Workshop zu Groupware und Wissensmanagement

Prof. Dr. Ludwig Nastansky

Universität PaderbornWirtschaftsinformatik 2 – FB 5

Prof. Dr. Ludwig NastanskyWarburger Str. 100, 33098 Paderborn

Tel.: +49-5251-603368http://gcc.uni-paderborn.de

Workshop zuGroupware und Wissensmanagement

Carsten Huth – Stefan Smolnik

MTP-Regionalleitertreffen

Hamburg, 10. November 2001

C. Huth & S. Smolnik @ MTP

„Wir ertrinken in Informationen und hungern nach Wissen“

(John Naisbitt, *1929)

Überblick

Vormittag Konzeptionen, Paradigmen und Lösungen im

Kontext von Groupware und Wissensmanagement Nachmittag

Gruppenarbeit zur Erstellung eines Leitfadens für die Einführung des Wissensmanagements bei MTP


Agenda Vormittag

Vorstellung & Kontext Einführung zum Thema Groupware Theoretische Basis des Wissensmanagements Einsatzmöglichkeiten von Lotus Notes/Domino im

Wissensmanagement Einführung von Wissensmanagement in Organisationen Diskussion


Agenda Nachmittag

Gruppenarbeit: Lösungskonzeptionen für Wissensmanagement bei MTP

Zusammenführen der Ergebnisse zu einem Leitfaden für die Einführung des Wissens-managements

Abschlussbetrachtungen


Agenda Vormittag




Kontext

Papierlose Büroumgebung / Virtuelle Gemeinschaften Office-Management Computer-basiertes Lehren

und Lernen Projektkoordination Workflow-Umgebungen Content Management

der Lehrstuhlwebsite


„We live Groupware“

Agenda Vormittag




Motivation

Wissen ist der entscheidende Produktionsfaktor neben den klassischen Faktoren Arbeit, Rohstoffe und Kapital

Wettbewerbsvorteile aus Wissensvorsprung und der Fähigkeit, überlegenes Wissen in marktgerechte Geschäftsprozesse zu überführen


Eigenschaften von Wissen

die Gesamtheit der Kenntnisse und Fähigkeiten, die Individuen zur Lösung von Problemen einsetzen

theoretische Erkenntnisse, praktische Alltagsregeln und Handlungsanweisungen

stützt sich auf Daten und Informationen, ist im Gegensatz zu diesen jedoch immer an Personen gebunden

wird von Individuen konstruiert und repräsentiert deren Erwartungen über Ursache-Wirkung-Zusammenhänge


[Probst et al. 1999]

Matrix der Wissensarten


Wissen Individuell Kollektiv

ImplizitIndividuellesWertesystem

Innere EinstellungProzedurales Wissen

Persöhnliches Erfahrungswissen

Organisatorische VerhaltensregelnUnternehmenskultur

Unternehmerische Erfahrungen

ExplizitDokumentierbares Fachwissen

Deklaratives WissenKodifizierbare Erfahrungen

Statistisches Wissen

Richtlinien, PrinzipienProzessdefinitionen

Verfahren und Methoden

Wissensmanagement

Accenture: ”Knowledge Management ist der systematische Ansatz, das kollektive Wissen innerhalb eines Unternehmens zu erhöhen. Es beinhaltet das Sammeln, das Einordnen, das Verknüpfen, das Strukturieren sowie das Verteilen und Anwenden des Wissens.”


Bausteine des Wissensmanagements


Wissens-identifikation

Wissens-erwerb

Wissens-nutzung

Wissens-bewahrung

Wissens-(ver)teilung

Wissens-entwicklung

Wissens-bewertung

Wissens- ziele

[Probst et al. 1999]

Kernprozesse

Pragmatische Bausteine Feedback


Discovery“Ich weiß was ich suche, aber ich kann es nicht finden!”

Organization“Warum muß ich mich an so vielen unterschiedlichen Plätzen informieren?”

