Dokumentenmanagement ?

digitale Akte

DokumentenManagement

System

Schriftgutverwaltung

Vorgangsbearbeitung

Workflow

Einheitsaktenplan

IndividuelleAblagestruktur

Geschäftsverteilungsplan

Behördenakten

Handelsbriefe

Zeichnungen / Pläne

Belege

Verträge

Urkunden

Papierform

Arbeitsanweisungen Word/Excel Datei

PDF - Datei

gescannte Datei

eMail

Grafiken

DOMEA Konzept

Aufbewahrungsfristen

RevisionssicherheitGDPdUGoBSAbgabenordnung

Dokumentenmanagement - Ausgangslage

• Ablageschema• EAPL / GVP• Mehrfachablage• Personengebunden• Platzbedarf• Aussonderung

Ablegen

e-Mail

Die Lösung:

die digitale Akte

Leichte Verwaltung von elektronischen Dokumenten

SchnelleRecherche und Zugriffsmöglichkeit

Effektives Arbeiten in Arbeitsgruppen

Strukturiertes Arbeiten

Workflow-Funktionalität

was bietet ?

- Konzeption

• Ordnung: nach EAPL / GVP / individuell• Rechte: umfassende Rechte- und Benutzerverwaltung• Zugriff: auf Dateisystem • Arbeiten: mit Standardsoftware (MS-Office)• Workflow: strukturierter Workflow oder ad-hoc-Workflow• Bedienung: Standard Windowsfunktionalität

(Drag & Drop, Explorer)

- Ordnung

nach Aktenplan nach GVP indiv. Struktur

- Rechte

Papier: Wer ein Dokument besitzt, kann es auch lesen.

digital: - Notwendigkeit eines umfangreichen Rechtesystems

- Einführung von Rechtestrukturen (lesen / ändern / löschen)

- doppelte Rechtevergabe vermeiden (DMS / Verfahren)

- komplexe Rechtestrukturen der Verfahren nutzen

- BKPV: restriktive Rechtevergabe nach dem "need to know"-Prinzip

- Arbeiten

In Ihrer gewohnten Umgebung erstellen und bearbeitenSie Ihre Dokumente für das DMS. Das DMS und Ihre Anwendungsprogramme greifen nahtlos ineinander.

PosteingangSachbearbeiter

Mappeanlegen

Weiterleiten innerhalb der VerwaltungÜberwachen

Stellungnahmen

Stellungnahmenbearbeiten

EASY- Archiv

Schriftgut

Bescheid erstellen

Bürger/inAnwender

Sachbearbeiter/in

Bescheid

E-Mail / Fax

Recherche – Volltextsuche – Ordnung nach EAPL und GVP

• Pläne

• Bilder

• Excel, WORD

• Eingescannte Dokumente

• Alles Projektbezogene

Workflow

- Windows Funktionalität

Explorerbaum

…erleichtert Ihnen den Umgang mit dem DMS. Dadurch schneller und intuitiver Einsatz; kurze Lern- und Eingewöhnungsphase

Drag & Drop

Mausbedienung

• Microsoft Office Integration

Word, Excel … • Microsoft SQL Server 2000 , 2005• Archivierung mit EASY Archiv revisionssicher

- technische Grundlagen

Server: Windows Server 2000 / 2003 (incl. SBS)Arbeitsspeicher mind. 512 MB, empfohlen > 1 GBPlattenplatz abhängig von der Anzahl der Dokumente

Arbeitsplatz: Windows 2000 / XP / Vista

Outlook XP / 2003 / 2007

Datenbank: Microsoft SQL 2000 Server / SQL 2005 aktueller SP

Archiv: Easy-Archiv ab Version 3.4EASY LINK objects, Read/Write Runtime inkl. XML-Server runtime ab Version 3.40.1.228pro Client: EASY LINK objects Client (concurrent)

System-Voraussetzungen

Ihre Ansprechpartner

Vertrieb Süd: Harald Kobold

Hubert Bücherl

Telefon: 089 / 35 48 7 - 260Fax: 089 / 35 48 7 - 295e-Mail: kobold@recos.de

Telefon: 089 / 35 48 7 - 266Fax: 089 / 35 48 7 - 295e-Mail: buecherl@recos.de

Olschewskibogen 18 80935 München

Peter Dietz Telefon: 089 / 35 48 7 - 187Mobil: 0170 / 29 57 96 8Fax: 089 / 35 48 72 95e-Mail: dietz@recos.de

(Produktmanagement)

Stefan MartensVertrieb Nord: Telefon: 040 / 65 90 87 - 25Mobil: 0160 / 58 45 549Fax: 040 / 65 90 87 - 22e-Mail: martens@recos.de

Postfach 65026922362 Hamburg

(Lt. Geschäftsstelle Hamburg)

(Vorstand)

(Lt. System-Engineering)