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PiSA sales Groupware-Connector

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Der PiSA sales Groupware-Connector synchronisiert Termine, Ressourcen und E-Mails vollautomatisch mit dem PiSA sales CRM und wahlweise mit

dem Microsoft Exchange-Server oder dem Lotus Domino-Server.

Ihre Termine synchron mit Outlook oder Lotus Notes

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Ihre Vertriebs-, Marketing- und Servicemitarbeiter können Termine wahlweise im PiSA sales CRM oder in den Groupware-Clients Outlook bzw. Lotus Notes organisieren, ohne diese manuell in die jeweils andere Anwendung übertragen zu müssen. Dies spart Zeit und sichert die automatische Benachrichtigung aller Terminteilnehmer nach der Neuanlage oder der Modifikation von Terminen.

Während der PiSA sales Groupware-Connector für die Aktualität der Daten in beiden Sys-temen sorgt, zeigt der PiSA sales Kalender alle synchronisierten Termine sowie andere Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter im CRM-System an. Im PiSA sales Kalender können Sie sich freigegebene Kalender anzeigen lassen und komfortabel die Verfügbarkeit Ihrer Kollegen prüfen. Dabei sind Vorgangsinformationen, beteiligte Personen, angehängte Dokumente etc. direkt aus dem Termin heraus aufrufbar. Ihre Privatsphäre ist durch die spezielle Be-handlung privater Termine optimal geschützt.

Das System bietet Ihnen auch die Möglichkeit, E-Mails aus einem definierten Import-Ordner (z.B. Anfragen) automatisch in das PiSA sales CRM zu importieren. Diese Funktion steht Ihnen ab Microsoft Exchange Server 2007 und EWS-Connector sowie ab Lotus Notes Domino Server 7.0 zur Verfügung. Darüber hinaus ist ab Microsoft Exchange Server 2010 der automatische Import von technischen Ressourcen (z.B. Räume, Geräte oder Fahrzeuge) in das PiSA sales CRM möglich.

Die Vorteile auf einen Blick o vollautomatischer Abgleich des Kalenders o keine Verwaltung von Terminen in zwei Anwendungen, keine doppelte Datenpflege o die automatische Teilnehmer-Benachrichtigung sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter

stets aktuell informiert sind o Kalender von Nicht-CRM-Nutzern können ebenfalls mit dem PiSA sales CRM syn-

chronisiert werden, sodass CRM-Nutzer auch diese Termine mit CRM-Vorgängen (aus Vertrieb, Marketing und Service) verknüpfen können

o bei der Terminanlage in Outlook bzw. Lotus Notes können Sie über ein Add-in Teilnehmer und Anlagen direkt aus dem PiSA sales CRM auswählen

o Außen- und Innendienst sind immer auf dem aktuellen Stand: offline erstellte Termine, Besuchsberichte etc. werden nach der Synchronisation mit dem Group- ware-Server sofort im PiSA sales CRM hinterlegt und sind dort für die Teilnehmer sichtbar

o optimaler Schutz der Privatsphäre dank eines ausgereiften Zugriffsmanagements o analog zur Terminplanung wird die Ressourcenplanung massiv vereinfacht o der automatische Import von E-Mails z.B. im Leadmanagement reduziert Aufwände

merklich

Automatische Terminsynchronisation o automatischer Abgleich von Groupware-Terminen mit PiSA sales Terminen o wahlweise Anlage von Terminen im Outlook- bzw. Notes-Standard-Kalender oder im

PiSA sales Kalender, jeder eingelastete Termin wird automatisch in der anderen Anwendung angelegt, geändert und gelöscht

o Bestandteil der Kopplung sind alle wichtigen Termindaten, wie z.B. Terminart, Ort, Datum und Uhrzeit, Notizen zum Termin/Besuchsbericht, Terminkategorie, Teilnehmer, Teilnehmerstatus und verbundenen Daten wie Kontakte, Ressourcen und Datei-Anhänge

o automatische Verteilung der Termine an den Zuständigen o automatische Benachrichtigung der Teilnehmer o statusabhängige Synchronisation, z.B. werden abgeschlossene Termine nicht mehr

synchronisiert o konfigurierbares Zeitfenster (z.B. Synchronisation aller nicht abgeschlossenen

Termine im Zeitraum -7 bis +90 Tage) o Berücksichtigung des Arbeitszeitmodells (z.B. nur Synchronisation von Terminen

innerhalb der Arbeitszeit, ausgewählte Termine außerhalb der Arbeitszeit können bei Bedarf manuell synchronisiert werden)

o bei Export aus dem PiSA sales CRM werden Vorgangs- und Kontaktzuordnungen am Groupware-Termin übertragen, dadurch gehen wichtige, nur im PiSA sales CRM gepflegte Informationen nicht verloren

o einfache Konfiguration des Connectors in den persönlichen Einstellungen des Anwenders

Behandlung privater TermineDie spezielle Behandlung von privaten Terminen sichert die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter. An Terminen mit gesetztem Privat-Flag werden im PiSA sales Kalender nur Beginn- und End-Datum/Uhrzeit dargestellt (wichtig für Verfügbarkeitsprüfung). Alle anderen Informationen sind nicht sichtbar, auch nicht für den Administrator.

Optional kann ein Dienst im PiSA sales CRM automatisch alle vergangenen privaten Termine löschen.

Kalender im PiSA sales CRM

Komfortables Anlegen von Terminen in Outlook oder Lotus NotesDurch das modulare Kopplungskonzept des PiSA sales CRM müssen Ihre Mitarbeiter bei Einsatz des PiSA sales Groupware-Connectors nicht auf Features verzichten, die von der clientseitigen Kopplung bereitgestellt werden. So stehen Ihnen z.B. bei der Terminbear- beitung in den Groupware-Clients weiterhin die Funktionen zur direkten Auswahl von Teilnehmern und Dokumenten aus dem PiSA sales CRM zur Verfügung.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Abgleich redundanter Kontaktdatenbestände entfällt. Ihren Mitarbeitern werden entsprechend der im CRM-System definierten Zugriffsrechte nur die für sie relevanten Kontakte zur Auswahl angezeigt.

Automatischer Import von Ressourcen o Import von Raum- und Geräte-Ressourcen o Import von Ressourcen von verschiedenen Groupware-Servern (z.B. je einer pro

Niederlassung) o Verwendung von Ressourcen an Terminen

Automatischer E-Mail-Import o automatischer Import von E-Mails aus einem bestimmten Ordner o zu importierende E-Mails, die einem definierten Filter entsprechen, können

automatisch in den Import-Ordner verschoben werden o zu importierende E-Mails können auch manuell in den Import-Ordner verschoben

werden

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