Die Lösung für das Personalmanagement

Human Resources

Die Lösung für das

Personalakte

Lösung

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Wie die gesamte Geschäftswelt befindet sich auch das Personalwesen im Wandel. Die klassische, papiergebundene Personalverwaltung ist definitiv passé und keineswegs vergleichbar mit dem aufwändigen Personalmanagement von heute. Waren früher die Aufgaben auf die Administration beschränkt, so sind im Laufe der Jahre viele neu hinzugekommen: Insbesondere führt ein immer komplexer werdender Informations - und Datenaustausch mit Behörden, Sozialversicherungen und Krankenkassen zu einem deutlich erhöhten Aufwand. Die heutigen Sachverhalte stellen sich wesent-lich komplexer und anspruchsvoller dar. Es bieten sich mehr Möglichkeiten – die zugleich auch neue Lösungsansätze in der Personalplanung und -verwaltung erfordern.

Wir leben in Zeiten, in denen die Mitarbeiter qualifikation zur strategischen Ressource geworden ist. Es gilt, die bestehenden Prozesse im Personalbereich zu modernisieren und diese anschließend stets aktuell zu halten. Einen unvollständigen Überblick über den Status neuer Arbeitsverträge, lange Suchzeiten nach bestimmten Daten (Kündigungsfristen etc.) oder eine zeit aufwändige, standortübergreifende Bearbeitung sind dringend zu vermeiden.

Werden Sie den heutigen Anforderungen gerecht.

Wie bewältigen Sie die wachsenden Anforderungen im Bereich Human Resources? Haben Sie einen zentralen Überblick über sämtliche personalbezogenen Daten und Dokumente? Wie sieht es mit den zugehörigen Prozessen aus? Sind Sie in der Lage, jederzeit präzise Auskünfte zu geben?

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Mit der Einführung einer digitalen Personalakte werden Mitarbeiter im Personalbereich in der Bewältigung ihrer täglichen Aufgaben umfassend unterstützt. Dies betrifft neben den Kernbereichen wie Personalplanung, Kommunikation, Informationsmanagement und den Informationsaustausch mit externen Stellen auch administrative Aufgaben und Prozesse. Mehrwerte, die durch den Ein-satz einer digitalen Personalakte geschaffen werden können, sind etwa die Einsparung von Arbeits-zeit durch Beschleunigung alltäglicher Prozesse, eine Vereinheitlichung von Prozessvorgängen und Arbeitsabläufen sowie die Sicherstellung und Verbesserung des Schutzes empfindlicher Personal- daten nach gesetzlichen Bestimmungen.

Wir setzen auf nscale HR

Mit über zwanzigjähriger Erfahrung im Dokumentenmanagement bieten wir Ihnen mit nscale HR eine zuverlässige und stabile Lösung für elektronische Akten in Ihrer Personalabteilung.Die digitale Personalakte unterstützt alle administrativen Routinetätigkeiten und das Tagesgeschäft durch komfortable Workflows. nscale HR wurde aus der Praxis für die Praxis entwickelt – stets unter der Prämisse der fachlichen und organisatorischen Anforderungen des heutigen Personal- managements.

Mit nscale HR sind Sie in der Lage, sämtliche personalbezogenen Daten und Dokumente von der Bewerbung an zu organisieren und zu strukturieren. Sie sind jederzeit auskunftsfähig. Die Lösung umfasst u. a.:

» Bewerberakte » Arbeitsverträge » Zeugnisse » Personalstammdaten » Terminplanung » E-Mails » Fortbildungen, Urlaubs- & Fehlzeiten » Reisekosten- & Spesenabrechnungen » Gehaltsdaten » Altersvorsorge » Weiterbildungsnachweise

Mit nscale HR steht Ihnen eine flexible, modular aufgebaute Lösung zur Verfügung, die durch unser Consulting individuell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst wird. Die Verfügbarkeit aller Informationen, gebündelt in einer digitalen Akte, schafft eine große Transparenz. Eine Umlauf-mappe starten oder Dokumente auf Wiedervorlage setzen geschieht intuitiv und einfach per Maus-klick.

Ebenso einfach können Personalakten aufgerufen, Standardabläufe zügig definiert und Geschäfts-prozesse direkt aus der Dokumentenansicht gestartet werden. nscale HR stellt alle relevanten Struk-turen zur einfachen und effektiven Mitarbeiterverwaltung bereit. Darüber hinaus lässt sich eine Reduzierung von Verwaltungsaufwänden erwirken. Die strukturierte Dokumenten- und Informa- tionsverarbeitung ist stets gewährleistet.