„Warum bekomme ich soviele Informationen?“

Collaboration“Wie bringe ich Kollegen und Dokumente in einen Kontext um damit Aktionen abzuleiten?”

Expertise“Ich weiß nicht wer mir helfen kann!”

Quality “Ich habe eine Information,doch wie gut ist sie wirklich?”

Typische Probleme des Knowledge Managements

Agenda Vormittag




Lotus Knowledge Discovery System (1/11)- Strategie -


PEOPLE Kollegen Experten Kunden Anbieter Partner

PLACES Gemeinschaften Projekte Portale (z. B. K-Station) Lernumgebungen Teamtreffpunkte

THINGS Dokumente Datenbanken Kundeninformationen Web-Auftritte Präsentationen

Lotus Knowledge Discovery System (2/11)- Struktur -


Lotus Knowledge Discovery System (3/11)- Discovery Server -


Erstellen und regelmäßiges Aktualisieren einer Wissenslandkarte („K-Map“) ordnet und gruppiert Dokumente in einer Struktur

Generieren von Affinitäten zeigt Beziehungen zwischen Personen und Themen auf

Erzeugen von Expertenprofilen bewertet Fähigkeiten und identifiziert Know-how

Anwenden spezieller Algorithmen auf Basis von festzulegenden Messgrößen (z. B.: „A hat x mal Dokumente zu diesem Thema veröffentlicht“) liefert Einschätzungen über die Relevanz von Inhalten und Experten

Indizierung aller vorhandener Informationen ermöglicht die Suche nach Dokumenten, Personen und Themen

Lotus Knowledge Discovery System (4/11)- K-Map -


Lotus Knowledge Discovery System (5/11)- Affinities -


Lotus Knowledge Discovery System (6/11)- Kosten -


Server für das Lotus Knowledge Discovery System in einer tatsächlichen Produktivumgebung2-4 Server (Lastverteilung) à

2 oder 4 Prozessoren (aktuelle Generation) 1-2 GB Arbeitsspeicher 50-100 GB Festplattenkapazität Betriebssystem: MS Windows 2000 Advanced Server

Lotus Domino R.5.0.5 (für alle Server in einer vorhandenen Domino-Domäne)

Sametime-Infrastruktur

Lizenzkosten: 199$/User (ab Release 1.1)

Lotus Knowledge Discovery System (7/11)- K-Station – Überblick -


Kollaboratives PortalManagement/Organisation von persönlichen sowie

teambasierten InformationenVirtuelle Plätze für die teambasierte ZusammenarbeitZusammenarbeit und Kommunikation unabhängig

von Lokationen und Funktionsbereichen

Lotus Knowledge Discovery System (8/11)- K-Station – Architektur -


Places

CollaborationServices

PortalServices

PersonalPlace

CommunityPlaces

Real TimeAwareness/

Instant Messaging

SharedTeam

Workspace

PresentationNavigation

End UserEditing Tools

CustomizablePortlets Security

RapidResponse

MarketIntelligence

Innovation Custom

Lotus Knowledge Discovery System (9/11)- K-Station – Nutzen -


Personalisierte Benutzeroberfläche, die sich leicht den eigenen Anforderungen anpassen lässt

Vordefinierte Portlets für die Benutzeroberfläche

Persönliche Kontakte

Persönliche Lesezeichen

Plattformunabhängigkeit durch Browser-Zugriff

Browser Zugriff ermöglicht besseres Arbeiten für „nomadische“ Mitarbeiter

Lotus Knowledge Discovery System (10/11)- K-Station – MyPlace -


Lotus Knowledge Discovery System (11/11)- K-Station – Community Places -


Deutsche Bank AG


Knowledge Management – Mehr als nur Technik!

