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Machen Sie mehr aus Ihrem Typ

Vor dem Hintergrund zunehmender Digitalisierung, steigender Mobilität, flexibler Arbeitsweisen und ausgeklügelter Technologien machen neue Themen dem Outputmanagement-Markt zu schaffen.

Höchste Zeit für Hersteller und Anbieter, sich zu verändern.

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Aufgrund der massiven Änderungen in der Arbeits-welt – vor allem der zunehmenden Mobilität und

des Verbreitens flexibler und kollaborativer Arbeitswei-sen – wächst in vielen Unternehmen der Wunsch nach einfach zu steuernden Prozessen. Insbesondere Abläufe rund um das Dokument gilt es, effizienter zu gestalten. Schnell und reibungslos sollen sie vonstatten gehen und somit auch Produktivitätssteigerungen auslösen.

Vor dem Hintergrund der Digitalisierung befinden sich diese Abläufe bereits im Wandel. Denn auch wenn es zu-

nächst weiterhin eine Vision bleibt, rückt das seit Jahren, gar Jahrzehnten angekündigte papierlose Büro mit der Zeit doch ein Stück näher. Immer mehr Betriebe und Or-ganisationen versuchen, ihre Belegschaft dazu zu bewe-gen, mit dem Ausdrucken von Dokumenten etwas sparsa-mer umzugehen. Und obwohl das Druckvolumen ziemlich hoch bleibt, wird immerhin in jedem dritten Unterneh-men weniger gedruckt als im Jahr zuvor, wie der Bran-chenverband Bitkom im Rahmen einer Umfrage zu dem Digital Office Index 2018 herausfand.

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verschaffen sie sich durch die Schließung strategischer Partnerschaften mit Softwareanbietern. Eine besondere Herausforderung auf dem Weg zum modernen Output-management-Anbieter ist meist die Unterstützung der Fachhandelspartner, für die sich der Einstieg ins Lö-sungsgeschäft aus vielfältigen Gründen nicht immer ein-fach gestaltet (siehe Titelstory im FACTS-office-Teil in dieser Ausgabe).

Im Rahmen der Verbesserung dokumentenintensiver Prozesse kommt dem Thema Dokumentenmanagement eine zentrale Bedeutung zu. „Informationen und Daten sind im digitalen Zeitalter die Währung der Zukunft“, brachte es die Studie „Print und Document Management in Deutschland 2016“ des Anbieters von Marktinformatio-nen, Beratungsleistungen und Veranstaltungen auf dem Gebiet der Informationstechnologie und der Telekommu-nikation International Data Corporation (IDC) auf den Punkt. Mittels Print- und Dokumentenmanagement könne die Digitalisierung vorangetrieben werden.

V I E L L U F T N AC H O B E N

Mit Printmanagement lasse sich in einem ersten Schritt die adäquate Infrastruktur zum Drucken und Scannen betreiben. Anhand von Dokumentenmanage-ment erfolgen dann die Digitalisierung papierbasierter Prozesse und die Verbesserung von Teilbereichen, bevor Inhalte in ganz unterschiedlichen Formaten und Daten-quellen weitgehend verarbeitet werden. Dadurch sei es letztendlich möglich, Geschäftsprozesse ganzheitlich zu optimieren.

Auch wenn es paradox erscheint, bietet sich da-durch Herstellern und Anbietern im Druckermarkt ein im-menses Potenzial – vorausgesetzt, sie können umdenken und verstehen es, ihre Kunden dabei zu unterstützen, Do-kumentenprozesse zunehmend elektronisch abzuwickeln und somit die digitale Transformation voranzutreiben.

Manche haben es sofort verstanden und sind schon eifrig dabei, sich zu verändern. Rund um IT-Themen wie Mobile Computing, Cloud oder Near-Field-Communica-tion (NFC) schaffen sie neue Dienstleistungen und erar-beiten neue Konzepte, bis hin zur Übernahme ganzer Geschäftsfelder in den Unternehmen, die sie betreuen. Die nötige Kompetenz und das notwendige Know-how

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DOKUMENTEN-MANAGEMENT:

Im Rahmen der Verbesserung doku-

mentenintensiver Prozesse kommt dem Thema eine zentrale

Bedeutung zu.

SINKENDES DRUCKVOLUMEN: Laut Experten wurde 2018 in jedem dritten Unternehmen weniger gedruckt als im Jahr zuvor.

In Hinsicht auf diese Verbesserung unstrukturierter Ge-schäftsabläufe spielen Managed-Print-Services(MPS)-Mo-delle eine wesentliche Rolle. Es geht hier um einen Bereich, in dem es noch viel Luft nach oben gibt und der sich für Outputmanagement-Anbieter deshalb immer noch als viel-versprechend erweist. Trotz aller Bekenntnisse zur Moder-nität sieht es in vielen Unternehmen immer noch so aus wie vor etlichen Jahren, wenn es um das Drucken geht. Managed Print Services (MPS), Managed Document Services (MDS) oder ähnliche ganzheitliche Konzepte nimmt laut Experten circa ein Fünftel von ihnen in Anspruch. Insbesondere der Mittelstand kämpft weiter mit zeit- und geldfressenden ana-chronistischen Druckumgebungen – von den Anbietern soll er nicht einmal richtig angesprochen worden sein.

GANZHEITLICHE MODELLE

Überhaupt stellen solche ganzheitlichen Konzepte für die Hersteller den einzigen Weg zum Erfolg dar. Denn eins ist auf jeden Fall klar: Mit dem Verkauf der Systeme allein werden sie den Kampf um die Marktanteile keinesfalls ge-winnen können. In der Tat werden immer weniger Geräte verkauft – Tendenz steigend. Laut IDC sollen es im Jahr 2018 eine Million weniger als im Vorjahr gewesen sein. Dafür werden immer mehr Multifunktionssysteme im Rahmen von Full-Service-Modellen an den Mann gebracht. Diese mitt-lerweile hochintelligenten Maschinen ermöglichen die In-tegration smarter, bestenfalls auch individueller Lösungen.

