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Agile Vorgangsbearbeitung & Dokumentenmanagement11. Bonner Microsoft-Tag

Jakob Brix, Chief [email protected]

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Agenda

• ScanJour – Erfahrung & Kunden• Das Konzept ”Future Digital Ministry”• Erfolgreiches Informationsmanagement

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Wer ist ScanJour?

• Softwarehaus für Informationsmanagement, gegründet im Jahre 1984• 20 Mio. EUR Umsatz in FY 09, 140 Mitarbeiter• Dänischer Marktführer im Öffentlichen Sektor, Wachstum in den Bereichen

Utility und Transport, wissensintensive Branchen

• Zentrale in Kopenhagen + erstes deutsches Büro in Hamburg• Microsoft Certified Gold Partner in Dänemark• 75.000 Information Worker, 100 dänische ’Bundesbehörden’ – 70 bis 80 %

Marktanteil• 14 nichtstaatliche Organisationen, 5 dänische Kommunen, 10 Kommunen auf

Grönland/Färöer Inseln• 20 Kunden in den Branchen Professional Services, Life Science, Transport,

Utility in Dänemark, Großbritannien, USA und Kanada

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Öffentliche Organisationen ARKEN Museum für moderne Kunst, Dänische Bahn 100 Nutzer, Dänisches Forschungsinstitut für Umweltschutz, Außenministerium 1.500 Nutzer, Integrationsministerium 230 Nutzer, Verwaltung für Staatsangehörigkeit, Staatliches Krankenhaus, Dänische Polizei 14.000 Nutzer, Finanzministerium 200 Nutzer, Personalbehörde 120 Nutzer, Verwaltung für Schlösser und Häuser 125 Nutzer, Das Innen- und Gesundheitsministerium 200 Nutzer, Institut für Datenaufsicht, Institut für Finanzaufsicht 140 Nutzer, Justizministerium 170 Nutzer, Amt für Gefangenenfürsorge 700 Nutzer, Gerichtsärztekammer, Instanz für Prozessbewilligung, Presseverwaltung, Zivilbehörde, Krankenhaus Kreis Kopenhagen in Herlev, Kultusministerium 400 Nutzer, Mediensekretariat, Dänische Bibliothekschule, Nationalmuseum, Königliches Theater, Ministerium für Beschäftigung 2.000 Nutzer, Instanz für Arbeitsaufsicht, Ministerium für Familien- und Verbraucherangelegenheiten 110 Nutzer, Nahrungsmittelbehörde 220 Nutzer, Ministerium für Lebensmittel, Landwirtschaft und Fischerei 120 Nutzer, Amt für Fischerei 100 Nutzer, Amt für Nahrungsmittelgewerbe, Instanz für Pflanzen 429 Nutzer, Landwirtschaftsforschung Dänemark 400 Nutzer, Ministerium für Transport und Energie 200 Nutzer, Dänisches meteorologisches Institut, Staatliches Luftfahrtswesen, Verkehrsbehörde, Instanz für Energiebeschwerden, Fluggsicherungsdienst/Naviair, Flughafen Bornholm, Ministerium für Umweltschutz 1.800 Nutzer, Institut für Umweltschätzung, Katasteramt, Forstbehörde, Instanz für Naturbeschwerden, Instanz für Umweltbeschwerden, Umweltbehörde, Geologische Untersuchungen Dänemark und Grönland, Zentrum für Konzernverwaltung, Ministerium für Bildung, Sekretariat des Rektorkollegiums, Sozialministerium 120 Nutzer, Berufungsinstanz 300 Nutzer, Behörde für soziale Sicherung, Staatliches Museum für Kunst, Staatliches Seruminstitut 375 Nutzer, Steuerministerium 150 Nutzer, Verteidigungsministerium inklusive 23 Behörden 10.000 Nutzer, Wissenschaftsministerium 450 Nutzer, Dänisches Forschungsinstitut für Fischerei, Arbeitsvermittlung in Nordjütland, Behörde für Arbeitsunfälle, Gesundheitsbehörde 350 Nutzer, Behörde für Kulturerbe, Behörde für Kunst 100 Nutzer, Behörde für Unternehmen und Baugewerbe 100 Nutzer, Verkehrsbehörde, Dänische pädagogische Universität 150 Nutzer, Dänische pharmazeutische Fakultät, Dänische technische Universität, Energiebehörde 190 Nutzer, Sekretariat für Energiemarke, Nordseeeinheit, Finanzbehörde 340 Nutzer, Kanzlei des Ministerpräsidenten, Die Konkurrenzbehörde 120 Nutzer, Instanz für Energieaufsicht, IT-Universität, Region der Hauptstadt 1.500 Nutzer, Region des Seeland 900 Nutzer, Sicherheitsbehörde, Soziale Hochschule West, Staatliche Behörde 600 Nutzer, Steuerbehörden 9.600 Nutzer, Süddänische Universität, Odense, Umweltkontrolle Kopenhagen, Universität von Aalborg, Universität Kopenhagen 1.200 Nutzer, Universität Roskilde, Universität Århus, Verbraucherbehörde, Verwaltung des dänischen Parlaments, Wirtschaftsuniversität Kopenhagen, Wirtschaftsuniversität Århus, Ferienfonds des Arbeitsmarkts, Institut für Arbeitsklima, Nordisch Ministerrat 120 Nutzer, Straßenverkehrsamt, Selbstverwaltung von Grönland 550 Nutzer, Ombudsmann Grönlands, Ombudsmann Färöer, Arbeitsvermittlung Färöer, Regierung Färöer, Sozialamt Färöer, Sozialverwaltung Färöer, Loius Real School Divison, Canada, Pembina Trails School Division, Canada Gemeinden Gemeinde Brøndby 500 Nutzer, Gemeinde Gentofte 1.200 Nutzer, Gemeinde Holstebro 1.200 Nutzer, Gemeinde Horsens 1.000 Nutzer, Gemeinde Frederikssund 600 Nutzer, Gemeinde Slagelse 1.100 Nutzer, Gemeinde Ilulissat, Grönland 200 Nutzer, Gemeinde Qasigiannguit, Grönland 250 Nutzer, Gemeinde Sisimut, Grönland 200 Nutzer Interessenorganisationen Arbeitslosenversicherung der Akademiker, Dänisches Gewerbe 100 Nutzer, Dänische Industrie 100 Nutzer, Instanz für Ausbildung, Verwaltung der Pensionskassen, FTF Arbeitslosenversicherung, Landesverband der Sozialpädagogen 100 Nutzer, Organisation für dänisches Metall, Verband dänischer Apotheker, Verein dänischer Allgemeinärzte 160 Nutzer, Verein dänischer Fachzeitschriften, Verband dänischer Gymnasiallehrerschaft 100 Nutzer, Verein dänischer Lehrerschaft, Verein internationaler Kraftfahrzeugversicherung Dänemark, Chartered Institute of Housing, UK, EEDA, UK Unternehmen/Organisationen Kraftfahrzeugsinspektion, DONG Energy 2100 Nutzer, LEGO Juris A/S, Vattenfall 650 Nutzer, J. Lauritzen, Lane 4, UK, Purdue Pharma, USA, Symphogen