Deutliche Entlastung der Personalabteilung

Die traditionellen Papier-Personalakten können durch den Einsatz von nscale HR einfach digitalisiert und übersichtlich im elektronischen Archiv abgelegt werden. Informationen sind sehr schnell zu jedem Zeitpunkt auffindbar und Bearbeitungsschritte können durch die mögliche Protokollierung transparent gehalten werden.

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Viele Prozesse werden vom System bereits automatisiert vorgenommen, sodass sich die zu erledi-genden Aufgaben bzw. das Arbeitspensum reduzieren. So ist es möglich, den traditionellen Fokus (Aktenverwaltung, Unterlagen zur Bewerberauswahl oder zu Vorstellungsgesprächen, Termin- vergaben etc.) so weit zu automatisieren, dass Mitarbeiter der Personalabteilung ihren Arbeitsfokus in den strategischen Bereich legen können.

Mit nscale HR kann auf alle personalrelevanten Dokumente einfach und schnell zugegriffen wer-den, Informationen lassen sich leicht einsehen und verarbeiten. Bereits der Aktendeckel zeigt eine Kurzübersicht über die entsprechende Personalakte – die täglich neu eintreffenden Informationen können schnell an die jeweilig richtige Stelle dirigiert bzw. weiterverarbeitet werden.

Ob Arbeitsverträge, Zeugnisse, Personalstamm- oder Gehaltsdaten: Mit nscale HR haben Sie sämt-liche HR-relevanten Prozesse im Griff. Digitale Personalakten sind mit nscale HR nicht nur vor Verlust, Beschädigung und unberechtigtem Zugriff durch Dritte geschützt, gleichzeitig werden sie revisionssicher aufbewahrt und archiviert. Ein direkter, paralleler Zugriff auf benötigte Dokumente ist jederzeit und standortunabhängig möglich. Dadurch kommt es zum Wegfall von Such-, Lauf- und Wartezeiten und zur Erhöhung der eigenen Auskunftsfähigkeit.

nscale HR. Der Screenshot zeigt eine konkrete Personalakte mit den Metadaten des Mitarbeiters.

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nscale HR im Überblick

Gesicherte und aktive Terminüberwachung

Übernahme von E-Mails &

Office-Dokumenten direkt aus den Anwendungen

Offene Schnittstellen zur Integration oder

Anbindung an weitere Systeme

Umfassendes Personalmanagement

Gewohnte Registerstruktur

analog zur Papierakte

Anbindung & Synchronisation von

Stammdaten

Auch mobiler ZugriffNutzung aller nscale Standard-Workflows

Modularer Aufbau

Nutzerfreundliche Oberfläche

Leistungsstarke Volltextsuche

Temporäre Berechtigungen

Die Bausteine

Ablage

Dokumente aus dem Prozess der Validierung und Klassi- fizierung werden automatisch unter Zuhilfenahme der Stammdaten in die dafür vorgesehene Ordner- bzw. Aktenstruktur abgelegt. Fehlablagen und Divergenzen werden vermieden. Darüber hinaus haben Anwender die Möglichkeit, digital vorliegende Informationen per Drag & Drop in die Personalakte abzulegen.

Validierung & Klassifizierung

Für die automatisierte Erfassung von Papierdokumen-ten wird der Scan- und Erfassungsprozess anhand der Anforderungen analysiert und anschließend umge-setzt. Der dabei eingesetzte Scan-Client ist ein univer-seller Client für alle Bereiche der Digitalisierung. Vom Scannen einzelner Papiere über das Scannen hoher Volumina bis zu anspruchsvollen Prozessschritten wie der Implementierung qualifizierter digitaler Signaturen, Erstellung von PDF- und PDF/A-Dateien oder automati-scher Indexierung von Dokumenten: die Möglichkeiten auf der einen und die Anforderungen auf der anderen Seite sind breit gefächert.

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Verstichwortung

nscale HR. Aktenansicht, Verstichwortung & Dokumentvorschau.

Skillverwaltung

Mit der integrierten Skillverwaltung steht ein Modul bereit, mit dem die Fähigkeiten der einzelnen Mit- arbeiter erfasst werden können. So lässt sich etwa ermitteln, wer als Ansprechpartner für einen gesuchten Skill bereit steht oder an welcher Stelle noch Lücken im Portfolio des Unternehmens existieren.

nscale HR. Integrierte Skillverwaltung zur Erfassung der Fähigkeiten des Personals.

