Workshop zu Groupware und Wissensmanagement

Prof. Dr. Ludwig Nastansky

Universität PaderbornWirtschaftsinformatik 2 – FB 5

Prof. Dr. Ludwig NastanskyWarburger Str. 100, 33098 Paderborn

Tel.: +49-5251-603368http://gcc.uni-paderborn.de

Workshop zuGroupware und Wissensmanagement

Carsten Huth – Stefan Smolnik

MTP-Regionalleitertreffen

Hamburg, 10. November 2001

C. Huth & S. Smolnik @ MTP

„Wir ertrinken in Informationen und hungern nach Wissen“

(John Naisbitt, *1929)

Überblick

Vormittag Konzeptionen, Paradigmen und Lösungen im

Kontext von Groupware und Wissensmanagement Nachmittag

Gruppenarbeit zur Erstellung eines Leitfadens für die Einführung des Wissensmanagements bei MTP


Agenda Vormittag

Vorstellung & Kontext Einführung zum Thema Groupware Theoretische Basis des Wissensmanagements Einsatzmöglichkeiten von Lotus Notes/Domino im

Wissensmanagement Einführung von Wissensmanagement in Organisationen Diskussion


Agenda Nachmittag

Gruppenarbeit: Lösungskonzeptionen für Wissensmanagement bei MTP

Zusammenführen der Ergebnisse zu einem Leitfaden für die Einführung des Wissens-managements

Abschlussbetrachtungen


„We live Groupware!“

Das Groupware Competence Center

Office-Umgebungen Knowledge Management Lehr- und Lernumgebungen Projektkoordination Workflow-Umgebungen Content Management

der Lehrstuhl Website (gcc.uni-paderborn.de)

Kommunikationsformen

1:1 1:n n:1 n:m

Klassifikation von Groupware nach Einsatzbedingungen

(Quelle: Steiger 2000: Wissensmanagement in Beratungsprojekten auf Basis innovativer Informations- und Kommunikationstechnologien: Das System K³)

Generationen von Messaging Systemen

I. Generation(nur Text)

II. Generation(Dateianhänge)

III. Generation(Rich Text, Graphik, OLE)

IV. Generation(Verknüpfungen auf externe Objekte)

Zeit

Funk

tiona

lität

A

The Evolution of collaborative and supporting technologies

Kommunikation, Kooperation und Koordination

KoordinationPush- und Pull-Modell mit Workflow und Synchronisation

KooperationKommunikation

Pull-ModellPush-Modell

WorkflowVirtual

Start Node

VirtualEndnode

Synchronization

Synchronization

Synchro-nizationnode

Synchronisation

Communication, Collaboration and Coordination

Messaging SharedDatabase

DevelopmentFramework

COORDINATION

E-Mail Conferencing

Workflow

COMMUNICATION COLLABORATION4th

GenerationMessaging

TrackingDatabase

Forms Routing

Klassifikationsschema nach Unterstützungsfunktionen

Koordinations-unterstützung

Kooperations-unterstützung

Kommunikations-unterstützung

E-Mail

VerteilteHypertext-Systeme

Video-konferenz -systeme

WorkflowManagement-Werkzeuge

spez . Daten-banken

Bulletin-Board-

Sys - teme

Gruppen-editoren

Planungs -systeme

Entscheidungs-und Sitzungs -unterstützungs -

systeme

Kommunikation

GemeinsameInformationsräume

Systemklassen:

WorkflowManagement

Workgroup Computing

Main groupware functionsGroupware fraution Application Notes

1. E-Mail an Messaging E-mail, electronic forms processing

Original groupware function

2. Document managment and information sharing

Improved information dissemination

Main use of company intranets currently

3. Collaborative authoring Team development of documents

Annotation, revision marking are key functions

4. Conferencing Text conferencing, video conferencing, whiteboarding

Relates to electronic meeting support functions

5. Time management Calendar and group scheduling

6. Groupware for management and decision support

Remote and distributed access facilities incuding replication and access control

Functions used for managing their functions

7. Ad hoc workflow Loosely coupled collaboration

8. Structured workflow Structured management of tasks

Groupware als Middleware betrieblicher Informationsverarbeitung

Groupware-Plattform

Applikations- und Frontendsysteme

EIS Workflow Management Workgroup Computing

PM-Tools Textverarbeitung Präsentationsgraphik

Betriebssysteme, Netzwerke, Operative Systeme

DOS / WIN UNIX WAN / LAN Internet

DB/2 SAP R/3 Oracle Intranet

Fragen, Anmerkungen & Diskussion

[email protected]@notes.upb.de gcc.uni-paderborn.de

Übersicht: Einführung von Wissensmanagement in Organisationen

Generell zu diesem Teil: Eher Methodenbündel und Einzelaspekte als integrierte Strategie