Referenzen

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Dänisches Verteidigungsministerium 11.000 Anwender, 12 Installationen – 11 kleinere Installationen, 1 Installation mit > 8.000 Anwendern SAP-Integration

Justiz Dänische Polizei – 14.000 Anwender, ein System, SOA-Projekt mit DMS/ECM als zentrales System Dänisches Justizministerium inkl. aller untergeordneten Behörden – 1 konsolidierte Lösung

Dänisches Außenministerium 1.500 Anwender, 5 Mio. Dokumente

Dänisches Amt für Steuern 9.600 Anwender, eAkte mit vollständiger Office-Integration

Dänische Ministerien Umweltministerium inkl. aller untergeordneten Behörden, 1.200 Anwender Arbeitsministerium inkl. aller untergeordneten Behörden, 1.800 Anwender Kultusministerium mit vielen untergeordneten Behörden, 800 Anwender Gesundheitsministerium mit vielen untergeordneten Behörden, 700 Anwender Lebensmittelministerium inkl. aller untergeordneten Behörden, 1.700 Anwender Technologieministerium inkl. aller untergeordneten Behörden, 600 Anwender Sozialministerium inkl. aller untergeordneten Behörden, 900 Anwender

Ausgewählte Referenzen

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Agile Vorgangsbearbeitung & Dokumentenmanagement

User ExperienceDie Lösungen ScanJour Captia,ScanJour iBox und die MicrosoftOffice-Suite sind flexibelmiteinander kombinierbar undermöglichen ein effizientesArbeiten.

