karten usw.

Schwarz, schwarz + 1 bis 5 Farben (und mehr); vollständige oder teilweise Änderung der Farben in jeder Sprachfassung; ggf. Maschinenlackierung.

4.4. Material

Siehe Preisaufstellung.

4.5. Endverarbeitung4.5.1. Buchbinderische Verarbeitung - Falzen

1. Gerader Rücken, gelumbeckt, zusammengetragen, Umschlag vierfach genutet, dreiseitig beschnitten, nach Bedarf Fadenstichheftung.

2. Rückenstichheftung, Inhalt eingehängt, 2 Metallklammern, Nutlinie, dreiseitig beschnitten.

4.5.2. Einband

Deckelanfertigung aus grauem Karton, 2 mm, zusammengetragen, Leinenfadenheftung, gerader oder runder Rücken.

1. Balacron oder Papier – doppelte Vorsatzblätter

2. Kapitalband (doppelt).

4.5.3. Sonderarbeiten

1. Einschnitt, Reiter, Registereinschnitt

2. Perforierung

3. Anbringen einer Kunststoff- oder Papierhülle auf der Rückseite des Umschlags und ggf. Einlegen einer CD-ROM

4. Umschläge mit Klappen

5. Prägen/Stanzen

6. Spiralheftung

7. Beilagen

8. Anbringen eines Schutzumschlags

Falten von Faltblättern

Lose Blätter

Verpacken von Plakaten in Versandhülsen.

4.6. Verpackung

1. In Paketen zu je 5, 10, 25, 50, 100 oder 500 Exemplaren in Schrumpffolie

2. Verpackung in Versandhülsen aus Karton

4.7. Transport, Lieferort

1.Luxemburg

2.Bei den Lieferungen an das Lager des Amts für Veröffentlichungen in Gasperich (Großherzogtum Luxemburg) sind folgende Normen für die Verpackung auf Paletten strikt einzuhalten (sofern im Einzelvertrag bzw. im Auftragsschein nicht anders angegeben):

Maße der Palette:0,80 m x 1,20 m (EURO-Paletten);

Maximale Höhe der Ladung:1.20 m

Höchstgewicht der Ladung:700 kg

Der Auftragnehmer hat dafür zu sorgen, dass jede Verpackungseinheit (Kiste, Paket, Palette usw.) mit der Kennzeichnung des Artikels (Katalognummer, Sprache usw.) und der entsprechenden Mengenangabe versehen wird.

Die Veröffentlichungen sind so zu verpacken, dass sie in einwandfreiem Zustand beim Empfänger eintreffen.

Die für den Empfang zuständige Dienststelle ist per Fax über den genauen Liefertermin zu informieren.

4.8. Verfahren für die Abnahme von Lieferungen

Quantitative Abnahme:

Nach Ablieferung der Veröffentlichungen durch den Auftragnehmer im Gebäude Gasperich (3, rue Emile Bian, L-1235 Luxemburg), entnimmt das Amt für Veröffentlichungen einige Exemplare der Lieferung („Probenahme“) und überprüft den Lieferschein des Auftragnehmers (Kontrolle der Quantität). Nach der quantitativen Abnahme wird der Lieferschein abgestempelt; anschließend werden 3 (drei) Exemplare der Veröffentlichung an die Produktionsagenten des Amts geschickt.

Qualitative Abnahme:

Binnen 7 (sieben) Tagen nach Annahme der Lieferung in Gasperich überprüfen die Produktionsagenten die Qualität der Lieferung.

Wird kein Problem festgestellt und keine entsprechende Mängelbeanstandung übermittelt, so gilt die Lieferung als vorläufig angenommen, und die Produktionsagenten geben die Veröffentlichungen zur Verbreitung frei und zeichnen den Lieferschein ab (vorläufige qualitative Abnahme). Erfolgt binnen 30 (dreißig) Kalendertagen nach Feststellung der Lieferung keine Mängelbeanstandung, so gilt die Lieferung als endgültig angenommen.

