ORGANISATION IST DIE HALBE MIETEORGANISATION IST DIE HALBE MIETETipps und TricksTipps und Tricks

Tanja Reuter, StudienassistentinTanja Reuter, Studienassistentin

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Warum wir???Warum wir???Sehr oft ist die Study Nurse die eigentliche Schaltzentrale im Prfzentrum, sie hat bisweilen mehr Organisationstalent und mehr Ordnungssinn als der Prfarzt und muss diesen untersttzen, gelegentlich sogar an seine Aufgaben erinnern!

(aus dem Buch Arzneimittelstudien von Manfred Stapff)

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Verschwendung vonVerschwendung von

Ressourcen

Zeit

durch Suchaktionen, doppelte Arbeiten, Verwaltung und Sortieren, Abheften und, und, und...

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Zeitgewinn wZeitgewinn wre nutzbar fre nutzbar frr

Fort- und Weiterbildungen

Wichtigere Arbeiten z.B. Patienten

Dinge, die sonst liegen bleiben

Pnktlichen Feierabend

Zustzliche Projekte

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Das heiDas heit auch...t auch...Zufriedenheit

Stressabbau

Weniger berstunden

Mehr Platz/ aufgerumten Schreibtisch

Wirtschaftlicheres Arbeiten

Transparenz fr mich und alle anderen

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EntscheidungskaskadeEntscheidungskaskadeNEUES DOKU-MENT

Aufheben NeinPapierkorb

Dringend bearbeiten

Spterbearbeiten

Abheften

Sofort tun

To-Do-Liste

Wiedervorlage-mappe

Ablagekorb

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Organisationsideen fOrganisationsideen frr

Studienordner/Dokuordner

Schrnke

PC, Email

Hilfsmittel

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StudienStudien--/ / DokuordnerDokuordnerImmer gleicher Aufbau z.B.

Arztbriefe Intern/Extern

Korrespondenz Studienzentrale/Referenzeinrichtungen

Korrespondenz Krankenkasse, Versorgungsamt u.a.

Meldungen Mainz, Ersterhebung, Registrierung

Labor

Bildgebung (Rntgen, CT, MRT, PET-CT)

Histologie, pathologisch-anatomische Gutachten

Therapieplne

Dokumentation/ Toxizittsbgen

CRF

Sonstiges

Referenzbefunde zu den Originalbefunden

Gleiche Rckenbeschriftung (Schriftart, Schriftgre...)

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StudienStudien--/ / DokuordnerDokuordnerBeispiel fr einen

Aufkleber fr einen

Doku-Ordner:

KLINIKUM KASSELHauptprfer:Dr. Mabuse

Studie XYZ

Muster, Max(*24.12.2000)

Studien-Nr: 123456

GPOH-PID:3RTZ88PQ

DOKUMENTATION

Beispiel fr einen Aufkleber fr eine Patientenakte:

STUDIENTITEL _________________ _______PRFARZT _______________________ ____PATIENTENNUMMER _____________ ______PATIENTENINITIALEN ____________ ______

Dieser Patient ist/war Teilnehmer einer klinischen Studie. Die Patientenunterlagen mssen aufgehoben werden bis

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SchrSchrnkenkeEin Fach fr eine Studie (Prfarztordner, CRFs, Ablagekrbe)

Aufkleber an die Schranktr mit Studientitel, evtl. Sponsor

Aufkleber an die Schranktr INNEN: Gltige Protokollversion und gltige Einverstndniserklrungen

Ablagekrbe fr jede Studie gleich, z.B.:

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PCPCAufbau immer gleich

Fr jede Studie einen eigenen Ordner anlegen Protokoll/ Amendments

Aufklrungen und Einverstndniserklrungen

Prfzentrum (CVs, FDs, u. a.)

Behrden und Ethik

Listen

Studienformulare

Korrespondenz und, und, und

Einheitliche Benennung der Dateien (z.B. Datum_Name_Version)

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PCPC

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Email/ OutlookEmail/ Outlook

Im Posteingang Ordner fr jede Studie anlegen

Emails markieren als erledigt oder als Aufgabe

Emails nach Bearbeitung/Erledigung in die Ordner verschieben

Gesendete Emails regelmig in die Ordner verschieben

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Email/OutlookEmail/Outlook

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Eher uneffektiv...Eher uneffektiv...

