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Conclude – serving smart solutions.

PKM Kurzanleitung ServicePoint – E-Mail: servicepoint@conclude.com Telefon: +49 202 963 5030

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Das PKM aufrufen und einloggen

Das PKM erreichen Sie über die Internetadresse https://pkm.conclude.com

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Aktuelles mit dem DESKTOP im Blick behalten

Über die Hauptnavigation erreichen

Sie die Bereiche Archiv, Desktop,

Info und Suche

Auf der linken Seite befindet sich die

Navigation des Bereichs, in dem Sie

sich aktuell befinden

Ihre aktuellen Termine, offenen

Aufgaben, neue Nachrichten und

Dateien werden Ihnen auf einen

Blick im PKM Desktop angezeigt

Hier passen Sie die Größe der linken

Navigation an Ihre Anforderungen an

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Sonstige Navigation

PROJEKTE: Hier wechseln Sie ohne erneuten Login in ein anderes PKM Projekt

ÜBERSICHT: Zeigt Ihnen alle sichtbaren Archivordner und die Anzahl der darin befindlichen Dateien an

OPTIONEN: Hier ändern Sie Ihr Passwort und Kontaktdaten und erstellen eigene Verteiler bzw. Kontakte

HILFE: Hier finden Sie die aktuelle PKM Anleitung zum Download

LOGOUT: Beendet Ihre aktuelle PKM Sitzung – das PKM bitte IMMER über diesen Link verlassen

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“Meine” und “eigene” Dateien

Klicken Sie auf dem Desktop unter „Meine Dateien“

auf <Übersicht>, um alle Dateien einzusehen, die

Sie von anderen Teilnehmern erhalten haben Wählen Sie dort einen Filter, um z.B.

zwischen abgeholten und nicht abgeholten

Dateien zu wechseln

Wollen Sie alle Dateien einsehen, die bisher von Ihnen in das

PKM eingestellt wurden, öffnen Sie bitte die <Suche> und

setzen den Haken „Eigene“ unter Einsender.

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Der persönliche Nutzerbereich unter <OPTIONEN>

Klicken Sie auf <OPTIONEN> in der oberen

rechten Navigation und dann auf Ihren

angezeigten Namen – es öffnen sich Ihre

Kontaktdaten Kontaktdaten ändern

Der Knopf <Änderungen übernehmen>

speichert Ihre Eingabe

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Erstellung von persönlichen Verteilern

Markieren Sie dann die PKM-Teilnehmer, die in Ihren

persönlichen Verteiler aufgenommen werden sollen

Geben Sie zuerst einen Verteilernamen ein und

wählen Sie <Neu>, um diesen zu erstellen

Im Bereich <OPTIONEN> können Sie zudem persönliche

Verteiler erstellen. Diese stehen Ihnen dann in allen

Empfängerlisten zur Verfügung (Dateien, Nachrichten, etc.)

Schließen Sie Ihre Eingabe mit

<Änderungen speichern> ab

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Erstellung von persönlichen / globalen Kontakten

Im Bereich <OPTIONEN> haben Sie zudem die Möglichkeit neue

Kontakte anzulegen. Dies sind in der Regel Projektteilnehmer, die

über keinen eigenen PKM-Zugang verfügen. Den Kontakt können

Sie entweder per VCF-Datei importieren oder per Hand anlegen

Der Haken „öffentlich“ macht Ihren Kontakt auch für

alle anderen PKM-Teilnehmer sichtbar

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Das Archiv: zentrale Ablage aller Dateien

Öffnet das Archiv

Die linke Navigation

zeigt die aktuelle

Ordnerstruktur

Klicken Sie auf einen

Ordner um diesen zu

öffnen oder die

Unterordner einzusehen

Wählen Sie die gewünschte Ansicht (hier exemplarisch

dargestellt der Unterschied zwischen einer Standard-

und einer Planansicht

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Dateiupload: Dateien mit Merkmalen versehen – Auswerten

Mit der Auswahl der Funktion

<Dateinamen auswerten> setzt das

PKM voraus, dass die Dateien auf

Ihrer Computer bereits korrekt benannt

sind.

Das PKM ordnet die Dateien gemäß

dem Dateinamen automatisch dem

richtigen Verzeichnis zu.

So können Sie natürlich auch

verzeichnisübergreifend mehrere

Dateien gleichzeitig hochladen.

Bei größeren Planpaketen bietet sich

die Erstellung einer ZIP-Datei an. Das

PKM entpackt diese beim Upload

automatisch und weist die darin

befindlichen Dateien den

entsprechenden Verzeichnissen zu.

Über den Knopf <Neue Datei einstellen> gelangen

Sie in das PKM-Uploadfenster. Hier können Sie

Dateien von Ihrer Computer in das PKM hochladen

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Dateiupload: Dateien mit Merkmalen versehen – Ergänzen

Mit der Auswahl der Funktion

<Dateinamen ergänzen> setzt das

System den Dateinamen aufgrund

der von Ihnen getroffenen Auswahl

der angezeigten Merkmale

zusammen.

Neben der Auswahl des

Verzeichnisses wählen sie pro

Merkmal eine Ausprägung aus.

Eine Datei, die vor dem Upload in

das System auf Ihrem Computer

Planstand.pdf heißt, wird somit

durch PKM automatisch umbenannt

und heißt dann (wie im dargestellten

Beispiel) im System z.B. DEMO-

ARC-XX-TA-5-V-A_Planstand.pdf.

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Weiterleitung: Andere Teilnehmer jederzeit über Dateien informieren

Haben Sie beim Dateiupload einzelne

PKM-Teilnehmer aus Versehen nicht

informiert, können Sie dies im Anschluss

jederzeit nachholen.

