KARON Solutions - SAP Easy Dokumentenmanagement

BERATUNGSGESELLSCHAFT MBH

KARŌN ERWEITERUNGSLÖSUNGEN

– SAP EASY DOCUMENT

MANAGEMENT (EASYDMS)SEBASTIAN WEISE24.02.2017

INHALTSVERZEICHNIS

KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 2

1. Was ist SAP EasyDMS?

2. KARŌN Erweiterungslösungen für SAP EasyDMS im Überblick

3. KARŌN Erweiterungslösungen für SAP EasyDMS

4. Wer ist KARŌN?

Was ist SAP EasyDMS?


SAP EASYDMS - ÜBERBLICK

• SAP Easy Document Management (SAP EasyDMS)

Ist eine weitere Benutzeroberfläche für die Dokumentenverwaltung/ Dokumentenmanagement mit SAP

Es ist eine eigene Clientinstallation mit der Integration in den Windows Explorer dadurch besitzt das

EasyDMS eine benutzerfreundliche und intuitiv bedienbare Oberfläche

Durch die vereinfachte Art & Weise Dokumente abzulegen, zu bearbeiten, anzuzeigen und zu suchen,

benötigen die Benutzer keine erweiterten SAP Kenntnisse

Alle Daten, die im SAP EasyDMS erstellt werden, werden direkt mit dem SAP Backend System (SAP GUI)

synchronisiert alle Änderungen werden direkt im SAP System durchgeführt, auch wenn man sich in einer

anderen Oberfläche befindet.


SAP EASYDMS - ÜBERBLICK

• SAP EasyDMS in der Windows Explorer Umgebung

Verwaltung von Dokumenten (Originalen) und Ordnerstrukturen

mit dem Windows Explorer

Ablegen und automatisches Einchecken von Originalen per

Drag&Drop

Status-, Berechtigungs- und Workflowsteuerung

Erweiterte Dokumentsuche

Verlinkung von Dokumenten (versenden von Links auf

Dokumente)

Unterstützt Objektverknüpfungen zu anderen SAP Objekten

Versionierung

Kontrolle über das DMS Customizing im SAP BackendKARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 5

KARŌN Erweiterungslösungen für SAP EasyDMS im Überblick


KARŌN DMS SOLUTIONS – SAP EASYDMS

• SAP EasyDMS Tools

SmartSolution für SAP EasyDMS

Statussteuerung

Klassifikationsvererbung

Dokumentbaseline

„Hidden Folder“


• SAP EasyDMS Tools

Customizing für Ordnerstruktur

Customizing für Funktionen

Virtuelle Folder (View bzw. Suchfolder)

Papierkorb

SAP PPM Integration

Weiterführende Informationen finden Sie auf unserer Homepage:http://www.karon.de/kompetenzen/dokumentenmanagementhttp://www.karon.de/kompetenzen/loesungen-im-dokumentenmanagement

http://www.karon.de/kompetenzen/dokumentenmanagement

http://www.karon.de/kompetenzen/loesungen-im-dokumentenmanagement

KARŌN Erweiterungslösungen für SAP EasyDMS


KARŌN SMART SOLUTION (1)

• Advanced Delete Folder: Löschen von kompletten Ordnerstrukturen, über extra Berechtigungsobjekt

• Import Folder: ermöglicht den Import von Ordnerstrukturen an vordefinierten Stellen

• Export Folder: ermöglicht Export von gesamten Ordnerstrukturen

• Copy&Paste von Ordnerstrukturen


KARŌN SMART SOLUTION (2)

Vorteile:

• Schließen von Lücken im SAP Standard (wie auf der vorherigen Folie beschrieben)

• Effizienteres Arbeiten durch Zeitersparungen beim Import, Export, Kopieren oder beim Löschen von

ganzen Strukturen


Aus GOPA IT wurde die KARŌN Beratungsgesellschaft mbH nach einer Umbenennung im Jahr 2016

KARŌN STATUSSTEUERUNG (1)

• In Bearbeitung setzen



• Freigabesteuerung/ Versionierung

KARŌN Beratungsgesellschaft mbH

Das setzen des Status kann entweder über das Kontextmenü (rechte Maustaste) auf Dokument/ Ordner oder über die SAP Eigenschaften des Objektes gesteuert werden.

Folie 12


Vorteile:

• Bessere Übersichtlichkeit in welchen Ordnern sich Dokumente befinden

• Zeiteinsparungen beim Suchen nach Dokumenten in leeren Ordnern

• Steigerung der Eindeutigkeit für freigegebene Dokumente, da nur eine freigegebene Version zu

einem Dokument existieren kann

• Reduktion der Fehlerquote durch das Arbeiten mit nicht mehr aktuellen freigegebenen

Dokumentversionen


KARŌN KLASSIFIKATIONSVERERBUNG

• Merkmale des Ordners werden bei Neuanlage und Kopie an

die Dokumente und Unterordner weitervererbt

Vorteile:

• Automatismus

• Keine manuelle Pflege der Klassifikationsmerkmale nötig

• Zeitersparnis beim Anlegen von Dokumenten und Ordnern

durch verringerte Klickanzahl


KARŌN BASELINE (1)


• Verschlagwortung des Pfades in dem

sich ein Ordner oder Dokument

befindet

• Hilft bei der Suche von Dokumenten,

insbesondere, wenn ein Dokument

über die Suche gefunden oder per Link

aufgerufen wurde und über das

Suchergebnis keine direkter

Verwendungsnachweis gemacht

werden kann

KARŌN BASELINE (2)


Vorteile:

• Verringerte Suchzeiten durch Verschlagwortung des Pfades in der Klassifizierung