Stellt das Amt für Veröffentlichungen die „schlechte Qualität“ (s. Ziffer 4.9) einer Lieferung fest, so wird in Gasperich eine weitere Stichprobe entnommen. Bestätigt diese Überprüfung die schlechte Qualität, unterrichtet das Amt den Auftragnehmer per Einschreiben und behält sich das Recht vor, eine der Bestimmungen von Artikel I.11.16.1 des Vertrags zur Anwendung zu bringen. Wird vom Auftragnehmer eine neue Lieferung verlangt, so hat diese in einer Frist zu erfolgen, die 75 % der in Ziffer 4.11 festgelegten „normalen“ Frist nicht überschreiten darf. Nach Behebung der Mängel, d.h. nach der zweiten Lieferung, beginnen eine neue Abnahmefrist und ein neues Abnahmeverfahren

4.9. Definition der „schlechten Qualität“ (Mängel)

Als Mängel bei Lieferung von Veröffentlichungen auf Papier gelten beispielsweise (nicht erschöpfende Liste):

· Doppelbogen,

· Fehlbogen,

· vertauschte Bogen

· Umschlag / Bogen / Seite(n) einer anderen Sprachfassung,

· verschmutzte Seiten,

· versetzter Druck, dezentrierter Druck,

· zu blasse Farbgebung,

· verkehrt gedruckter Umschlag,

· mangelhafter Beschnitt,

· abgelöster Rücken,

· mangelhaft geklebte Hefte/Seiten usw.

4.10. Einzelverträge mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb

Für Leistungen, die Arbeiten beinhalten, die nicht in der Preisaufstellung des Rahmenvertrags aufgeführt sind, sowie bei Projekten mit einer sehr hohen Auflage (>1 000 000 Exemplare) kann das Amt für Veröffentlichungen ein neues Wettbewerbsverfahren einleiten und die Auftragnehmer für das betroffene Los gemäß den Bestimmungen von Artikel I.4.3 des Vertrags zur Abgabe von Angeboten im Rahmen der Einzelverträge auffordern. Die Aufforderung enthält eine Beschreibung der zu erbringenden Leistungen.

In diesem Fall wird der Einzelvertrag an den Auftragnehmer vergeben, der beim Wettbewerbsverfahren das günstigste Angebot eingereicht hat.

Bei den nicht in der Preisaufstellung enthaltenen Leistungen handelt es sich u. a. um:

· Sehr kurzfristige Druckarbeiten;

· Spezialverpackungen oder andere Endverarbeitungen von Druckerzeugnissen;

· Satzarbeiten in anderen Sprachen als den Amtssprachen bzw. den Sprachen der Kandidatenländer usw.

4.11. Fristen (Abnahme durch das Amt für Veröffentlichungen)

Anmerkung: Diese Fristen gelten unabhängig von der Zahl der Sprachfassungen.

Leistung

Fristen

Pre-press-Arbeiten

Erster Abzug: 3 Arbeitstage

Zweiter und weitere Abzüge: 2 Arbeitstage

Druck

7 Arbeitstage

Kaschierung

+3 Arbeitstage

Verpackung in Versandhülsen

· Bis zu 10 000 Exemplare: 4 Arbeitstage je 5 000 Exemplare

· Mehr als 10 000 Exemplare: Bei Erstellung des Auftrags-scheins schriftlich zu vereinbaren

Lieferung von elektronischen Dateien

Leistung

Fristen

PDF-Dateien (Druck und Web), für den Seitenumbruch verwendete Dateien

2 Arbeitstage ab Druckfreigabe

Sonstige Dateien (Konvertierung, sonstige Arbeitsschritte)

4 Arbeitstage ab Anfrage des Amts für Veröffentlichungen

5. Anhänge

Formulare

1

Preisaufstellung und Musterangebot

2AFormular „Finanzangaben“

2BFormular „Rechtsträger“

2CEinverständnis / Vollmacht, Muster 1 und Muster 2

3

Formular „Angaben zum Bieter“

4

Fragebogen für gemeinsame Angebote und Unteraufträge

5

Liste der Unterlagen

6Erklärung im Zusammenhang mit den Ausschlussfällen

7

Fragebogen „Technische Angaben“

8

Fragebogen im Zusammenhang mit den Zuschlagskriterien

Technische Anhänge

9Erläuterungen zu den Umfangsberechnungen („Calibrages“) sowie zu den Musterseiten und zu bestimmten Codes

