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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 4 Teil 1 (23.05.2005): Projektplanung 2 SS 2005

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 2 Agenda qVortrag 3: Aufwandsschtzung von IT-Projekten qRessourcen- und Kostenplanung m Netzplantechniken m Ressourcenplanung m Kostenplanung m Planungsoptimierung qBericht: PL des Teams 4 zur Aufgabe 3 qRessourcen- und Kostenplanung - mit MS Project 2002 qNeue Aufgabe 4 qProjektrisikomanagement

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 3 Organisatorisches Terminplan : Aufgaben und Vortrge Aufgabe 1 Aufgabe 2 Aufgabe 3 Aufgabe 4 Aufgabe 5 MS 1: Abnahme Planung und Aufgaben- Verteilung MS 2: Abnahme Prototyp und Projektdoku I (Entwurf) Abschluss- Prsentation Projekt Produkt Projektdoku 25.4. 9.5.23.5.6.6.20.6.4.7. 17.5.13.6.

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 4 Feedback zu den Lsungen von A3 Durchgngigkeit: PSP APs Basisplan! APs sind analysierte Bltter des PSP und gehen als Vorgnge in den Basisplan ein Zur Basisplanerstellung (MS Project) Beginn mit den frhesten Vorgngen Sammelvorgnge erhhen die bersichtlichkeit Meilensteine nicht vergessen! Meilensteine i.a. nur zu den wichtigsten Sammelvorgngen Nicht mehrere Meilensteine zum gleichen Termin Meilensteine sind keine Inseln; sie setzen voraus, dass bestimmte Vorgnge abgeschlossen sind Dateien immer an Dozenten und Assistenten schicken Folien immer mit Fuzeile: Name/Team, Datum, Titel, Seitenzahl

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 5 Projektplanung: berblick Projekt- strukturplan Projekt- auftrag Zeitplan Kostenplan Ressourcenplan - Ergebnisse - Termine - Kosten Arbeitspakete/Vorgnge - Name, AP-Nr. - Ziel / Ergebnis / Voraussetzungen - Verantwortlicher - Aufwand, Dauer, Kosten

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 6 Vortrag 3: Aufwandsschtzung von IT-Projekten Die Durchfhrung von Aufwandsschtzungen ist eine eminent wichtige Aufgabe, da Fehlschtzungen den Projekterfolg erheblich gefhrden Arbeitsmaterial Manfred Bundschuh: Aufwandsschtzung von IT-Projekten in der Praxis, 21. Internationales Deutsches Projektmanagement Forum 2004, Kongressbericht, S.71 81. Vortragsinhalt Vorstellung der wichtigsten Inhalte und Aussagen des Dokumentes Termin: 23.05.2005

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 7 Terminplanungsmethoden Terminliste Vernetztes Balkendiagramm APVerantwortlicherEndterminAufwand Balkendiagramm Netzplantechnik Review

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 8 Netzplantechnik (NPT) NPT: Planungsinstrument zur Analyse, Darstellung, Planung, berwachung und Steuerung von Ablufen Graphische Darstellung aller Vorgnge mit Abhngigkeiten, Terminen, Kapazitten und Kosten qGrundbegriffe Vorgang (= AP): Zeitfordernde Ttigkeit mit definiertem Anfang und Ende Ereignis: Eintreten eines definierten Zustandes im Projektablauf qDarstellungsmittel Knoten : Rechtecke und Kreise Pfeile Basis: Graphentheorie (Netzplan: bewerteter Digraph) Dauer: Zeitspanne zwischen Ende und Anfang eines Vorgangs

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 9 Netzplanarten Vorgangsorientierte NPT Vorgnge werden aneinander gereiht Die Vorgnge beinhalten Ergebnisse und Zeitgren Darstellung aus Sicht der Projektdurchfhrenden: Wie steht im Vordergrund qEreignisorientierte NPT m Ereignisse werden aneinander gereiht m Die Ereignisse sind Ergebnisse mit Zeitgren m Darstellung aus Management-Sicht : Was steht im Vordergrund 123 Anforderungen ermitteln 10 t System entwerfen 20 t Anfor- derungen sind ermittelt nach 10 t System ist entworfen nach 30 t Start 10 t20 t