Change Management Ansatz einer Situationsanalyse bei MTP KM Einführungsstrategien

GCC KPMG

Einzelaspekte Managen von Wissen/Wissensnutzung (Accenture) Erfolgsfaktoren (Accenture) Ein Unternehmenswissensmanagementmodell (Arthur Andersen) Rollen der KM-Organisation (Accenture)

Stages in Reengineering

Know whatyou want

Make aplan

Do it

Monitor(Metrics)

Review and changeHow you do it(Continuous

Improvement)

(Quelle: Chaffey 1998: Groupware, workflow and intranets)

Change Coaching

Change Coaching – Vom Wissensmanagement-Projekt zum Wissensmanagement –Programm

In der Vergangenheit wurden in den Unternehmen zahlreiche Projekte gestartet, ohne konsequente Ausrichtung auf Unternehmensziele, bzw. ohne organisatorische und kulturelle Verankerung im Unternehmensalltag. Häufig konnte so der Nutzen für das Unternehmen nicht klar dargestellt werden und die Akzeptanz durch die Mitarbeiter wurde nicht in gewünschtem Maße erreicht.

Um beide Fehler zu vermeiden bedarf es einer überzeugenden Einführungsstrategie, die sowohl anhand von Pilotprojekten, als auch mit einem parallelen Change-Management, den richtigen Weg beschreitet.

Unternehmen auf dem Weg vom Projekt zum Programm zu begleiten, ist eine der Kernkompetenzen des IfeM.

(Quelle: www.knowledgemarkt.de)

Situationsanalyse bei MTP Hohe Fluktuation der studentischen Mitarbeiter

Wissen muss jeweils neu aufgebaut werden Groupware Plattform ist vorhanden, wird aber nicht effektiv für KM

genutzt Konkrete Wissensarten im MTP Kontext

Spezielles Projektwissen (Projektergebnisse/-berichte)Kontakte zu Unternehmen, Erfahrungsberichte

Spezielles MTP-Wissen bzgl. Marketing Anwendungswissen für Werkzeuge, Infrastruktur Wissen über Abläufe Allgemeines Marketingwissen Wissen über Aufgaben Wissen über externe Partner (Wissen z. B. über Universitäten, ...) Wissen über Kompetenzen von Personen, Skill-Profile BSC, Informationen über zukünftige Ziele

Wissenskategorien


GCC Erfahrungen

Nicht zuviel „Druck“ von oben (Top down) Motivierendes Einstiegsbeispiel suchen, das

direkten Nutzen verspricht (Insel, Bottom up) Jo-Jo Strategie ist erfolgsversprechend

Schulung ist wichtig Spezielle Ressourcen für KM bereitstellen Grundlage: Alle Informationen elektronisch

Wie sollte ein Unternehmen mit der Einführung des Wissensmanagement beginnen ?

KPMG: Die Erfahrung lehrt, daß ein kombinierter Veränderungsprozeß von oben

nach unten (top down) und von unten nach oben (bottom up) unterstützt durch eine entsprechende Informationstechnik erfolgversprechend ist.

Die Unternehmensleitung muß sich eindeutig zum Wissensmanagement bekennen: "Wissensaufbau und -transfer ist von großer Bedeutung für die Sicherung einer anhaltenden Wettbewerbsfähigkeit unseres Unternehmens. Führungskräfte und Mitarbeiter werden daran gemessen."

Führungs- und Anreizsysteme sind unter Wissensgesichtspunkten zu reformieren. Insbesondere sind entsprechende Indikatoren zu entwickeln, den Geschäftserfolg unter Wissensgesichtspunkten zu messen.

Ein "Best Practice"-Prozess zum Wissenstransfer im Unternehmen, in das Unternehmen und aus dem Unternehmen hinaus (z.B. zu Zulieferern) ist zu strukturieren.

Ein dreistufiges Informationssystem ist aufzubauen: "Wer weiß was?", Diskussionsforen (über Intranet, Groupware-Anwendungen) und konsolidierte Datenbanken.

(Quelle: www.kpmg.de)



GCC KPMG


Managen von Wissen - Zersiedelung

”Sie haben das auch gemacht?"