10Zusammenfassung als Anlage zu den Musterangeboten

11uebersetzung der codes

12uebersetzung der einheiten

1Preisangebot, Preisaufstellung und Musterangebot

Siehe:: http://www.publications.europa.eu/tenders/our/index_en.htm

2AFormular „Finanzangaben“

Muster des Formulars „Finanzangaben“

(vom Bieter und seinem Finanzinstitut auszufüllen)

Bei diesem Dokument handelt es sich um ein Muster. Für jeden Mitgliedstaat ist eine eigene Fassung unter folgender Internetadresse verfügbar:

http://europa.eu/comm/budget/execution/ftiers_en.htm.

2BFormular „Rechtsträger“

Muster des Formulars „Rechtsträger“

(vom Bieter auszufüllen und zu unterschreiben)

Bei diesem Dokument handelt es sich um ein Muster. Für jeden Mitgliedstaat ist eine eigene Fassung unter folgender Internetadresse verfügbar:

http://europa.eu/comm/budget/execution/legal_entities_en.htm.

2CVereinbarung/Vollmacht

Vereinbarung/Vollmacht

Muster 1

(Benennung eines der Mitglieder der Bietergemeinschaft zum Federführer und Erteilung eines entsprechenden Mandats)

Die Unterzeichneten,

· Unterzeichner 1 - (Name, Funktion, Firmenname, vollständige Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)

· Unterzeichner 2 - (Name, Funktion, Firmenname, vollständige Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)

· …..

· Unterzeichner N - (Name, Funktion, Firmenname, vollständige Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer),

befugt zur Unterzeichnung im Namen der jeweils vertretenen Firma,

SIND WIE FOLGT ÜBEREINGEKOMMEN:

1)Gestützt auf das gemeinsame Angebot von (Firma 1, Firma 2, …., Firma N) („Mitglieder der Bietergemeinschaft“) vom xx.xx.xxxx erteilte die Europäische Kommission diesen den Zuschlag für den Rahmenvertrag … („Vertrag“) über die Lieferung von …. und/oder die Erbringung folgender Dienstleistungen: … („die Lieferungen und/oder die Dienstleistungen“).

2)Als Mitunterzeichner gilt für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft Folgendes:

a)Sie haften gegenüber der Europäischen Kommission gesamtschuldnerisch für die Vertragserfüllung.

b) Sie halten die Vertragsbestimmungen ein und gewährleisten die ordnungsgemäße Erbringung ihres jeweiligen Anteils an den Lieferungen und/oder Dienstleistungen.

3)Zu diesem Zweck benennen die Mitglieder der Bietergemeinschaft die Firma X zum Federführer der Bietergemeinschaft. [Hinweis: Der Federführer muss ein Mitglied der Bietergemeinschaft sein.]

4)Zahlungen der Europäischen Kommission im Zusammenhang mit den Lieferungen und/oder Dienstleistungen erfolgen auf das Bankkonto des Federführers der Bietergemeinschaft: [im Vertrag anzugeben] oder [Angaben zu Bank, Anschrift, Kontonummer usw.].

5)Die Mitglieder der Bietergemeinschaft übertragen dem Federführer der Bietergemeinschaft die nötige Befugnis, im Rahmen der Durchführung der Lieferungen und/oder Dienstleistungen in ihrem Namen zu handeln. Dieses Mandat bringt insbesondere folgende Aufgaben mit sich:

a)Der Federführer der Bietergemeinschaft unterzeichnet sämtliche Vertragsunterlagen - einschließlich Rahmenvertrag, Einzelverträge und Änderungen derselben - und stellt sämtliche Rechnungen für die Lieferungen und/oder Dienstleistungen im Namen der Mitglieder der Bietergemeinschaft aus.

b) Der Federführer der Bietergemeinschaft fungiert in Bezug auf die Erbringung der Vertragsleistung gegenüber der Europäischen Kommission als alleiniger Ansprechpartner. Er koordiniert die Durchführung der Lieferungen und/oder Dienstleistungen für die Europäische Kommission durch die Mitglieder der Bietergemeinschaft und trägt für eine ordnungsgemäße Vertragsabwicklung Sorge.

