Informatik und Gesellschaft 06. Juni 2002Wissensmanagement1 Sozio-technische Systemgestaltung am...

06. Juni 2002 Wissensmanagement 1

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Sozio-technische Systemgestaltung am Beispiel von Groupware und Wissensmanagement

Einführung:1. Theorie Sozio-technischer Systeme – 18.4.

Kooperationsunterstützung – Systeme, Methoden und Theorie2. Workflow – 25.4.

3. Modellierung von Systemen und Partizipative Groupware-Entwicklung: – 16.5.

4. Joint-Editing – 2.5.

Wissensmanagement und Collaborative Learning 5. Wissensmanagement: – 23.5.

6. Collaborative Learning: – 6.6.

7. sozio-technisches Kommunikationsmodell: 13.6.

8. Wissensintegration – 20.6.

Koordinationsunterstützung – Systeme, Methoden und theoretische Einordnung9. Awareness: 27.6.

10. Rating; Voting: 4.7.

11. Groupwaresysteme evaluieren: - 11.7

Schlussbetrachtung12. Defizite der Theorie sozio-technischer Systeme – 18.7.


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Bezug zur Theorie sozio-technischer Systeme

Woher wissen die am joint editing Beteiligten, dass sie gemeinsam editieren?

Wer oder was gehört zum Joint-Editing dazu, wo fängt es an und wann endet es?

Was müssen Groupware-Systeme für joint editing leisten, damit die Beteiligten ein System bilden können – welche Rolle spielt der Unterschied zwischen synchron und asynchron?

Wie wird ein Joint-Editing Prozess „am Leben“ erhalten? Was verbindet verschiedene Joint-Editing-Prozesse Muss Joint-Editing innerhalb eines sozialen Systems anders

unterstützt werden als zwischen sozialen Systemen


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Selbst-Konstitution = Anschlussfähigkeit

Eine Kommunikation ermöglicht die nächste

UND jede Kommunikation lässt sich als eine durch andere Kommunikationen ermöglichte verstehen

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Wissensmanagement

VorlesungSozio-technische Systemgestaltung am Beispiel von Groupware und Wissensmanagement

06. Juni 2002

Dr. Marc Diefenbruch


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Übersicht

Grundlagen des Wissensmanagements Funktionale Bausteine und Technologien Einführung von Wissensmanagement in

Organisationen Erfolgsfaktoren von Wissensmanagement


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Thesen zum Wissensmanagement

Intranet wird als „Internet im Unternehmen“ missverstanden

Die Inhalte der meisten Intranets haben geringe Informationsqualität

E-Mail wird als WM-System missbraucht und entwickelt sich zur gewaltigen „Informationsschleuder“

Konzeption und Einführung entscheiden über den Erfolg der richtigen Technik


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„Nur das relevante Wissen zählt!“

Wissen ist Fähigkeit, zu handeln und Entscheidungen zu treffen

Nur Wissen das konkrete Arbeitsabläufeunterstützt, erzeugt Nutzen für eine Organisation

Dieses qualifizierte Wissen ist das „Erfolgswissen“

Prozessorientiertes Wissensmanagementschafft die Voraussetzungen

Erfolgswissen muss situationsgerecht, d.h. zur passenden Zeit am richtigen Ort bereit gestellt werden.


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Gestaltungselemente des WM

Wissens-arbeiter

Wissens-arbeiter

Wissens-arbeiter

Wissens-arbeiter

Wissens-arbeiter

Wissens-arbeiter

WissensarbeiterWissens-arbeiter

Wissens-arbeiter

Wissens-arbeiter

Wissens-arbeiter

Wissens-arbeiter

Wissens-arbeiter

Wissens-arbeiter

Wissens-arbeiter

Communitys

Wissens-prozesse

Prozesse

Arbeits-schritt 1

Arbeits-schritt 1

Arbeits-schritt 2

Arbeits-schritt 2 ...... ...... Arbeits-

schritt n-1

Arbeits-schritt n-1

Arbeits-schritt n

Arbeits-schritt n

Arbeits-schritt 1

Arbeits-schritt 1

Arbeits-schritt 2

Arbeits-schritt 2 ...... ...... Arbeits-

schritt n-1

Arbeits-schritt n-1

Arbeits-schritt n

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Wissensbasis


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Geschäfts-prozesse

Wissen suchen und finden

Wissenstrukturieren

Wissen darstellenWissen verteilen und

kommunizieren

Wissen gewinnen und explizieren

Geschäftsprozesse und Wissensprozesse koppeln


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WM – Komplementäre Ansätze

„Präsentationsplattform“ unidirektionale

Informationsverteilung Zentrale Steuerung Hohe Ansprüche an Qualität und

Layout Eindeutige Rollenverteilung

(Autor, Content-Manager, Leser)