Wie lässt sich organisatorische Zersiedelung entschärfen?

Institutionalisieren formaler knowledge-sharing Aktivitäten,

zentralisiertes Training, virtuelle Meetings sowie regelmäßige Treffen können dazu beitragen, eine Kultur des ‘Teilens’ zu etablieren.

Managen von Wissen - Amnesie

”Ich kann mich nicht erinnern, wie ich das Problem das letzte Mal gelöst habe”

Erinnerungsstützen:Jedes Projekt muss dokumentiert werden: Erfolge Niederlagen Erfindungen Quellen Kontakte

Managen von Wissen – Hohe Arbeitsbelastung

"Sorry -- ich hab’ zu viel zu tun, keine Zeit"

Mitarbeiter müssen ermutigt werden, zu teilen: Vorbildfunktion des Führungspersonals Mitarbeiter müssen ‘Zeit’ für Wissensverbreitung

erhalten Belohnungen Knowledge-Sharing muss akzeptiert und erwartet

werden Anerkennung

Managen von Wissen – Mangelnde Benutzerfreundlichkeit

”Es ist zu schwierig - ich lass’ es bleiben”

Eine effektive Unterstützung der Anwender ist notwendig: Nutzen des Systems (aus inhaltlicher und funktionaler

Perspektive) Beantwortung traditioneller technischer Fragen

Managen von Wissen – „Hamstern“

”Ich kann es Ihnen nicht sagen, weil Sie mich dann mit meinem Wissen überrunden können.”

Wie diese Einstellung gemindert werden kann: Bei einer Beförderung wird keine Person ‚ersetzt’, Selbstschutz ist nicht notwendig, und eine

Motivation für das Hamstern von Wissen ist nicht vorhanden,

Sichere Umgebung, innerhalb derer ohne Angst Vorschläge etc. gemacht werden.

Commitment auf den Führungsebenen: KM entfaltet sich, wenn Manager als Coach und Mentor auftreten.

Erfolgsfaktoren Information

Aktualität der Informationen Vermeiden Information Overload

Welche Information will/ braucht die Zielgruppe?

Erreicht Information die Zielgruppe? Die Sprache des Kunden sprechen Professionalität der Medien

Ziel: Befähigung der Mitarbeiter zur Arbeit mit einem neuen System.

Instrumente:Classroom Based Training

Vorteile: hohe Lernintensität, Dialog Nachteile: Informationsverlust (Multiplikatoren), Reisen

CBT / IBT Vorteile: eigene Lerngeschwindigkeit, Lernkontrolle Nachteile: Ablenkung, erfordert höhere Konzentration, kein Dialog

Teleteaching Vorteile: direkt am Arbeitsplatz, interessante Themenaufbereitung Nachteile: Eigeninitiative, nur begrenzt einsetzbar

Qualifikation

Erfolgsfaktoren Qualifikation

Kenne die Zielgruppe und die zu lehrenden Prozesse!

Commitment der Führungsebenen (Zeit, Ressourcen…)

Test/Pilotierung der Maßnahmen Gründliche Multiplikatorenauswahl Die Sprache des Kunden sprechen Professionalität der Medien

Ziel: Aufbau eines informellen Netzwerkes als “Hilfe zur Selbsthilfe”.

Instrumente:Austauschprogramm

Vorteile: Ergänzung des Trainings durch Praxisbezug, schnelleres “learning by doing”, Förderung informeller Netzwerke

Nachteile: Abwesenheit vom ArbeitsplatzBetriebsunterstützung / Qualitätszirkel

Vorteile: Bündelung der Erfahrungen (best practice), direkter Ansprechpartner und Botschafterfunktion für die Entwicklung

Nachteile: hohe Personalintensität

Erfahrungsaustausch

Erfolgsfaktoren Erfahrungsaustausch

Commitment der Führungsebenen (Zeit, Ressourcen…)

Test/Pilotierung der Maßnahmen

Speziell Betriebsunterstützung/ Qualitätszirkel: “Den Worten Taten folgen lassen” Regelmäßigkeit



GCC KPMG


Unternehmenswissensmanagement-Modell von Arthur Andersen


Rollen der KM-Organisation bei Andersen Consulting


Fragen, Anmerkungen & Diskussion

[email protected]@notes.upb.de gcc.uni-paderborn.de

Workshop zu Groupware und Wissensmanagement

Documents

Transcript of Workshop zu Groupware und Wissensmanagement