Wesentlicher Bestandteil für das schnelle Auffinden von Dokumenten und Informationen ist die Verstich-wortung, also das Kombinieren eines Schriftstückes mit Metainformationen. Zu jedem Objekt, jeder Infor-mation bzw. jedem Dokument können im Vorfeld defi-nierte Attribute für die Verstichwortung hinzugefügt werden.

Die durch die Verstichwortung hinterlegten Informatio-nen dienen im Nachgang der schnellen und effizienten Suche nach bestimmten Informationen. Globale Meta-daten einer Personalakte können dabei vererbt wer-den. Bei Neuablage einer Information bzw. sobald ein Schriftstück in die Akte verschoben wird, werden diese Informationen direkt übernommen.

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Terminverwaltung und -überwachung

Für jede Personalakte können Termine und Ereignisse verwaltet werden, die zu gewissen Zeitpunkten anste-hen. Einmal ins System eingetragen, überwacht nscale HR die Termine und entsendet automatisch Erinnerun-gen oder startet für den Termin anfallende Arbeitsvor-gänge, wie z. B. den Workflow zum Probezeit- oder Befristungsende. Termine werden dabei durch nscale HR automatisch generiert oder durch den Anwender

Temporäre Berechtigung

Durch einen temporären Zugriff wird einer normaler- weise nicht über Zugriffsrechte verfügenden Person für einen begrenzten Zeitraum die Einsicht in die Doku-mente einer ausgewählten Personalakte gewährt (bei-spielsweise hat ein Mitarbeiter die Einsichtnahme in seine Personalakte gewünscht). Nach Ablauf der vor- gegebenen Zeit oder dem Beenden der Einsicht verfällt diese Möglichkeit wieder.

Suchmöglichkeiten

Die besonderen Möglichkeiten der nscale-Volltextsuche erlauben es, Daten, Informationen und Dokumente sehr schnell zu finden – entweder quer über alle oder über bestimmte Personalakten. So stehen Personalakten und Schriftstücke direkt zur Bearbeitung zur Verfügung. nscale HR bietet auch die definierbare Recherche nach relevanten und eindeutigen Kriterien (Name, Geburts- datum, Personalnummer, Kostenstelle etc.).

nscale HR. Der Ausschnitt zeigt eine Suchmaske zum schnellen Auffinden von Informationen und Dokumenten.

nscale HR. Links: Temporärer Zugriff, oben: Terminüberwachung.

Ebenso führt ein schneller, ortsunabhängiger und zeit-gleich möglicher Zugriff auf Personalakten zu deutlich kürzeren Bearbeitungszeiten und zu schnellerer Aus-kunftsfähigkeit. Die Volltextsuche von nscale HR kann auch mit der Indexsuche kombiniert werden.

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Benutzerfreundlichkeit

nscale HR besticht durch seine unkomplizierte Anwen-dung. Bei der Entwicklung der Lösung wurde viel Wert auf eine hohe Anwenderfreundlichkeit gelegt. Die intuitive Benutzeroberfläche versetzt Mitarbeiter eines Unternehmens in die Lage, direkt aktiv zu werden und mit der digitalen Personalakte zu arbeiten. Umfang- reiche Schulungen sind nicht notwendig.

Alle nscale-Softwareprodukte werden nach Vorgaben und Anforderungen der Usability und Software-Ergono-mie entwickelt. Die Kontrolle und Prüfung der verschie-denen nscale-Komponenten ist ein fester Bestandteil des Software-Entwicklungsprozesses und wird durch eigene Usability Designer durchgeführt. Wie orientie-ren uns dabei unter anderem an der DIN EN ISO 9241 sowie ISO 14915.

Geoinformationen

Als besonderes Feature verfügt nscale HR über die Möglichkeit, Personalakten direkt mit geografischen Information zu verknüpfen und sich diese auf einer Karte anzeigen zu lassen. Mit Hilfe innovativer Dar-stellungen ist ein schneller Überblick möglich. Diese Ansicht kann für bestimmte Fragestellungen sinnvoll sein – zum Beispiel bei der Suche nach am nächsten wohnenden Bewerbern oder der für einen Standort verfügbaren Ressourcen.Auswertungen

nscale HR bietet auf Basis der abgelegten Daten in der Personalakte verschiedene Auswertungen an. Es stehen sowohl Standardfunktionen sowie flexible, individuell anpassbare Auswertungen zur Verfügung. Beispielsweise lassen sich tabellarische Skill-Auswer-tungen generieren oder anhand von grafischen Aus-wertungen die Personalentwicklung von Abteilungen

Mobile Nutzung

Der Zugriff auf nscale HR kann sowohl standortge-bunden vom festen Arbeitsplatz wie auch mobil über iOS- und Android-basierte Endgeräte erfolgen. Über den nscale Anwender-Client nscale Mobile können Sie nscale HR mobil nutzen, wodurch Sie weder an Zeit noch Ort gebunden sind.