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 10 Anordnungsbeziehungen BezeichnungKrzelBeschreibung Normalfolge Ende-Anfang EA Der Vorgnger muss beendet sein, bevor der Nachfolger beginnen kann Anfangsfolge Anfang-Anfang AA Gleichzeitiger Start der beiden Vorgnge Endfolge Ende-Ende EE Aktueller Vorgang (Nachfolger) kann erst dann enden, wenn der andere Vorgang (Vorgnger) beendet ist. berlappung...+ Zeit...+ % Durch Zeit- oder Prozentangabe wird definiert, wann der Nachfolger vor oder nach dem Anfang oder Ende des Vor- gngers beginnen kann Review

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 11 Weitere Grundbegriffe FAZ Frhester Anfangszeitpunkt SAZSptester Anfangszeitpunkt FEZ Frhester Endzeitpunkt SEZSptester Endzeitpunkt D Dauer FEZ = FAZ + D; SEZ = SAZ + D Vorgang 1 Vorgang 2 Vorgang 3 Vorgang 4 FAZ FEZ SAZ SEZ BeginnEnde GP Gesamt-Puffer (Vorgang 3) := SEZ - FEZ FP freier Puffer (Vorgang 3) := FAZ (V4) FEZ (V3) GP > FP FP GP

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 12 Critical Path Method (CPM) Hauptziele Auffinden des zeitkritischen Weges vom Projektstart zum Projektziel Wirtschaftlich vertretbare Krzungen dieses Weges Erfinder: Morgan R. Walker u. James E. Kelley (1957) Vorgangs-Pfeil-Netzplan Pfeile = Vorgnge Knoten = Ereignisse Anfangs- ereignis End- ereignis Vorgang Vorg.-Dauer

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 13 CPM: Beispiel (1) Material bestellen 3 3 (2) Arbeitsplne aufstellen 5 0 (3) Materialkosten errechnen (7) Selbstkosten ermitteln 4 2 0 0 1 0 0 33 1110 5 5 16 (4) Lieferzeit des Materials 4 65 4 10 (8) Arbeit ausfhren 6 (5) Arbeitskrfte einweisen 7 (6) Lohnkosten errechnen 5 Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Fhrungskonzept, Springer 1999 Frhester Zeitpunkt, zu dem der Vorgang abgeschlossen sein kann Sptester Zeitpunkt, zu dem der Vorgang abgeschlossen sein kann Dauer des Vorgangs

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 14 Metra-Potential-Method (MPM) Hauptziel Darstellung komplizierter Ablaufstrukturen mit hohem Vermaschungsgrad und Modularisierung Erfinder: B. Roy (1958) Vorgangs-Knoten-Netzplan Knoten := Vorgnge Pfeile := Anordnungsbeziehungen und/oder Dauer zwischen den Vorgngen Vorg.-Nr. Vorgang FAZ SAZ FEZ SEZ Dauer

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 15 MPM: Beispiel (0) 00 Projektstart Projektziel 1 16 (4) Lieferzeit des Materials 3 3 10 7 (3) Materialkosten errechnen 3 6 7 10 4 (5) Arbeitskrfte einweisen 5 6 9 10 4 (6) Lohnkosten kalkulieren 5 6 10 11 5 (1) Material bestellen 0 0 3 3 3 (7) Selbstkosten ermitteln 10 11 15 16 5 (2) Arbeitsplne aufstellen 0 1 5 6 5 (8) Arbeit ausfhren 10 16 6 Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Fhrungskonzept, Springer 1999

