VIS-KommuneDie Branchenlösung für Kommunen.

Wenn aus komplex intuitiv wird, nennen wir das:

Premium.

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Digitale Prozessunterstützung für Landkreise und kommunale Einrichtungen.Ausgabe 10 | 2020

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DIE VORTEILE AUF EINEN BLICK Die Investition rechnet sich für Ihre Verwaltung:

• Einfache Bedienung.

• Hohe Akzeptanz bei den Anwendenden durch ergonomische Bedienoberflächen.

• Gesetzeskonforme Umsetzung der digitalen Aktenführung.

• Installieren kompletter Lösungsszenarien mit Ablage, Work-flows und Schnittstellen im jeweiligen Fachbereich.

• Nachhaltige Investition mit hohen Einsparpotenzialen.

• Zentrale Datenhaltung.

• Reduzierte Projektaufwände.

• Stufenweise Einbindung weiterer Dienste zur Digitalisierung kompletter Verwaltungsabläufe möglich.

• Datenaustausch über Verwaltungsgrenzen hinweg gesichert.

Die Herausforderung

Es gibt Arbeitstage, an denen die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter nur damit beschäftigt sind, Hunderte Papierdokumente ordnungsgemäß zu „verakten“. In einer kommunalen Verwaltung laufen Geschäftsprozesse in verschiedenen, autark arbeitenden Aufgabenbereichen ab. In den meisten Fällen gibt der Gesetz- und Verordnungsgeber neben den Inhalten auch den Verwaltungsablauf vor. Um die Vorgaben rechtskonform und praktisch handhabbar durchführen zu können, setzt die Verwaltung in den Aufga-benbereichen geeignete Fachverfahren ein. Die elektronischen Fachverfahren werden von unterschiedlichen Herstellern bereitgestellt.

Jedes der Fachverfahren liefert Ergebnisse, z. B. in Form von Bescheiden, Abrechnungen oder Genehmigungen, deren Ablage nicht standardisiert erfolgt. Vielmehr müssen die Resultate der Fachverfahren im weiteren Geschäftsprozess auf andere Systeme manuell übertragen und weiterverarbeitet werden. Unnötige Fehlerquellen und Arbeitsaufwände sind die Folge. Die bisherigen Projektansätze zur internen Verwaltungsmodernisierung mithilfe der IT sind sehr teuer und bleiben oft erfolglos.

Die Branchenlösung VIS-Kommune stellt für Städte, Gemeinden und Kreise ein effizientes, vorkonfiguriertes Lösungspaket zur digitalen Organisation der kommunalen Verwaltungsarbeit dar.

E-Kommune erfolgreich verwirklichen

Foto-Montage: Tobias Arhelger/shutterstock.com | Christian Horz/shutterstock.com

Die Lösung

VIS-Kommune ist ein Lösungspaket, das speziell für Städte, Ge-meinden und Kreise zur Unterstützung der Prozesse sowie zur Fachaktenablage entwickelt wurde. Die vorkonfigurierte Bran-chenlösung verbindet die Fachverfahren mit dem leistungsfähigen Dokumentenmanagementsystem der VIS-Suite. Daten aus den Fachverfahren werden in eine standardisierte, vorkonfigurierte und zugleich hochflexible Aktenstruktur und Vorgangsbearbei-tung integriert. Die über die Fachverfahren hinausgehenden weiterführenden Arbeitsschritte werden durch Module der Bran-chenlösung VIS-Kommune übernommen. Spezielle Prozessmodule sorgen für eine reibungslose Steuerung der Abläufe im Netzwerk der Fachbereiche. So kann die kommunale Verwaltungsarbeit vollständig digital organisiert werden. Der Aufwand zur Integ-ration von VIS-Kommune in die kommunalen Fachbereiche wird aufgrund des hohen Vorfertigungsgrades deutlich reduziert. Die Kosten bleiben kalkulierbar.

Wir sind vorbereitet.

Mit VIS-Kommune bieten wir Ihnen ein Lösungspaket an, das den Erfolg für eine effi-zient arbeitende Verwaltung sichert. Es basiert auf einem wertvollen Erfahrungsschatz: unserer Kenntnis kommunaler Verwaltungsprozesse. Auf dieser Grundlage haben wir für Sie eine standardisierte Lösung entwickelt, um Dokumente aus den Fachverfahren heraus behördengerecht abzulegen und in die Gesamtprozesse einzubinden. Hierzu wurden Fachakten vorstrukturiert und die dazugehörigen Ablagemöglichkeiten kon-figuriert sowie Module zur Prozessunterstützung integriert. In VIS-Kommune haben wir eine Vielzahl von Referenzprozessen aufgenommen, die auch auf Ihre Abläufe anwendbar ist. Wir sind vorbereitet!