PosteingangPersonalakte Workflow

Fristen- management

Microsoft Office-

Integration

Module von nscale HR

START

END

Individuelle Lösungs-

anpassung

REVISIONS- SICHERE ABLAGE

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Bewerberakte

Optimale Unterstützung des Bewerbungsprozesses und sämtlicher dabei anfallender Daten und Dokumente.

Poolakte

Umfassende Bearbeitung bei spontanem Spitzenbe-darf oder von kurzfristigen Personalengpässen, die

Versorgungsakte

Zuverlässige Unterstützung bei der Bearbeitung von Renten- und Versorgungsszenarien.

Langzeitarchivierung

Durch schlichte Unwissenheit verlieren viele Unterneh-men und Behörden jährlich unnötig Geld. Dokumente werden zwar archiviert, doch wird vergessen, dass ein archiviertes Dokument nicht automatisch gerichts- verwertbar ist. Kommt es zu einer gerichtlichen Aus-einandersetzung oder werden Dokumente in einem juristischen Kontext eingefordert, sind diese vor Gericht nur von Bestand, wenn deren beweiswert- erhaltende und somit rechtssichere Ablage dargelegt werden kann.

Personalakten-Archiv

Sichere Archivierung der Akten ausgeschiedener Mitarbeiter.

Fachliche Erweiterung (optional)

nscale HR sorgt mit einem optionalen Add-on für die Langzeitspeicherung von Dokumenten gemäß TR-ESOR; in der Technischen Richtlinie TR-03125 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) werden rechtliche Grundlagen zusammengefasst, um die beweiswerterhaltende Ablage elektronischer Unterlagen zu gewährleisten.

nscale HR. Bewerbermanagement

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Individuelle Anpassung

Bekanntlich sind die Anforderungen an eine Software ebenso verschieden wie die Unternehmen es selbst sind. Ist beispielsweise für A eine integrierte elektronische Rechnungsprüfung von hoher Priorität, muss diese für B noch lange nicht relevant sein. Der explizite Fokus kann völlig verschie-den sein, doch gestalten sich die gestellten Grundanforderungen an die Software sehr ähnlich (z. B. vorkonfigurierte Akten, die Integration des Posteingangs).

Mit nscale HR bieten wir Ihnen ein komplettes Lösungspaket für ein effizientes Personalmanage-ment, das eine schnelle Umsetzung und Produktivschaltung ermöglicht. nscale HR wird durch unser Consulting an Ihre Anforderungen sowie der konkreten Umgebung angepasst. Basis dafür bilden die Standard-Module der Lösung, die auf den Erfahrungswerten zahlreicher bisheriger Projekte im Bereich der Personalwirtschaft beruhen. Als Ergebnis erhalten Sie eine passgenau auf Ihre Bedürf-nisse zugeschnittene Lösung.

Darüber hinaus unterstützen wir Sie auch gerne bei der Erstellung von Einführungs-, Schulungs- und Betriebskonzepten.

Umfassende Beratung

Unsere Beratungsleistungen reichen von der Anforderungsaufnahme, Konzeption und Umsetzung bis zum Betrieb der Lösung. Die Kompetenz von mehr als 20 Jahren Dokumentenmanagement steht Ihnen geschlossen zu Verfügung. In vielen vergangenen Projekten rückten besonders die folgenden Punkte immer wieder in den Fokus der Betrachtung:

ANALYSEAufnahme der Anforderungen (Fachbereich/IT) und Analyse der Geschäftsprozesse

REALISIERUNGImmobilienmanagement, Berechtigungen, Digitalisierung, Schnittstellen etc.

EINFÜHRUNGInstallation, Wartung, Betrieb, Schulung

ENTWURF(Fach-)Konzeption unter Berücksichtigung zwischen Standard oder Custiomizing

Beratung

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Erweiterungen, die nscale bietet

Für sämtliche unserer Lösungen – und so auch nscale HR – bildet die Informationsplattform nscale die Basis. Durch unser breites Lösungsangebot können wir unseren Kunden neben den Standard-modulen von nscale HR weitere nscale-Funktionalitäten und Integrationen individuell anbieten.

Offene Schnittstellen für die Stammdatenanbindung

nscale bietet zahlreiche offene Schnittstellen, die je nach Anforderung projektspezifisch Anbindungen auch zu Drittlösungen ermöglichen. So können Daten für u. a. über die Stammdatenanbindung abge-rufen werden oder mit SAP korrespondieren.