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 16 Program Evaluation and Review Technique (PERT) Hauptziele: berwachung von Ablufen durch Abprfung von Ereigniseintritten Erfinder: W. Frazer (1958) Ereignis-Knoten-Netzplan Knoten = Ereignisse (= Ergebnisse aus Vorgngen) Pfeile = Ordnungsbeziehungen und Dauern zwischen Ereignissen Knoten-Nr. Ereignis oD/rD/pD mD qAnnahme: Gesamtdauer ist normalverteilt qSchtzung von jeweils drei Zeiten pro Vorgang m Optimistische Dauer: oD m Pessimistische Dauer: pD m Realistische Dauer: rD qErwartete mittlere Dauer: m mD = (oD + 4*rD + pD) / 6

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 17 PERT: Beispiel 3 5 0 4 1 0 0 5 4 6 7 5 Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Fhrungskonzept, Springer 1999 0 00 Material bestellt 1 33 Projektstart Material- und Lohnkosten berechnet 3 1011 Arbeitsplne aufgestellt 2 56 Material angeliefert und Arbeitskrfte eingewiesen 4 10 Projektziel 1 16

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 18 Balkendiagramme versus Netzplne Netzplne +Sehr gute Darstellung der zeitlichen und logischen Abhngigkeiten +Automatische Berechung des kritischen Wegs +Zuordnung von Mitarbeitern und Kosten zu den einzelnen Aufgaben mglich -Hoher Erstellungsaufwand -Umfangreiche Kenntnisse erforderlich -Ungeeignet fr Prsentationen wegen hoher Komplexitt -Fr kleine und mittlere Projekte berdimensioniert Balken-Diagramme + Weit verbreitet + Sehr verstndlich + Schnell zu erstellen (mit PM-Tool) + Geeignet fr Prsentationen + Vernetzte Gantt-Diagramme zeigen neben der zeitlichen Lage der APs auch die logischen Abhngigkeiten auf

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 19 Ressourcenplanung Ressourcen Personen: interne und externe Mitarbeiter Sachmittel: Maschinen, Software, Rume, Verbrauchsmaterial Ressourcenplanung Bestimmung aller Ressourcen, die fr die Projektdurchfhrung bentigt werden Abgleich der bentigten mit den vorhandenen Ressourcen Erstellung des Ressourcenplans (Einsatzplans), um einen optimalen zeitlichen Projektverlauf zu erzielen Ressourcen beeinflussen Termine durch ihre Verfgbarkeit Sachziele, wenn bestimmte Aufgaben nur von bestimmten Ressourcen durchgefhrt werden knnen Kosten

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 20 Ressourcenplanung: Vorgehen 1.Ermittlung des Ressourcenbedarfs Vorgang Ressourcen zur Erledigung des Vorgangs Ressourcenart (Personalressourcen; Sachmittel) Menge der bentigten Ressource Terminliche Notwendigkeiten (Vorlauf beachten!) 2.Ermittlung der im Projektzeitraum verfgbaren Kapazitten 3.SOLL/IST-Vergleich: bentigte Ressourcen vs. vorhandene Ressourcen Darstellungsmittel: Ressourcen-Histogramm 4.Kapazittsausgleich durchfhren Anmerkungen Einsatz von PM-Tools zweckmig Achtung: Wechselwirkung mit Terminplanung!

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 21 Kapazittsausgleich Problem: Kapazittsberlastung Kapazittsauslastung nach Kapazittsausgleich Termin- verschiebung um einen Tag

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 22 Mglichkeiten des Kapazittsausgleichs Termintreue Verschiebung oder zeitliche Dehnung von nicht kritischen Vorgngen Personalerweiterung: unternehmensinterne Personal- verschiebung, externes Personal heranziehen Adding Manpower to a late project makes it later Brooksches Gesetz Externer Einkauf von Teilfunktionalitten Reduktion des Umfangs Kapazittstreue Maximale Kapazittsgrenze wird vorgegeben, die einzuhalten ist Projektende kann sich verschieben Ziel: optimale Ressourcenausnutzung Z.B. Verschiebung kritischer Vorgnge Verschiebung des Projektende-Termins