ERSTELLUNGOffice &

SharePoint

ZUGRIFFiBox & BI

VERWALTUNGCaptia

AVDM

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ErstellungOffice &

SharePoint

ZugriffiBox & BI

VerwaltungCaptia

UNTERNEHMENS-AGILITÄT

Agilität für Bundesbehörden- mithilfe einer agilen Vorgangsbearbeitung & Dokumentenmanagement

Verwaltung von Content & Compliance

Einfache und effiziente Verwaltung von Content & Compliance-Anforderungen innerhalb des Geschäftsprozesses

Wertvolle Informationen innerhalb des Prozesses durch unternehmensweiten und transparenten Zugriff auf Geschäftsdaten aus unterschiedlichen Quellen

Verbesserte Arbeitsprozesse

Verbesserte und optimierte Arbeits-prozesse durch gesteigerte Effizienz und schnelle Reaktion

AVDM

Optimierter Zugriff auf Informationen

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Framework – Agile Vorgangsbearbeitung & Dokumentenmanagement

AVDM Nutzen

AVDM Fähigkeiten

AVDM Komponenten

Captia ServerScanJour iBox

Captia Advanced Process Support

Captia Office-Client & SharePoint Services

Captia Business Insight Server

Erfassen & Speichernvon Content

Verwaltung von ComplianceVerbesserte Zusammenarbeit

Präsenz in Office-Tools

Optimierter Zugriff auf Informationen

Verwaltung von Content & Compliance

Verbesserte Arbeitsprozesse

Captia Advanced Rendition Server

Bereitstellung & Verteilung

Optimierung von Workflow & Geschäftsprozess

Agile Arbeitsprozesse

AVDM

Automatische Klassifizierung

Navigation

Aktivierung von Informationen

Schneller Datenzugriff

SharePoint 2010SQL Server 2010 Office 2010

Risikokontrolle

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VATTENFALL

Valentinskamp 24 · 20354 Hamburg · www.scanjour.de C.F. Richs Vej 107 · DK-2000 Frederiksberg

FUTURE DIGITAL MINISTRY- Lösung für effektive digitale Arbeitsprozesse im Öffentlichen Sektor

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Herausforderungen• Ministerien verfügen über eine Vielzahl zeitkritischer Prozesse mit starkem Fokus

auf die Bearbeitung von externen Anfragen (kleine Anfragen, Bürgeranfragen, …)• Schnelle Reaktionszeiten, Flexibilität und eine erhöhte Kontrolle sind erforderlich,

um den effizienten Ablauf dieser Prozesse zu gewährleisten• Heutzutage befinden sich alle Daten im E-Mail-System und die Erstellung einer

Übersicht ist nicht möglich• Hoher Ressourcenaufwand für die Kontrolle dieser Prozesse erforderlich

FUTURE DIGITAL MINISTRY- Konzept für effektive digitale Arbeitsprozesse im Öffentlichen Sektor

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Lösung• Einhaltung von Compliance durch den Einsatz einer DMS-/VBS- Plattform als Archiv/Engine• Einführung eines neuen Konzepts für den Einsatz von Workflows, die es ermöglichen, die

Geschäftsprozesse zu kontrollieren und die jederzeit flexibel angepasst werden können – Adaptive Workflows

• Unterstützung der Benutzer durch die Arbeit direkt in Microsoft Office & Outlook während des gesamten Prozesses – ermöglicht eine hohe Benutzerakzeptanz

• Möglichkeit des Hin- und Herschaltens zwischen digitaler Bearbeitung und Papierform erhöht die Benutzerakzeptanz auf allen Ebenen

• Vollständige Übersicht aller Prozessestati und -probleme direkt von Microsoft Outlook aus• Stufenweise Implementierungsszenarien möglich• Verwendung von Standard-Microsoft-Technologie als Basis – Microsoft Office, Microsoft

Workflow Engine

FUTURE DIGITAL MINISTRY- Lösung für effektive digitale Arbeitsprozesse im Öffentlichen Sektor

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Digitalisierung von Prozessen

Verteilung BehandlungMit-

zeichnungAus-

lieferung

Prozesstyp Kleine Anfrage

Beschreibung und Implementierung des Prozesses innerhalb eines Workflow bis zur zulässigen Ebene

Ergebnis: Kontrolle und Überblick

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Architektur – Adaptiver Workflow

Verteilung

A

Anhörung Mitzeichnung

Verteilung BehandlungMit-

zeichnungAus-

lieferung

A

A

AA

AA

A

Prozesstyp – Kleine Anfrage

eAkte – der Rahmen für Prozesse, Beteiligte, Dokumentationen, etc.

Phasenweiter Mainflow

RichFlows mit spezifischem Unterprozess

RichActivities - spezifische Aktivitäten

Vorgang anpassen

VersendenStatus ändern

Ein spezifischer Prozess

wird beschrieben als

Progression

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Systemüberblick

Process Services

Work Item Provider

Microsoft Outlook

Captia

Cap

tia S

erve

r

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Pragmatische Digitalisierung

Mitzeichnung/ Kommentare

Vorlage ausdrucken

Ich bin nicht digital!