Collaboration

Informationen sind immer nur so sinnvoll wie ihre Verwendbarkeit in Geschäftsprozessen!

Zentrales Thema sind flexible und moderne Arbeitsweisen: das E-Mail- und dokumentenorien-tierte Arbeiten soll sich mehr zum Zusammenarbeiten in Echtzeit bewegen. nscale unterstützt seine Anwender beim geschäftsprozessorientierten Austausch, der Kommunikation und der Diskussion mit neuen Möglichkeiten und konkreten Funktionalitäten.

Im Kern geht es darum, Informationen zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen und diese miteinander zu vernetzen, um den direkten (fachlichen) Bezug zu Geschäfts-prozessen herzustellen. Als Informationen werden nicht länger „nur“ Daten aus Geschäftsdoku-menten angesehen, wertvolle Informationen finden sich auch in Diskussionen, Absprachen oder dem E-Mail-Austausch. Im Kontext von Business- oder auch Social Collaboration sollen diese aktiv genutzt werden. nscale bietet zahlreiche Möglichkeiten, einige folgend aufgeführt.

nscale Teamspaces

Das teamorientierte Arbeiten steht zunehmend im Fokus. Immer häufiger wird ein Bereich benötigt, in dem dynamisch projektspezifische Gruppenordner angelegt werden können. Anhand dieser, der sogenannten nscale Teamspaces, ist es möglich, Personen in einer virtuel-len Arbeitsgruppe zu vereinen, ohne dass dies durch den Systemadministrator aufgrund der eigentlichen Benutzerrechte vorgesehen ist. Informationen (z. B. Dokumente) können für die Mitglieder der Projekt-gruppe frei verwendet, jedoch von anderen Personen nicht eingesehen werden. Anwender können selbst-ständig dynamische Gruppenordner erstellen und pflegen. Teamspaces stellen einen nach außen abge-schlossenen virtuellen Raum dar und sind ein wichtiger Baustein der Kollaborations-Möglichkeiten von nscale.

Abonnieren von Informationen

Wie kann ich mir als Anwender oder Sachbearbeiter einen Überblick über Veränderungen der Informatio-nen verschaffen ohne aktiv danach suchen zu müssen? Beschränken sich die Inhalte nicht nur auf ein paar Daten und Dokumente, ist ein manueller Überblick schwer zu behalten.

nscale schafft Abhilfe und bietet die Möglichkeit, Informationen zu abonnieren (Dokumente, Ordner, Prozesse). Jeder nscale-Nutzer kann sich individu-ell seine Abonnements zusammenstellen und wird bei Veränderungen aktiv durch nscale informiert. Auf nscale HR bezogen, kann sich ein Sachbearbeiter seine Akten sowie für ihn interessante Ordner abonnieren. Ab diesem Moment sendet nscale HR dem Mitarbeiter regelmäßig per RSS-Feed Nachricht darüber, ob Verän-derungen stattgefunden haben. Dieser ist sofort in der Lage, adäquat darauf zu reagieren. Jeder Feed enthält neben der Information, was sich konkret verändert hat, auch eine nscale-Referenz, wodurch direkt zur Informa-tion gesprungen werden kann. Der nscale-Nachrichten-feed lässt sich in E-Mail-Programme, etwa Microsoft Outlook, einbinden.

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Textbausteine

Das oft langwierige Suchen nach bereits vorgefertigten Textpassagen muss nicht sein. nscale bie-tet ein intelligentes Add-in für Microsoft Word an: Textbausteine werden in nscale verwaltet, liegen zentral vor und müssen nicht in unterschiedlichen Abteilungen redundant vorgehalten werden. Eine dezentrale, mehrfache Pflege entfällt. Sie stellen somit sicher, dass wiederkehrende Textpassagen Ihrer Geschäftskorrespondenz stets den gleichen Wortlaut haben und nicht ständig neu formuliert werden müssen. Auch haben alle entsprechenden Mitarbeiter Zugriff. Eine Verwendung veralteter Texte durch Unwissenheit über eine neue Version ist ausgeschlossen.

Die Textbausteine sind in nscale revisionssicher archiviert und somit vor Verlust geschützt. Durch eine Versionierung bleiben ältere Stände erhalten und sind jederzeit wiederherstellbar. Nach einer Aktualisierung kann auf die entsprechenden Texte innerhalb von Microsoft Word direkt zugegriffen werden, ohne einen Umweg über einen eigenen Dateipfad und das fehleranfällige Copy-and-Paste gehen zu müssen.

nscale-VertragsmanagementVertragliche Klausel

Allgemeine nscale-TextbausteineDatenschutzerklärung

Die Grafik symbolisiert ein Microsoft Word-Dokument, das zwei verschiedene Textbausteine aus unterschiedlichen nscale- Quellen enthält.