• Zeitintensivere Verwendungsnachweise von Ebene zu Ebene entfallen

• Der Dokumentinfosatz kann für den integrierten Verwendungsnachweis geöffnet bleiben

KARŌN HIDDEN FOLDER (1)

• In Abhängigkeit vom Status (z. B. Versteckt, in Arbeit) können Ordner ein- bzw. ausgeblendet werden,

solange sie keine Dokumente beinhalten Versteckte Ordner können somit ausgeblendet werden

• Wird ein Dokument in einen dieser Ordner abgelegt, wechselt der Status automatisch auf in Arbeit


KARŌN HIDDEN FOLDER (2)


• Funktion für SAP EasyDMS sowie den KARŌN DokumentExplorer vorhanden

Vorteile:

• Bessere Übersichtlichkeit über die in Verwendung befindlichen Ordner

• Gezielte Navigation zu schon abgelegten Dokumenten

• Verringerte Suchzeiten

WEITERE KARŌN EASYDMS SOLUTIONS

Customizing für Ordnerstruktur

• Festlegen sogenannter Dokumentartbeziehungen es kann nur bestimmte

Nachfolger auf eine Dokumentart geben

Vorteile:

• Gezielte Einschränkung der zur Anlage verwendbaren Dokumentarten für Ordner und

Dokumente

• Fehlerreduktion durch falsch verwendete Dokumentarten

• In Kombination mit der Berechtigungssteuerung werden dem User nur die tatsächlich

verwendbaren Dokumentarten angezeigt



Customizing für Funktionen (1)

• Festlegung, welche Dokumentart ist ein Ordner, Dokument oder beides und steht für die

Suche zur Verfügung

• Festlegen von Zusatzfunktionen für Dokumentarten



Customizing für Funktionen (2)

Vorteile:

• Unterscheidung zwischen Ordner und Dokument auf Dokumentartebene

• Steuerung der Objektberechtigungen (ACL) auf Dokumentartebene

• Steuerung welche Dokumentarten im Suchergebnis erscheinen sollten

• Zentrale Steuerung verschiedener KARŌN Erweiterungslösungen für SAP EasyDMS in einer

übersichtlichen Tabelle auf Ebene der Dokumentarten

• Einfache Bedienung Nach Grundsetup und einer kleinen Schulung können weitere

Einstellungen vom Kunden selbst durchgeführt werden



Virtuelle Folder (View bzw. Suchfolder)

• Unter einem Viewfolder hängt keine feste Ordnerstruktur

• Beim Öffnen des Viewfolders im EasyDMS wird eine Suche zur Laufzeit durchgeführt

• Ergebnis: Anzeige von Ordnern und Dokumenten nach gewünschten Kriterien oder Merkmalen

(Dokumentarten, Klassifizierung)

• Z. B.: Zeige mir alle Projektordner für einen bestimmten Standort (Werk) an

Vorteile:

• Erzeugen von verschiedenen Sichten auf Prozess-/ Produktdaten ohne umfangreiche Strukturen

• Suchergebnisse sind immer aktuell, da die Suche zur Laufzeit durchgeführt wirdKARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 22


Papierkorb (1)

• Funktion kann analog zum Papierkorb im Windows betrachtet werden

• Steuerung des Löschvorgangs über Statuswechsel, Löschfunktionen im EasyDMS oder Taste Entf

• Dokumente und Ordner können gelöscht werden auch in Kombination mit dem Advanced Delete

Folder der KARŌN SmartSolution einsetzbar

• Aufbewahrungszeit im Papierkorb ist über einen Parameter flexibel steuerbar

• Wiederherstellung über Statuswechsel möglich

• Log Tabelle über gelöschte Objekte vorhanden

• Job zur Löschung der Dokumente und Ordner aus dem Papierkorb läuft im Hintergrund



Papierkorb (2)

Vorteile:

• Es existiert ein Papierkorb analog zum Windows Papierkorb erhöhte Sicherheit für die

Anwender

• Schnelles auffinden gelöschter Dokumente im SAP EasyDMS

• Einfaches Wiederherstellen gelöschter Dokumente und OrdnerKARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 24

KARŌN PPM PROJEKTMANAGEMENT INTEGRATION (1)

• Vererben und Synchronisierung der ACL Berechtigungen

von cProjects nach SAP DMS

• Einhängen einer definierten Projektstruktur in SAP

EasyDMS bei Projektanlage im SAP cProjects (PPM)

• Übernahme von Klassifizierungsdaten


KARŌN PPM PROJEKTMANAGEMENT INTEGRATION (2)

Vorteile

• Keine manuellen Tätigkeiten für die Anlage einer Projektstruktur im SAP EasyDMS notwendig

• Keine zeitlichen Dependenzen zwischen Aktualisierung der Berechtigung im SAP cProjects (PPM) und

der Aktualisierung auf der Projektstruktur im SAP EasyDMS

• Geringere Fehlerquote durch hinzufügen einer falschen Struktur im SAP EasyDMS oder einer falschen

Benennung

• Geringer Fehlerquote durch den Entfall der manuellen Zuordnung von Berechtigungen in einem

zweiten Schritt im SAP EasyDMS


Wer ist KARŌN?


VOM VIRTUELLEN PRODUKT ZUM REALEN

VON DER VIRTUELLEN FABRIK ZUR REALEN


KARŌN ist ein Beratungshaus und steht für bessere Prozesse in den Bereichen Konstruktion, Portfolio- und Projektmanagement, Fertigung sowie Logistik.

Wir begleiten Sie durchgängig in jeder Projektphase. Von der Strategie über die Prozessoptimierung bishin zur Implementierung.

SAP-Lösungen und weitereTeamcenter-Lösungenund weitere

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Sebastian Weise

Business Consultant

KARŌN Beratungsgesellschaft mbH

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