Investition in VIS-Kommune lohnt sich.

Unter Rückgriff auf unsere Erfahrungen und bewährten Standards erfassen wir schnell und ohne größere Aufwände alle relevanten Grunddaten Ihrer Schriftgutverwaltung. Darauf aufbauend, passen wir die Datenstruktur in unserer Branchenlösung an. Ziel ist es, Redundanzen in den Abläufen Ihrer Verwaltung zu beseitigen. Wir legen damit die Grundlage für eine effiziente Arbeit und sichern alle weiteren positiven Effekte der von Ihnen angestrebten Verwaltungsmodernisierung. Langwierige, zeit- und kosten-intensive Projektvorbereitungen, wie umfangreiche Prozessanalysen und Prozessbe-schreibungen, entfallen mit VIS-Kommune. Für unsere Branchenlösung wurden bereits alle relevanten Analysen vorgenommen und in standardisierte Prozess-, Objekt-und Datenmodelle überführt.

Die Integration der im Einsatz befindlichen Fachverfahren in die modulare Struktur von VIS-Kommune kann somit unmittelbar erfolgen. Die Integration von VIS-Kommune steigert den Grad der Automatisierung Ihrer internen Verwaltungsabläufe und reduziert die bisherigen umfangreichen manuellen Aufwände auf ein Minimum. Dabei spielt eine entscheidende Rolle, dass im Projektverlauf strikt auf standardisierte Fachkonfi-gurationen und -prozesse gesetzt wird. Dadurch ist es möglich, jedes Themengebiet mit einer analogen Vorgehensweise zu modernisieren.Der Gesamtaufwand ist bereits im Vorfeld des Projektes sehr gut kalkulierbar. Es lässt sich vorab ein fester Kostenrahmen definieren, sodass unliebsame Überraschungen entfallen. Im Verhältnis zu herkömmlichen Lösungen sparen Sie also Geld und erzielen zudem einen wirtschaftlichen Mehrwert! Die Investition in VIS-Kommune rechnet sich auch für Ihre Verwaltung!

VIS-Kommune Das Lösungspaket

Die Branchenlösung VIS-Kommune ist für den Einsatz in kleinen Gemeinden ebenso geeignet wie in Städten, Kreisen und kreisfreien Städten.

Projektaufwände im Vergleich.

Quelle: PDV GmbHProzessanalyse und

Optimierung

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System- und Fach-integration

Standard-Prozessmodell

Reduzierung der Aufwände und

Kosten

Systemintegration(Konnektoren und Middleware)

Vorkonfiguriertes Lösungspaket

DMS(Basis-System)

VIS-Suite(Basis-System)

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Linearisierung der Abläufe

Die Abläufe in den Fachbereichen einer kommunalen Verwaltung können als „Li-nienproduktion“ verstanden werden. Ganz gleich, ob es um einen Antrag für einen Personalausweis, eine Baugenehmigung oder Gewerbeerlaubnis geht – der Prozess lässt sich stets als Abfolge von Input (Anträge, Beauftragungen, Wiedervorlagen etc.), Verarbeitung (Fallbearbeitung, Verwaltungstätigkeiten, Vor-Ort-Termine etc.) und Out-put (Bescheide, Protokolle, Aktenvermerke) beschreiben. Obwohl etwa 80 Prozent der Tätigkeitsabfolgen abstrakt gesehen gleich sind, werden in der Realität die Ver-waltungsabläufe nicht linear organisiert. Die Fachbereiche agieren vielmehr autark. So existieren beispielsweise mehrere Posteingangskanäle oder Poststellen. Mit der Branchenlösung wird dieser Mangel überwunden. Redundanzen lösen sich auf, da mit VIS-Kommune die Verwaltung als Netzwerk von Fachbereichen behandelt wird. Die Berührungspunkte der einzelnen Fachbereiche werden mit VIS-Kommune standardisiert und die darüber laufenden Prozesse automatisiert.