Markieren Sie hierzu die betreffenden

Dateien und wählen Sie den Punkt

„Weiterleiten“ aus dem hier gezeigten

Menü aus.

Klicken Sie anschließend auf <Ausführen>.

Nun wählen Sie die Empfänger aus und

können einen Mitteilungstext schreiben.

Mit einem Klick auf <Senden> werden die

zuvor markierten Dateien weitergeleitet.

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Verschieben von falsch abgelegten Dateien

Haben Sie eine Datei im falschen Ordner

abgelegt, können Sie diese markieren

und wählen aus dem Menü <Umlagern

nach> aus.

Nach dem Klick auf <Ausführen> können

Sie den neuen Ablageort wählen.

Haben Sie Ihr Plandokument falsch benannt und wurde es unter „nicht zugeordnet / unsorted“ abgelegt,

können Sie den Dateinamen mit einem Klick auf das <I>-Symbol ändern.

Im folgenden Fenster können Sie den Dateinamen dann anpassen und per Klick auf <Auswerten und

Speichern> automatisch in das korrekte Ablageverzeichnis umlagern lassen. Ein Klick auf <Testen> zeigt

Ihnen an, wohin diese Umlagerung mit dem aktuell gewählten Namen führen würde.

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Datei-/Planlisten aus dem PKM heraus erstellen

Markieren Sie die Dateien, welche in der

Dateiliste aufgeführt werden sollen; keine

Auswahl exportiert alle Dateien.

Wählen Sie <Dateiliste erzeugen (Excel)>

im Menü und klicken Sie auf <Ausführen>.

Wählen Sie auf der folgenden Seite

Layout und Zustellungsart und

klicken Sie auf <Exportieren>.

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Papierkorb

Selektieren Sie die Dateien,

die in den Papierkorb

verschoben werden sollen

Aus dem Menü den Eintrag

<In den Papierkorb

verschieben> auswählen und

auf <Ausführen> klicken Dateien, die in den Papierkorb verschoben wurden, sind

durch ein rotes <U> vor dem Dateinamen gekennzeichnet.

Jeder Teilnehmer sieht nur seine Dateien im Papierkorb.

Ungültige Dateien können maximal in den Papierkorb

verschoben werden. Ein physisches Löschen einer Datei

aus dem System ist natürlich nicht möglich.

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Spaltenreihenfolge

ändern

Spaltenbreiten

anpassen

Filterfunktion im Spaltenkopf

(ähnlich wie in Excel)

Spaltensortierungen

(alphanumerisch)

Neue Grid-Ansicht ermöglicht eine individuelle Archivansicht

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Spalten ein- oder ausblenden

Persönliche Ansichten speichern

Persönliche Ansichten in Excel exportieren

Neue Grid-Ansicht ermöglicht eine individuelle Archivansicht

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Aufgabe & Workflows

Wollen Sie mehrere Aufgaben zeitgleich bearbeiten,

wählen Sie unter Ansicht die „Mehrfachbearbeitung“ aus.

Mit einem Klick auf <…> können Sie eigene Filter für die

Aufgabenübersicht definieren. Für mehr Details zu einer Aufgabe oder

Workflow, klicken Sie auf den Aufgabentitel

Um eine neue Aufgaben zu erstellen, klicken Sie auf dem

Desktop auf den Knopf <Neu> im Bereich „Offene Aufgaben“.

Workflows werden mit der „Weiterleiten“ Funktion aus dem

Archiv gestartet (vgl. Seite 12)

Die <Übersicht> zeigt

die Liste aller offenen

Aufgaben an.

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Detailierte Darstellung von (Workflow)-Aufgaben

Im oberen Bereich einer Workflowaufgabe können Sie eine

Prüfanmerkung eingeben bzw. Ihr Prüfergebnis auswählen

(hier gezeigt: nach erfolgter Prüfung des Planers wird ein Plan

„zur Ausführung freigegeben“)

Die Workflowhistorie zeigt alle bisherigen Prüfergebnisse an.

Wenn Sie eine Datei ergänzen möchten,

können Sie diese unter „Zugefügte Dateien“

direkt hochladen.

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Nachrichten

Im Desktop werden Ihnen im Bereich „Ungelesene Nachrichten“ Ihre neuen

Nachrichten angezeigt. Klicken Sie auf <Übersicht> um zwischen „ungelesenen“,

„gelesenen“, etc. Nachrichten filtern zu können.

Haken Sie mehrere Nachrichten an, um

diese z.B. als „gelesen“ zu markieren.

Über <Neu> können Sie eine neue Nachricht verfassen.

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Suche

Die PKM-

Schnellsuche ist in

jedem Bereich für

Sie verfügbar.

Die Schnellsuche ist

eine Volltextsuche

über alle PKM-

Bereiche (Dateien,

Nachrichten,

Aufgaben, Termine).

Die „normale“ Suche erreichen Sie über die obere

Hauptnavigation.

Hier können Sie anhand der Navigation auf der linken

Seite entscheiden, ob Sie nach Dateien, Terminen,

Aufgaben, Workflows oder Nachrichten suchen wollen.

Auf den einzelnen Suchseiten stehen Ihnen viele

Suchparameter zur Verfügung. Wenn Sie nur einen

Teil eines Dateinamens kennen, ersetzt ein * die

Bereiche, die Sie nicht genau kennen.

Die Suchanfrage *.dwg unter „Dateiname“ findet so

z.B. alle dwg-Dokumente innerhalb des Projektes.