„Arbeitsplattform“ Freie, individuelle

Informationsverteilung Dezentrale Steuerung Schnelligkeit, Aktualität,

Zielgenauigkeit Wechsel zwischen Autor- und

Leserrolle

Wissensbasisz.B. Internet

AutorContent-Manager

Leser

Collaboration-Ansatz

Wissensbasisz.B. Intranet

Wissensarbeiter

Publishing-Ansatz


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Übersicht


Organisationen Erfolgsfaktoren von Wissensmanagement


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Verfügbare Technologien (1)

Dokumenten-Management-Systeme (DMS) – zentrale Speicherung und koordinierter Zugriff auf schwach

strukturierte Informationen– Metainformationen zur Klassifizierung der Dokumente– Zugriffskontrolle (Rechteverwaltung, Check-In / Check-Out)

Content-Management-Systeme (CMS)– qualitätsgesicherte Erstellung und Publikation von Dokumenten– Inhalt und Layout der Dokumente werden getrennt verwaltet– Publikationen werden erst bei der Veröffentlichung aus den

einzelnen Teilen dynamisch zusammengesetzt– strikte Rollenteilung zwischen den Produzenten (Autoren) und

den Konsumenten (Nutzern) von Inhalten


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Collaboration- & Groupware-Systeme (GW)– Mechanismen für die Kommunikation, Koordination, und

Kooperation von Mitarbeitern in Arbeitsgruppen– Werkzeuge wie E-Mail oder elektronische Kontakte-

Verwaltung– spezifischen Anwendungen wie Gruppenkalender,

gemeinsamen Bookmarks und Diskussionsforen Such- & Klassifikations-Systeme (SR)

– intelligente Algorithmen oder linguistische Konzepte, um Informationen zu suchen, zu organisieren, zu filtern, zu verdichten und zu visualisieren

– (automatische) Zuordnung von Dokumenten zu definierten Kategorien

– Aufbau von semantischen Netzwerke und Wissenslandkarten


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Workflow-Management-Systeme (WfMS)– Entwurf, Ausführung und Kontrolle von standardisierbaren

Prozessen– formale Prozessbeschreibung um Informationen,

Dokumente, und Ergebnisse von einer Aktivität zur nächsten Aktivität und von einem Mitarbeiter zum nächsten zu leiten

Agenten & Benachrichtigungs-Systeme (AB)– Informationen oder Hinweise werden den Mitarbeitern aktiv

zugespielt, ohne dass sie regelmäßig danach suchen müssen (Push-Prinzip)

– ereignisgesteuerte oder regelbasierte Benachrichtigungen– Zustellformen und -zeiten können i.d.R. frei festgelegt

werden.– „Awareness-Dienste“ machen den Mitarbeiter auf

Handlungsoptionen und Nutzenpotenziale aufmerksam


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Technologie-Einsatz im WM (1)Wissen

gewinnen und explizieren

Wissenstrukturieren

Wissen verteilen

Wissen darstellen

Wissen suchen

und finden

Dokumenten-Management-

Systeme

Content-Management-

Systeme

Workflow-Management-

Systeme

Collaboration- & Groupware-Systeme

Such- & Klassifikations-

Systeme

Agenten & Benachrichtigungs-

Systeme


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Funktionen• Autorenwerkzeuge• gemeinsame Arbeitsbereiche• automatisches Vergleichen und Verschlagworten

• Bewertungsfunktionen • Data-Mining-Systeme Funktionen

• Ordnerstrukturen• Metadaten • Hyperlinks • Ontologien und Thesauri

Funktionen • Wissenslandkarten• Personalisierung• Portale• Konvertierung undAggregation (z.B. XML)

• Multimedia / WebDesign

Funktionen• Volltextretrieval • Semantische Suche• Datenbanktechnologien• Agenten

Geschäfts-prozesse

Wissen suchen und finden

Wissenstrukturieren

Wissen darstellenWissen verteilen und

kommunizieren

Wissen gewinnen und explizieren

Funktionen • Shared Workspaces • Diskussionsforen & Chat-Rooms

• Change Agents• Workflow


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Übersicht


Organisationen Erfolgsfaktoren von Wissensmangement


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Einführung von Wissensmanagement (1)