“Corporate Knowledge Management stellt eine unternehmerische Herausforderung ersten Ranges für die erfolgreiche Marktpositionierung weltweit operierender Finanzdienstleister dar. Die damit verbundene Verantwortung erfordert höchstes Führungsengagement. “

“Diese Herausforderungen können nur durch innovative Message-basierte IKT-Systemarchitekturen gelöst werden, welche die Kommunikation und Kollaboration von Mitarbeitern in koordinierbaren Geschäftsprozessen unterstützen. Derartige IKT-Systeme sind nach strategischen Gesichtspunkten einzuführen. Ihre operative Einführung und Umsetzung muss angesichts der umfassenden Auswirkungen auf Prozessketten an allen Arbeitplätzen in wohldosierten Life-Cycles geschehen.”

Expertenworkshop zu db-infopool - ArbeitsberichtGCC Uni Paderborn, Prof. Dr. Ludwig Nastansky

NetFicient (1/6)

Groupwarebasiertes Web-Publishing-Tool Veröffentlichung von Inhalten im organisationalen

Intranet oder im Internet Keine Web-Programmierungs- oder

Administrationskenntnisse notwendig Verschiedene Datenbankschablonen & vordefinierte

Dokumententypen Redaktions- und Wiedervorlageworkflow



Homepage Datenbankübersichtliche Menüstruktur mit Hauptkategorien und Unterpunkten

PowerPublishing Datenbankzentrale Publishing Komponente

Newspanel DatenbankVerweis auf besondersaktuelle Nachrichten

Feedback Datenbankpro Website oder Thema

Archiv Datenbanknach Ablauf des Veröffentlichungs-zeitraums werden Dokumente in der Archiv-Datenbank abgelegt

NetFicient (2/6)


KnowledgeBaseInformationspool mit Genehmigungs-workflow, Abo- und Statistikfunktion

FAQdynamische Wissens-datenbank mit integriertem Workflow zur kompetentenBeantwortung aller fachspezifischen Fragen

eTalkBasis für strukturierte und moderierte Diskussionen

eTeamsUnterstützung für die Kommunikation und Koordination der Projektteams

PinBoarddas elektronische “Schwarze Brett” für Angebote, Gesuche und sonstige Aushänge

ContainerelektronischerOrdner zum Download von Dateien

NetFicient (3/6)


NetFicientNewsEngine

relationaleDatenbanken NewsTicker Dateien

Agenten

NewsEngine Meta Ebene:• standardisierte Datenstruktur• Zeitintervall für den Agenten• ...

Agent

Dokumente für dieWeb Veröffentlichung

NetFicient (4/6)

NetFicient (5/6)


NetFicient (6/6)


PAVONE Enterprise Office (1/3)

Groupware-basiertes and prozessorientiertes Office System

Integriertes Korrespondenz-, Office-, Dokument-, Workflow-, Wissens- und Archivmanagement

Erweiterte Funktionalitäten für das Prozessmanagement Grafische Definition, Generierung und Pflege von

organisationalen Strukturen und Geschäftsprozessen Vollständige Internetintegration

Mehr als 15 Enterprise Office Installationen @ GCC


HyperbolicTree in Ansichten


Lotus Sametime

Synchrone Kommunikation Komplementär zur asynchronen Kommunikation Client & Server Online-Awareness Chat, IM Video Conferencing Application Sharing Nahtlose Integration in Applikationen, z. B. Mail-

File („Who is online?“)


Diskussionsumgebungen – Beispiel SmallTalk


Agenda Vormittag




„Lessons learned“

Prof. Dr. Fredmund Malik, Management Zentrum St. Gallen, in der WamS (05.08.01):

„Wissen kann man nicht managen - nur Mitarbeiter“

Technologieorientierung vs. Organisationsbetrachtungen

Zahlreiche Potentiale


Fragen, Bemerkungen und Diskussion

GCC @ Web: http://gcc.upb.de

Carsten Huth – Stefan SmolnikUniversität Paderborn

Wirtschaftsinformatik 2 – FB 5Prof. Dr. Ludwig Nastansky

Warburger Str. 10033098 Paderborn

Tel.: +49-5251-603889 / +49-5251-603375Email: {Carsten.Huth | Stefan.Smolnik}@notes.upb.de


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