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 23 Kostenplanung (1) Ziel: Ermittlung und Darstellung der Projektkosten Basis: fr Kostenkontrolle im Rahmen der Projektdurchfhrung Gliederung der Projektkostenplanung analog der Gliederung des Projektstrukturplans (Kosten pro AP)

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 24 Kostenplanung (2): nach APs qGliederung nach Arbeitspaketen Flligkeit der Kosten Am Beginn des Vorgangs Am Ende des Vorgangs Anteilsmig nach Fortschritt Projektkosten = Summe der Arbeitspaketkosten Beispiel

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 25 Kostenplanung (3): nach Kostenarten qGliederung nach Kostenarten m Personalkosten, Reisekosten, Schulungen, Betriebsmittel, Materialkosten m Fremdleistungen, Beratungskosten m Kapital- und Finanzierungskosten, Steuern, Versicherungen, Gebhren qBeispiel

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 26 Kostenplanung (4): Kostenverlauf Kostenkurve Kumulierte Kostenkurve

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 27 Kostenplanung (5): Praxisbeispiel Ressourcen- und Kostenplanung im Projekt Korfu sep. Foliensatz

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 28 Planoptimierung Ziel: Optimierung des Projektplanes Projekt soll zum frhest mglichen Termin enden Ressourcen sollen so sinnvoll wie mglich eingesetzt werden Kosten sollen so gering wie mglich sein Idee/Vorgehen Ersten Planungsentwurf iterativ berarbeiten Mehrere Planungsalternativen erstellen optimale Lsung whlen Termine : Konzentration auf den kritischen Pfad Zeitliche Reduktion kritischer Vorgnge verkrzt Endtermin Achtung: Nicht kritische Vorgnge knnen dabei kritisch werden Ressourcen : Bessere Auslastung der Ressourcen erzielen Kosten : Teuere Ressourcen durch preiswertere ersetzen dadurch Kostenreduktion (erzeugt ggf. spteren Projektende- termin) oder Reduktion des Projektumfangs (Abstimmung mit Auftraggeber erforderlich!)

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 29 Was wird durch die Projektplanung insgesamt erreicht? Gesicherter Vorgehensplan fr die Projektdurchfhrung Zielgerechter Ressourcen-Einsatz Die kritischen Faktoren im Projektverlauf sind ermittelt Verminderung des Projektrisikos Projektplan: Basis fr effiziente Projektsteuerung

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr. Harald Wehnes Universitt Wrzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 30 Aufgabe 3: Projektplanung I Der von Ihrem Team in Aufgabe 2 erstellte Projektantrag wurde vom Auftraggeber (Dozent) mit der Auflage genehmigt, dass das innovative 01.07.2005 online Internet-Unternehmen sptestens zum 01.07.2005 online geht. Die Projektplanung ist an diesem Termin auszurichten. 1.Erstellen Sie 4 verschiedene Projektstrukturplne in Organigrammform 2.Whlen Sie einen PSP aus und erstellen Sie dazu alle Arbeitspakete. Bitte beachten Sie bei der Aufgabenverteilung, dass die Arbeitsleistung jedes Teammitglieds klar erkennbar wird und die Zeitvorgaben (78 h fr Informatiker; ca. 15 20 h fr Nicht- Informatiker) eingehalten werden. Die Informatiker sollen in etwa gleichgroe Programmieranteile bernehmen. 3.Geben Sie die Planungsdaten mit den Meilensteinen in MS Project 2003 ein und speichern Sie den Basisplan (BP) unter BP1-Team_x.mpp 4.Die Ergebnisse von 1. - 3. sind zusammen mit den Erfahrungen aus der Projektarbeit und mit den Erfahrungen aus dem Arbeiten mit MS Project in der Prsentations-Datei Plan1-Team_x.ppt darzustellen