Intranet Dokumentenmanagement Collaboration Skill-Management Wissenslandkarten

UnternehmenszieleErfolgsfaktoren,

Kernkompetenzen

Geschäftsprozesse

Quick Wins

Wissensziele

Wissensmanagement-Strategie

Wissensmanagement-Projekte


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Einführung vonWissensmanagement (2)

strategischeEbene

Wissensmanagement planen

operativeEbene

Wissensmanagement umsetzen

Wissensarbeitausüben

Wissensarbeitanalysieren

Wissensarbeitgestalten

Wissensarbeitkontinuierlichfördern undunterstützen

Wissenszieleevaluieren

Wissenszieledefinieren


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Einführung vonWissensmanagement (3)

Wissensarbeitausüben

Wissensarbeitanalysieren

Wissensarbeitgestalten

Konzeption von"Wissensarbeit

kontinuierl. fördern& unterstützen"

Konzeption von"Wissensziele

evaluieren"

Wissenszieledefinieren

Unternehmensziele,Unternehmensstrategie

Wissensziele,Wissensmanagement-

Strategie, Schwer-punkte, Pilotbereiche

Anforderungen zurGestaltung derWissensarbeit

Konzepte zurGestaltung derWissensarbeit

Konzept zurErfolgsmessung

Konzepte zurFörderung und

Unterstützung derWissensarbeit

Unternehmenszieleund -strategie

definieren

Einführungsprojekt

Umsetzung

1 2

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Übersicht


Organisationen Erfolgsfaktoren von Wissensmangement


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Erfolgsfaktoren (1)

Wissensmanagement auf Unternehmensziele ausrichten– Auswahl des passenden Ansatzes (Collaboration oder Publishing)

– Auswahl der zugehörigen Technologien

– prozessorientiertes Vorgehen

Wissensarbeit in die Arbeitsabläufe integrieren– „Wissensarbeit“ als Teil der täglichen Arbeit gestalten

– Geschäftsprozesse und Wissensprozesse möglich eng verzahnen

– Arbeitssituation und Informationsbedarf anderer Mitarbeiter transparent machen

„Betriebskonzept“ für Wissensmanagement vereinbaren– Zuständigkeiten & Verbindlichkeiten deutlich machen

– Anstoß und Fortführung von Diskussionen durch Moderatoren

– Support von Wissensarbeitern organisieren

– Standardtätigkeiten automatisieren


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Erfolgsfaktoren (2)

Vermittlung von Metawissen an die Mitarbeiter– Transparenz der Wissensprozesse

– Benutzung der Wissensmanagement-Technologie (aus Nutzersicht)

– Organisationsprinzipien des Wissensmanagements

– Wissen über die Qualität, Aktualität und Relevanz der Inhalte für die eigene Arbeit

– Wissen über die Bedeutung des eigenen Wissens für das Unternehmen und die Kollegen (z.B. durch Feedback, Rating, oder Annotationen)

Flexible Vergabe von Zugriffsrechten– Einfache Einschränkung ( Vertrauensschutz) oder Erweiterung (

Transparenz) der Empfängergruppe von Informationen

– Transparenz über die Zugriffsrechte selbst (Transparenz der Transparenz)


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Fazit: Wissensmanagement brauchtsozio-technische Lösungen !

• Geschäftsprozesse• Handlungen• Entscheidungen• Wissensbedarfe

• Erfahrungen / Erwartungen• Fähigkeiten / Kenntnisse• Anreize• Hemmnisse

• Intranet, Portale• Groupware, Workflow• Dokumentenmanagement• Suche und Navigation

• Visionen, Ziele• Strategien• Kultur / Leitbild• Aufbau / Struktur

Techno-logien

Techno-logien

Organi-sation

Organi-sation ProzesseProzesse

MitarbeiterMitarbeiter


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Bezug zur Theorie sozio-technischer Systeme - Fragen -

Überlegen Sie am Beispiel eines Wissensmanagements Systems zur Prüfungserfahrungen:

Wer gehört zu dem sozio-technischen Wissensmangement-System dazu, wer nicht (wie war das bei Joint-Editing)?

Wieso ist das System selbst-referentiell? Wie pflegt es seine Identität? Wie macht es sich ständig selbst neu? Wodurch entsteht im Wissensmanagement System

Anschlussfähigkeit? Machen sich die Träger des Wissens nicht selbst überflüssig, indem

sie zu dem System beitragen?

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