Umlaufmappe

nscale stellt seinen Anwendern einen einfachen und intuitiv zu bedienenden Laufzetteldesigner zur Verfü-gung. Mit dem digitalen Laufzettel bzw. der Umlauf-mappe lassen sich Prozessabläufe ad hoc durch den Anwender selber erstellen und sofort nutzen. Einfache Freigaben bis hin zu komplexen, mehrstufigen Abläu-fen sind möglich. Der Anwender kann hierbei vorgefer-tigte Module (z. B. eine Freigabe oder Kenntnisnahme) per Drag & Drop mit Nutzern verbinden und in eine strukturierte Reihenfolge bringen. Ein optionales Eska-lationsmanagement komplettiert die nscale-Umlauf-mappe.

Teilen und Veröffentlichen

„Informationen teilen“ bedeutet im Umfeld von DMS & ECM, eine Information (beispielsweise ein Dokument) einem Dritten zur Verfügung stellen zu können, ohne erst umständlich Berechtigungen einrichten zu müssen. Die Einfachheit der Nutzung ist auch hier der entschei-dende Faktor: in nscale können (berechtigte) Nutzer Informationen einfach per Kontextmenü freigeben. Es wird ein spezieller Link auf die Information generiert, mit dem der Informationszugriff auch außerhalb des nscale-Kontextes möglich wird.

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Integrationen für Microsoft Office

Wir möchten unseren Kunden stets reibungslose Arbeitsabläufe gewährleisten – im besten Fall ergänzen sich die eingesetzten Lösungen und vermeiden zusätzliche Arbeitsschritte. Effizienz- steigerung ist das Stichwort.

In den allermeisten Unternehmen gehört die Arbeit mit Programmen des Microsoft Office-Paketes zum alltäglichen Geschäft. Für diese bietet nscale ein breites Angebot an Erweiterungen. Beim Arbei-ten mit Microsoft Office werden ständig Dokumente neu erstellt, verändert und gespeichert. Mit nscale Office bieten wir Ihnen ein Modul, das sich in Microsoft Office als Add-in integriert. Das Ablegen und Öffnen, beispielsweise eines Microsoft Word-Dokumentes, geschieht analog zum Ablegen in der loka-len Ordnerstruktur. In Windows unterscheiden sich nscale-Ordner nicht von „normalen“ Ordnern.

Vorlagen

Oft erstellen Mitarbeiter neue Dokumente auf Basis verschiedener Vorlagen. Dies unterstützt nscale durch ein Vorlagenmanagement. Dieses ist erweiterbar; die nscale-Vorlagen lassen sich mit den nativen Microsoft Word-Dokumenteigenschaften kombinieren.

Verknüpfen Sie Ihre Vorlagen mit der Übertragung von nscale-Attributwerten in native Eigenschaften eines Dokumentes: es entsteht nicht nur ein Dokument aus einer Vorlage, zusätzlich werden nscale- Verstichwortungsdaten zu Informationen bzw. Texten in das Dokument dynamisch übernommen. Es besteht die Möglichkeit, Vertragseigenschaften wie beispielsweise die Daten des Vertragspartners in Microsoft Word-Dokumente zu übernehmen oder ein Dokument aus einer Vorlage anzulegen, wel-ches ebenfalls bestimmte Metadaten des Vertrages übernimmt. Die Vorlagenverwaltung von nscale ermöglicht im Kontext von nscale HR beispielsweise aus einer Belobigungsvorlage eine konkrete Belobigung für einen bestimmten Mitarbeiter zu erstellen, in wel-cher nscale-Verstichwortungsdaten wie Name, Personalnummer etc. bereits ausgefüllt sind.

nscale HR. Menü in nscale Cockpit zum Erstellen eines neuen Dokumentes anhand einer Vorlage.

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Auszug unserer Kunden, die mit nscale HR erfolgreich arbeiten

» DKB Service GmbH

» Goldbeck GmbH

» Hanse Merkur Versicherungsgruppe

» IHK für München und Oberbayern

» Universitätsklinikum Ulm

nscale HR als Teil der Informationsplattform nscale

Die Informationsplattform ist die Basis aller Produkte und Lösungen der Ceyoniq Technology. nscale HR ist ein Teil dieser Welt.