Eine weitere Herausforderung für die Branche ist die Sicherheit und durch die DSGVO gestaltet sich die Sache bestimmt nicht einfacher. Immerhin sind Outputsysteme

heute stets in den Netzwerken eingebunden. Mit ihnen wird kopiert, gedruckt und gefaxt. Unternehmenskritische Informationen werden gesendet, an interne sowie auch an externe Adressaten. Dass dies höchst bedenklich ist, dar-über sind sich viele Firmen nicht im Klaren.

Dabei lauern im Bereich der Ausgabesysteme viele Ge-fahren. Diese reichen von menschlichen – etwa wenn Aus-drucke liegen bleiben – und organisatorischen Fehlern, wie uneingeschränkte Zugriffsrechte oder unzureichende Kompetenz der IT-Administratoren, über technisches Ver-sagen bis hin zu vorsätzlichen Handlungen wie beispiels-weise das Abhören von Druckdaten im Netzwerk oder das Auslesen von Festplatten.

WER HAT’S VERSTANDEN? Manche sind schon eifrig dabei, rund um IT-Themen neue Dienstleistungen und Konzepte zu schaffen.

WIE ANNO DAZUMAL: Insbe-sondere der Mittel-stand kämpft weiter mit zeit- und geldfressenden anachronistischen Druckumgebungen.

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WENIGER DRUCKEN BITTE: Auch die Verringe-

rung des Papier-verbrauchs erweist sich als ein erstre-

benswertes Ziel und spart nicht nur

Kosten, sondern auch Lagerplatz.

GESTIEGENE ANFORDERUNGEN:

Durch die DSGVO gestaltet sich

die Berücksichtigung der Sicherheits-

aspekte bestimmt nicht einfacher.

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Und weil die Geräte inzwischen über eigene Be-triebssysteme verfügen und ähnliche Komponenten wie Server besitzen, erfordert ihre Überwachung spezifische und umfassende Kenntnisse und sollte ausschließlich von Fachleuten übernommen werden. Es gilt vor allem, jegli-che Art von Manipulation am System zu verhindern und sowohl digitale Daten als auch die gedruckten Dokumen-te zu schützen.

Ein weiterer Aspekt, dem heute eine zentrale Bedeu-tung zukommt, ist die Umweltfrage. Laut des vor einiger Zeit vom Bitkom herausgegebenen Leitfadens „Managed Print Services“ ist sie ein wichtiges Entscheidungskriteri-um bei der Einführung von MPS in einem Unternehmen,

GROSSE SICHERHEITSLÜCKE: Uneingeschränkte Zugriffsrechte an Ausgabesystemen stellen eine akute Gefahr dar.

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dies auch, wenn Kostensenkungen und eine flexible Druckinfrastruktur vorrangig sind. „Bei Ausschreibungen von Behörden sind sie mittlerweile sogar zwingend not-wendig“, erinnert der Ratgeber. Der Grund dafür liege nicht nur in dem erklärten Ziel der Europäischen Union, die

CO2-Emissionen bis 2020 um circa 20 Prozent zu reduzie-ren, sondern ebenfalls in dem zunehmenden Umweltbe-wusstsein von Firmen und öffentlichen Stellen.

KONSOLIDIERTE OUTPUTINFRASTRUKTUR

So sollen gut verstandene MPS auf jeden Fall Kosten-effizienz mit Nachhaltigkeit kombinieren und daher be-

DER UMWELT ZULIEBE: Gut verstandene MPS sollen auf jeden Fall Kosteneffizienz mit Nachhaltigkeit kombinieren und bereits in der Analysephase auch auf einen reduzierten Energie-verbrauch achten.

reits in der Analysephase auch auf einen reduzierten Energieverbrauch achten. Dieser lässt sich insbesondere durch die Konsolidierung der Outputinfrastruktur und den Einsatz von umweltzertifizierten Geräten erreichen.

Auch die Verringerung des Papierverbrauchs ist laut der Experten ein erstrebenswertes Ziel – sie spart im Üb-rigen nicht nur Kosten, sondern auch Lagerplatz. Momen-tan sei die Papierproduktion einer der größten Posten in der Umweltbilanz. Um sie signifikant zu reduzieren, eig-nen sich neben evidenten Maßnahmen wie der automati-sche Duplexdruck oder das Drucken von Formularen und anderen Materialien auf Nachfrage vor allem das Digita-lisieren von Arbeitsabläufen und das Drucken mit defi-nierten Zugriffsrechten.

Wie bereits erläutert, liegt für Hersteller und Anbieter im Druckermarkt ein riesiges Potenzial brach, das es zu erschließen gilt. Dies ist allerdings nicht nur eine Frage des Könnens, sondern auch der richtigen Einstellung, und neben den erforderlichen Fachkompetenzen ist vor allem die Verinnerlichung des Servicegedankens für einen nach-haltigen Erfolg von unabdingbarer Notwendigkeit.

Von ihrem Anbieter erwarten die Kunden heute, dass er sie umfassend berät und nicht nur für ihre Druck-, son-dern für ihre gesamte Dokumentenumgebung und darü-ber hinaus für die Verbesserung und die Verwaltung kom-pletter Arbeitsprozesse die Verantwortung trägt, weshalb übrigens höchste Aufmerksamkeit bei der Auswahl des Dienstleisters geboten ist.

Graziella Mimic g