Jegliche Änderung dieser Vereinbarung/Vollmacht unterliegt der ausdrücklichen Zustimmung der Europäischen Kommission.

Diese Vereinbarung/Vollmacht erlischt, sobald die vertraglichen Verpflichtungen der Mitglieder der Bietergemeinschaft gegenüber der Europäischen Kommission in Bezug auf die Erbringung der Vertragsleistung nicht mehr bestehen. Sie kann von den Vertragsparteien vor diesem Zeitpunkt nicht ohne Zustimmung der Kommission gekündigt werden.

Unterzeichnet in ………., am … … ………

NameName

FunktionFunktion

FirmaFirma

NameName

FunktionFunktion

FirmaFirma

Vereinbarung/Vollmacht

Muster 2

(Bildung einer Bietergemeinschaft mit eigener Rechtspersönlichkeit, Benennung eines Managers und Erteilung eines Mandats an den Manager)

Die Unterzeichneten,

· Unterzeichner 1 - (Name, Funktion, Firmenname, vollständige Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)

· Unterzeichner 2 - (Name, Funktion, Firmenname, vollständige Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)

· …..

· Unterzeichner N - (Name, Funktion, Firmenname, vollständige Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer),

befugt zur Unterzeichnung im Namen der jeweils vertretenen Firma,

SIND WIE FOLGT ÜBEREINGEKOMMEN:

1)Gestützt auf das gemeinsame Angebot von (Firma 1, Firma 2, …., Firma N) („Mitglieder der Bietergemeinschaft“) vom xx.xx.xxxx erteilte die Europäische Kommission diesen den Zuschlag für den Rahmenvertrag … („Vertrag“) über die Lieferung von ….und/oder die Erbringung folgender Dienstleistungen: … („die Lieferungen und/oder die Dienstleistungen“).

2)Als Mitunterzeichner gilt für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft Folgendes:

a)Sie haften gegenüber der Europäischen Kommission gesamtschuldnerisch für die Vertragserfüllung.

b) Sie halten die Vertragsbestimmungen ein und gewährleisten die ordnungsgemäße Erbringung ihres jeweiligen Anteils an den Lieferungen und/oder Dienstleistungen.

3)Zu diesem Zweck haben sich die Firmen …. gemäß …..….. Recht zur Bietergemeinschaft …. Zusammengeschlossen. Die Bietergemeinschaft hat die Rechtsform eines: .….. [Angaben zur Registrierung der Bietergemeinschaft: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Eintragung im Handelsregister usw.].

4)Zahlungen der Europäischen Kommission im Zusammenhang mit den Lieferungen und/oder Dienstleistungen erfolgen auf das Bankkonto der Bietergemeinschaft: [im Vertrag anzugeben] oder [Angaben zu Bank, Anschrift, Kontonummer usw.].

5)Die Mitglieder der Bietergemeinschaft benennen Herrn/Frau …. zum Manager der Bietergemeinschaft.

6)Die Mitglieder der Bietergemeinschaft übertragen dem Manager der Bietergemeinschaft die nötige Befugnis, im Rahmen der Durchführung der Lieferungen und/oder Dienstleistungen in ihrem Namen zu handeln. Dieses Mandat bringt insbesondere folgende Aufgaben mit sich:

a)Der Manager der Bietergemeinschaft unterzeichnet sämtliche Vertragsunterlagen - einschließlich Rahmenvertrag, Einzelverträge und Änderungen derselben - und stellt sämtliche Rechnungen für die Lieferungen und/oder Dienstleistungen im Namen der Mitglieder der Bietergemeinschaft aus.

b) Der Manager der Bietergemeinschaft fungiert in Bezug auf die Erbringung der Vertragsleistung gegenüber der Europäischen Kommission als alleiniger Ansprechpartner. Er koordiniert die Durchführung der Lieferungen und/oder Dienstleistungen für die Europäische Kommission durch die Mitglieder der Bietergemeinschaft und trägt für eine ordnungsgemäße Vertragsabwicklung Sorge. Jegliche Änderung dieser Vereinbarung/Vollmacht unterliegt der ausdrücklichen Zustimmung der Europäischen Kommission.