Vielleicht sind für Sie auch weitere Module und Lösungen im Kontext von nscale interessant?Näheres in unserem Übersichtsplan, der ntube, unter: www.ceyoniq.com/ntube

Erleben Sie die Vielfalt von nscale!

Speicher Cloud-Speicher

Print On Demand

Scan-Client

nPA Ident

Sicherheit

Upload

nscale C

O

Business

Act

ivity

Monito

ring

Web-FormulareWeb Oberflächen mit typischen Eingabemasken, technologisch in Web Content Management Systemen oder als Portlets (JSR 168).

Inte

grat

ion

Offi

ce

Win

dow

s

Web

Pipeliner

Mo

bile

FinanzenBuchhaltungControlling

Legal Dept.Vertragsmanagement

AdministrationPersonalwesenPoststelleReisestelleFuhrparkLiegenschaften

VertriebKundenakten (Debitoren)Projektakten

EinkaufLieferantenakten (Kreditoren)Bestellakten

ITBetriebMonitoring

ProduktionForschungEntwicklungKonstruktion

LeitungGeschäftsführungVorstandGesellschafterAktionäreInhaberKommanditisten

De-MailKommunikationsmittel zur „sicheren, vertraulichen und nachweisbaren“ Kommunika-tion im Internet (§ 1 Abs. 1 De-Mail-Gesetz).

Kommunikationsmittel zur „sicheren, vertraulichen und nachweisbaren“ Kommunika-tion im Internet (§ 1 Abs. 1 De-Mail-Gesetz).

EGVP / OSCIOnline Services Computer Interface (OSCI) ist ein Protokollstandard für die öffentliche Verwaltung.

FAXEin Fax oder auch Fernkopie genannt, ist die Übertragung eines oder mehrerer Dokumente in Form eines in Linien und Pixel gerasterten Bildes über das Telefonnetz.

Reportsfrüher als COLD (Computer Output on Laser Disk) bezeichnet.Verarbeitung typischer grün-weiß gestreifter Leporello Papier Ausdrucke.

ImportImport von gängigen Computerformaten wie

xDomea, PXML, XML, XAIP,CSV, EDIFACT usw.

BriefpostBriefpost sind geschlossene und offene Briefsendungen, die nicht als Paketpost behandelt werden oder dem Zahlungsverkehr dienen.

Papier-AktenAkte (Dossier, engl. file) ist eine Sammlung von Schriftstü-cken jeder Art mit dem Ziel einer geordneten Aufbewah-rung und ein zentrales Objekt der Schriftgutverwaltung.

Öff

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De-Mail

E-MailAusgehende E-Mails werden direkt vom Server geschickt. Dabei können Reply Adressen von Anwendern, Akten, Prozessschritten etc. verwendet werden.

FAXServerseitiger elektronischer Faxversand direkt vom Computer, ohne angeschlos-senes Faxgerät.

ExportExport in gängige Computer-formate wie: xDomea, PXML, XML, XAIP,CSV, EDIFACT usw.

BriefpostAusgehende Briefe werden ggf. portooptimiert verschickt.

Akten & PapierAkten, Dokumente und Datenträger können nach Ablauf der Aufbewahrungs-fristen vernichtet werden, um Lagerraum freizugeben. au

sgeh

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Pap

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Technologie Fachabteilungen

Fachanwendungen und Fachverfahren zur Unterstüt-zung des Anwenders bei der Sachbearbeitung.

VertikaleLösungen

Abteilungsübergreifende Lösungen, die Informationen und Prozesse im Unterneh-men unterstützen.

HorizontaleLösungen

Automatisierte Prozesse in Organisationen, um Transport-, Bearbeitungs- und Liegezeiten zu optimieren.

Geschäfts-prozesse

Mini Apps

SystemIntegration

Services

SAP

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NA

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Sage

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K

JDEd

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Anbindung an Microsoft SharePoint zur Versorgung des Benutzers mit Informati-onen aus Dokumenten.

SharePoint

Anbindung an Mail Systeme wie Microsoft Exchange, Novell Groupwise oder Lotus Notes.

Mail-Server

Erfassen von Daten bzw. Dateien von File Servern, um diese in automatisierten Geschäftsprozessen verwenden zu können.

