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„Optimiertes Prozessmanagement in der Logistik“

Josef Müller, Leiter Geschäftsprozess- & Lean Management

am Beispiel der GW St. Pölten Integrative Betriebe GmbH

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Inhaltsverzeichnis

1. Warum das Thema Prozessmanagement?

2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW

- Ausgangssituation 2008

- Problemstellung

- Lösungsansatz

- Herausforderungen

- Erfolgsfaktoren

3. Zusammenfassung, Nutzen

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Inhaltsverzeichnis

1. Warum das Thema Prozessmanagement?

2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW

- Ausgangssituation 2008

- Problemstellung

- Lösungsansatz

- Herausforderungen

- Erfolgsfaktoren

3. Zusammenfassung, Nutzen

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1. Warum das Thema Prozessmanagement?

Auftrag an die Logistik • die richtigen Güter und Dienstleistungen • in der richtigen Menge• in der richtigen Qualität• zum richtigen Preis mit den richtigen Ressourcen• zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zu haben

Kunden-aufträge

bearbeiten

Beschaffungdurchführen

Produktionplanen

Lagerbewirt-

schaften

Produkte und DL liefern u. fakturieren

Die Erfüllung dieses Auftrages erfolgt mit Prozessen

Hauptprozesse der Logistik in der GW St. Pölten IB GmbH

Die Durchführung der Prozessschritte erfolgt mit (geeigneten) Ressourcen• Der Prozess definiert das Wissen, die Fähigkeiten, die Skills die zur

Umsetzung benötigt werden

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Inhaltsverzeichnis

1. Warum das Thema Prozessmanagement?

2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW

- Ausgangssituation 2008

- Problemstellung

- Lösungsansatz

- Herausforderungen

- Erfolgsfaktoren

3. Zusammenfassung, Nutzen

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2. Erfahrungen: Ausganssituation 2008

starkes Wachstum

große Stückzahlen

kaum Akquise notw.

lange P-Lebenszyklen

einfache Aufträge/Teile

hohe Umsätze

Großkunden im Inland

kein Wachstum

sinkende Stückzahlen

dringend Akquise notw.

kurze P-Lebenszyklen

komplexe Teile

Umsatzeinbrüche

Großkunden im Ausland

GW St. Pölten

1981 - 2008 ab 2008

hohe Deckungsbeiträgejährliche Gewinne

sinkende Deckungsbeiträgejährliche Verluste

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Inhaltsverzeichnis

1. Warum das Thema Prozessmanagement?

2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW

- Ausgangssituation 2008

- Problemstellung

- Lösungsansatz

- Herausforderungen

- Erfolgsfaktoren

3. Zusammenfassung, Nutzen

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Kostendruck

2. Erfahrungen: Problemstellung

GW St. Pölten

Problem: Kosten sind trotz sinkender Umsätze und Auftragseingänge nicht gesunken

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2. Erfahrungen: Problemstellung

Ursache: trotz sinkender Umsätze und Auftragseingänge • steigende Auftragspositionen • viele neue kleine Aufträge• komplexere Anforderungen• viele neue Informationen

Komplexitätstreiber

massive Verbesserung erwartet mit der Einführung eines… neuen ERP-Systems

?2. Erfahrungen: Problemstellung

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Frage: wo gibt es mögliche Einsparungspotenziale

Unsicherheit

fehlende Daten, Fakten

Frustration

fehlendes Vertrauen

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1. Warum das Thema Prozessmanagement?

2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW

- Ausgangssituation 2008

- Problemstellung

- Lösungsansatz

- Herausforderungen

- Erfolgsfaktoren

3. Zusammenfassung, Nutzen

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2. Erfahrungen: Lösungsansatz

Prozesse analysieren, Komplexität sichtbar machen

Prozessdurchlaufzeit - Sicht

Personalkapazitäten - Sicht (Skills & Ressources)

IT/IS Unterstützungsgrad - Sicht

Prozesskosten - Sicht

Mathera-Matrix-Methode Messbarkeit der prozessrelevanten Dimensionen

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1. Warum das Thema Prozessmanagement?

2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW

- Ausgangssituation 2008

- Problemstellung

- Lösungsansatz

- Herausforderungen

- Erfolgsfaktoren

3. Zusammenfassung, Nutzen

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2. Erfahrungen: Herausforderungen

Zeit für Verbesserungen

Einbindung / Akzeptanz der Mitarbeiter

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1. Warum das Thema Prozessmanagement?

2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW

- Ausgangssituation 2008

- Problemstellung

- Lösungsansatz

- Herausforderungen

- Erfolgsfaktoren

3. Zusammenfassung, Nutzen

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2. Erfahrungen: Erfolgsfaktoren

Erfolgs-faktoren

Methoden-kompetenz der Führungskräfte Top-Management

Commitment

Veränderungs-bereitschaft d.

Mitarbeiter + FK*

Einbindung der Mitarbeiter

akzeptierte Methode

schlüssiges Prozessmanagement-Konzept im Unternehmen

*FK…Führungskräfte

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Inhaltsverzeichnis

1. Warum das Thema Prozessmanagement?

2. Erfahrungen mit Prozessmanagement in der GW

- Ausgangssituation 2008

- Problemstellung

- Lösungsansatz

- Herausforderungen

- Erfolgsfaktoren

3. Zusammenfassung, Nutzen

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3. Zusammenfassung

Wir haben bei der „echten“ Auseinandersetzung mit Prozessmanagement den Nutzen erkannt…

Thema vorher nachher DifferenzDurchlaufzeit (in Tagen) 3,8 2,6 1,2Bearbeitungszeit (in Stunden) 2,2 0,8 1,5Anzahl Prozessschritte 21 10 11verschwendende Pz-Schritte 9 0 9IT-Unterstützung 10% 90% 80%DMS Nutzung gar nicht 95% 95%Papier im Einkauf sehr viel kaum mehr 95%

„vorher“ „nachher“

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3. Zusammenfassung

Fazit

Mit Prozessmanagement kann die Effektivität und die Effizienz von (Logistik)Prozessen

erheblich verbessert werden.

Daher stellt aus Sicht der GW St. Pölten Prozessmanagement auch im Experten-Netzwerk NÖ für Einkauf, Beschaffung und Logistik ein

hochinteressantes Themengebiet dar.