Erfolgsfaktor: Fertige Vorlagen

Mit VIS-Kommune stellen wir für alle Verwaltungsbereiche fertige Vorlagen für Ab-lage-, Verwaltungs- und Fallaktenstrukturen zur Verfügung: für kleine Gemeinden ebenso wie für Städte, Kreise und kreisfreie Städte. Gerade im Einführungsprozess erleichtert dies vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den Zugang zur digitalen Verwaltungsarbeit. Die bisherige Arbeitsweise wird adäquat abgebildet, sodass sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sofort intuitiv in VIS-Kommune zurechtfinden. Sie sehen eine grafisch aufbereitete, bekannte Ablagestruktur auf ihren Monitoren. Auch die einheitliche Gestaltung der Oberfläche vereinfacht die Arbeit mit dem System. Das Personal im Posteingang sammelt und digitalisiert mit VIS-Kommune über eine einheitliche Bedienoberfläche die Dokumente und verteilt sie an alle Ämter. Das schafft Transparenz und reduziert Komplexität.

Ihr Erfolg ist gesichert

Fertige Vorlagen für Ablage-, Verwaltungs- und Fallaktenstrukturen in allen Verwaltungsbereichen erleichtern in VIS-Kommune erleichtern den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die digitale Verwaltungsarbeit.

Beispiel einer vorgefertigten Ablagestruktur in VIS-Kommune | Quelle: PDV GmbH

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Zentrale Datenhaltung für einfache Verwaltungsabläufe

Die Vermeidung doppelt geführter Akten, die einfache Nachvollziehbar-keit des Verwaltungshandels und die Nachhaltigkeit der Investition stellen wesentliche Vorteile von VIS-Kommune dar.

Verwaltungshandeln nachvollziehbar

Für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung werden die Verwaltungs-abläufe durch die zentrale Datenhaltung verständlicher. Ein Beispiel: Der Gewerbe-amtsmitarbeiter oder die -mitarbeiterin muss mit dem Bauamt zusammenarbeiten, weil für die Genehmigung einer Gaststätte bauliche Veränderungen notwendig sind. Durch die zentrale Datenhaltung können die Berechtigten jederzeit den Inhalt der Bauakte prüfen. Andererseits sehen die Mitarbeitenden im Bauamt, dass nicht nur ein Antrag zum Umbau einer Gaststätte gestellt wurde, sondern dass die Aufforderung zu baulichen Veränderungen aus dem Gewerbeantrag resultiert. Damit werden die Motive des Antragstellers erkennbar. Die Nachvollziehbarkeit ist unter den Bedingun-gen fehlender Vertretungen bzw. geringer personeller Ressourcen in den kommunalen Verwaltungen wichtig, weil auf diese Weise Rückfragen reduziert werden. Der Über-blick bleibt auch in großen Verwaltungen mit verschiedenen Standorten gewahrt.

Nachhaltigkeit gesichert

Ein weiterer entscheidender Vorteil von VIS-Kommune ist der Investitionsschutz. Neben der Einbindung vorhandener Fachverfahren eröffnen wir Ihnen mit VIS-Kom-mune auch die Möglichkeit, später weitere Fachfahren optimal in Ihre Verwaltungs-prozesse zu integrieren. Dies wird unter anderem durch eine fortschrittliche Architektur realisiert, welche an die individuellen Erfordernisse angepasst werden kann. Der Im-plementierungsaufwand, etwa bei einem Verfahrenswechsel, wird deutlich reduziert.

Effiziente Verwaltung mit VIS-Kommune | Quelle: PDV GmbH

Digitale Poststelle

(Posteingang)

Digitale Poststelle

(Postausgang)

Fachbereich A(Ausländerbehörde)

Fachbereich B(Jobcenter)

Fachbereich C(…)

Digitale Aktenführung und Vorgangsbearbeitung

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Standards, die überzeugen

Interoperable Lösung

Die moderne E-Akte-Lösung erfüllt nicht nur die komplexen inhaltlichen Anforde-rungen der E-Verwaltungsarbeit, sondern wurde als interoperable Lösung auch mit webbasierten Standardschnittstellen versehen.

Produktfamilie nach modernsten Standards

VIS-Kommune basiert auf der VIS-Suite, der modular aufgebauten Produktfamilie der PDV. Damit sich eine E-Akte-Lösung behaupten kann, muss sie eine Reihe von Vorgaben erfüllen, welche die öffentliche Verwaltung vor teuren Fehlinvestitionen bewahren soll. Im Kern geht es um erprobte Standardprodukte, die zum einen die Anforderungen an die E-Verwaltungsarbeit erfüllen, zum anderen über webbasierte Standardschnittstellen zur Integration von Fachverfahren und anderen, bereits vorhandenen bzw. neuen IT-Anwendungen verfügen. Die VIS-Suite ist eines der führenden Systeme zur elek-tronischen Aktenführung. Dies ist das Ergebnis von Umfragen, die von einer Fachzeitschrift unter Schirm-herrschaft des Bundesinnenministeriums durchgeführt wurden. Die VIS-Suite setzt auf internationale Standards auf und steht für verschiedene Softwarewelten zur Ver-fügung. Die Möglichkeit zum flexiblen, stufenweisen Ausbau der digitalen Verwaltung reduziert Projektrisi-ken und Kosten der Auftragnehmer.