File-Server

Orchestrierung ERP / CRM Systeme Backend - Systeme Legende

Branchen

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64

70

OpenSearch

WebDAV

RSS

Alerts

(Such

- RSS)

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CALURL &

Shell Aufru

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Windows S

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Web SDK

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Monito

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E

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13

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eKanzlei

nscale RE

Bau

Reise

Healthcare

Industrie

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eGOV

1085s

Dokumententrennung

Seitentrennung

Steuercode-Filter

Zeichensatz-

Umwandlung

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Postfach-Entleerung

Post-Nachsendung

Sortieren & Filten

Scan

Klassifikation

Extraktion

Validierung

Nacherfassung

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54

Abholung

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30

TransparenzDateisystem

Archivierung

logisches

Löschen

ncloud Backup

Amazon S3

swift

Attach

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Extraktio

n

33

Attribut-M

apping

34

Archive-Link

Workflow-

Integration

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Integration Line

Storage Line

Output Line Pro

Business Line

nscale SBS Smart Business Solution

Capture Line

CI & NCI

CI

NCI

Cloud Capture Line

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Enterprise Service Bus

CMIS | SOAP

CMIS | REST

REST

404142

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Zeitste

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58

Erweiterungen derFunktionalität

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32

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LDAP Directory

SchlüsselserverSSO

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Datenarchivierung

externe Workflows

Dokumente zu

Transaktionen

Scanstraße

Invoice Management

Volldate

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Exporter

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CrawlerStubbingProfile

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Tape | TSM

SAN | NAS

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NetAPP

Gruppenpostfach

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Rechnungen

Fach

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ng

Buchung

SAP Export

Datev E

xport

Diamant

Export

Funktionspostfach

Samm

elpostfach

OCRPDF/a 1a Erstellung

Barcode

Sonderbehandlung

Vertraulich

Sonderbehandlung

Persönlich

Qualitätsprüfung

Beweiswertprüfung

Einlagerung

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Vernich

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Formatieren

Zusamm

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White Space

Managem

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Serienbriefe

Konvertieren

Multi-Channeling

Kanalselektion

Personalisieren

Tasks

Template

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Output Management

Archive ManagementK

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obi

lien

...

POP3 Schnitt

stelle

nscale IM

optionale Funktionen und Features

Funktionen und Features (Grundausstattung)

zukünftige Funktionen und Featurest

7 Verweise auf Erklärungen auf der Rückseite

Daten- oder Prozesslinien, oderzusammenhängende Funktionen

Linien, die an anderer Stelle fortgeführt werden

beratungsbedürftige Funktionen und FeaturesBitte den individuellen Einsatz mit dem Consulting klären

experimentelle Funktionen und FeaturesBitte die individuelle Verfügbarkeit mit F&E klären

Verbindungen / Verzweigungen

nscale Q

M

9

MFP

xTernal Connector

XSLT-

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Aufgabe

Kenntnisn

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Freigabe

Nachrichten

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Übernahm

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Bearbeitu

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Wiederv

orlagen

Teilen

Abonnieren

Teamsp

aces

BloggenLikes

Komm

entare

Insta

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Mess

agingScreen Sharin

g

White

board

ForenAd-Hoc strukturiert

Wikis

Ordner &

Akte

n

Dokumente

Kontakte

& K

alender

Attrib

ute

Koordinate

n

Versionen

Ösen

Volltext

Previe

ws

Thumbnails

Big Data

TripleSto

re

RenditionsAnnotationenDatenextraktion

Notizen

RetentionExpiration

Workflow Service Collaboration Service Repository Service

Business Process Management Social Media Document Management

Client Line

E-MailE-Mail ist eines der Standard-Kommunikations-werkzeuge zwischen Unternehmen und unterliegt inzwischen den gleichen Regularien wie andere Geschäftspost.

Russisc

h

Englisch

Deutsch

Franzö

sisch

Load Balancing

http / httpsHochverfügbarkeit

Client Zertifikate

Polnisc

h

Arabisc

h

Türkisc

h

Serv

er

BusinessLayer

Belegflussrichtung: die Informationen fließen hier nur in die angegebene Richtung, nicht zurück

Mailroom

Par

tner

nscale M

GT

Barrierefreiheit

KGSt

Aktenplan

NKF

Aktenplan

3rd PartyIntegration

API

COM

JAVA

.NET

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Output Line

SAP Line

EGVP / OSCIOnline Services Computer Interface (OSCI) ist ein Protokollstandard für die öffentliche Verwaltung.

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integrierte Funktionen und Features, die mit Unterstützung von Partnern angeboten werden

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Ein-Auslagerungund / oderVernichtung

TR-RESISCAN

SO/HO

FremdarchivIntegration

Content Provider

CIFS/NFSFTP/HTTPFrem

d-DMS

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Hooks

ActionsJobs

SOA

Web Services

nscale

EDU

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Der Einsatz von nscale HR entlastet Ihre Personalabteilung deutlich. Profitieren Sie von den vielfältigen Möglichkeiten!

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