Vorlegung Mitzeichnung/ Kommentare

http://www.clker.com/clipart-14899.html

http://www.clker.com/clipart-14899.html

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Papierbasierte Vorlage

Vorlage ausdrucken

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Einfache Prozessinitiierung

Kleine Anfrage

Bürgeranfrage

Mitzeichnung

Gesetzentwurf

Generell

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Die Aufgabe

A

BAufgabenaktivitäten – z.B. mitzeichnen, ablehnen, kommentieren

Prozess- und Aufgabendaten, z.B. Mitzeichnungsprozess mit Informationen zu früheren Kommentaren, Dokumenten, Weiterleitungen etc.

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Überblick in Outlook

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Ergebnis• Kontrollierter und gesteuerter Prozess• Benutzerakzeptanz durch intuitive

Benutzeroberfläche in Outlook• Lösung, die vollständig mit eAkte kompatibel ist• Sicherstellung von Agilität und Compliance

Future Digital Ministry- Konzept für effektive digitale Arbeitsprozesse im Öffentlichen Sektor

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VATTENFALL


SCANJOUR IBOXErfolgreiches Informationsmanagement

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• Mitarbeiter finden nicht die benötigten Informationen

• Mitarbeiter wissen nicht, was sie nicht wissen• Problem: Wie stelle ich die richtigen Fragen?• Informationen sind über unterschiedliche

Systeme verteilt,- die unterschiedlich arbeiten- mit jeweils unterschiedlichen Metadaten

• Studien zufolge sind wissensorientierte Mitarbeiter bis zu 10 Stunden pro Woche auf der Suche nach wichtigen Daten oder produzieren redundante Informationen.Quelle: The Hidden Costs of Information Work IDC, April 2006

Herausforderungen beim Informationsmanagement

IBOX

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Wenn Sie nicht wissen, was Sie suchenund wo Sie anfangen sollen

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VATTENFALL


SCANJOUR IBOX LIVEInformationen schnell finden und effizient nutzen

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Herleitung von MetadatenStrukturierte Daten iBox Metadaten Modell

UnstrukturierteInformationen

Kunden-typ

Branche

Ort

Autor

Thema

Projekt-typ

Abteilung

Projekt

Kunde

Lokation

Rolle

Dokumen-tentyp

DMS

File Server

SharePoint

SharePoint

Active Directory

ERP

SQL

Andere

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Beziehungen

Automatische Klassifizierung

IBOX

Kunden-typ

Branche

Ort

Titel: ”Proposal ....”

Projekt-typ

Abteilung

Kunde

Lokation

Rolle

Projekt

Ort

Dokumen-tentyp

Eigenschaft

ThemaInhalt Autor

Autor

iBox erstellt eine LibraryCard in der Datei: ”Proposal ....”

Autor

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FINDABILITY™ FORMEL

IBOX

Metadaten- Modell Klassifizierung NavigationX XFindability™=

Unternehmensweit

Alle Metadaten in

Listen

Taxonomien

Ontologien

Rechten

Dynamischen Veränderungen

Historie

Unternehmensweit

Existierende Metadaten verwalten

Metadaten über Systemgrenzen hinweg

Verschiedene Methoden zur automatischen Klassifizierung (Orte, Beziehungen, Inhalt, Properties)

Dynamische Reklassifizierung bei Änderung der Metadaten

Unternehmensweit

Strukturierte Suche und Navigation

Übersicht

Präzise, effizient, schnell und gefiltert

Intuitive Benutzeroberfläche

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Ergebnis• Effizientes Arbeiten -> messbare Zeitersparnis -> hoher ROI

• Intelligenter Zugriff auf Dokumente, Informationen und Wissen• Gesamtüberblick über relevante Informationen• Neuer Perspektiven und Blickwinkel auf Informationen

• Benutzerakzeptanz, da• gespeichertes Wissen leicht aktiviert werden kann,• Mitarbeiter bei Veränderungen wie gewohnt

arbeiten können, • nur ein minimaler Schulungsaufwand erforderlich ist.

ScanJour iBox- Erfolgreiches Informationsmanagement

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Unternehmensagilität- mithilfe einer agilen Vorgangsbearbeitung & Dokumentenmanagement

AVDM

AgilitätComplianceAktivierung von DatenHohe Benutzerakzeptanz

Jakob Brix, Chief [email protected]

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