VIS-Suite

Fachverfahrens-konnektor

CMIS

SOAPWebservices

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Allgemeine Verwaltung

Andere Fachbereiche

Grafik:

Bereitstellen von Schnitt-stellenstandards

Grafik:

Integration von VIS- Kommune in eine Kommunalverwaltung

Datenaustausch gesichert

Für eine behörden-, ebenen- oder gar länderübergrei-fende Zusammenarbeit sind solche Schnittstellenstan-dards essenziell. Neben der Anbindung von Fachver-fahren unterschiedlicher Hersteller und von weiteren Diensten wird vor allem der Datenaustausch über solche Schnittstellen geregelt und das elektronischen Verwal-tungshandeln ohne Medienbrüche realisiert.

Webservices mit Schnittstellen

Die VIS-Suite bietet Webservices mit standardisierten Schnittstellen, wie z. B. SOAP, oDATA oder REST. Die PDV stellt in der VIS-Suite auch eine Archive-Link-Con-tent-Schnittstelle für SAP-Daten bereit. Außerdem ist die Produktfamilie vollumfänglich mit CMIS (Content Management Interoperability Services) in der Version 1.1 kompatibel. Damit wird eine hersteller- und modul-übergreifende Datenübertragung unterstützt.

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Kommunale Fachverfahren mit der E-Akte-Lösung verbinden

Im Dialog mit unseren Kunden

Mit VIS-Kommune haben wir eine Branchenlösung geschaffen, die sich durch ein hohes Schnittstellenpotenzial auszeichnet und eine einfache Kopplung mit der Welt der kommunalen Fachverfahren zulässt.

Eine funktionierende Kommunikation ist eine wesentliche Quelle für den Projekterfolg. Deshalb legen wir als PDV größten Wert auf den Dialog mit unseren Kunden.

Tiefe Integration des VBS/DMS

In den unterschiedlichen Fachbereichen der Kommunen sind zahlreiche Fachverfahren unterschiedlicher Hersteller im Ein-satz. In der Regel wird jede wesentliche Verwaltungsaufgabe bzw. jedes Sachthema des kommunalen Anwenders durch ein Fachverfahren unterschiedlicher Verfahrenshersteller abgebildet.

Mit VIS-Kommune gelingt eine tiefe Integration des Vorgangs-bearbeitungs- und Dokumentenmanagementsystems. Komplet-te Lösungsszenarien mit Ablage, Workflows und Schnittstellen können im jeweiligen Fachbereich installiert werden. Zur Ge-währleistung einer zentralen Datenhaltung und einer durchgän-gig elektronischen Aktenführung in der Kommune werden bei der Einführung der vorkonfigurierten Branchenlösung VIS-Kom-mune die Fachverfahren an die elektronische Akte der VIS-Suite angebunden.

Profitieren Sie von unseren Erfahrungen!

Die PDV kann aufgrund ihrer mehr als 30-jährigen Geschichte auf einen großen Erfahrungsschatz aus zahlreichen E-Govern-ment-Projekten in allen Verwaltungsebenen zurückgreifen.

Die Einführung der elektronischen Aktenführung in der Kom-mune ist eine komplexe Aufgabe. Der Druck steigt, die Ver-waltungsarbeit zu transformieren. Die moderne Verwaltung erfordert mobiles, ressortübergreifendes und regelkonformes Verwaltungshandeln nahezu in Echtzeit.

Akzeptanz herstellen. Wir unterstützen Sie!

Bei der Umstellung auf die elektronische Verwaltungsarbeit sind große organisatorische Herausforderungen zu meistern: Bisher geltende Abläufe stehen plötzlich zur Disposition. Vor-gaben sind anzupassen. Für das Gelingen des Prozesses ist es sehr wichtig, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Anfang an für die Verwaltungsmodernisierung zu begeistern. Die Ak-zeptanz steigt, wenn alle Beteiligten bei der Umstellung auf die digitale Aktenführung in sämtlichen Phasen gut begleitet werden. Die Unternehmenskultur der PDV ist von intensiver Kundenorientierung und hohen Ansprüchen an die Qualität der Arbeit geprägt. Wir beraten Sie, nehmen die Anpassungen an die Besonderheiten Ihrer Kommune vor und unterstützen Sie mit unserem Know-how in jeder Projektphase!