Diese Vereinbarung/Vollmacht erlischt, sobald die vertraglichen Verpflichtungen der Mitglieder der Bietergemeinschaft gegenüber der Europäischen Kommission in Bezug auf die Erbringung der Vertragsleistung nicht mehr bestehen. Sie kann von den Vertragsparteien vor diesem Zeitpunkt nicht ohne Zustimmung der Kommission gekündigt werden.

Unterzeichnet in ………., am … … ………

NameName

FunktionFunktion

FirmaFirma

NameName

FunktionFunktion

FirmaFirma

3Formular „Angaben zum Bieter“

Angaben zum Bieter

(auszufüllen)

In seiner Eigenschaft als:

· Mitglied eines Konsortiums (Funktion…)Mitglieder eines Konsortiums, die nicht Koordinator sind, brauchen nur den ersten Abschnitt – Identität, Kontaktperson – und den letzten Abschnitt – Erklärung – auszufüllen.

· Einzelbieter

Vom Zuschlagsempfänger in den Vertrag einzufügende Angaben

Identität

Angaben

Name des Bieters

Rechtsform

Nummer der Eintragung

Nummer der Eintragung

Vollständige offizielle Anschrift des Sitzes der Bieterfirma

Internet-Adresse - falls vorhanden)

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Zur Vertragsunterzeichnung vorgesehenen Person(en): Vollständiger Name und Funktion. Bitte geben Sie an, ob diese Personen befugt sind, den Vertrag allein zu unterzeichnen oder ob sie nur gemeinsam zeichnungsberechtigt sind *

Angaben zur Bankverbindung Diese Angaben müssen mit den Daten im Formular „Finanzangaben“ (Anhang 2A) übereinstimmen

Angaben

Name der Bank

Vollständige Adresse der Zweigstelle

Genaue Bezeichnung des Kontoinhabers

Vollständige Kontonummer einschließlich der Bankcodes

IBAN-Code

BIC-Code

Kontaktperson für verwaltungstechnische Fragen

Angaben

Vollständiger Name und Titel

Funktion

Firmenname

Vollständige Anschrift

Telefon

Fax

E-Mail-Adresse

Kontaktperson für technische Fragen

Angaben

Vollständiger Name und Titel

Funktion

Firmenname

Vollständige Anschrift

Telefon

Fax

E-Mail-Adresse

Erklärung eines bevollmächtigten Vertreters der Organisation *

Der (die) Unterzeichnete versichert, dass die in diesem Angebot gemachten Angaben wahrheitsgemäß sind, dass er/sie die im Anschreiben zur Ausschreibung, im Lastenheft und im Vertragsentwurf enthaltenen Bedingungen akzeptiert und dass das Angebot gültig ist.

Vollständiger Name und Titel

Funktion (z. B. „Geschäftsführer“)

Telefon

Fax

E-Mail-Adresse

DATUM/UNTERSCHRIFT

* Dem Angebot sind Unterlagen beizufügen, aus denen hervorgeht, dass die zur Vertragsunterzeichnung bestimmte(n) Person(en) sowie die zur Unterzeichnung des Angebots bestimmte(n) Person(en) über die dazu erforderlichen Befugnisse verfügen.

4Fragebogen für gemeinsame Angebote und Unteraufträge

Dieser Fragebogen ist nur auszufüllen, wenn Ihr Angebot ein gemeinsames Angebot ist oder Unteraufträge vorsieht.

Gemeinsames Angebot

1. Sind an Ihrem Angebot mehrere Bieter beteiligt?

JaNein

Die Fragen 2 – 4 sind nur zu beantworten, wenn Frage 1 bejaht wird.

2. Bitte geben Sie den Namen der Firma an, die bevollmächtigt ist, die Bietergemeinschaft zu vertreten und als Koordinator fungiert:

3. Bitte geben Sie die Namen der übrigen Firmen an, die am gemeinsamen Angebot beteiligt sind:

4. Falls ein Konsortium oder eine vergleichbare Rechtseinheit besteht, geben Sie bitte den Namen und die Rechtsform dieser Rechtseinheit an:

Untervergabe

5. Sieht Ihr Angebot die Weitervergabe von Aufträgen vor?JaNein

Falls ja, beantworten Sie bitte Frage 6 und füllen Sie die nächste Seite für jeden Subunternehmer aus.