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Auch das...Auch das...

Es gibt Tage, da besteht das Leben nur aus POST-ITs...

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Bessere Ideen...Bessere Ideen...Nur bentigte Unterlagen und Patientenakten im Studienzimmer aufbewahren

Archivschrnke/Ablagesysteme anlegen

To-Do-ListenPC (Erledigtes lschen, was am lngsten auf der Liste steht oben)

Ringbuch (Abstreichen, mit Krzel abzeichnen, Abhaken)

Zettel (alle 2-3 Tage verwerfen, Rest bertragen)

Wiedervorlagemappen/ Unterschriftenmappen

Tischkalender

Outlook nutzen (Kalender, Aufgaben, Erinnerungsfunktion)

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Praktisches...Praktisches...Checklisten zum abarbeiten und abhaken

Patienten-/Studienlisten

Starter-Packerl

Studienspezifische Dokumentationsbgen/ Untersuchungsbgen

Regelmige Studien-Teambesprechungen

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ChecklistenChecklisten

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PatientenPatienten--/Studienlisten/Studienlisten

Patientenliste Jahresweise

Demographiedaten, Studiennummer, GPOH-PID, Diagnosedatum, Meldung Mainz, Studienteilnahme

Studienliste Fr jede Studie eigene Liste

Name, Geburtsdatum, Studiennummer, GPOH-PID, Diagnosedatum, Rezidivdaten, Datum letzter Kontakt, Stand der Dokumentation

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PatientenlistePatientenliste

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StarterStarter--PackerlPackerl

Umfasst: Checklisten

Alle aktuellen Aufklrungen/Einwilligungen Studienspezifische Einwilligungen kann sich der Prfarzt direkt aus dem Ablagekorb im Studienschrank nehmen

Meldebogen DKKR

Blanco-Dokumappe

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UntersuchungsbUntersuchungsbgengen

Eigene Bgen fr: Aufklrungsgesprch

Krperliche Untersuchung

AE/SAE Erfassungsbogen

Begleitmedikation

Evtl. Visitenplaner

Evtl. Handlungsplne fr Visiten

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z.B. AE/SAEz.B. AE/SAE--ErfassungsbogenErfassungsbogen

1= M ild2= M oderat3= Schwer4= Lebens-bedrohlich5= Tdlich

1= Ja2= Nein

1= Sicher2= Wahrscheinlich3= M glich4= Unwahrscheinlich5= Keine

0= Keine1= M edikation2= Andere M a-nahmen3= Beides (1&2)

0= Keine1= Zeitweise unterbrochen2= Permanent unterbrochen3= Nicht zutreffend4= Unbekannt

dd.mm.yy dd.mm.yy dd.mm.yy

hh:mm hh:mm dd.mm.yy

dd.mm.yy dd.mm.yy dd.mm.yy

hh:mm hh:mm dd.mm.yy

dd.mm.yy dd.mm.yy dd.mm.yy

hh:mm hh:mm dd.mm.yy

dd.mm.yy dd.mm.yy dd.mm.yy

hh:mm hh:mm dd.mm.yy

dd.mm.yy dd.mm.yy dd.mm.yy

hh:mm hh:mm dd.mm.yy

NDERUNGENSTUDIEN

MEDIKATION

DATUM/UNTERSCHRIFTPRFARZT

1= Komplett wiederhergestellt2= Wiederhergestellt mit Folgeschden3= Anhaltend4= Fatal5= Unbekannt

OUTCOME

AEDOKUMENTATIONSBOGENPATIENTENNAME:GEBURTSDATUM:

AENR. DIAGNOSE

STARTDATUM/UHRZEIT

STOPDATUM/UHRZEIT

CTCGRAD SAE KAUSALITT THERAPIE

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TeambesprechungenTeambesprechungen

Regelmig alle 4 Wochen/ einmal im Monat

Alle Prfrzte und Mitglieder des Studienteams

Unterschriften einholen

Protokolle/Amendments u. a. besprechen

Infos von Studientreffen

Besprechung von Patienten (Diagnosen, Meldungen, AE/SAEs)

Protokoll Nachweis (Inspektionen, Audits)

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Vielen Dank