Aus der Praxis für die Praxis!

Der Dialog mit Ihnen als Kunden ist uns äußerst wichtig. In unse-rem etablierten Fachmagazin »PDVNEWS« berichten Anwende-rinnen und Anwender aller Verwaltungsebenen regelmäßig über ihre Praxiserfahrungen bei der Digitalisierung ihrer Verwaltungen. Zahlreiche Fachartikel sind in jeder Ausgabe kommunalen The-men gewidmet. Die PDVNEWS kann kostenlos per Post bezogen oder in elektronischer Form angefordert werden.

E-Akte-Praxistage

Neben dem jährlich stattfindenden Anwenderforum haben wir speziell für Kommunen ein besonderes Veranstaltungsformat geschaffen: die E-Akte-Praxistage. Diese Veranstaltungsreihe führen wir seit 2016 in unterschiedlichen Regionen durch. Zu den Informationsveranstaltungen laden wir aus der jeweiligen Region Vertreter von Kommunen ein, die praktische Einblicke in die elektronische Aktenführung in der Kommunalverwaltung gewinnen wollen. Im Fokus steht das Leitbild einer intelligent vernetzten digitalen Verwaltung mit medienbruchfreien Prozes-sen. Dabei erleben die Teilnehmerinnen und Teilnehmer jeweils einen fundierten Mix aus Theorie und Praxis. Neben Vorträgen von PDV-Vertretern und -Partnern ist Zeit für Live-Präsentationen und Diskussionsrunden. Ein Erfahrungsaustausch, der sich zuneh-mender Beliebtheit erfreut. Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!

Hohes Schnittstellenpotenzial

Um die Vielfalt der Fachverfahren mit VIS-Kommune zu koppeln, wurde der Fachverfahrenskonnektor entwickelt. Mit diesem Kon-nektor wird gewährleistet, dass nahezu alle gängigen kommu-nalen Fachverfahren schnell, effizient und standardisiert mit der elektronischen Akte der VIS-Suite verbunden werden können.

Wir bieten Ihnen somit eine Lösung, die sich durch ein über-durchschnittlich hohes Schnittstellenpotenzial auszeichnet und sich leicht in bestehende Fachapplikationen integrieren lässt.

Bidirektionale Verbindung angestrebt

Die Datenkommunikation mit den Fachverfahren erfolgt in VIS-Kommune bevorzugt über einheitliche, modulare, frei kon-figurierbare Schnittstellenfunktionalitäten. Dabei wird eine bi-direktionale Verbindung angestrebt. Sind die Voraussetzungen für eine bidirektionale Verbindung bei einem Fachverfahren nicht erfüllt, kann bei der PDV eine individuelle Anpassung in Auftrag gegeben werden.

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rung & Softwarelösungen

IT-Infrastruktur

Training & Service

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BEFÄHIGEN

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KNOW360 In 3 Phasen zur digitalen Verwaltung

In drei aufeinander abgestimmten Phasen gehen wir gemeinsam mit Ihnen und Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den Weg vom Ver-ständnis für den Wandel über die technische Umsetzung hin zur nach-haltigen Verankerung.

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k.comSichern Sie Ihren Erfolg in drei Phasen

und erfahren Sie hier mehr über unser KNOW360-Konzept!

Die PDV-Systeme legt großen Wert auf eine umfassende Kundenbe-ratung und -betreuung. Bereits in der Planungsphase arbeiten unsere Projektmanagerinnen und -manager gemeinsam mit dem Kunden ein Kooperationskonzept aus, das während der Produkteinführung umge-setzt wird. Diese intensive Projektbetreuung hat sich bewährt und führt zu einer hohen Akzeptanz der eingeführten Lösung bei den Endanwen-derinnen und -anwendern in den öffentlichen Verwaltungen.

Service aus erster Hand

UNSER SERVICEANGEBOT FÜR SIE

• Wir unterstützen unsere Kunden in jeder Projektphase.

• Wir beraten unsere Kunden über Art und Umfang der erforderlichen Software und ggf. auch Hardware.

• Wir erstellen IT-Konzepte, programmieren Fachapplika tionen oder passen diese an die Bedürfnisse unserer Kunden an.

• Unser Support-Team gewährleistet den zuverlässigen Betrieb der von uns installierten Softwareprodukte.

• Zertifizierte Dozenten unserer PDV-Akademie bereiten die Mitarbeiter öffentlicher Verwaltungen praxisnah und unter Berücksichtigung kundenspezifischer Besonderheiten auf den Umgang mit unserer Software vor.