6. Liste der Subunternehmer:

…….….……………………………….…

…….….……………………………….…

…….….………………………………….

……….………………………………..…

…….….……………………………….…

Gründe für die Weitervergabe, Funktionen, Tätigkeitsbereiche und Zuständigkeitsbereiche der einzelnen Subunternehmer

Bitte füllen Sie diese Seite für jeden Subunternehmer aus:

Name des Subunternehmers:

…….….……………………………….………………………………………..

Rechtsform:

…….….……………………………….………………………………………..

Land der Eintragung:

…….….……………………………….………………………………………..

Nummer der Eintragung in das gesetzlich vorgeschriebene Register:

…….….……………………………….………………………………………..

(Internet-Adresse - falls vorhanden):

…….….……………………………….………………………………………..

Anschrift des Firmensitzes:

…….….……………………………….………………………………………..

…….….……………………………….………………………………………..

Kontaktperson:

…….….……………………………….………………………………………..

Telefonnummer:

…….….……………………………….………………………………………..

Gründe für die Weitervergabe von Aufträgen:

…….….……………………………….………………………………………..

Funktion, Tätigkeitsbereich und Zuständigkeitsbereich des Subunternehmers:

…….….……………………………….………………………………………..

…….….……………………………….………………………………………..

…….….……………………………….………………………………………..

Volumen bzw. Anteil der weitervergebenen Leistungen:

…….….……………………………….………………………………………..

Beabsichtigen Sie, die Leistungsfähigkeit des Subunternehmers als Beleg für die Erfüllung der Auswahlkriterien anzuführen? Falls ja, so geben Sie bitte an, auf welches Auswahlkriterium (finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit oder technische und fachliche Leistungsfähigkeit) Sie sich beziehen. Wir möchten Sie ausdrücklich darauf hinweisen, dass der Bieter alle Unterlagen vorlegen muss, die die Bewertung der Auswahlkriterien ermöglichen, wobei diese Bewertung sich danach richtet, in welchem Maße der Subunternehmer dem Bieter seine Ressourcen für die Auftragsausführung zur Verfügung stellt.

…….….……………………………….………………………………………..

…….….……………………………….………………………………………..

5 Liste der vorzulegenden Unterlagen

DOKUMENT

Anhang zum Lasten-heft

Fund-stelle im Angebot

Teil 1: Verwaltungsinformationen und vorzulegende Nachweise

*

Ordnungsgemäß unterzeichnetes Begleitschreiben (vorzulegen).

*

Formular „Finanzangaben“(von ordnungsgemäß befugten Vertretern der Firma auszufüllen und zu unterzeichnen) (

2A

*

Formular „Rechtsträger“ (ausgefüllt), zusammen mit den in Ziffer 2.4 aufgeführten Unterlagen:

· Nachweis der Eintragung in das vorgeschriebene Register und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

· Unterlagen zum Nachweis der ordnungsgemäßen Bevollmächtigung der Personen, die das Angebot unterzeichnen und zur Vertragsunterzeichnung vorgesehen sind

2B

*

Formular „Angaben zum Bieter“ (ausgefüllt)

3

*

Fragebogen für gemeinsame Angebote und Unteraufträge (bei Bedarf auszufüllen)

4

*

Im Falle eines gemeinsamen Angebots, eine von den bevollmächtigten Vertretern aller am Angebot beteiligten Partner unterzeichnete Erklärung (Vereinbarung/Vollmacht), in der:

· Alle am gemeinsamen Angebot beteiligten Partner die gesamtschuldnerische Haftung für die Ausführung des Auftrags übernehmen;

· einem der am gemeinsamen Angebot beteiligten Partner (Koordinator) eine Vollmacht zur Vertretung der übrigen Partner bei der Unterzeichnung und Verwaltung des Vertrags gegeben wird.

2C

*

Falls das Angebot die Weitervergabe von Leistungen vorsieht, ein Schreiben jedes Subunternehmers, in dem dieser seine Absicht erklärt, mit dem Bieter zusammenzuarbeiten, falls dieser den Zuschlag erhält.

*

Die Liste der vorzulegenden Unterlagen (vollständig)

5

Teil 2: Unterlagen zu den Ausschlusskriterien

*

Erklärung über die zum Ausschluss vom Verfahren führenden Fälle (auszufüllen), mit folgenden Nachweisen:

· Strafregisterauszug neueren Datums oder ein gleichwertiges Dokument

· Bescheinigung neueren Datums, aus der hervorgeht, dass der Bieter seiner Pflicht zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen nachgekommen ist, oder ein gleichwertiges Dokument

· Bescheinigung neueren Datums, aus der hervorgeht, dass Bieter seiner Pflicht zur Entrichtung von Steuern nachgekommen ist, oder ein gleichwertiges Dokument.

6

Teil 3: Unterlagen zu den Auswahlkriterien

a) Finanzielle und technische Leistungsfähigkeit

*

Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen der letzten zwei Geschäftsjahre

*

Gesamtumsatz und Umsatz mit den ausgeschriebenen Leistungen in den letzen drei Geschäftsjahren (vorzulegen)

b) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

*

Fragebogen „Technische Angaben“

7

Teil 4: Unterlagen im Zusammenhang mit den technischen Zuschlagskriterien

*

Fragebogen im Zusammenhang mit den Zuschlagskriterien

8

Teil 5: Unterlagen im Zusammenhang mit den finanziellen Zuschlagskriterien

*

Ordnungsgemäß ausgefüllte und unterzeichnete Preisaufstellung (auszufüllen)

1

*

Ordnungsgemäß ausgefülltes und unterzeichnetes Musterangebot (auszufüllen)

1

6 Erklärung im Zusammenhang mit den Ausschlussfällen

ERKLÄRUNG

1. Im Rahmen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (geänderte Fassung, ABl. L 248 vom 16. September 2002, S. 1) versichert der Unterzeichnete hiermit an Eides statt, dass die nachfolgend genannten Ausschlussfälle nicht auf die von ihm vertretene Firma bzw. Einrichtung zutreffen bzw. dass er (wenn der Bieter/Subunternehmer eine natürliche Person ist) nicht zum Kreise derjenigen gehört:

(a)die sich im Konkursverfahren, in Liquidation oder im gerichtlichen Vergleichsverfahren befinden oder ihre gewerbliche Tätigkeit eingestellt haben oder sich aufgrund eines in den einzelstaatlichen Rechts- und Verwaltungsvorschriften vorgesehenen gleichartigen Verfahrens in einer vergleichbaren Lage befinden;

(b)die aufgrund eines rechtskräftigen Urteils aus Gründen bestraft worden sind, die ihre berufliche Zuverlässigkeit in Frage stellen;

(c)die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit eine schwere Verfehlung begangen haben, die vom Auftraggeber nachweislich festgestellt wurde;

(d)die ihrer Pflicht zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen, Steuern oder sonstigen Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Landes ihrer Niederlassung, des Landes des öffentlichen Auftraggebers oder des Landes der Auftragserfüllung nicht nachgekommen sind;

(e)die rechtskräftig wegen Betrug, Korruption, Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung oder einer anderen gegen die finanziellen Interessen der Gemeinschaften gerichteten Handlung verurteilt worden sind;

(f)die von einer verwaltungsrechtlichen Sanktion betroffen sind, weil sie in Bezug auf die von der Vergabebehörde für die Teilnahme an der Ausschreibung verlangten Auskünfte falsche, lückenhafte oder keine Angaben gemacht oder im Rahmen eines aus dem Gemeinschaftshaushalt finanzierten Vertrags eine schwere Vertragsverletzung begangen haben.

Im Zusammenhang mit Buchstabe d) muss der Bieter bereit sein, von der zuständigen Behörde des betroffenen Mitgliedstaates ausgestellte Bescheinigungen vorzulegen, aus der hervorgeht, dass diese Anforderungen erfüllt sind.

Die Kommission akzeptiert als ausreichenden Nachweis dafür, dass keiner der in den Buchstaben a), b) oder e) genannten Fälle auf den Bieter zutrifft, einen Strafregisterauszug neueren Datums oder in